Fussa kommunee MØTEPROTOKOLL Kontrollutvalet Dato: 03.10.2013 Kl.: 11.00 14.00 Stad: Møterom 157 kommunetunet Saknr.: 26/13 35/13 MØTELEIAR Leiar i kontrollutvalet Arild Legland DESSE MØTTE Leiar i kontrollutvalet Arild Legland Nestleiar i kontrollutvalet Øyvind Nordbø Medlem i kontrollutvalet Arne Holmefjord Medlem i kontrollutvalet Turid Glesnes Medlem i kontrollutvalet Ranveig Ness DESSUTAN MØTTE Hordaland fylkeskommune, sekretariat for kontrollutvalet v/ spesialrådgjevar Kjartan Haugsnes. Deloitte AS ved senior manager Unni Renate Moe og manager Gunnar Husabø. Fusa kommune ved ordførar Hans Vindenes (til og med sak 30/13) 1
Sakliste: Saknr. Sak 26/13 Godkjenning av innkalling og sakliste. 27/13 Godkjenning av protokoll frå møte 23.05.2013 28/13 Budsjett for kontroll, tilsyns og revisjonsarbeidet i Fusa kommune 2014 29/13 Vurdering om Deloitte AS er uavhengig i høve Fusa kommune 30/13 Forvaltningsrevisjonsrapport, Prosjektstyring 31/13 Kontrollutvalet sin møterett i generalforsamlingar 32/13 Gjennomgang av møteprotokollar 33/13 Meldingar 34/13 Orienteringssaker 35/13 Vurdering av opsjon forvaltningsrevisjonstenester Ymse. SAKNR. 26/13 GODKJENNING AV INNKALLING OG SAKLISTE. Innkalling og saksliste vert godkjent. 27/13 GODKJENNING AV MØTEPROTOKOLL FRÅ MØTE 23.05.2013 Det framkom ikkje merknader til møteprotokoll. Møteprotokoll frå møte 23.05.2013 vert godkjent. 28/13 BUDSJETT FOR KONTROLL, TILSYN OG REVISJONSARBEIDET I FUSA KOMMUNE 2014 FORSLAG TIL VEDTAK Kontrollutvalet godkjenner budsjettframlegget slik det ligg føre. Budsjettframlegget vert å senda Fusa kommune til vidare handsaming. Fusa kommune har justert satsane for godtgjersle til folkevalde frå 01.05.2013. Skriv om dette vart delt ut i møtet. Forslag til vedtak inklusive justerte satsar for godtgjersle til dei folkevalde vart samrøystes vedteke. 2
Kontrollutvalet godkjenner budsjettframlegget slik det ligg føre. Budsjettframlegget vert å senda Fusa kommune til vidare handsaming. 29/13 VURDERING AV OM DELOITTE AS ER UAVHENGIG I HØVE FUSA KOMMUNE FORSLAG TIL VEDTAK Kontrollutvalet tar eigenvurderinga frå partner Bjarne Ryland, vedr. om Deloitte AS er uavhengig i høve Fusa kommune, til etterretning. Unni Renate Moe og Gunnar Husabø frå Deloitte AS orienterte kort. Kontrollutvalet tar eigenvurderinga frå partner Bjarne Ryland, vedr. om Deloitte AS er uavhengig i høve Fusa kommune, til etterretning. 30/13 FORVALTNINGSREVISJON, PROSJEKTSTYRING FORSLAG TIL INNSTILLING Kommunestyret ber rådmannen syta for at: 1. Forslag til tiltak i kapittel 7 i forvaltningsrevisjonsrapport, Prosjektstyring vert følgt opp. 2. Rådmannen lagar ein handlingsplan innan 1.2.2014 til kommunestyret, med kopi til kontrollutvalet, som syner korleis tilrådingane i rapporten skal følgjast opp. Gunnar Husabø frå Deloitte AS presenterte rapporten. - Gjekk gjennom føremål, problemstillingar og metode. - Presenterte funn og tilrådingar til forbetring. Kontrollutvalet var og oppteken av at Deloitte AS gjev ein grundig presentasjon av rapporten i kommunestyret når denne kjem til handsaming. Etter sams drøfting i utvalet vart frist for rådmannen sin handlingsplan set til 01.03.2013 Forslag til vedtak med ei endring vart samrøystes vedteke. 3
Kommunestyret ber rådmannen syta for at: 1. Forslag til tiltak i kapittel 7 i forvaltningsrevisjonsrapport, Prosjektstyring vert følgt opp. 2. Rådmannen lagar ein handlingsplan innan 1.3.2014 til kommunestyret, med kopi til kontrollutvalet, som syner korleis tilrådingane i rapporten skal følgjast opp. 31/13 KONTROLLUTVALET SIN MØTERETT I GENERALFORSAMLINGAR. FORSLAG TIL VEDTAK. 1. Kontrollutvalet gjev leiar fullmakt til å vurdere om nokon frå kontrollutvalet skal delta på generalforsamlingar i selskap som kommunen har eigarskap i etter kommunelova 80, samt kven som skal delta. 2. Kontrollutvalet ber kommuneadministrasjonen fortløpande oversende innkalling til generalforsamlingar i heileigde kommunale selskap til kontrollutvalet ved sekretariatet og revisjon. Forslag til vedtak vart samrøystes vedteke 1. Kontrollutvalet gjev leiar fullmakt til å vurdere om nokon frå kontrollutvalet skal delta på generalforsamlingar i selskap som kommunen har eigarskap i etter kommunelova 80, samt kven som skal delta. 2. Kontrollutvalet ber kommuneadministrasjonen fortløpande oversende innkalling til generalforsamlingar i heileigde kommunale selskap til kontrollutvalet ved sekretariatet og revisjon. 32/13 GJENNOMGANG AV MØTEPROTOKOLLAR. FORSLAG TIL VEDTAK Kontrollutvalet tar møteprotokollane til orientering. Kontrollutvalet tar møteprotokollane til orientering. 4
33/13 MELDINGAR Nr. Melding frå: Melding vedr.: 1 Fusa kommune Vedtak kommunestyret sak 035/13 1. tertial 2013 2 Fusa kommune Vedtak kommunestyret sak 037/13 Årsmelding og rekneskap 2013 3 KRD Rundskriv, om iverksetting av endringer i kommuneloven m.m FORSLAG TIL Meldingane vert teken til orientering Nr. Melding frå: Melding vedr.: 1 Fusa kommune Vedtak kommunestyret sak 035/13 1. tertial 2013 2 Fusa kommune Vedtak kommunestyret sak 037/13 Årsmelding og rekneskap 2013 3 KRD Rundskriv, om iverksetting av endringer i kommuneloven m.m Meldingane vert teken til orientering 34/13 ORIENTERINGSSAKER 1 Deloitte AS Revisjonsplan 2013 2 Sekretariatet Vidare arbeid med kurstilbod for kontrollutvala i 2014 FORSLAG TIL Orienteringssakene vert tekne til orientering. - Sekretariatet orienterte kort. 1 Deloitte AS Revisjonsplan 2013 - Unni Renate Moe frå Deloitte AS presenterte planen for kontrollutvalet og tok opp risikoområder i kommunen. - Økonomisjef går av med pensjon og stillingen er utlyst. 2 Sekretariatet Vidare arbeid med kurstilbod for kontrollutvala i 2014 - Viste til invitasjon sendt 2. oktober - Alle fem medlemene i kontrollutvalet i Fusa ønskjer å delta. Sekretariatet melder dei på. 5
Orienteringssakene vert tekne til orientering. 35/13 REVISJONSAVTALE OG VURDERING AV OPSJON FORSLAG TIL INNSTILLING: 1. Fusa kommune vel å nytta opsjon på kjøp av revisjonstenester, slik at Deloitte AS også er revisor for 2014 og 2015 inkludert reviderer rekneskapen for 2015. Det vert her lagt til grunn at Deloitte AS er kommunen sin revisor tom. 30.6.2016. 2. Kontrollutvalet får fullmakt til å gjennomføra ny konkurranse. Tidsramma må leggjast slik at den som vert valt ut frå konkurransen, er revisor fom. 1.7.2016. Fullmakta omfattar gjennomføring av heile prosessen, herunder: a. Utarbeiding og godkjenning av tilbodsdokument. b. Knytta til seg naudsynt ekstern hjelp. c. Vurdera mottekne tilbod og innstilla overfor kommunestyret på val av revisor. INNSTILLING: 1. Fusa kommune vel å nytta opsjon på kjøp av revisjonstenester, slik at Deloitte AS også er revisor for 2014 og 2015 inkludert reviderer rekneskapen for 2015. Det vert her lagt til grunn at Deloitte AS er kommunen sin revisor tom. 30.6.2016. 2. Kontrollutvalet får fullmakt til å gjennomføra ny konkurranse. Tidsramma må leggjast slik at den som vert valt ut frå konkurransen, er revisor fom. 1.7.2016. Fullmakta omfattar gjennomføring av heile prosessen, herunder: a. Utarbeiding og godkjenning av tilbodsdokument. b. Knytta til seg naudsynt ekstern hjelp. c. Vurdera mottekne tilbod og innstilla overfor kommunestyret på val av revisor. YMSE: Det framkom ikkje noko under dette punktet. 03.10.2013 Arild Legland Leiar Kjartan Haugsnes Spesialrådgjevar 6