Møteinnkalling Tvedestrand kontrollutvalg Dato: 15.06.2016 kl. 9:00 Møtested: Kommunehuset, møterommet 3 etg. Arkivsak: 15/10154 Arkivkode: 033 Forfall meldes til sekretær for utvalget Sander Haga Ask på epost: sander.haga.ask@temark.no eller på tlf: 99358599 Vara møter kun etter egen innkalling. I tillegg møter følgende: Fungerende rådmann Øyvind Johannesen, sak 14/16 Enhetsleder Elisabet Christiansen, sak 15/16 Sakskart Side Møteinnkalling 3/16 15/10154-26 Godkjenning av møteinnkalling 15.06.16 3 Møteprotokoll 3/16 15/10154-27 Godkjenning av protokoll fra møtet 26.04.2016 4 Saker til behandling 14/16 16/06893-1 Rapport for 1. tertial Tvedestrand kommune 5 15/16 16/03107-7 Oppfølging av sak 1/16 Tilsynsrapport fra Fylkesmannen vedr. spesialundervisning 6 16/16 16/06602-2 Orientering om kontroll av boplikt - Tvedestrand 7 17/16 16/05198-3 Kontrollutvalgets størrelse 8 1
18/16 16/06619-1 Felles statlig tilsynskalender 2016 - Tvedestrand kommune 11 19/16 16/03205-5 Orienteringer fra revisor 15.06.16 13 20/16 16/03169-9 Eventuelt 15.06.16 14 Sakene legges også ut på www.temark.no Arendal, 07.06.2016 For kontrollutvalgsleder Svein Hansen Sander Haga Ask Sekretær 2
Møteinnkalling 3/16 Godkjenning av møteinnkalling 15.06.16 Arkivsak-dok. 15/10154-26 Arkivkode. 033 1 Tvedestrand kontrollutvalg 15.06.2016 3/16 Møteinnkalling 16.06.2016 godkjennes. 3
Møteprotokoll 3/16 Godkjenning av protokoll fra møtet 26.04.2016 Arkivsak-dok. 15/10154-27 Arkivkode. 033 1 Tvedestrand kontrollutvalg 15.06.2016 3/16 Protokoll fra møtet 26.04.2016 godkjennes. Vedlegg: - Protokoll Tvedestrand kontrollutvalg 26.04.2016 Vedlegg til sak 4
Saker til behandling 14/16 Rapport for 1. tertial Tvedestrand kommune Arkivsak-dok. 16/06893-1 Arkivkode. 210 1 Tvedestrand kontrollutvalg 15.06.2016 14/16 Saken tas til orientering. Saksopplysninger: Kontrollutvalget behandler ikke tertialrapportene fra rådmannen, bare årsregnskapet. Som et ledd i å sikre egenkontrollen knyttet til at kommunenes økonomiske forvaltning foregår i samsvar med gjeldende bestemmelser og vedtak mv. (kommuneloven 77 punkt 7), vil det likevel være naturlig at kontrollutvalget holder seg oppdatert om den økonomiske situasjonen og utfordringer gjennom året. Rådmannen er invitert til møtet for å orientere om kommunens økonomi pr. 1. tertial 2016. 5
15/16 Oppfølging av sak 1/16 Tilsynsrapport fra Fylkesmannen vedr. spesialundervisning Arkivsak-dok. 16/03107-7 Arkivkode. 219 1 Tvedestrand kontrollutvalg 15.06.2016 15/16 Saken tas til orientering. Bakgrunn for saken: Tvedestrand kommune henvendte seg høsten 2014 til Fylkesmannen og ba om tilsyn av spesialundervisningsområdet. Bakgrunnen for henvendelsen var at det ble avdekket at elever ikke fikk ivaretatt sine rettigheter til spesialundervisning. Fylkesmannen åpnet 03.01.2015 tilsyn med elevenes rett til spesialundervisning og tilfredsstillende utbytte av opplæringen. Saksopplysninger: I møte den 10.02.2016 behandlet kontrollutvalget sak 1/16 Tilsynsrapport fra Fylkesmannen- Elevenes rett til spesialundervisning og tilfredsstillende utbytte av opplæringen. Fylkesmannen undersøkte syv områder og fant avvik på seks av områdene. Kommunen fikk frist til 30.06.2016 til å gi en tilbakemelding og rette de lovstridige forholdene. I kontrollutvalgets møte 10.02.2016 orienterte enhetsleder Elisabet Christiansen om hvordan kommunen arbeidet for å følge opp rapporten fra Fylkesmannen. Kontrollutvalget har et ønske å følge saken tett og har derfor bedt administrasjonen orientere om hvordan arbeidet med å lukke avvikene går. Det vises for øvrig til sakspapirene og rapporten fra sak 1/16. Enhetsleder for skole Elisabet Christiansen er invitert til møtet for å orientere om hvordan arbeidet med å lukke avvikene går. 6
16/16 Orientering om kontroll av boplikt - Tvedestrand Arkivsak-dok. 16/06602-2 Arkivkode. 033 1 Tvedestrand kontrollutvalg 15.06.2016 16/16 Saken legges frem uten forslag til vedtak i påvente av administrasjonens orientering. Bakgrunn for saken: Kontrollutvalget har fått en henvendelse fra Lyngør vel v/ Olaf Johan Svendsen datert 07.04.16 hvor de ber kontrollutvalget om å undersøke for hvordan kommunen følger opp og kontrollerer boplikten i Lyngør. Henvendelsen er vedlagt saken. Saksopplysninger: Tvedestrand kommune har i dag en delvis boplikt i kommunen. Det er boplikt i Lyngør, på Sandøya og Borøya jf. Forskrift om nedsatt konsesjonsgrense etter konsesjonsloven 7, Tvedestrand kommune, Aust-Agder. Det går frem av konsesjonsloven 6 at boplikten er oppfylt når eieren er registrert som bosatt på eiendommen etter regler fastsatt i eller i medhold av lov om folkeregistrering og forskrift om folkeregistrering 09.11.2007. Hovedregelen er at en person regnes som bosatt der en har sin regelmessige døgnhvile og oppholder seg minimum 6 måneder av året. Det er kommunen som har ansvaret for å følge opp at boplikten overholdes jf. Konsesjonsloven 17 første ledd. Kontrollutvalget har invitert administrasjonen til å orientere utvalget om hvordan kommunen følger opp og kontrollerer boplikten i kommunen. Vedlegg: - Henvendelse fra Lyngør vel Vedlegg til sak 7
17/16 Kontrollutvalgets størrelse Arkivsak-dok. 16/05198-3 Arkivkode. 033 1 Tvedestrand kontrollutvalg 15.06.2016 17/16 Kontrollutvalget innstiller til kommunestyret: Kommunestyret vedtar å øke antall medlemmer i kontrollutvalget fra 3 til 5 medlemmer og endrer til en felles varaliste med virkning fra 1. januar 2017. Det gjennomføres et nyvalg i løpet av høsten 2016. Bakgrunn for saken: I kontrollutvalgets møte 10.02.2016 ble det i sak 6/16 (Eventuelt) fremmet et forslag om å øke antall medlemmer i kontrollutvalget fra 3 til 5 medlemmer. Kontrollutvalget bestemte seg for å se på saken i det påfølgende møtet. Kontrollutvalget diskuterte i møtet 26.04.2016 saken og vedtok å realitetsbehandle saken i møtet 15.06.2016 for videre å fremme forslaget i kommunestyret høsten 2016. Saksopplysninger: Kommunestyret har det overordnede kontrollansvaret i kommunen. Det går to kontroll linjer fra kommunestyret, henholdsvis rådmannen sin internkontroll og kontrollutvalget. Kontrollutvalget er ansvarlig for kontroll og tilsyn med hele den kommunale virksomheten. For å kunne lykkes med dette er det strenge regler for hvem som kan sitte i kontrollutvalget. Det er et krav at medlemmene i utvalget skal være uavhengige og kan ikke inneha andre verv som vil komme i konflikt med arbeidet i kontrollutvalget. Slike verv kan for eksempel være ordfører, medlem i kommunestyrekomiteer, kommunale nemder og utvalg med vedtaksmyndighet eller være ansatt i kommunen. Kontrollutvalget skal som andre politiske utvalg ha minimum tre medlemmer jf. Kommuneloven 77 nr. 1 og ha minimum 40 prosent av hvert kjønn representert jf. Likestillingsloven 13. Tvedestrand kommune kontrollutvalg har i dag 3 medlemmer og en personlig varaliste. Utfordringen ved å ha tre medlemmer er når et medlem melder forfall og personlig vara er forhindret fra å stille. I praksis vil det bety at leder ved uenighet kan avgjøre saker med sin dobbeltstemme. Denne utfordringen kan løses ved å øke antall medlemmer til 5 og/eller innføre felles varaliste for utvalget. I 2014 var det i gjennomsnitt 4,5 medlemmer i kontrollutvalgene i Norge. I små kommuner med mindre enn 5 000 innbyggere hadde halvparten av kommunene 3 medlemmer, mens det i kommuner med over 5 000 innbyggere var det 88 prosent som hadde 5 medlemmer. I Aust- Agder har 11 av kontrollutvalgene fem medlemmer, mens det er tre medlemmer i Gjerstad, Vegårshei, Iveland og Tvedestrand. 8
Sammensetningen av kontrollutvalget og antall medlemmer som er med i kontrollutvalget kan ha stor betydning for arbeidet og legitimiteten til utvalget. Kommunelovutvalget konkluderer i NOU 4:2016 at kontrollutvalget bør bestå av minimum 5 medlemmer. Dette begrunnes med at et større utvalg vil ha en bedre forutsetning for å kunne aktivt utøve sitt kontrollansvaret. Det vil også kunne øke kompetansen og legitimiteten til utvalget blant innbyggerne og i kommunestyret. PwC kommer til samme konklusjon som kommunelovutvalget i sin rapport utarbeidet på vegne av KS «Kommunestyrets overordnede tilsynsansvar». Denne rapporten er vedlagt til saken. I rapporten konkluderer man med at fem medlemmer vil gjøre utvalget mindre sårbart, gi bedre diskusjoner og en bredere kompetanse. Rapporten påpeker at kommunestyrene fremstår som relativt passive og at kommuenstyrets tilsynsansvaret sjeldent settes på dagsorden. Å øke kontrollutvalget fra 3 til 5 medlemmer er et av tiltakene rapporten anbefaler for å forbedre kommunens egenkontroll. I 2011 sendte Kommunal- og regionaldepartementet ut et høringsnotat der det ble foreslått å øke antall medlemmer i kontrollutvalgene fra tre til fem medlemmer. Departementet antok at det var en sammenheng mellom størrelsen på kontrollutvalget og aktiviteten i utvalget, og at det kunne være med å fremheve hvor viktig kontrollarbeid er i kommunen. Departementet valgte etter høringsrunden og ikke fremme et forslag om dette grunnet det i mindre kommuner kunne bli vanskelig å finne kvalifiserte medlemmer. Dette kommer blant annet av de strenge valgbarhetsreglene som kontrollutvalget er underlagt. Dette forsterkes i Tvedestrand ved at man allerede har lagt den politiske kabalen i forbindelse med valget 2015. En personlig varaliste gir utvalget en politisk kontinuitet ved at de samme partiene til enhver tid er representert i utvalget. Dette gir en bred politisk legitimitet ovenfor kommunestyret og dette er den største styrken ved personlig varaliste. Utfordringen er at utvalget blir mer sårbart ved forfall og er avhengig av at det aktuelle varamedlemmet kan stille. En felles varaliste gir derimot en høyere grad av kontinuitet på ved at det blir et varamedlem som i større grad møter i utvalget ved behov fremfor tre forskjellige. Dette gir varamedlemmet en høyere kompetanse ved at det oftere er tilstede i møtene. Ved felles varaliste unngår man også problemet når et varamedlem ikke kan møte og utvalget kun blir to møtende medlemmer. Felles varaliste gir til gjengjeld ikke den samme politiske kontinuiteten og legitimiteten. Det kan medføre at balansen i kontrollutvalget blir skjevt i forhold til den politisk sammensetningen i kommunestyret. Et tredje alternativ er felles varalister for posisjon og opposisjon. Dette alternativet vil beholde styrkene fra de to øvrige alternativene, men vil kreve minimum 4 varamedlemmer totalt som er en økning fra dagens 3. Budsjettmessige konsekvenser: Budsjettet for kontroll og tilsyn i Tvedestrand kommune er i 2016 på 882 000 kr og en økning fra tre til fem medlemmer vil medføre et behov for å øke budsjettet i 2017. Det vil være nødvendig å øke posten møtegodtgjørelse med kr 6 000 jf. Tvedestrand kommune godtgjørelses reglement. Det kan også medføre et større behov for kurs og opplæring ved at man får inn flere medlemmer i utvalget og de nye medlemmene ikke har hatt muligheten til å delta på den samme opplæringen som eksisterende medlemmer. For 2016 er det budsjettert med kr 30 000 på opplæring og kurs. Dette tilsvarer kr 10 000 pr medlem i utvalget. Skal man videreføre kursnivået vil det medføre en økning på kr 20 000. Med tanke på kommunens økonomiske situasjon vil sekretariatet anbefale at man ikke øker denne posten for 2017. En eventuell økning av budsjettposten vil man kunne ta stilling til i forbindelse med utarbeiding av kommunens budsjett for 2017. 9
Budsjett 2016 Kontrollutvalget Møtegodtgjørelse 31 000 Kurs/opplæring inkl. reise 30 000 Til disp. for 20 000 kontrollutvalget (inkl. selskapskontroll) Sum KU 81 000 Sekretariat 100 000 Tilskudd revisjonsdistrikt 701 000 Sum kontrollvirksomhet 882 000 Vurdering fra sekretariatet: Sekretariatet er av den oppfatning at det er en styrke for kommunen med 5 medlemmer i kontrollutvalget. Vedlagt til saken er sekretariatets brev til Tvedestrand kommune i forbindelse med kommunevalget 2015 og valg av nytt kontrollutvalg. Kontrollutvalget skal på vegne av kommunestyret føre kontroll med at forvaltningen følger loven og de politiske vedtak som kommunestyret har fattet. Det er derfor viktig at kontrollutvalget innehar en høy legitimitet både i kommunestyret og blant innbyggerne. Et kontrollutvalg bestående av tre medlemmer er sårbart ved forfall. Sekretariatet anbefaler derfor at kontrollutvalget økes fra 3 til 5 medlemmer. Vedlegg: - NOU 2016:4 Ny kommunelov kap. 25.1 - KS rapport «Kommunestyrets overordnede tilsynsansvar» - Kommunal rapport artikkel 18.02.2016 KS vil stramme opp tilsyn og kontroll - Brev fra Temark: Valg av nytt kontrollutvalg og folkevalgtopplæring etter kommune- og fylkestingsvalget 2015 Vedlegg til sak 10
18/16 Felles statlig tilsynskalender 2016 - Tvedestrand kommune Arkivsak-dok. 16/06619-1 Arkivkode. 219 1 Tvedestrand kontrollutvalg 15.06.2016 18/16 Kontrollutvalget tar felles statlig tilsynskalender for 2016 til orientering Bakgrunn for saken: Det går frem av Kommuneloven 10 A at Fylkesmannen skal forsøke å samordne statlige tilsyn med kommunene. Denne saken er et ledd i arbeidet med å sikre en bedre samordning av tilsynsvirksomheten rettet mot kommunen, og på denne måten gjøres de planlagte tilsynene for 2016 kjent for kontrollutvalget. Saksopplysninger: Fylkesmannen har sammen med Arbeidstilsynet, Kartverket, Skatt Sør, Statsarkivet i Kristiansand og kommunerevisjonen utarbeidet en felles statlig tilsynskalender for planlagte statlige tilsyn med kommunesektoren for 2016 jr. kapittel 10 A i Kommuneloven. Tilsynskalenderen for 2016 er lagt ut på fylkesmannens hjemmeside. Kalenderen er detaljert i størst mulig grad når det gjelder tidspunkt for tilsynet. Utsnitt fra statlig tilsynskalender for 2016 som viser aktuelle prosjekter for Tvedestrand kommune. Tilsynsobjekt Tilsynstema Fagområde Tilsynsetat Tidsrom Merknad Tvedestrand kommune Kommunale tjenester eldre demens Helse og omsorg FMAV Sosial og helseavdelingen Mai Tvedestrand kommune landbruksenheten Tvedestrand vannverk Nytt felles barnevern legemidler Gardskartarbeidet Drikkevann Ressursfordeling, organisering og styring Landbruk og mat Landbruk og mat Kommunal styring RTS AS Biprodukt/gjødsel Miljø og klima FMAV landbruksavdelingen Aug. Mattilsynet Sept. Nasjonal tilsynsprosjekt Aust Agder revisjon Høst 16 Forbehold om IKS vedtak i KU og KS Mattilsynet Okt./nov. 11
Vedlegg: - Felles statlig tilsynskalender 2016 Vedlegg til sak 12
19/16 Orienteringer fra revisor 15.06.16 Arkivsak-dok. 16/03205-5 Arkivkode. 210 1 Tvedestrand kontrollutvalg 15.06.2016 19/16 Saken tas til orientering. Saksopplysninger: Kontrollutvalget har et ansvar for å se til at det blir gjennomført revisjon i kommunen. For å holde seg orientert om det pågående revisjonsarbeidet i kommunen, orienterer revisor kontrollutvalget gjennom året. 13
20/16 Eventuelt 15.06.16 Arkivsak-dok. 16/03169-9 Arkivkode. --- 1 Tvedestrand kontrollutvalg 15.06.2016 20/16 Saken tas til orientering. Saksopplysninger: 1. Behandling av kontrollutvalgets saker i kommunestyret. 2. Neste møte blir 31.08.2016 kl. 09.00 3. Eventuelt 14