1 av 8 Vår dato Vår referanse FAGGRUPPE INNKJØP 27.11.2015 15/07427-11 : --- Saksbehandler: Knut Otto Pedersen Deres dato Deres referanse NOTAT Til: Interesserte tilbydere OFA-F2015.023 OFA IT Maskinvare Distribuert via DOFFIN-databasen OFA-F2015.023 OFA IT Maskinvare 2015-2019 - svar på spørsmål til konkurransegrunnlaget pr 27.11.2015 Det vises også til utsendelse datert 13.11.2015. Nr Tekst SP 04: Spesifikasjon skjermer/display Er det med «H/V posisjon» riktig forstått at dere mener landscape/portrait? SV 04: JA. "H/V" betyr i denne sammenhengen "Horisontal/Vertikal", på norsk. SP 05: Antirefleks, skjermer Hva menes med «Antirefleks, angi standardpreferanse»? SV 05: Tekst er endret til Antirefleks, skjermen skal ikke være blank SP 06: Monitorer 55"/65"/75" Det forespørres om «Professional display 17/7». Standard i markedet er 12/7, 16/7 eller 24/7, er det da riktig forstått at dere ønsker priser på 24/7 skjermer siden 17/7 ikke er bransjestandard? SV 06: Kravet er endret til "Professional display, 16/7". Enkelte produsenter angir 17/7, og dette vil da bli sidestilt i evalueringen. Dette er samtidig minimumskrav, slik at tilbyder står fritt til å tilby høyere spesifikasjon. SP 07: Energisparekrav «Energisparekrav» «oppgi standard», hva menes med dette? SV 07: Det antas at spørsmålet er knyttet til energisparekrav på skjermer/monitorer. Det forventes av tilbyderne at de kjenner til energisparekrav på elektriske produkter av denne typen. Kravet vil være oppfylt hvis tilbudt skjerm/monitor oppfyller for eksempel EnergyStar-kravene eller andre tilsvarende standarder. Folkestyre kompetanse samarbeid Postadresse: Sentral E-postadresse: Telefon sentralbord: 38 07 45 00 Postboks 517 Lund, 4605 KRISTIANSAND S postmottak@vaf.no Telefon intern: 38 07 45 40 Besøksadresse: Internettadresse: Telefaks: 38 07 45 01 Tordenskjoldsgate 65, 4614 KRISTIANSAND S www.vaf.no Foretaksregisteret:
VEST-AGDER FYLKESKOMMUNE 2 av 8 SP 08: Skjerm 25" Det forespørres om 25 tommer skjerm, det er ikke en bransjestandard. Standard der 24 eller 27 tommer, kan dette kravet endres? SV 08: Kravet opprettholdes i den forstand at tilbudet skal inneholde tilbud på det som normalt omtales som 24", 25" og 27", men det er gjort en spesifisering i nytt prisskjema datert 20.11.2015. Etter hva oppdragsgiver kan se er det minimum 8 produsenter i markedet som produserer skjermer av denne størrelsen, og oppfattes dermed som et godt tilgjengelig produkt i markedet, uavhengig av hva som oppfattes som "bransjestandard". SP 09: Lysstyrke skjermer/monitorer For desktop-skjermer oppfattes lysstyrke på 300 cd/m 2 mye da det er standard 250 cd/m 2 for denne typer skjermer (24/27 tommer). Er det aktuelt å endre på kravet for å få tilbudte et bredt spekter av produkter? SV 09: Kravet er endret for skjermtypene 22", 24" og 25", men er opprettholdt for 27", 55", 65" og 75". Dette er markert/endret i prisskjema av 20.11.2015. SP 10: Prosessorer/chipsett levetid for tilbudte modeller Intel er premissgiver for neste generasjons chipset og alle produsenter speiler denne oppdateringen i sitt sortiment. For de fleste forretnings pc'er så er dette klart Q1/2017. Vedrørende pkt 5.4.7 ønskes en presisering om OFA ønsker maskiner som tenkes å leve i min 12 mnd eller om den gjelder forretningspc'er som har et 12 mnd livssyklus. Ønskes nye modeller som skal leve i 12 mnd så må man vurdere en utsettelse da all informasjon rundt de nye modellene ennå ikke er frigitt. SV 10: Maskiner (arbeidsstasjoner og bærbare) som leveres over avtalen skal ha minimum 12 mnd levetid. Dette er av driftsmessige hensyn for standard oppsett og imagehåndtering mv. Det antas at problemstillingen knyttet til nye chipsett er lik for alle leverandører som benytter samme basisteknologi. Et slikt skifte i begynnelsen av en avtale vil nødvendigvis ikke være heldig, men det forutsettes at de priser som gis og den prismodell som benyttes videreføres ved alle modellskifter gjennom hele avtaleperioden, som for en avtale på inntil fire år vil skje flere ganger. Prissetting av nye modeller, og oppdragsgivers valg av standardmodeller, vil uansett tidspunkt være gjenstand for granskning fra oppdragsgivers side i forhold til prissettingen og prismodell, om nødvendig på en slik måte at priser bekreftes av uavhengig tredjepart og/eller med fullt innsyn fra oppdragsgiver i de kalkyler som benyttes, for å sikre at prismodellen er lik og prissetting ikke varierer gjennom avtaleperioden. Hvis det avdekkes at prismodell ikke er lik gjennom avtalen, og dette ikke rettes, vil dette bli vurdert opp mot kontraktens bestemmelser om mislighold av avtale. SP 11: Skjermer - spesifikasjoner i prisskjema. I arkfanen står det 25" men i brødteksten står det 24" Hva er riktig? I følge opplysninger vi sitter på så er det kun en produsent som kan levere 25" og dette anses da som konkurransevridende. Kan OFA tenkes å etterspørre 24" istedenfor 25" SV 11: Se SV 08 over. Med så mange leverandører i markedet kan ikke oppdragsgiver se at kravet er konkurransevridende.
VEST-AGDER FYLKESKOMMUNE 3 av 8 SP 12: Prisskjema. Slik prisskjema i øyeblikket er satt opp er vi i tvil om hvordan dette skal fylles ut. Det er henvist til eksempel på utfyllelse av skjema, men ingen ytterligere forklaring på hva som er kravet til utfyllelse. Eksempelet indikerer at det er ønskelig med en God-Bedre-Best form for utfylling, mens vektingen av totalpris innbyr til en God-God-God form for utfylling da dette vil gi lavest prisvekting. Skjemaet slik det er satt opp nå gjør også at tilbyder kan begrense seg til å fylle ut eksempelvis kun 1 modell av PC 1 bærbar. Dette vil grunnet vekting gi seg utslag i kun 50% av prisen i Totalpriskolonnen hvor evalueringssummene til slutt havner. Kan oppdragsgiver supplere med en mere utfyllende beskrivelse av hvordan prisskjemaet skal fylles ut? SV 12: Det skal fylles ut alternative modeller i alle kolonner som er gjort tilgjengelige. Det skal ikke legges til flere kolonner, dette må eventuelt fremgå av prislister. Det er derfor ikke akseptabelt å fylle ut kun en kolonne der det er gitt plass til flere, da dette vil betraktes som ufullstendig tilbud. Kvalitet for tilbudt utstyr vil også følge samme vekting, samtidig som alle modeller kan bli valgt som standardmodell. Oppdragsgiver har stor tiltro til at tilbyderne kan tilby gode og egnede produkter som alternativer for oppdragsgivers forskjellige behov. SP 13: Prisskjema docking/portreplikator: Det er i prisskjemaet for de bærbare PC`er bedt om Docking/portreplikator modell med strømforsyning. Skal vi tolke dette slik at selve dockingen/ portreplikatoren har egen strømforsyning, eller skal det tolkes slik at dockingen i tillegg også skal forsyne selve PC`en med strøm. Utvalget av PC`er som kan tilbys er veldig avhengig av definisjonen av dette elementet. Kan oppdragsgiver presisere hvordan dette skal tolkes? SV 13: Docking skal ha egen strømtilførsel. Det er oppdragsgivers erfaring at medfølgende strømforsyninger til mange produsenters bærbare maskiner blir for svak til bruk for å forsyne en dockingstasjon. Dockingstasjon med "klikk"-docking eller tilsvarende, og også USB-tilkoblinger og andre løsninger skal gi strøm for lading av den tilkoblede maskinen. SP 14: Projektor portabel Det er lite utvalg i modeller med kombinasjonen høy lysstyrke og lav støy som spesifisert, er støy som forespurt ved drift og full lysstyrke? SV 14: Støy oppgis for økonomimodus, som er det vanligste for de store produsentene. Prisskjema er oppdatert for å ta høyde for dette. Standard eller normalmodus kan oppgis som informasjon der dette er tilgjengelig. SP 15: Projektor medium 6-10 personer: Det er lite utvalg av modeller med bæreveske, kan bæreveske tilbys som tillegg/opsjon? Det er lite utvalg av projektorer med 2 x VGA, kan en annen kombinasjon godtas? SV 15: Bæreveske kan utelates. Det skal være to innganger, andre kombinasjoner med to innganger som 1xDVI + 1xVGA, eller 1xHDMI + 1xVGA med videre kan aksepteres.
VEST-AGDER FYLKESKOMMUNE 4 av 8 SP 16: Projektor X large store møterom/auditorier Størrelse projisering - min / maks, 40" - 350" : Det er lite utvalg i 5000L projektorer med så stort fokus område. Kan dette avvike noe, eller er det er absolutt krav? SV 16: Tekst i spec endres til størrelse "projisering innenfor dette fokusområdet". Dette betyr at når spec på 40" 350" vil for eksempel 50" 250" oppfylle kravet. SP 17: Projektor "short trow" Det er lite utvalg i modeller med så høy lysstyrke som forespurt, kan lavere lysstyrke aksepteres? Det er lite (mulig ingen) utvalg i projektor med så stort fokusområde: 40" - 200", kan det aksepteres mindre fokusområde? SV 17: Krav til lysstyrke reduseres til 2500 ANSI lumen Tekst i spec endres til størrelse "projisering innenfor dette fokusområdet". Dette betyr at når spec på 40" 200" vil for eksempel 50" 150" oppfylle kravet. SP 18: Projektor interaktiv Det er lite utvalg med så høy lysstyrke, kan lavere lysstyrke aksepteres? Det er lite (mulig ingen) utvalg med så stort fokusområde: 40" - 200", kan det aksepteres mindre fokusområde? SV 18: Krav til lysstyrke reduseres til 2500 ANSI lumen Tekst i spec endres til størrelse "projisering innenfor dette fokusområdet". Dette betyr at når spec på 40" 200" vil for eksempel 50" 150" oppfylle kravet. SP 19: Punkt 4.6.2 Leveranse. Vekt 30%, og punkt 5.6.1 Leveringstid på utstyr og servicegrad: 4.6.2. b) Leveringstid på utstyr, lagervare og skaffevarer. Spørsmål: Leveransekjeden på IT produkter går fra produsent til distributør. Distributør lagerfører produktene, og når sluttkunden (oppdragsgiver) bestiller hos sin leverandør, vil ordren bli sendt videre til distributør for den aktuelle varen, og sendt derfra direkte til sluttkunden. Noen mindre distributører har lager i Norge, mens de store volumdistributørene har lager i Sverige eller Danmark. Slik som dette er det for hele IT bransjen. Derfor vil det i praksis ikke være forskjell i leveringstid mellom leverandørene, for lagerførte produkter. I punkt 5.6.1 står det at alle varer skal leveres innen 15 virkedager. Spørsmålet er hvordan oppdragsgiver vil evaluere leveringstid, når alle lagerførte varer kommer fra samme kilde, de samme transportørene brukes? SV 19: Spørsmålet gjør en del forutsetninger som oppdragsgiver på sin side ikke kan forutsette er gjeldende i absolutt alle tilfeller, og kan potensielt stenge noen leverandører ute fra konkurransen. Erfaring viser at det er forskjeller på hvordan de forskjellige forhandlerne løser sin logistikk og leveringskjede, og forutsetningen om at dette er likt for "alle" kan derfor ikke gjelde. I et tenkt tilfelle må den leverandør som, ved å foreslå gode logistikkløsninger, kan tilby og kontraktfeste den korteste leveringstiden, kunne vurderes som bedre på dette punktet enn de øvrige. Punktet er også et viktig punkt i gjennomføringen av avtalen.
VEST-AGDER FYLKESKOMMUNE 5 av 8 SP 20: Vi oppfatter 15 virkedagers leveringstid som minstekravet. Blir leverandør gitt bedre score hvis man oppgir kortere leveringstid enn 15 virkedager? I så fall, hvilken poengskala blir lagt til grunn i evalueringen hvis man leverer raskere enn 15 virkedager? SV 20: Ja. Poengskalaen som brukes vil typisk være 1-10, hvor 10 er beste score. Dette vil gjelde på alle evalueringskriterier. Se ellers SP19. SP 21: Punkt 4.6.2 Leveranse. Vekt 30% c) Kundestøtteordninger/salgsstøtterespons og reparasjon/reservedelsordninger. Produsentene av produktene er garanti- og reparasjonsansvarlig for produktene. Produsentene sertifiserer servicepartnere til å utføre service på vegne av produsent. Det betyr at leverandørene bruker samme servicepartner, og har derfor også samme rutine for service. Derfor vil ikke 4.6.2, underpunkt d ha noen verdi å sammenligne leverandørene på når det gjelder reparasjon/reservedelsordninger. Spørsmål: Kan oppdragsgiver frafalle evaluering på 4.6.2, underpunkt d, for reparasjon/reserverdelsordninger? SV 21: Nei, oppdragsgiver ser ikke grunn til dette, kun på grunnlag av den argumentasjonen som gis i spørsmålet. Det argumenteres med en forutsetninger om at det tilbys samme servicepartner fra alle leverandører, noe som ikke kan forutsettes i denne konkurransen, og tidligere erfaring viser at det er flere aktører i dette markedet. SP 22: Punkt 5.4.1 Standard komponenter: I punkt 5.4.1 står følgende «Brukere av utstyret kan ha spesielle krav til maskinvaren. Det er derfor ønskelig at den enkelte bestiller selv kan konfigurere sin maskin ut fra standard komponenter». Hva menes med dette punktet? Betyr det at oppdragsgiver skal ha mulighet til å kjøpe spesialkonfigurerte maskiner? SV 22: Punktet henspeiler på at det skal kunne være mulig å eksempelvis øke installert minne fra 4 til 8 eller 8 til 16 GB, tilsvarende for harddisk, eksempelvis fra spindisk til SSD og fra 128 til 256 GB SSD, basert på standard komponenter. Behovet er lite og avhenger av hvilke standard konfigurasjoner som tilslutt velges. Det har også vært konfigurert spesielle maskiner for GIS/CAD/CAM og andre helt spesialiserte brukere, men dette er svært sjelden. SP 23: Punkt 5.4.6 Garanti, kundestøtte og reservedeler: I punktet står det «Garantien på alt utstyr som skal leveres over avtalen skal være minimum 2 år og dekke materiell- og fabrikasjonsfeil». Garanti fra produsent videreføres vanligvis via leverandør. Standard garantitid på IT maskinvare er 1-ett eller 3-tre år. Det vil si at mye utstyr må leveres med en utvidet garanti, såkalt «carepack», for å kunne tilfredsstille kravet på minimum 2 år. Mange tilbehørsprodukter vil ha en pris på under kr 1.000,-, og dette sammen med kvaliteten på produktet, gjør at det ikke er økonomisk fornuftig å tegne ekstra forsikring/garanti ut over det ene året. Kan oppdragsgiver godta at garantivilkår fra produsent tilbys? Det understrekes at for PC produkter som produsenten inkluderer et års garanti på, kan man selv utvide denne til tre år.
VEST-AGDER FYLKESKOMMUNE 6 av 8 SV 23: Det skal tilbys minimum tre års garanti, "business support", "Prosupport" eller tilsvarende løsninger med responstid "next business day" for arbeidsstasjoner og bærbare maskiner. For de øvrige kan ett års garanti aksepteres. SP 24: Punkt 5.4.7, Modellstabilitet og levetid. I punktet står det «Det forventes at modeller som tilbys har en modell-levetid på minimum 12 mnd». Vil kravet være oppfylt om modeller som tilbys har 12 mnd modell-levetid eller vil man på bedre score om modell-levetid er f.eks. 15 eller 18mnd? SV 24: Kravet er oppfylt med 12 mnd levetid. Dette er ikke et evalueringskriterium. SP 25: Spørsmål: Vi kan ikke finne krav til ehandel system eller andre integrasjonsmuligheter. Har oppdragsgiver spesielle krav til ehandel system, integrasjonsmuligheter/ punchout og løsninger for IBX og lignende løsninger? SV 25: Nei, det ville i så tilfelle vært angitt i konkurransegrunnlaget. SP 26: 4.6.1 Produkt, vektet 40%. I punkt b) sier de bare kvalitet/funksjonalitet/ytelse. Peker dette mot de konkret prisede produktene, eller mot produktspekter og produktutvalg som nenvt i pkt a)? Hvordan måler og evaluerer oppdragsgiver disse tre tingene, spesielt kvalitet? SV 26: Dette vil i hovedsak peke på de spesifikt tilbudte produktene, se også SP 12. Disse kriteriene evalueres ved faglig kvalifisert skjønn av oppdragsgivers godt kvalifiserte IT-personell. Skala vil være som angitt i SP 20. SP 27: 5.7.1 Krav til priser Det finnes ikke noe som tilfredsstiller begrepet veiledende pris i denne bransjen. Hvilken rabatt man vil bli gitt gir derfor ingen mening. De aller fleste kunder krever en pris basert på et påslag på leverandørens til enhver tid beste kostpris, og fullt innsyn i dette påslaget. På den måten er også kunden garantert til enhver tid optimale priser. Alle ehandelsløsninger bruker også dette utregningsprinsippet. Kan oppdragsgiver akseptere en prismetodikk basert på kost-pluss? SV 27: Nei. SP 28: Kan oppdragsgiver utdype hva man i praksis mener med begrepet «kvalitetsstandarder» i punkt 5.3.4 og at oppdragsgiver selv forbeholder seg retten til å definere hvilken kvalitetsstandard som skal inngå i leveransen? SV 28: Punktet utgår. SP 29: I kravspesifikasjonen er det presisert ca 22" - og det finnes en mengde skjermer som i praksis regnes som 22", men som har viewable size 21,5". 21,5" skjermer har ofte et relativt mye bedre prisnivå enn 22" samtidig som det er svært liten funksjonell forskjell. Kan oppdragsgiver endre viewable size til for eksempel 21,5" 22" i kravspesifikasjonen? SV 29: Spec angir ca 22". Spec er endret på dette punktet til 21,5 22,5 ".
VEST-AGDER FYLKESKOMMUNE 7 av 8 SP 30: Prisskjema Nettbrett ios På linje 18 og 19 forespørres tilbehør som ikke leveres som standard og som heller ikke finnes i et stort utvalg. Tilsvarende produkter er også etterspurt i flik «Diverse datatustyr». Kan prising et tilbehørs-produktene gjøres i flik «Diverse datautstyr» slik at kun Nettbrett prises i nettbrett-arket? SV 30: Tilbehørspunkter docking og tastatur for Nettbrett ios og Nettbrett Android skal ikke prises i dette arket, men det skal angis om det er tilgjengelig egnet utstyr fra produsent. Pris angis uten disse komponentene. Kravet opprettholdes for nettbrett win. Prisarket endres for å tilpasse dette punktet. SP 31: Prisskjema OSX arbeidsstasjon I prisskjemaets flik om OS X maskiner etterspørres tekniske spesifikasjoner som ikke er tilgjengelig fra produsent: CPU score (cpubenchmark.net) Chipset Skjermkort D3D Score (videobenchmark.net) Lydkort Støy Siden Apple heller ikke publiserer hvilke versjoner av prosessorer, chipset, skjermkort og lydkort de benytter vil heller ikke en generisk test som på cpubenchmark.net / videobenchmark.net være gyldig, siden de ikke nødvendigvis måler på de Apples-spesifikke versjonene som står i Apples maskiner. Det finnes kun én produsent av OS X maskiner, Apple. Dette medfører at alle maskiner på markedet er identiske, dermed vil ikke disse verdiene være av betydning for å skille tilbudene fra hverandre. Kan disse punktene derfor strykes fra spesifikasjonslisten? SV 31: Oppdragsgiver ser at dette spørsmålet har et poeng, i det tilfelle at produsenten ikke gjør dette tilgjengelig. Prisskjemaet er endret til å kreve at opplysningen angis hvis de er tilgjengelige på tilbudt modell. I et miljøperspektiv burde i det minste støydata gjøres tilgjengelig fra produsent for å kunne levere miljødeklarasjon på produktene. SP 32: Prisskjema OSX maskiner Her etterspørres forrige generasjon imac som ikke lenger er tilgjengelig. Kan dere oppdatere forespørselen ihht dagens modellutvalg: http://www.apple.com/no/imac/specs/? SV 32: Kravene er minimumskrav, og vil slik sett kunne oppfylles, men spec er endret for imac 21,5". For 27" er det ikke avvik. SP 33: Evaluering I 4.6.1 punkt b) skriver OFA «kvalitet/funksjonalitet/ytelse». Peker dette mot de konkret prisede produktene, eller mot produktspekter og produktutvalg som nevnt i punkt. 4.6.1 a)? Hvordan måler og evalueres disse tre tingene, spesielt kvalitet?
VEST-AGDER FYLKESKOMMUNE 8 av 8 SV 33: Dette punktet baseres på det som tilbys i tilbudet, med hovedfokus på det som tilbys i prisskjema. Alle kvalitative evalueringskriterier evalueres etter et faglig kvalifisert skjønn, med en poengskala fra 1-10. SP 34: Evaluering Angående punkt 4.6.1 a) «Produktspekter og produktutvalg». Hva legges til grunn i evalueringen på dette punktet? SV 34: Dette punktet baseres på det som tilbys i tilbudet, med hovedfokus på det som tilbys i prisskjema, men også hva som kan tilbys som alternativer i prislisten. Alle kvalitative evalueringskriterier evalueres etter et faglig kvalifisert skjønn, med en poengskala fra 1-10. SP 35: Produktbredde Forrige gang denne konkurransen ble kjørt ble det i tildelingsbrevet skrevet: «Forskjellen ligger i hovedsak i at (firma) også kan tilby (Produsent)-produkter». Telles det antall PC merker en tilbyder kan levere? Eller vil det å kunne levere noen PC merker vektes høyere enn andre PC merker? Kan oppdragsgiver utdype hele punkt 4.6.1 punkt b) og hvordan dette evalueres, og spesielt hvordan man kan få full uttelling på dette punktet uten å kunne levere (Produsent) produkter? SV 35: Evalueringen fra forrige konkurranse har ingen relevans for evalueringen av denne konkurransen, og kommenteres ikke. Oppdragsgiver har ikke og kan ikke ha preferanser i forhold til hvilke produsenter som foretrekkes. Antall produsenter som står bak en leverandør teller ikke i seg selv, så lenge det kan vises til en tilstrekkelig bredde i sortimentet. I et tenkt tilfelle vil en tilbyder som kun kan levere PC fra en produsent tilbyr en produsent av PC, mot en som tilby tre, stille svakere, da sortimentet naturlig nok vil være mer begrenset. Se ellers punkt 33 og 34 over. Med vennlig hilsen Knut Otto Pedersen Fagleder innkjøp