NAMSOS KOMMUNE Kontrollutvalget MØTEINNKALLING Møtedato: Torsdag 15. februar 2012 Møtetid: Kl. 0900 Møtested: Namsos Samfunnshus, møterom Hudiksvall De faste medlemmene innkalles med dette til møtet. Den som har lovlig forfall, eller er inhabil i noen av sakene, må melde fra så snart som mulig til KomSek Trøndelag IKS. Varamedlemmer møter bare etter nærmere avtale eller innkalling. Møtet er lukket, jfr. kommunelovens 77 nr. 8. SAKLISTE Sak nr. Sakstittel 001/12 Referatsaker 002/12 Orientering fra administrasjonen 003/12 Orientering fra revisor 004/12 Kontrollutvalgets årsrapport for 2011 005/12 Åpne eller lukkede møter i kontrollutvalget 006/12 Forvaltningsrevisjonsrapport nr. 1703-1/2011 Økonomistyring i fagområde helse og omsorg 007/12 Rapport Gjennomgang av saker behandlet av formannskapet og Kommunestyret 2. halvår 2011 008/12 Overordnet analyse diskusjonsgrunnlag Eventuelt Steinkjer 6. februar 2012 Hilde Vatnar Selnes /s/ Leder Svein-Arne Myrvold Kontrollsekretær Telefon 74 11 14 77 / 990 17 981 E-post: svein.myrvold@komsek.no
SAK 001/12 REFERATSAKER Kontrollutvalget 150212 Svein-Arne Myrvold 001/12 413-1703-5.3 De fremlagte referater tas til orientering. Referat Nr Avsender/mottaker Tittel Vedlagt 1 NKRFs kontrollutvalgskonferanse på Gardermoen 2012 2 FKTs kontrollutvalgskonferanse i Trondheim 2012 Vedlegg. SAK 002/12 ORIENTERING FRA ADMINISTRASJONEN Kontrollutvalget 150212 Svein-Arne Myrvold 002/12 413-1703-5.3 Kontrollutvalget tar informasjonen fra administrasjonen til orientering. Vedlegg 2
SAK 003/12 ORIENTERING FRA REVISOR Kontrollutvalget 150212 Svein-Arne Myrvold 003/12 413-1703-5.3 Kontrollutvalget tar informasjonen fra revisor til orientering. Vedlegg Orientering om 1. Engasjementsbrev Namsos kommune 2. Regnskapsavslutningen for 2011 3. Status på revisjonsarbeidet SAK 004/12 KONTROLLUTVALGETS ÅRSRAPPORT 2011 TIL KOMMUNESTYRET Saksgang Møtedato Saksbehandler Saksnr.: Arkiv: Kontrollutvalget 150212 Svein-Arne Myrvold 004/12 413-1703-5.3 1. Kontrollutvalget vedtar det fremlagte forslag til årsrapport for 2011 som Kontrollutvalgets årsrapport 2011 til kommunestyret. 2. Årsrapporten oversendes kommunestyret. 3. Kontrollutvalget innstiller på at kommunestyret fatter slikt vedtak: Kommunestyret tar Kontrollutvalgets årsrapport for 2011 til orientering. Vedlegg (til kontrollutvalgets faste medlemmer og 1. vara) Forslag til Kontrollutvalgets årsrapport for 2011 til kommunestyret. Andre saksdokumenter 3
Saksopplysninger Ifølge kommunelovens 76 har kommunestyret det øverste tilsyn med den kommunale forvaltning. Til å forestå det løpende tilsynet på sine vegne, velger kommunestyret et kontrollutvalg, jfr. kommuneloven 77. Kontrollutvalgets arbeid og rapportering er nærmere regulert i Forskrift om kontrollutvalg i kommuner og fylkeskommuner. Det følger av departementets merknader til denne at kontrollutvalget ikke er underlagt annen instruksjonsmyndighet enn kommunestyrets, og at all rapportering tilbake skal skje direkte til kommunestyret. Kontrollutvalget vurderer fortløpende hvilken informasjon og hvilke saker som vil være aktuelle å presentere for kommunestyret. Kontrollutvalget har hatt den praksis at forhold som kontrollinstansen avdekker, løses på lavest mulig nivå, og bare unntaksvis resulterer i rapporter til kommunestyret, jfr. forskriftens 4: Utvalget rapporterer til kommunestyret når det er viktig at dette blir holdt orientert og gitt mulighet til å drøfte eventuelle tiltak. Kontrollutvalgets årlige rapport vil derfor være en oppsummering av utvalgets arbeid i løpet av året og vil derfor være viktig informasjon til kommunestyret om det tilsyn utvalget utøver på kommunestyrets vegne. Alle møteinnkallinger med saksdokumenter er sendt ordfører, og rådmann. Dette fungerer som en fortløpende informasjon til kommunen og det politiske miljøet. Ordfører har møte- og talerett i kontrollutvalgets møter. Vurdering Ut fra tidligere praksis er det også for 2011 utarbeidet en årsrapport til kommunestyret der det er redegjort for sentrale deler av kontrollutvalgets virksomhet og aktivitet i 2011. Saksbehandler anbefaler at årsrapporten oversendes kommunestyret med forslag om at kommunestyret tar kontrollutvalgets årsrapport 2011 til orientering. SAK 005/12 ÅPNE ELLER LUKKEDE MØTER I KONTROLLUTVALET Kontrollutvalget 150212 Svein-Arne Myrvold 005/12 413-1703-5.3 1. Kontrollutvalget innfører åpne møter fra og med neste møte i 2012. 4
2. Møtene vil fortsatt være lukket når det behandles saker eller orienteringer der lov- og regelverk tilsier taushetsplikt. Vedlegg Kommuneloven. Saksopplysninger Møtene i kontrollutvalget har til nå vært lukket, i medhold av 77 nr. 8 i kommuneloven: Kontrollutvalgets møter holdes for lukkede dører dersom ikke utvalget selv har bestemt noe annet. Dersom møtet holdes for åpne dører, skal dørene likevel lukkes dersom utvalget skal behandle opplysninger som er underlagt lovbestemt taushetsplikt. 31 nr 3 siste punktum gjelder tilsvarende. 31 nr 3 siste punktum lyder: Personalsaker skal alltid behandles for lukkede dører. I flere av de 22 eierkommunene i KomSek Trøndelag IKS har kontrollutvalget vedtatt å åpne sine møter. Det er ikke kjent at denne praksisen har skapt problemer for kontrollutvalgenes arbeid. Arbeidsgruppa som avga rapporten 85 tilrådingar for styrkt eigenkontroll i kommunane til Kommunal- og regionaldepartementet i desember 2009, hadde fått som tilleggsmandat å vurdere om åpne møter i kontrollutvalgene bør innføres ved lovendring. Alle partier på Stortinget har i utgangspunktet gått inn for åpne møter. Konklusjonen fra arbeidsgruppen er slik: Tilråding 8: Kommunelova bør endrast slik at møta i kontrollutvalet som hovudregel er opne møte. Konsekvensane for det praktiske arbeidet i kontrollutvalet bør bli nærare utgreidde, og det er behov for rettleiing til kontrollutvala før lovendringa eventuelt blir sett i verk. Det vil særlig være tre kriterier for når behandlingen i kontrollutvalget skal lukkes: - Personalsaker (jfr. 31 nr. 3 i kommuneloven) - Andre opplysninger som er underlagt taushetsplikt (jfr. 77 nr. 8 i kommuneloven) - Orienteringer til kontrollutvalget fra revisjonen Revisjonens taushetsplikt er regulert i kommunelovens 78 nr. 7: Med mindre det følger av revisjonens oppgaver etter denne lov eller forskrift gitt i medhold av nr 8, eller den opplysningene gjelder har samtykket til at taushetsplikten ikke skal gjelde, har revisor plikt til å bevare taushet om det de får kjennskap til i sitt oppdrag for kommunen eller fylkeskommunen. Innenfor en praksis med åpne møter vil det i tillegg til å lukke møtet i enkeltsaker, også kunne være aktuelt å lukke møtet bare under en del (for eksempel en orientering) om en sak. 5
Vurdering I et åpent, demokratisk samfunn er det en forutsetning at forhandlingene i folkevalgte organer prinsipielt skal være åpne for publikum. Både for å sikre tilliten og legitimiteten til styringsorganene og for å stimulere den enkelte innbygger til medvirkning, bør lukkede møter bare praktiseres når lov- og regelverk har definert et vern for den parten opplysningene gjelder. Et mål for kontroll og tilsyn er å gi innbyggerne tillit til at den offentlige forvaltningen fungerer best mulig. Som ledd i dette må kontrollutvalgenes virksomhet formidles. Det kan bl.a. gjøres ved å åpne møtene og ved å legge informasjon tilgjengelig på internett. Med åpne møter vil utfordringene for kontrollutvalgets arbeid være å opprettholde en fri og variert debatt, samtidig som kravet til formell korrekthet økes. SAK 006/12 FORVALTNINGSREVISJONSRAPPORT NR. 1703-1/2011 ØKONOMISTYRING I FAGOMRÅDE HELSE OG OMSORG Kontrollutvalget 150212 Svein-Arne Myrvold 006/12 413-1703-5.3 1. Kontrollutvalget slutter seg til vurderingene i rapporten. 2. Forvaltningsrevisjonsrapport nr. 1703/1-2011 oversendes kommunestyret med denne innstillingen: Kommunestyret tar rapporten til orientering, og ber administrasjonen følge opp konklusjonene i kap. 2.3, 3.3, 4.3 og 5.3. Vedlegg (til KUs faste medlemmer og 1. vara) Forvaltningsrevisjonsrapport nr. 1703/1-2011 Har Namsos kommune god økonomistyring i fagområde helse og omsorg? Plan for forvaltningsrevisjon 2007 2011. Saksopplysninger Plan for forvaltningsrevisjon 2007 2011 ble vedtatt av kontrollutvalget den 30.5.2008, sak 017/08, og av kommunestyret den 28.8.2008, sak PS 63/08. Prosjektplan for gjeldende prosjekt ble vedtatt av kontrollutvalget den 15.2.2011, sak 005/2011, etter at kontrollutvalget i møte den 3.11.2010, sak 028/10, vedtok å omprioritere rekkefølgen av de vedtatte prosjektene. 6
Endelig rapport etter gjennomført forvaltningsrevisjonsprosjekt ble mottatt fra KomRev Trøndelag IKS den 21.12.2011. Rapporten har vært på høring i kommunens administrasjon. Høringssvar ble mottatt av revisjonen den 21.12.2011. Av høringssvaret fra administrasjonen som er tatt inn i rapporten, fremgår det at Namsos kommune er enig i den fremstillingen som KomRev Trøndelag presenterer i rapporten, og mener den gir et korrekt bilde av de faktiske forhold innenfor området. Forvaltningsrevisjonens metode omfatter bla. dokumentanalyse, intervju med administrativ ledelse, samt spørreundersøkelse blant avdelingsledere med budsjettansvar innen helse og omsorg. Problemstillingene drøftet i rapporten omfatter følgende delproblemstillinger: 1. Er budsjettet realistisk? 2. Er forutsetningene for god økonomistyring til stede? 3. Er rapportering gjennom året i henhold til kravene i lov, forskrift og reglementer? 4. Er avvikshåndtering gjennom året i henhold til kravene i lov, forskrift og reglementer? Om rapportens konklusjoner Kap. 2.3. Er budsjettet realistisk? 1. Alle kjente inntekter og kostnader tas stort sett inn i budsjettet. 2. Endrede budsjettforutsetninger meldes til rådmannen og videre til politisk nivå. Kap. 3.3. Er forutsetningene for god økonomistyring til stede? 1. Eierskap til krav til budsjettet bør bli bedre. Tilgang til verktøy innen økonomistyring er god. 2. Kommunen bør rette fokus mot økt kompetanse innenfor økonomi, økonomistyring og bruk av økonomisk verktøy på nivåene nedover i organisasjonen. 3. Det bør rettes fokus på tidsressursen til å arbeide med økonomi. Økt tidsressurs kan gi økt forutsetning for god økonomistyring. Kap. 4.3. Er rapportering gjennom året i henhold til kravene i lov, forskrift og reglementer? 1. Rådmannen mottar månedlig skriftlig rapportering. 2. Avvik mellom regnskap og budsjett forklares. 3. Balansert målstyring benyttes ikke fullt ut. 4. Rapporteringen fra rådmannen viser utvikling i inntekter og kostnader iht. vedtatt budsjett. Kap. 5.3. Er avvikshåndtering gjennom året i henhold til kravene i lov, forskrift og reglementer? 1. Det gjennomføres avviksanalyser, men det er for lite fokus på å finne gode tiltak for å lukke avvikene. 2. Budsjettreguleringer gjøres i henhold til delegert myndighet. 3. Det er ulik oppfatning av hvor store avvikene skal være før det rapporteres. Det vises i tillegg til de anbefalinger som er gitt i rapportens kap. 6. 7
Vurdering Kommunestyret kan ta forvaltningsrevisjonsrapporten til orientering. Det vises til de konklusjoner som fremgår av rapporten. Etter en tid bør kontrollutvalget be om tilbakemelding fra administrasjonen for å forsikre seg om at det er satt i verk tiltak på forbedringsområdene. SAK 007/12 RAPPORT GJENNOMGANG AV SAKER BEHANDLET AV FORMANNSKAPET OG KOMMUNESTYRET 2. HALVÅR 2011 Kontrollutvalget 150212 Svein-Arne Myrvold 007/12 413-1703-5.3 1. Kontrollutvalget tar rapporten til orientering. 2. Rapporten oversendes rådmann og ordfører for videre oppfølging. Vedlegg (til kontrollutvalget) Revisjonsrapport Gjennomgang av saker behandlet av formannskapet og kommunestyret 2. halvår 2011.. Saksfremstilling Rapporten omfatter en gjennomgang av saker fra avholdte møter 1. halvår i formannskapet og kommunestyret. Målsettingen med denne gjennomgangen er å påse at vesentlige, økonomiske disposisjoner ikke strider mot lov, forskrift, regelverk eller vedtak. Den politiske hensiktsmessigheten ved vedtak skal ikke vurderes. Det vises til rapporten i sin helhet, men spesielt til punktene 3.1.1, 3.1.2 og 3.2.1, 3.2.2 Funn og vurdering, hhv. Formannskapet og Kommunestyret. Pkt. 4 Hovedkonklusjoner fastslår at saksbehandlingen må skjerpes inn ved å sette større fokus på at vedtakene som fattes i formannskapet skal innehold hvilken hjemmel i delegasjonsreglementet som er brukt. Det vises også til de anbefalinger som er gitt i pkt. 5. Vurdering Rapporten anbefales oversendt rådmann og ordfører for videre oppfølging etter de anbefalinger som er gitt i rapporten. 8
SAK 008/12 OVERORDNET ANALYSE - DISKUSJONSGRUNNLAG Kontrollutvalget 150212 Svein-Arne Myrvold 008/12 413-1703-5.3 Kontrollutvalget drøftet saken og ga innspill til revisjonen om innhold i planen. Vedlegg (ikke til 2. vara) KomRev Trøndelag IKS Diskusjonsgrunnlag til kontrollutvalget i forbindelse med overordnet analyse og Plan for forvaltningsrevisjon 2012 2015. Kontrollutvalgets sak 030/11 Overordnet analyse Plan for forvaltningsrevisjon 2011 2015, oppstart. Saksopplysninger Viser til kontrollutvalgets sak 030/11, der kontrollutvalget bl.a. ba revisor igangsette arbeidet med overordnet analyse. Den overordnede analysen skal gi svar på hvilke områder det er knyttet størst risiko til, og hvilke områder det er mest vesentlig for kontrollutvalget å undersøke. Hensikten med overordnet analyse er å fremskaffe relevant informasjon om kommunens virksomhetsområder. Den overordnede analysen er bakgrunnsmaterialet i forbindelse med utarbeidelse av plan for forvaltningsrevisjon. Kontrollutvalgsforskriftens 9 og 10 inneholder bl.a. følgende bestemmelser om forvaltningsrevisjon: Planen skal baseres på en overordnet analyse av kommunens eller fylkeskommunens virksomhet ut fra risiko- og vesentlighetsvurderinger, med sikte på å identifisere behovet for forvaltningsrevisjon på de ulike sektorer og virksomheter. KomRev Trøndelag IKS har foreløpig utarbeidet et diskusjonsgrunnlag. Liste over risikofaktorer i kommunal sektor er vedlegg til dokumentet og gir en god generell oversikt over temaet. Vurdering Det legges opp til at kontrollutvalget på bakgrunn av diskusjonsgrunnlaget som er utarbeidet skal diskutere aktuelle problemstillinger og gi innspill til det videre arbeidet med den overordnede analysen og Plan for forvaltningsrevisjon 2011 2015. Diskusjonsgrunnlaget er gitt i vedlegg til saken. 9