Digitalt førstevalg. Digital postkasse som en del av digitalt førstevalg i forvaltningen. FINF 4001 høst 2016

Digitalt førstevalg Digital postkasse som en del av digitalt førstevalg i forvaltningen FINF 4001 høst 2016 stig.hornnes@difi.no

Agenda Del I: Fra samtykke til reservasjon Regelverk for digitalt førstevalg Del II: Den praktiske innføringen av regelverket Kontakt og reservasjonsregisteret Del III: Bort med papiret Digital postkasse til innbyggere

Difis nasjonale fellesløsninger Nasjonal arkitektur

Agenda Del I: Fra samtykke til reservasjon Regelverk for digitalt førstevalg Del II: Den praktiske innføringen av regelverket Kontakt og reservasjonsregisteret Del II: Bort med papiret Digital postkasse til innbyggere

Føringer for virksomhetene

Digitaliseringsrundskrivet En sammenstilling av pålegg og anbefalinger vedrørende digitalisering i offentlig sektor. Digitalisering av skjema (Krav 1.1) Sending av brev digitalt til digital postkasse (innbyggere) og Altinn (næringsliv) (Krav 1.2) Bruk av elektronisk faktura (Krav 1.3) Bruk av nasjonale felleskomponenter (Krav 2.2) Rundskrivet gjelder for departementene, statens ordinære forvaltningsorganer, forvaltningsorganer med særskilte fullmakter og forvaltningsbedrifter. Har status som instruks, og skal følges.

Digital kommunikasjon som hovedregel Forvaltningsloven og e-forvaltnings-forskriften er endret

Forvaltningsloven 15a Elektronisk kommunikasjon Et forvaltningsorgan kan benytte elektronisk kommunikasjon når det henvender seg til andre. Dette gjelder når ikke annet følger av lov eller forskrift gitt i medhold av lov. Alle som henvender seg til et forvaltningsorgan kan benytte elektronisk kommunikasjon dersom forvaltningsorganet har lagt til rette for dette, det skjer på den anviste måten og ikke annet følger av lov eller forskrift gitt i medhold av lov. Kongen kan gi forskrift om elektronisk kommunikasjon mellom forvaltningen og publikum og elektronisk saksbehandling og kommunikasjon i forvaltningen, herunder blant annet om: a) Hvilken elektronisk kommunikasjonsform som kan benyttes b) Registrering av kontaktinformasjon for privatpersoner og deres fullmaktsforhold c) Rett for privatpersoner mv. til å reservere seg mot elektronisk kommunikasjon og om registrering av reservasjoner d) Hvordan fristregler i forvaltningsloven og annen lovgivning skal anvendes ved elektronisk kommunikasjon e) Signering, autentisering, sikring av integritet og konfidensialitet f) Krav til de produkter, tjenester og standarder som kan benyttes g) Forvaltningens rett til å sperre for brukere som misbruker data ment for signering, autentisering, sikring av integritet eller konfidensialitet, og som skal regnes som misbruk

eforvaltningsforskriften Detaljerer og utfyller bestemmelsene i fvl 15a Forskriften som har som formål: «å legge til rette for sikker og effektiv bruk av elektronisk kommunikasjon med og i forvaltningen» Kap 2: Alminnelige krav ved bruk av elektronisk kommunikasjon med forvaltningen Samfunnets adgang til å kommunisere digitalt med forvaltningen ( 3) Forvaltningens adgang til å kommunisere digitalt med samfunnet ( 8) Andre krav til blant annet reservasjon, behandling av taushetsbelagte opplysninger, klage og bekreftelser finnes i 3-14 Kap 3: Styring og kontroll med informasjonssikkerhet ( 15) Kap 4: Anskaffelse og bruk av sikkerhetstjenester ( 16-21) Kap 5: Beskyttelse av signaturfremstillingsdata og dekrypteringsnøkkel ( 22-25) Kap 6: Forvaltningsorganets behandling av meldinger som er kryptert eller signert ( 26-28) Kap 7: Digital kontaktinformasjon og reservasjon ( 29-35) Kap 8: Diverse bestemmelser ( 36-39)

Endringer i eforvaltningsforskriften Generelle bestemmelser er tilpasset det nye prinsippet Ny 9 om reservasjonsadgang for privatpersoner Tydeliggjort bestemmelsene om internkontroll på informasjonssikkerhetsområdet Nytt kapittel 7: Digital kontaktinformasjon og reservasjon Hjemmel for å etablere register basert på gjenbruk av opplysninger i ID-portens kontaktregister Difi behandlingsansvarlig Pliktig å bruke, senest fra 1.1.2016

Hovedregelen er: Digital kommunikasjon fra forvaltningen Forutsetning: må ha digital kontaktinformasjon Tidligere krav om samtykke er opphevet Privatpersoner kan reservere seg Enheter har ikke reservasjonsrett

Fra samtykke

..til reservasjon

Innbyggers reservasjonsadgang

Ny 9 Reservasjon (1) Privatpersoner og enheter som ikke er registrert i Enhetsregisteret kan reservere seg mot å motta følgende elektronisk fra forvaltningen: a) enkeltvedtak, b) forhåndsvarsel etter forvaltningsloven 16, c) andre meldinger som har betydning for vedkommendes rettsstilling eller for behandlingen av saken og d) meldinger som det av andre grunner er av særlig betydning å sikre at vedkommende mottar. (2) Reservasjonen skal registreres i register over digital kontaktinformasjon og reservasjon, jf kapittel 7.

Reservasjonsretten Meldinger med betydning for rettsstilling. Enkeltvedtak Forhåndsvarsel (forvaltningsloven 16) Meldinger av særlig betydning å sikre at vedkommende mottar.

Kapittel 7: Digital kontaktinformasjon og reservasjon

Kap. 7 i forskriften Hjemmel for å etablere kontaktog reservasjonsregisteret (KRR) Vid adgang for bruk «Kan benyttes i forbindelse med saksbehandling og utføring av forvaltningsoppgaver for øvrig, og skal benyttes til varsling etter 8 nr. (2)» Difi er behandlingsansvarlig ( 30) Registeret kan brukes av alle offentlige virksomheter 38: Personopplysninger som er registrert om den enkelte i kontaktregisteret som er tilknyttet ID-porten kan utleveres til og gjenbrukes i register over digital kontaktinformasjon og reservasjon

Hva kan registreres 31 Register over digital kontaktinformasjon kan, uten samtykke fra den registrerte, inneholde følgende typer opplysninger om privatpersoner og enheter som ikke er registrert i Enhetsregisteret 1. navn og personentydig identifikator 2. nødvendige kontaktopplysninger for elektronisk kommunikasjon med den registrerte (epost, mobilnummer, postkasseadresse) 3. opplysninger om den registrertes eventuelle reservasjon mot elektronisk kommunikasjon, jf. 9 4. den registrertes fullmaktsforhold 5. andre opplysninger som er nødvendige for forvaltningens elektroniske kommunikasjon i forbindelse med saksbehandling og utføring av forvaltningsoppgaver

Oppdatering og lagring 32 Oppdatering av opplysninger i register over digital kontaktinformasjon og reservasjon Oppdateringsfrekvens bør være minst to ganger per år Informasjonen i registeret må være oppdatert eller bekreftet siste 18 måneder for å kunne brukes til varsling etter 8 33 Kopling mot andre register Opplysningene i registeret kan koples mot DSF for å sikre at de er korrekte og oppdaterte og for andre administrative formål 34 Lagring av opplysninger Den registrerte kan slette opplysninger om seg selv i registeret

Overgangsbestemmelser og varsling

Varslingsplikt etter 8 Innhold og omfang av varslingsplikten er ikke endret Forvaltningsorganet skal sørge for at parten blir varslet om at enkeltvedtak er fattet og om hvor og hvordan vedkommende kan skaffe seg kunnskap om innholdet.

Hva omfatter varslingsplikten? Meldinger med betydning for rettsstilling. Enkeltvedtak Forhåndsvarsel (forvaltningsloven 16) Meldinger av særlig betydning å sikre at vedkommende mottar.

Nytt vedrørende varsling i 8 For privatpersoner skal den varslingsadresse som er registrert i register over digital kontaktinformasjon og reservasjon benyttes. Alle forvaltningsorganer skal benytte den kontaktinformasjonen som er registrert i register over digital kontaktinformasjon og reservasjon til å sende varsel senest fra 1.januar 2016 ( 37(1)). For enheter registrert i Enhetsregisteret skal en oppdatert elektronisk adresse som enheten har oppgitt benyttes for å sende varsel

Nytt vedrørende varsling i 8 Gjentatt varsling én gang Har parten ikke skaffet seg tilgang til enkeltvedtaket innen én uke fra det tidspunktet vedtaket ble gjort tilgjengelig, og varsel ble sendt, skal parten varsles en gang til i samsvar med nr (2) MEN: Dersom varslingsadressene er eldre enn 18 måneder kan de ikke brukes til å varsle innbygger på.

Varslingsplikten Pålagt for alle meldinger omfattet av 8 På dag 0 (ved utsendelse) Skal bruke varslingsadressene i kontaktog reservasjonsregisteret Gjentatt varsling etter 1 uke

Overgangsbestemmelse 37 Avgjørende når forvaltningsorganet kobler seg til kontaktog reservasjonsregisteret Før tilkobling: må ha samtykke og egen varslingsadresse Etter tilkobling: Kan kommunisere digitalt med alle som ikke har status «reservert» i dette registeret Må bruke varslingsdressene i kontaktregisteret Må koble seg opp innen 1.1.2016

Tilgjengeliggjøring 8: «Innholdet i enkeltvedtak skal gjøres tilgjengelig i egnet informasjonssystem» Det er ingen endring i regelverket på dette punktet. Det er ikke definert hva som er et «egnet informasjonssystem» I praksis vil det være opp til avsender å gjøre denne vurderingen. I dag brukes flere løsninger, blant annet digital postkasse til innbyggere, Altinn og flere virksomhetsspesifikke portaler.

Nasjonalt register over innbyggernes digitale kontaktinformasjon og reservasjonsstatus KONTAKT- OG RESERVASJONSREGISTERET

Forutsetning for digital kommunikasjon Registeret dekker forvaltningens behov for tilgang til innbyggers digitale kontaktinformasjon. Innbygger registrerer og oppdaterer selv sin kontaktinformasjon: Mobiltelefonnummer E-postadresse NB: Det er ingen plikt for en innbygger til å være i registeret slik det er med folkeregisteret

Litt historikk Registeret ble først opprettet som en del av ID-porten Formålet var at innbygger kunne registrere mobilnummer/e-post for å få engangskoder til pålogging med MinID Nytt formål hjemlet i eforvaltningsforskriften i 2014

Informasjon i dagens KRR Fødselsnummer E-postadresse Mobilnummer Reservasjonsstatus Adresse til digital postkasse valgt for mottak av digital post frå offentlege sektor Krypteringssertifikat Status

Gjøre et oppslag i registeret Offentlige virksomheter henter digital kontaktinformasjon i registeret. Digital kontaktinfo. Oppslag Digital Ja/Nei Retur digital kontaktinformasjon Valgt postkasse

Status kontaktog reservasjonsregisteret 3,9 mill. innbyggere 96% av innbyggerne mellom 16 80 år 267 brukere av registeret Reserverte 100 000

SSB fordeling på aldertrinn Alle innbyggere 5 236 826 0-15 19,1 % 1 000 234 16-19 5,0 % 261 841 20-44 33,9 % 1 775 284 45-66 27,6 % 1 445 364 67-79 10,1 % 528 919 80-4,2 % 219 947 3 220 648 790 761 4 011 409 219 947 4 231 355

Aldersfordeling i registeret

Nasjonal fellesløsning for sikker digital postforsendelse fra offentlig sektor til innbyggere DIGITAL POSTKASSE

Historikken 2012 2016 2012 Regjeringens digitaliseringsprogram «3.3 Alle innbyggere og bedrifter skal få en sikker, digital postkasse» 2013 Digital agenda for Norge «Regjeringen ønsker at innbyggerne skal kunne velge mellom markedsbaserte postkasseløsninger, og kunne få post fra det offentlige i samme digitale postkasse som de bruker til annen digital post.» Digitaliseringsrundskrivet 2014 «Alle statlige forvaltningsorganer som sender post på papir skal ta i bruk Digital postkasse til innbyggere innen første kvartal 2016.» Digitaliseringsrundskrivet 2015 «Virksomheter som benytter Altinns meldingsboks for utsending av digital post til innbyggere skal lage en plan for overgang til Digital postkasse til innbyggere.»

Innbyggers valg

Oppbygning av digital postkasse Henter digital kontaktinformasjon i kontakt og reservasjonsregisteret Digital post til innbygger Post til digital postkasse Unntaksvis til print på papir

Arkitekturen: Sikker digital posttjeneste

Hva slags status har et digitalt brev? Et digitalt brev har samme status som et fysisk brev Det følger de samme regler for forsvarlig saksbehandling, klagefrister osv. Et brev regnes som levert når det er tilgjengeliggjort for innbygger og varsel er sendt Det er innbyggers ansvar å gjøre seg kjent med innholdet

Status i løsningen Snart 4 millioner brev gjennom løsningen. Opprettet digital postkasse: 1 100 000 personer Blir brukt av: 260 Offentlige virksomheter Innsparing: 10,- snitt per brev

nov.14 des.14 jan.15 feb.15 mar.15 apr.15 mai.15 jun.15 jul.15 aug.15 sep.15 okt.15 nov.15 des.15 jan.16 feb.16 mar.16 apr.16 mai.16 jun.16 jul.16 aug.16 sep.16 okt.16 nov.16 des.16 Utvikling Utvikling i antall brukere 2014-2016 1200000 1100000 1000000 900000 800000 700000 600000 500000 400000 300000 200000 100000 0 Per måned Akkummulert

Helt til slutt Er digital kommunikasjon egentlig førstevalget?

Tja. Det er flere forutsetninger for å regnes som digital Innbygger må være registrert i KRR med e-post og/eller mobil Innbygger må ha en elektronisk ID og ha brukt offentlige tjenester på nett Innbygger må ikke være reservert Dersom forutsetningene ikke er til stede kan ikke forvaltningen kommunisere digitalt med deg som innbygger Digital kommunikasjon krever derfor en aktiv handling

Hva er konsekvensen ved å være analog? Viktige brev vil måtte sendes på papir Viktige brev er definert i 8 i eforvaltningsforskriften Noe kommunikasjon kommuniseres kun digitalt Enkelte typer servicemeldinger fra kommunene eller andre mindre viktig kommunikasjon vil man kunne oppleve å gå glipp av fordi forvaltningen kun bruker digitale kanaler for disse. Ved å reservere seg kan man fortsette å motta viktige brev på papir, samtidig som man kan motta andre typer henvendelser via e-post/sms

- vi utvikler offentlig sektor