Innbydelse til Konkurranse med forhandling Kioskløsning til Lørenskog kino SENTRALADMINISTRASJONEN Hasselveien 6, Postboks 304, 1471 Lørenskog. Telefon 67 93 40 00, Faks: 67 98 98 03, Org.nr.: 842 566 142 (mva) postmottak@lorenskog.kommune.no, www.lorenskog.kommune.no
Innholdsfortegnelse 1 OM LØRENSKOG KOMMUNE... 3 1.1 OPPDRAGSGIVERS KONTAKTPERSON... 3 2 ANSKAFFELSEN... 3 2.1 ANSKAFFELSENS OMFANG... 3 3 GJENNOMFØRING AV KONKURRANSEN... 4 3.1 KUNNGJØRING AV ANSKAFFELSEN... 4 3.2 TILLEGGSOPPLYSNINGER... 4 3.3 OFFENTLIGHET... 4 4 KRAV TIL SØKEREN... 4 4.1 LOVPÅLAGTE, OBLIGATORISKE OG UFRAVIKELIGE KRAV... 4 4.2 ORGANISATORISKE OG JURIDISKE STILLING... 5 4.3 ØKONOMISKE OG FINANSIELLE KAPASITET... 5 4.4 TEKNISKE OG FAGLIGE KVALIFIKASJONER:... 5 4.5 MILJØKRAV... 5 5 KRAV TIL SØKNADEN... 6 5.1 SØKNADSDISPOSISJON... 6 5.2 INNLEVERING AV SØKNADEN... 6 5.3 SØKNADSFRIST... 7 6 OPPDRAGSGIVERENS BEHANDLING AV SØKNADENE... 7 7 VEDLEGG... 7 Side 2 av 7
1 Om Lørenskog kommune Lørenskog kommune har i overkant av 33 000 innbyggere og i underkant av 2 000 ansatte. Totalt er det over 20 000 arbeidsplasser i kommunen. Akershus universitetssykehus er den største arbeidsgiveren med over 6 200 ansatte. Lørenskog har sterke fagmiljøer innen medisin, logistikk og handel, og har spesielt mange ansatte innen helse- og sosial. Lørenskog har den høyeste arbeidsmarkedsintegrasjonen av kommunene i det svært sammenvevde arbeidsmarkedet i Akershus og er nr. to på landsbasis. Les mer om Lørenskog kommune på: www.lorenskog.kommune.no. 1.1 Oppdragsgivers kontaktperson Oppdragsgivers kontaktperson er: Lørenskog kommune Sektor: Kontaktperson: E-post: Kultur Steinar Tveiten Telefon nr.: 67 39 40 00 anskaffelse@lorenskog.kommune.no Dersom en eller flere Søkere henvender seg til andre personer, eventuelt enheter, hos Oppdragsgiver, for å tilegne seg informasjon vedrørende denne anskaffelsen, vil konkurransen bli avlyst. 2 Anskaffelsen Lørenskog kommune, heretter kalt Oppdragsgiver, innbyr herved Deres firma til å søke om å bli kvalifisert i forbindelse med en franchise avtale som inneholder: Gode innkjøpsavtaler for kinorelaterte produkter, som er kjent for det norske kinopublikummet. Detter gjelder sjokolade/sukkervarer, mineralvann, emballasje, snacks/popcorn Gode oppfølgings og kontrollrutiner som beskrevet under. Tilbud om gode og relevante servicekurs for ansatte Dersom søker oppdager at det i dette kvalifikasjonsgrunnlag er viktige momenter som er uteglemt for at anskaffelsen skal kunne fungere etter intensjonene, er det søkers ansvar å påpeke dette i søknaden. 2.1 Anskaffelsens omfang Avtalen inngås for fire år men oppsigelsesmulighet. Det økonomiske omfanget er svært vanskelig å beregne, men den årlige omsetningen i kiosken er på ca. 3,3 millnok som tilsvarer kr. 33 pr. kjøpte kinobillett. Side 3 av 7
3 Gjennomføring av konkurransen Anskaffelsen følger prosedyren Konkurranse med forhandling og gjennomføres i henhold til gjeldende regelverk for offentlige anskaffelser. Blant annet i henhold til Forskrift om offentlige anskaffelser (FOA) del I og III. 3.1 Kunngjøring av anskaffelsen Denne anskaffelsen er kunngjort i DOFFIN. Dette dokument er lagt ut på DOFFIN. Dersom dokumentet blir endret, ekstra informasjon blir gitt og/eller spørsmål blir besvart vil dette bli lagt ut der. DOFFIN sørger da for at alle inntresenter mottar en e-post med nødvendig informasjon samt event. en link til kunngjøringen for nedlasting av dokumenter. 3.2 Tilleggsopplysninger Dersom søker finner at kvalifikasjonsgrunnlaget ikke gir tilstrekkelig veiledning, kan det skriftlig stilles spørsmål og/eller bes om tilleggsopplysninger hos Oppdragsgivers kontaktperson på epost: anskaffelse@lorenskog.kommune.no. E-postens emnefelt skal merkes Tilleggsopplysninger anskaffelse 12/4429 3.3 Offentlighet For allmennhetens innsyn i tilbud og anskaffelsesprotokoll gjelder lov av 19. mai 2006 nr 16 om rett til innsyn i dokument i offentleg verksemd (offentleglova) samt lov av 10. februar 1967 om behandlingsmåten i forvaltningssaker (forvaltningsloven). Innsynet kan begrenses med hjemmel i forskrift av 17. oktober 2008 gitt i medhold av offenleglova og forvaltningsloven. 4 Krav til søkeren Dersom noen av disse kravene ikke oppfylles eller er dokumentert av Leverandør, kan søknaden avvises. 4.1 Lovpålagte, obligatoriske og ufravikelige krav Oppdragsgivers kvalifikasjonskrav: Krav 1: ; Det kreves at leverandøren framlegger skatteattest for merverdiavgift og skatteattest for skatt, attestene skal ikke være eldre enn 6 mnd. regnet fra søknadsfrist. Dersom det er restanse må dette begrunnes. Krav 2: Det kreves at leverandøren framlegger HMS-egenerklæring Dokumentasjon - bevis for at de stilte krav er oppfylt Attest på betalt skatt og arbeidsgiveravgift fra kemnerkontoret (Skjema RF-1244 bør brukes). Attest på betalt merverdiavgift fra skattefogdkontoret (Skjema RF-1244 bør brukes). HMS egenerklæring i samsvar med Feil! Fant ikke eferansekilden. om at leverandøren oppfyller, eller ved eventuelt tildeling av avtale vil oppfylle, lovbestemte krav i Norge innen helse, miljø og sikkerhet. Egenerklæringen skal vedlegges søknaden. Side 4 av 7
4.2 Organisatoriske og juridiske stilling Krav 3: Det kreves at leverandøren har et lovlig etablert foretak Firmaattest eller attester for registrering i faglige register som bestemt ved lovgivning i det land hvor leverandør er etablert. Oversikt over foretakets antall faste ansatte og antall ledere de siste årene. 4.3 Økonomiske og finansielle kapasitet Krav 4: Det kreves god soliditet, kredittrating minimum A (D&B) eller tilsvarende. Fremlegge kredittvurdering ikke eldre enn 1 år. Ratingen må utstedes av en godkjent kreditvurderingsinstitusjon som banker og kredittselskaper. Erklæring om foretaket omsetning de siste to årene med relevans til denne avtalen. Der leverandøren har gyldig grunn til ikke å kunne fremlegge den dokumentasjon Oppdragsgiver har anmodet om, kan han godtgjøre sin økonomiske og finansielle stilling med ethvert annet dokument som Oppdragsgiver kan akseptere. Dersom leverandøren har slik gyldig grunn, skal han ta skriftlig kontakt med Oppdragsgiver for å få klarlagt hvilken annen dokumentasjon som kan aksepteres. 4.4 Tekniske og faglige kvalifikasjoner: Krav 5: Det kreves erfaring fra tilsvarende oppdrag Krav 6: Det kreves god gjennomføringsevne Foretakets viktigste leveranser de siste tre årene, inkludert tidspunkt og mottaker. Beskrivelse av utstyr, maskinpark eller annet tilgjengelig utstyr med relevans for utførelsen av denne avtalen. 4.5 Miljøkrav Krav 7: Det kreves at Søker er medlem av returordning for avfall. Grønt Punkt eller tilsvarende ordning. Bekreftelse på at Søker er medlem av returordninger, bevis eller beskrivelse av ordningene og hvilke produkter som er resirkulerbare. Side 5 av 7
5 Krav til søknaden Søknaden skal settes opp i henhold til disposisjon gitt i kapittel 5.1 Søknadsdisposisjon. Søknaden skal være datert og undertegnet av ansvarlig representant for søker. Alle dokumenter, eller annen kommunikasjon som omhandler denne anskaffelsen, skal være/foregå på norsk. Det gis adgang til å benytte vedlegg på engelsk, svensk eller dansk hvor norsk dokumentasjon ikke finnes. 5.1 Søknadsdisposisjon Søknaden skal presenteres i henhold til den kapitteldisposisjon som følger under. Søker er selv ansvarlig for at alle spørsmål, krav og avklaringspunkter i søknaden besvares/belyses. Struktur på søknad: Flik 1. Flik 2. Flik 3. Skjema for kontaktdata Søknadsbrev Dokumentasjonskrav på kvalifikasjoner a. Attest på betalt skatt og arbeidsgiveravgift fra kemnerkontoret b. Attest på betalt merverdiavgift fra skattefogdkontoret c. HMS egenerklæring, d. Firmaattest eller attester for registrering i faglige register som bestemt ved lovgivning i det land hvor leverandør er etablert e. Oversikt over foretakets antall faste ansatte og antall ledere de siste årene f. Kredittrating ikke eldre enn ett år. g. Erklæring om foretaket omsetning de siste årene med relevans til denne avtalen h. Foretakets viktigste leveranser de siste tre årene, inkludert deres verdi, tidspunkt og mottaker i. Beskrivelse av utstyr, maskinpark eller annet tilgjengelig utstyr med relevans for utførelsen av denne avtalen j. Bekreftelse på at medlemskap i returordning 5.2 Innlevering av søknaden Søknaden kan leveres direkte til leveringsadressen eller sendes med post men kan ikke leveres pr. e-post. Søknaden skal leveres i en (1) original og to (2) kopiervennlige eksemplar. I tillegg skal det leveres en (1) komplett elektronisk versjon av søknaden i PDF format (helst i én fil). Ved avvik mellom eksemplarene er det den elektroniske versjonen i PDF-format som gjelder. Søknaden skal være datert og undertegnet av ansvarlig representant for søker. Søknaden skal leveres i nøytral, lukket forsendelse tydelig merket med: "Anskaffelse 12/4429 v/steinar Tveiten" Postadresse er: Lørenskog kommune Leveringsadresse er: Lørenskog kommune Sektor: Kultur Sektor: Kultur Adresse: Postboks 304 Adresse: Hasselveien 6 Adresse: 1471 Lørenskog Adresse: 1470 Lørenskog Side 6 av 7
5.3 Søknadsfrist Siste frist for innlevering av søknad er torsdag 13.12.2012 kl. 12.00. Søknaden skal være oppdragsgiveren i hende på innleveringsstedet, jf. pkt. 5.2, før utløpet av søknadsfristen. Ved postforsendelse er det søkers ansvar at søknaden er saksbehandler i hende innen leveringsfristens utløp. For sent innkomne søknader vil bli avvist. 6 Oppdragsgiverens behandling av søknadene Offentlig åpning av søknadene vil ikke finne sted. Åpning av søknadene vil finne sted kort tid etter fristens utløp og søker har ikke rett til å være tilstede. Oppdragsgiver tar ved denne anskaffelsen forbehold om budsjettmessig dekning og/eller godkjenning fra politisk hold før inngåelse av avtale. 7 Vedlegg Disse vedleggene følger med kvalifikasjonsgrunnlaget: Vedlegg 1. Skjema for kontaktdata Vedlegg 2. HMS-erklæring Dersom noen av de ovennevnte dokumenter skulle inneholde åpenbare feil, eller de nedlastede filene ikke kan leses slik de skal, er det søkerens plikt å ta kontakt med kontaktpersonen for å få feilen rettet. Side 7 av 7