Møtebok for sråd Møtedato: 17 mars Møtetid: 1930-2200 Møtested: Ræge kirke Ord for kvelden Linn Elisabeth Aase Noe å bite i vi spiser iskaker fra medarbeiderfesten Tilstede: Owe Lie Bjelland, Geir Frafjord Syvertsen, Liv Marit Solås Alme, Ole Eriksen, Trine Tjelta, Karim Hamed Saffaran, Jon Georg Sundvoll, Elin Gjerstad Eskedal, Haakon Kessel og Linn Elisabeth Aase Saksliste Vedtakssaker: Sak 015/16 Orienteringssaker 2 Sak 016/16 Oppfølgingsaker 2 Sak 008/16 Årsmøte 2 Sak 017/16 Byggetrinn 2 2 Sak 018/16 Fasadevask 4 Sak 017/16 Hva skjer fremover 4 Sak 018/16 Strategiarbeid, hvor står vi hvor går vi 5 Sak 019/16 Eventuelt 5 Datoer for MR fremover 5 Er det eventuelt saker må det komme inn før vi godkjenner sakslista Dette for å disponere tiden vår Meldingssaker Faste punkter på menighetsrådsmøte Hva skjer i menigheten Det er mye som skjer i menigheten nå rett før påske Det er innspurt på konfirmantarbeidet Fått positiv tilbakemelding fra medarbeiderfesten Rapportere om givertjeneste om det er flere som kommer til eller flere som faller fra Dette vil bli følget tett opp i menighetsrådet Kvartalsvis økonomi gjennomgang Utsatt til neste møte
Vedtakssaker Sak 015/16 Orienteringssaker Arbeid i stab Sak 016/16 Oppfølgingsaker Sak 008/16 Årsmøte 30 mars er det årsmøte Det er nå ikke kommet inn noe ekstra saker til årsmøtet vårt den 30 mars Saksliste 1 Godkjenne saksliste 2 Valg av to personer til signering av protokoll a Forslag til Trine og Ole skriver under protokollen b 3 Gjennomgang av årsrapport og regnskap Linn Elisabeth 4 Fokusområdet 2016 Haakon og Geir 5 Byggetrinn 2 Ole Bernard 6 Eventuelt innkomne saker Vedtak Saksliste 1 Godkjenne saksliste 2 Valg av to personer til signering av protokoll a Forslag til Trine og Ole skriver under protokollen b 3 Gjennomgang av årsrapport og regnskap Linn Elisabeth 4 Fokusområdet 2016 Haakon og Geir 5 Byggetrinn 2 Ole Bernard 6 Eventuelt innkomne saker Owe har meldt frafall denne dagen, da går Geir inn i rollen som leder! Sak 017/16 Byggetrinn 2 Jfr sak 011/16 er nå byggekomiteen invitert til vårt møte 17 mars Byggekomiteen kom i gang med sitt arbeid i slutten av 2012 og de har jobbet frem mot ett nytt byggetrinn for kirken
«Sak 088/12 Byggetrinn 2 Bakgrunn: Handlingsplan 2012 2016 sier i pkt 2 Økonomi: Mål 1: Menighetsrådet skal ha ferdig en plan for hva byggetrinn 2 skal bestå av innen utgangen av 2014 Mål 2: Plan for byggetrinn 2, med tegninger, skal foreligge innen utgangen av 2016 MR har tidligere i høst diskutert muligheten for en utvidelse av kirketorget Vi ser at det er for lite og ønsker å gjøre noe med dette I den forbindelse har Ole Bernhard og Cecilie hatt et møte med arkitekt Henriette Sagland, som har tegnet kirken, for å høre med henne hva som er mulig å gjennomføre av utvidelse I tillegg er vi i kontakt med Front, som har bygget kirken, om hva det vil koste å flytte kjøkken inn til Jungelrommet Dette for å ha konkrete utgangspunkt å jobbe videre med i fh løsninger og kostnader Dersom det vedtas at menighetsrådet går videre med saken må det legges opp en plan for fremdrift dette møtet» Cecilie M Skretting kaller inn Ole Bernhard Eriksen, kirkeverge Trygve Torgersen og kirkekonsulent Ove Morten Berge til et møte vedrørende utbyggingsprosessen før vi går videre med saken Det blir kostbart å utrede løsninger for utbygging og MR ønsker å få litt hjelp til å fatte riktig beslutning vedrørende dette» Lothe Solution AS har laget ett pristilbud på hva det nye byggetrinnet vil koste Prisoverslag kan fås ved å henvende seg til daglig leder Det jobbes nå med hvordan dette kan finansieres og hvilke skritt enn skal ta fremover i forhold til ferdig plan Stab ser behovet for at enn slik utbygging vil være til stor nytte for den aktiviteten som skjer i kirken Vi har ulike aktiviteter til ulike grupper som bruker kirken og vi kan se at kirketorget blir for lite Når vi har gudstjenester og kirkekaffe så blir det mye folk samlet på en plass Stab har også behov for å kunne ha flere samtalerom hvor presten/andre ansatte kan trekke seg tilbake uten å bli forstyrret utenom å bruke sakristiet til samtaler Lage ett byggetrinn 2 dokument som jobber videre 1 Byggekomiteen ønsker at menighetsrådet skal få eierskap til prosessen derfor må menighetsrådet bli kjent med de foreslåtte planene som foreligger 2 Menighetsrådet tar til etterretning byggekomiteens arbeid Foreliggende planer til utforming av bygget støttes av menighetsrådet, 3 MR ønsker å avvente svar fra kommunen før en går videre med finansieringsplan om byggetrinn 2 skal deles inn flere byggetrinn
4 Menighetsrådet ønsker at Byggekomiteen jobber videre med forslag til finansieringsplanen 5 Byggekomiteen fortsetter arbeidet sitt og informerer MR om videre status for arbeidet 6 MR ønsker rapportering av status og endringer i givertjeneste til hvert menighetsrådsmøte Sak 018/16 Fasadevask Multiconsult har laget en rapport for hvordan fasaden på Ræge kirke kan bli endret på Deres sammendrag fra rapporten står nedenfor Fellesrådet hadde saken oppe på sitt møte 27 januar 2016 Det jobbes videre med denne saken fra fellesrådet sin side «Det anbefales at områder med tynn slemming og/eller ingen slemming behandles på ny Deretter bør hele fasaden slemmes på ny, for å få et jevnt uttrykk Som et alternativt kan hele fasaden males Maling av fasaden vil kunne endre det visuelle uttrykket på kirken noe I tillegg må man være klar over at maling vil medføre et hyppigere vedlikeholdsbehov Vi beregner normalt 10 års intervaller for maling på mur og betong En god slemmet overflate beregnes normalt å ha 40 års varighet, men må vaskes noe oftere enn en moderne malingsfilm» Det ble holdt ett møte med Geir Frafjord Syvertsen, Per Skretting og Trygve Torgersen i uke 11 Hvor de kom til denne konklusjonen: «Geir Frafjord Syversen, Per Skretting og jeg hadde møte mandag 14/3 Vi har besluttet å gå for Hesjes reklamasjonsslemming Vi ønsker å bestille noe overlappende slemming for å jevne ut fargenyanser Denne ekstrakostnaden tar fellesrådets vedlikeholdsbudsjett I forkant av dette arbeidet bestilles fasadevask Dette har fellesrådet satt av midler til for 2016 Stipulert 2014-kostnad var ca 60 000 kr eks mva Vi avtalte at Geir orienterer Ræge MR om ny status med plan for gjennomføring fortrinnsvis våren 2016» Geir har hatt dette møte Multiconsult jobber videre med dette Det er ett ønsket at det blir vaska før 30 april 2016 til konfirmasjonsgudstjenestene Slemninga vil bli gjort raskt etter dette Vedtak Saken tas til orientering Sak 017/16 Hva skjer fremover Årsmøte 30 mars Frukt og kaffe Trine og Elin kutter opp Konfirmantfest 12 april o Rigge den 11 april kl 1930 o Her skal vi rigge til og rydde o Rydde den 12 april kl 2100 Dugnad 21 april kl 1600-1900 og mat kl 1800 o Vaktmester og DL tar seg av lister for hva som blir gjort Menighetsrådsmøte 14 april kommer ganske tett opp i alle oppgaver som er i mars og april Er dette ett møte vi skal sløyfe evt ta til å bare jobbe med visjon og strategiplan
Årsmøte 30 mars o Frukt og kaffe Trine og Elin kutter opp Konfirmantfest 12 april o Rigge den 11 april kl 1930 o Rydde den 12 april kl 2100 Dugnad 21 april kl 1600-1900 og mat kl 1800 o Vaktmester og DL tar seg av lister for hva som blir gjort 14 april går ut og AU tar de sakens som kommer i mellomtiden Sak 018/16 Strategiarbeid, hvor står vi hvor går vi MR arbeidet videre med strategiplan Sak 019/16 Eventuelt 1 Ytterdører Karim har snakket med Per Det er en sak som er blitt tatt opp tidligere, Han har følget FDV for vedlikehold Det vil bli sett på igjen DL tar dette direkte med Per DL tar kontakt med kirkeverge i forhold til finansiering av arbeidet 2 Karim skal flytte til Ganddal og ønsker å fortsette i MR og søker leder i MR om å dette Datoer for MR fremover 14 april 2016 går ut 19 mai 2016 16 juni 2016 blir MR blir hos Haakon For sråd, Linn Elisabeth Aase Daglig leder