Rammeavtale på kjøp av vikartjenester innen helse, sosial- og barnevern (versjon 7) 1 Vi lurer på om vi må levere på hele gruppe 3 når vi kun leverer sosionomer / barnevernspedagoger eller om gruppe 3 a er en egen gruppe? 2 Mange av formularene er utarbeidet med tanke på helsepersonell. Skal vi når vi levere sosialt personell levere akkurat samme skjemaer og dokumentasjon som gruppe 1 og 2? 3 Hva menes med: 1. Egne innhentede referanser 2. Egne dokumenterte erfaringer 4 Aksepterer dere at det - evt basert på skriftlig avtale med (utenlandsk) arbeidstaker - trekkes i vikarens lønn for (kurs)utgifter som måtte være påbeløpt for å innfri kvalifikasjonskrav samt lovmessige krav knyttet til norsk språk og autorisasjon? 5 Kan oppdragsgiver jf. 5 og kravet til forutberegnelighet opplyse om historisk innkjøp for 2014 for helsepersonell fordelt pr måned. Dette er viktig informasjon for alle tilbydere mht. kapasitetsvurderinger. Dere kan levere tilbud på 3a til Lørenskog kommune. Kun dersom det er relevant for leveransen. Det menes: 1. At vi forbeholder oss retten til å hente inn referanser fra andre enn de tre dere skal levere inn i tilbudet 2. At dersom vi har egne dokumenterte erfaringer/referanser vil de bli benyttet, det gjelder også erfaringer/referanser knyttet til avtalebestemmelsene Ja, forutsatt at den skriftlige avtalen mellom arbeidsgiver og den enkelte arbeidstaker er i henhold til arbeidsmiljøloven 14-15 (2) bokstav c. Trekkavtalen må være inngått på forhånd og ikke når den konkrete situasjonen oppstår. Ny bestemmelse om dette (pkt. 9.1) er tatt inn i avtalene. Det har vi ikke oversikt over men det er trolig at hovedtyngden er knyttet til ferieavviklingen. SENTRALADMINISTRASJONEN Hasselveien 6, Postboks 304, 1471 Lørenskog. Telefon 67 93 40 00, Faks: 67 98 98 03, Org.nr.: 842 566 142 (mva) postmottak@lorenskog.kommune.no, www.lorenskog.kommune.no
6 Da det pr nå ligger 7 anbud for helsevikarer på Doffin med tilnærmet samme svarfrist, inkludert HINAS for alle sykehus i Norge, kan oppdragsgiver vurdere en utsettelse av svarfristen? 7 Er det korrekt at konkurransen skal avholdes som konkurranse med forhandlinger? Det anføres at dette er en meget uvanlig konkurranseform for helsevikarer som er meget ressurskrevende for begge parter. Regelverket er også veldig åpent og mange av disse konkurransene havner i KOFA på grunn av dette. 8 Punkt 2.2.1. i kravspesifikasjonen spesifiserer: «Vikarens timelønn skal oppgis i alle fakturaer». I spørsmål og svar 4 tillater kommunene at leverandørene lager trekkavtaler med sine ansatte. Timelønnen som skal oppgis i faktura, er det timelønnen før eller etter trekk? Er det aktuelt å kreve at reell timelønn også kommer frem, for å forenkle kommunenes kontrolloppgave? 9 I spørsmål og svar nummer 4 i konkurransen aksepterer dere at leverandørene lager trekkavtaler med sine ansatte, dog hjemlet i AML 14-15 (2) c. Det bemerkes at det ved flere rettsavgjørelser er presisert at åpningen for lønnstrekk skal tolkes restriktivt. Viser også til AML 14-12 c (solidaransvaret), det er stor fare for at kommunene som deltar i anbudet vil havne i en situasjon hvor de er solidarisk ansvarlig for lønn, om ikke trekkavtalen kan rettferdiggjøres etter norsk lov. Eksempel: En sykepleiervikar på oppdrag i Norge har sendt oss en ansettelseskontrakt med et utenlandsk selskap, der det fremgår at timelønnen utbetales netto, i fremmed valuta. Kontrakten inneholder ikke opplysninger om brutto lønn, ei heller info om lønn i norske kroner og dagens valutakurs som var lagt til grunn. Vil Oppdragsgiver kreve at evt. trekkavtaler forbundet med en vikarleveranse legges frem før vikaren starter opp sitt arbeid? Nei, vi har tidspress fordi våre eksisterende rammeavtaler går ut i slutten av juli mnd. Dette er uprioriterte tjenester derfor gjennomføres anskaffelsen etter FOA den 1 og 2. For slike anskaffelser kan oppdragsgiver fritt velge anskaffelsesprosedyre. Forhandlingene vil forløpe i 1 eller flere faser for å redusere det antall tilbud som det skal forhandles om. En slik reduksjon vil skje på bakgrunn av de oppgitte tildelingskriterier jf. FOA 11-8. En første reduksjon vil kunne skje i forkant av forhandlingene, mao ikke alle kan forvente å komme til forhandlingene. Det avhenger av hvor mange tilbud vi får. Timelønn før trekk skal framkomme. Det øvrige er besvart i rammeavtalens punkt. 9.1. siste ledd. Ja, les rammeavtalens punkt. 9.1. dette er besvart der. Side 2 av 5
10 Vil dere i forbindelse med denne anbudsprosessen gjennomføre en kontroll av byråets ansettelseskontrakt, ref ovennevnte problemstilling? byråets utstedte lønnsslipper (et reelt eksempel) - blant annet for å forsikre seg om at lønnsslippen inneholder vikarens brutto- og nettolønn i norske kroner, forskuddstrekk samt utbetalt beløp til vikarens konto? Dette for å avdekke evt transaksjoner til (datter)selskap i utlandet, som deretter kan foreta lønnstrekk etter lokale lover utenfor Norges riksgrenser. 11 Ref. kapittel 4.4 Faglige kvalifikasjoner. Under krav 7 skal vi vedlegge foretakets viktigste leveranser de siste tre årene. Mens det i kapittel 6.3 Tildelingskriterier refereres til vedlegg 7 hvor vi skal innhente referanse fra de siste 12 måneder. Er det enten eller, eller ønskes begge deler? 12 Hvor i tilbudet skal vi vedlegge utfylte referanser fra vedlegg 7? 13 Gjennomførings-/Leveringsevne basert på følgende: Utfylte referanseskjemaer (vedlegg 7) fra minst tre (helst flere) av tilbyderens kunder i offentlig sektor det siste året Spørsmål: 1. Vektes vi på tre, eller får vi ekstra poeng dersom vi leverer flere referanser? 2. Skal telefonnummer/e-postadresse til referanse oppgis (det fremgår ikke av skjemaet)? 14 Når det gjelder «rating» / kredittvurdering, er dette tjenester som de senere årene har blitt betalingstjenester og således medfører en kostnad for hver tilbyder i anbudet. Er det tilbyder som står for denne kostnaden og ikke hver tilbyder? Og er det ikke unødvendig at alle tilbydere (også de som forkastes underveis i konkurransen) skal måtte levere denne typen dokumentasjon? 15 Gjelder kravet om godkjent tuberkuloseattest og personell i gruppe 3 a? I utgangspunkt ikke, men vi forbeholder oss retten til å gjøre det dersom noe tilsier at det er nødvendig. Begge deler. Det første er for å vurdere om Tilbyder er kvalifisert, det andre er for å evaluere Tilbudet. Se for øvrig svar på spm. 22. Under flik 4. 1. Det vektlegges for de tre eller flere referanser som vedlegges. Det gis ikke ekstra poeng for flere. 2. Det kan dere gjerne men det er ikke noe krav. Det er tilbyder som bærer disse kostnadene. Det er nødvendig informasjon for å vurdere om tilbyder er kvalifisert. Nei Side 3 av 5
16 Når det gjelder vedlegg 3 «oppdragsgivers kravspesifikasjon» er det er rekke spørsmål som ikke er relevant for anskaffelsen 3 a. Hvordan ønsker dere at vi skal forholde oss til spørsmål / krav i dette dokumentet dersom det er uvesentlig / ikke relevant for anskaffelse i henhold til gruppe 3 a. Skal vi la feltet være åpent eller skrive «ikke relevant» 17 Hvor skal underleverandørens lønn legges inn, da jeg forstår at skjemaet prisbestemmelser kun skal inneholde «påslagsfaktor»? 18 Hvor mange opplæringsvakter skal leverandøren dekke? Ref Oppdragsgivers krav 2.1.3 19 Hvordan vil i praksis «Loddtreknings»- prinsippet følges? Kan man oppstå i en situasjon der en av leverandørene ikke får levert oppdrag i avtaleperioden basert på prinsippet? 20 Vil dagsmulkt/konvensjonalbot utløses kun dersom man har bekreftet en konkret bestilling? 21 2.1 anskaffelsens omfang Kan oppdragsgiver opplyse om hvor mange prosent del 1 sykepleiere og spesialsykepleiere utgjør av estimert totalsum på 17.600.000? Det bes også oppgitt historiske tall for innkjøp av sykepleiere og spesialsykepleiere fordelt pr kommune for 2014. Skriv "Ikke relevant" Lønnen som vikarene skal ha avhenger av lønnsnivå hos den enkelte oppdragsgiver, det er kun påslagsfaktoren som blir gjenstand for prisevaluering og som blir avtalefestet. Benytter dere underleverandører skal vikaren uansett ha denne lønnen, påslagsfaktoren må da event. dekke både leverandørens og underleverandørens kostnader/fortjeneste. Ved bruk av underleverandører vil vi i stor grad benytte oss av avtalens punkt 10: "Innleide vikarers lønnsslipp (event. med sladdede personalopplysninger) skal framlegges for Bestiller/Oppdragsgiver på forespørsel." Avhenger av behov vikarens erfaring og jobbens kompleksitet. Vanlig er én vakt for hver gang en vikar kommer til nytt sted. Hovedprinsippet er "minikonkurranser" loddtrekning brukes KUN der vi har mottatt to helt like tilbud. Har ikke hatt slike tilfeller de snart 4 årene vi har brukt denne avropsformen. Vil tro det kan løses ved å ha to sammenbrettede lapper i en boks el. lign. Ja. Dere MÅ svare innen fristen for å unngå bot. Vi har ikke de tallene men den aller største andelen er vanlige sykepleiere. Side 4 av 5
22 Viser til dagen svar på spørsmål 11 og vil med dette gjøre dere oppmerksom på bruk av sammenfallende kvalifikasjons og tildelingskriterier som ikke er i henhold til regelverket. 23 Jf LOA paragraf 5 og kravet til forutberegnelighet ber vi om at historiske tall for 2014 for innkjøp av sykepleiere og spesialsykepleiere oppgis. Eventuellt et nøyaktig anslag på fordeling på oppgitt tall. Dette er i henhold til LOA/FOA. Ved kvalifiseringen ser vi på hvor mange vikarer dere har i porteføljen basert på tall dere skal oppgi vedlegg 2 kap. 3. Disse tallene blir IKKE benyttet ved tildeling. For øvrig benytter vi den informasjonen vi har bedt om under punkt 4.4 i konkurransegrunnlaget. Ved evalueringen av tildelingskriterium 2 vil ingen av de ovenfornevnte dokumenter/ informasjoner bli benyttet, kun det som er nevnt i punkt 6.3 i konkurransegrunnlaget. Vi evaluerer derfor to forskjellige ting basert på to forskjellige dokumentsett/informasjon. I kvalifiseringen ser vi på kapasiteten i tildelingen ser vil på leveringsevnen. Dere kan regne at 80-90% er sykepleiere. Av dette er 95% vanlige sykepleiere. 24 25 Det er nå oppgitt 17.6 millioner totalt og tilbudet har 3 deler. Det er dermed umulig å anslå hvor stort anbudet er for de som kun skal levere for del 1 -sykepleiere. Side 5 av 5