Kommunikasjonsplan Fylkesplan 2013-2016, regional plan for Møre og Romsdal For å sikre ei breiast muleg deltaking i arbeidet med Fylkesplan 2013-2016 skal det utarbeidast ein kommunikasjonsplan. Mål for kommunikasjonsplanen: Møre og Romsdal fylkeskommune skal gjennom oppsett tiltaksliste informere aktivt om det pågåande arbeidet med Fylkesplan 2013-2016. Møre og Romsdal fylkeskommune skal søke å nå alle definerte målgrupper i oppsett kommunikasjonskart med informasjon og opne for innspel og dialog i prosessen. Informasjon om arbeidet med fylkesplanprosessen skal vere samordna og heilskapleg. For å sikre ein brei prosess og god dialog, skal kommunikasjonsplanen vere organisert med avklarte roller og ansvarsoppgåver i tiltakslista. Målgrupper: Gjennom underståande kommunikasjonskart er følgjande målgrupper identifisert: 1
Strategi: Møre og Romsdal fylkeskommune ved arbeidsgruppa, skal søke å bringe all nadusynt informasjon om planprosessen og arbeidet med Fylkesplan 2013-2016 ut til målgruppene gjennom faste informasjonskanalar. Viktig informasjon skal så langt som mulig vere tilgjengeleg både elektronisk og på papir. Dette for å sikre at vi når ut til dei som ikkje har tilgang på elektronisk informasjon. Intern informasjon: God intern informasjon er ein føresetnad for at planprosessen skal forankrast og oppnå legitimitet for dei vala og den kursen som vert staka ut. Medarbeidar i fylkeskommunen skal ha kjennskap og kunnskap om Fylkesplan 2013-2016 og planprosessen. Dette for å sikre at tilsette gir god og rett informasjon til omverda, og for å forankre fylkesplanen som eit styringsverkty internt i organisasjonen. God intern informasjon bidreg til å skape ein god kultur og er med på å etablere gode servicehaldningar i organisasjonen og mot omverda. Workshop i avdelingane med fokus på gjennomgåande perspektiv og resultatmål Informasjonsmøte/seminar med alle avdelingane på fylkeshuset for å informere om oppstart av planprosessen og opne for innspel. Aktiv publisering av informasjon på intranett. (Korte nyheitssnuttar som t.d. informasjon om internseminar og anna relevant informasjon i arbeidet med fylkesplan etc.) Krysspublisering av artiklar på internett til intranett. Gi alle tilsette tilgang på informasjon om planarbeidet og planprosessen. Skal skape ein plattform for felles forståing for fylkesplanen som styringsverkty. Ekstern informasjon: Ved å legge til rette for dialog med dei ulike målgruppene vil ein skape interesse for arbeidet med fylkesplan og planprosessen. Gjennom å informere aktivt, kan vi skape debatt om utfordringar, problemstillingar og alternative løysingar. Ved å skape opne arenaer for informasjon og kommunikasjon med muligheiter for innspel i ein tidleg fase av planprosessen, legg vi og til rette for at dei folkevalde kan utføre si rolle. Opne møter/workshop i alle delar av fylket Fylkesplanseminar Utplassering/utsending av postkort med enkelt og lettfatteleg bodskap Større deltaking, debatt og engasjement i utarbeiding av fylkesplanen. 2
God informasjonsutveksling til nytte for så vel innbyggjarar, bedrifter og organisasjonar som folkevalde og administrasjon. Generelt betra forståing blant målgruppene for forvaltninga av skattepengar, rammer og det fylkeskommunale budsjettet Grafisk profil/identitet I planprosessen skal vi stå fram med eintydige og klare bodskap om framdrifta i arbeidet med fylkesplan. Ein grafisk profil forankra i fylkeskommunen sin profilmal skal sikre at planprosessen framstår heilskapleg med ein tydeleg avsendar. Utarbeide ein grafisk profil som samsvarar med profilen til Møre og Romsdal fylkeskommune. Den grafiske profilen skal gå igjen på alle pp-presentasjonar, postkort, nettsida og anna materiell. Fylkesplanen har ein tydeleg identitet til og forankring i Møre og Romsdal fylkeskommune. Media Møre og Romsdal fylkeskommune skal aktivt nytte pressa for å nå ut med informasjon. Gjennom å nytte lokalavisene, radio og lokal- tv i fylket, skal ein medverke til å skape debatt og engasjement i arbeidet med fylkesplanen. Vi skal søkje å skape ein open, visjonær og framtidsretta debatt i dei ulike media i fylket. 1. Klare og gode retningsliner for mediekontakt (Same føringar som i Møre og Romsdal fylkeskommune sin kommunikasjonsstrategi) 2. Arbeidsgruppa skal aktivt nytte media og sende ut pressemeldingar 3. Etablere rutinar for tett kontakt med pressa i samband med politisk saksgang. Større kunnskap og ein breiare debatt om framtida i Møre og Romsdal. Engasjement og kunnskap i pressa for det arbeidet som er i gang, og dei ulike utfordringane Møre og Romsdal står framføre dei neste åra. 3
Internett/intranett: Elektroniske informasjons- og kommunikasjonsløysingar muliggjer meir fleksible og enklare former for samhandling mellom forvaltning og brukarar, media og dei tilsette. Tiltak 1. Utvikle haldning/rutine for at informasjon om planprosessen som er relevant og nyttig, vert gjort tilgjengeleg på fylkeskommunen sine nettsider (internett og intranett). 2. Informere i alle fora om at relevant informasjon er tilgjengeleg på våre nettsider 3. Legge til rette for elektroniske innspel på internett Internett og intranett skal gi målgruppene muligheit for raskt og effektivt kunne hente ut ønska informasjon frå vår database. Muleggjer rask og effektiv informasjonsformidling til omverda og til alle tilsette. Det vil og føre til betra informasjonsutveksling og dialog mellom målgruppene og Møre og Romsdal fylkeskommune. 4
Informasjons- og kommunikasjonskanalar For å gjere informasjon om fylkesplanarbeidet tilgjengeleg for flest mulig, skal arbeidsgruppa, nytte fleire og varierte inforasjonskanalar, retta mot ulike målgrupper med ulikt tilgjengenivå. Dei viktigaste informasjons- og kommunikasjonskanalane vil vere: Direkte målgruppekontakt møte med dei ulike målgruppene i opne møter, i skular, institusjonar, organisasjonar ol. Her nytter ein i stor grad munnleg overlevering av informasjon, og opnar for dialog og engasjement i arbeidet med å lage ein framtidsretta fylkesplan. Internett Nettsida til Møre og Romsdal fylkeskommune skal vere oppdatert med informasjon om arbeidet med ny fylkesplan. Her skal ein synleggjere den aktivitet og progresjon som er i planprosessen. Gjennom å legge til rette for innspel og e-post dialog vert det opna for ein tovegskommunikasjon og ein inviterer då bidragsytarar inn i prosessen. Intranett Ein skal legge ut fortløpande informasjon om planprosessen på intranett på lik line med internett (gjerne gjennom krysspublisering, slik at tilsette i fylkeskommunen til ei kvar tid kan orientere seg om kor langt ein har kome i planprosessen.) Dette opnar og for innspel og gjer informasjon tilgjengeleg internt). Lokalaviser og andre lokale media (radio/tv) har fylkeskommunen ingen direkte styringsmuligheit over, men desse representerer viktige informasjonskanalar som når innbyggjarane lett, er mest dagsaktuelle og vert nytta av mange. Dette gjer at arbeidsgruppa til fylkesplanen skal arbeide aktivt for at desse kanalane får tilgang til relevant informasjon om planprosessen. Fylkesmagasinet SPOR følgjer planprosessen tett gjennom heile perioden. Ulike vinklingar på tema og utfordringar som kan skape debatt. PowerPoint-presentasjonar Det skal utarbeidast ein generell PowerPoint presentasjon om fylkesplanen og prosessen med Møre og Romsdal fylkeskommune som tydeleg avsendar. Denne presentasjonen skal kunne nyttast av både tilsette og politikarar. Det er viktig å utforme denne slik at ein spreier eit likt bodskap, og når fleire målgrupper. Denne presentasjonen må fortløpande oppdaterast ved endringar/progresjon, og leggast tilgjengeleg på det opne intranettet. Den må i tillegg kunne supplerast og komplimenterast ut i frå den samanhengen den skal nyttast i. Visuell kommunikasjon er effektfullt og viktig, det vert sagt at Eit bilete seier meir enn tusen ord. I planprosessen skal ein derfor vere medviten i å nytte dette verkemiddelet i utarbeiding av presentasjonar. Borsjyrer/postkort Det bør utarbeidast enkle brosjyrar/postkort med tydelig bodskap knytt til Fylkesplanen/planprosessen 1. Informasjonskanalane skal innehalde tema/stoff som gir brukarane aktuell informasjon om planprosessen både administrativt og politisk 2. All ekstern informasjon vert samordna og distribuert gjennom informasjonsavdelinga (pressemeldingar, lesarinnlegg etc.) 5
3. Nytte tiltakslista/virkemiddel gjennom heile planprosessen. Følgje opp og evaluere tiltakslista. Innbyggjarane i Møre og Romsdal skal bli betre informert om prosessen og fylkesplanen som styringsverkty. Dei ulike målgruppene skal kjenne seg inkludert og vite at dei har hatt muligheit til å vere med på å påverke prosessen. Auka bruk av nettsida som følgje av tilgjengeleg og dagsaktuelt innhald. Auka informasjonstilgang og dagsaktualitet i pressa. Medverke til at fleire får kunnskap om og nyttar seg av muligheita til å vere med i planprosessen. 6
Tiltaksliste virkemiddel Møter Ansvar Frist Eksternt: Fylkesplanmøter Nordmøre Fylkesplanmøter Romsdal Fylkesplanmøter Sunnmøre Fylkesplansemiar Fylkesplanmøte Ungdomspanelet Fylkesplanmøte med institusjonar, organisasjonar etc.(nettverket til avd.) Internt: Fylkesplanmøter med alle avdelingane internt på fylkeshuset Fylkesplanmøte med leiinga i dei vidaregåande skolane (rektormøte) Fylkesplan som fast tema på leiarmøta Internett/intranett: Eiga nettside med muligheit for tovegskommunikasjon på mrfylke.no Kontinuerleg utlegging og oppdatering av informasjon Media: Invitasjon til opne møter om Fylkesplan Pressemelding om milepælar Fylkesmagasinet Spor: Artiklar om planprosessen og Fylkesplan Kort sagt notisar om Fylkesplan PowerPoint: Utarbeide og vedlikehalde ein generell pppresentasjon av fylkesplan og planprosessen Legge pp-presentasjon tilgjengeleg på intranett Legge ut relevante pp-presentasjonar i planprosessen på intranett 7