Rundskriv 120/2002 Fylkesmennene Kommunene Postadresse: Postboks 8140 Dep. NO-0033 Oslo, Norway Besøksadresse: Stortingsgt. 28 Kontaktperson: Ragnhild Skar (24131151), Bjørg Mostad (24131120) grønttilskudd, Inger Korsnes Hagen (24131079) avløser, Ole Karsten Kirste (24131102), Håkon Gjerde (24131128) Foretaksregisteret: NO 981 544 315 MVA Bankkonto: 7694 05 02280 Vår dato: 18.12.2002 Vår referanse: 120/2002 Erstatter: Rundskriv 62/2002 Vedlegg: 1. Returskjema, søknader produksjonstilskudd og tilskudd til avløsning, ferie og fritid 2. Eksempler på korrigering av søknaden Telefon: +47 24 13 10 00 Telefaks: +47 24 13 10 05 E-post: postmottak@slf.dep.no Web: www.slf.dep.no Kopi til: Landbruksdepartementet, landbrukspolitisk avdeling Norges Bondelag Norsk Bonde- og Småbrukarlag Produksjonstilskudd og tilskudd til avløsning, ferie og fritid saksbehandling ved søknadsomgangen 20. januar 2003 Dette rundskrivet beskriver rutiner for saksbehandling ved søknadsomgangen 20. januar 2003. Vi viser ellers til forskrift om produksjonstilskudd i jordbruket og rundskriv 113/2002, som inneholder kommentarer til forskriften. Se også forskrift om tilskudd til avløsning. Forskriftene finnes på www.lovdata.no og www.slf.dep.no, og som vedlegg bakerst i veiledningsheftet til søknadsomgangen 20. januar 2003. Rundskrivene finnes på SLF sine hjemmesider www.slf.dep.no. Veiledningen finnes på www.slf.dep.no. Veiledningen og søknadsmaterialet blir sendt til forvaltningen i uke 50 og til søkerne i uke 51.
Statens landbruksforvaltning Side: 2 av 18 Innhold 1 Frister... 3 2 Behandling av søknadene... 4 2.1 Foreløpig behandling i kommunen...4 2.2 Videre maskinell behandling...5 2.3 Særlig om søknader i strid med forskriften 4...5 2.4 Dispensasjon - forskriften 10...5 2.5 Nærmere om søknad om tilskudd til avløsning, ferie og fritid...6 2.5.1 Søknad om sluttutbetaling for avløseråret 2002...6 2.5.2 Søkeren har arbeidsgiveransvar... 6 2.5.3 Ikke godkjent avløser... 7 2.5.4 Avløserlaget har arbeidsgiveransvar... 7 2.5.5 Landbruksvikar... 7 2.5.6 Institusjoner som ikke er berettiget avløsertilskudd...7 2.5.7 Søknad om forskudd for avløseråret 2003... 7 2.6 Nærmere om tilskudd til grønt- og potetproduksjon...7 2.7 Utbetaling av tilskuddene...8 2.8 Klage...8 3 Rutiner for scanning og registrering av søknadene... 8 3.1 Kommunens gjennomgang av søknadene...9 3.2 Innsending av søknadene til FM...10 3.3 Oppgaver for FM, før oversending til skannesenter...11 3.4 Oppgaver for FM under og etter skanning...11 3.5 Skannesenteret optisk lesing, verifisering, retting og retur av søknader...12 3.6 Oppbevaring og retur av søknader...12 4 5 % kontrollen... 12 4.1 Hvem skal kontrolleres?...12 4.2 Hvem skal utføre kontrollen?...12 4.3 Hvordan skal kontrollen utføres?...12 4.3.1 Kontroll av dyretall... 13 4.3.2 Rapportering om krav til bevaring av kulturlandskapet... 14 4.3.3 Oppfølging av kontrollen... 14
Statens landbruksforvaltning Side: 3 av 18 1 Frister Kommunen får liste (PT-2000) over alle foretak som har fått tilsendt forhåndsutfylt skjema. Etterhvert som søknadene kommer inn skal de krysses av på anviste steder i listen. Nye søkere føres opp bakerst på listen. Når søknadsfristen er utløpt, sender kommunen kopi av listen sammen med søknadene til FM. Kommunen beholder originalen. Kommunen mottar også en liste (PT-2010) over søkere som ikke får forhåndsutfylt skjema. Dette er foretak som har søkt minst en av de to siste søknadsomgangene, men som av forskjellige årsaker ikke er aktuelle søkere lenger. Det er svært viktig at alle overholder fastsatte frister. Samsortering av de ulike registrene kan ikke skje før alle kommunene og fylkesmennene har levert sitt materiale. Dersom fristene ikke blir overholdt, må søknadene behandles manuelt. Oppsummering av frister for søknadsomgangen 20. januar 2003 01.01. Registreringstidspunkt, tidligste dato for mottak av søknader. 20.01. Søknadsfrist. 22.01. Liste til kommunene og FM over hvilke søkere som er trukket ut for 5%-kontroll. 01.02 Frist for avløserlagene, innsending av fil til FM. 03.02. Frist for kommunene, innsending av søknadsskjemaene til FM. 05.02. FMs første frist for innsending av søknader til skannesenteret, minimum 35 % av søknadsmassen i fylket. 05.02 FM legger ut filer fra avløserlagene på ETATSYS\TILNIT 06.02. Kommunene mottar kontrollskjemaer. 12.02. FMs andre frist for innsending av søknader til skannesenteret, resten av søknadsmassen. 24.02. Frist for FM, søknadsdata blir overtatt av SLF. 26.02. Frist for kommunene til å sende kontrollskjemaene til FM. 06.03. Frist for SLF, utsending av feilliste PT-1001 etter inputkontroll nr 1a søknadsdata til FM og kommunene. Utsendingen gir resultatet av maskinelle kontroller med oversikt over de feilene kontrollene har avdekket. SLF kommer nærmere tilbake til kontrollen senere. 07.03. Frist for FM, kontrolldata blir overtatt av SLF. 12.03. Frist for FM, rettede søknadsdata avløser etter inputkontroll 1a blir overtatt av SLF. 14.03. Frist for SLF, utsending av feilliste PT-1101 etter inputkontroll nr 1 kontrolldata til FM og kommunene. 19.03 FM frist for å stoppe avløsersøknader før utbetaling i april. 21.03. Frist for FM, rettede søknadsdata øvrige data etter inputkontroll 1a blir overtatt av SLF. 27.03. Frist for SLF, utsending av feilliste PT-1001 etter inputkontroll nr 1b søknadsdata til FM og kommunene. Kontroll av sau mot leveranseregistret for slakt er tatt inn. Uke 15 Sluttutbetaling av avløsertilskudd for 2002. 10.04. Frist for FM, rettede søknadsdata etter inputkontroll 1b blir overtatt av SLF. 10.04. Frist for registrering av deltakere i selskaper og dispensasjoner. 10.04. Frist for FM, rettede kontrolldata blir overtatt av SLF. 23.04. Frist for SLF, utsending av feilliste PT-1001 etter inputkontroll nr 2 søknadsdata til FM og kommunene. 23.04. Frist for SLF, utsending av feilliste PT-1101 etter inputkontroll nr 2 kontrolldata til FM og kommunene. 20.05. Frist for FM for registrering av motregning/avkorting, data blir overtatt av SLF 30.05. Frist for endring av kontonummer og stopp av søknader via FM-sambandet før utbetaling i juni.
Statens landbruksforvaltning Side: 4 av 18 Den sentrale utbetalinga av sluttutbetaling avløsertilskudd, ferie og fritid, for 2002, vil skje i begynnelsen av april. Utbetaling av forskudd for 2003 og produksjonstilskudd skjer i siste halvdel av juni. Distrikts- og kvalitetstilskudd for grøntproduksjon og distriktstilskudd for produksjon av matpotet i Nord-Norge er nå en del av produksjonstilskuddet og utbetales sammen med øvrige produksjonstilskudd. 2 Behandling av søknadene Avgjørelse etter søknad om produksjonstilskudd og tilskudd til avløsning, ferie og fritid er et enkeltvedtak, og reglene i forvaltningsloven gjelder. Jf. også forskrift om produksjonstilskudd og rundskriv 113/2002 med kommentarer til forskriften. 2.1 Foreløpig behandling i kommunen Søknaden om produksjonstilskudd og tilskudd til avløsning, ferie og fritid skal leveres hos kommunen. Dersom et foretak driver tilskuddsberettigede virksomheter i flere kommuner, skal søknaden sendes til den kommunen der foretakets driftssenter ligger. Kommunen går først gjennom søknaden og kontrollerer at den er fullstendig utfylt, og at nødvendig dokumentasjon er vedlagt. Søknader uten underskrift skal returneres til søkeren for undertegning. Se også veiledningsheftet for nærmere informasjon om utfylling av søknadsskjema. Kommunen foretar en foreløpig kontroll av at opplysningene i søknaden er logiske og korrekte, og at vilkårene er oppfylt. Dersom søknaden oppfyller disse kravene, godkjennes den for videre behandling. Søknader som ikke oppfyller vilkårene for utbetaling av produksjonstilskudd, skal avslås. Disse søknadene skal ikke sendes Fylkesmannen for innregistrering. I særlige tilfeller kan fylkesmannen (FM) gi dispensasjon fra bestemmelsene i forskriften. Søknader om dispensasjon bør behandles så tidlig som mulig, se nærmere om dette i kap. 2.4. Kommunen skal kun rette opplysningene søkeren har gitt etter samråd med søkeren. Unntak fra dette er åpenbare skrivefeil. Dersom kommunen oppdager opplysninger i søknaden som man antar ikke er korrekte, men som ikke nødvendigvis er skrivefeil, skal søkeren kontaktes før retting blir utført. Det samme gjelder dersom opplysninger mangler. Se kap. 3 når det gjelder spesielle forhold knyttet til optisk lesing av søknadene. Kravet om registrering i avgiftsmanntallet vil bli kontrollert maskinelt. Det er derfor ikke nødvendig at kommunen foretar en grundig vurdering av hver enkelt søknad før den godkjennes for videre behandling. For søknadsomgangen 20. januar 2003 er 1. mars satt som frist for registrering i avgiftsmanntallet. Kommunen sender søknader som er godkjent for videre behandling til FM sammen med ev. andre dokumenter. Kommunen må også fylle ut endringsmelding til landbruksregisteret og sende den til FM for hvert nytt foretak før søknad om produksjonstilskudd kan bli registrert.
Statens landbruksforvaltning Side: 5 av 18 Etter at søknadene er sendt FM, gjennomfører kommunen kontroll av uttrukne søkere, og sender kontrollskjemaene også til FM for registrering. 2.2 Videre maskinell behandling Etter at alle søknadene er registrert, går de gjennom flere maskinelle kontroller. Dette er inputkontroll, kontroll i forhold til Enhetsregistret og merverdiavgiftsregistrering, kontroll av deltakere i selskap, kontroll i forhold til kvoteregistret for melk, kontroll av opplysninger om økologisk landbruk mot opplysninger hos DEBIO m.fl. Disse kontrollene blir foretatt som en bistand til kommunens saksbehandling. SLF kommer tilbake med nærmere informasjon om de ulike maskinelle kontrollene og den videre behandling av søknadene. 2.3 Særlig om søknader i strid med forskriften 4 Søknader i strid med 4 skal avslås. I de fleste tilfeller ville foretakene hatt rett til tilskudd dersom det var søkt for alle enhetene samlet. Dette gjelder både i forhold til begrensninger grunnet eierskap og ved driftsfellesskap. I Høringsnotat av 15.11.2001 uttaler Landbruksdepartementet om slike tilfeller at: "Det vil ikke være mulig for forvaltningen uten videre å avgjøre hvem som i slike tilfeller er den rettmessige mottaker av tilskuddsmidlene. Noen videreføring av praksis med å rette opp beregningen og utbetale et justert samlet tilskudd er ikke aktuelt. I tilfeller det er søkt separat i god tro, vil det være rimelig at det gis en ny frist for å sende en samlet søknad. For øvrig vises til kap. 4.7.3 som omhandler reduksjon av tilskudd ved feilopplysninger i ond tro [forskriften 13]. Det skal således ikke være en selvfølge at alle som søker i strid med regelverket får en ny sjanse gjennom en utsatt frist for ny søknad. For uformelle samarbeid vil dette i praksis si at det også må formaliseres et samarbeid gjennom et felles foretak, eller at alle foretak legges inn i ett av de eksisterende." På bakgrunn at dette finner SLF det rimelig at foretak som får sin søknad avslått med hjemmel i 4 får en utsatt frist, maksimalt til 1. mars, til å sende inn ny søknad. Foretak som rammes av regelen om driftsfellesskap i 4 tredje ledd vil da også måtte danne ett nytt foretak og registrere dette i Enhetsregisteret, samt mva-manntallet innen 1. mars. Dersom registrering av nytt foretak i mvamanntallet blir avslått av skattemyndighetene, kan Fylkesmannen ev. gi dispensasjon etter retningslinjene i rundskriv 113/2002. 2.4 Dispensasjon - forskriften 10 Fylkesmannen kan i særlige tilfeller innvilge dispensasjon fra forskriftens krav jf forskriften 10. Fylkesmannen må i slike tilfeller fatte et særskilt vedtak som oppfyller forvaltningslovens krav. I all hovedsak vil det kun være aktuelt å gi dispensasjon fra søknadsfristen jf. forskriften 9 og kravet om registrering i merverdiavgiftsmantallet jf. forskriften 3. Se nærmere om dette i rundskriv 113/2002 under 10. Det er ikke lenger mulig å registrere dispensasjonene på søknaden. I stedet er det opprettet en rutine for FM. Kommunen må derfor rapportere særskilt til FM om dispensasjoner som kommunen har gitt etter annet regelverk enn produksjonstilskudd, for eksempel forskrift om gjødslingsplanlegging. Kommunen må gi opp årsak med kode og varighet, maksimalt inntil 3 år.
Statens landbruksforvaltning Side: 6 av 18 Tidligere dispensasjoner er maskinelt utfylt på baksiden av søknaden. FM har anledning til å ta ut lister over dispensasjoner som er gitt tidligere, og som ikke er utløpt. Kodene som skal registreres for de forskjellige typer dispensasjoner er følgende: Kode Disp. fra: 01 søknadsfrist 28 kravet til registrering i merverdiavgiftsmanntallet Enkelte søknader skal ha utbetaling etter spesielle regler. Disse skal merkes med følgende koder: Kode Årsak 13 pålagt nedslakting av sau 14 frivillig nedslakting av sau 29 4, andelslag m.m. 32 lokal foredling av melk 70 paratuberkulose 2.5 Nærmere om søknad om tilskudd til avløsning, ferie og fritid Søknad om tilskudd til avløsning 20.01.2003 omfatter to søknader: - Søknad om sluttutbetaling for 2002 - Søknad om forskudd for 2003 2.5.1 Søknad om sluttutbetaling for avløseråret 2002 Det er de samlede utgiftene i perioden 01.01.2002 31.12.2002 som skal oppgis ved søknad om sluttutbetaling. Alle brukere som har søkt om og fått utbetalt forskudd pr 31.07.2002 må levere søknad om sluttutbetaling. Det vil bli kontrollert om søkeren har hatt utgifter til avløsning. Dersom det ikke blir sendt inn søknad om sluttoppgjør i disse tilfellene, vil SLF legge inn trekk i produksjonstilskudd og/eller sende faktura med krav om tilbakebetaling av forskuddet. 2.5.2 Søkeren har arbeidsgiveransvar Det er de samlede lønnsutgiftene for 2002 som skal føres opp, samt betalt og påløpt arbeidsgiveravgift til og med 6. termin. Fødselsnummer på alle avløsere må være fullstendig på grunn av kontroll. Kommunen må kontrollere at det er ført opp fødselsnummer på alle avløserne. Søkerne må oppgi organisasjonsnummer som er benyttet ved lønnsinnberetning. Dersom det er benyttet annet organisasjonsnummer enn det som er preutfylt på side 1 på søknadsskjema, må organisasjonsnummeret som er benyttet oppgis i egen rubrikk på side 5 i søknadsskjema. Dersom søkeren har arbeidsgiveransvar for avløseren, vil det bli kontrollert om søkeren har innberettet lønnsutgifter til kommunekassereren. Skattedirektoratets frist for innlevering av lønns- og trekkoppgave er 20. januar. Dersom søkeren leverer lønns- og trekkoppgave etter fristen, vil søknad om sluttoppgjør for 2002 bli stoppet. Søkeren har ikke forholdene i orden ved søknadstidspunktet, og søknaden blir derfor avslått.
Statens landbruksforvaltning Side: 7 av 18 Fylkesmannen kan gi dispensasjon ved for sein innrapportering i spesielle tilfeller. Fylkesmannen må utøve skjønn i hvert tilfelle. 2.5.3 Ikke godkjent avløser I 4 i forskrift om tilskudd til avløsning, er det nevnt flere kriterier for hva en avløser ikke kan være. Dersom en kommune krysser av for at en avløser ikke er godkjent, må kommunen sende brev til søkeren og orientere om det. Årsaken til at avløseren ikke er godkjent, må oppgis i brevet. Dersom kommunen underkjenner en eller flere av de oppførte avløserne, må kommunen korrigere sum lønnsutgifter og sum arbeidsgiveravgift. 2.5.4 Avløserlaget har arbeidsgiveransvar Dersom søkeren har kjøpt avløsertjenester fra avløserlag, vil SLF kontrollere søknaden mot opplysninger fra avløserlagene. Avløserlagene sender inn filer til fylkesmannen med oversikt over medlemmenes utgifter til avløsning gjennom avløserlaget. SLF vil sende ut et rundskriv om det. Søkere som kun har utgifter gjennom et lag eller gjennom en ring, kan velge å få tilskudd transportert til laget/ringen. 2.5.5 Landbruksvikar Dersom søkeren har brukt landbruksvikar, skal dokumentasjon legges ved søknaden. Dersom kommunen finner grunn til å underkjenne eller korrigere oppført beløp, gjøres det ved å føre opp godkjent beløp i egen rubrikk. 2.5.6 Institusjoner som ikke er berettiget avløsertilskudd Dersom en skole, andre offentlige eller private institusjoner søker om avløsertilskudd skal søknaden avslås. Det vil bli lagt ut en liste på FM-sambandet med oversikt over skoler/institusjoner som ved tidligere søknadsomganger krysset av for søkertype 2 institusjon. De er ikke berettiget avløsertilskudd i 2003. 2.5.7 Søknad om forskudd for avløseråret 2003 Foretak kan søke om forskudd for utgifter som vil påløpe for kommende år. Forskuddet kan avgrenses til et maksimalt beløp. 2.6 Nærmere om tilskudd til grønt- og potetproduksjon Det kan gis distrikts- og kvalitetstilskudd til grøntproduksjon for norskprodusert frukt, bær og veksthusgrønnsaker samt salat på friland av kl 1 eller bedre sortering, som omsettes gjennom godkjent omsetningsledd. Det kan gis distriktstilskudd for potetproduksjon av matpotet dyrket i Nord-Norge (Nordland, Troms og Finnmark) som omsettes gjennom godkjent omsetningsledd. Ovennevnte tilskudd ble tidligere utbetalt etter søknad direkte til Statens landbruksforvaltning. Det er følgende endringer fra og med søknadsomgangen 20.01.: 1. kommunen behandler og avgjør søknader om tilskudd til grønt- og potetproduksjon 2. søknadsfristen er endret fra 01.02. til 20.01. 3. utbetalingstidspunktet er endret fra mars til juni/juli
Statens landbruksforvaltning Side: 8 av 18 Alle produsenter med frukt, bær og veksthusgrønnsaker som søkte om produksjonstilskudd pr. 20.08.2002 får tilsendt preutfylt søknadsskjema, jf. søknadsskjema for produksjonstilskudd i jordbruket - SLF-052B. Omsetningsleddene sender revisorbekreftede årsoppgaver innen 15.02.2003 via Statens landbruksforvaltning. Søknadsdata, produksjoner og mengde, kontrolleres maskinelt mot henholdsvis arealfil og revisorbekreftede årsoppgaver fra omsetningsleddene. For at foretak skal få utbetalt tilskudd må årsoppgaven være lik eller større enn søknadsdata. I motsatt fall vil søknaden bli feilmeldt. Søknadsdata for distriktstilskudd for potetproduksjon i Nord-Norge skal inneholde total leveranse fra 01.01. - 31.12.2002. Noen foretak har søkt og fått utbetalt tilskudd for potetproduksjon i Nord-Norge, for leveranser fra 01.01. - 31.05.2002. Tidligere utbetalt tilskuddsbeløp, for nevnte foretak, trekkes maskinelt ved utbetalingen i juni/juli. 2.7 Utbetaling av tilskuddene Før utbetalingen får alle kommunene tilsendt utbetalingsliste og kopi av meldingsbrevet som SLF seinere sender søkerne. Disse skal gjennomgås. Dette fungerer som kommunens endelige godkjenning av utbetalingen til søkerne. Merk at når SLF skriver ut meldingsbrev til søkerne, skjer dette på vegne av kommunen jf. forskrift om produksjonstilskudd i jordbruket 9. Kommunen fatter altså enkeltvedtak om tildeling av produksjonstilskudd, ev. avslag på søknad, for hver enkelt søker. 2.8 Klage Melding om utbetaling eller avslag på produksjonstilskudd eller tilskudd til avløsning, ferie og fritid, er et enkeltvedtak som søkeren kan klage på, jf forvaltningsloven (fvl) 2. Klagefristen er 3 uker fra søkeren mottar meldingsbrevet eller vedtaket fra kommunen jf. fvl 29. Klagen skal sendes til kommunen jf. fvl 32. Kommunen kan oppheve eller endre vedtaket dersom den finner klagen begrunnet jf. fvl 33. Kommunen underretter søkeren om vedtaket. Dersom omgjøringen fører til at FM må foreta manuell utbetaling, må FM få en anmodning om det, f eks ved en kopi av vedtaket. Dersom kommunen ikke finner klagen begrunnet, sender den dokumentene i saken og en tilrådning til FM, som fatter endelig vedtak. Vedtak i klagesak kan ikke påklages jf. fvl 28. FMs vedtak i klagesak kan derfor ikke påklages til SLF. Klage på avslag om dispensasjon sendes FM. På samme måte som kommunen kan FM oppheve eller endre vedtaket dersom den finner klagen begrunnet. Dersom FM ikke finner klagen begrunnet, sendes dokumentene i saken og en tilrådning til SLF, som fatter endelig vedtak. 3 Rutiner for scanning og registrering av søknadene Nedenfor følger prosedyre for behandling, pakking og innsending av søknader om produksjonstilskudd, avløsertilskudd, ferie og fritid og oppgaveskjema for deltakere i selskaper. Prosedyren skal sikre ensartet behandling, pakking og innsending av søknader til skannesenteret med senere retur til FM. Kommunen setter søknadene i ringpermer og sender dem til FM etter prosedyrene nedenfor. Oppbevaring i ringpermer reduserer faren for å miste skjemaer og skjemabunken blir lettere å bla i. FM går igjennom innkomne søknader og kontrollerer at prosedyrene er fulgt. Søknadene sendes
Statens landbruksforvaltning Side: 9 av 18 deretter til skannesenteret, som sørger for maskinell lesing av søknadene. Etter gjennomført maskinell lesing returneres søknadene til FM. FM bør sende søknadene i retur til kommunen så snart som mulig, og senest før SLF sender ut kontrollistene. FM vil få tilsendt bildefilene av samtlige søknader for det enkelte fylke på CD kort tid etter at skanninga er avsluttet. Denne tjenesten er kun tilgjengelig for FM. 3.1 Kommunens gjennomgang av søknadene Det er svært viktig at søknadene er korrekt og fullstendig utfylt, og at kvaliteten på utfyllingen er god. Hvis ikke kan søknadene bli forkastet i innlesingsprosessen, og søknadene må sendes i retur til kommunen og ev. videre til søkeren for oppretting. Les nøye «Veiledning for utfylling av søknadsskjema» i veiledningsheftet (SLF-006). Mange feil skyldes manglende eller feil utfylling av felt. Dette er unødvendig. Det kan hende feilprosenten blir mindre dersom skjemaene blir gjennomgått systematisk på den måten at man sjekker bare ett punkt i hver søknad av gangen. Det kan også være nyttig å sammenholde søknadene med søknad fra tidligere perioder og med landbruksregisteret. SLF fremhever viktigheten av at kommunen legger opp en prosedyre som sikrer tilfredsstillende kontroll av utfyllingen, og følger den. Merk følgende: Generelt om søkerens rettinger: Retting med korrekturlakk eller tape skaper vanligvis ikke problem for den optiske lesingen. Overstrykninger fører til feiltolkning ved maskinell lesing. Skriving utenfor angitte felt blir ikke registrert av skanneren. Hvis søkeren har foretatt rettinger ved overstrykninger eller skriving utenfor felt, må kommunen gjenta søkerens korrigeringer i feltene «Korrigert av kommunen». Det samme gjelder dersom søkeren har benyttet penn eller tusj med meget tynn spiss eller dersom strekene er utydelige. Endringer på s 1 skal gjøres i høyre del av skjemaet, unntatt avkryssing for at telefonnr eller mobiltelefonnr går ut og avkryssing for om foretaket er samdrift i melkeproduksjon. Generelt om kommunens rettinger: Venstre side i skjemaet viser registrerte opplysninger, og er ikke beregnet til utfylling. Vær dessuten nøye med å ikke skrive over justeringsmerker (+), ID-nummer nederst til venstre eller sidenummer. Rettinger skal foretas som vist i vedlagte eksempel. Det er egne felt eller kolonner for kommunens rettinger. Bruk blå eller svart penn. Rettinger med rødt eller grønt kan medføre retur av skjemaet, fordi skanneren leser rød og grønn farge dårlig. Feilskriving i rettefeltet bør rettes med korrekturtape eller lakk. Unngå overstrykninger. Overstrykninger innenfor datafelt blir også lest, men blir ikke forstått. Dette medfører derfor ekstra arbeid med tolking av det som blir lest inn. Bruk merknadsfeltet på s 6 til å forklare og dokumentere hvorfor rettingen er gjort, og hvem som har gjort det. Kommunen skal aldri foreta utfylling i felt som er forbeholdt søkeren, unntatt eventuelt høyre del av s 1 når søkerens utfylling er mangelfull eller feil. Komma/strek: Alle datafelt skal fylles ut med hele tall uten desimaler. Dersom det blir skrevet 10,0 i et felt, kan dette bli tolket som 1010. ID-nummer, justeringsmerker og sidetall: Alle forhåndsutfylte skjema er merket med et IDnummer nederst til venstre for å knytte sidene sammen. Dersom innholdet i disse feltene blir uklart eller ødelagt, oppstår det feil i den maskinelle lesingen. Slike søknader kan ikke leses maskinelt. Det samme gjelder for justeringsmerker (+) og sidenummer. Foretakets organisasjonsnr eller hovednr, s 1: Dersom det er et nytt foretak på et driftssenter, kan organisasjonsnummer og ev. navn føres i høyre del av det forhåndsutfylte skjemaet som det tidligere foretaket har fått tilsendt. Det samme gjelder dersom foretaket sender søknad fra et annet driftssenter enn før. Hovednummeret til det nye driftssenteret skal da føres opp i høyre del av skjemaet. Mottatt dato, s 1: Må alltid fylles ut. Formatet skal være ddmmyyyy, dvs. dag-måned-år.
Statens landbruksforvaltning Side: 10 av 18 Stemplingsfelt, s 1: Dersom stempelet kommunen bruker er for stort for stemplingsfeltet, må det stemples slik at trykkfargen ikke kommer inn i feltet for «Søknaden mottatt», justeringsmerket (+) ved siden av, eller andre felt som skal leses maskinelt. Kommunen må unngå å stemple andre steder enn i feltet som er avsatt til det på side 1. Skjemaet er laget slik at ev. gjennomslag ikke skal komme inn i datafelt på motsatt side. Vær likevel forsiktig med stempelfargen, slik at den ikke trekker gjennom skjemaet. Dette gjelder også ev. postjournalstempel. Tidligere har dette skapt til dels store problemer med skjema fra enkelte kommuner. Denne informasjonen må formidles til de som mottar posten i kommunen. Kontrollsummer, s 2, s 3, s 4 og s 5: Husk kontrollsummene. Feil eller manglende kontrollsum kan medføre retur av skjema. Søkerens underskrift, s 6: Søknaden skal være underskrevet av søkeren. Med sin underskrift forplikter søkeren seg overfor offentlige myndigheter om at opplysningene i søknaden er fullstendige og korrekte. Se ellers veiledningsheftet. Dispensasjoner, s 6: Merk at kommunen ikke lenger kan gi dispensasjon fra søknadsfristen. Dispensasjoner og merking av søknader skal behandles særskilt. Det er derfor ikke lenger satt av plass på søknadsskjemaet til å registrere nye dispensasjoner. Til informasjon for kommunen vil noen søknader være preutfylt med koder for nedslakting, dispensasjon for gjødslingsplan, krav til areal ved grønngjødsling m.m. Godkjent/avslått, s 6: Husk avkryssing for om søknaden er godkjent eller ev. avslått. Dette gjelder både søknad om produksjonstilskudd, søknad om sluttutbetaling avløser, ferie og fritid og søknad om forskudd, ferie og fritid. Bretting av skjemaet: Skjemaet skal brettes slik at s 1 vender fram og s 6 er bakerst. Side 3 og 4 skal ligge brettet inn. Dette er meget viktig for å unngå feil i den videre prosessen. 3.2 Innsending av søknadene til FM Innsendingsfristen, mandag 03.02.2003, må overholdes! Sett skjemaene i ringperm. Alle skjemaer skal ligge med forsiden fram, side 3 brettet inn mot midten og side 6 bakerst. Skjemaene må ikke rives fra hverandre. Innholdet i permen skal være i følgende rekkefølge, adskilt med skilleark: 1. Info: - PT-2000 og returskjemaet (sistnevnte finnes vedlagt) skal ligge foran i permen. - Dispensasjonssøknader 2. Søknader som skal leses optisk: Godkjente søknader, SLF-052, som er forhåndsutfylt, dvs. maskinelt utfylt fra SLF 3. Søknader som ikke skal leses optisk: a) Godkjente søknader, SLF-052, - som ikke er forhåndsutfylt, dvs. at hele søknaden er håndskrevet. - med tilleggsskjema, dvs. søknader der det var for liten plass til alle avløserne på s 5 og som har sendt inn et ekstra skjema der øvrige opplysninger er gitt - godkjente søknader som vanskelig lar seg lese optisk, se neste kulepunkt. b) Avslåtte søknader SLF-052. 4. Andre skjemaer og vedlegg som ikke skal leses optisk: a) Oppgaveskjema for deltakere i selskaper, SLF-058, legges samlet. b) Diverse dokumentasjon samles bakerst i permen. FM kan eventuelt bestemme at innholdet i b) ikke skal følge med til FM. Gå igjennom alle søknadsskjemaene og plukk ut skjemaer som er uegnet for optisk lesing. Dette er skjemaer med rifter, som er krøllete, har store eselører, er tilgriset med kaffe eller annet i felter
Statens landbruksforvaltning Side: 11 av 18 som skal leses av skanneren, eller som er svært utydelig utfylt. Disse skjemaene skal ligge sammen med de håndskrevne søknadene, se 3. a) over. Plukk ut alle vedlegg: Dokumentasjon av diverse slag skal ikke leses optisk. Disse merkes eventuelt med organisasjonsnr, søkers navn og ev. hovednr, og legges helt bakerst i permen jf. punkt 4. b) ovenfor. Fjern alle gule notatlapper, binders og stifter fra søknader som skal til optisk lesing. 3.3 Oppgaver for FM, før oversending til skannesenter FM går igjennom innkomne ringpermer og kontrollerer at antallet stemmer i forhold til påtegninger på PT-2000 og returskjemaet. FM ser også etter at skjemaene ligger i rekkefølge som i avsnitt 3.2. Permer som ikke er ordnet slik, returneres til kommunen. FM bør også raskt bla igjennom søknadene, kontrollere utfylling av søknadene, ev. rettinger og bretting. FM purrer kommuner som ikke overholder innsendingsfristen. Skjemaene som skal skannes tas ut av ringpermene og legges i esker, f.eks. slike esker som det har vært kopipapir i. Bruk farget skilleark mellom hver kommune. Eskene pakkes godt inn. Tape rundt hele esken både på tvers og på langs. Eskene sendes skannesenteret som bedriftspakke dør til dør. Adresse til skannesenteret oppgis seinere. Skjemaene skal fordeles i 2 sendinger. Alle søknader fra en kommune skal likevel sendes inn samlet. Den første sendingen skal sendes skannesenteret seinest onsdag 5.2. Minst 35 % av søknadsmassen i fylket må sendes inn da. Sending nr 2 skal seinest sendes inn onsdag 12.2. Da skal resten av søknadsmassen sendes inn. Skjemaer som ikke er skannesenteret i hende seinest 17.2., vil ikke bli lest optisk. Disse blir returnert til FM for manuell registrering i registreringsrutinen. 3.4 Oppgaver for FM under og etter skanning Søknader som ikke skal til optisk lesing skal registreres i registreringsrutinen på ordinær måte. Dette arbeidet må pågå parallelt med skanningen. Når FM får tilbake søknader fra optisk lesing, skal rapportene nedenfor kjøres. FM må kontrollere antallet og passe på at alle søknader blir registrert. Feilretting foretas kun i den utstrekning tida tillater. Nr Navn Kommentar P521 Overførte søknader Rapporten teller opp antallet fra skanning som er lest inn i databasen samt ev. antall som ikke er lest inn. Antallet vises pr. kommune. P520 Feilmeldte søknader Lister ut feilmeldte søknader med feilmelding. Søknader merket med * er ikke lest inn i databasen. P502 Antallsoppgave Teller opp antall søknader for hver kommune, registrert og antall i pregrunnlaget som ikke er registrert. P506 Statusliste Lister alle søknader etter søknadsstatus. Status 4, ikke søkt, er fin å bruke for å finne søknader som ikke er registrert. FMs frist for registrering av søknader som ikke er sendt til skanning er mandag 24. februar 2003. Når fristen er ute blir rutinen for registrering av søknader stengt, slik at det ikke lenger kan registreres nye søknader. Registrering av deltakere i selskaper (SLF-058) og dispensasjoner skjer i egne registreringsrutiner. Det er en fordel om dette er registrert innen fristen for å levere søknadene, se over. Desto mer som er registrert før 1. inputkontroll, jo færre feilmeldinger blir det i kontrollen.
Statens landbruksforvaltning Side: 12 av 18 3.5 Skannesenteret optisk lesing, verifisering, retting og retur av søknader Ved skannesenteret skjer følgende: Antallet fra returskjemaet blir registrert. Skjemaer som skal leses optisk tas ut av eskene og arkene splittes. Skjemaene legges i kasser med farget skilleark mellom hver kommune. Skjemaene skannes, tolkes og verifiseres. Skannede skjemaer legges umiddelbart tilbake i kassa. Skannede skjemaer pakkes i esker og sendes FM, som bedriftspakke dør til dør, seinest dagen etter skanning. 2 ganger i døgnet overføres verifiserte data til den sentrale databasen på Hamar, hvor dataene gjennomgår formatkontroll. 3.6 Oppbevaring og retur av søknader FM returnerer ringpermene med søknader til kommunene med det samme, og senest før utsending av listene etter 1. inputkontroll. Kommunen vil trenge skjemaene i forbindelse med behandlingen etter inputkontrollen. 4 5 % kontrollen Formålet med kontrollen er å undersøke om data oppgitt i søknaden er riktige, slik at det blir utbetalt korrekt beløp til den enkelte søkeren. Kontrollen er hjemlet i 10 i forskrift om produksjonstilskudd i jordbruket. Denne kontrollen er en del av de oppgavene som kommunene har ansvaret for. Ca 5 % av de som har fått tilsendt preutfylt søknadsskjema blir trukket ut til kontroll. Det blir laget forhåndsutfylte kontrollskjemaer og en kommunevis liste, som viser hvem dette er. Materiellet blir sendt fra SLF til kommunene, og FM får kopi av listene. Avløser omfattes ikke av 5 % kontrollen. 4.1 Hvem skal kontrolleres? Kontroll skal gjennomføres hos alle søkere det er forhåndsutfylt kontrollskjema for. Det er bare de som har søkt om produksjonstilskudd for vedkommende søknadsomgang som skal kontrolleres. I tillegg til søknader som er trukket ut på forhånd skal kommunen og fylkesmennene ta ut søknader for kontroll når det er behov for det. 4.2 Hvem skal utføre kontrollen? Kontrollen skal utføres av personer som har nødvendig kunnskap om regelverket, i første rekke kommunens tjenestemenn. FM kan også foreta kontroll eller forhåndsutfylle kontrollskjema med persondata og la kommunen gjennomføre kontrollen på vanlig måte. Husk bestemmelsene om habilitet, se forvaltningsloven kapittel II, 6-10. 4.3 Hvordan skal kontrollen utføres? Kommunen må sørge for kopi av søknadsskjemaet til søkerne som skal kontrolleres. Kontrollørene må få tilgang til kopiene i forbindelse med kontrollen, jfr. rundskriv 4/1998 fra Statens Kornforretning. Kontrollen skal foretas snarest mulig etter at kommunen har fått kontrollskjemaene. Er det ny søker på eiendommen, vil kontrollskjemaet være forhåndsutfylt med det tidligere foretakets
Statens landbruksforvaltning Side: 13 av 18 organisasjonsnummer og ev. navn. Organisasjonsnummer til det nye foretaket kan fylles inn i høyre del av side 1, slik at det forhåndsutfylte kontrollskjemaet også kan brukes for de nye søkerne. Søkeren bør minimum varsles om kontroll over telefon. Dersom søkeren ber om det, må kontrollen utsettes til det passer for søkeren, men ikke ut over 5 virkedager. Søkerne må også få melding om at dokumentasjon kan bli krevd ved kontrollen, slik at de får tid til å finne de dokumentene som kreves. Kontrolløren har ingen plikt til selv å søke etter eventuell dokumentasjon. Søkeren bør legge frem en kopi av søknaden for kontrolløren, slik at kontrolløren kan gjøre seg kjent med innholdet i søknaden. Dersom slik kopi av søknaden ikke kan fremlegges, og det oppstår feil på grunn av det, er det søkerens ansvar. Kontrollen skal omfatte alle oppgaver gitt av søkeren ved fysisk telling av dyrene og oppmåling av arealer. Oppgaver som ikke kan kontrolleres ved telling eller måling skal dokumenteres eller godtgjøres på annen måte. Kontrollskjemaene skal ikke til optisk lesing, men sendes til FM for registrering. I tilfeller der kontrolløren blir nektet adgang til bruket, bør følgende tiltak vurderes gjennomført: 1. Produksjonstilskuddet for den aktuelle søknadsomgangen holdes tilbake. Søkeren får heller ikke registrert dyretall/grunnlag for beregning av avløsertilskudd. 2. Tidligere søknader om produksjonstilskudd kontrolleres mot næringsoppgaver så langt tilbake i tid som det er mulig å kreve tilbake produksjonstilskudd. Dersom det blir oppdaget feil, bør det vurderes å kreve tilbakebetaling jf. forskrift om produksjonstilskudd i jordbruket 13. 3. Det vurderes å gjennomføre kontroll av søknader fra samme foretak ved framtidige søknadsomganger. Dette innebærer at søkeren kan trekke søknaden tilbake, men han får ikke anledning til å erstatte den innsendte søknaden med en ny søknad. 4.3.1 Kontroll av dyretall Dyretallet skal som hovedregel kontrolleres ved telling. Dersom søkeren har dyr som ikke er tilgjengelige for telling, skal dyretallet dokumenteres av søkeren ved hjelp av slakteriavregninger, næringsoppgaver, innsettingsavtaler eller lignende. Antall dyr som er slaktet eller er døde etter registreringstidspunktet, skal dokumenteres ved faktura, veieseddel eller veterinærattest. Ved telling av verpehøns kan det tillates avvik med inntil 2,5 % før det regnes som feil oppgave på søknadsskjemaet. For fjørfe må en godta dødelighet av normalt omfang, dvs. 1% pr. måned, uten krav om dokumentasjon. Har søkeren en annen oppfatning av hva som er korrekt dyretall enn det som kommer frem ved telling eller skjønn, må han enten dokumentere dyretallet ved f.eks. faktura for innkjøpte dyr, eller legge forholdene til rette for nøyaktig telling av dyra slik at berettiget tvil om tellingen ikke kan fremsettes.
Statens landbruksforvaltning Side: 14 av 18 Er det ikke verpehøner på eiendommen på registreringstidspunktet, kan hønetallet ved forrige registreringstidspunkt legges til grunn, dersom brukeren har inngått avtale om kjøp av verpehøner for snarlig levering. 4.3.2 Rapportering om krav til bevaring av kulturlandskapet Kommunen skal innen 10. januar rapportere til FM om det foregående år er foretatt inngrep av betydning for kulturlandskapet i kommunen, jfr. forskriftens 8, og hva som i tilfelle har vært reaksjonsformen i disse sakene. 4.3.3 Oppfølging av kontrollen Kontrollen er obligatorisk. Det vil si at alle søknader som er trukket ut for kontroll og har søkt, skal kontrolleres. Maskinell utbetaling av produksjonstilskudd vil ikke skje dersom det ikke foreligger kontrolldata for søknaden. På samme måte som søknadsskjemaene vil også kontrollskjemaene bli gjenstand for inputkontroll. Feil utfylte kontrollskjema blir returnert til kommunen sammen med en feilliste, PT-1101, som forklarer hva som er feil. Alle kontrollskjema som er feil må rettes og sendes tilbake til FM for ny registrering innen fastsatt frist. Dersom det ikke skjer innen fristen, må det foretas manuell beregning og utbetaling, noe som forsinker utbetalingen. Kontrolldata blir lagt til grunn i den videre behandlingen av søknadene. Merk at kommunen skal vurdere om det er grunnlag for avkorting av tilskuddet i tilfeller der det er avvik mellom søknadsskjema og kontrollskjema. Kommunen fastsetter størrelsen på eventuell avkorting. Med hilsen for Statens landbruksforvaltning Alf Selnesaunet seksjonssjef Ragnhild Skar rådgiver 2 vedlegg
Vedlegg 1 RETURSKJEMA for søknader om produksjonstilskudd og tilskudd til avløsning, ferie og fritid Legges i ringpermen sammen med skjemaene SLF-052 og SLF-058 og søkerlista PT-2000 Kommunenummer: Kommunenavn: Søknads- og registreringsskjema for produksjonstilskudd i jordbruket og tilskudd til avløsning, ferie og fritid, SLF-052 Totalt antall søknader: Antall avslåtte søknader: Antall godkjente søknader: = antall som kan skannes: Bare godkjente søknader skal sendes til skanning, se kap. 3.2. Oppgaveskjema for deltakere i selskaper SLF-058: Dato: Underskrift:
Vedlegg 2 Eksempel på endring av grunnopplysninger side 1 Forhåndsutfylte opplysninger på venstre side Høyre side brukes til rettinger og til nye foretak Det er bare enkeltmannsforetak som skal oppgi fødselsnummer Sett kryss her for å fjerne telefonnummer, eller før opp nytt nummer på høyre side Adressen til foretaket føres i disse feltene Sett kryss her dersom foretaket er en samdrift i melkeproduksjon
Vedlegg 2 Eksempler fra dyretelling side 2, og side 3 Dyretall som flyttes til en annen kode må nulles ut slik som vist her Kommunen har her korrigert tallet til det samme som kode 140, se ovenfor. De to må være like. Kontrollsummen må justeres dersom endringen medfører at gjeldende kontrollsum blir feil, slik som i dette eksempelet
Vedlegg 2 Eksempel fra avløsertilskudd side 5 Kryss her indikerer at avløseren IKKE skal telle med Kryss her indikerer at avløseren IKKE blir godkjent av kommunen Når kommunen underkjenner en eller flere avløsere, må sum lønn og sum arbeidsgiveravgift reduseres Kommunen skal godkjenne bruk av landbruksvikar Når kommunen underkjenner en eller flere avløsere, må også sluttsum korrigeres Avløsertilskudd kan utbetales til avløserlaget bare dersom det er kjøpt avløsertjenester fra ett avløserlag. Dersom det er kjøpt avløsertjenester utenom eller i tillegg til lag, må utbetaling gå til søkeren.