Tilsyn ved Senja Avfall IKS

Tilsynsrapport Vår ref.: 5 aksbehandler.: Dato: 16/00306 Nina Bratteteig 14. juli 2016 Tilsyn ved Senja Avfall IKS 1. Innledning Statens strålevern gjennomførte et tilsyn ved Senja Avfall IKS 1.-2. juni 2016. Tilsynet ble utført som en del av Strålevernets rutinemessige tilsynsplan, samt som oppfølging av hendelser i 2013, 2014 og 2015. Tilsynet var hjemlet i forurensningsloven 48 og 50, avfallsforskriften 16-13 og internkontrollforskriften 7. Tilsynets deltakere fra Senja Avfall IKS bestod av driftssjef, HMS ansvarlig/strålevernskoordinator, teknisk sjef og hovedverneombud/forbrenningsoperatør. Tilsynets deltakere fra Senja Avfall IKS deltok på åpningsmøtet, intervju og avslutningsmøtet. Tilsynsteamet fra Statens strålevern bestod av tilsynsleder Nina Bratteteig og rådgiver Marte Varpen Holmstrand. 2. Aktuelt regelverk Lov 13. mars 1981 nr. 6 om vern mot forurensninger og om avfall (forurensningsloven) Forskrift 1. november 2010 nr. 1394 om forurensningslovens anvendelse på radioaktiv forurensning og radioaktivt avfall (forskrift om radioaktiv forurensning og avfall) Forskrift 1. juni 2004 nr. 930 om gjenvinning og behandling av avfall (avfallsforskriften), kapittel 16 Forskrift 6. desember 1996 nr. 1127 om systematisk helse-, miljø- og sikkerhetsarbeid i virksomheter (internkontrollforskriften) I vedlegg 1 er det gitt en oversikt over utleverte dokumenter fra Senja Avfall IKS. 3. Bakgrunn, omfang og gjennomføring Tilsynet ved Senja Avfall IKS ble utført som en del av Strålevernets tilsynsplan for risikobaserte tilsyn, i etterkant av gjentakende hendelser vedrørende sviktende mottakskontroll av radioaktivt avfall. Postadresse Postal address: E-post E-nzait: Telefon Telephone: Bankkonto Bank account: Postboks 55 NO-1332 østerås postmottak@nrpa.no +47 67 16 25 00 IBAN: N076 8276 01 00494 Besøksadresse Office: Intemett Inte rnet: Telefaks Fax: SwiJt address: UBNONOKK Grini næringspark 13, 1361 østerås www.nrpa.no +47 67 147407 Org.nr.: 867 668 292

manglende I 2013 og 2014 tok Senja Avfall IKS imot og forbrant to forsendelser med radioaktivt avfall som ikke hadde dokumentasjon om aktivitetsnivå. I etterkant av hver enkelt hendelse informerte Strålevernet om at radioaktivt avfall med manglende dokumentasjon ikke skal mottas, eller eventuelt returneres til avsender. Senja Avfall IKS reviderte sine mottaksrutiner i 2014 etter at Statens strålevern ba om en oppdatering av rutinene. Blant annet ba Statens strålevern om at rutinen måtte inkludere at Senja Avfall IKS måtte sjekke at all nødvendig informasjon, deriblant deklarasjonsskjema og fulistendige opplysninger om avfallets innhold av type og mengde radioaktive stoff er oppgitt. Statens strålevern tok de oppdaterte rutinene til etterretning. I 2015 tok Senja Avfall IKS imot og forbrant radioaktivt avfall som manglet informasjon om både nuklider og aktivitetsmengder. Temaet for tilsynet var derfor å vurdere om virksomheten har en tilfredsstillende avfallshåndtering og kontroll over aktiviteter og utstyr som har betydning for å avdekke, rette opp og forebygge overtredelser av krav i relevant lovverk eller tillatelsen fra Statens strålevern. Tidsplan for tilsynet: Tilsynet ble utført 1.-2. juni 2016 ved Senja Avfall IKS. Granskning av dokumenter var i hovedsak gjort i forkant av intervjuet. Noen dokumenter ble også framlagt under tilsynet. Åpningsmøte Intervjuer o Intervju med teknisk sjef for transport og avfallsmottak o Intervju med hovedverneombud! forbrenningsoperatør o Intervju med driftssjef o Intervju med strålevernskoordinator/ HMS-ansvarlig Befaring hos virksomheten Avslutningsmøte 4. Generelle inntrykk Strålevernet ble tatt godt imot av Senja Avfall IKS. Virksomheten var imøtekommende og la til rette for at tilsynet kunne gjennomføres effektivt og etter oppsatt plan. Alle spørsmål ble besvart og all etterspurt dokumentasjon ble gjort tilgjengelig. Strålevernet ser positivt på at Senja Avfall IKS har jobbet for gjøre det enklere å rapportere avvik, og de har et pågående arbeid med å forbedre avvikssystemet. Senja Avfall IKS er også i prosess med en større gjennomgang av internkontrollsystemet. Statens strålevern fant 3 avvik under tilsynet. 5. Funn under tilsynet - avvik og anmerkninger 5.1. Definisjoner Avvik etterlevelse av krav fastsatt i eller i medhold av lov. 2

benyttes forhold Anmerkninger som er nødvendig å påpeke, men som ikke omfattes av definisjonen for avvik. Kommentar for å forklare eller underbygge avvik eller anmerkninger. 5.2. Avvik Avvik 1: Ansvar, oppgaver og myndighet for arbeid med radioaktivt avfall er ikke skriftlig definert. Hjemmel: Internkontrollforskriften 5, 2. ledd punkt 5. «Ha oversikt over virksomhetens organisasjon, herunder hvordan ansvar, oppgaver og myndighet for arbeidet med helse, miljø og sikkerhet er fordelt» Kommentarer: Organisering, oppgaver, ansvars- og myndighetsfordeling innen strålevern og håndtering av radioaktive stoffer skal være dokumentert skriftlig. Det ble ikke forelagt en skriftlig stillingsinstruks for strålevernskoordinator, og ansvarlig strålevernskoordinator framgår ikke av organisasjonskart og er ikke nevnt i prosedyrer. En stillingsinstruks vil tydeliggj øre strålevernkoordinators rolle og ansvar. Når det framkommer av organisasjonskart hvem som er ansvarlig strålevernskoordinator tydeliggjøres det for resten av organisasjonen. Det fremkommer ikke hvem som har ansvar for mottakskontroll av radioaktivt avfall i skriftlige prosedyrer eller i organisasjonskart. Det har flere ganger vært svikt i mottakskontroll. Det er viktig at det er tydelig hvem som har hvilke oppgaver, myndighet og ansvar i virksomheter som håndterer radioaktive stoffer for å sikre at radioaktive stoffer blir håndtert forsvarlig. Ansvar og oppgaver innen strålevern og håndtering av radioaktive stoffer må komme tydelig fram i ansattes stillingsinstruks, interne prosedyrer og organisasj onskart. Avvik 2: Manglende utarbeidelse av plan for å redusere risiko for mottak av udeklarert radioaktivt avfall eller radioaktivt avfall virksomheten ikke har tillatelse til å ta imot. Hjemmel: Internkontrollforskriften 5, 2. ledd punkt 6 og punkt 7 «Kartlegge farer og problemer og på denne bakgrunn vurdere risiko, samt utarbeide tilhørende planer og tiltak for å redusere risikoforholdene» «Iverksette rutiner for å avdekke, rette opp og forebygge overtredelser av krav fastsatt i eller i medhold av helse-, miljø-, og sikkerhetslovgivningen» Kommentarer: I prosedyre nr. 600 i internkontrollsystemet Avviksrapportering, behandling og oppfølging - står det at forebyggende tiltak skal registreres i «Infotjenester» hvor også resultater og effektivitet av tiltakene skal 3

registreres. Virksomheten kunne ikke vise en slik oppfølging etter hendelsen i 2015. Strålevernet fikk forelagt dokumentet «BeredskapsØvelse/gjennomgang av beredskapsplan» som viser at det ble gjennomført en skrivebordøvelse i oktober 2015. Der ble det diskutert hvilke alvorlige hendelser som kan inntreffe hos Senja Avfall. Etter Øvelsen ble en del mindre oppdateringer i aktuelle beredskapsprosedyrer utført. Det framkommer ikke av framlagt dokumentasjon hvilke hendelser som ble diskutert, og om noen av disse gjaldt håndtering av radioaktive stoffer. Mottaksinstruks for radioaktivt avfall er ved flere tidligere hendelser ikke etterlevd. Avvik fra instruks er registrert og årsak til avvik er kartlagt, men det er ikke utarbeidet en skriftlig plan for å redusere risiko for gjentakelse. Det er heller ikke utført risikovurdering for håndtering av radioaktivt avfall. Dette skal foreligge skriftlig som en del av virksomhetens risikokartlegging. Avvik 3: Gjennomgang og overvåkning av internkontrollsystemet er ikke systematisk og sikrer ikke at det fungerer som forutsatt Hjemmel: Internkontrollforskriften 5, 2. ledd punkt $ «Foreta systematisk overvåkning og gjennomgang av internkontrollen for å sikre at den fungerer som forutsatt» Kommentarer: Virksomhetens system for oppfølging av HMS-aktiviteter, samt gjennomføring og effekt av tiltak skal dokumenteres skriftlig. Tilsynsteamet mottok dokumenter og informasjon som viser at deler av internkontrollsystemet blir gjennomgått årlig. Årsplan for 2016 ble forelagt tilsynsteamet og viser hvilke HMS-områder det skal arbeides med hver måned, blant annet vernerunde, brannøvelse, AMU møte, årlig gjennomgang av HMS systemhåndbok og gjennomgang av nye krav i lovverk. Strålevernet fikk også forelagt et møtereferat fra årlig gjennomgang av internkontrollsystemet for 2015. Referatet nevner at risikovurdering av kjemikalier ble gjennomført i 2014, HMS mål og plan for 2014 ble gjennomgått og tiltak ble evaluert samt videreføring av ikkefullførte tiltak. HMS mål/plan for 2015 ble satt opp og gjennomgang av nye krav, lover eller forskrifter ble utført, samt gjennomgang og evaluering av avvik 2014. Strålevernets tilsynsteam fikk også forelagt en samsvarsvurdering av lover, forskrifter og andre krav gjeldende for Senja Avfall IKS, oppdatert i mai 2016. Samsvarsvurderingen henviser flere steder til «16 Radioaktivt avfall», men korrekt henvisning er «avfallsforskriften kapittel 16 radioaktivt avfall». Det står også at tillatelsen fra Statens strålevern er gitt etter strålevernforskriften. Tillatelsen til Senja Avfall IKS er ikke gitt etter 4

strålevernforskriften, men etter forurensningsloven jf. forskrift om radioaktiv forurensning og radioaktivt avfall. I samsvarsvurderingen nevnes ikke internkontrollforskriften. Under intervjuene kom det fram at alle prosedyrer blir revidert årlig, men det fremkommer ikke skriftlig. Tilsynsteamet ble fortalt at gjennomgangen skjer ved en årlig gjennomlesning av prosedyrene. Det kom fram at de som benytter prosedyrene ikke deltar i den årlige revisjonen. Prosedyrene er til dels gamle, enkelte fra 2009, og mangler dato for revisjon. Radioaktivitetsprosedyren burde vært oppdatert. Den mangler blant annet referanser til relevante regelverk, deriblant forurensningsloven, forskrift om radioaktiv forurensning og avfall, samt ADRIRID-regelverk. Gjentatte hendelser indikerer at internkontrollsystemet ikke har fungert etter hensikten. Det fremkommer ikke ut fra intervjuer og framlagt dokumentasjon at virksomheten utfører en systematisk gjennomgang av internkontrollsystemet, da endringer som burde vært fanget opp, ikke har blitt det i den årlige gjennomgangen. Virksomheten må sørge for at den systematiske gjennomgangen og overvåkningen av internkontrollsystemet fungerer som forutsatt for å forhindre flere hendelser med radioaktivt avfall. 5.3. Anmerkninger Ingen anmerkninger ble gitt. 5.4 Andre forhold Ingen andre forhold. 6. Oppfølging etter tilsynet for å oppfylle krav i lovverk for å motta og forbrenne radioaktivt avfall må Senja Avfall IKS oppdatere sin internkontroll slik at krav til skriftlig dokumentasjon blir oppfylt. Ifølge internkontrollforskriftens 5, 2. ledd punkt 5, skal ansvar, myndighet og oppgaver være skriftlig definert for håndtering av radioaktive stoffer. En hensiktsmessig løsning for å oppfylle dette vil være å ha en skriftlig stillingsinstruks og det må framgå av organisasjonskart hvem som er strålevernskoordinator. Det må avklares hvem som har ansvar for mottakskontroll av radioaktivt avfall, og nedfelles i det interne styringssystemet i henhold til internkontrollforskriftens 5, 2. ledd punkt 5. Det må utarbeides plan med tiltak for å reduserer risiko for sviktende mottakskontroll av radioaktivt avfall i henhold til internkontrollforskriften 5, 2. ledd punkt 6 og punkt 7. Risiko må vurderes for mottak og forbrenning av radioaktivt avfall i henhold til internkontrollforskriften 5, 2. ledd punkt 6. 5

Hele internkontrollsystemet skal ha systematiske gjennomganger, i henhold til internkontrollforskriften 5, 2. ledd punkt 8. Prosedyrer for radioaktivt avfall må oppdateres med referanse til blant annet relevant regelverk. Statens strålevern tar til etterretning at Senja Avfall IKS er i en større revisjonsprosess når det gjelder internkontrollsystemet. Funn fra tilsynet skal tas med i det videre arbeidet. For å rette avvikene, må Senja Avfall IKS sende Statens strålevern en tidsplan for når relevante dokumenter skal oppdateres. Denne tidspianen oversendes senest innen 15. september 2016. Retting av avvik med oversendelse av tidsplan forutsetter at Senja Avfall IKS oversender relevante reviderte dokumenter senest innen utgangen av 2016. Statens strålevern vil anse tilsynet som avsluttet når avvikene er rettet og vi har vurdert det reviderte internkontrollsystemet. 7. Offentlighet i forvaltningen Denne rapporten vil bli lagt ut på Strålevernets hjemmeside, www.nrpa.no etter at den er oversendt Senja Avfall IKS. Med hilsen Solveig Dysvik seksjonssjef Nina Bratteteig tilsynsleder 6

mottak, Vedlegg i Oversikt over mottatte dokumenter i forbindelse med tilsynet gjennomført av Statens strålevern ved Senja Avfall IKS Dokumentoversikt: Innholdsfortegnelse Internkontrollsystem HMS mål/plan 2016 MØtereferat: årlig gjennomgang av internkontrollsystemet 2015 (HMS gjennomgang) Ansvar og myndigher/organisasjonskart Sjekkliste for inspeksjoner/vernerunder Risikovurdering og risikoevalttering av uønsket hendelse Skjema for sikker jobbanalyse Handlingsplan 2009-2010 BeredskapsØvelse/gjennomgang av beredskapsplan Prosedyre. radioaktivt avfall mottakskrav Prosedyre: radioaktivt avfall håndtering og lagring Prosedyre: radioaktivt avfall måling og dokumentasjon av ioniserende stråling Prosedyre. radioaktivt avfall beredskap Prosedyre: mottakskontrollfor avfall til forbrenning Prosedyre: mottak, håndtering og lagring av smittefarlig avfall/risikoavfall Prosedyre: avviksrapportering, behandling og oppfølging Rutine: skjema for dokumentering av måling ved ioniserende stråling HMS-info mars 2016 Risiko vttrdering av radioaktive stoffer ved Universitetet i TromsØ Søknad om videreføring av godkjenning for destruksjon av lavradioaktivt avfall Ytterligere opplysninger til søknad om tillatelse tilforbrenning av lavradioaktivt avfall og utslipp av radioaktiv forurensning Spredningsberegningerfor avfallsforbrenningsanlegget i Finnsnes, Botnhågen Strålevern vedforbrenning av radioaktivt avfall SA miljø AS: Samsvarsvurdering lover, forskrfter og andre krav, oppdatert 19.05.2016 Oversikt over måling av bunnaske og røykgass, type kjemiske stoffer Dokumentert avviksregistrering av feilaktig mottatt radioaktivt avfall 7