Referat Hovedstyremøte 17.11.2016 Cookie and coffee: Tone Ukesmail og print: Gaute Referent: Jenny Ikke tilstede: Warlo (Edvard er vara), Hege H. Info fra leder Semestermøte med ITEM Var der før hovedstyremøtet. Sammenslåingen med institutt fra Gjøvik ITEM slås sammen med et institutt fra Gjøvik i slutten av året. Instituttet kommer til å styres fra Gjøvik. Kommer til å hete institutt for informasjonssikkerhet og kommunikasjonsteknologi (sånn ca). Fortsetter med å ha våre KTV er, ITV er mellom instituttene og vil opprette noe som heter PTV som er programtillitsvalgte på hvert campus. Instituttet blir dobbelt så stort ca. Blir ikke noen merkbare endringer i programmet vårt, mest for Gjøvik som har mange bachelorprogrammer. Semesterundersøkelsene Gikk igjennom semesterundersøkelsene for 1., 2., 3. og 4. klasse. Har vært dårlig med svar, rundt 20 % oppslutning. Ble foreslått å innføre premier for å få høyere svarprosent. Har en tanke om å premiere klassen med høyest svarprosent f.eks. Q: Skal Bedkom snakke med Laurent, som er ansvarlig? Vi hadde høy svarprosent på utmatrikuleringsundersøkelsen vår. *Jazzhands* Det var koselig. Vi spiste vafler med brunost. Chill å være ferdig med budsjettkveld Det har blitt jobbet mye med, særlig av Hege og meg de siste ukene. Fornøyd med resultatet, deilig å ha det overstått. Ordenspromosjon på Jubileet Dere skjønte sikkert at ordenspromosjonen vil være på jubileet da vi kuttet Vaargalla på budsjettkvelden. Ørjan og de jobber med å få til et kult opplegg. Har snakket med han angående når vi skal utnevne ridderne. Snakker med han videre om det, går ut ifra å annonsere det på Generalforsamling som er en uke før jubileet.
Selve promosjonen skal vare maks 30 min. Vi kommer til å sparre mer med Ordenen enn det vi gjorde i fjor. I fjor var det veldig mange som ble tatt opp (8 stykker). Vanskelig å ta opp færre når det er mange som fortjener det, vi kommer til å måtte jobbe mye med det på nyåret. I tillegg kan de vel kutte noe av opplesningene som tok mye tid? De kommer til å beholde mye av det originale, men jobbe for at det skal bli interessant og ikke like langdrøyt som tidligere. Mye diverse administrativt Fikk mail om at salene på P15 i 4. etasje åpner 17.desember og de i 5. etasje 21. desember. Edvard så på innsida i stad at begge etasjene skal stenge 1. desember, ikke 21. november som det står lappene på P15. Så det er en mulighet for at 5. etasje ikke blir stengt før det. SISTE MØTE FOR SEMESTERET Runde rundt bordet Arrkom Vi har arrangert sjakkmesterskap mellom linjeforeningene. Vi var en god nummer to av to, mot Nabla. Nabla beholder pokalen. Det blir julegrøt og AbaKino før jul Jobber med Åre og Låvefesten Har også gjennomført julebord Koskom Hadde TV-mandag, har dette hver uke fremover. Blir juleverksted 1 desember. Hatt WS hvor vi blant annet endret retningslinjene for booking av kontoret, planla alt som skal skje til våren og delt arrangementer internt Skal på Storcash i morgen, har slitt med å finne bil Fremover kan det hende vi kjøper inn store mengder kaffe og lagrer på kontoret Vi har bestemt at døren til kontoret nå skal være lukket fordi det er eksamensperiode. Folk glemmer å stenge døren på kvelden, folk raider SnackOverflow og døren lager mye lyd. Q: Er det derfor Hodor er borte? Ja Q: Skal vi putte en lapp på døren? Ja Webkom Har hatt sosialkveld/arbeidskveld hvor vi progget Det er det vi har gjort - progget, progget og progget Syll og Larsen har fikset AbaCash Lest mye mail Har hatt siste møte, men fortsetter med arbeidskvelder utover Har snakket litt med PR og Jubileum om jubileums-nettsiden readme
Har rettet hele helgen, men prosessen har blitt litt forskjøvet pga. julebordet Hadde layout-ws på fredag Grunnet mail-trøbbelet har vi kjørt rettingen på Slack. Vi skal se nærmere om vi skal begynne å rette på Slack i framtiden. Gjort utgaven ferdig. Sendt til prøvetrykk, men fikk det tilbake en dag senere enn vi skulle. Skal nå rette prøvetrykket og sende utgaven til trykk Blir litt forskyvning, så mulig ny utgave ikke kommer før tirsdag Var på date med Offline i går Bedkom Vært på budsjettkveld Vi er snart ferdig med å skrive kontrakter Har hatt Deloitte Hackathon med Fagkom med mye gode tilbakemeldinger. Kult med Interkom-arrangement! Planlegger utenlandstur til Riga Satt ned arbeidsgruppe som skal hjelpe til med arrangementer i jubileumsuka backup Har vært på budsjettkveld Jobbes med AbaCash, nå skal det funke veldig bra på kontoret. Ledertreningsevaluering er sendt ut Tenkes i Tenketank og utvikles i Utvikling Mesteparten av arbeidet kommer til å tas opp etter jul Hege og Thea har holdt på mye med kjellersaken, arbeidet der kommer alltid i eksamensperioden PR Hatt siste møte og arbeidskveld denne uken her. Vi må bare betale for t-skjortene til LaBamba, så er de klare. Vært i kontakt med Leonardo angående å leie foto-boothen, noe vi ikke fikk. Må finne en ny løsning. HC har også en. Morten kontakter de og hører om vi kan låne deres. Har ferdigstilt julekortet, må bare bestille og sende ut. Lagt ut bildene fra julebordet. Bestilt noen markedsføringsartikler. Bl.a. snøkuler, bamse og litt annet stæsj. Har bestilt årets siste plakater bl.a. drinkplakaten til LaBamba. Klargjort julekalender på Instagram med noen premier underveis. Skal ha sosialkveld på søndag. Ida og Håvard har fått tilgang til Koskom sin kalender slik at deres arrangementer også kommer opp på banneret på Facebook. Bestilte ledertrøyer til Åre for 10 minutter siden. LaBamba Hadde siste møte på mandag med koselig frokost. Hatt litt problemer med booking av lokaler pga nye utleieregler.
LaBamba stilte sterkt på julebordet Jobbet med reddkjellerne og Sit for å finne midlertidig løsning for kjellerene til våren. Nestleder Kontrakten med AbelLan er signert og lastet opp Var på sosialkveld med HS i går Vært på budsjettkveld, julebord og Online sitt jubileum Fagkom Har vært på julebord og budsjettkveld Hatt nest siste møte, Jenny sitt siste - Mikkel styrer skuta neste uke Har hatt Deloitte Hackathon med Bedkom med mye bra opplegg som speiler seg i tilbakemeldingen Satt en arbeidsgruppe som sammen med de fra Bedkom skal hjelpe til med jubileumsuka Har satt ansvarlige til å jobbe med DNV GL-arrangementet. Skal se på mulighetene på å arrangere det til våren, men mulig det blir på høsten Har startet en mailtråd rundt de ikke-bedriftsrelaterte kursene for hele 2017. Mye gode innspill der Skal sette en plan på kurstemaer for neste semester på neste møte, slik at alle kan kontakte bedriftene sine før jul Ris og ros Ros til alle våre sjakkhelter som sikret oss en sølvmedalje Ros til ReddKjellerne for arbeidet som går til å finne midlertidige lokaler Ros til Camisa for å gi oss gratis ledertrøye til Åre Ros til Online for jubileet Ris til Online og Delta for å tulle med X-fest-pokalen Ris til Janus som ikke klarte å stille med nok deltakere til sjakkturnering Ros til PR for julestæsj Ros til alle som har jobbet med budsjettkveld - spesielt Hege Ros til dansen HS framførte på jubileet til Online og til Åsmund for å bli med Ris til Åsmund for å bli med på dansen Ros til Koskom som er veldig tidlig ute med plakatønsker for neste semester Ros til Årets Komitémedlemmer Ros til Online for å ha med oss to ganger i refrenget på jubileumssangen deres Ris til Webkom for Wiki-svikt Ros til Tone for sosialkveld og ros til alle som var der Ros til de som var ansvarlig for Deloitte-Hackathon Ros til brannvaktene på Online-jubileet Ros til Åsmund som ble æresmedlem i Online Ros til Online for å gjøre Åsmund til æresmedlem Ris til Bedkom for å booke BedEx uten å snakke med Online først Ris til alle som skålte til Abakus på Online sitt jubileum Ros for fine Åre-trøyer Ros til de som stiller opp på baksiden på Åre-trøyene
Ros for bra Abakus-oppmøte på Online sitt jubileum Ris til Vegard som stjal pinsene til Halvor. Ros til Annette for å gidde å koreografere dans til HS Ros til de som jobber med AbaCash Ros til Ada for arbeidet med deres jubileum Ros til alle bedrifter som vil være med på jubileumsuka Ris til Arrkom som ikke hadde satt av nok plasser til Fagkom på julebordet Dagsorden Jubileum - bruk av facebookgruppen til blesting (Nora) Sak Fikk henvendelse fra Mats som lurte på om vi kunne bleste for en av bedriftene som skal være med i jubileumsuken for deres arrangement. Tenkte det var greit å få klart noen retningslinjer rundt dette.. Kan melde om at jubileet lager egen Facebook-page for selve Jubileet. Vet ikke så mye mer om det. Diskusjon Q: Kan vi ikke heller bruke Abakus-pagen så vi når ut til flere? Enig, men en page får et mye større omfang, så vi må passe på at vi ikke peprer folk. Hvis du bruker den du allerede har vil du rekke ut til flere. Jo mer aktiv du er jo oftere kommer du opp i feeden. Online gjorde dette. Vi skal ikke bestemme for dem, men tar det opp på visjonsmøtet i morgen. Spørsmålet er egentlig om blest i gruppen. Q: Hva innebærer en blest? Det var en bedrift som skulle være med på jubileet som ville bleste et arrangement i gruppen vår. Q: Skulle de bleste nå før jul? Er det ikke litt rart å bleste så tidlig. De har et arrangement nå uavhengig av jubileumsuken, og ønsker å nå ut til våre medlemmer. Per nå blir ikke gruppen brukt til bedriftsprofilering Kanskje prøve å få det over til invitasjoner på slack, og så få mer aktivitet der. Kunne man lagt inn noe info til hvordan melde seg inn i Slack-teamet på info-siden til Abakus? *Jazzhands* Kunne vel vært greit å få inn på abakus.no også. Webkom: kan legge det inn på en statisk side, eksempelvis Om oss. Hvordan skal vi snakke med jubileumsgruppa i morgen - mulig de har avtale med bedriftene som går på blesting. Kan være greit å ha et eget sted for de å gjøre det igjen.
Vil det ikke være mulig å finne en løsning hvor vi kan poste fra vår egen page i dette tidsrommet. Da kan man komme i konflikter. Enig at det er greit med et arrangement for vår FB-page. Kan bli dårlig stemning å gjøre et unntak rundt Facebook-arrangement for jubileet. Vi snakket om dette i våres, men ble enige om at vi ikke skulle legge ut arrangementer på Facebook som er bedriftsrelaterte. Forskjell på én uke vs hver uke. Vi burde ha en liten dialog om dette før vi går inn i møtet på fredag. Greit å ha snakket om det på forhånd. Konklusjon Tror vi burde snakke med Jubileumsstyret. Kan se om vi får tatt det opp på visjonsmøtet. Blesting for bedriften tar vi på Slack. Revystyre-daljer Sak Revystyret hadde lagt på is å ha daljer, men de tenker nå at det skal arrangeres revy hvert år videre, da ikke som en del av jubileet. Det innebærer da at det hadde vært fint å ha revystyredaljer neste år, ettersom de ikke får jubileumsdaljer da. De har tatt det opp, og kommet fram til at de vil ha revystyredaljer fra og med i år. Diskusjon Q: Er det ikke pin? Pin for alle som er med i revyen, dalje til styret. Det er mange i revyen, men er det ikke bedre at hele revyen får dalje? Veldig mange i revyen som ikke er i komité. Vi diskuterer nå om det skal bli det i år? Blir rart om de skal ha det neste år og ikke i år. Spørsmålet er egentlig bare om hva vi tenker om at de skal ha dalje. De vil sannsynligvis bli en undergruppe på sikt, men per nå er de ikke det. Vet at det er tradisjon i andre linjeforeninger at uansett hvordan aktiv du er får du en revy-pin. Bl.a. i Nabla + Naborevyen Q: Er det vanlig å ha revy-dalje? Åpner vi for dette får vi plutselig et hav av daljer? Q: Hvorfor skal ikke undergrupper ha daljer? Har vært strengt. Kanskje greit å følge samme retningslinjer Er positiv. Ligger mye jobb bak revystyrevervet, og de gjør en viktig jobb for Abakus. Synes det er dumt om vi i HS kan dra på allslags jubileer og få daljer, men at de som gjør mye jobb i Abakus ikke skal få. Q: Hvor mange er i revystyret?
8-9 i styret og 80-90 i hele revyen. Tenker siden såpass stort skille er det greit å vise hvem som er ansvarlig Hvis hele revyen hadde fått dalje melder folk seg kanskje bare litt inn og gjør ikke så mye itdagene og XCOM har dalje. Vi skal ikke bestemme noe på vegne av dem, men det er fint at vi får luftet tanker som vi kan ta tilbake til revystyret. Q: Er det bestemt at de har pin? Ja den er laget og alt. Hvordan er det med Jubileumsstyret som ikke får ha egen dalje? Det er vel en mer naturlig forskjell - skal ikke få dobbelt opp for samme arrangement. Mulig de føler seg forskjellsbehandlet. Argumentet her er jo at revyen er en egen greie Men de er jo ikke det enda. Q: Skal ikke Jubileumsgruppa ha egen farge? Noe nikking Har de bestilt allerede? Tror det. Det er et ønske at det skal bli revy neste år, men er jo fortsatt mulig å hedre de som startet det i år neste år når vi vet det er Er veldig positiv til at de skal ha daljer. De jobber utrolig mye med dette, og revyen var et prosjekt Vegard har ønsket å gjennomføre i flere år. Daljer til folket. Tar det opp med jubileumsstyret og hører hva de tenker om det. Konklusjon For = Positive til dalje, Mot = negative. 6 stemmer for, 0 mot, 3 avholdene En del positive og noen avholdende, tar en prat med jubileums- og revystyret om det. Jubileum - teambuilding (Tone) Sak Så tilfeldigivs at i budsjettet til Jjubileumsstyret har de lagt til teambuilding-penger, samme beløp som komiteene og HS får. Spørsmålet er om de skal få det eller ikke. De er en undergruppe, har egentlig ikke rett til det per def. Kontorgruppa fikk ikke det da de var en undergruppe, ingen undergrupper får det, forrige Jubileumsstyret fikk heller ikke. Sånn som er gjort før er nødvendigvis ikke noe vi må gjøre - men må isåfall åpne da for om alle undergrupper skal få det. AbelLan blant annet har etterspurt. Diskusjon Q: Går det av budsjettet av de pengene vi setter av hvert år? Det går av budsjettet deres, som blant annet er de pengene vi har satt av til jubileet.
Tone har ikke snakket med noen av dem enda, men har sett det stå der. Vil høre hva HS tenker først. Tror ikke det er så brannfakkel å si at det ikke er sånn det skal være. Personen som har satt det opp har nok bare fulgt malen til komité-budsjett. Kan eventuelt søke om penger som for eksempel Datakameratene gjorde. Positiv til at det kan være ryddig at de andre gruppene kan søke om det. Jubileumsstyret har komitéstruktur. Kan være greit at det ikke tas for gitt Men da kan hver undergruppe lage denne strukturen Kontorgruppa hadde også komitéstruktur og fikk ikke penger til teambuilding. Åpner vi for én, åpner vi for alle. Q: Er de ferdig i mars - og får isåfall penger for hele semesteret? Ja Nå må vi huske på at de har egen økans og de har ikke spurt oss om råd om hvordan de setter opp sitt budsjett. Greit at vi kan bryte inn. Men kan være litt skummelt å si at vi spionerer på budsjettet deres Må passe på at dette gjøres ordentlig, og at vi er klar for å gi dette til alle undergrupper dersom vi gir det til Jubileumsstyret. Virker noe shady når vi akkurat har signert ny kontrakt som AbaLan som har uttrykt ønske om sosialpenger over lengre tid. Nå har vi muligheten til å gjøre noe nytt. Vi kan si at de skal ha rett på penger Q: Hva skjer hvis de har et eventuelt overskudd? Har vi kontrakt med dem? Nei, men regner med at Hege har gitt instrukser. Overføres nok til neste Jubileum. De er en task force for å jobbe ett år med jubileet. De er fungerende som en komité med møter og fortløpende arbeid ila. et år. Alt de gjør er sammenlignbart med en komité - men enklest å sette de som undergruppe. Vi i komiteene bruker mye penger i året på forpleining, og da synes jeg det er synd hvis vi som får så mye selv skal nekte de å få det samme når de gjør en tilsvarende jobb. Synes det er dumt å trekke for mye linjer mellom Jubileumsstyret og de andre undergruppene. Veldig enig - de gjør veldig mye. Men for å holde det ryddig, råd dem til å ikke ha det på budsjettet, men få de til å søke om det. Det er 3000 kr i det store i det hele er det ikke en så stor sum. Positiv. Kan se på det som at vi har satt av 600kr i året de siste årene for at de skal ha noe sosialt opplegg. Tror det er smart å ha en god dialog på det. Kan hende de ikke var klar over det. Kanskje se om de hadde en veldig klar tanke bak det, også be de om å søke. God dialog er key.
Tanken er at Tone skal høre med dem først om hva de har tenkt med det. Sagt til AbelLan at de bare må søke om de ønsker støtte til sosialt. Hvis vi åpner for at Jubileumsstyret skal kunne søke om sosial støtte, må det gjelde for de andre undergruppene også. Konklusjon Tone snakker med jubileumsstyret, ber dem om å sende enkel søknad på det. Eventuelt "Rydding" av lageret (Tone) Alle må se over på nyåret, ta med dere nestleder. HS gjorde grei ryddejobb i fjor så burde ikke være så mye å ta tak i. Q: Vet alle hvilken hylle som er sin? Nei Da legger Tone lapper i hyllene Kan vi få til et ekstra lager? Per dags dato er det ikke plass til stort mer. Kristine skaffet oss det lageret vi har nå, hun jobbet ganske hardt for dette. Tror kanskje vi opprinnelig skulle dele lageret under P15 med Online. Arkivskap m/lås på kontoret (Tone) Sak Vi har dokumenter og regnskap som ikke kan ligge åpent på kontoret. Koskom har kjøpt to skap under pulten på kontoret. Det var vanskelig å få lås på dem, heller enklere å putte alt inn i de røde skapene. Alle kan kodene til de skapene. Vi kan ikke bruke de rød skapene ettersom så mange har tilgang. Vi burde låse det bort. Er det ikke mulig å legge det på lageret og gjemme det litt i en krok? Andre har tilgang til lagrene. Interkom-økonomiansvarlig har ikke det. Ingenting av interkom økonomi kan ligge i de rød skapene. Kan heller ikke ligge på lageret. Interkom-økonomiansvarlig får ha den hjemme sånn som hun gjør nå. Kan ikke noen sende en søknad om nytt skap med lås også kan vi låse det inn der? Forslag: Fjern hele pult-delen på kontoret, smell opp et skap med lås hvor et fåtall har tilgang. Hadde vært digg å få pulten bort, tar mye unødvendig plass og blir fort rotete. readme skulle også gjerne hatt en plass til utgavene sine. Konklusjon Koskom ser på dette på nyåret. Budsjettkvelden (Stian)
Sak Fikk tilbakemelding på at budsjettkvelden var latterlig lang. Kunne vært flere forberedelser og det var mye unødvendig diskusjon. Likevel, man har ikke innsyn i de andre komiteene sitt budsjett. Skal være lov til å stille spørsmål uten at folk reagerer negativt fordi de vil hjem. Utvikling har lyst til å se på hvordan man kan effektivisere denne prosessen. Kanskje hvis man får noen retningslinjer. Hvor mye kan backup-leder si i prosessen når hun skal hjelpe til med retningslinjene? De sensitive tingene bruker vi ikke mye tid på som regel. Sosialpengene er ikke hemmelig for backup. Tenker at Gaute og Hege jobbet mye fram mot budsjettkvelden. Det største problemet var å vite hva vi skulle diskutere - de største diskusjonene gikk rundt 25 kr. Var en god tanke å få komiteene til å spesifisere hva større uspesifikke summer skulle gå til, som eksempelvis kursutgifter, men dette førte til at folk ble veldig hengt opp i detaljene og kranglet om hundrelapper. De 300kr spiller ikke så stor rolle, men er prinsippsaker. Forslag: Kanskje man kan finne et tak på endring for diskusjon? 200 kr her og der blir mye penger. Alle skal føle at de blir hørt. I fjor begynte de planleggingen mye tidligere enn i år. Hadde alle forslagene inne 2 uker før budsjettkvelden. Problemet i år var at når vi så dette var det allerede for sent - forslagene kom inn under en uke før budsjettkvelden. Kassererne hadde ikke WS før en uke før. Hadde vært best om man kunne fått ryddet opp i småting på forhånd. Mye som er gode retningslinjer fra i fjor som ikke ble fulgt - Gaute skal legge inn dette i erfaringsskrivet. I fjor var budsjettkveld kort og god. Det var smud i fjor, var bedre forberedelse. Man kan ikke slå ned diskusjoner på budsjettkveld, kan ikke ta fra folk den muligheten til å bli hørt en gang i året når det gjelder økonomien Tror det er positivt å få innspill fra backup - har mål om å være åpne. Så lenge det ikke står spesifikke beløper og personer som sa hva, er det bare positivt at backup ser det og jobber med det. Sette ned et dokument A-Å for framtidig leder. Er dette backup har lyst til å jobbe med, men Hege Borge har ikke lyst til å si ting hun ikke skal si. Det som er sensitivt er HSP-summer. Trenger ikke snakke om det. Det som typisk tar tid er workshop-penger, hedring av panger og teambuilding - folk kjenner til det fra før fra sin tidligere komité
Q: Kan jeg fortelle hvilke diskusjoner som tok lang tid? Tenker det er greit så lenge man ikke sier hvem som sa hva. Ser for meg at kassererne på WS kan ha en generalprøve før budsjettkveld. Var litt kjipt at kassererne ikke visste hva de skulle presentere og ikke. Kunne vært tydelig på hva de skulle prioritere. Ros til backup for at de tenker på fremtidige retningslinjer Vi gjorde en god jobb selv om vi brukte lang tid. Fikk et godt budsjett og resultat. Skal også ta med oss dette. Konklusjon Bra, inkluder for eksempel Hallén og Thinius som har hatt ansvar for budsjettkvelder tidligere. backup jobber videre med retningslinjer.