KONKURRANSEGRUNNLAG Open anbodskonkurranse FOA del I og del II (over terskelverdi) FEIING OG TILSYN I KVAM HERAD Tilbodsfrist:12.01.2015 kl. 12:00 Avtaleperiode: 01.02.2015 31.01.2019 (opsjon 1 + 1 år)
Innhald 1 Oppdraget...4 1.1 Om oppdragsgjevar...4 1.2 Kontaktperson hjå oppdragsgjevaren...4 1.3 Organisering...4 2 Konkurransegrunnlaget sine dokument...5 3 Om anskaffinga...6 3.1 Kontrakttype og verdi...6 3.2 Oppdragets omfang...6 4 Konkurransegjennomføring...7 4.1 Kunngjering...7 4.2 Regelverk og innkjøpsprosedyre...7 4.3 Framdriftsplan...7 4.4 Tilbodssynfaring/tilbodskonferanse...8 4.5 Språk...8 4.6 Kommunikasjon...8 4.7 Tilbydaren sine deltakingskostnadar...8 4.8 Spørsmål til konkurransegrunnlaget...8 4.9 Rettingar, endring og/eller supplering av konkurransegrunnlaget...8 4.10 Alternative tilbod...9 4.11 Deltilbod...9 4.12 Atterhald og avvik...9 4.13 Tilbakekalling av tilbod...9 4.14 Retur av tilbod...9 5 Konfidensialitet og innsyn... 10 5.1 Konfidensialitet... 10 5.2 Innsyn... 10 6 Krav til tilbodet... 11 6.1 Tilbodsfrist... 11 6.2 Leveringsmåte og leveringsadresse... 11 6.3 Formkrav og struktur... 11 6.3.1 Generelt... 11 6.3.2 Formkrav... 11 6.3.3 Innhald og struktur... 12 7 Kvalifikasjonskrav... 13 7.1 Bruk av underleverandørar/samarbeidspartnarar... 13 7.2 Obligatoriske krav... 13 7.3 Krav til organisatorisk og juridisk stilling... 14 7.4 Krav til økonomisk og finansiell stilling... 14 Side 2 av 17
7.5 Leverandørens tekniske- og faglege kvalifikasjonar... 14 7.6 Andre kvalifikasjonskrav... 15 8 Tildelingskriterium og evaluering... 16 8.1 Tildelingskriterium... 16 8.2 Evalueringsmetodikk... 16 9 Opning, evaluering og avslutning av konkurransen... 17 9.1 Opning av tilbod... 17 9.2 Avvising av tilbod... 17 9.3 Avlysing av konkurranse... 17 9.4 Melding om val av leverandør... 17 9.5 Klage... 17 Side 3 av 17
1 Oppdraget 1.1 Om oppdragsgjevar Oppdragsgjevar for denne konkurransen er Kvam herad. For nærare informasjon om oppdragsgjevar, sjå www.kvam.no. 1.2 Kontaktperson hjå oppdragsgjevaren Oppdragsgjevaren sin kontaktperson for denne anskaffinga: Namn: Stilling: E-post: Eivind Dyrøy Prosjektkonsulent/controller eivdyr@kvam.kommune.no 1.3 Organisering Feiartenesta er organisert under teknisk eining i Kvam herad, Kvam brann- og redningsteneste (KVBR), brannførebyggjande avdeling. Side 4 av 17
2 Konkurransegrunnlaget sine dokument Konkurransegrunnlaget består av følgjande dokument: Vedlegg Innhald Konkurransegrunnlag (dette dokumentet) Vedlegg 1 Vedlegg 2 Vedlegg 3 Vedlegg 4 Vedlegg 5 Vedlegg 6 Tilbodsbrev Eigenerklæring løns- og arbeidsvilkår HMS-eigenerklæring Tilbydar sine atterhald og avvik Prisskjema Kontraktformular Side 5 av 17
3 Om anskaffinga 3.1 Kontrakttype og verdi Intensjonen er å inngå tenestekontrakt med éin leverandør, der tilbydar skal levere tilbod for avtalen sitt totale omfang. Sjå vedlegg 6 Kontraktformular for utfyllande informasjon om vilkåra for oppdraget. Avtalen skal ha ei lengd på 5 år frå underskriven kontrakt. I tillegg skal oppdragsgjevar ha opsjon på å kunne forlenge avtalen i 1 + 1 år, total avtaleperiode skal maksimum vere 7 år. Estimert dato for oppstart av avtalen er 1. februar 2015. Opsjon vert automatisk løyst ut ved avtaledato. Dersom opsjon ikkje skal løysast ut, skal oppdragsgjevar melde dette skriftleg til leverandørens kontaktperson minimum 2 månader før avtaledato. Estimert årleg verdi på kontrakten, basert på historiske tal for feiing og tilsyn, er om lag 1 MNOK eks. mva. Tilbod kan gjevast av enkeltpersoner, av firma eller av fleire personer som vil samarbeide om kontrakten. Vert tilbod gjeve av fleire aktørar i lag, skal det gjevast opp namn på den personen som skal vera fagleg ansvarleg for oppdraget og opplysningar om vedkomande sine kvalifikasjonar. 3.2 Oppdragets omfang Feiing av piper skal minimum gjennomførast 1 gong pr. år, og totalt er det registrert i overkant av 3200 piper, enkle og doble, i Kvam. Om lag halvparten av desse er å finne i området Norheimsund Øystese. Pipene har lengd frå 1 til 3 høgder og er av tegl eller element. Desse tala gjeld berre bustadhus og det er ikkje bustadhus i kommunen over 3 høgder. Kvart 4. år skal det dessutan gjennomførast tilsyn med fyringsanlegg i samsvar med Forskrift om brannforebyggende tiltak og tilsyn. Utført feiing og tilsyn skal registrerast på dags-rapport, som etter utgangen av kvar månad vert levert/er tilgjengeleg for brannsjefen saman med rekning for feiinga i samsvar med dags-rapporten. Før feiinga tek til vert det utlevert datalister over alle eigedomane i heradet, bygdevis med gards- og bruksnummer og med namn på heimelshavar. Avstand yttergrenser i heradet: Gravdal Kjepso ca. 80 km. Det er gjennomført tilkomst for feiing på tak, alternativ feieluke på loft. Det er ikkje lovpålagd feiing av hytter/fritidsbustader i Kvam herad. Industripiper er ikkje registrerte og har heller ikkje vore underlagt den lovpålagde feiinga. Det er difor usikkert kor mange industripiper det er i heradet. Sjå vedlegg 6 Kontraktformular, kapittel 2 Omfang og gjennomføring, for utfyllande informasjon om kva som inngår i oppdraget. Side 6 av 17
4 Konkurransegjennomføring 4.1 Kunngjering Anbodet er sendt for kunngjering i DOFFIN-databasen (www.doffin.no) på dato oppgitt under pkt. 4.3. 4.2 Regelverk og innkjøpsprosedyre Innkjøpet vert gjort i samsvar med gjeldande lov 16. juli 1999 nr. 69 om offentlige anskaffelser (LOA) og forskrift 7. april 2006 nr. 402 om offentlige anskaffelser (FOA) del I Alminnelige bestemmelser og del II Anskaffelser under EØS-terskelverdiene og uprioriterte tjenester tenestekategori 27 Andre tjenester. CPV- kode 90915000 Rengjøring av ovner samt skorsteinsfeiing. Innkjøpet vert gjennomført som ein open anbodskonkurranse, jf. FOA 14-1(1). Denne prosedyren gjev alle interesserte tilbydarar høve til å levera tilbod. 4.3 Framdriftsplan Oppdragsgjevaren har lagt opp til følgjande tidsrammer for prosessen: Aktivitet Tidspunkt Kunngjering i Doffin/TED 24.11.2014 Frist for spørsmål til konkurransegrunnlaget 15.12.2015 kl. 12:00 Tilbodsfrist 12.01.2015 kl. 12:00 Tilbodsopning 13.01.2015 kl. 10:00 Tilbodsevaluering Veke 3 Melding om tildeling Veke 3 Karensperiode utløp 10 dagar etter tildeling Signering kontrakt Veke 5 (1. februar 2015) Vedståingsfrist, rekna frå tilbodsfrist 30 dagar Det vert gjort merksam på at framdrift etter tilbodsfristen er tentativ og endringar kan gjerast. Side 7 av 17
4.4 Tilbodssynfaring/tilbodskonferanse Det vil ikkje bli halde tilbodssynfaring/tilbodskonferanse. 4.5 Språk Alle dokument og all kommunikasjon som omhandlar denne konkurransen skal vera/gå føre seg på norsk. Det vert gjort merksam på at det same kravet også vil gjelda i gjennomføringa av kontrakten. 4.6 Kommunikasjon Kommunikasjon skal gå føre seg pr. e-post til oppdragsgjevaren sin kontaktperson som oppgitt i pkt. 1.2, på språk i samsvar til språkkrava i pkt. 4.5. Ingen andre personer enn oppdragsgjevar sin kontaktperson har myndigheit til å svara på vegne av oppdragsgjevaren i samband med denne konkurransen. 4.7 Tilbydaren sine deltakingskostnadar Kostnadar som tilbydaren pådreg seg i samband med utarbeiding, levering, og oppfølging vil ikkje bli refundert. Deltaking vil ikkje på nokon måte forplikta oppdragsgjevaren til å inngå kontrakt med leverandør, eller involvere oppdragsgjevaren i økonomiske forpliktingar. 4.8 Spørsmål til konkurransegrunnlaget Eventuelle spørsmål tilbydarane måtte ha til konkurransegrunnlaget må fremjast innan fristen oppgitt i pkt. 4.3. Spørsmål skal sendast skriftleg pr. e-post til oppdragsgjevaren sin kontaktperson, jf. pkt. 1.2. Alle spørsmål vil bli svart på i anonymisert form og gjort tilgjengeleg for alle som har registrert interesse for konkurransen i Doffin/TED i god tid før utløpet av tilbodsfristen. 4.9 Rettingar, endring og/eller supplering av konkurransegrunnlaget Innan utløpet av tilbodsfristen har oppdragsgjevaren rett til å gjera rettingar, suppleringar og/eller endringar i konkurransegrunnlaget som ikkje er vesentlege. Rettingar, suppleringar eller endringar vil bli gjort tilgjengeleg for alle som har registrert interesse for konkurransen i Doffin. Dersom oppdragsgjevaren vurderer at det er naudsynt med utvida tilbodsfrist grunna rettingar, endringar og/eller suppleringar vil dette bli kommunisert til alle som har registrert interesse for konkurransen i Doffin. Side 8 av 17
4.10 Alternative tilbod Det vil ikkje opnast for levering av alternative tilbod i konkurransen. 4.11 Deltilbod Tilbydarar kan ikkje levera tilbod som berre omfattar delar av omfanget av kontrakten. 4.12 Atterhald og avvik Tilbod som inneheld vesentlege atterhald til eller avvik frå konkurransegrunnlag og/eller kontrakt vil bli avvist. Atterhald og avvik skal opplysast presist og eintydig slik at oppdragsgjevaren kan evaluera tilbodet utan å ta kontakt med tilbydaren. Atterhald og avvik skal på ein klår og presis måte referera til relevant vedlegg og punkt i konkurransegrunnlaget og/eller kontrakt. Mal for opplysningar om atterhald og avvik er tatt inn i vedlegg 4 - Tilbydar sine atterhald og avvik. 4.13 Tilbakekalling av tilbod Tilbod kan tilbakekallast eller endrast inntil utløpet av tilbodsfristen. Tilbakekalling skal skje skriftleg. Endring av tilbodet er å rekna som eit nytt tilbod. 4.14 Retur av tilbod Oppdragsgjevaren returnerer ikkje innsendte tilbod. Side 9 av 17
5 Konfidensialitet og innsyn 5.1 Konfidensialitet All informasjon som partane blir kjent med i samband med konkurransen og gjennomføringa av kontrakten skal behandlast konfidensielt, og ikkje gjerast tilgjengeleg for utanforståande utan etter samtykke frå den andre parten. Teieplikta er likevel ikkje meir omfattande enn det som følgjer av forvaltningsloven, jf. lov 10. februar 1967 eller tilsvarande sektorspesifikk regulering, samt etter offentleglova, sjå pkt. 5.2 Innsyn nedanfor. 5.2 Innsyn Inntil val av leverandør er gjort kan det nektast innsyn i tilbod og innkjøpsprotokoll, jf. lov 19. mai 2006 nr. 16 om rett til innsyn i dokument i offentleg verksemd (offentleglova) 23. Etter at val av leverandør er gjort er tilbod og protokollar som utgangspunkt opne for innsyn. Det er likevel gjort nokre unntak frå innsynsretten i offentleglova. Av desse unntaka er unntaket for innsyn i opplysningar som er underlagt teieplikt i lov eller i medhald av lov, jf. offentleglova 13, jf. forvaltningsloven 13. Tilbydarane skal levera ei oversikt over kva opplysningar dei meiner er unntatt innsyn, samt signera eigenerklæring på at oppdragsgjevaren er fritatt frå teieplikt i forhold til opplysningar som ikkje er særskilt identifisert som teiepliktige i tilbydaren si opplisting. Ved krav om innsyn skal oppdragsgjevaren gjera ei konkret og sjølvstendig vurdering av kor vidt opplysningane tilbydaren har lista opp er av en slik art at oppdragsgjevaren pliktar å nekta innsyn, jf. offentleglova 29. Oppdragsgjevaren er pålagt å følgja prinsippet om meirinnsyn, jf. offentleglova 11. Side 10 av 17
6 Krav til tilbodet 6.1 Tilbodsfrist Tilbodet skal vera oppdragsgjevaren i hende på adresse oppgitt under pkt. 6.2 seinast innan utløpet av tilbodsfristen. Tilbodsfristen går fram av tabellen under pkt. 4.3. Tilbodsfristen er absolutt. For seint innkomne tilbod vil bli avvist. Tilbydarane ber all risiko for feil eller forseinkingar i sendinga. 6.2 Leveringsmåte og leveringsadresse Tilbodet kan leverast anten pr. post eller ved hjelp av bod eller ved personlig oppmøte innanfor kontortida (kl. 08:00 15:00) til adresser angitt under. Adresse for levering pr. post: Kvam herad v/eivind Dyrøy Grovagjelet 16 5600 Norheimsund Adresse for levering ved bod eller personlig oppmøte: Kvam herad v/eivind Dyrøy Grovagjelet 16 5600 Norheimsund 6.3 Formkrav og struktur 6.3.1 Generelt Tilbodet vil vera eit uttømande grunnlag for evaluering basert på tildelingskriteria. Tilbydaren er sjølv ansvarleg for at alle kvalifikasjonskrav, tildelingskriterium og andre krav i konkurransen vert svart på og dokumentert. 6.3.2 Formkrav Tilbodet skal leverast skriftleg. E-post er ikkje gyldig leveringsmåte. Tilbodet skal leverast i nøytral, lukka konvolutt som er tydeleg merka med følgjande tekst: Tilbod Feiing og tilsyn i Kvam herad, sak 08/2253 Tilbodet skal leverast i følgjande format: Ein original papirversjon innsett i perm. Elektronisk kopi av tilbodet levert på en CD, DVD eller minnepinne. Elektronisk versjon skal leverast i Microsoft Office-kompatibelt format, evt. i PDF-A1-format. Side 11 av 17
Ved avvik vil papirversjonen leggjast til grunn. 6.3.3 Innhald og struktur Tilbodet skal bestå av dei elementa som er oppført i tabellen under, og skal organiserast bak nummererte skiljekort, i angitt rekkefølgje: Dokumentrekkefølgje: Kommentarar: 1. Tilbodsbrev Brevet skal være datert og signert av person med myndighet til å forplikta tilbydaren og skal elles innehalda: Fullt juridisk namn på tilbydaren. Organisasjonsnummer. Tilbydaren si adresse. Tilbydaren sin kontaktperson med telefonnummer og e-postadresse. Stadfesting på tilbodet sin vedståingsfrist, jf. konkurransegrunnlaget pkt. 4.3. 2. Innhaldsliste 3. Dokumentasjon av kvalifikasjonskrav 3.1. Dokumentasjon av obligatoriske krav Sjå konkurransegrunnlaget pkt. 7.2. 3.2. Dokumentasjon av organisatorisk og juridisk stilling 3.3. Dokumentasjon av økonomisk og finansiell stilling 3.4. Dokumentasjon av tekniske og faglege kvalifikasjonar Sjå konkurransegrunnlaget pkt. 7.3. Sjå konkurransegrunnlaget pkt. 7.4. Sjå konkurransegrunnlaget pkt. 7.5. 3.5. Andre kvalifikasjonskrav Sjå konkurransegrunnlaget pkt. 7.6. 3.6. Dokumentasjon ved bruk av underleverandører/samarbeidspartnarar Sjå konkurransegrunnlaget pkt. 7.1. 4. Dokumentasjon knytt til tildelingskriterium Sjå konkurransegrunnlaget pkt. 8. 5. Tilbydaren sine atterhald og avvik Jf. vedlegg 4. 6. Annan relevant informasjon Side 12 av 17
7 Kvalifikasjonskrav Kvalifikasjonskrava er absolutte krav. Manglande oppfylling av kvalifikasjonskrav vil medføra avvising frå konkurransen, jf. FOA 11-10. Tilbodne kvalifikasjonar må oppretthaldast i heile avtaleperioden. 7.1 Bruk av underleverandørar/samarbeidspartnarar Dersom tilbydaren ønskjer å støtta seg på underleverandørar eller samarbeidspartnarar for oppfylling av kvalifikasjonskrav relatert til økonomisk og finansiell stilling, jf. pkt. 7.4, og/eller krav til tekniske og faglege kvalifikasjonar, jf. pkt. 7.5, skal tilbodet innehalda naudsynt dokumentasjon knytt til underleverandør eller samarbeidspartnar. I slike tilfelle skal kvalifikasjonssøknaden også innehalda ei signert forpliktingserklæring, samarbeidsavtale eller liknande som stadfestar at tilbydaren vil ha rådigheit over de naudsynte ressursane. 7.2 Obligatoriske krav Krav Tilbydaren skal ha ordna forhold med omsyn til betaling av skatt, arbeidsgjevaravgift og meirverdiavgift. Tilbydaren skal oppfylla norske HMS-krav ved utføring av arbeid i Norge. Dokumentasjonskrav Skatteattestar ikkje eldre enn 6 månader rekna frå tilbodsfristen. Med skatteattester vert meint: For norske tilbydarar: Skjema frå skattedirektoratet (RF-1244) for meirverdiavgift utstedt av skattekontoret. Skjema frå skattedirektoratet (RF-1244) for skatt og arbeidsgjevaravgift utstedt av skatteoppkrevjarkontoret. For utanlandske tilbydarar: Utanlandske tilbydarar må leggja fram tilsvarande attestar frå sine land som viser at dei har ordna skatte- og avgiftsforhold. Dersom myndigheitene i det aktuelle landet ikkje utstedar slike attestar, skal tilbydaren leggja fram ei erklæring som stadfestar at alle skatter og avgifter er blitt betalt. Erklæringa skal vera godkjent og signert av tilbydaren sin økonomidirektør/økonomiansvarlege. Utfylt og signert HMS-eigenerklæring i samsvar med FOA, skjema i vedlegg 3. Side 13 av 17
7.3 Krav til organisatorisk og juridisk stilling Krav Tilbydaren skal vera eit lovleg etablert føretak. Tilbydaren skal for gjennomføring av kontrakten oppfylla vilkåra i forskrift 8. februar 2008 nr. 112 om lønnsog arbeidsvilkår. Dokumentasjonskrav Norske tilbydarar: Firmaattest. Utanlandske tilbydarar: Stadfesting på at tilbydaren er registrert i bransjeregister eller føretaksregister i samsvar med lovgjevinga i det landet kor tilbydaren er etablert. Dokumentasjon: Signert eigenerklæring for løns- og arbeidsvilkår, jf. mal i vedlegg 2. 7.4 Krav til økonomisk og finansiell stilling Krav Leverandøren skal ha tilstrekkeleg finansiell styrke til å kunne oppfylle kontrakten. Dokumentasjonskrav Ved behov tek oppdragsgjevar atterhald om innhenting av supplerande dokumentasjon knytt til økonomisk og finansiell stilling. 7.5 Leverandørens tekniske- og faglege kvalifikasjonar Krav Faglege krav, gjennomføringsevne og kapasitet. Dokumentasjonskrav Feiarmester, eller tilsvarande kompetanse. Kopi av gyldige dokument på slik kvalifikasjon skal leggjast ved tilbodet (t.d. mester-/sveinebrev). Oversikt av føretaket, t.d. i form av organisasjonsplan. Bemanningsoversikt; namn og CV på nøkkelpersonell som skal utføre oppdraget. Side 14 av 17
Førebyggjande arbeid. Erfaring frå minst to relevante oppdrag. Kopi av bestått eksamen frå Norges brannskoles Kurs i tilsyn og forebyggende arbeid (5 veker). Tilbyar må kunne ha kapasitet til å utføre førebyggjande arbeid saman med leiar for førebyggjande arbeid i KVBR, minimum 0,3 årsverk. Oppgje aktuell ressursperson med kapasitet til slikt arbeid. Tilbydar skal vise til minst to relevante oppdrag som beskrive i denne konkurransen. 7.6 Andre kvalifikasjonskrav Krav Responstid. Dokumentasjonskrav Ved ettersyn av pipebrann eller skade på/ved/knytt til eldstad, må tilbydar kunne gjennomføre ettersyn/kontroll snarast mogeleg, og seinast innan 12 timar etter hendinga. Dokumenter køyreavstand/-tid frå tilbydars adresse til Kvam herad (næraste kommunegrense). Side 15 av 17
8 Tildelingskriterium og evaluering 8.1 Tildelingskriterium Tilbydar som tilfredsstiller kvalifikasjonskrava, og som leverer det økonomisk mest fordelaktige tilbodet vurdert ut frå vedlagt prisskjema, vert vald som leverandør i avtalen. Nr. Tildelingskriterium Vekting 1 Pipe med 1 røykløp pris pr. feiing 35 % 2 Pipe med 2 røykløp pris pr. feiing 20 % 3 Pipe med 3 røykløp pris pr. feiing 10 % 4 Kontroll av pipe og eldstader pris pr. husstand 30 % 5 Feiing av pipe etter pipebrann pris pr. pipe 5 % 8.2 Evalueringsmetodikk I evalueringa av tilboda vert tilbydars pris nytta for å avgjera kva tilbod som totalt sett er det økonomisk mest fordelaktige for oppdragsgjevar. Tildelingskriteria vert vurdert etter prisane tilbydar gjev i vedlegg 5 Prisskjema. Prisane vert rekna om til poeng, der lågast pris får 10,0 poeng. 5 % høgare pris gjev 9,5 poeng, osb. Poenga vert deretter rekna om til score, som tar omsyn til den prosentvise vektinga av tildelingskriteria. Tilbydaren som endar opp med høgast total score, har det beste tilbodet. Side 16 av 17
9 Opning, evaluering og avslutning av konkurransen 9.1 Opning av tilbod Det vil ikkje bli arrangert offentleg opning. Opning vert gjort av to eller fleire representantar for oppdragsgjevaren i fellesskap. Det vert ført eigen opningsprotokoll. 9.2 Avvising av tilbod Avvisingsreglane i FOA 20-(12-14) kjem til bruk. Tilbydarane vert oppmoda om å gjera seg kjent med desse. 9.3 Avlysing av konkurranse Oppdragsgjevaren kan avlysa konkurransen ved sakleg grunn, jf. FOA 22-1 (1). Som sakleg grunn vert rekna blant anna bortfall av planlagt finansiering, manglande godkjenning frå politisk hald og manglande konkurranse. 9.4 Melding om val av leverandør Etter at val av leverandør(ar) er gjort vil alle tilbydarane informerast skriftleg om dette. Meldinga vil innehalda namn på kven som er tildelt kontrakt samt ei grunngjeving for valet, jf. FOA 22-3. Meldinga vil også angje tidspunkt for utløp av karensperioden. 9.5 Klage Tilbydarar kan klaga på val av leverandør. Dersom oppdragsgjevaren finn at tildelingsavgjerda ikkje er i samsvar med tildelingskriteria kan tildelingsavgjerda annullerast fram til kontrakt er signert. Side 17 av 17