Kontraktsvedlegg til Anskaffelse 20150022 VEDLEGG 2 KRAVSPESIFIKASJON Anskaffelsesnummer 20150022 Kjøp av stedlige tjenester (Servicetjenester) Side 1 av 6
INNHOLDSFORTEGNELSE INNHOLDSFORTEGNELSE... 2 1 BESKRIVELSE AV TJENESTEN... 3 1.1 OPPDRAGETS OMFANG... 3 1.2 OPPDRAGSSTEDER LOKASJONER... 3 1.2.1 Oversikt over arbeidsoppgaver... 4 2 DIVERSE KRAV... 5 2.1 TIDSPUNKT FOR UTFØRELSE AV TJENESTENE... 5 2.2 LEVERANDØRENS PERSONALE... 5 2.3 SIKKERHET... 5 2.3.1 Sikkerhet knyttet til adgangsrutiner og opphold på lokasjoner... 5 Side 2 av 6
1 BESKRIVELSE AV TJENESTEN 1.1 Oppdragets omfang Oppdragsgiver er i dag (april 2015) lokalisert på 120 lokasjoner i landet. Det er besluttet at det skal være lokale ressurser som vil ha ansvar for stedlige servicetjenester på alle lokasjoner med minst 90 ansatte, jf. punkt 1.2 "Oppdragssteder lokasjoner". Oppdragsgiver har egne ressurser på noen av lokasjonene, men vil måtte hente inn supplerende ressurser gjennom en rammeavtale. Stedlige servicetjenester er samlebetegnelse på de lokasjonsoppgavene som ikke kan/skal løses av skatteetatens personell på storkontorene som har arbeidsoppgaver innen etatens kjernevirksomhet, skatt. Det er SITS (Skatteetatens IT,- og Servicepartner), ved Kontorservice som har ansvaret for disse oppgavene. Oppgavene kan deles inn i tre kategorier: Oppfølging og feilretting av felles/ personlig IT og AV møteroms/ arbeidsplassutstyr Drift og oppfølging av generelle husdrift og vaktmesteroppgaver Øvrige bestilligsoppgaver som ikke inngår i den daglige drift 1.2 Oppdragssteder lokasjoner Det vil trolig bli endringer i Oppdragsgiver kontorstruktur i løpet av avtaleperioden. Finansdepartementet har gitt Skattedirektoratet i oppdrag å utrede forslag til ny kontorstruktur. Finansdepartementet legger til grunn at færre og større kontorenheter kan gi bedre ressursutnyttelse, mer robuste fagmiljø, økt rettssikkerhet gjennom mer ensartet behandling av saker og forutsigbarhet i tjenestetilbudet. Fristen for å utrede ny konturstruktur er pr. i dag satt til utgangen av 2015. Endringer i kontorstruktur i løpet av avtaleperioden kan medføre at én eller flere lokasjoner utgår og blir erstattet med én eller flere nye lokasjoner. Servicetjenester på kontorer som eventuelt nedlegges vil opphøre. Dersom det opprettes nye større lokasjoner, er det nærliggende at det vil bli gjort avrop for servicetjenester for disse. Da ett av målene til departementet er flere større enheter, vil det være sannsynlig at andelen av storkontor øker, uten at det legges noen føringer på det her. Av Oppdragsgivers 120 kontorer, er det i dag 20 storkontorer fordelt regionvis slik: Nord: Midt: Vest: Sør: Øst: Stor-Oslo: 3 kontorer, Tromsø, Bodø og Mo 2 kontorer, Trondheim og Molde 2 kontorer, Bergen og Stavanger 5 kontorer, Kristiansand, Grimstad, Skien, Tønsberg og Drammen 4 kontorer, Hamar, Lillehammer, Moss og Grålum Sarpsborg 4 Helsfyr, Schweigaardsgate, Sandvika, Lillestrøm, Side 3 av 6
Leverandøren skal kunne også påta seg samme type av oppdrag på mindre nærliggende lokasjoner ved behov. Lokasjonene er nærmere beskrevet i vedlegg 3 "Beskrivelse av lokasjoner". 1.2.1 Oversikt over arbeidsoppgaver Følgende oversikt er ikke fullstendig, men gir et bilde av de oppgavene som skal løses på kontorene av innleide ressurser sammen med Oppdragsgivers egne ansatte. Frekvens på oppgavene varierer fra kontor til kontor og avtales spesielt i hvert tilfelle. Oppfølging av møterom Sjekke at IT, videoutstyr og projektorer fungerer. Rydding, supplering og oppfølging av rekvisita og inventar Oppfølging av Felles IT-kontorutstyr Multifunksjonskrivere/skrivere, bytting av tonere, spillbeholdere, m.m. Kø-systemer, oppkobling, testing, feilretting Skrivere og kopimaskiner. Mottak/retur utstyr, oppkobling, testing, feilretting Publikums pc'er, oppkobling, testing, feilretting Oppfølging av personlig IT-kontorutstyr Bærbar PC, tynne klienter, skjermer, telefoner, m.m. varemottak/retur av utstyr, oppkobling, samt enkle testing og feilrettingsoppgaver Husdrift og servicetjenester Diverse Oppsyn og skifte av lyskilder Oppsyn og reparasjon av småting på huset Diverse forefallende vaktmester, husdriftsoppgaver Administrere og bistå ved operative flyttinger internt i huset Kontaktperson overfor renholdsleverandør, signerer kvalitetsrapporter Kontaktperson overfor serviceleverandører Ansvarlig for å organisere flyttinger eksternt Administrere og bistå ved tømming av arkiv Lagerhåndtering for IT/telefoni/rekvisita Mottak av varer Bistå ved montering og nedmontering av kontorutstyr og inventar Oppfølging og tilrettelegging for makulering Patching på bestilling. Bistå lokalt med oppkoblinger Oppgaver som kommer på bestilling og som er iverksatt av forskjellige miljøer i etaten, F.eks uttrulling av tynnklienter, mottak av SIM kort Side 4 av 6
2 DIVERSE KRAV 2.1 Tjenesteområder og tjenestesteder Det er et krav at Leverandøren (evt. med bruk av underleverandører) kan levere tjenester innen alle tjenesteområdene som er beskrevet i punkt 1.2.1, samt at Leverandøren kan levere faste servicetjenester til alle kontorer i aktuell region angitt i vedlegg 10 Kontoroversikt og antatt ressursbehov. 2.2 Tidspunkt for utførelse av tjenestene Tjenestene skal utføres innenfor kontorets kjernetid og i tidsrommet kl.07.00-16.00. Bestillinger utenfor disse tidene kan forekomme. Normal arbeidstid for 100% stilling er 8 timer. Leverandøren må tilpasse seg bruken av bygget og samarbeide med leveringsstedet om tider og rutiner for når ressurser er tilstede. 2.3 Leverandørens ressurspool Oppdragsgiver har rett til å kunne velge mellom tilbudte ressurser gjennom intervjuprosess. Følgelig må Leverandøren tilby et utvalg av kandidater til hver lokasjon fra en ressurspool. 2.4 Leverandørens personale Følgende krav stilles til leverandørens personale: Arbeidet skal utføres av personer som har tilstrekkelig teoretisk kompetanse og erfaring fra sammenlignbare oppdrag. Hvis norsk ikke er morsmål, skal ressursen ha meget gode norsk kunnskaper, muntlig og skriftlig. Ressursen skal ha normal god hygiene og bruke rent arbeidstøy som er merket med Leverandørens navn/logo. Skal ha en grunnleggende positiv serviceholdning. 2.5 Sikkerhet 2.5.1 Sikkerhet knyttet til adgangsrutiner og opphold på lokasjoner Ressursen skal bære synlig ID-kort merket med personens navn og bilde. Den enkelte lokasjon utleverer nødvendige adgangskort. Adgangskort skal oppbevares utilgjengelig for uvedkommende. Eventuelle koder knyttet til adgangskort skal memoreres. Om nødvendig kan Leverandør lagre koder på en måte som gjør dem utilgjengelig for uvedkommende, feks i en låst safe eller i kryptert elektronisk form. Tap av adgangskort skal omgående meldes til aktuell lokasjon. Side 5 av 6
Leverandøren skal, etter å ha fått nødvendig informasjon fra Oppdragsgiver, gi personell som skal utføre tjenester hos Oppdragsgiver nødvendig opplæring i bruk av alarmanlegg på aktuelle lokasjoner. Alle skal på forhånd ha undertegnet en taushetserklæring * * * Side 6 av 6