-Ein tydeleg medspelar Introduksjonsdag for nye leiarar 08.11.16
-Ein tydeleg medspelar Velkommen som nytilsett leiar i fylkeskommunen Deg som leiar i den fylkeskommunale organisasjonen - Organisasjonsstruktur (linje -stab), samanhengar mellom nivå, avgjerdsprosessar (politikk og administrasjon) Ottar Brage Guttelvik, fylkesrådmann Nils-Gunnar Solli, administrasjonssjef
Fylkeskommunen ivaretek grunnleggjande funksjonar i det norske politiske system Styrkar folk sin innverknad på samfunnsspørsmål som har eit regionalt nedslagsfelt - nærleiksprinsippet. Vi som bur her veit best korleis vi kan utvikle Møre og Romsdal i ønska retning. Opnar opp for breiare og meir direkte deltaking - bidreg til å få fleire kvinner og ungdom inn i politikken, - t.d. Ungdommens fylkesting og Ungdomspanelet. Kanal for politisk mobilisering rekrutteringsarena for nasjonale politikarar. Gitt meir heilskapstenking på regionalt nivå sjå samanhengar og mulegheiter på tvers av kommunegrenser og sektorar. Fylkesordføraren: Døropnar for møte med sentrale styresmakter.
Politisk organisering Fylkestinget 47 representantar Fylkesutvalet 13 representantar Kontrollutvalet 5 representantar Utdanningsutvalet 11 representantar Regional- og næringsutvalet 11 representantar Samferdselsutvalet 11 representantar Kultur- og folkehelseutvalet 11 representantar
Rådgivande utval Eldrerådet Rådet for likestilling av funksjonshemma Ungdommens fylkesting / Ungdomspanelet Trafikktryggingsutvalet Utvala er rådgivande i høve andre politiske utval med vedtaksfullmakt, dvs. kjem med forslag, innspel og kommentarar I tillegg to plannemnder: Plannemnd for byggesaker Plannemnd for samferdselsutbygging NB! Endring frå forrige valperiode: Kultur- og folkehelseutvalet er likestillingsutval Regional- og næringsutvalet er miljøutval
Fylkesrådmannen sitt felles utvalssekretariat I funksjon frå hausten 2013 4 personar som har ansvar for kvar sine utval Gunn Elin Nygård, Kari Rundmo, Ann Torill Vaksvik og Robert Løvik, tilsette ved administrativ seksjon i administrasjonsavdelinga Hovudoppgåvene er førebuing, gjennomføring og etterarbeid knytt til møta i alle politiske organ Spørsmål om skriving av saksframlegg eller anna som gjeld vår politiske verksemd, ta kontakt med utvalssekretariatet i administrasjonsavdelinga (administrativ seksjon) eller dokumentsenteret når det gjeld utvalsmodulen i ephorte
Kva er viktig at våre leiarar har kjennskap til? Korleis får du naudsynt informasjon / kunnskap? Kvar tek du kontakt ved behov for hjelp støtte? (linje stab) Kvar finn du relevante ressursar? (verktykasse, jf. nettsidene) Tek utgangspunkt i desse tema og fagområde: Styringslinje / Mynde / Ansvar Møre og Romsdal fylkeskommune som organisasjon (rolla som regionalpolitisk utviklingsaktør, organisasjonsstrukturen, politikk og administrasjon, plan- og styringssystem) Arbeidsgivar HR Økonomiområdet (prinsippa om mål- og rammestyring) IT-strategi, Teknologi - Digitalisering - Support Kommunikasjonsstrategi, informasjon, profilering og mediehandtering Dokumenthandtering - Arkiv Bygg og vedlikehald Plansystem Juridisk område; sentralt lovverk, kommunelov, off. lov/fvl., teieplikt, offentlege innkjøp
-Ein tydeleg medspelar Møre og Romsdal fylkeskommune Når kan/skal du bruke mrfylke? Web: www.mrfylke.no E-post: nils.gunnar.solli@mrfylke.no
Det store fleirtalet av tilsette i fylkeskommunen finn ein innan utdanning og tannhelse med om lag 2.200 medarbeidarar. Dvs. undervisningspersonale og driftspersonale ved vgs, tannlegar og andre tilsette ved tannklinikkane. Sentraladministrasjonen har om lag 260 tilsette fordelt på 5 linjeavdelingar og 3 stabsavdelingar, samt fellestenesta på fylkeshuset. Stabsnivået utøver støttefunksjonar til heile organisasjonen. Totalt er det nærare 2.500 tilsette i Møre og Romsdal fylkeskommune.
Stabsavdelingane i sentraladministrasjonen Administrasjonsavdeling Administrasjonssjef Nils-Gunnar Solli Plan- og analyseavdeling Fylkesplansjef Ole Helge Haugen Juridisk avdeling Juridisk sjef Gudmund Lode 7 seksjonar: Personalseksjon Informasjonsseksjon Økonomiseksjon IT-seksjon Dokumentsenter Administrativ seksjon Bygge- og vedlikehaldsseksjon (ByVe) Stikkord for oppgåver (ikkje seksjonering): Planlaging Planbehandling Planstøtte GIS/Kart Statistikk/Analyse 2 seksjonar: Juridisk seksjon Innkjøpsseksjon Fellestenesta for Fylkeshuset (Opplysningstenesta / Resepsjon, Reinhald, Post og Trykkeri) Fylkeshuset AS (Vaktmeistertenesta) Fylkeshuskantina AS
Linje- / Stabmodell Fylkesrådmann Rådgiving 3 Iverksetting Strategi Økonomi Fylkesutdanningssjef 2 STAB Prioritering Rektor 1 Utøving av støttefunksjonane skjer ut frå mynde i linja All styring følgjer linja
Planhjul - leiarskap/medarbeidarskap i ein organisasjon med tydeleg kultur for læring og utvikling «...ei omforming av arbeidsgivarpolitikken og rolla for utøving av leiing, tillitsvalderolla og tilsette- /medarbeidarrolla»
Møre og Romsdal ein tydeleg medspelar utkast til Fylkesplan 2017-2020 legg klare føringar for Møre og Romsdal fylkeskommune sitt arbeid dei komande åra. Planen har fire satsingsområde kultur, kompetanse, verdiskaping og samferdsel. Desse satsingsområda er innarbeidd i økonomiplan 2016-2019.
Arbeidsgivarpolitikk for framtida
Arbeidsgivarpolitikk = organisasjonspolitikk Felles referanseramme i forhold til korleis vi forstår og utviklar organisasjonen i forhold til samfunnsoppdrag vi er satt til å løyse
AGP-huset Overordna mål: Tydeleg kultur for læring og utvikling som grunnlag for best mogleg kvalitet på tenestene Arbeidsgivarfunksjonen som integrert del av kjerneverksemda Felles identitet Arbeidsmiljøutvikling Personalforvaltning Organisasjons- og tenesteutvikling Visjon: Ein tydeleg medspelar Felles plattform/ referanseramme for leiarskap og medarbeidarskap Inspirerande og rettleiande leiarar Kompetente og myndiggjorte medarbeidarar Kvalitet og profesjonalisering Systematisk kvalitetsarbeid Kunnskapsbasert praksis Verdiar: Respekt, likeverd, medråderett, fellesskapsansvar, open organisasjon
Innsatsområder Rekruttering Kompetanse- og medarbeidarutvikling Livsfasepolitikk Karrierevegar og lønnspolitikk Arbeidsmiljø/HMS Identitet/omdømme
AGP i praksis Kultur for læring og utvikling Utviklingskulturar mellom ulike nivå Kjelde: Roald, Jøsendal og Langfeld (2012) 19
AGP i praksis Leiings- og utviklingsdialog på alle nivå Kontaktmøter mellom rådmannen og avdelingssjefar Utprøving av alternativ form og innhald på rektormøta Leiarsamtalar: «fylkesutdanningssjefen og ass. fylkesutdanningssjef har leiarsamtale med rektor og ass. rektor om felles utfordringar og utfordringsbildet for skolen.» Oppdragsavtalar for skolane AGP er i praksis leiarskap «tett på» 20
Kompetente og myndiggjorte medarbeidere er selvstendige kunnskapsmedarbeidere leder i stor grad seg selv med støtte fra leder forvalter sin kunnskap til organisasjonens beste initierer utvikling selv Vi utfordrar våre leiarar til både inspirere og rettleie sine kompetente medarbeidarar, samt gje dei autonomi og fleksibilitet. Våre leiarar vil i møte med - og i utviklinga av - kompetente medarbeidarar, i større grad sette regi og utøve leiing gjennom visjon, verdiar og mål for det vi skal oppnå, meir enn å utøve kontroll og styring av arbeidet.
AGP plattform for leiing og medarbeidarutvikling Eit leiarskap der vi vektlegg: dialogen fokus på kvalitet og resultat Utfordre og stille krav Støtte, inspirere og oppmuntre («heie på») Gje tillit, autonomi og fleksibilitet Utvikling og fornying gjennom refleksjon over eigen praksis AGP er i praksis kunnskapsbasert organisasjons-, leiar- og medarbeidarutvikling
Medarbeidar i felleskapet Handlar om medarbeidaranene sine haldningar og atferd i forhold til: arbeidsgivaren, organisasjonen, kollegaer og til sjølve arbeidet utvikling og tilpassing til arbeidsomgjevnader og jobbkrav (medarbeidarskap)
Konkrete AGP-tiltak Etablert felles arena/tiltaksområde for heile organisasjon: Fylkesakademiet som arena for opplæringstiltak på arbeidsgivar- og organisasjonsområdet: Introduksjonsprogram med kurs for nytilsette og leiarar Årleg AGP-konferanse for leiarar, tillitsvalte og verneombod Leiarutviklingsprogram Modulbasert HMS-opplæring Basis IKT-kompetanse m.m. Kompetanseutvikling i heile organisasjonen Felles plattform for IKT-samhandling- og deling Omdømmeprosjekt Verkty for lokale utviklingsprosessar Grafisk profil Kommunikasjonsstrategi og IT-strategi Nye heimesider: http://mrfylke.no/
Kvifor AGP - verkstader Møteplass for felles informasjon, refleksjon og utvikling Informasjon om fylkeskommunen kopling av samfunnsoppdrag og arbeidsgivarpolitikken Løfte fram kva slags organisasjonskvalitetar vi ønskjer å fremme Refleksjon over eigen praksis, vegval og utfordringar Utvikling av vår felles organisasjon og vår felles region
Gjennomgåande perspektiv for AGP-verkstadar Kontinuerlige utviklingsprosessar Perspektiv A: Identitet og omdømme Perspektiv B: Kultur for læring og utvikling Perspektiv C: Kvalitet og profesjonalisering Perspektiv D: Leiarskap og medarbeidarskap Grep: Vel eitt perspektiv som gjennomgåande og eitt eller to andre som perspektiv fokusområde. NB! Kopling til lokale utviklingsprosessar - kjerneverksemda
Leiarutviklingsprogram for M&R fylkeskommune Målet med programmet er å: utvikle og avklare forståelse av Møre og Romsdal fylkeskommune som organisasjon og deltakernes egen lederrolle i lys av dette i spenningsfeltet mellom administrasjon og politikk. utvikle allmenne kunnskaper om ledelse av kunnskapsorganisasjoner, men med tydelig kopling til vår plattform for ledelse og medarbeiderutvikling gi deltakerne praktiske verktøy som lederne selv kan ta i bruk for å gjennomføre prosesser på egen arbeidsplass. Trening og utvikling av ferdigheter vektlegges. Målgruppe: Alle ledere med personalansvar. Obligatorisk for nye ledere. Ledertalent Tillitsvalgte (utvalte moduler, ikke eksamen) Gjennomføring: Samarbeidspartnere: programmet blir gjennomført av Agenda Kaupang i samarbeid med Høgskolen i Oslo og Akershus Omfang: 15 stp., 7 moduler over 15 månader Type/nivå: Kan inngå som emne i en mastergrad Læringsform: Forelesninger/introduksjon, prosjektarbeid, trening og refleksjon Introduksjonsdag for nye leiarar 08-11- 16
Inndeling - Modulene 1. Organisasjons- og rolleforståelse 2. Endringsledelse (inkl. konsept for AGPverkstadar) 3. Individuell lederkompetanse 4. Team og ledelse av team 5. Kommunikasjon og relasjonsledelse 6. Kompetanseutvikling/-styring og mobilisering 7. Samling av trådene og eksamensforberedelse
https://mrfylke.no/intranett/arbeidsgivar-hr
Personalseksjonen sin portefølje Oppfølging og utvikling av arbeidsgivar- og organisasjonspolitikk Organisasjonsutvikling Bistå med organisasjons-/hr-kompetanse i lokale OU-prosesser Administrere og fordele sentrale OU-midlar («smurningskanne») HMS og arbeidsmiljøutvikling HMS-systemkoordinator utvikling og vedlikehald av felleskomponentar Prosess-støtte for oppfølging av kollektive prosessar etter medarbeidarunderøkingar (MTM) Koordinator for Fylkesakademiet og læringsnettverk Utarbeide kurskatalog og legge til rette for opplæring innafor arbeidsgivarområdet; organisasjon-, leiing og HMS Saksbehandling til og koordinator for sentrale medråderettsorgan Rekruttering Skolering, utvikling av verkty og policy. Fylkesrådmannens repr. i tilsettingsutv. for sentraladm. Deltek enkelte leiarrekrutteringar i heile org. Vanskelege enkeltsaker (i samarbeid med juridisk avdeling): Disiplinærsaker Stillingsbankordning for handtering av overtal Konfliktsaker/mekling Varslingssaker - faktaundersøkingar og saksbehandling (mobbing/trakassering m.v.) Lokale lønnsforhandlingar personalsjefen er forhandlingsleiar Trainee-ordning - MRFK sin representant Generell leiarstøtte til fylkesrådmann, avdelings-/etatsleiarar og einingsleiarar innafor arbeidsgivar-, HR-, organisasjon Medvirke i fylkesrådmannen og fylkesutdanningssjefen sine leiardialogar Delta på sentrale møte- og samhandlingsarenaer (leiarmøter, leiarsamlingar, samarbeidsorgan)
Linje- / Stabmodell Fylkesrådmann Rådgiving 3 Iverksetting Strategi Fylkesutdanningssjef 2 STAB Økonomi Prioritering Rektor 1 Utøving av støttefunksjonane skjer ut frå mynde i linja All styring følgjer linja 35
Myndenivå og samhandling Utgangspunkt Korleis samhandlar vi med utgangspunkt i: 1 Skolen / rektor sine fullmakter (støtte) 2 Utdanningssjefen sine fullmakter (kombinasjon støtte / styring) 3 Fylkesrådmannen sine fullmakter (styring) 36
Personalseksjonen - arbeidsgivarområdet 1. Skolen / rektor sine fullmakter støttefunksjon Vi samhandlar på vegne av fylkesutdanningssjefen Du kan ta direkte kontakt med personalseksjonen Hovudkontaktpersonar: Iver Kåre Mjelve og Karoline Ipsen Kven gjer kva i personalseksjonen? Leiarstøtte (døme på leveransar frå personal): Personalleiing- og oppfølging av tilsette (pedagogisk leiing samhandle med utd.avd.) Tariff-, lov- og avtaleverk (fortolkning, heilskap, presedens) HMS/IA (system, arbeidsmiljøprosessar/mtm, konflikthandtering) Pådrivar og prosess-støtte AGPff (på vegne både av utd.sjef og fylkesrådmann) Kompetanseutvikling arbeidsgivar- og org.området Fylkesakademiet Kompetanseutvikling fag/pedagogikk utd.avdelinga Org.utvikling med personell- og strukturendringar utd.avdelinga og personal
Personalseksjonen - arbeidsgivarområdet 2. Fylkesutdanningssjefen sine fullmakter (støtte/styring) Personalseksjonen leverer på vegne av fylkesutdanningssjefen Stillingsbank - overtalshandtering Lokale arbeidstidsavtalar Drøftingsmøte med tillitsvalte på sektornivå Særskilte lønnsforhandlingar Personalsaker (alltid i samarbeid med utd.sjefen og evt. juridisk) Deltek i andre saker/prosessar etter nærare førespurnad frå utd.sjefen Fylkesutdanningssjefen / utdanningsavdelinga følgjer sjølv opp: Oppfølging av meg som rektor/leiar (resultatoppfølging, medarbeidarsamtale m.v.) Leiardialogen (i samarbeid med personal og andre stabsfunksjonar) Tilsetting av leiarar (personal gir prosesstøtte etter bestilling) Kompetanseutvikling fag/pedagogikk Org.utvikling med personell- og strukturendringar (saman med personal)
Personalseksjonen - arbeidsgivarområdet 3. Fylkesrådmannen sine fullmakter (styring) Personalseksjonen leverer på vegne av fylkesrådmannen Drøftingsmøte med tillitsvalte på konsernnivå Lønnsforhandlingar Utvikling av system, politikk som gjeld heile organisasjonen (eks. AGPff, HMS) Organisasjonsutvikling (sentrale OU-midlar) Kompetanseutvikling arbeidsgivar- og org.området Fylkesakademiet Personalsaker (alltid i samarbeid med utd.sjefen og evt. juridisk) Deltek i andre saker/prosessar etter nærare førespurnad
Økonomiske rammer fellesutgifter organisasjon Budsjett, ramme 01-2016: 1051 Bedriftshelsetenester buffer. kr. 660 000,- 1052 Bedriftshelsetenester sentraladm. kr. 190 000,- 1054 Bedriftshelsetenester EcOnline superbrukar kr. 50 000,- 4202 Tillitsvaltordninga kr. 1 550 000,- 4204 Organisasjonsutvikling (inkl. overførte midlar) kr. 2 958 000,- 4206 Sentrale opplæringsmidlar Fylkesakademiet kr. 1 850 000,- Sum kr. 7 258 000,-
Arbeidsmiljø eit satsingsområde i AGP Kap. «4.6 Arbeidsmiljø HMS» Alle skal oppleve eit arbeidsmiljø som fremjar trivsel, helse og personleg utvikling Systematisk HMS-arbeid med basis i haldningsskapande arbeid og organisasjonskulturar der dialog og opne prosessar står i sentrum Ein tydeleg medspelar
Medarbeiderundersøkelse MRFK 2015 NÆRVÆRSFAKTORER RESULTATFAKTORER Jobbkrav Rolleforventning Innflytelse over arbeid INDIVIDFAKTORER Arbeidsglede Positive utfordringer i arbeidet Arbeidsoppgavenes verdi Tilbakemelding Sosialt samspill Engasjement i arbeidet Engasjement i organisasjonen Ledelse Kompetanseutvikling Organisatoriske ressurser Medarbeiderskap Utmattelse MRFKs egne tema - Overordnet ledelse - Medarbeidersamtalen - Samhandlings og delingskultur
Fylkesakademiet sin kurskatalog - arbeidsgivarområdet
-Ein tydeleg medspelar Introduksjonsdag nye leiarar Ruth Wenche Stavik nestleiar dokumentsenteret
Arkiv er lederansvar! Øverste ledelse er ansvarlig for at arkivarbeidet blir utført i tråd med de lover og forskrifter som gjelder Legge forholdene til rette Foreta nødvendig oppfølging (tillagt administrasjonssjef, dvs. fylkesrådmann, etter kommuneloven) - Bruk aktivt ledersøkene som ligger i ephorte, de er gode hjelpemidler!
Lovverk Arkivlov med forskrifter Forvaltningsloven regulerer adgang (taushetsplikt og partsinnsyn) Offentlighetsloven allmennhetens adgang til forvaltningens dokumenter Personopplysningsloven m.fl.
Vi bruker sak- arkivsystemet ephorte Våre mål og ambisjoner : lett tilgang til informasjon/dokumentasjon for de som trenger det når de trenger det mer effektiv saksbehandling med høyere kvalitet (dokumentasjon, gjenfinning, likebehandling/forutsigbarhet) bedre service til innbyggere med automatisk publisering av offentlig informasjon fra arkivet til egen hjemmeside (Innsyn) skolene skal også bruke ephorte! Dokumentsenteret holder kurs på Fylkeshuset på skolene på forespørsel
Hva brukes ephorte til? Fullelektronisk arkiv siden 2007 Produksjon av brev, notater og saksframlegg etter faste tekstmaler og adresselister (også «vanlige» brev) Autorisasjons- og tilgangskontroll (uten rettigheter ingen tilgang) Oppfølgingslister (f. eks. restanse- og forfallslister) Søking og gjenfinning Standard rapporter Tilskuddsmodul, utvalgsmodul for politiske dokumenter Digital forsendelse av post og ephorte Outlook Integrasjon mot: Epost Vigo Visma rekruttering Mercell (innkjøpssystem)
Mer om ephorte? Kontakt dokumentsenteret på Tlf. 71 28 04 60 Intern nr. 80 460 post@mrfylke.no http://mrfylke.no/intranett/stoettefunksjonar/ Dokumenthandtering
Brukarstøtte Epost: support@mrfylke.no Web: https://support.mrfylke.no/ Telefon: 71 28 03 33 IT-seksjonen: «ServiceDesk» for sentraladministrasjonen Sentral IT-support (71 28 03 33) Vidaregåande skoler: Lokale IT-ansvarlige Sentral IT-brukarstøtte for sentrale tenester Tannhelse: Superbrukar Sentral IT-support
IKT samhandling Videokonferanse Samordna kommunikasjon Epost, kalender og adressebok Dokument samhandling: http://alfresco.mrfylke.no
IT-tryggleik Tilganger Antivirus SPAM-filter Nettfiltrering
Windows + L Husk å lås PC-en når du går frå kontoret
-Ein tydeleg medspelar Kommunikasjon Ingvild D. Sæter, informasjonsrådgivar
Kommunikasjonsmål Synleg medspelar Einskapleg profil Samhandling og deling Krisekommunikasjon mrfylke.no/kommunikasjon
mrfylke.no/skiltmal
mrfylke.no/spraak
Intranett
Bygge- og vedlikehaldsseksjonen Bygge- og vedlikehaldssjef Per Olaf Brækkan
ByVe i organisasjonen Nærare om stabsavdelingane Administrasjonsavdeling Administrasjonssjef Plan- og analyseavdeling Fylkesplansjef Juridisk avdeling Juridisk sjef Personalseksjon Informasjonsseksjon Økonomiseksjon IT-seksjon Dokumentsenter Administrativ seksjon BYVE Fylkesplan Plansamordning Samhandlingsarenaen GIS Statistikk og analyse Universell utforming Juridisk bistand Innkjøp Fellestenesta
Dagens eiendomsportefølje Fylkeskommunen eier 22 skoler 212.570m 2 162 bygninger Samla forsikringsverdi kr. 4.732.500.000,- Fylkeskommunen har Investert 1,8 mrd i nye bygg siden 2004 Skal investere ytterligere 1,5 mrd til 2020 Bør forvente minst 50 års levetid på investeringene
Hvorfor bygg Byggene er støttefunksjon for primærtjenesten Skaper omdømme for fylkeskommunen 67
Oppgaver innen eiendomsforvaltning NS3454 hovedoversikt
Delegert ByVe/Avdeling ByVe s ansvar; Nybygg og større utbygginger 150 mill kr Større vedlikehold utenom ramma til skolene (kryssfinansiering) 25 mill kr Rådgiving Avdelingsleders ansvar (delegert til virksomhetsleder) Kontrakter leieavtaler Serviceavtaler Forsikringer Vedlikehold, reparasjoner mindre utskiftinger (skolene 17 mill kr) Renhold Tekniske drift Bygningsmessig drift Energioppfølging Brann og innbruddssikring Renovasjon 69
Organisasjonsplan BYVE Byggje og Vedlikehaldssjef Per Olaf Brækkan Andre Faggruppa Adm gruppe Drift Vedlikehol d Plangruppa Driftsleder Kube Koordinator Anne Bente Klokk Svendsvik Aud Holen Koordinator Pall Bjørgvinsson Koordinator Bjørn Erik Hjellset Torgrim Blø Rigmor Olsen John Johannessen Josten Wengstad Leif Ståle Halås Line Thorvik Thue Claus Reiners Oddleif Gustad Rajah Selva
Utviklingsplaner
Kategorisering Bygningskategori A - Sikre arbeidsmiljøet frem til rehabilitering Bygningskategori B - opprettholde god standard - prioriterte utskiftingstiltak Bygningskategori C - Opprettholde lovpålagte krav og utskiftingstiltak avventes
Utviklingsplaner
Teknisk tilstand for ulike hovedkomponenter 74
-Ein tydeleg medspelar Informasjonstryggleik Introduksjonsdag for nye leiarar 8. november 2016
Kva skal sikrast? Informasjon (data) Personopplysningar IT-system Omgivnadene (fysisk) Evne til å løyse oppgåvene Omdømmet
Utfordringar Dataangrep utafrå Svikt i interne rutinar Oppdatering av programvare (sikkerheitshol) Sikkerheitskopi manglar Manglande kontroll på informasjon Oversikt over omfang av informasjon Informasjon på ei rekkje medium; Mobile einingar Skytenester (skugge-it) Manglande kompetanse og haldningar
Ved brot på informasjonstryggleiken Meld avvik. Møre og Romsdal fylkeskommune sitt sentrale avvikssystem (RiskManager) skal nyttast til å melde avviket. Den som oppdagar avviket skal prøve å løyse det for å redusere skadeomfanget.
Kontakt: Eirik Jenssen, juridisk avd. 71 28 02 88 eirik.jenssen@mrfylke.no
-Ein tydeleg medspelar Lovverk og rammer Sentrale omgrep: habilitet, teieplikt, enkeltvedtak
Den fylkeskommunale saksbehandlinga Folkevalde organ tek avgjerdene i møte dersom det ikkje ligg føre delegasjon Før møte i folkevalt organ er saka forberedt av fylkesrådmannen sin administrasjon som legg saka fram med forslag til vedtak Dersom det ligg føre delegasjon, vil administrasjonen sjølv avgjere saka.
Saksbehandlingsreglane i kommunelova Gjeld saksbehandlinga i råd/utval som er nedsett i medhald av kommunelova Avgjerder skal takast i møte Hovedregel: Møtene er opne Møtene skal difor haldast etter ein oppsett plan, og innkalling/sakliste skal kunngjerast offentleg
Saksbehandlingsreglane i forvaltningslova Generelle reglar Rettleiingsplikt Raske avgjerder - Foreløpig svar Elektronisk kommunikasjon Inhabilitetskrav Teieplikt
Inhabilitet fvl 6 - automatisk inhabilitet absolutte inhabilitetsgrunnar - 6, første avsnitt - skjønnsmessig inhabilitet «andre særeigne forhold» - 6, andre avsnitt - skjerpa habilitetskrav i kommunelova 40
Særreglar for enkeltvedtak Enkeltvedtak fvl 2, første avsnitt a) og b) -utøving av offentleg myndigheit -bestemmande for rettar og/eller plikter til private personar (enkeltperson eller privat rettssubjekt) - eksemplar: Inntak vgo, utvisning frå skolen, spesialundervisning, tildeling av konsesjonar til oppdrett, tildeling av offentleg støtte etter fastsette kriterier og søknadsprosedyrer. (spillemidler, regionale utviklingspengar osv) Part fvl 2, første avsnitt e) - Den som ei avgjerd rettar seg mot eller som saka elles direkte gjeld - eksempel: Søkjar til vgo, søkjar til utlyste midlar, søkjar til offentleg stilling. - er eigar av naboeigedom som blir berørt av oppdrettsanlegg å rekne som part?
Partsrettar Ved behandling av sak som gjeld enkeltvedtak har parten særlege rettar: - skal ha varsel på førehand og rett til å uttale seg før det blir teke avgjerd - saka skal vere godt opplyst - parten har når som helst i prosessen rett til å gjere seg kjent med saksdokumenta - parten skal ha skriftlig melding om vedtaket - vedtaket skal vere grunngjeve (skriftleg og samtidig med vedtaket) - parten skal ha informasjon om klagerett, klagefrist, klageinstans
Offentleglov Offentleglova slår fast at våre saksdokument er tilgjengeleg for innsyn for alle som ber om det For å seie nei, må vi kunne vise til lovregel Journalen er viktig hjelpemiddel for publikum Journalføringsplikt obs e-postar
Behandling av innsynskrav Ikkje heimel for unntak: - Dokumentsenteret gir kopi av dokumentet når innsyn er kravd via postjournal. - Dersom saksbehandlar får innsynskrav via e-post/tlf e.l. saksbehandlar sjølv sende kopi av dokumentet. - Kan krevje papirkopi eller elektronisk kopi
Avslag på innsynskrav Saksbehandlar avgjer spm om innsyn Unntak for opplysningar resten av dokumentet er offentleg (t.d offl 13, 23 og 26) Unntak for heile dokumentet kan gjerast dersom vi meiner det er grunnlag for å nekte innsyn i interne dokument, eller i dokument som gjeld tilsettingar, lønnsoppgåver, m.v ( 14, 15, 25) Avgjerast raskt 3-5 dagar Vise til heimel for avslaget Kan be om grunngiving etterpå Opplyse om klagerett
Rutinar for dokumentinnsyn Sjå intranett - rutinar for dokumentinnsyn: http://mrfylke.no/intranett/stoetteseksjonar/d okumenthandtering/dokumentinnsyn Avslag kan påklagast til fylkesmannen
Innkjøp i Møre og Romsdal fylkeskommune Introduksjonsdag for nye ledere og mellomledere 8. november 2016 Innkjøpssjef Arnt Ove Hol 08.11.2016
Juridisk avdeling Innkjøpsseksjonen Gudmund Lode Juridisk sjef Eirik Jenssen Rådgiver Arnt Ove Hol Marianne Halseth Hole Juridisk rådgiver Kristine Svendsen Juridisk rådgiver Innkjøpssjef Torgeir Riksfjord Jorid Nerland Janne Kristiansen Rådgiver Rådgiver Rådgiver
Sentrale funksjoner for innkjøpsseksjonen Ansvar for å utarbeide prosedyrer og implementere verktøy for å sikre at innkjøpene i fylkeskommunen skjer i samsvar med vedtatt innkjøpsstrategi/prosedyrer og anskaffelsesregelverket sine bestemmelser Gjennomføring av større enkeltanskaffelser / rammeavtaler Administrasjon av rammeavtaler Bistand til indre og ytre etater ved konkurransegjennomføring Informasjon/opplæring om anskaffelsesregelverket Rådgiving ved anskaffelser Bistand ved gjennomføring av konkurranser Innkjøpsbehov Konkurransegrunnlag Kunngjøring Tilbuds periode Evaluering Tildeling og kontrakt Oppfølging
Forvaltningsrevisjons innkjøpsområdet 1. Forvaltningsrevisjonsprosjekt nr. 3/2014: o Etablere en klarare rolle- og ansvarsfordeling o Etablere bedre avtaleoppfølging 2. Notat fra fylkesrådmannen dat. 20.11.14: o Revisjon av struktur på bestilling-/anskaffelsesansvarlige i MRFk: Avdeling i sentraladministrasjonen - 1 person Videregående skoler - 1 person, maks. 2 personer Tannklinikkene - 1 person Fylkeskommunen har etablerte strenge anskaffelsesprosedyrer
Grunnleggende krav i anskaffelsesregelverket Konkurranseutsetting Forutberegnelighet Gjennomsiktighet Etterprøvbarhet Ikke lov å dele opp anskaffelsen for å omgå regelverket Leverandør skal velges på et objektivt og ikke-diskriminerende grunnlag Offentlige anskaffelser er regulert av følgende: Lov om offentlige anskaffelser (LoA) Forskrift om offentlige anskaffelser (FoA) Offentlighetsloven Forvaltningsloven
Konkurransekravet Oppdragsgiver plikter å sørge for at alle anskaffelser så langt det er mulig baseres på konkurranse Anskaffelser under NOK kr. 100.000,- eks. mva. er i dag unntatt anskaffelsesregelverket Møre og Romsdal fylkeskommune vil ikke endre sine anskaffelsesprosedyrer på mindre anskaffelser før etter 01.01.2017 Bestilling skal gjøres via Visma Enterprise (egen bestillingsmodul) Bare anskaffelsesansvarlige som får fullmakt til bestilling I bestillingen skal det gis en kort redegjørelse av hvordan kjøpet er gjennomført)
Krav til valg av anskaffelsesprosedyre 1,6 mill./ 44 mill. 1,75 mill./ 44 mill. 0,5 mill. 100.000,- Forskriftens del III Over EØS-terskelverdi Forskriftens del II Over nasjonal terskelverdi Forskriftens del I Direkte anskaffelser Grunnleggende krav, Del 1 Krav til prosedyre Kunngjøring Doffin/TED Obl. kvalifikasjonskrav: Skatt/mva. attest Protokollføring Grunnleggende krav, Del 1 Ingen krav til prosedyre Kunngjøring Doffin Obl. kvalifikasjonskrav: Skatt/mva. attest Protokollføring Grunnleggende krav, LoA 5 Ingen krav til prosedyre
Valg av anskaffelsesprosedyrer 1. Regelverkets bestemmelser: Anskaffelsens kjøpesum/verdi (terskelverdi) er avgjørende for valg av hvilken del av forskriften man skal forholde seg til og hvilke anskaffelses prosedyrer som kan benyttes 2. Fylkeskommunes underordnede prosedyrekrav
Grunnlag for berging av verdi/kjøpesum på anskaffelsen (1) det samlede beløp for hele anskaffelsen (2) alle enkeltanskaffelser for prosjektet skal summeres (3) skal inkludere alle opsjoner (4) hele avtaleperioden skal legges til grunn (for rammeavtaler maks 4 år) *) Sentralt: (1) må ikke deles opp for å omgå regelverket *) Dersom det er gjentagende kjøp(enkelt anskaffelser) av samme art skal det vurderes om det er behov for rammeavtale
Ulovlig direkte anskaffelse 1. Tildeling av kontrakt direkte til leverandør uten kunngjøring 2. Kjøp utenfor eksisterende rammeavtale 3. Manglende dokumentasjon (etterprøvbarhet) Konsekvenser for oppdragsgiver: Gebyr (inntil 15% av kontraktsverdi) Erstatning til leverandør Neg./pos. kontraktsinteresse Svekket omdømme Lovmessige konsekvenser Samfunnsmessige konsekvenser
Sanksjoner, interne Der det avdekkes ulovlige anskaffelser vil fylkesrådmannen kalle inn den aktuelle avdelingen til gjennomgang av situasjonen, klargjøre regelverket og gjennomføre opplæring der det er behov for dette. Er det handlet i strid med delegert myndighet og/eller den individuelle ansettelsesavtalen vil det, etter en konkret vurdering, kunne bli personalmessige reaksjoner. Om fylkeskommunen blir ilagt gebyr av domstolene vil avdelingen/enheten som hovedregel måtte dekke denne kostnaden selv. Gebyr kan være opp til 15% av anskaffelsens verdi.
HUSK! 1. Sjekk om det finnes rammeavtale (intranett) Kontrakt Innkjøpsseksjonen om dere lurer på noe
Overordna om økonomiplan, budsjett og rammestyring
Økonomiplan Kommuneloven 44. Økonomiplan 1. Kommunestyret og fylkestinget skal en gang i året vedta en rullerende økonomiplan. 2. Økonomiplanen skal omfatte minst de fire neste budsjettår. 3. Økonomiplanen skal omfatte hele kommunens eller fylkeskommunens virksomhet og gi en realistisk oversikt over sannsynlige inntekter, forventede utgifter og prioriterte oppgaver i planperioden. Planen skal være satt opp på en oversiktlig måte
Økonomiplan Kommuneloven 44 Økonomiplan 4. I økonomiplanen skal det for hvert enkelt år økonomiplanen omfatter anvises dekning for de utgifter og oppgaver som er ført opp.
Årsbudsjett 45. Årsbudsjettet. 1. Kommunestyret og fylkestinget skal innen årets utgang vedta budsjett for det kommende kalenderår. 2. Kommunestyret og fylkestinget vedtar selv årsbudsjettet og endringer i dette. Vedtaket treffes på grunnlag av innstilling fra formannskapet eller fylkesutvalget. Økonomiplan og årsbudsjett er slått saman til eit dokument som blir behandla av fylkestinget i desember.
46. Årsbudsjettets innhold Årsbudsjettet er en bindende plan for fylkeskommunens midler og anvendelsen av disse i budsjettåret Årsbudsjettet skal omfatte hele fylkeskommunens virksomhet Årsbudsjettet skal være realistisk Årsbudsjettet skal være stilt opp på en oversiktlig måte Årsbudsjettet skal være inndelt i en driftsdel og en investeringsdel Det skal budsjetteres med et driftsresultat som minst er tilstrekkelig til å dekke renter, avdrag og nødvendige avsetninger
47. Årsbudsjettets bindende virkning 1. Kommunestyrets eller fylkestingets bevilgninger i årsbudsjettet er bindende for underordnede organer. Dette gjelder ikke for utbetalinger kommunen eller fylkeskommunen er rettslig forpliktet til å foreta, jf. 46 nr. 1 tredje punktum. 2. Skjer det endringer i løpet av budsjettåret som kan få betydning for de inntekter og utgifter som årsbudsjettet bygger på, skal administrasjonssjefen, kommunerådets leder eller fylkesrådets leder gi melding til kommunestyret eller fylkestinget. 3. Får kommunestyret eller fylkestinget melding etter nr. 2 foran, skal det foreta nødvendige endringer i budsjettet. Det samme gjelder når det på annen måte gjøres kjent med forhold som kan bety vesentlig svikt i inntektene eller en vesentlig økning i utgiftene i forhold til budsjettet.
Rammestyring Møre og Romsdal fylkeskommune har eit budsjettreglement som inneber rammestyring for alle delar av fylkeskommunen si verksemd I vedtak om budsjettreglement T-19/99 vart det gjort vedtak om utvida bruk av rammestyring Rammestyring er eit styringssystem som i mindre grad er basert på politisk styring gjennom detaljerte budsjett til den enkelte verksemd, men i større grad fokuserer på måloppnåing innanfor gitte økonomiske rammer Fullmakt i ØP: «Fylkestinget pålegg kvar budsjettansvarleg instans i Møre og Romsdal fylkeskommune å leggje opp drifta i 2016 innanfor dei budsjettrammer fylkestinget har vedteke og innrette drifta etter dette frå byrjinga av året.»
Rammestyringssystemet inneber i praksis at: Budsjettansvarleg (for eksempel ein rektor) kan omdisponere midlar innanfor vedtatt budsjettramme Meirforbruk i høve til budsjett skal trekkjast i driftsramma budsjettåret etter at det har oppstått Mindreforbruk i høve til budsjett skal ein vurdere å plusse på driftsramma året etter Det enkelte nivå i organisasjonen kan sjølv avgjere korleis midlane best kan brukast, føresett at ein held seg innanfor den gitte økonomiske ramma, og elles at drifta er i samsvar med dei premissane som ligg til grunn for den tildelte ramma.
OVERSIKT OVER DEI SAMLA FYLKESTINGSRAMMENE FORDELT PÅ RAMMEOMRÅDER 06.11.2016 Rapportering pr: 31.8.2016 Innarbeidd 1000 kroner frå Akkumulert hittil i år 2016 evalueringa FR Rammeområde Budsjett Drift Avvik Årsbudsjett Prognose Avvik 2015 D01 Fellesutg og utg. til fordeling 42955 29792 13163 52372 48372 4 000 12 070 D02 Politisk verksemd 18 143 16 154 1 989 26 567 25 567 1 000 1 500 D03 Stabsfunksjonar 62 921 55890 7 031 85 165 82 265 2 900 5 160 D04 Reservepost 48 794 0 48 794 73 770 66 000 7 770 0 Sum sentral styr/fellesutg. 172 813 101 836 70 977 237 874 222 204 15 670 18 730 D05 Vidaregåande opplæring 1 013 207 993 673 19 534 1 656 616 1 660 546-3 930 37 403 D06 Fagskolane i Møre og Romsdal 28 665 29 157-492 43 478 46 695-3 217-551 D09 Tannhelsetenester 84 120 82 923 1 197 127 173 129 316-2 143 - D10 Kulturtenester 100 908 95 666 5 242 116 920 116 920-1 300 D11 Regional og næring 39 852 47 280-7 428 81 338 77 838 3 500 6 425 D12 Sum samferdseltenester 935 278 726 186 209 092 1 434 241 1 427 251 6 990 2 622 D14 Sentrale kontrollorgan 4 974 2 753 2 221 8 048 8 048-1 017 SUM FYLKESTINGSRAMMER 2 379 817 2 079 474 300 343 3 705 688 3 688 818 16 870 66 946
ØKONOMIRAPPORT - SAMFERDSEL Rapportering pr: 31.8.2016 06.11.2016 Innarbeidd 1000 kroner frå Akkumulert hittil i år 2016 evalueringa FR Ansvarsområde Budsjett Drift Avvik Årsbudsjett Prognose Avvik 2015 63 Samferdselsavdelinga 16 317 17 008-691 25 581 25 581 - - 64 Lokale bilruter 224 686 174 322 50 364 343 686 333 686 10 000-65 Fylkesvegferjedrifta 288 988 271 193 17 795 450 091 450 091-2 600 66 Båtruter 42 322 28 505 13 817 71 093 71 093 - - 67 Skoleskyss i VGS 19 648 17 159 2 489 29 811 29 811 - - 68 TT - ordninga 10 045 6 773 3 272 14 874 14 874 - - 69 Div. samferdselsformål 32 274 26 544 5 730 45 355 45 355-2 800 70 Fylkesveger 300 998 184 682 116 316 453 750 456 760-3 010-2 778 D12 Resultat/netto forbruk 935 278 726 186 209 092 1 434 241 1 427 251 6 990 2 622