Saksframlegg Referanse Saksgang: Styre Møtedato Styret Helseforetakenes senter for pasientreiser ANS 11/12/13 SAK NR 55-2013 Godkjenning av protokoll fra styremøtet 23.10.13 Forslag til vedtak: Styret godkjenner protokollen fra styremøtet 23.10.13. Skien, 04. desember 2013 Marit Kobro Administrerende direktør Side 1 av 6
Møteprotokoll for styret i Helseforetakenes senter for pasientreiser ANS Styre Møtedato 23.10.13 Møtested Tid: Møteleder Referent Helseforetakenes senter for pasientreiser ANS Hotell Park Inn, Gardermoen Kl 09.30-13.30 Steinar Marthinsen Eirik Andersen Referatdato 23.10.13 Følgende medlemmer deltok: Steinar Marthinsen, styrets leder, Helse Sør-Øst RHF Per Karlsen, nestleder, Helse Vest RHF Irene Skiri, styremedlem, Helse Nord, RHF Reidun Rømo, styremedlem, Helse Midt-Norge RHF Anette Buer, ansattvalgt styremedlem Pasientreiser ANS (vara for Kristoffer Plocinski,) Roy Smelien, ansattvalgt styremedlem Pasientreiser ANS Fra regionale brukerutvalg deltok: Werner Johansen, observatør fra regionalt brukerutvalg, Helse Nord Njål Idsøe, observatør fra regionalt brukerutvalg, Helse Vest (vara for Steinar Andersen) Fra internrevisjonen deltok: Revisor Tove Kolbeinsen, konsernrevisjonen Helse Sør-Øst Forfall: Steinar Andersen, observatør fra regionalt brukerutvalg, Helse Vest Kristoffer Plocinski, ansattvalgt styremedlem Pasientreiser ANS Fra administrasjonen deltok: Marit Kobro, adm. direktør, Pasientreiser ANS Hilde Holt, fagsjef, Pasientreiser ANS Øystein Næss, ass. dir., Pasientreiser ANS Lars Fremstad, leder systemforvaltning, Pasientreiser ANS Per M. Halvorsen, leder programkontor Pasientreiser ANS Eirik Andersen, leder for styre- og eieroppfølging, Pasientreiser ANS (til 11.45) Innkalling og saksliste ble godkjent. Ingen saker ble innmeldt til eventuelt. Side 2 av 6
Saker som ble behandlet: Sak 45-2013: Godkjenning av protokoll fra styremøtet 23.09.13 Protokoll fra styremøtet 23.09.13 fremlegges. Styrets enstemmige vedtak Styret godkjenner protokollen fra styremøtet 23.09.13. Sak 46-2013: Risikovurdering, helseforetakenes senter for pasientreiser ANS pr oktober 2013 Styret har tidligere vedtatt at det skal gjennomføres to helhetlige risikovurderinger pr år i Pasientreiser ANS. Siste risikovurdering ble behandlet i styret 18.04.13 (sak 22-2013). Det er nå i tråd med nevnte vedtak gjennomført en risikovurdering for selskapet per oktober 2013. Det er en fortsatt positiv utvikling i risikobildet siden april, og iverksatte tiltak har hatt god effekt på måloppnåelsen. Per oktober 2013 er det ingen områder som vurderes å være kritiske og hjemmehørende i rød sone i risikomatrisen. Det er imidlertid anført i alt fire punkter i gul sone. Det er utarbeidet egen tiltaksliste i tilknytning til risikovurderingen. Det vurderes at anførte tiltak vil bidra til å redusere risikobildet. Tiltakene vil bli fulgt opp suksessivt fremover. Styret vil få seg forelagt en ny risikovurdering våren 2014. Administrerende direktør anbefaler at styret tar foreliggende risikovurdering til etterretning. Styrets enstemmige vedtak 1. Styret tar fremlagte risikovurdering til etterretning. 2. Styret tar til etterretning at det er initiert tiltak for å redusere risikobildet og forutsetter systematisk oppfølging av disse tiltakene. 3. Tiltak for å redusere risiko for uautorisert rekvirering forutsettes fulgt opp gjennom vedtak i egen sak til dagens styremøte. 4. Styret ber administrerende direktør komme tilbake med nærmere vurdering av utfordringer og tiltak i tilknytning til støttesystemer IKT. Sak 47-2013: Virksomhetsrapportering pr 31. august 2013 Administrerende direktør anbefaler at styret tar foreliggende rapportering til etterretning. Styret tar virksomhetsrapporteringen pr 31. juli 2013 til etterretning. Sak 48-2013: Handlingsplan systemforvaltning 2014-2015 Det er utarbeidet en handlingsplan for tiltak innen systemforvaltning på kort og mellomlang sikt. Samtidig er det igangsatt et arbeid for en tilnærming til de langsiktige utfordringene. Foreliggende sak inneholder tiltak Side 3 av 6
for perioden 2014-15 og er utarbeidet etter en prosess med involvering av funksjonelle arbeidsgrupper (FAgrupper), systemeierforum (SF) og lederne ved pasientreisekontorene (PRK-ene). Det anbefales at styret slutter seg til den foreslåtte handlingsplanen. 1. Styret slutter seg til foreslått handlingsplan for systemforvaltning 2014-2015. 2. Styret ber om å bli orientert om fremdriften i arbeidet med de ulike tiltakene. Sak 49-2013: Tiltak for bedre tilgangsstyring i NISSY Saken presenterer forslag til tiltak som kan fullføres i 2014 og som vurderes å bedre de påpekte svakheter ved dagens tilgangskontroll i NISSY. Etter gjennomføring av tiltakene foreslås en evaluering som grunnlag for evt ytterligere tiltak. På lengre sikt må tiltak for å sikre tilgangsstyringen ses i sammenheng med utvikling av en fremtidsrettet løsning, kfr nylig vedtatt strategiplan for Pasientreiser ANS. 1. Styret slutter seg til fremlagte forslag til tiltak for bedre tilgangsstyring i NISSY. 2. Styret ber spesielt om at det gjøres en avklaring av retten til å rekvirere. Sak 50-2013: Anskaffelse av portalløsning for styringsinformasjon Foreliggende sak presenterer anbefaling til anskaffelse av portal for styringsinformasjon fra SAS Institute (heretter omtalt som SAS), som skal bidra til å dekke behovet for styringsinformasjon på kort og lang sikt innen pasientreiseområdet. Tiltaket inngår i Pasientreiser ANS` strategiplan 2013-2015 og vil være viktig for gjennomføringen av andre deler av strategien. Internrevisjonsrapporten understreker viktigheten av raskt å utvikle styringsrapporter innenfor udekkede behov. Det anbefales at styret slutter seg til forslaget om å anskaffe løsningen innenfor en investeringsramme på 2,9 millioner kroner. 1. Styret slutter seg til forslaget til anskaffelse og utvikling av ny portal for styringsinformasjon. 2. Styret gir administrerende direktør fullmakt til å inngå avtale om portalløsning. Sak 51-2013: Status for gjennomføring av tidligere behandlede styresaker Administrerende direktør inviterer styret til å ta den fremlagte oversikten over status og oppfølging av styrevedtak t.o.m. september 2013 til orientering. Styret tar den fremlagte oversikten over status og oppfølging av styrevedtak t.o.m. 23.09.2013 til orientering. Side 4 av 6
Sak 52-2013: Budsjettestimat 2014 Budsjettestimat 2014 for Pasientreiser ANS øker med ca. 5 millioner kroner utover forventet prisvekst sammenlignet med estimat 2013. Det er lagt til grunn en videreføring av dagens oppgaveportefølje, aktivitet og tjenestenivå tilknyttet SLA. Pris- og lønnsjustering er estimert til å utgjøre til sammen 3 %. Hovedendringene i budsjettet er: Det er en økt satsning på systemutvikling gjennom iverksetting av styrevedtak om handlingsplan systemforvaltning Økt investeringsnivå gir økte avskrivninger og finansieringsbehov Behov for økt bemanning for gjennomføring av planen Det økte bemanningsbehovet foreslås dekket inn gjennom frigjøring av årsverk gjennom økt produktivitet, omdisponering av interne ressurser og nye årsverk. Bemanningsbehov som følge av prosjekt Mine Pasientreiser dekkes inn gjennom interne overføringer av personale samt innleie/engasjement. Samlet utgjør dette en netto økning på tre årsverk fra netto fra 65 til 68 Styret tar saken om budsjettestimat 2014 til orientering. Sak 53-2013: SMS-utsendelse fra NISSY Automatisk utsendelse av sms til pasienter fra NISSY for å bekrefte rekvisisjon er sterkt ønsket ved pasientreisekontorene. Funksjonaliteten utvikles i NISSY og løsningen skal være operativ i løpet av Q1 2014. Kostnadene knyttet til utsendelse av sms fordeles mellom Pasientreiser ANS og RHFene. Utviklings- og driftskostnader dekkes av Pasientreiser ANS og variable kostnader, sms trafikk, dekkes av HFene. Det forventes at løsningen vil gi helseforetakene innsparinger som overstiger kostnadene forbundet ved smsordningen. Administrerende direktør anbefaler innføring av løsning som foreslått i saken. 1. Styret godkjenner innføring av foreslått løsning for utsendelse av sms fra NISSY. 2. Bruk av tjenesten finansieres av det enkelte helseforetak. Sak 54-2013: Årsplan styresaker I denne saken fremlegges justert årsplan for styresaker til orientering. Styret tar årsplan for styresaker til orientering. Side 5 av 6
Administrerende direktørs orientering Administrerende direktør orienterte om følgende saker: Pasientreiser over regionsgrensene Reiseplanlegging Forskyvning av ledd i internrevisjonsplanen for Pasientreiser ANS 2013 Styrets enstemmige vedtak Styret tar administrerende direktørs orientering til orientering. Per Karlsen Nestleder Anette Buer Reidun Rømo Irene Skiri Roy Smelien Berit Grønning Nielsen Steinar Marthinsen Styreleder Eirik Andersen Styresekretær Side 6 av 6