Rauma kommune Anskaffelse av tjenestekontrakt over terskelverdi: Porteføljeforvaltning av elektrisk kraft Konsesjonskraft CPV-nr. 0931000, 66140000 Åpen anbudskonkurranse (anskaffelsesforskriften Del I og II, jf. 5-1 første ledd)
I. Konkurransegrunnlag 1 Oppdragsgiver 1.1 Kort om oppdragsgiver Rauma kommune, heretter også kalt oppdragsiver, innbyr til åpen anbudskonkurranse i forbindelse med anskaffelse av tjenestekontrakt for forvaltning av kommunens konsesjonskraftportefølje. 1.2 Oppdragsgivers kontaktperson Advokatfirmaet Lund & Co DA v/ advokat Håkon Holm Westad Akersgaten 30, 0104 OSLO Tlf: + 47 99 11 99 64, E-post: hhw@lundogco.no 2 Anskaffelsen 2.1 Anskaffelsens formål Anskaffelse av avtale om porteføljeforvaltningstjeneste for konsesjonskraftkraft. CPV-koder: 0931000 (elektrisitet), 66140000 (porteføljeforvaltning). Oppdraget består i forvaltning av fysisk kraft, herunder optimalisering av uttak, avregning og rapportering og finansiell prissikring, herunder risikostyring og rådgivning. Formålet med anskaffelse av en forvaltningsavtale er å legge til rette for en langsiktig porteføljeforvaltning hvor det både tas hensyn til å sikre inntekter til oppdragsiver og optimalisere fortjenesten. Strategiutvikling i samråd med oppdragsgiver vil være en del av kontraktsforholdet. 2.2 Oversikt over kommunens konsesjonskraftrettigheter Konsesjonær Kraftverk Kraftvolum (GWh) Statkraft Energi AS Grytten 32,600 000 Rauma Energi AS Verma 3, 916 246 Rauma Energi AS Berild 0, 237 242 Sum 36, 753 488 Det bemerkes at det på grunn av en verserende klage over kraftgrunnlaget for Verma kraftverk kan komme en justering av dette konsesjonskraftvolumet. Så snart det foreligger en endelig avklaring med hensyn til volumet vil valgte leverandør bli underrettet. Inntil det foreligger en endelig avklaring legges det til grunn at konsesjonskraftvolumet fra Verma kraftverk er som angitt i tabellen ovenfor. Det forutsettes at en eventuell økning i volumet fases inn i den samlede forvaltningen av kommunens konsesjonskraft fra det tidspunkt dette er avklart. 2
Uttakskontrakt med Statkraft følger vedlagt som Vedlegg I. Det vil bli inngått uttakskontrakt med Rauma Energi AS innen 1.1.2016. 2.3 Klassifisering av oppdragsgiver Rauma kommune skal anses som en Ikke-profesjonell kunde, jf. Lov om verdipapirhandel av 29. juni 2007 nr. 75 10-14 jf. Forskrift til verdipapirhandelloven av 29. juni 2007 nr. 876 10-1. 2.4 Avtaleperiode Avtalens varighet er 2 år, med opsjon på forlengelse med 1 år på samme vilkår som lagt til grunn i dette konkurransegrunnlaget. Forlengelse av avtalen krever enighet mellom partene. Forlengelse av avtalen skal være avtalt senest 3 måneder før avtalens utløp. 2.5 Oppbygging av konkurransegrunnlaget Konkurransegrunnlaget består av dette dokumentet med tilhørende vedlegg. 2.6 Kontraktsbestemmelser Avtaleforholdet reguleres av vedlagte kontraktsvilkår i konkurransegrunnlagets del III. 2.7 Femdriftsplan Oppdragsgiver har lagt opp til følgende fremdriftsplan for prosessen: Milepæl Tidspunkt* Kunngjøring av konkurransen på Doffin 17. august 2015 Frist for spørsmål til konkurransegrunnlag 1. september Tilbudsfrist 10.september kl. 12.00 Tilbudsåpning 10. september kl. 12.30 Evaluering 10.-30. september Tildeling av kontrakt 1.oktober Karenstid 16. oktober Avtaleinngåelse 17. oktober Avtalen trer i kraft 1. januar 2016 *Det gjøres oppmerksom på at tidspunktene etter tilbudsfristen er foreløpige. 3
3 Alminnelige regler for gjennomføringen av konkurransen 3.1 Regler for konkurransen Anskaffelsen er omfattet av Lov om offentlige anskaffelser 16. juli 1999 nr 69 (LOA) og Forskrift om offentlige anskaffelser 7. april 2006 nr 402 (FOA). For denne anskaffelsen gjelder forskriftens del I og II, jf. 2-1 (5). Anskaffelsen vil bli foretatt etter prosedyren åpen anbudskonkurranse, jf. FOA 5-1 første ledd. Dette er en anskaffelsesprosedyre som åpner for at alle interesserte leverandører kan inngi tilbud, men som ikke tillater forhandlinger. 3.2 Tilleggsopplysninger Dersom leverandøren finner at konkurransegrunnlaget ikke gir tilstrekkelig veiledning, kan han be om tilleggsopplysninger pr e-post til oppdragsgivers kontaktperson. Skriftlig henvendelse om tilleggsopplysninger merkes: Anskaffelse av forvaltningsavtale Rauma kommune. 3.3 Rettelser, suppleringer eller endringer av konkurransegrunnlaget Eventuelle rettelser, suppleringer eller endringer av konkurransegrunnlaget, samt spørsmål og svar i anonymisert form, vil bli formidlet til alle leverandører som har registrert sin interesse for anskaffelsen på Doffin.no. Dersom rettelsene, suppleringene eller endringene kommer så sent at det er vanskelig for leverandøren å ta hensyn til det i tilbudet, skal det fastsettes en forholdsmessig forlengelse av tilbudsfristen. Samtlige leverandører skal varsles om forlengelsen. 3.4 Offentlighet For allmennhetens innsyn i tilbud og anskaffelsesprotokoll gjelder lov 19. mai 2006 nr 19 om rett til dokumentinnsyn i offentleg verksemd (offentleglova). Tilbud og anskaffelsesprotokoll vil bli unntatt fra innsyn frem til leverandør er valgt. Etter dette tidspunkt kan dokumenter knyttet til offentlige anskaffelser bli gjenstand for innsynsbegjæring. Det er oppdragsgiver som avgjør hvilken informasjon som kan offentliggjøres, jf. offentleglova 29. 3.5 Taushetsplikt/konfidensialitet Oppdragsgiverens og dennes ansatte plikter å hindre at andre får adgang eller kjennskap til opplysninger om tekniske innretninger og framgangsmåter eller drifts- og forretningsforhold som det vil være av konkurransemessig betydning å hemmeligholde, jf. FOA 3-6 jf. forvaltningsloven 13. 4
3.6 Forbud mot at oppdragsgiverens ansatte deltar i konkurransen En ansatt hos oppdragsgiveren kan ikke delta i konkurranse eller inngå kontrakt med den administrasjon hvor han gjør tjeneste. Det samme gjelder firma som helt eller i overveiende grad eies av en eller flere av oppdragsgiverens ansatte. 3.7 Habilitet Ved behandling av saker som omfattes av denne forskrift, gjelder reglene om habilitet i forvaltningsloven 6 til 10 og kommuneloven 40 nr 3. 3.8 Forbehold Eventuelle forbehold skal være presise og entydige og tas inn i tilbudsbrevet slik at oppdragsgiver kan vurdere dem uten kontakt med leverandøren, jf. FOA 11-3. Forbehold må referere til relevant punkt i konkurransegrunnlaget, eventuelt utdypes i eget vedlegg som merkes Leverandørens forbehold. Forbehold som ikke lar seg kostnadsberegne, vil kunne føre til at tilbudet anses som ufullstendig og blir avvist. 3.9 Avvisning Det vises til avvisningsbestemmelsene i FOA 11-10 11-12. 3.10 Avlysning av konkurransen og totalforkastelse Oppdragsgiveren forbeholder seg retten til å avlyse konkurransen dersom det foreligger saklig grunn. 3.11 Vedståelsesfrist Leverandøren er bundet av tilbudet i 90 dager fra tilbudsfristens utløp. 3.12 Tildeling av kontrakt Tildelingen skjer på grunnlag av hvilket tilbud som er det økonomisk mest fordelaktige. Dette begrepet inkluderer både pris og øvrige tildelingskriterier. For oversikt over tildelingskriteriene, se punkt 6.1 5
4 Krav til leverandøren Kvalifikasjonskrav 4.1 Obligatoriske krav Krav Leverandøren skal ha ordnede forhold mht. skatteinnbetaling og merverdiavgiftinnbetaling Dokumentasjonskrav Skatteattest for skatt og merverdiavgift (RF-1316), som ikke er eldre enn 6 måneder regnet fra utløpet av tilbudsfristen. Attesten bestilles i Altin. 4.2 Organisatorisk og juridisk stilling Krav Leverandøren skal være et lovlig etablert foretak Dokumentasjonskrav Firmaattest som ikke er eldre enn 6 måneder fra utløpet av tilbudsfristen 4.3 Krav til tilbyders økonomisk og finansielle kapasitet Krav Leverandøren skal ha økonomisk kapasitet til å gjennomføre oppdraget/kontrakten Dokumentasjonskrav Årsregnskap inkl. styrets årsberetning og revisorerklæring for 2014. 4.4 Leverandørens tekniske og faglige kvalifikasjoner Krav Leverandøren skal ha erfaring fra tilsvarande oppdrag både med hensyn til volum og kompleksitet Dokumentasjonskrav Leverandøren skal oppgi referanser på tre sammenlignbare oppdrag. Leverandøren skal ha alle nødvendige godkjennelser for å drive handel med fysisk kraft og finansielle kraftkontrakter Omsetningskonsesjon fra NVE Aktøravtale med Nord Pool Spot og Nasdaq OMX Fysisk forvaltning: Leverandøren skal ha systemer for administrasjon av uttakskontrakter og anmelding av uttak av kraft til konsesjonær En beskrivelse av hvordan fullmektigtjenestene utføres. 6
Krav Finansiell forvaltning: Leverandøren skal ha systemer som skiller kraftforvaltningen fra ulike kunder og fra leverandørens eventuelle egenhandel Dokumentasjonskrav En beskrivelse av de systemer som brukes for å holde de enkelte kontrakter og handler adskilt. Det skal gis en beskrivelse av hvordan oppdragsgiver kan føre kontroll med de til enhver tid utførte handler, herunder eksempel på standard sluttseddel for hver enkelt handel med informasjon om pris, volum og handelstidspunkt. 4.4.1 Erklæring og dokumentasjon fra underleverandør/samarbeidspartner Leverandøren kan om nødvendig støtte seg på andre foretaks kapasitet for å oppfylle de krav til tekniske og faglige kvalifikasjoner som er gjengitt i tabellen ovenfor. Dersom leverandøren ønsker å støtte seg på underleverandører for å oppfylle kravene til teknisk og faglige kvalifikasjoner må: a) Underleverandørens kvalifikasjoner dokumenteres i samsvar med dokumentasjonskravene angitt i tabellen ovenfor. b) Det vedlegges en forpliktelseserklæring mellom leverandøren og underleverandøren om at leverandøren har rådighet over de nødvendige ressursene til oppdraget. II. Kravspesifikasjon 5 Krav til tilbudets innhold Det stilles følgende krav til Leverandørens tilbud: 1. Rauma kommune skal ha sin egen portefølje under forvalterens clearingkundekontoer, med leverandøren som motpart til alle transaksjoner. Rauma kommune skal være sikret samme grad av transparens som om kommunen selv var clearingkunde. 2. Tilbudet skal inneholde en beskrivelse av hvordan det tilbudte personell til dette oppdraget vil optimalisere merverdien til konsesjonskraften knyttet til uttaksprofil og brukstid. Inntektene fra kraftforvaltningen skal være transparente og kontrollerbare. Alle inntekter fra kraftforvaltningen skal tilfalle kommunen, inkludert den merverdi som følger av konsesjonskraftens uttaksvilkår og brukstid. 3. Dersom leverandør også er konsesjonær skal det vedlegges en forpliktelseserklæring om at det er vanntette skott mellom leverandørens rolle som kommunens forvalter og leverandørens rolle som konsesjonær for så vidt gjelder fysisk optimalisering av kraftuttaket på vegne av kommunen, jf. pkt. 2. 7
4. Tilbudet skal inneholde en beskrivelse av hvordan utvikling av strategi for prissikrings- og risikoprofil skal skje i samråd med oppdragsgiver. Rauma kommune ønsker å kunne evaluere og eventuelt forandre strategien årlig og ellers ved behov. 5. Tilbudet skal inneholde en beskrivelse av hvordan kompetanseoverføring mellom oppdragsgiver og leverandør skal skje, herunder rutiner for løpende rapportering og oppdatering av porteføljeforvaltningen. 6. Tilbudet skal inneholde en beskrivelse av hvordan Oppdragsgiver kan få tilgang til relevante markedsanalyser som forvalter benytter i forbindelse med porteføljeforvaltningen. 6 Avgjørelse av konkurransen 6.1 Tildelingskriterier Tildelingen skjer på grunnlag av hvilket tilbud som er det økonomisk mest fordelaktige, basert på kriteriene opplistet i det følgende: Kriterium Vekt % Dokumentasjonskrav Pris 30 Leverandøren skal gi en fast pris pr MWh kraft pr. år for forvaltning av kraften. Prisen skal dekke alle faste kostnader, og fysisk og finansiell krafthandel slik at det gis en fast årlig pris. Konkurranseprisen blir vurdert slik: Tilbudt pris NOK/MWh x 36 753,488 MWh gir et samlet årlig forvaltningshonorar på NOK XX Kvalitet 50 CV på de personer som skal utføre oppdraget for kommunen. Tilbyder skal nominere én hovedansvarlig for fysisk forvaltning og én hovedansvarlig for finansiell forvaltning. Det vil bli lagt vekt på det tilbudte personells kompetanse og erfaring med fysisk og finansiell forvaltning av konsesjonskraft. Oversikt over resultat av forvaltningen av konsesjonskraft de siste tre årene (2012-2014) som det tilbudte personellet til dette oppdraget har oppnådd med referanse mot spotmarkedspris. Svar på kravspesifikasjonen pkt. 2 og pkt. 4 System og rutiner for oppfølging og rapportering 20 Svar på kravspesifikasjonen pkt. 5 og pkt. 6 8
7 Tilbudets utforming og levering 7.1 Tilbudets utforming 1. Tilbudet skal være skriftlig og inneholde et tilbudsbrev som skal være datert og undertegnet av en som kan binde selskapet. 2. Tilbudet skal være merket: Forvaltningsavtale Rauma tilbud 3. Tilbudet skal oversendes i lukket forsendelse. 4. Tilbudet skal leveres på norsk. 5. Tilbudet kan leveres direkte til leveringsadressen eller sendes med post, jf. pkt. 1.2 6. Tilbudet skal leveres i ett 1- fysisk eksemplar, samt ett eksemplar lagret på USB-minnepenn eller lignende lagringsenhet. 7. Tilbudet kan ikke avgis med elektronisk middel. Tilbudet skal utformes med denne disposisjonen: Dokumentasjon Skilleark Signert tilbudsbrev, jf. pkt. 7.1 nr. 1. 1 Kvalifikasjonskrav, jf. pkt. 4 2 Dokumentasjon på tildelingskriteriene, jf. pkt. 6.1 3 Event. dokumentasjon på kravspesifikasjonen, jf. II 5 nr. 3 4 Sladdet utgave av tilbudet 5 9
8 Generelt III. Kontraktsvilkår Disse kontraktsvilkår regulerer kontraktsforholdet mellom Oppdragsgiver og Leverandør (samlet kalt Partene) etter avholdt anbudskonkurranse. Kontraktsvilkårene sammenholdt med konkurransegrunnlaget og tilbudet utgjør Kontrakten som er inngått mellom Partene. 9 Leverandørens hovedforpliktelser Leverandørens hovedforpliktelser er a) forvaltning av Oppdragsgivers kraftportefølje, inkludert fysisk salg av konsesjonskraft og, b) administrering og anmelding av uttak av kraft fra konsesjonærer, inkludert å administrere oppgjøret for kraftuttaket. Ad a) Forvaltning av kraftportefølje Leverandøren skal forvalte Oppdragsgivers kraftportefølje etter beste evne og etter den risikoprofil som er utviklet og avtalt mellom partene. Risikoprofil skal utvikles av Partene i samarbeid. Leverandøren er forpliktet til å initiere et møte for å utvikle og avtale risikostrategien første gang, så snart som mulig etter at Kontrakten er inngått. Risikoprofilen skal evalueres hvert kvartal og endres om nødvendig. Oppdragsgiver har rett til å endre risikostrategien også utover disse tidspunkt. Leverandøren skal initiere endringer i risikostrategien om den ser det som nødvendig i forhold til markedsutsiktene. Ad b) Administrering og melding om uttak av kraft fra konsesjonær Leverandør skal administrere forholdet til konsesjonærer som avgir konsesjonskraft til Oppdragsgiver, herunder melde om uttak av kraften i henhold til de til enhver tid gjeldende uttakskontraktene. Leverandøren skal sikre at uttak av kraften avregnes på riktig spenningsnivå i henhold til uttakskontraktene. Leverandøren skal sammen med Oppdragsgiver sørge for at konsesjonærene får riktig oppgjør for kraftuttaket. 10 Sikringshandel Alle kontrakter inngått med annen valuta enn NOK skal prissikres i norske kroner (NOK) til relevant valutakurs på det tidspunkt handelen er inngått, med mindre annet er avtalt. Alle kontrakter som inngås og som ikke har oppgjør samtidig med handelen, skal cleares gjennom Nord Pool eller annen godkjent oppgjørssentral, med mindre annet er avtalt. 11 Rapportering Leverandøren skal gi månedlige rapporteringer om forvaltningens status til Oppdragsgiver. Hyppigere rapportering kan avtales. Rapporteringen skal inkludere relevante markedsanalyser. Leverandøren skal avholde kvartalsvise orienteringsmøter med Oppdragsgiver. Oppdragsgiver har muligheten til å la ett av disse møtene være et seminar. 10
12 Avregning og betaling Kraftsalget skal avregnes fortløpende mot Oppdragsgivers clearingkonto, med mindre annet er avtalt. Oppgjør skjer i henhold til retningslinjene til Nord Pool Spot og NASDAQ OMX Commodities. 13 Vederlag Oppdragsgiver skal betale Leverandør den pris som følger av anskaffelsens tilbud. Betaling skal skje etterskuddsvis hver måned. 14 Kontraktens varighet Kontraktens varighet er fra 1. januar 2016 til 31. desember 2017. Kontrakten kan forlenges med 1 år på samme vilkår. Forlengelse av kontrakten krever enighet mellom partene. Forlengelse av kontrakten skal være avtalt senest 3 måneder før kontraktens utløp. 15 Mislighold - Force Majeure Hver av partene har rett til å si opp kontrakten ved vesentlig mislighold av partenes forpliktelser etter 14 dagers skriftlig forutgående varsel. Partene er ikke ansvarlig for skader eller tap som påføres den annen part som følge av omstendigheter som ligger utenfor partens kontroll og som den ikke kan unngå eller overvinne følgene av. 16 Konfidensialitet Denne avtalen og all informasjon som Leverandøren eller Oppdragsgiver får vite i tilknytning til dette kontraktsforholdet er underlagt taushetsplikt så langt opplysningene ikke er allment kjent. Taushetsplikten gjelder også etter at kontraktsforholdet er avsluttet. 17 Tvisteløsning En eventuell tvist mellom partene i tilknytning til denne avtale skal avgjøres ved Voldgift i henhold til lov om Voldgift 14. mai 2004 nr. 25, med mindre en av partene ønsker behandling for ordinære domstoler. 11