nskaffelse Sørum kommune 14/03198 Vedlegg 6 dministrativt system for skoler og barnehager i Sørum kommune Side 1 av 13
nskaffelse Sørum kommune 14/03198 KRVSPESIFIKSJON SS SØRUM KOMMUNE Innhold 1. INNLEDNING... 3 1.1 Struktur... 3 1.2 Kravbegreper... 3 2. BSOLUTTE KRV... 4 2.1 rbeidsprosesser... 4 3 TEKNISKE KRV... 5 3.1 Krav til teknisk installasjon (lokalt miljø)... 5 3.2 Krav til skytjeneste (SaaS-miljø)... 5 3.3 Krav til integrasjoner... 6 3.4 Krav til sikkerhets- og tilgangsløsninger... 7 3.5 Tilgjengelighetskrav... 8 4 FUNKSJONELLE KRV... 8 4.1 Krav til brukergrensesnitt... 8 4.2 Krav til saksbehandlingsfunksjonalitet... 9 4.3 Krav til statistikker og rapporter... 12 4.4 Krav til innsyn... 12 4.5 Krav til logg og sporing... 12 5 Oppstarts- og driftskrav... 13 5.1 Krav til dokumentasjon... 13 5.2 Krav til opplæring... 13 5.3 Konvertering og klargjøring... 13 5.4 Krav til vedlikehold og brukerstøtte... 13 Side 2 av 13
nskaffelse Sørum kommune 14/03198 1. INNLEDNING 1.1 Struktur Fagsystemet som denne kravspesifikasjonen omfatter (i dette dokumentet kalt SS) skal erstatte eksisterende fagsystem for barnehage, skole, SFO og Voksenopplæringa i Sørum kommune, og skal dermed understøtte eksisterende arbeidsprosesser. Den nye løsningen skal dekke de behov kommunen har for forsvarlig og effektiv saksbehandling, dokumentasjon og styring. I tillegg skal et nytt fagsystem legge til rette for digitalisering av ytterligere arbeidsprosesser, slik som for eksempel timeplanlegging. Nytt fagsystem skal samtidig være så fleksibelt at det lar seg tilpasse fremtidige endringer og optimeringer av slike prosesser. en er strukturert som følger: - bsolutte krav er listet opp i kapittel 2. Disse kravene må tilfredsstilles for at tilbudet vil bli evaluert i henhold til tildelingskriteriene. - Tekniske krav er listet opp i kapittel 3. ndre krav er listet opp i kapittel 4 og 5. 1.2 Kravbegreper I kravsettingen benyttes følgende begreper: Kravnr. Beskrivelse Identifikator for de ulike kravene. Beskrivelse av kravene. bsolutte krav beskriver arbeidsprosessene som fagsystemet skal understøtte. Disse kravene er absolutte og må imøtekommes. lle andre krav (systemkrav, tekniske krav etc) bør oppfylles. Prioritering Tilbyders kommentar Krav med prioritet vil vektes høyere enn krav med prioritet B Manglende funksjonalitet på - og B-krav kan kompenseres ved forpliktelse om leveranse i fremtiden innenfor den tidsrammen oppdragsgiver kan godta. Samlet score av kravspesifikasjonens kapittel 3-5 inngår som en del av tildelingskriteriene. Koder for hvorvidt den tilbudte løsningen dekker de beskrevne behov: S: Funksjonaliteten dekkes gjennom standardløsningen som er tilbudt. T: Funksjonaliteten kan dekkes gjennom utvikling/tilpassing av standardløsningen. N: Funksjonaliteten kan ikke dekkes gjennom standardløsningen eller tilpassing/videreutvikling av denne. Tilbyder skal primært dekke behovene gjennom sin standardløsning. Tilbyder skal synligjøre de tilfeller hvor spesialtilpasninger må finne sted. Kostnader knyttet til dette må spesifiseres i tilbudsskjemaet (evalueres under pris). Tilbyder må kommentere de enkelte krav. Her kan tilbyder henvise til vedlegg/tilleggsdokumentasjon som beskriver/dokumenterer kravet. Side 3 av 13
nskaffelse Sørum kommune 14/03198 2. BSOLUTTE KRV 2.1 rbeidsprosesser Disse arbeidsprosessene skal fagsystemet understøtte. Informasjonsflyten og dokumentforvaltning er i sin helhet på norsk, følgelig må fagsystemet bruke norsk språk i felter og menyer. Krav Beskrivelse 1. Barnehagene Registrering av søknader og meldinger Behandling av opptak, ventelisteadministrasjon, plasstildeling og oppholdsendring Produksjon av elektroniske grunnlag til kommunens lønns- og økonomisystem rkivforvaltning mot kommunens sak og arkivsystem 2. Barneskolene og SFO Registrering av søknader og meldinger Behandling av skoleinnmelding, fraværsoppfølging, vurderinger for skolene Behandling av SFO-innmelding og oppholdsendringer Produksjon av elektroniske grunnlag til kommunens lønns- og økonomisystem rkivforvaltning mot kommunens sak og arkivsystem 3. Ungdomsskolene Registrering av søknader og meldinger Behandling av skoleinnmelding, fraværsoppfølging, vurderinger for skolene Behandling av elevvurderinger og karakterer Behandling av vitnemål og overføringer til videregående skole (VIGO) Produksjon av elektroniske grunnlag til kommunens lønns- og økonomisystem rkivforvaltning mot kommunens sak og arkivsystem 4. Voksenopplæringen Registrering av søknader og meldinger Produksjon av elektroniske grunnlag til kommunens lønns- og økonomisystem rkivforvaltning mot kommunens sak og arkivsystem Side 4 av 13
nskaffelse Sørum kommune 14/03198 3 TEKNISKE KRV 3.1 Krav til teknisk installasjon (lokalt miljø) Sørum kommune har standardisert sitt servermiljø på Microsoftbaserte produkter (2012 Server R2 i Hyper-V), og nettverksmiljøet er av god kvalitet. Klientmiljøet er primært Windows 7-baserte datamaskiner, med overvekt av bærbare maskiner. Mobile enheter er i hovedsak Windows-baserte mobiltelefoner, ipads og iphone. Databasemiljøet er MS SQL 2012. Sørum kommune har ett domene med egne sites for ekstern, intern og sikret informasjonsbehandling. Som autentiseringsløsninger brukes kommunens D-løsning, FEIDE og ID-porten. For å lette arbeidsprosessene rundt autentisering brukes SSO (single sign-on) der det er hensiktsmessig. Øvrige fagsystemer er Visma Enterprise (Økonomi, HRM etc), Public 360 (sak- og arkivsystem), Custompublish (hjemmeside), Sharepoint 2013 (intranett), Sharepoint 2013, Office 365, og Sem & Stenersen Kommune 24:7 (skjemaportal for innbyggere). Som integrasjonsgrensesnitt mellom systemene brukes dokumenterte web servicer. For sak- og arkivsystemet brukes NORK4-ws, samt noen andre høynivå web servicer. For identitetshåndtering innenfor utdanningsområdet benyttes LifeCycle Server (LCS). 4 SS bør kunne installeres i det tekniske miljøet som er beskrevet ovenfor 5 Dersom SS leveres med filer for klientinstallasjon, skal klienten installeres gjennom kommunens distribusjonsløsning MS System Center Configuration Manager. Installasjonsfilene bør leveres i et format som støtter slik distribusjon (MSI). 3.2 Krav til skytjeneste (SaaS-miljø) Dersom tilbudet inneholder skytjenester, gjelder følgende krav: 6 Dersom SP-løsning (sky) benyttes bør oppetid for løsningen være minimum 99,9% Side 5 av 13
nskaffelse Sørum kommune 14/03198 3.3 Krav til integrasjoner SS integreres mot øvrige systemer som vist i skissen. 7 lle integrasjoner: Datautveksling bør primært skje gjennom åpne og tilgjengelige web servicer. 8 Integrasjon 1: Sak- og arkivsystem Public 360. Integrasjon gjennom eksisterende NORK4-web service. 9 Integrasjon 2: Visma HRM. Personopplysninger må kunne importer/eksporteres mellom HRM og SS. 10 Integrasjon 3: Visma regnskap. Flyt av data i forbindelse med fakturering og restanse. 11 Integrasjon 4: LMS: Eksport av brukeropplysninger i et format som lar seg lese inn i kommunens LMS løsning. 12 Integrasjon 5: LCS: Eksport av gruppe og brukeropplysninger 13 Integrasjon 6: Vokal: Eksport av brukeropplysninger via PIFU. 14 Integrasjon 7: SS bør utveksle data til/fra GSI. 15 Integrasjon 8: SS bør utveksle data til/fra BSIL. 16 Integrasjon 9: SS bør utveksle data til/fra PS. Side 6 av 13
nskaffelse Sørum kommune 14/03198 17 Integrasjon 10: SS bør utveksle data til/fra VIGO. 18 Integrasjon 11: SS bør inneholde funksjonalitet B for integrasjon med NIR for aktuelle elevgrupper Hente info om eleven (vedtak om hvor mange timer eleven skal ha) Sende tilstedeværelse 19 Integrasjon 12: SS bør inneholde funksjonalitet B for integrasjon til PD, overføre kandidater til norskprøve (PD er prøveadministrativt system for VOX, leveres av Enovate.no). 20 Integrasjon 13: SS bør inneholde funksjonalitet for integrasjon mot Folkeregisteret for innhenting av personopplysninger om barn. 21 Integrasjon 14: SS bør inneholde funksjonalitet B for å kunne hente felter fra SS via webservice til eget grensesnitt (portal). 22 SS bør inneholde funksjonalitet for digital B meldingsformidling mot Digipost. I den grad SS skal ekspedere dokumenter så bør ekspedering skje mot DigiPost sin meldingsformidler. 23 I den grad SS er avhengig av et eksternt SMS PI, B bør kommunens eksisterende PI brukes (PSWIN). 3.4 Krav til sikkerhets- og tilgangsløsninger 24 utentisering av egne ansatte og elever gjennom FEIDE. 25 utentisering av eksterne (foreldre etc) gjennom ID-porten. 26 Lagring av personsensitiv informasjon bør krypteres, og tilgang til slik informasjon bør skje gjennom tofaktorautentisering. 27 Passord bør enveiskrypteres/hashes i databasen. 28 Grensesnitt/webside som eksponeres eksternt bør bruke rotklarert sertifikat (https). 29 Systemet bør ikke være eksponert for sårbarheter/sikkerhetsbrister som fremført i OWSP top 10: (http://owasptop10.googlecode.com/files/owsp %20Top%2010%20-%202013.pdf) Side 7 av 13
nskaffelse Sørum kommune 14/03198 3.5 Tilgjengelighetskrav 30 Systemet bør tilfredsstille kravene i referansekatalogen for IT-standarder, herunder krav til tegnsett, tekstdokumentformater og ELMER: http://standard.difi.no/forvaltningsstandarder/refe ransekatalogen-html-versjon 31 Systemet bør tilfredsstille kravene i referansekatalogen for IT-standarder, herunder krav til tegnsett, tekstdokumentformater og ELMER: http://standard.difi.no/forvaltningsstandarder/refe ransekatalogen-html-versjon 32 Den del av systemet som eksponeres eksternt (innbyggere etc) bør tilfredsstille DIFI sine kvalitetskriterier (kvalitet på digitale tjenester og kvalitet på nett): http://kvalitet.difi.no/kriteriesett/kpd2014/ 33 Det bør være mulig å dyplenke til innhold og B moduler som krever autentisering for å nå. 4 FUNKSJONELLE KRV 4.1 Krav til brukergrensesnitt Disse kravene fokuserer på fagsystemets grensesnitt mot de ulike brukergruppene. Krav Beskrivelse PRI 34 SS bør støtte responsivt design slik at grensesnittet tilpasser seg automatisk ulike skjermoppløsninger. 35 Brukergrensesnittet bør fungere på alle kommunens enheter (pc med IE 10+, ipad, citrix terminalmiljø). 36 Grensesnittet bør være utformet slik at innhold som blir presentert til brukeren skal være relevant og basert på brukerens rolle i systemet. 37 ll tekst/hjelpetekst bør være på norsk. 38 Sentrale funksjoner mot eksterne grupper bør tilbys gjennom ios/windows/ndroid app. B Side 8 av 13
nskaffelse Sørum kommune 14/03198 4.2 Krav til saksbehandlingsfunksjonalitet Disse kravene fokuserer på konkrete funksjonaliteter i fagsystemet. Generelle krav 39 SS bør inneholde et elev- og barneregister. Registeret bør være tilrettelagt for å inneholde relevante personopplysninger om barn og elever og familietilknytning. Dette registeret skal være den autorative kilden for forvaltningen av elevog barneinformasjon gjennom integrasjoner med andre systemer (se tekniske krav). Registeret bør inneholde informasjon om barn i kommunen som er relevant for planlegging av skolestartere i kommende år (hentet fra Folkeregisteret, se tekniske krav). 40 Nye barn/elever blir primært registrert inn via eksisterende elektroniske skjema som er koblet mot sak- og arkivsystemet. Det bør imidlertid også være mulig å manuelt registrere inn barn/elever med midlertidig/fiktivt personnummer dersom det er behov for det. 41 SS bør ha følgende funksjonalitet for fakturaproduksjon og avlevering til Visma Enterprise økonomi: Oppholds- og utstyrsfakturering Mulighet for prøvekjøring/simulering Fast og tilfeldig fakturering Enkel mulighet for manuelle korrigeringer, også faste beløp Import etter fakturakjøring /restanse Mulighet for flere fakturamottakere (foresatte eller andre) Mulighet for prosentvis fordeling av betaling, mellom flere betalere Søskenmoderasjon Mulighet for å endre fakturamottaker i oppholdsløpet Fakturatekst må kunne endres, og må kunne være forskjellig på ulike barnehager/skoler 42 SS bør ha et integrert timeplan system. 43 SS bør leveres med følgende funksjonalitet for timeplanleggingssystem: Timeplanlegging bør kunne inkludere ukjente (eks ansatte som ikke er tilsatt på planleggingstidspunktet/vikarer) Bør kunne håndtere forskjellige timelengder (eks 30 min, 45 min) Side 9 av 13
nskaffelse Sørum kommune 14/03198 Bør kunne holde kontroll på stillingsprosent og gi varsel om den overskrider Bør kunne kobles mot brukernes e-post Bør kunne håndtere klasser, grupper, rom, fag, ansatte og ressurser Bør ta vare på historikk 44 Timeplaner bør kunne synkroniseres over på B mobile enheter som smarttelefoner og nettbrett slik at elever og ansatte får umiddelbar oversikt over sin ukeplan. 45 Endringer i fastsatt timeplan bør utløse melding / B SMS til de som har satt opp synkronisering. 46 SS bør leveres med funksjonalitet for fraværsføring, herunder: Sikre korrekt fraværsføring Fraværskoder m/kommentarfelt Tidsangivelse (klokkeslett), for eksempel skal 15 min av en time ikke bli talt opp som hel time utomatisk konvertering fra timefravær til heldagsfravær, kommentarer skal følge Mulighet for å unnta fravær fra opptelling jf. Forskrift til Opplæringloven 3-41. Skal gjøres av administrasjonen. Historisk fraværsopplysninger bør følge eleven uavhengig av kontaktlærerbytte Varsel til kontaktlærer ved stort fravær 47 SS bør leveres med funksjonalitet for kommunikasjon via SMS. Enveis SMS: Melding til hjemmene som ikke krever svar 48 Toveis SMS: B Melding til hjemmene som krever svar Eksempel: Skolen/barnehagen sender invitasjon til foreldremøte via SMS. Foresatte svarer på meldingen via SMS. Svaret havner i SS og kan framstiller i ønsket grensesnitt. For barnehage: 49 SS bør leveres med funksjonalitet for opptaksbehandling Enkel oppretting/fordeling av barn i grupper/avdelinger/aldersgrupper/perso nal (brukervennlighet vektlegges) Importere mottatte søknader fra kommunens sak- og arkivsystem Side 10 av 13
nskaffelse Sørum kommune 14/03198 dministrere ventelister Legge barn på tilbud/plassere barn/permisjon Elektronisk tilbudsbrev med mulighet for utskrift Eksportere produserte dokumenter tilbake til kommunens sak- og arkivsystem Saksnummer i sak- og arkivsystemet bør være tilgjengelig som link i SS 50 Vaktlister Ferieregistrering Tilstedeværelse / krysseliste med klokkeslett, barn og personal For skole: 51 SS bør leveres med funksjonalitet for oppretting av klasser/grupper. enkel oppretting/fordeling av elever i klasser/grupper/fag/lærere (brukervennlighet vektlegges) må kunne legge inn avvikende årstrinn i grupper 52 Fagregister bør være oppdatert i henhold til GREP 53 SS bør leveres med følgende funksjonalitet for oppretting av skolerute: For hele kommunen Mulighet for skoletilpassinger Mulighet for klasse- og trinntilpasninger For voksenopplæringen: 54 SS må kunne håndtere D-nr og DUF-nr. 55 SS må håndtere flere elevtyper B (Grunnskoleopplæring for voksne og Norsk språkopplæring for innvandrere) Side 11 av 13
nskaffelse Sørum kommune 14/03198 4.3 Krav til statistikker og rapporter Krav Beskrivelse PRI 56 ll informasjon inkludert historiske data som B ligger i SS bør kunne tas ut i rapporter. 57 Det bør være enkelt å ta ut egne rapporter 58 SS bør leveres et sett standardrapporter, herunder: Fravær/oppmøte med klokkeslett Karakterstatistikker Flyttemelding Vitnemål/også duplikat Kompetansebevis Kursbevis GSI BSIL Kontantstøtterapport som er godkjent av NV Remitterings- og overføringsrapporter Datautvekslingsrapporter web servicer 4.4 Krav til innsyn 59 SS bør leveres med en innsynsløsning som presenterer registrert informasjon om barn og elever for foresatte. 60 Informasjon (som er tilgjengelig gjennom B innsynsløsningen) bør kunne være tilgjengelig gjennom web service for å presentere i andre grensesnitt, for eksempel på kommunens hjemmeside. 4.5 Krav til logg og sporing 61 SS bør leveres med funksjonalitet for endringslogg. Loggen bør vise hvem som har gjort endringer og når endringen er gjort. Side 12 av 13
nskaffelse Sørum kommune 14/03198 5 Oppstarts- og driftskrav 5.1 Krav til dokumentasjon 62 Brukerdokumentasjonen bør være norsk. 63 Dokumentasjon på teknisk oppsett, konfigurasjon og integrasjon bør leveres rett etter akseptansetest. 5.2 Krav til opplæring 64 Det bør gjennomføres opplæring av brukere tilpasset den rollen de har i SS. 65 Brukerveiledninger/hjelpefunksjoner i SS bør alltid være oppdaterte, for eksempel i forbindelse med større systemoppdateringer. 66 SS bør tilby e-læring for de mest brukte B funksjonene. 5.3 Konvertering og klargjøring 67 Eksisterende innhold produsert i gammel SS bør konverteres over til nytt SS, herunder: Elev- og barn register nsattregister Foresatte register Fagregister Karakter, fravær, vurdering. Vitnemål Barnehagehistorikk (hvilke barn har gått hvor) 68 Leverandøren bør sette opp alle integrasjoner i samarbeid med Kunden. 5.4 Krav til vedlikehold og brukerstøtte 69 SS bør som utgangspunkt driftes og oppdateres av kommunens egne ressurser (med unntak av eventuelle skytjenester). Ved oppdateringer skal leverandøren utforme beskrivende oppdateringsveiledninger, og ellers være tilgjengelig for avklaringer ved behov. Side 13 av 13