STORTINGETS ADMINISTRASJON Konkurransegrunnlag Rammeavtale sterk- og svakstrøm Åpen anbudskonkurranse, FOA del I og III Saksnr. 2014/1491
Innholdsfortegnelse 1 Om oppdragsgiveren 3 1.1 Stortingets administrasjon 3 1.2 Oppdragsgivers kontaktperson 3 2 Konkurransegrunnlagets dokumenter 4 3 Om anskaffelsen 5 3.1 Anskaffelsens formål og innhold 5 3.2 Kontraktstype og omfang 5 4 Konkurransegjennomføring 6 4.1 Kunngjøring 6 4.2 Regelverk og anskaffelsesprosedyre 6 4.3 Fremdriftsplan 6 4.4 Tilbudsbefaring/tilbudskonferanse 6 4.5 Språk 7 4.6 Kommunikasjon 7 4.7 Tilbyders deltakelseskostnader 7 4.8 Spørsmål til konkurransegrunnlaget 7 4.9 Rettelse, endring og/eller supplering av konkurransegrunnlaget 7 4.10 Alternative tilbud 7 4.11 Deltilbud 8 4.12 Forbehold og avvik 8 4.13 Tilbakekalling av tilbud 8 4.14 Retur av tilbud 8 5 Særlige kontraktsvilkår 9 6 Konfidensialitet og offentlighet 10 6.1 Konfidensialitet 10 6.2 Offentlighet 10 7 Krav til tilbudet 11 7.1 Tilbudsfrist 11 7.2 Leveringsmåte og -adresse 11 8 Kvalifikasjonskrav 14 8.1 Om kvalifikasjonskravene 14 8.2 Bruk av underleverandører/samarbeidspartnere 14 8.3 Obligatoriske krav 14 8.4 Krav til organisatorisk og juridisk stilling 15 8.5 Krav til økonomisk og finansiell stilling 15 8.6 Krav til tekniske og faglige kvalifikasjoner 16 9 Tildelingskriterier 18 10 Åpning, evaluering og avslutning av konkurransen 19 10.1 Åpning av tilbud 19 10.2 Evaluering 19 10.3 Avvisning av tilbud 19 10.4 Avlysning av konkurranse 19 10.5 Meddelelse om valg av leverandør(er) 19 10.6 Klage 19 Side 2 av 19
1 Om oppdragsgiveren 1.1 Stortingets administrasjon Stortingets administrasjon er organisert i fem avdelinger og 25 seksjoner. Stortingets direktør leder den administrative virksomheten og er sekretær for Stortingets presidentskap. I alt består Stortingets administrasjon av cirka 450 ansatte. Stortingets administrasjon skal: Organisere og utvikle det parlamentariske arbeidet og legge til rette for at representantene kan ivareta sine verv. Formidle kunnskap om Stortingets virksomhet og folkestyret Drifte og modernisere Stortingets bygninger og systemer på en måte som ivaretar de historiske verdiene. For mer informasjon om Stortinget, se: www.stortinget.no. 1.2 Oppdragsgivers kontaktperson Oppdragsgiverens kontaktperson for denne anskaffelsen: NAVN: STILLING: E-POST: Eirik Steine Ekstern rådgiver Postmottak.innkjop@stortinget.no, med kopi til eirik@odinprosjekt.no Side 3 av 19
2 Konkurransegrunnlagets dokumenter Konkurransegrunnlaget er delt i to deler. Del I inneholder dokumenter knyttet til gjennomføring av konkurransen. Del II inneholder kontrakt med vedlegg. Del I: VEDLEGG Vedlegg 1 Vedlegg 2 Vedlegg 3 Vedlegg 4 Vedlegg 5 Vedlegg 6 Vedlegg 7 Vedlegg 8 INNHOLD Konkurransegrunnlag (dette dokumentet) Mal tilbudsbrev Mal egenerklæring HMS Mal egenerklæring vandel Mal egenerklæring taushetsplikt offentleglova Mal attest Mal forpliktelseserklæring Mal tilbyders forbehold og avvik Mal egenerklæring lønns- og arbeidsvilkår Del II: BILAG BILAG 1 BILAG 2 BILAG 3 BILAG 4 BILAG 4 BILAG 5 BILAG 6 BILAG 6a BILAG 7 BILAG 8 INNHOLD Enkel rammeavtale Kundens krav til leveranser Leverandørens besvarelse Tildelingsavtaler Bestemmelser om avrop Vedlegg 1: Avropsskjema Administrative bestemmelser Pris og prisbestemmelser Prisskjema materiell Endringer rammeavtaleteksten Endringer etter avtaleinngåelsen Side 4 av 19
3 Om anskaffelsen 3.1 Anskaffelsens formål og innhold Anskaffelsens formål er å inngå rammeavtaler for å dekke Stortingets administrasjons behov for drift, vedlikehold og mindre investeringsoppdrag innenfor disiplinene sterkstrøm og svakstrøm. Arbeidet skal utføres i Stortingsbygningene Karl Johansgt. 22, Prinsensgt. 26, Akersgt. 18 og 21, Nedre Vollgt. 18 og 20, Tollbugt. 31, samt andre bygninger/tjenesteboliger som Stortinget eier eller disponerer i Oslo. Det gjelder blant annet 139 tjenesteleiligheter hovedsakelig beliggende i Oslo sentrum. For ytterligere informasjon om anskaffelsens innhold vises det til Bilag 1 Kundens krav til leveransen. 3.2 Kontraktstype og omfang Det skal etableres 2 rammeavtaler innen følgende avtaleområder: Avtaleområder Avtaleområde 1: Sterkstrøm Avtaleområde 2: Svakstrøm Rammeavtalenes varighet er 2 år med opsjon på forlengelse en eller flere ganger i inntil ytterligere 2 år, totalt maksimalt 4 år. Estimert årlig omfang eks. mva Avtaleområde 1: Sterkstrøm Avtaleområde 2: Svakstrøm 4-6 MNOK 2-4 MNOK Det presiseres at omfanget vil variere ut fra Oppdragsgivers faktiske behov i løpet av rammeavtaleperioden. Oppdragsgiver tar forbehold om å kunne gjennomføre separate konkurranser på større, og/eller spesielle oppdrag. Side 5 av 19
4 Konkurransegjennomføring 4.1 Kunngjøring Konkurransen er sendt for kunngjøring i DOFFIN-databasen (www.doffin.no) og TED-databasen (ted.europa.eu) på dato angitt under pkt. 4.3. 4.2 Regelverk og anskaffelsesprosedyre Anskaffelsen gjøres i henhold til gjeldende lov 16. juli 1999 nr. 69 om offentlige anskaffelser (LOA) og forskrift 7. april 2006 nr. 402 om offentlige anskaffelser (FOA) del I og III. Anskaffelsen gjennomføres som en åpen anbudskonkurranse, jf. FOA 14-1 (1). Denne prosedyren gir alle interesserte tilbydere mulighet til å levere tilbud. 4.3 Fremdriftsplan Oppdragsgiver har lagt opp til følgende tidsrammer for prosessen: AKTIVITET DATO TIDSPUNKT Kunngjøring sendt for publisering i Doffin/TED 08.12.2014 Frist for spørsmål til konkurransegrunnlaget 12.01.2015 Tilbudsfrist 20.01.2015 14:00 Tilbudsevaluering UKE 4 Meddelelse om tildeling 21.01.2015 Karensperiode utløp 02.02.2015 14:00 Tilbudets vedståelsesfrist 28.02.2015 14:00 Det gjøres oppmerksom på at fremdrift etter tilbudsfristen er tentativ og endringer kan forekomme. 4.4 Tilbudsbefaring/tilbudskonferanse Det vil ikke bli avholdt tilbudskonferanse. Side 6 av 19
4.5 Språk Alle dokumenter og all kommunikasjon som omhandler denne konkurransen skal være/foregå på norsk. Det gjøres oppmerksom på at det samme kravet også vil gjelde i gjennomføringen av rammeavtalen 4.6 Kommunikasjon Kommunikasjon skal foregå pr. e-post til oppdragsgivers kontaktperson som oppgitt i pkt. 1.2 på språk i henhold til språkkravene i pkt. 4.5. Ingen andre personer enn oppdragsgivers kontaktperson er bemyndiget til å svare på vegne av oppdragsgiver i forbindelse med denne konkurransen. 4.7 Tilbyders deltakelseskostnader Kostnader som tilbyderen pådrar seg i forbindelse med utarbeidelse, levering, og oppfølging vil ikke bli refundert. Deltakelse vil ikke på noen måte forplikte oppdragsgiver til å inngå kontrakt med leverandør, eller involvere oppdragsgiver i økonomiske forpliktelser. 4.8 Spørsmål til konkurransegrunnlaget Eventuelle spørsmål tilbyderne måtte ha til konkurransegrunnlaget må fremmes innen fristen oppgitt i pkt. 4.3. Spørsmål skal sendes skriftlig pr. e-post til oppdragsgivers kontaktperson, jf. pkt. 1.2. Alle spørsmål vil bli besvart i anonymisert form og gjort tilgjengelig for alle i Doffin i god tid før tilbudsfristens utløp. 4.9 Rettelse, endring og/eller supplering av konkurransegrunnlaget Innen tilbudsfristens utløp har oppdragsgiveren rett til å foreta rettelser, suppleringer og/eller endringer i konkurransegrunnlaget som ikke er vesentlige. Rettelser, suppleringer eller endringer vil bli gjort tilgjengelig for alle i Doffin. Dersom oppdragsgiveren vurderer at det er nødvendig med utvidet tilbudsfrist grunnet rettelser, endringer og /eller suppleringer vil dette kommuniseres til alle i Doffin. 4.10 Alternative tilbud Det vil ikke åpnes for levering av alternative tilbud i konkurransen. Side 7 av 19
4.11 Deltilbud Tilbydere kan levere tilbud som bare omfatter deler av kontraktens omfang. Tilbydere kan levere tilbud på avtaleområdene enkeltvis eller samlet. Dersom tilbyder leverer tilbud på begge områder skal det leveres inn som to separate tilbud, jf. pkt 7.2 Avtaleområder Avtaleområde 1: Sterkstrøm Avtaleområde 2: Svakstrøm 4.12 Forbehold og avvik Tilbud som inneholder vesentlige forbehold til eller avvik fra konkurransegrunnlag og/eller kontrakt vil bli avvist. Forbehold og avvik skal angis presist og entydig slik at oppdragsgiveren kan evaluere tilbudet uten å ta kontakt med tilbyderen. Forbehold og avvik skal på en klar og utvetydig måte referere til relevant vedlegg og punkt i konkurransegrunnlaget og/eller kontrakt. Mal for angivelse av forbehold og avvik er inntatt i del I, jf. pkt. 2 4.13 Tilbakekalling av tilbud Tilbud kan tilbakekalles eller endres inntil tilbudsfristens utløp. Tilbakekalling skal skje skriftlig. Endring av tilbudet er å betrakte som et nytt tilbud. 4.14 Retur av tilbud Oppdragsgiver vil ikke returnere innsendte tilbud. Side 8 av 19
5 Særlige kontraktsvilkår Dersom konkurransen omfatter tjenester eller bygge- og anleggsarbeider vil kontrakten inneholde krav om lønns- og arbeidsvilkår, dokumentasjon og sanksjoner i samsvar med forskrift 8. februar 2008 nr. 112 om lønns- og arbeidsvilkår i offentlige kontrakter. Ved større arbeid vil Oppdragsgiver benytte NS 8406 eller SSA-O. Side 9 av 19
6 Konfidensialitet og offentlighet 6.1 Konfidensialitet Informasjon som partene blir kjent med i forbindelse med konkurransen og gjennomføringen av kontrakten skal behandles konfidensielt, og ikke gjøres tilgjengelig for utenforstående uten samtykke fra den annen part. Taushetsplikten er likevel ikke mer omfattende enn det som følger av forvaltningsloven, jf. lov 10. februar 1967 eller tilsvarende sektorspesifikk regulering, samt etter offentleglova, se pkt. 6.2 nedenfor. 6.2 Offentlighet Inntil valg av leverandør er gjort kan det nektes innsyn i tilbud og anskaffelsesprotokoll, jf. lov 19. mai 2006 nr. 16 om rett til innsyn i dokument i offentleg verksemd (offentleglova) 23. Etter at valg av leverandør er gjort er tilbud og protokoller som utgangspunkt åpne for innsyn. Det er likevel gjort noen unntak fra innsynsretten i offentleglova. Av disse unntakene er unntaket for innsyn i opplysninger som er underlagt taushetsplikt i lov eller i medhold av lov, jf. offentleglova 13, jf. forvaltningsloven 13. Tilbyderne skal levere en oversikt over hvilke opplysninger de mener er unntatt innsyn, samt signere egenerklæring på at oppdragsgiveren er fritatt fra taushetsplikt i forhold til opplysninger som ikke er særskilt identifisert som taushetspliktige i tilbyderens opplisting. Mal for dette er vedlagt i del I, jf. pkt. 2 Ved krav om innsyn skal oppdragsgiveren gjøre en konkret og selvstendig vurdering av hvor vidt opplysningene tilbyderen har listet opp er av en slik art at oppdragsgiveren plikter å nekte innsyn, jf. offentleglova 29. Oppdragsgiver er pålagt å følge prinsippet om merinnsyn, jf. offentleglova 11. Side 10 av 19
7 Krav til tilbudet 7.1 Tilbudsfrist Tilbudet skal være oppdragsgiver i hende på adresse oppgitt under pkt. 7.2 senest innen tilbudsfristens utløp. Tilbudsfristen fremgår av tabellen under pkt. 4.3. Tilbudsfristen er absolutt. For sent innkomne tilbud vil bli avvist. Tilbyderne bærer all risiko for feil eller forsinkelser i forsendelsen. 7.2 Leveringsmåte og -adresse Tilbudet vil være et uttømmende grunnlag for evaluering basert på tildelingskriteriene. Dersom tilbyder leverer tilbud på begge avtaleområder skal det leveres som to separate tilbud. Tilbyderen er selv ansvarlig for at alle kvalifikasjonskrav, tildelingskriterier og andre krav i konkurransen besvares og dokumenteres. Tilbudet skal leveres skriftlig. E-post er ikke gyldig leveringsmåte. Tilbudet skal leveres i nøytral, lukket konvolutt som tydelig merkes med følgende tekst: Rammeavtale sterk- og svakstrøm, sak 2014/1491 v/torstein Fjeldet Lunde Åpnes kun av adressat Tilbudet skal leveres i følgende format: Én original papirversjon innsatt i perm. Elektronisk kopi av tilbudet leveres på en CD, DVD eller minnepinne. Elektronisk versjon skal leveres i Microsoft Office-kompatibelt format, evt. i PDF-A1-format. Ved avvik vil papirversjonen legges til grunn. Tilbudet skal leveres ved hjelp av bud eller ved personlig oppmøte til følgende adresse: Stortingets administrasjon v/torstein Fjeldet Lunde Resepsjonen Løvebakken 0026 Oslo Side 11 av 19
7.2.1 Formkrav 7.2.2 Innhold og struktur Tilbudet skal bestå av de elementer som er oppført i tabellen under, og skal organiseres bak nummererte skillekort, i angitt rekkefølge: Dokumentrekkefølge: Kommentarer: 1. Tilbudsbrev Brevet skal være datert og signert av bemyndiget person og skal for øvrig inneholde: Fullt juridisk navn på tilbyderen. Organisasjonsnummer. Tilbyderens adresse. Tilbyderens kontaktperson med telefonnummer og e-postadresse. Bekreftelse på tilbudets vedståelsesfrist, jf. konkurransegrunnlaget pkt. 4.3. 2. Innholdsfortegnelse 3. Dokumentasjon av kvalifikasjonskrav 3.1. Dokumentasjon av obligatoriske krav 3.2. Dokumentasjon av organisatorisk og juridisk stilling 3.3. Dokumentasjon av økonomisk og finansiell stilling 3.4. Dokumentasjon av tekniske og faglige kvalifikasjoner 3.5. Dokumentasjon ved bruk av underleverandører/samarbeidsp artnere Se konkurransegrunnlaget pkt. 8.3. Se konkurransegrunnlaget pkt. 8.4. Se konkurransegrunnlaget pkt. 8.5. Se konkurransegrunnlaget pkt. 8.6. Se konkurransegrunnlaget pkt. 8.2. 4. Utfylt kravspesifikasjon Se del I Bilag 1 Kundens krav til leveranser 5. Dokumentasjon knyttet til tildelingskriterier Se konkurransegrunnlaget pkt. 9. 6. Tilbyders forbehold og avvik Jf. del I vedlegg 7. 7. Egenerklæring taushetsplikt Jf. del I vedlegg 4. Side 12 av 19
8. Egenerklæring om lønns og arbeidsvilkår Jf. del I vedlegg 8 9. Datert prisliste Se konkurransegrunnlagets pkt. 9 Side 13 av 19
8 Kvalifikasjonskrav 8.1 Om kvalifikasjonskravene Kvalifikasjonskravene er absolutte krav. Manglende oppfylling av kvalifikasjonskrav vil medføre avvisning fra konkurransen, jf. FOA 20-12. 8.2 Bruk av underleverandører/samarbeidspartnere Dersom tilbyderen ønsker å støtte seg på underleverandører eller samarbeidspartnere for oppfylling av kvalifikasjonskrav relatert til økonomisk og finansiell stilling, jf. pkt. 8.5, og/eller krav til tekniske og faglige kvalifikasjoner, jf. pkt. 8.6, skal tilbudet inneholde nødvendig dokumentasjon knyttet til underleverandør eller samarbeidspartner. I slike tilfeller skal tilbudet også inneholde en signert forpliktelseserklæring, samarbeidsavtale eller lignende som bekrefter at tilbyderen vil ha rådighet over de nødvendige ressursene, jf. FOA 17-8 (2) og 17-9 (2). Mal for forpliktelseserklæring er vedlagt i del I, jf. pkt. 2 8.3 Obligatoriske krav KRAV Tilbyderen skal ha ordnede forhold med hensyn til betaling av skatt, arbeidsgiveravgift og merverdiavgift. DOKUMENTASJONSKRAV Skatteattester ikke eldre enn 6 måneder regnet fra tilbudsfrist. Med skatteattester menes: For norske tilbydere: Skjema fra skattedirektoratet (RF- 1244) for merverdiavgift utstedt av skattekontoret. Skjema fra skattedirektoratet (RF- 1244) for skatt og arbeidsgiveravgift utstedt av skatteoppkreverkontoret. For utenlandske tilbydere: Utenlandske tilbydere må fremlegge tilsvarende attester fra sine land som viser at de har ordnede skatteog avgiftsforhold. Dersom myndighetene i det aktuelle landet ikke utsteder slike attester, skal tilbyderen fremlegge en erklæring som stadfester at alle skatter og avgifter er blitt betalt. Erklæringen skal være godkjent og signert av tilbyderens økonomidirektør/økonomiansvarlige. Side 14 av 19
KRAV Tilbyderen skal oppfylle norske HMSkrav ved utføring av arbeid i Norge. DOKUMENTASJONSKRAV Utfylt og signert HMS-egenerklæring i henhold til FOA vedlegg 2. Benytt gjerne vedlagte mal, se del I vedlegg 2. 8.4 Krav til organisatorisk og juridisk stilling KRAV Tilbyderen skal være et lovlig etablert foretak. Tilbyderen skal ha god vandel. DOKUMENTASJONSKRAV Norske tilbydere: Firmaattest. Utenlandske tilbydere: Bekreftelse på at tilbyderen er registrert i bransjeregister eller foretaksregister iht. lovgivningen i det land hvor tilbyderen er etablert. Tilbyderen skal ved egenerklæring bekrefte at kravene i del I vedlegg 3 er oppfylt. 8.5 Krav til økonomisk og finansiell stilling KRAV Tilbyderen skal ha god økonomisk kapasitet til å kunne oppfylle kontrakten. DOKUMENTASJONSKRAV Soliditetsvurdering fra et anerkjent kredittvurderingsselskap skal vedlegges tilbudet. Vurderingen må opplyse om kredittverdighet og grad av kortsiktig konkursrisiko (konkursprediksjon). Vurderingen må baseres på siste offisielle regnskapstall, og skal ikke være eldre enn 6 måneder regnet fra tilbudsfristen. Oppdragsgiver kan vederlagsfritt foreta en vurdering av leverandørens økonomiske og finansielle stilling ved å benytte tjenesten Proff Forvalt (www.forvalt.no). Side 15 av 19
8.6 Krav til tekniske og faglige kvalifikasjoner KRAV Tilbyderen skal god erfaring fra tilsvarende leveranser DOKUMENTASJONSKRAV Dokumentasjon av minimum tre relevante leveranser de tre siste tre årene med følgende informasjon: Referanser og attester skal inneholde en kort men dekkende beskrivelse av oppdraget relatert til beskrivelsen av aktuelle ytelser i del 2 bilag 1. Attestmalen inntatt i del 1 vedlegg 5 kan benyttes. Uansett skal referanser/attester inneholde informasjon i samsvar med innholdet i del 1 vedlegg 5. Dersom det leveres referanser og ikke signerte attester skal oppdragsgiver kunne kontakte kontaktperson for referansen for å få bekreftet innholdet. Det kreves at tilbyderen viser god evne til å gjennomføre oppdraget i tråd med oppdragsgivers behov. Tilbyderen må i perioder kunne regne med flere parallelle oppdrag som skal ferdiggjøres på samme tidspunkt. Det kreves derfor at leverandør har tilstrekkelig kapasitet til å kunne gjennomføre oppdraget. Minstekrav: Sterkstrøm: 5 fagarbeidere Svakstrøm: 3 fagarbeidere Gjennomføringsevne - Personell For begge områder: 8 fagarbeidere Dokumentasjonskrav: Oversikt over firmaets totale bemanning. Oversikt over firmaets totalt antall årsverk med kompetanse for spesielle/viktige fagområder (mesterbrev og elektrikere m/ fagbrev). Side 16 av 19
KRAV Tilbyder skal være godkjent for ansvarsrett DOKUMENTASJONSKRAV Det kreves at tilbyderen har gyldig sentral godkjenning for ansvarsrett innen følgende fagområder: Prosjekterende brannalarm, nødlys og ledesystem (min. tiltaksklasse 2) Utførende installasjon av brannalarm, nødlys og ledesystem (min. tiltaksklasse 2) Det skal legges ved gyldig godkjenningsbevis fra Direktoratet for byggkvalitet. Dersom tilbyder ikke innehar sentral godkjenning skal det legges ved alternativ dokumentasjon som godtgjør at leverandør vil oppnå lokal godkjenning for fagområdene. Side 17 av 19
9 Tildelingskriterier Kontrakten tildeles den tilbyderen som har den laveste prisen. PRIS DOKUMENTASJON VEKT Timepris personell Utfylt Bilag 6 Pris og betalingsbestemmelser 40 % Pris materiell Utfylt Bilag 6a Prisskjema materiell 60 % Side 18 av 19