Referat fra prosjektgruppemøte Tid: 18. juni, formøte kl 08.30 09.00, prosjektgruppemøte kl. 12-15 Sted: HiST Styrerommet, Schnitlergården, Sverresgate 15, Trondheim Til stede Prosjektgruppa: Trond Singsaas, Roar Tobro, Ingrid Volden, Inge Øystein Moen (Lync), Frank Arntsen, Sturla Søpstad, Anne Hilde Nymoen, Gunnhild Furnes, Anita Brækken og Jone Trovåg. Møtende vararepresentanter: Thomas Misje og Gry Eva S. Alterskjær. Sekretariat: Jens Petter Nygård, Jan Erik Kaarø Forfall: Ingen Saksliste, inkl beslutnings og orienteringssaker Sak 46/15 Oppfølging styringsgruppemøte 8. juni Sakene fra Styringsgruppa 8. juni ble gjennomgått med hensyn på oppfølging og informasjon. Saksfremlegg og referat utsendt på forhånd. Følgende tema ble diskutert nærmere: - Fusjonsplattformen. Arbeidet går etter plan, høringsfrist 26.6. Det utarbeides et sammendrag til SG 19.8. Gruppe for faglig plattform kommenterer sammendraget før behandling i SG. - Faglig organisering. - Faglige arbeidsgrupper. Workshop som arbeidsform anses vellykket, og vil bli vurdert som arbeidsform også på andre områder i fusjonsprosjektet. - Administrativ organisering. - Ledergrupper 2016. - Risikovurdering sikker drift. - Faglig evaluering av fusjonsprosessen. Det arbeides med en revidert oppdragsbeskrivelse for en ekstern følgeevaluering av fusjonsprosessen og de omstillingene denne medfører. Utlysning kommer på Doffin til høsten. «Sakene ble drøftet. Innspill som fremkom tas med i videre arbeid.»
Sak 47/15 Administrativ organisering Prosjektgruppa hadde en første åpen diskusjon om videre arbeid med administrativ organisering, herunder ressursgrupper. Innledningsvis orienterte prosjektleder om hvem som er utpekt som medlemmer i arbeidsgruppen for administrativ organisering. Ansattrepresentantene orienterte om hvem fra arbeidstakerne som er utpekt som medlemmer i arbeidsgruppen, fire stykker + en vara. Saken ble diskutert, og i det vesentlige fremkom følgende: - arbeidsformen og prosessene bør være mest mulig lik arbeidet med faglig organisering - de administrative arbeidsgruppene vil være høringsinstans og gi innspill til arbeidet. I tillegg må det etableres flere kanaler og arenaer (workshops o.l.) slik at det sikres en bredere deltakelse og involvering av organisasjonen for øvrig. Det er i tillegg aktuelt å etablere egne ressursgrupper som kan bistå med delutredninger til arbeidsgruppen på utvalgte tema. Tilsvarende kan det også være aktuelt å hente inn innspill fra eksterne kunnskapsmiljø - viktig med full åpenhet i prosessen, hvem som sitter i ressursgruppene, hvilke tema som diskuteres mv Enighet om å fortsette diskusjonen til høsten. «Saken ble drøftet og innspillene tas med i det videre arbeid.» Sak 48/15 Sikker drift status gjennomføring av tiltaksliste Arbeidsgruppenes foreslåtte tiltak ble gjennomgått med hensyn på prioritering, behov for samordning og videre oppfølging i arbeidsgruppene. Gruppen sikker drift innstiller på at 346 av 361 tiltak gjennomføres slik det er foreslått, og at arbeidsgruppene som linjeledere får ansvar for gjennomføring. 15 av 361 tiltak settes på vent for nærmere avklaring. Saken ble diskutert, og i det vesentlige fremkom: - avgjørende med kommunikasjon og involvering. I bestillingen som går ut til arbeidsgruppene bør det ligge et ansvar for å informere om de tiltakene som er planlagt og vil bli igangsatt på gruppens ansvarsområde. Kommunikasjon må her bistå. - det er mye arbeid som skal gjøres i løpet av høsten, og faren for overbelastning er stor, særlig stort press for ressurspersoner og linjelederne. - bestillingen sendes ut i løpet av juni, men for de fleste gruppene starter jobben først i august. - Gruppe Sikker drift og prosjektledelsen vil følge nøye med utover høsten om det er
behov for å justere og/eller utsette noen av tiltakene hvis det dukke opp uforutsette hendelser som gjør at planlagt fremdrift ikke kan gjennomføres. «Prosjektgruppen ber om at tiltakene iverksettes som foreslått, med de presiseringer som fremkom i møtet.» Sak 49/15 Fremdriftsplan for fusjonsarbeidet Det er jobbet frem en detaljert oversikt over delprosjekter, aktiviteter og fremdriftsplan for fusjonsprospektet (laget i MindMap). Prosjektgruppen ble gitt en overordnet gjennomgang og demo. «Tatt til orientering. Sak 50/15 Endringer i arbeidsoppgaver i midlertidig organisering 2016 Prosjektgruppen diskutere rammene for arbeid med midlertidige arbeidsprosesser i 2016, jf innspill fra representantene for ansatte. Med virkning fra 01.01.16 løftes de tre høgskolene «inn på rot» i nye NTNU, og dagens organisering, ledelse og personale vil i all hovedsak bli videreført uten endringer. Samtidig etableres det felles administrative basis-systemer for FS, lønn, økonomi, arkiv og web-publisering. Etableringen av felles basissystemer vil bli fulgt opp med etablering av nye midlertidige fellesprosesser for 2016 og nødvendig opplæring av nye brukere. Etableringen av felles basis-systemer vil medføre at en del sentraladministrative funksjoner og oppgaver ved de tre tidligere høgskolene vil bortfalle eller må samordnes som følge av at NTNU blir èn virksomhet. Dette skaper endringer i oppgaver og arbeidssituasjon i 2016 for medarbeidere som blir direkte berørt. På bakgrunn av dette er det behov for å fastsette noen overordnede rammer. I det vesentlige fremkom: - Ingen av de medarbeiderne som blir berørt av slike endringer mister rettigheter for innplassering i 2017 pga midlertidige oppgaver i 2016.Utgangspunktet for innplassering i forhold til organisering fra 2017 er stilling og oppgaver ved utgangen av 2015. - De ulike arbeidsgruppene må kartlegge og avdekke områder hvor oppgavebortfall i vesentlig omfang vil inntreffe, og utarbeide forslag til hvordan ulike oppgaver som inngår i slike fellesprosesser bør utføres i 2016. Kompetansen og ressursgrunnlaget for å gjennomføre oppgavene forefinnes og kan hentes fra alle de fire tidligere institusjonene - Ansvaret for plassering av oppgavene ligger hos ansvarlig linjeleder ved NTNU i samråd med tilsvarende linjeleder ved de tre høgskolene
- Gruppen sikker drift lager forslag til rammer for arbeidet med midlertidige arbeidsprosesser, og tar et koordineringsansvar slik at dette er kjent i arbeidsgruppene. - HR-HMS gruppen får i oppdrag å beskrive hvordan den enkeltes rettigheter skal ivaretas i dette arbeidet. HR utarbeider en felles prosedyre for alle fire institusjoner og denne drøftes. Omforente beskrivelser vil inngå i omstillingshåndboken. «Gruppen sikker drift lager forslag til overordnede prinsipper og rammer for arbeidet med midlertidige arbeidsprosesser, og tar et koordineringsansvar slik at dette gjøres kjent og praktiseres i arbeidsgruppene. HR-HMS gruppen får i oppdrag å beskrive hvordan den enkeltes rettigheter skal ivaretas i dette arbeidet» Sak 51/15 Tillitsvalgtseminar 28.-29. mai - tilbakemeldinger Hovedtillitsvalgte i NTNU-fusjonen var samlet til seminar 28.-29. mai på Gjøvik. Hovedpunktene fra oppsummeringen ble gjennomgått, se vedlegg. Saken diskutert, og i det vesentlig fremkom: - det er mye positivitet og engasjement for fusjonsarbeidet - en sentral utfordring er å få ut informasjon om det som skjer til alle - kommunikasjon er krevende og det trengs direkte kommunikasjon i tillegg til skriftlig kommunikasjon - det er stor oppmerksomhet på faren for overbelastning av ledere og medarbeidere en ser stor nytte av å treffes og diskutere felles utfordringer - det er en krevende tid for tillitsvalgte for å rekke over fusjonsarbeidet, i tillegg ivareta medlemmenes interesser på en ordentlig måte - tillitsvalgte har en viktig rolle i skape trygghet i prosessen Forslag til vedtak/oppfølging: «Saken ble drøftet, og innspill tas med i det videre arbeid.» Sak 52/15 Kommunikasjon (fast sak på dagsorden) Områder med særskilt behov for informasjon ble gjennomgått, herunder: - forberede info om behandlingen av kgl res i Statsråd 19. juni. Det legges opp til felles pressemelding fra alle de fire institusjonene, samt e-post til alle ansatte ved alle institusjonene med info om statsrådsbehandlingen - det vil bli laget egne områder på nettsiden for alle de administrative arbeidsgruppene form informasjon om gruppenes arbeid. Lederne får bistandtil å lage innhold fra kommunikasjon
- dekning av workshop 16,6, inkl videoopptak av plenumsdelen - alle høringsuttalelsene om fusjonsplattformen som kommer 26. juni vil bli lagt ut på nettsiden for å skape oppmerksomhet om det videreutviklingen av fusjonsplattformen Sak 53/15 Eventuelt a) Fusjonstreet blir borte etter 19. juni Etter 19. juni skal ikke fusjonstreet bruker mer. Skal fjernes fra alle nye dokumenter. b) Personalseminar Gjøvik i august, 12. aug, kl. 08-16 Invitasjon til deltagelse til alle institusjonene. c) Endringer i fakultetsstruktur HiST Det er gjort noen endringer i strukturen som gjør at midlertidig organisasjonskart må oppdateres. HiST sender særskilt melding til sekretariatet som oppdaterer kartet. d) Koordineringsrollen for prosjektgruppen Tas opp i neste møte i august. e) Personalseminar for Ålesund HiÅ gjennomførte personalseminar i Loen den 9. 10. juni med fusjonen som tema. f) Topplederkonferanse om fusjonen på NTNU i november. Planlegges nå i november. Stor interesse for nye NTNU fra mange hold. g) Møte i Gjøvik 19.-20. august Program starter 19.8 ca kl 17.00 Det legges opp til felles transport fra Gardemoen 19. august. Nærmere informasjon kommer fra sekretariatet om tidspunkt mv. h) Saker til neste møte - Administrativ organisering - Prosjektgruppens koordinerende rolle Møteevaluering - ingen særskilte merknader