Kristiansand, 11. november 2009 INNKALLING AV REPRESENTANTSKAPET TORSDAG 19. NOVEMBER CA. KL. 17:30 TIL KL. 20:00 I BYSTYRESALEN I KRISTIANSAND Saksliste Realitetsbehandling : Sak 08/09 Godkjenning av referat etter møte 26. mai 2009 s. 2 Sak 09/09 Møteplan 1. halvår 2010 s. 3 Sak 10/09 Strategiprosess for å styrke oppgaveløsningen og utviklingskraften i Kristiansandsregionen s. 4 Drøfting: s. 8 1. Samhandlingsreformen, interkommunalt mulighetsrom og samarbeid Orientering: s. 9 1. Status prosess utredning fylkessammenslåing og kort orientering om Regionplan Agder 2020 2. Statusrapport. Melding: s. 12. 1. Referatsaker fra arbeidsutvalget 2. Brev fra Samferdselsminister angående Kjevik Flyplass. Møtet starter opp umiddelbart etter at Kristiansandsregionen brann og redning IKS er ferdig med sitt representantskapsmøte. Med referanse til reglementets 4 om saksforberedelser er det pr. tid ikke meldt inn saker fra medlemmer av representantskapet innen angitte frist 8 dager før møtet. Det blir servert kaffe, mineralvann og smørbrød. Møtet er åpent for pressen og saksdokumenter legges ut på Knutepunkt Sørlandets hjemmeside. Forfall meldes snarest på e-post til Grethe.M.Matzow@knutepunktsorlandet.no Per Sigurd Sørensen Leder representantskap og arbeidsutvalg Kjell A Kristiansen Daglig leder Vedlegg: 2 (pdf filvedlegg til e-post innkalling, sak 08/09 og orienteringssak 2) Postadresse: Serviceboks 509, 4605 Kristiansand Telefon: +47 38 17 66 00 Besøksadresse: Tordenskjoldsgate 65, 4614 Kristiansand Organisasjonsnummer: 971 333 227 Hjemmeside: www.knutepunktsorlandet.no 1
Knutepunkt Sørlandet - representantskapet Møtedato: 19.11.09 Sak 08/09 Godkjenning av referat etter møte 26. mai 2009 Referatet etter møte 26.05.2009 ble sendt medlemmene av representantskapet på e-post etter møtet og sendes på nytt som vedlegg til e-post innkalling til møte 19.11. FORSLAG TIL VEDTAK 1. Referatet godkjennes. Vedlegg : 1 2
Knutepunkt Sørlandet - representantskapet Møtedato: 19.11.09 Sak 09/09 Møteplan 1. halvår 2010 Det fremlagte forslag til møteplan for arbeidsutvalget 1. halvår 2010 ble ikke godkjent i arbeidsutvalgets møte 5. november. Det skal gjennomføres et ekstraordinært møte i arbeidsutvalget i løpet av desember der nytt forslag til møteplan for arbeidsutvalget 1. halvår 2010 behandles. Møteplanen vil bli vurdert i forhold til oppfølging av strategiprosessen som skal styrke oppgaveløsningen og utviklingskraften i Kristiansandsregionen. Når det gjelder møteaktiviteten for representantskapet har arbeidsutvalget kommet frem til følgende forslag: 1. Det fastsettes et møte for representantskapet 10. juni 2010 kl. 17:00 20:00 2. I tillegg foreslår AU at representantskapet kalles inn etter behov i lys av større saker som kan kreve kommuneoverskridende diskusjoner og forankring. Arbeidsutvalget fremmer slik ENSTEMMIG INNSTILLING TIL REPRESENTANTSKAPET 1. Det fastsettes møte for representantskapet 10. juni 2010 kl. 17:00 20:00 2. I tillegg foreslår AU at representantskapet kalles inn etter behov i lys av større saker som kan kreve kommuneoverskridende diskusjoner og forankring. Vedlegg : 0 3
Knutepunkt Sørlandet - representantskapet Møtedato: 19.11.09 Sak 10/09 Saksbehandler: Strategiprosess for å styrke oppgaveløsningen og Arbeidsutvalget utviklingskraften i Kristiansandsregionen v/nivi Analyse Innledning Langsiktig og forpliktende samarbeid mellom Knutepunkt Sørlandet kommunene er viktig og nødvendig for landsdelens utvikling og for innbyggernes tjenestetilbud. KnpS har gode forutsetninger for videreutvikling av sterkt samarbeid. Med bakgrunn i erfaringene med den nye styringsmodellen for Knutepunkt Sørlandet og KS v/nivi Analyses følgeevaluering, tilrår arbeidsutvalget (AU) at KnpS iverksetter en tiltaksprosess våren og høsten 2010 for å styrke og konkretisere gevinster av samarbeidet. Utgangspunktet AUs utgangspunkt er at KnpS skal videreutvikles slik at oppmerksomheten og ressurser settes inn mot å utvikle og levere konkrete resultater av interkommunale samarbeidsordninger som gir gevinster for innbyggerne og kommunene. AU ser det ikke som aktuelt nå å overføre ytterligere oppgaver eller myndighet til KnpS (samkommunemodellen). Imidlertid er det aktuelt å foreslå overføring oppgaver og myndighet til formaliserte enkeltordninger dersom forutgående utredninger tilsier gevinster. Representantskapet AU mener forventingene til representantskapet som politisk arena og verksted ikke er innfridd til nå. AU mener hovedårsaken til det ligger i at KnpS er et rådgivende organ med begrenset myndighet og ressurser. Representantskapets møter er kjennetegnet av lite engasjement og de debattene som er, er konsensuspregete. Etter AUs vurdering kan en vitalisering av representantskapet kreve overføring av oppgaver og ressurser fra kommunene og til KnpS (samkommunemodellen). Nåværende modell ble gitt en robusthet for å gjøre det lettere dersom en ønsket å utvide samarbeidet til nye oppgaver senere eventuelt overføring av myndighetsutøvelse på enkelte områder. Men så langt oppfatter ikke AU det slik at kommunene ser behov eller ønsker en slik utvikling. AU tilrår at representantskapet fremover rendyrkes som generalforsamling for KnpS og utvikles som felles eierskapsorgan for interkommunale selskaper i regionen. Dermed opprettholdes mulighet for å arbeide videre med å bedre oversikt og styring over eksisterende interkommunalt samarbeid jfr. resultatene av en undersøkelse som ECON Analyse AS gjennomførte våren 2006 i regi av KS. I tillegg foreslår AU at representantskapet kalles inn i lys av større saker som kan kreve kommuneoverskridende diskusjoner og forankring. AUs rolle tydeliggjøres AUs rolle som aktivt politisk styringsorgan må tydeliggjøres. Av dette følger at AU oppfatter at det er et betydelig flertall i alle by- og kommunestyrer som ønsker et langsiktig og forpliktende samarbeid i den flerkommunale storbyregionen. AU må på vegne av kommunene og representantskapet uttrykke klare forventninger, ambisjonsnivå og oppdrag for videreutviklingen av KnpS, med målsetting om at samarbeidet skal bidra til at kommunene blir en felles utviklingsaktør, samarbeider om spesielle tjenester med store krav til faglig dyktighet og tar ut stordriftsfordeler på støttetjenester mm. Sakspapirer til AU må nødvendigvis ikke legge opp til konsensuspregede diskusjoner. AU er egnet til å gjennomføre debatter og diskutere hovedalternativer dersom saker krever det. 4
Samtlige rådmenn bør delta i AUs møter med talerett for å bidra med informasjon og for å bidra til oppfølging av vedtak i AU. Utviklingsarbeid som oppfølging av politiske vedtak skal involvere og sikre medvirkning fra ansatte. Nåværende modell med ansatterepresentasjon i AU videreføres. Rådmannsutvalget Rådmannsutvalget innstiller og gir råd i saker til AU og har det administrative ansvar for å følge opp AUs vedtak. Rådmennene har et ansvar som kollegium i KnpS saker og for forankring og informasjon i egen kommune. Koplingen mellom rådmannsutvalget og nettverkene styrkes. Sterkere oppfølging og intensivering av nettverkenes utviklingsarbeid Omfanget av interkommunale enheter i KnpS er begrenset sammenlignet med andre regionråd. AU vil intensivere utvalgte nettverks uviklingsarbeid med sikte på å etablere konkrete interkommunale samarbeidsordninger dersom utredninger tilsier nettogevinster samlet sett, ikke nødvendigvis for hver kommune for hvert enkelt samarbeid/oppgaveområde. Gevinster i denne sammenheng kan være for eksempel være bedre kvalitet i tjenester, mer robuste fagmiljøer, økonomiske innsparing og/eller et mer samlet perspektiv på kommuneoverskridende utfordringer. AU viser til at gevinster ved samarbeidstiltak på enkelte områder kan omdisponeres for å styrke ressursinnsatsen på andre prioriterte tjenesteområder i kommunene. AU er bestiller og vil overordnet følge opp nettverkens arbeid, deres ambisjonsnivå/mandater og deres fremdrift. Rådmannsutvalget vil ivareta og styrke den administrative oppfølgingen av utviklingsarbeidet. AU vil åpne for å innhente ekstern utredningskompetanse for å støtte opp om utredningsarbeidet. Utredningene som foregår i nettverk og utvalg må i større grad dreie seg rundt problemstillinger som hvordan gevinster kan hentes ut av samarbeidet og i mindre grad om hvilke og hvorvidt gevinster kan hentes ut. Sistnevnte problemstilling skal AU ta stilling til i det videre arbeid Kommunestørrelse innebærer ulik grad av myndighet/delegasjon for nettverksmedlemmer, og det må derfor utvikles en arbeidsform med styringsdokumenter og rapportering som sikrer regionsamarbeidet forankring og handlekraft. Kommuneadministrasjonene må kontinuerlig følge opp mulighetene for statlig og/eller fylkeskommunal medfinansiering av tiltak. Prioriterte oppgaveområder AU vil spesielt fremheve følgende oppgaveområder der mulighetsrommet må antas stort: AU mener utvikling av en felles IKT plattform og infrastruktur vil være en nødvendig forutsetning for videre utvikling av samarbeidet i KnpS. Per i dag har regionen ikke kommet langt til tross for lange utredningsprosesser. Til sammenligning har flere av våre naboregionråd og for eksempel samtlige regionråd i Nord-Trøndelag felles IKT infrastruktur og systemer. Felles IKT legger grunnlag for ytterligere samarbeid både innen tjeneste-, støtte- og utviklingsfunksjoner. AU mener den kommende samhandlingsreformen fra 2012 vil kreve at innsatsen i helseog omsorgsnettverket dreies i retning av å forberede reformen. Et viktig spørsmål er hvordan kommunene skal samarbeide og utvikle seg for å kunne ivareta nåværende oppgaver eller funksjoner som i dag er lagt til helseforetakene og/eller nye krav til kommunehelsetjenesten samt samhandlingen med helseforetakene. AU vil også peke på at kommunenes stabs- og støttefunksjoner og kompetansekrevende og etterspørsellabile tjenester er naturlige oppgaveområder som bør vurderes nærmere. 5
AU ser det som hensiktsmessig at flere oppgaveområder utredes parallelt med sikte på en samlet etterfølgende vurdering og slik at gevinster kan ses i sammenheng.. Arbeidsplassene knyttet til eventuelle felles ordninger kan lokaliseres balansert. Dersom samtlige kommuner ikke ønsker deltakelse i en ordning, forhindrer ikke det at enkelte kommuner deltar for senere å åpne opp for ytterligere deltakelse fra medlemmene i KnpS. AU ser behov for å begrense enkeltkommuners samarbeid med andre kommuner enn KnpSkommunene. KnpS må være kommunenes foretrukne samarbeidsregion. Omfattende deltakelse i samarbeid utenfor KnpS vil svekke KnpS som allianse, vår utviklingskraft og evne til å etablere gevinstgivende samarbeid. Tilknytningsformer AU mener erfaringene med nåværende kompetansesamarbeid innenfor nettverk er positive. Men som nevnt over, ønsker AU å ta stilling til konkrete utredninger som eventuelt kan innebære formalisering av samarbeidsområder og enkeltordninger. Formalisering av samarbeidsordninger vil måtte skje innenfor rammene av kommunelovens 27 (felles styre), 28 b eller c (vertskommunemodellen med eller uten politisk nemnd) eller lov om interkommunale selskaper. Når det gjelder samhandlingsreformen, er vertskommunemodellen med felles politisk nemnd eneste aktuelle alternativ så lenge samkommunemodellen ikke er aktuell i KnpS. Sekretariatet KnpS trenger et aktivt sekretariat som kan bidra til å synliggjøre og sette på dagsorden muligheter for samarbeid. Bemanningen i sekretariatet justeres i forhold til ambisjonsnivå. Hovedregelen er et fåtall faste stillinger og bruk av midlertidige stillinger i prosjekter og tidsbegrensende aktiviteter. Pr. i dag er det to faste heltidsstillinger i sekretariatet. Fast ansatte i sekretariatet bør ha erfaring fra administrativ ledelse av kommuner, herunder samarbeid med folkevalgte og ansattes representanter. Daglig leder deltar som medlem av rådmannsutvalget i utformingen av forslag til strategier og satsingsområder for kommunesamarbeidet. Denne rollen omfatter også drøftingssaker på rådmannsutvalgets dagsorden. Daglig leder forbereder og innstiller i saker som skal realitetsbehandles i rådmannsutvalget, og har tale og forslagsrett når saken behandles. Etter realitetsbehandling er daglig leder ansvarlig for å følge opp AU og rådmannsutvalget vedtak. Daglig leder har en særskilt viktig rolle i forhold til koordinering og samarbeid med tjenestenettverkene og prosjekter som har sitt sekretariat i en av kommunene. Daglig leder gjennomfører dialog- og informasjonsmøter med ansattes representanter i samsvar med hovedavtalens intensjoner og for å tilrettelegge for medbestemmelse. Iverksetting Mange av de ovennevnte tiltak kan iverksettes innen relativt kort tid, herunder deltakelse fra rådmenn i AU og intensivering av prioriterte nettverks arbeid og utredninger knyttet til deres ansvarsområder. Samtidig ser AU behov for igangsetting av en bredere strategiprosess som understøtter hovedprinsippene for KnpS og som skal styrke forankringen, styringsmodellen og resultatene av samarbeidet. I dette arbeidet må kommunene og representantskapet informeres og involveres. AU vil våren 2010 intensivere sin møteplan tilnærmet samme antall som rådmannsutvalget for å følge opp ambisjonene for gevinstrealisering for det regionale samarbeidet 6
Arbeidsutvalget fremmer saken for behandling med slik ENSTEMMIG INNSTILLING TIL REPRESENTANTSKAPET 1. Arbeidsutvalget i Knutepunkt Sørlandet setter i gang et arbeid med å utarbeide en ny strategi- og tiltaksplan for Knutepunkt Sørlandet samarbeidet. Hensikten med arbeidet er å tydeliggjøre de politiske målene og ambisjonsnivå med samarbeidet, avklare roller og forventninger for de ulike politiske og administrative organene og foreslå tiltak for å styrke og videreutvikle samarbeidet 2. Strategiplan- og tiltaksarbeidet arbeidet tar utgangspunkt i de vurderinger og anbefalinger som fremkommer av saksutredningen. Vedlegg: 0 7
Knutepunkt Sørlandet - representantskapet Møtedato: 19.11.09 Saker til drøfting 1. Samhandlingsreformen, interkommunalt mulighetsrom og samarbeid Nettverk for helse, sosial og omsorg har vektlagt forankring av informasjon om satsingsområder i representantskapet, og det vises til følgende orienteringer: 13. mars 2008, Morgendagens utfordringer innen helse, omsorg og sosial 16. september 2008, Interkommunalt samarbeid om asylmottak 26.mai 2009, nettverkets årsmelding 2008, status samhandlingsreformen og fremtidige utfordringer for nettverket. I tillegg har nettverkets leder og sekretær gitt flere orienteringer i hhv arbeidsutvalg og rådmannsutvalg om nettverkets virksomhet og aktuelle saker. I representantskapet den 19.11 er nettverkets leder, helse- og sosialdirektør Lars Dahlen i Kristiansand kommune, invitert for å orientere om status samhandlingsreformen. Samhandlingsreformen er omfattende og krever en prosess i den enkelte kommune som klargjør hvilke områder det ønskes samarbeid om. Knutepunkt Sørlandets nettverk helse/sosial og omsorg har gjort et forberedende arbeid der det er definert områder som en bør fokusere på, og dette danner grunnlaget for orienteringen for representantskapet. Etter orienteringen, spørsmål og innspill vil representantskapet bli bedt om å gi sin tilslutning til at det protokollføres følgende oppsummering: Representantskapet tar orienteringen om samhandlingsreformen til etterretning og slutter seg til den strategi og arbeidsform som er redegjort for. Vedlegg: 0 8
Knutepunkt Sørlandet - representantskapet Møtedato: 19.11.09 Saker til orientering 1. Status prosess utredning fylkessammenslåing og kort orientering om Regionplan Agder 2020 Fylkesordfører i Vest-Agder, Thore Westermoen (KrF), er invitert med anmoding om å gi representantskapet en orientering om status prosess utredning fylkessammenslåing. Det vil i tillegg bli gitt en kort orientering om Regionplan Agder 2020. Knutepunkt Sørlandets politiske arbeidsutvalg gav den 22. mai 2008 et innspill til begge fylkestingene vedrørende fylkessammenslåing. Innspillet er vedlegg 1. 2. Statusrapport Sekretariatet i Knutepunkt Sørlandet er bedt om å utarbeide en tabellarisk oversikt over tiltak som er gjennomført, iverksatt og tiltak/prosjekter som er planlagt. Oppdraget er gitt som del av strategiprosessen for å styrke oppgaveløsningen og utviklingskraften i Kristiansandsregionen. Hovedfokus er på tjenestenettverkene. Oversikten gir politikerne mulighet for innsikt og fastsettelse av ambisjonsnivå. Sekretariatet har fått støtte av sekretærer for tjenestenettverkene til denne statusrapporten. Når det gjelder fagnettverk for kultur og fagnettverk for teknisk har sekretariatet hentet inn aktuell informasjon fra forstudiene som nylig er ferdige. Sistnevnte forstudier er ikke godkjent av kommunene. Intensjonen er at statusrapporten skal utvikles videre og slik at dokumentet oppdateres hvert år koordinert med rullering av en strategi- og tiltaksplan for det interkommunale samarbeidet i Knutepunkt Sørlandet. Knutepunkt Sørlandet er ikke et myndighetsorgan. Saker som krever behandling i kommunestyrer oversendes som felles saksutredninger. Representantskapet vil bli bedt om å gi sin tilslutning til at det protokollføres at: Representantskapet tar statusrapporten til orientering. Vedlegg 2 (vedlegget med statusrapport følger e-post innkallingen som pdf filvedlegg) 9
Vedlegg 1 (Representantskapet, O-sak 1, 19.11.09) 10
Vedlegg 2 (Representantskapet, O-sak 2, 19.11.09) Statusrapport over konkrete tiltak som er gjennomført, iverksatt og planlagt iverksatt i regi av Knutepunkt Sørlandet samarbeidet følger e-postinnkallingen av representantskapet som pdf filvedlegg. 11
Knutepunkt Sørlandet - representantskapet Møtedato: 19.11.09 Melding Medlemmene av representantskapet vil bli gitt en kortfattet melding om følgende saker: 1. Referatsaker fra arbeidsutvalget Referat fra møte i arbeidsutvalget 5. november er lagt ut på Knutepunkt Sørlandets hjemmeside og kan leses via denne linken: http://www.knutepunktsorlandet.no/artikkel.aspx?aid=723&back=1&mid1=27&mid2= &MId3=& 2. Brev fra Samferdselsminister angående Kjevik Flyplass Svarbrev fra Samferdselsministeren i forhold til tidligere forespørsel fra Knutepunkt Sørlandet er vedlegg 1. Brev fra Knutepunkt Sørlandet er lagt ut på Knutepunkt Sørlandets hjemmeside og kan leses via denne linken: http://www.knutepunktsorlandet.no/artikkel.aspx?mid1=5&aid=659&back=1 Vedlegg : 1 12
Vedlegg 1 (Representantskapet, M-sak 2, 19.11.09) 13
14