REFERAT ETATSBESØK Tromsøya Nord r/ Trollbakken 13. april 2011 KONTROLLUTVALGET Tromsø kommune
INNHOLD 1 INNLEDNING OG BAKGRUNN... 1 2 PLAN FOR ETATSBESØKET... 1 3 DELTAKERE... 1 4 GJENNOMGANG... 2 4.1 Oversikt over organisasjonsoppbyggingen... 2 4.2 Generell informasjon om etatens arbeidsområde... 3 4.3 Ansvars- og funksjonsoversikter/attestasjons- og anvisningsrutiner... 4 4.4 Skriftlig rutine for økonomisk rapportering/økonomisk internkontroll... 4 4.5 Personalforhold... 4 4.6 Registreringsordning for inventar og utstyr... 4 4.7 Organisering av IT-funksjonen... 5 4.8 Organisering av HMS (helse, miljø og sikkerhet)... 5 4.9 Planer for fremtiden... 6 4.10 Annet... 6 5 OMVISNING PÅ ETATENS OMRÅDER... 7 6 KONTROLLUTVALGETS SAMMENDRAG... 7
1 1 INNLEDNING OG BAKGRUNN Med referanse til gjeldende forskrift om kontrollutvalg fastsatt av kommunaldepartementet den 13.6.2004, orienterte kontrollutvalgets leder om utvalgets tilsyns- og kontrollfunksjoner, arbeidsoppgaver og hensikten med etatsbesøket. Dette var et rutinebesøk fastsatt i årsplanen for kontrollutvalget og utvalget ønsket å få en orientering om enhetens drift og interne systemer. Besøket ble avholdt i Trollbakken s lokaler i Trollbakken 11. 2 PLAN FOR ETATSBESØKET Enheten var underrettet om besøket gjennom brev av 16.2.2011 fra sekretariatet, og det var skissert følgende temaer til gjennomgang/drøfting: 1. Oversikt over organisasjonsoppbyggingen 2. Generell informasjon om etatens arbeidsområde 3. Ansvars- og funksjonsoversikter/attestasjons- og anvisningsrutiner 4. Skriftlig rutine for økonomisk rapportering/økonomisk intern kontroll 5. Personalforhold 6. Registreringsordning for inventar og utstyr 7. Organisering av IT-funksjonen 8. Organisering av HMS (Helse, miljø og sikkerhet) 9. Planer for fremtiden 3 DELTAKERE Fra kontrollutvalget: Fra Tromsøya Nord r: Fra KomRev NORD: Fra K-Sekretariatet: Bjørn-Gunnar Jørgensen (leder) Tor Zachariassen Åshild Fause Britt Sofie Illguth Rolleiv O. Lind Enhetsleder Anna H. Larsen Fagansvarlig, Trollbakken Berit Vassmyr Forvaltningsrevisor Margrete Mjølhus Kleiven Rådgiver Martin S. Krane
2 4 GJENNOMGANG 4.1 Oversikt over organisasjonsoppbyggingen Tromsøya Nord r er en resultatenhet i Tromsø kommune. Enheten ble etablert 1. januar 2008 og består i dag av følgende seks r (med antall plasser, årsverk og antall ansatte i parentes): - Varden (29 plasser 9,5 årsverk 10 ansatte) - Stakkevollan (53 plasser 13 årsverk 13 ansatte) - Gyllenvang (67 plasser 15 årsverk 16 ansatte) - Kvamstykket (36 plasser 9,5 årsverk 11 ansatte) - Strimmelen (51 plasser 13 årsverk 13 ansatte) - Trollbakken (28 plasser 6,5 årsverk 8 ansatte) Tromsøya Nord bhg. totalt: (264 plasser 66,5 årsverk 71 ansatte) Ledelse/admistrasjon i enheten består av enhetsleder og en sekretær i halv stilling. Fellestjenesten for sentrumsne bistår når det gjelder ivaretakelsen av administrative oppgaver innenfor personal- og økonomioppgaver, samt kursvirksomhet. De enkelte avdelingene (ne) i enheten ledes av fagansvarlige. De fagansvarlige med førskolelærerutdanning inngår i enhetsleders lederteam. Øvrig personal i enheten har som primær arbeidsoppgave å ivareta barnas behov for hjelp, støtte, omsorg, læring og voksenkontakt. De pedagogiske lederne i ne har treårig førskolelærerutdanning. Videre er det i stillinger som støtteressurs og spesialpedagog tilsatt førskolelærere og lærere med videreutdanning innen spesialpedagogikk der dette kreves. Videre består personalet i ne av 7-8 personer utdannet som barnepleiere eller fagarbeidere, og assistenter. Tromsøya Nord r har følgende organisasjonsplan: Enhetsleder Lederteam (fagansvarlige) Strimmelen Trollbakken Kvamstykket Gyllenvang Varden Stakkevollan
3 4.1.1 Trollbakken Trollbakken er lokalisert i Trollbakken 11 i Tromsø sentrum. Barnehagens lokaler var nyoppført ved åpningen i 1972 som en av de første kommunale ne i Tromsø kommune. Trollbakken inngår i resultatenheten Tromsøya Nord r. Den daglige ledelse ved n ivaretas av fagansvarlig med arbeids- og kontorsted ved n. Overordnet faglig og administrativt ansvar ligger til enhetsleder for Tromsøya Nord r. Trollbakken består av to avdelinger: Draugen, som har plass til 9-10 barn i alderen 0-3 år, og Nøkken, med plass til 18-19 barn i alderen 3-6 år. Barnehagen har om lag 6,5 årsverk fordelt på 8 ansatte. Trollbakken er sertifisert som miljøfyrtårn. 4.2 Generell informasjon om etatens arbeidsområde Tromsøya Nord r er en av Tromsø kommunes 6 enheter. Enheten drifter 6 r. Barnehagene som inngår i Tromsøya Nord r, skal som en del av Tromsø kommunes totale tilbud, bidra til et tilbud i kommunen som i størst mulig grad svarer til de behov og ønsker barn og foreldre i Tromsø kommune har. Enhetens virksomhet reguleres av flere ulike lover, forskrifter og planverk. Barnehagloven har bestemmelser om formål og innhold og gir rammer for godkjenning, drift og tilsyn av r. Forskrift om rammeplan for r gir retningslinjer for verdigrunnlag, innhold og oppgaver i r. Av øvrig sentralt regelverk som er relevant for enhetens virksomhet kan blant annet nevnes forskrift om miljørettet helsevern i r, opplæringsloven, lov om barn og foreldre, lov om barneverntjenester, arbeidsmiljøloven og forvaltningsloven. Når det gjelder lokale planer og bestemmelser kan nevnes at Tromsø kommune har utarbeidet en tjenestebeskrivelse for kommunens r. Tromsøya Nord r har utarbeidet egen virksomhetsplan for perioden 2010-2014. Videre utarbeider hver enkelt utarbeidet egen årsplan med utgangspunkt i enhetens virksomhetsplan. Enhetsleder har det overordnede faglige og administrative ansvaret for Tromsøya Nord rs virksomhet. Videre er enhetsleder tilknyttet et lederteam, som utover enhetsleder består av fagansvarlige i ne med førskolelærerutdanning. Lederteamet ivaretar blant annet oppgaver knyttet til pedagogisk veiledning og oppfølging, plan- og evalueringsarbeid, utviklings- og kompetansearbeid, ulike oppgaver knyttet til barn og foreldre, HMS- og IKarbeid, samt personalansvar. Ved hver av de seks ne i enheten er det tilsatt egen fagansvarlig, med arbeids- og kontorsted i n, som i samarbeid med enhetsleder ivaretar den daglige ledelsen av n. Hver fagansvarlig skal i tillegg ha særskilt kjennskap til minst én av de øvrige ne i enheten slik at daglig ledelse i minst mulig grad skal bli rammet ved eventuelt fravær blant de fagansvarlige. De administrative oppgavene ved Tromsøya Nord r ivaretas av enhetens sekretær, sammen med Fellestjenesten for sentrumsne, som skal bistå enhetene når det
gjelder å ivareta oppgaver innen personaladministrasjon, økonomi og kursvirksomhet overfor sentrumsne i Tromsø kommune. Fellestjenesten for sentrumsne består av 2,5 årsverk. 4 4.3 Ansvars- og funksjonsoversikter/attestasjons- og anvisningsrutiner Tromsø kommune benytter lederavtale for enhetsledere. Funksjonsbeskrivelse for de fagansvarlige i ne og retningslinjer for fullmakt etter delegasjon ble framlagt. Det er videre til internt bruk utarbeidet en oversikt over fordeling av ansvars- og arbeidsoppgaver for enheten. Det ble framlagt oversikt over fullmakter vedrørende rekvisisjon og innkjøp av varer og tjenester, attestasjon og anvisning. Det ble vist til at enheten følger Tromsø kommunes delegasjonsreglement. 4.4 Skriftlig rutine for økonomisk rapportering/økonomisk internkontroll Tromsøya Nord r følger Tromsø kommunes rutiner ved økonomisk rapportering og økonomisk internkontroll. Månedlig regnskapsrapport gjøres kjent for fagansvarlig og er tema for månedlige møter. Tromsø kommunes økonomireglement, samt kommunens rutiner for detaljbudsjettering, månedsrapportering, refusjon av merverdiavgift og bestilling/rekvirering av varer og tjenester ble framlagt, i tillegg til kommunens arbeidsbeskrivelse for bestilling/rekvirering og en oversikt over kommunens innkjøpsavtaler. 4.5 Personalforhold Tromsøya Nord r følger Tromsø kommunes personalreglement. En assistent ved enheten er inneværende år frikjøpt med 60 % av Fagforbundet. To assistenter i halv stilling innehar også vikarstillinger innenfor pleie- og omsorgstjenestene i Tromsø kommune. Ingen ansatte har deltakelse eller eierforhold i andre og eventuelt nærstående selskap. 4.6 Registreringsordning for inventar og utstyr Enheten har registreringsordning når det gjelder fagbøker. Enhetens sekretær registrerer alle fagbøker i en felles oversikt som er tilgjengelig på felles dataområde. Fagansvarlig er ansvarlig for registrering av øvrig inventar og utstyr ved innkjøp av dette. Enheten har ikke rutine for skriftlig registrering av lagret utstyr og møbler. Enhetens rutine for registrering av inventar og utstyr og innkjøp av leker, sam Tromsø kommunes kassasjonsforretning ble framlagt.
5 4.7 Organisering av IT-funksjonen Enheten benytter Tromsø kommunes felles IT-system. Ved behov for IKT-relatert assistanse kan enheten kontakte datahjelpa i kommunen. Ansatte (i ansettelsesforhold over tre måneder) får tilgang til Tromsø kommunes intranett (TROMKOM). Enhetsleder sørger for bestilling av ansattes tilgang. Enheten opplyser at det er relativt kort tradisjon når det gjelder bruk av dataverktøy i ne, og det er fortsatt mangel på datateknisk utstyr og plass til arbeid på data for personalet. Utdrag fra informasjon om, og retningslinjer for Tromsø kommunes intranettsider ble framlagt i tillegg til enhetens skjema for registrering av foresattes preferanser når det gjelder oversendelse av informasjon fra n ved bruk av e-post. 4.8 Organisering av HMS (helse, miljø og sikkerhet) Tromsøya Nord r er underlagt Tromsø kommunes personalreglement og HMSsystem. Rutiner for HMS-arbeidet er tilgjengelig for de ansatte på Tromsø kommunes intranettsider. Fagansvarlig ivaretar HMS-arbeidet og er brannansvarlig i den enkelte. Enhetsleder fungerer som brannvernleder. Tromsøya Nord har HMS-grupper i hver av ne, samt en koordinerende, felles HMS-gruppe som består av to fagansvarlige, to verneombud og to tillitsvalgte utvalgt fra HMS-gruppene i de enkelte ne. Det er utarbeidet et HMS-årshjul for enheten, samt en oversikt over oppgaver, ansvar og retningslinjer for HMS-gruppene i enehetn. Disse ble framlagt. Enheten følger Tromsø kommunes etiske retningslinjer. Retningslinjene ble framlagt. I tillegg har Tromsøya Nord r utarbeidet egne etiske retningslinjer for bruk av digitale verktøy herunder rutiner for bruk av Facebook og andre nettsteder. Disse retningslinjene ble framlagt. Når det gjelder forholdet til misligheter og varsling ble det vist til at Tromsø kommunes retningslinjer og rutiner for varsling av kritikkverdige forhold er gjort kjent blant de ansatte og har i tillegg vært gjenstand for gjennomgang i enhetens HMS-gruppe. Enheten skal årlig gjennomføre medarbeidersamtaler. Enhetsleder gjennomfører medarbeidersamtaler med de fagansvarlige, som i sin tur gjennomfører medarbeidersamtaler med de øvrige ansatte. Skjema for gjennomføring av medarbeidersamtale ble framlagt. I 2010 var gjennomsnittlig sykefravær ved Tromsøya Nord r 12,7 %. Når det gjelder bedriftshelsetjenestetilbud for de ansatte ble det vist til at Tromsø kommune f.o.m. 1. januar 2011 har iverksatt egen arbeidsmiljøtjeneste (AMT) som gjelder alle ansatte i kommunen. Det ble opplyst at nærmere informasjon vedrørende dette skulle gis enhetslederne muntlig i løpet av april 2011.
6 4.9 Planer for fremtiden Det ble orientert om enhetens planer for framtiden. Av enhetens planer ble blant annet følgende opplyst: Faglig: Oppstart av kompetanseheving og kurs for fagarbeidere og assistenter i kommunale r f.o.m. året 2011/2012. Styrke veiledningskompetansen (overfor nyutdannede førskolelærere, studenter i praksis, i tillegg til fagarbeidere/assistenter). Stakkevollan og Gyllenvang r skal delta i utprøving av modell for tverrfaglig samarbeid (oppstart høsten 2011). Styrke tilbudets kvalitet Byggningsmessig: Enheten håper å få igangsatt oppgradering av gamle og slitte bygg. Gjelder flere av enhetens r, blant annet Strimmelen og Trollbakken r. Enheten ønsker å sette i gang oppussing av Varden blant annet for å redusere støv- og skittmengde (n skal ivareta tilbud til barn med astma- og allergiplager). Bygging av søppelskur ved ne Varden, Trollbakken og Strimmelen er et prioritert ønske fra enhetens side. Drift ønsker og utfordringer framover: Strimmelen avklaring vedrørende leieavtale og drift. Enheten står også framover overfor utfordringer når det gjelder drift av små r som Varden og Trollbakken r. Utfordringene har sammenheng med små faglige miljø, rekrutteringsproblemer (pga. små stilingsstørrelser). Ergonomi/arbeidsmiljø/HMS: 4.10 Annet Innkjøp av utstyr som kan være med å bidra til reduksjon av fysiske skader og belastningsskader blant ansatte. Utbedre arbeidsplasser for de ansatte. Oppgradering av arbeidstekniske hjelpemidler for eksempel datautstyr. Revisjon av IK herunder revisjon av både brannperm og HMS-perm. Opplæring av HMS-gruppene ved behov (pga. utskifting). Grunnopplæring av verneombud. Det ble fra enhetens side uttrykt ønske om styrking av ressurstilgangen både til rekrutteringstiltak av pedagogisk personale og til nødvendig vedlikehold av enhetens bygningsmasse.
Videre ble det fra enhetens side uttrykt en oppfatning om at gjeldende arealnorm og bemanningsnorm for barn under tre år som gradvis har vært synkende er for lav. Enheten ga også uttrykk for et ønske om at nes sentrale støtteenhet i kommunen (Fag- og utvikling) utvikler overordnede strategier, utviklings- og kompetansemål for de kommunale ne, samt i større grad står for planlegging av det årlige opptaket. 7 5 OMVISNING PÅ ETATENS OMRÅDER Det ble foretatt en omvisning i enhetens lokaler i Trollbakken i Trollbakken 11. 6 KONTROLLUTVALGETS SAMMENDRAG Kontrollutvalget fikk under besøket etter utvalgets vurdering en grundig orientering, blant annet om Tromsøya Nord rs organisering, oppgaver og arbeidsområder, med spesielt fokus på Trollbakken. Utvalget fikk dessuten bli med på en interessant omvisning i lokalene til Trollbakken. Representantene fra enheten var godt forberedt til møtet og ga en ryddig framstilling. Tromsø, den 13. april 2011 Bjørn-Gunnar Jørgensen leder Åshild Fause medlem Tor Zachariassen nestleder Britt Sofie Illguth varamedlem Rolleiv O. Lind varamedlem