INVITASJON TIL DIALOGMØTE

Transkript

1 INVITASJON TIL DIALOGMØTE Måndag 12. desember 2016 kl. 10:00 NETTPORTAL KVAM HERAD Påmeldingsfrist måndag 5. desember 2016 kl. 15:00 Sak 16/2682

2 Innhald Dialogmøte om ny nettportal til Kvam herad... 3 Viktige funksjonar for ny nettportal... 3 Brukarperspektiv... 3 Minimumskrav for søk... 3 Administrasjonsgrensesnitt... 4 Gjennomføring av dialogmøte... 5 Prekvalifisering til dialogmøte... 5 Kvalifikasjonskrav... 5 Praktisk informasjon... 6

3 Dialogmøte om ny nettportal til Kvam herad Kvam herad ynskjer tilbod på ny nettportal, og i den samanheng er det tenkt å gjennomføre dialogmøte med aktuelle tilbydarar av nettportalar og -løysingar for å få kjennskap til marknaden og kva produkt som er best for heradet. For meir informasjon om oppdragsgjevar, sjå Basert på dialogmøtet, og innspela frå marknaden vert det utarbeida ein avgrensa tilbodskonkurranse, der kun deltakarane i dialogmøtet får delta. For å kunne delta på dialogmøtet er det enkelte krav som må stettast av tilbydar for å verta invitert, krava er nærare omtala i kapittelet Gjennomføring av dialogmøte. I omtalen av ønskje for nettportal under er det fokus på søkefunksjonen og kor viktig det er at denne er god, både på søk innad i portalen i tillegg til eksterne integrasjonar som rekneskapssystem (prising av tenester), AD-register (oppslag på tilsette), søknadssenter, innsyn, kartløysingar m.m. Sjølv om ein illustrerer at kvaliteten på søket må vere så bra at brukarane eigentleg ikkje treng menyar, så tenkjer Kvam herad seg eit tradisjonelt rammeverk bygd opp av menyar for portalen. Viktige funksjonar for ny nettportal Brukarperspektiv Ein kommunal nettportal skal vise alt som er relatert til kommunen sine tenester overfor innbyggjarane eller andre som har interesser i kommunen. Ansvarsområdet til kommunen er stort og det seier seg sjølv at det er utfordrande å lose brukarane inn til akkurat det dei er på jakt etter. Tradisjonelle menystrukturar har vore standarden til no med lite tilfredsstillande resultat. Dei fleste kommunale nettportalar viser også til søkefelt som skal hjelpe brukaren på veg, men sjølve søkefunksjonaliteten og presentasjonen av søkeresultatet er som oftast lite brukarvenleg. Me ynskjer ein nettportal der brukaren ikkje har trong for menyar for å finne det han er på jakt etter. Med andre ord så må søkefunskjonalitet, søkeområde, presentasjonen av søkeresultat og hjelpeteksten vidare vere så bra at brukaren får løyst si oppgåve så langt som det overhodet er mogleg via løysingane som til ei kvar tid eksisterer på våre sider. Minimumskrav for søk - at det vert søkt i alle element som er tilgjengeleg på nettsidene pluss element som er integrert og ein naturleg del av den kommunale nettsatsinga (innsyn, kartløysing, skjema på søknadsportal osb.). - at brukaren får forslag til søkeord etter kvart som han fyller ut søkefeltet. - at søket tar høgde for feilstaving og kjem med forslag (vert for så vidt løyst med pkt. over). - at søket kan filtrerast i ulike kategoriar, emne, avdeling, ansvarleg, dato, tittel og at dette er dynaminsk vert vist med ein gong filter vert slått av eller på. - at det er eit avansert søk der ein kan inkludere og ekskludere ord og fraser. - at søkeresultatet vert vist strukturert og ryddig og i ulike kategoriar og at det er hjelpetekst og lenker som hjelper brukaren vidare til problemløysing. - at søkeresultatet kan sorterast ulikt (dato, relevans, kategoriar/emne ). - Søkefunksjonalitet o For brukarar av kommunale nettsider så er det primære målet i dei aller fleste tilfeller relatert til tenester.

4 Informasjon om ei teneste. Serviceerklæring. Pris. Lenker / lovverk. Presentasjon av ei teneste. Video. Foto. Tekst. Sjølvbetjening av ei teneste. Søknadsskjema. Klage på ei teneste. Informasjon / rettleiing. Skjema. Lenker / lovverk. Kontaktinformasjon relatert til ei teneste. Organisasjon / organisering. Leiarar. Sakshandsamarar. Tilsette. - Andre standard løysingar på portalen: o Beredskapssider. o Administrasjonsgrensesnitt / roller. o Nyhende. o Aktivitetskalender. o Portal i portal. o Intranett. o Filarkiv. o Integrasjon med andre element som innsyn, kartløysing etc. Spesielt med tanke på søk og presentasjon av søkeresultat. Administrasjonsgrensesnitt Dei fleste leverandørar av portalløysingar tilbyr gode administrasjonsgrensesnitt for portalane. Kvam herad ser på det som viktig at: - det er ulike tilgangsnivå i administrasjon. - ein alltid får høve til å redigere sine eigne publiseringar. - det er enkelt å: o Kome inn i redigeringsmodus. o Formatere artikkelen (ulike skrifttypar, punktlister etc.). o Leggje inn lenker, bilete, film etc. - publiseringselement kan koplast til: o Publiseringsdato. o Avpubliseringsdato. o Forfattar/ansvarleg. o Avdeling.

5 o Ulike tema (multival - tagging). Gjennomføring av dialogmøte Framdriftsplan for dialogmøte og etterfølgjande anbodskonkurranse er lagt opp slik: Aktivitet Tidspunkt Kunngjering av invitasjon til dialogmøte i Doffin Påmeldingsfrist Måndag 5. desember kl. 15:00 Endeleg invitasjon til kvalifiserte tilbydarar Dialgomøte, Kvam rådhus Måndag 12. desember 2016 kl. 10:00-14:00 Kunngjering av anbodskonkurranse Veke 3, 2017 Tilbodsfrist Veke 8, 2017 Evaluering av tilbod Veke 9 og 10, 2017 Tildeling av oppdrag med å lage ny nettportal Veke 10/11, 2017 Det vert gjort merksam på at framdrifftsplanen er tentativ og endringar kan gjerast. Prekvalifisering til dialogmøte Interesserte leverandørar vert invitert til å delta på dialogmøtet gjennom ein prekvalifiseringsrunde. Alle leverandørane som tilfredsstiller kvalifikasjonskrava vert invitert til å delta på dialogmøtet og er samtidig med i den vidare tilbodskonkurransen for ny nettportal til Kvam herad. Kvalifikasjonskrav - Aktuelle løysingar for Kvam herad mhp. brukarperspektiv og søkefunksjon o Dokumentasjonskrav: kort presentasjon av moglege løysingar for Kvam herad basert på tema i dette dokumentet. - Minimum 3 års erfaring i marknaden o Dokumentasjonskrav: kort presentasjon av bedrift og organisasjon (firmanamn, kontaktpersonar, tilsette osv.) - Erfaring frå minimum 3 liknande oppdrag dei siste 3 åra o Dokumentasjonskrav: kort orientering om oppdraga (oppdragsgjevar og omsetnad), samt kontaktinformasjon til referansepersonar. Merk at kvalifikasjonskrava er absolutte og manglande oppfylling av desse fører til at ein ikkje vert invitert til å delta på dialogmøtet.

6 Praktisk informasjon Kvam herad inviterer til dialogmøte om ny nettportal måndag 12. desember kl. 10:00 i Kvam rådhus. Adresse er Grovagjelet 16, 5600 Norheimsund. Kvam herad skal opprette ny heimeside og nettportal og ynskjer i den forbindelse dialog med leverandørar av løysingar for nettportal og heimesider for å bli kjent med kva som finst av gode og brukarvenlege løysingar for bl.a. presentasjon og søk. Av særleg interesse er søkefunksjonar og brukargrensesnitt. Førebels agenda for møtet 12. desember: Velkommen og formålet med møtet Presentasjon av kommunen sine behov og ynskjer for nettportal Open diskusjon med leverandørane og innspel Éin-til-éin møte med leverandør og kommunen sine representanter. Endeleg tidsplan vert sett opp etter påmeldingsfristen. Me reknar med å avslutte seinast kl. 14:00. Underveis vert det enkel servering. I etterkant av møtet vil det verta høve til å senda inn utfyllande materiale. Basert på dialogen og motteke material vil kommunen utarbeide eit konkurransegrunnlag for anskaffing av nettportal. Budsjettramma for anskaffinga ligg i intervallet frå kr eks. mva. I tillegg til pris vil kvalitet og brukarvennlighet vera viktige kriterium. Alle deltakarane på møtet vert inviterte til å delta i konkurransen. Målet er å senda ut invitasjon til konkurranse ultimo januar Kvam herad sin kontaktperson for dialogmøtet og tilbodskonkurransen er innkjøpskonsulent Eivind Dyrøy: tlf / e-post: [email protected]. Påmelding til møtet skal sendast på e-post til [email protected] innan måndag 5. desember 2016 kl. 15:00.