Protokoll fra ekstraordinært årsmøte i Norsk Boxerklubb 6. november 2014

Protokoll fra ekstraordinært årsmøte i Norsk Boxerklubb 6. november 2014 Møtet ble avholdt i Norsk Kennel Klubs møtelokaler på Bryn i Oslo. Møtet ble satt kl. 11.30. Tilstede i salen var 14 medlemmer med fulle rettigheter. I tillegg deltok klubbens revisor Bjørn Naustheller fra Veel & Karlsen ANS på hele møtet. Det sto en sak på dagsorden: Regnskapspresentasjon 2013 Klubbens leder ønsket velkommen til møte. Godkjenning av innkalling. Klubbens leder gjorde rede for innkallingen. Denne ble gjort av styret i Boxernytt nummer 3 (august) og på klubbens nettsider/facebooksider i midten av september. I klubbens lover 3-5 b stilles det krav om at innkallingen skal skje med 14. dagers varsel og det skal fremkomme hva som skal behandles. Med dette som bakgrunn godkjente det ekstraordinære årsmøtet innkallelsen. Valg av møteleder Styret foreslo nestleder Ørjan Moss som møteleder. Dette ble godkjent av møtet. Valg av referent Styret foreslo leder Line Orlund som referent. Dette ble godkjent av møtet. Valg av to til å underskrive protokollen Helge Fjeld og Lars Erik By ble valgt til å underskrive protokollen. Sak til behandling - presentasjon av regnskap for 2013 Styret har lagt frem et regnskap med noter som styret mener er en god fremstilling av klubbens regnskap. Styrets intensjon har vært å lage en presentasjon mer i tråd med tidligere års presentasjon av regnskapene. Det åpnes for spørsmål til revisor og fra salen bes det om en redegjørelse for hva som vedr. hva som ligger i noen av summene. Revisor og kasserer svarer ut dette. Det er en diskusjon i salen rundt hvilken verdi som skal være på gamle pokaler. Det blir påpekt at man ved å legge til grunn dagens priser også på gamle pokaler har oppjustert verdien på varelageret. Leder Line Orlund informerer om at forskjellen mellom å legge til grunn dagens prisnivå på pokaler og for eksempel legge til grunn 2/3 pris ikke vil utgjøre mer enn 2-4000 kroner. Av en total verdi på varelageret på 190 000 kroner er dette veldig lite. Det påpekes at det er krevende å håndtere et varelager med mange typer pokaler, noen gamle, noen nye og med svært ulik verdi. Styret redegjør for hva man har iverksatt av tiltak for å redusere antall typer pokaler. Etter noe diskusjon gir møtet følgende anbefaling til styret: Pokaler som ikke kan brukes som ordinære pokaler på klubbens utstillinger og stevner avskrives (settes til verdi 0). Det lages en liste over disse som vedlegges regnskapet hvert år. Gamle pokaler (dvs. kjøpt inn før 2010) tilbys lokalavdelingene uten kostnad for dem (med unntak av forsendelse). Styret bes om å se på ytterligere muligheter for å redusere varelageret. For fremtiden legges innkjøpspris for pokaler til grunn for verdi på varelager. Det er viktig med gode og forklarende noter på hva som ligger i regnskapstallene

Etter denne runden med avklaringer og diskusjon ble det stemt over den fremlagte presentasjonen av regnskapet for 2013. Denne (Resultatregnskap, balanse og noter) ble enstemmig godkjent. Møtet diskuterte også hvordan man ønsket å få presentert regnskapet fremover. Det ble foreslått en ytterligere forenkling av regnskapspresentasjonen for fremtiden, et forslag som fikk støtte av deltakerne (fremtidig presentasjon). Møtet ble avsluttet kl. 13.25 Referent: Line Orlund Helge Fjeld Lars Erik Bye

Resultatregnskap Inntekter Regnskap 2012 Budsjett 2013 Regnskap 2013 Budsjett 2014 Annonseinntekter (3040) kr 5 000,00 kr 2 000,00 kr 8 900,00 kr 8 000,00 Andre inntekter (3070,3080) Note 1 kr 13 770,00 kr 20 000,00 kr 77 726,00 kr 15 000,00 Salg klubbshop (3081) kr 2 231,00 kr 5 000,00 kr 5 579,00 kr 5 000,00 Medlemskontingent (3100) kr 320 200,00 kr 330 000,00 kr 317 300,00 kr 310 000,00 MVA refusjon (3200) Note 2 kr 22 711,00 kr 15 000,00 kr 34 249,00 kr 15 000,00 Div. Leieinntekter (3600, 3620) kr 7 821,00 kr - - kr 500,00 kr - Utstillingsinntekter (3621-3626) Note 3+16 kr 336 166,00 kr 319 500,00 kr 352 152,00 kr 350 000,00 Sum inntekter kr 707 899,00 kr 691 500,00 Kr 795 406,00 kr 703 000,00 Varekostnader Innkjøp til varelager (4030,4032, 4033, 4034) Note 4 kr 164 007,00 kr 58 424,00 Beholdsningsendring varelager Note 5 - kr 88 758,00 - kr 2 408,00 Sum varekostnader kr 75 249,00 kr 56 016,00 kr - Utgifter Utstillingskostnader (5001-5009, 5011-1014) Note 6+16 kr 256 632,00 kr 269 000,00 kr 230 038,00 kr 306 000,00 Leie lokale (6300) Note 7 kr 18 212,00 kr 16 000,00 kr 26 774,00 kr 29 000,00 Leie datasystemer, nettsiden (6400) kr 22 257,00 kr 22 000,00 kr 15 679,00 kr 22 000,00 Inventar (6540) kr 6 045,00 kr 5 000,00 kr 6 781,00 Revisjons og regnskapshonorar 6700) Note 8 kr 13 656,00 kr 25 000,00 kr 30 581,00 kr 30 000,00 Kontorrekvisita (6800) Note 9 kr 2 745,00 kr 22 000,00 kr 1 799,00 kr 3 000,00 Trykking Boxernytt (6820) Note 10 kr 176 998,00 kr 180 000,00 kr 139 114,00 kr 160 000,00 Møter, kurs, oppdatering og lignende (6860) Note 11 kr 15 714,00 kr 8 000,00 kr 3 499,00 kr - Samarbeidsmøte, raseseminar (6861) Note 12+17 kr 31 981,00 kr 30 000,00 kr 85 794,00 kr 50 000,00 Årsmøte (6862) kr 13 260,00 kr 4 000,00 kr 9 048,00 kr 9 000,00 Kont. Atibox og Brukshundsportforb. (6863) kr 3 399,00 kr 3 500,00 kr 2 689,00 kr 4 000,00 Oppdretterseminar (6865) Note 13+17 kr - kr 5 000,00 kr 36 931,00 kr - Porto (6940) kr 7 440,00 kr 18 000,00 kr 9 396,00 kr - Diverse driftskontnader (6864) kr 5 476,00 kr 5 116,00 kr 30 000,00 Reisekostnader styremøter (7140) kr 15 228,00 kr 25 000,00 kr 25 697,00 kr 25 000,00 Reisekostnader Atibox (7141) kr 11 573,00 kr 10 000,00 kr 5 690,00 kr 10 000,00 Gaver (inkl. bårebuketter) (7430) kr 2 124,00 kr 2 000,00 kr 2 080,00 kr - Støtte til lokalavd/kontaktområder (7431) Note 14 kr 21 000,00 kr 25 000,00 kr 18 000,00 kr 18 000,00 Forsikring lager (7500) kr 1 559,00 kr 2 000,00 kr 1 592,00 kr - Styre og bedriftsforsamlingsmøter (7700) Note 15 kr 553,00 kr - kr 17 487,00 0 Øredifferanser ved avstemming (7740) - kr 1,00 kr - - kr 1,00 kr - Bank og kortgebyr (7770) kr 1 582,00 kr 2 000,00 kr 2 692,00 kr - Tap på fordringer (7830) kr 4 519,00 kr - kr - kr - Sum utgifter kr 631 952,00 kr 676 476,00 kr 696 000,00 Renteinntekter (8040) kr 5 941,00 kr 8 193,00 Driftsresultat = inntekt- varekostn.- utgifter) kr 698,00 kr 62 414,00 kr 7 000,00 Årresultat = driftsresultat + renter kr 6 639,00 kr 70 607,00 kr 7 000,00

Numrene utenfor teksten refererer til kontoer i regnskapet. Balanse NOTE 2012 2013 EIENDELER Anleggsmidler - - Sum anleggsmidler - - Omløpsmidler 19 Varer, premier 187 729 190 138 20 Fordringer 8 587 16 790 2 Andre fordringer (mva) 4 618 57 297 21 Bankinnskudd og kontanter 355 928 465 661 Sum omløpsmidler 556 862 729 886 SUM EIENDELER 556 862 729 886 EGENKAPITAL OG GJELD Egenkapital 18 Bunden egenkapital 280 879 275 573 18 Opptjent egenkapital 215 841 291 754 Sum egenkapital 496 720 567 327 Gjeld 22 Midler til forskning av nyresvikt - 150 000 Leverandørgjeld 56 142 12 559 Annen kortsiktig gjeld 4 000 Sum gjeld 60 142 162 559 SUM EGENKAPITAL OG GJELD 556 862 729 886

Noter Note 1: I denne summen ligger Inntekter fra oppdretterseminar (se note 17 om dette), inntekter fra salg av premier til lokalavdelinger inntekter av lagerutleie til Oslo og Akershus og div. småinntekter. Note 2 Det er usikkert hvor mye momsrefusjon som tildeles klubbene via NKK hvert år. Klubben får beskjed om sum vi får helt på slutten av året, mens pengene ofte kommer inn på nyåret. Vi har bevisst valgt å budsjettere svært forsiktig ved årets begynnelse. Note 3 2012 2013 Påmeldingsavgift kr 274 665,00 kr 306 300,00 Parkeringsinntekter kr 23 074,00 kr - Utleie av stands kr 3 080,00 kr 5 650,00 Salg av kataloger kr 13 900,00 kr 100,00 Salg av pokaler/rosetter kr 10 100,00 kr 15 000,00 Inntekter kiosk, inngang kr 11 347,00 kr 24 602,00 Sum kr 336 166,00 kr 351 652,00 Katalogsalg og inntekter fra inngang, kiosk og sekretariat er slått sammen fra vinterutstillingen i 2013 Note 4: Her er året innkjøp av pokaler, rosetter, sløyfer, premiekort og salgsartikler til klubbshop samlet. I 2013 ble det ikke kjøpt inn varer til klubbshopen, så hele summen kommer fra kjøp av pokaler, rosetter og sløyfer. Note 5 NBK har pleid å kjøpe inn premier for to år av gangen. For å redusere bundet kapital i klubben men også fordi vi skal flytte lager, forsøker vi nå å kjøpe inn varer for et år av gangen samt bruke opp så mye av det vi har på lager som mulig. Da vi ikke kjenner innkjøpsverdien av de eldste pokalene, har vi satt denne verdien tilsvarende dagens innkjøpspris for premie av samme valør". Gamle pokaler var flottere enn dagens pokaler og det derfor lagt til grunn at innkjøpsprisen er på nivå med dagens pokaler. 2012 2013 Verdi premiebeholdning kr 173 773,15 kr 163 859,50 Varer videresalg kr 13 956,25 kr 26 278,00 Sum kr 187 729,40 kr 190 137,50 Endring av totalverdi varelager kr 88 758,00 kr 2 408,00 Note 6 Kostnadene til reise og opphold for dommere og ringpersonale er ført på ulike kontoer i regnskapet i 2012 og 2013. Det er her satt sammen summer fra flere kontoer for å gjøre tallene sammenliknbare

2012 2013 Leie av lokale (Leto 2012, Exporama 2013) kr 29 000,00 kr 56 944,00 Annonser og trykking av katalog (5008, 5009) kr 29 140,00 kr 8 815,00 Reise/honorar/forpleining dommere og ringpersonale (5002-5005) kr 92 290,00 kr 103 520,00 Aktivitetskostnad og kostnader elektronisk påmelding til NKK(5013) kr 42 712,00 kr 42 641,00 Innkjøp til "kafeteria", dvs intern forpleining (5000) kr 2 674,00 kr 6 983,00 Diverse utgifter utstilling (5011,5012,5014) kr 15 871,00 kr 11 135,00 Forbruk av premier (5007) kr 44 945,00 kr - kr 256 632,00 Kr 230 038,00 Note 7 I 2013 inngikk klubben avtale om et større lager. I forbindelse med at vi flyttet vinterutstillingen fra Letohallen til Exporama, måtte vi hente tilbake det utstyret som i mange år har vært lagret på Leto Deler av det nye lageret leies ut til lokalavdelingen i Oslo og Akershus (de betaler 6000 kroner per år). Inntekten for dette ligger i "andre inntekter", note 1. Pga flyttingen betalte klubben dobbelt leie i 2 mnd. Note 8 I 2012 vedtok årsmøtet å engasjere revisor for å revidere regnskapet. Kostnadene for dette (11 875 kr) påløper for første gang i 2013. Noe økte kostnader på regnskapsføring (18 706 kr). Note 9 Det var planlagt innkjøp av skanner for å skanne utstillingskritikker. Dette ble ikke gjort fordi man nå forventer at kritikkene fra NKK vil komme i elektronisk form fremover. Note 10 Nedgang i antall medlemmer fører til lavere trykkerikostnader og også lavere utsendingskostnader. Redusert sidetall på et av numrene. Note 11 Avlsrådsseminar arrangeres hver annet år. Styret og avlsrådsmedlemmer deltar på dette. Klubben har dekket kostnadene fullt ut for avlsrådets medlemmer, mens styremedlemmer har dekket 50 % selv. Kostnadene til kurset påløp i 2012. Note 12 Dobbelt så mange tillitsvalgte meldte seg på samarbeidskonferansen i 2013. Man arrangerte et ikke- planlagt raseseminar for å oppsummere helse- og atferdsundersøkelsen. Note 13 Det ble langt dyrere enn antatt å arrangere oppdretterseminaret. Mange fra klubben deltok uten deltakeravgift - de hadde hatt nøkkelroller i utarbeidelse av RAS og/eller nye retningslinjer for avl og oppdrett Note 14 Lokalavdelingen i Rogaland nedlagt i 2012, dette medførte lavere kostnader til støtte i 2013. Note 15 Møter i RAS gruppen

Note 16 Utstillingsregnskap Vinterutstilling Årsvinner Tromsøutstilling Regnskap 2013 Regnskap 2013 Regnskap 2013 Inntekter Påmeld.avg. kr 276 960,00 kr 25 880,00 kr 3 460,00 Utleie stand kr 5 650,00 kr - Salg av premier/rosetter kr 15 000,00 Inntekt Utst., kiosk inngang m.m kr 13 804,00 kr 10 798,00 kr 600,00 kr 311 414,00 kr 36 678,00 kr 4 060,00 Kostnader Innkjøp kaffeteria kr 3 600,00 kr 3 385,34 Leie av hall kr 52 943,75 kr 4 000,00 kr 500,00 Reise/Honorar Dommere+ringp. kr 78 712,50 kr 12 863,58 kr 11 944,32 Trykking av PM/annonser kr 3 564,00 kr - Trykking av katalog kr 5 250,00 kr - Avgift NKK+elektronisk påmeld. kr 38 116,00 kr 4 020,00 kr 505,00 Div. utgifter Utstilling kr 12 244,30 kr 429,00 kr 65,00 Beregnet forbruk av premier kr 30 831,00 kr 2 750,00 kr 653,00 Innkjøpt rosetter kr 2 237,50 kr 225 261,55 kr 29 685,42 kr 13 667,32 Overskudd kr 86 152,45 kr 6 992,58 - kr 9 607,32 Premieforbruket (totalt kr 34.234) belastes den enkelte utstilling i forhold til antall hunder som deltok. Note 17 Samarbeidskonferanse, raseseminar og oppdretterkonferanse Raseseminaret og samarbeidskonferansen ble arrangert på Gardermoen Samfunnshus "Messa" 12.- 13. oktober 2013.I regnskapet er det ikke skilt ut hvilke inntekter henholdsvis kostnader som gjelder raseseminaret og hvilke som gjelder samarbeidskonferansen. Deltakerne på samarbeidskonferansen deltok også på raseseminaret Samlet økonomisk resultat for disse to arrangement ble : Inntekter Kostnader Resultat før tilskudd kr 21 673,00 - kr 85 794,00 - kr 64 121,00 Tilskudd fra Helsefond Tilskudd fra Kompetansefond Resultat etter tilskudd kr 15 000,00 kr 15 000,00 - kr 34 121,00 På årsmøte i 2012 vedtok man å bruke 20 000 kroner fra helsefondet til helseundersøkelsen. Resultater av helseundersøkelsen var tema for raseseminaret og styret vedtok derfor å bruke 15 000 av disse på dette seminaret Oppdretterseminaret ble arrangert på Gardermoen Samfunnshus "Messa" 7. - 8. 12.2013.

Det økonomiske resultatet ble slik: Inntekter Kostnader Resultat før tilskudd kr 16 790,00 - kr 38 155,00 - kr 21 365 Tilskudd fra Helsefond Resultat etter tilskudd kr 5 000,00 - kr 16 365,00 På årsmøte i 2012 vedtok man å bruke 20 000 kroner fra helsefondet til helseundersøkelsen. Styret vedtok å bruke de siste 5000 på dette seminaret som også hadde helse som tema I budsjettet for 2013 ble det avsatt kr 30.000 til samarbeidskonferansen og kr 5.000 til oppdretterseminar. Note 18 Disponering av årsoverskudd Vedtatt på Andel renter/ årsmøtet Forbruk Tilførsel årsresultat 31.12.12 07.04.13 2013 2013 2013 31.12.13 Hyttefond kr 184 517,00 - kr 85 000,00 kr 2 903,00 kr 102 420,00 Helse og forskningsfond kr 96 362,00 - kr 20 000,00 kr 21 500,00 kr 2 811,00 kr 100 673,00 Kompetansefond kr 85 000,00 - kr 15 000,00 kr 2 480,00 kr 72 480,00 Sum bunden egenkapital kr 280 879,00 kr 275 573,00 Annen egenkapital kr 215 841,00 kr 75 913,00 kr 291 754,00 Sum egenkapital kr 496 720,00 - - kr 35 000,00 kr 21 500,00 kr 84 107,00 kr 567 327,00 Note 19 Varer, premier 2013 2012 Premiebeholdning kr 163 860,00 kr 173 773,00 Innkjøpte varer for videresalg kr 26 278,00 kr 13 956,00 Sum kr 190 138,00 kr 187 729,00 Note 20 Fordringer Loddsalg oppdretterseminar *) Reiseforskudd Atibox **) Kundefordringer 2013 2012 kr 1 580,00 kr 4 612,25 kr 10 597,75 kr 16 790,00 kr 8 587,00 *) Loddsalg på oppdretterseminaret som ble fakturert i ettertid. Men med faktura dato 31.12.13, så dette er med i kundefordringene. **) Reiseforskudd til Ørjan Moss for planlagt reise til Atibox. Reisen ble ikke gjennomført.

Note 21 Bankinnskudd og kontanter 2013 2012 Depositum, lager kr 16 000,00 kr 7 500,00 Driftskonto kr 65 537,00 kr 54 115,00 Helse og forskning kr 213 405,00 kr 287 767,00 Avlskonto kr 20 409,00 kr 3 095,00 Klubbhuskonto kr 150 091,00 kr 85,00 Div bankkonti kr 219,00 kr 3 366,00 Sum kr 465 661,00 kr 355 928,00 Note 22 Midler til forskning av nyresvikt. Frode Lingås ved Norges Veterinærhøyskole har mottatt tilskudd til videre kartlegging av nyresvikt hos boxer. Søknaden gjelder boxer og berner sennen. Midler til kartleggingen, kr 150.000, er satt inn på konto hos Norsk Boxerklubb. Siden dette ikke er midler som tilhører klubben er de oppført i balansen som gjeld.

Fremtidig* presentasjon skal inneholde: Inntekter Medlemskontingent Salg klubbshop Utstillingsinntekter Andre inntekter Sum inntekter Varekostnader Innkjøp til varelager Beholdningsendring varelager Sum varekostnader Utgifter Utstillingskostnader Leie lokale Leie datasystemer, nettsiden Inventar Revisjons og regnskapshonorar Trykking Boxernytt Møter, kurs, oppdatering og lignende Samarb.møte, raseseminar, oppdr.sem Kont. Atibox og Brukshundsportforb. Diverse driftskontnader Reisekostnader Atibox Støtte til lokalavd/kontaktområder Styre og bedriftsforsamlingsmøter Øredifferanser ved avstemming Tap på fordringer Sum utgifter Renteinntekter Driftsresultat = inntekt- varekostn.- utgifter) Årsresultat = driftsresultat + renter * Fra og med presentasjon av regnskap for 2014