Presentasjon av tiltaksplan/oppfølgning av Deloitte rapporten Orientering i Formannskapet 14. februar 2017 Rådmann Osmund Kaldheim 14.02.2017 1
Innhold: Bakgrunn og formål Status i arbeidet som langt Status andre tiltak Tiltaksplan 14.02.2017 2
Bakgrunn: Kontrollutvalget tok ansvar for å utlyse oppdraget med ekstern granskning og er mottaker av rapporten fra Deloitte 24.01.17. Kontrollutvalget fattet følgende vedtak 24.01.16: 1. Redegjørelse tas til orientering 2. Kontrollutvalget ber rådmannen om å gi tilbakemelding på iverksatte og planlagte tiltak som følge av denne saken 3. Kontrollutvalget ber om at rådmannen gir tilbakemelding i god tid før kontrollutvalgets møte 14.februar 2017 14.02.2017 3
Avgrensninger: I denne rapporten belyses igangsatte og nye tiltak samlet knyttet til granskningsrapporten i tråd med kontrollutvalgets vedtak Videre omhandler ikke dette dokumentet forhold som er del av politiets etterforskning eller saker som skal rettslig behandles I tråd med granskningsrapporten fra Deloitte er hovedfokus i dette dokumentet saker hvor det er avdekket avvik eller mistanke om avvik. Det er følgelig ikke foretatt en gjennomgang av et representativt utvalg av saker i byggesaksavdelingen I dette dokumentet er det heller ikke gått inn på personalmessige forhold 14.02.2017 4
Formål med tiltaksplanen: Overordnet formål: 1. Grunnlag for behandling av saken i kontrollutvalget 14.februar som vil inngå i saken som fremlegges for Bystyret 28.mars. 2. Forebygge og redusere risiko for korrupsjon 3. Sikre tillit, høy kvalitet og god service i byggesaksbehandlingen i Drammen kommune Konkret formål: 1. Sikre læring og forbedring for områder påpekt fra Deloitte i sin rapport 2. Sikre oppfølging av de 13 anbefalingene i rapporten fra Deloitte 3. Få vurdert om tiltakene gir ønsket effekt og måloppnåelse 5
Forankring og medvirkning: Utkast til dette dokumentet er forelagt alle ansatte ved virksomhet Byplan, tillitsvalgte, verneombud og andre som er ansvarlige for oppgaver som omhandles i dette dokumentet. Et utkast er også forelagt Deloitte. Innspill og kommentarer fra alle som har medvirket er innarbeidet i dette dokumentet 14.02.2017 6
Læring og forbedring: Anbefalinger i Deloittes rapport og kommunens egen gjennomgang, gir et grunnlag for læring og forbedring, sammen med tilbakemelding fra brukere og politiske føringer. I dette dokumentet foreslås konkrete tiltak for å øke kvaliteten, sikre gode kontrollrutiner og yte bedre service. Det er en erkjennelse i hele organisasjonen at det er behov for endring Dette dokumentet er utarbeidet på relativt kort tid for å overholde fristen fastsatt av kontrollutvalget. Dokumentet er følgelig å anse som et første utkast som må oppdateres og bearbeides etter at granskningsrapporten har vært til behandling i kontrollutvalget og i Bystyret 14.02.2017 7
Innhold: Bakgrunn og formål Status i arbeidet som langt Status andre tiltak Tiltaksplan 14.02.2017 8
Utførte tiltak/endringer, grafisk oversikt 1.fase: fra korrupsjonssaken avdekkes og politiet kontaktes 16.10.15 frem til saken ble offentlig kjent 18.01.16 2.fase: fra saken ble offentlig kjent 18.01.16 og frem til januar 17 3.fase: fra januar 17 til bystyrets behandling 28.03.16 og ut året 31.12.2017 14.02.2017 9
Organisering pr. 31.12.2016 (under implementering) Ny virksomhetsleder ansatt Ny avdelingsleder ansatt 14.02.2017 10
Ny organisering vil bidra til måloppnåelse for flere av Deloittes anbefalinger (1): Ved å øke antall avdelinger vil kontrollspennet for hver enkelt leder reduseres, og man får en utvidet og styrket ledergruppe på Byplan. Ved opprettelse av en egen stabsenhet er det satt av ressurser til å: Utarbeide kvalitetssystem inklusive internkontroll Økonomistyring Arbeid med operasjonalisert virksomhetsplan Rapportering internt og i KOSTRA Bidra til utvikling av nytt sak/arkivsystem 11
Ny organisering vil bidra til måloppnåelse for flere av Deloittes anbefalinger (2): Ved opprettelse av «fagavdeling juridisk» vil det tydeliggjøres ressurser og styring av: Ulovlighetsoppfølging oppfølging av et økende antall ulovlige byggetiltak Klager behandles i fagavdeling juridisk. Det sikrer at alle klager behandles i en annen avdeling og av andre saksbehandlere enn ved fagavdelingene byggesak og plan Fagavdeling juridisk skal i tillegg innhente en uavhengig juridisk vurdering fra kommuneadvokaten i klagesaker 14.02.2017 12
Innhold: Bakgrunn og formål Status i arbeidet som langt Status andre tiltak Tiltaksplan 14.02.2017 13
Sammenheng mellom kvalitetssystem og internkontroll Drammen kommune har vedtatt å innføre et felles kvalitetssystem for hele kommuneorganisasjonen. Internkontroll inngår som en del av kvalitetssystemet. Viktige momenter for internkontroll er omtalt i rapporten til Deloitte, Kap. 5.1. Deloitte omtaler Coso-modellen i sin rapport, der de viktigste elementene er: Kontrollmiljø Risikovurdering Kontrollaktiviteter Kommunikasjon og informasjon Ledelsesoppfølging 14.02.2017 14
Nytt system for saksbehandling og arkivløsninger: En viktig leveranse er en egen modul for behandling av byggesaker; etter kravene i KS sin kravspesifikasjon ebyggesak. Videre vil prosjektet levere støtte for behovene knyttet til kvalitetsdokumentasjon (dokumenthåndtering, avvikshåndtering, skademelding, risikovurdering, tiltaksoppfølging mm.), og løsningen vil kunne knyttes mot saksbehandling. MinSak skal gi Drammen kommune: Bedre og mer moderne saksbehandlingsløsninger for brukerne Forbedret prosess-støtte i saksbehandlingen Mulighet for å knytte styringsparametere, kvalitetskrav og -kontroller til saksbehandlingsprosesser Enklere integrasjoner mot fagsystemer, felleskomponenter og interne/eksterne registre Videreføring av eksisterende arkiver Bedre rapportering og statistikk, med fleksible muligheter for dataanalyse 14.02.2017 15
Antikorrupsjon/etikk: Gjennomførte og igangsatte tiltak i etterkant av ROS-analysen: Desember 2016 ble det gjennomført en samling alle ledere/htv/hvo med etikk som tema Mål relatert til etikk og varsling innarbeidet i lederkontrakter og virksomhetsplaner E-læringsprogram «myoutime» om etikk og etiske dilemmaer er ferdigstilt og distribuert til alle ledere Obligatorisk e-læring for alle ansatte utarbeides og iverksettes senere i år Det etableres møteplasser i løpet av 1. kvartal 2017 hvor man kan ta opp etiske dilemmaer samt kollegaveiledning Det er etablert en arbeidsgruppe med representanter fra ledelsen og arbeidstakerorganisasjonene. Arbeidsgruppen er ledet av HR: Utarbeider en dilemmabank for etisk refleksjon med målgruppen er alle ansatte ferdigstilles i april 2017 Gjennomgår innholdet i etikkplakaten Ved endring av innhold vil saken tas opp i PSU og deretter sak til bystyret 14.02.2017 16
Innhold: Bakgrunn og formål Status i arbeidet som langt Status andre tiltak Tiltaksplan 14.02.2017 17
Anbefaling nr. 1, Avdelingen må sikre at det settes mål for byggesaksavdelingens oppgaveutførelse slik at de ansatte har klare føringer å forholde seg til 14.02.2017
Anbefaling nr. 2, Det bør utarbeides en operasjonalisert virksomhetsplan for avdelingen som ivaretar de føringer som gis fra overordnet nivå og som sikrer en realistisk planlegging i samsvar med tilgjengelige ressurser og hvor uønsket målforskyvning blir forebygget 14.02.2017 19
Anbefaling nr. 3, Det må sikres at rapportering til overordnet nivå er riktig og relevant ut fra de problemstillinger som representerer utfordringer for avdelingens oppgaveutførelse 14.02.2017 20
Anbefaling nr. 4, Kommunen bør sørge for at det etableres et formålstjenlig internkontrollrammeverk slik at betryggende kontroll i saksbehandlingen sikres 14.02.2017 21
Anbefaling nr. 5, Det bør gjennomføre en risikokartlegging og vurdering av avdelingens regeletterlevelse, måloppnåelse og rapportering slik at eventuell uønsket risiko kan reduseres, enten ved hjelp av organisatoriske tiltak, samt sikre at avdelingen har velfungerende policyer og rutiner med etablerte nøkkelkontroller slik at risiko for feil og mangler i saksbehandlingen reduseres. Det bør kommuniseres klare toleransegrenser innenfor sentrale områder 14.02.2017 22
Anbefaling nr. 6, Avdelingen må sørge for at rettsregler etterleves. Dette gjelder også rettsregler knyttet til journalføring og arkivering av inngående og utgående dokumenter Anbefaling nr. 7, Det må sikres at rettsregler knyttet til dispensasjonsvedtak og at vedtatte planverk etterleves i saksbehandlingen 14.02.2017 23
Anbefaling nr. 8, Avdelingen må sikre et kontinuerlig fokus på antikorrupsjon og etikk 14.02.2017 24
Anbefaling nr. 9, Det må sikres at det etableres tilstrekkelig med nøkkelkontroller slik at risiko for feil og mangler i ESA reduseres 14.02.2017 25
Anbefaling nr. 10, Det må sikres at det er en forsvarlig sammenheng mellom oppgaver og ressursbehov, herunder at avdelingen får rammeforutsetninger til å ivareta både direkte og indirekte kostnader som er nødvendig for å sikre en forsvarlig byggesaksbehandling: - Tilstrekkelig kapasitet til kvalitetssikring - Etablering av internkontrollrammeverk/kvalitetssystem - Ivaretakelse og etablering av kontroller for å sikre at svakheter i ESA ikke får innvirkning på oppgaveutførelsen 14.02.2017 26
Anbefaling nr. 11, Deloitte mener at kommunen må gjennomgå selvkostberegning og beregne direkte og indirekte kostnader i forhold til de reelle behov avdelingen har for å sikre betryggende kontroll i saksbehandlingen Anbefaling nr. 12, Kommunen må sikre at saksbehandlerne har tilstrekkelig kompetanse innen de respektive oppgaver / områder byggesaksavdelingen skal utføre. Drammen kommune må sørge for at avdelingen har tilstrekkelig kompetanse både innen administrative/kontrollrelaterte områder og faglige oppgaver, samt at vedlikehold og oppdatering av kompetanse gis prioritet 14.02.2017 27
Anbefaling nr. 13, Kommunen må sikre at KOSTRA rapportering er riktig 14.02.2017 28
Andre tiltak: Deloitte har i sin rapport gitt 13 konkrete anbefalinger. Rådmannens oppfølging av disse anbefalingene er redegjort for over. I tillegg danner rådmannens arbeid med saken og rapporten fra Deloitte grunnlag for flere forhold 14.02.2017 29
Oppsummering: Oppfølgningstiltak varslet 18.1.2016 er fulgt opp Tiltaksplanen oppdateres etter politiske innspill Tiltaksplanen følger opp de 13 anbefalingene fra Deloittes rapport Tiltaksplanen oppdateres månedlig versjon 1 ajour 14.2.2017 14.02.2017 30