Kvalitet for individ og samfunn Konkurranseregler Åpen anbudskonkurranse Kontormøbler til Smidsrød helsehus Oppdragsgiver: Side:1 av 13 sider
INNHOLDSFORTEGNELSE 1. OPPDRAGSGIVER 4 1.1 Oppdragsgiver for anskaffelsen 4 1.2 Om 4 1.3 Oppdragsgivers kontaktperson 4 2. Verdier som legges til grunn for anskaffelsesvirksomheten 4 2.1 Visjon 4 2.2 Forankring 4 2.3 Etiske retningslinjer 5 3. FORMÅL OG OMFANG 5 4. ALMINNELIGE BESTEMMELSER 5 4.1 Språk/rettsvalg 5 4.2 Kunngjøring og anskaffelsesprosedyre 5 5. TILBUDSGRUNNLAGET 5 5.3 Omfang 5 5.4 Tilgang til tilbudsgrunnlaget 6 5.5 Mangler i tilbudsgrunnlaget 6 5.6 Rettelser, suppleringer og endringer i tilbudsgrunnlaget 6 6. TILBUD 6 6.1 Form og innhold i tilbud 6 6.2 Frist for å fremsette spørsmål til tilbudsgrunnlaget. 6 6.3 Tilbudskonferanse 6 6.4 Tilbudsfrist 6 6.5 Innlevering av tilbud 7 6.6 Forbud mot tilbudssamarbeid 7 6.7 Forbehold 7 6.8 Deltilbud 8 6.9 Alternative tilbud 8 6.10 Priser, rabatter, gebyrer 8 6.11 Tilbakekall eller endring 8 6.12 Vedståelsesfrist 8 6.13 Ansvar for feil m.v. 8 6.14 Telegram / telex / telefax / diskett 8 7. OPPDRAGSGIVERS BEHANDLING AV TILBUDET 8 7.1 Regler for konkurransen lovgrunnlag 8 7.2 Anskaffelsesprosedyre 8 7.3 Mottagelse og oppbevaring av tilbud 8 7.4 Tilbudsåpning 8 7.5 Mangelfull dokumentasjon og tilleggsfrist 9 7.6 Retting av åpenbare feil 9 7.7 Avklaringer 9 7.8 Forkastelse og avvising av tilbud samt avklaring og retting av tilbud 9 7.9 Avlysing av konkurranse og totalforkastelse 9 Side:2 av 13 sider
7.10 Avlysing av tilbudskonkurranse 9 7.11 Avvising av tilbud samt avklaring og retting av tilbud 9 7.12 Retur av tilbud 10 7.13 Tilbakekalling eller endringer i innsendte tilbud 10 7.14 Opplysningsplikt 10 7.15 Habilitet 10 7.16 Offentlighet 10 7.17 Taushetsplikt 10 7.18 Forbud mot at oppdragsgivers ansatte deltar i konkurransen 10 8. EVALUERING AV TILBUD OG TILDELING AV KONTRAKT 11 8.1 Kvalifisering 11 8.2 Evaluering av tilbud og tildeling av kontrakt 11 9. KONTRAHERING 12 9.1 Kontraktstildeling begrunnelse klageadgang 12 10. FREMDRIFTSPLAN 12 11. VEDLEGG 12 Side:3 av 13 sider
1. OPPDRAGSGIVER 1.1 Oppdragsgiver for anskaffelsen Oppdragsgiver er. 1.2 Om er en øykommune sentralt beliggende på Østlandet og omfatter Nøtterøy, Føynland, Veierland samt en stor og attraktiv skjærgård med ca 175 øyer og holmer. Nøtterøy består av tett og delvis spredt småhusbebyggelse, store sammenhengende skog-, jordbruks- og friarealer / dyrket mark med god bonitet som sammen med de klimatiske forhold gir noe av landets beste vekstvilkår for grønnsaksdyrking. Nøtterøy har ca 21.000 innbyggere og et areal på totalt ca 61 km2. Nøtterøy har fastlandsforbindelse til Tønsberg i nord og bruforbindelse til Tjøme i sør og grenser for øvrig til Oslofjorden i øst og mot Stokke i vest. På Nøtterøy er det attraktive bomiljøer, godt kulturtilbud og gode muligheter for friluftsliv. I kommunen er det 13 barnehager, 6 barneskoler, 2 ungdomsskoler, 3 idrettshaller og et godt helse- og eldreomsorgstilbud og det investeres mye i nye formålsbygg. har gjennom Næringsforum et nært og aktivt samarbeid med næringslivet i kommunen som omfatter ca 2.900 foretak / bedrifter, ca 170 nyetableringer pr år og en egendekning av arbeidsplasser på mer enn 60 %. s kommuneplan er styrende for utviklingen av lokalsamfunnet og derved all kommunal myndighetsutøvelse, planlegging / regulering, saksbehandling og tjenesteproduksjon. Kommuneplanen er godt forankret og praktiseres med stor grad av lojalitet fra alle parter. Kommunen har utarbeidet forvaltningsplan for skjærgården som i det alt vesentlige er åpen for allmenheten en god del er vernet og det arbeides for tiden med å etablere nasjonalpark for skjærgården øst for Nøtterøy og øst og syd for Tjøme. Det er lagt godt tilrette for omfattende idretts- og friluftsliv med div idrettsanlegg, golfbane, mange friarealer og småbåthavner. har utarbeidet klima- og energiplan og det er opprettet særskilt klimaråd. Det arbeides med å miljøsertifisere (Miljøfyrtårn) deler av kommunal virksomhet. 1.3 Oppdragsgivers kontaktperson s kontaktpersoner for anskaffelsen er: Oppdragsgiver: Kontaktperson Tom Olav Madsen - E-post: tom-olav.madsen@notteroy.kommune.no - Telefon 33 40 22 44 Eventuelle spørsmål kan rettes til kontaktpersonen per e-post. Det skal ikke være kontakt / kommunikasjon med andre personer hos oppdragsgiver hva gjelder tilbudskonkurransen. 2. VERDIER SOM LEGGES TIL GRUNN FOR ANSKAFFELSESVIRKSOMHETEN 2.1 Visjon Oppdragsgiver skal ivareta helhetlige økonomiske, økologiske og sosiale hensyn som bidrar til balansert bærekraftig utvikling. 2.2 Forankring Anskaffelsesvirksomheten er forankret i lov og forskrift om offentlige anskaffelser og s anskaffelsesreglement. Side:4 av 13 sider
2.3 Etiske retningslinjer Oppdragsgiver skal så langt det er mulig - ivareta åpenhet, forutsigbarhet, likebehandling og diskresjon - ivareta en opptreden der egen integritet og troverdighet ikke trekkes i tvil - ivareta respekt overfor avtalepartnere og tilbydere - ivareta at avtalepartnere og tilbydere tilfredsstiller krav til dokumentert betaling av offentlige skatter og avgifter samt dokumenterte systemer for miljø- og kvalitetsledelse (HMS- (helse, miljø og sikkerhet) og IK (intern kontroll). - foretrekke avtalepartnere og tilbydere som tilfredsstiller krav til kompetanse, teknisk gjennomføringsevne, soliditet, kvalitet, miljøstandard og samfunnsansvar - sørge for anskaffelser med lave livsløpskostnader - sørge for at bygg og anlegg baseres på metoder og teknologi som gir samfunnsmessig (miljø, helse og økonomi) optimalt resultat over hele byggets levetid. 3. FORMÅL OG OMFANG Denne tilbudskonkurransen omfatter anskaffelse av møbler og gardiner til Smidsrød helsehus som fremgår av tilbudsgrunnlaget. 4. ALMINNELIGE BESTEMMELSER 4.1 Språk/rettsvalg Tilbud utarbeides på norsk. I et senere kontraktsforhold forutsettes all språklig kommunikasjon å foregå på norsk. 4.2 Kunngjøring og anskaffelsesprosedyre Anskaffelsen kunngjøres nasjonalt på DOFFIN. For konkurransen gjelder reglene om åpen anbudskonkurranse, jfr. Forskrift til lov om offentlige anskaffelser 4-1. Alle leverandører som ønsker det, kan innlevere tilbud. Konkurransen skal gjennomføres på en saklig og forsvarlig måte som gir lik behandling av tilbydere og for øvrig i overensstemmelse med lov, forskrift og god tilbudsskikk. Tilbyderne har ikke rett til gjennom avtale, samordnet praksis eller på annen måte, å søke å påvirke konkurransens utfall. Dokumentasjon som fremgår av angitte kvalifikasjonskrav og tildelingskriterier, se kap. 3 i Tilbudsmappe, skal foreligge ved innlevering av tilbud. De samme krav stilles til underleverandører som leverandører som tildeles rammeavtale ønsker å benytte i anledning gjennomføring av konkrete oppdrag. 5. TILBUDSGRUNNLAGET 5.3 Omfang Tilbudsgrunnlaget består av kunngjøring og flg dokumenter: Konkurranseregler, Alminnelige vilkår og Tilbudsmappe med vedlegg. Side:5 av 13 sider
5.4 Tilgang til tilbudsgrunnlaget Interessenter som ønsker å delta i anbudskonkurransen forutsettes å registrere interesse på DOFFIN der tilbudsgrunnlaget er lagt tilgjengelig for nedlasting. 5.5 Mangler i tilbudsgrunnlaget Tilbyder plikter å meddele skriftlig mangler og / eller uklarheter i tilbudsgrunnlaget som har betydning for prissetting og / eller annen måte for tilbudet. Avklaringer og presiseringer sendes alle som har mottatt tilbudsgrunnlaget. Tilbyder plikter dessuten å sette seg inn i alle forhold som kan ha betydning for avtaleforholdet og kan ikke senere påberope seg forhold han burde ha vært oppmerksom på ved innlevering av tilbudet. 5.6 Rettelser, suppleringer og endringer i tilbudsgrunnlaget Oppdragsgiver har rett til å foreta rettelser, suppleringer og endringer tilbudsgrunnlaget som ikke er vesentlige inntil tilbudsfrist. Endringene vil ha gyldighet foran tidligere mottatt tilbudsgrunnlag. Oppdragsgiver har rett til å supplere og endre tilbudsgrunnlaget inntil tilbudsfrist. Endringer som angitt og anonymiserte svar på spørsmål og merknader til tilbudsgrunnlaget sendes konkurransedeltagerne direkte. 6. TILBUD 6.1 Form og innhold i tilbud Tilbud skal være skriftlig og utarbeides og innleveres i samsvar med Tilbudsmappe og for øvrig iht kravene i tilbudsgrunnlaget. Tilbud skal inneholde alle de opplysninger som fremgår av tilbudsmappe. Tilbudet skal inneholde evt forbehold samt utfylt kravspesifikasjon og prisspesifikasjon m.m. Tilbudet skal utfylles fullstendig. Poster som ikke er utfylt med pris, skal anses som innkalkulert i andre poster med mindre annet er angitt i tilbudet. Mangelfulle tilbud kan bli forkastet. For sent innkomne tilbud vil bli avvist. forbeholder seg rett til å anta helt eller delvis hvilket som helst tilbud eller forkaste samtlige. Alle kostnader forbundet med tilbudsprosessen skal i sin helhet dekkes av de respektive tilbydere. 6.2 Frist for å fremsette spørsmål til tilbudsgrunnlaget. Evt. spørsmål tilbyder har i forbindelse med tilbudet skal rettes til kontaktperson, se kap 1.3 og være fremsatt skriftlig (gjerne e-post) i god tid før tilbudsfristens utløp. De spørsmål som medfører svar som kan ha betydning for leverandørenes tilbud, vil bli anonymisert og likelydende svar vil bli sendt interessentene så snart som praktisk mulig til alle som har bedt om tilbudsgrunnlaget. 6.3 Tilbudskonferanse Det vil ikke bli avholdt tilbudskonferanse. 6.4 Tilbudsfrist Frist for innlevering av tilbud er: Onsdag, 15.05.2013, kl. 13.00. Tilbud sendes eller innleveres: Servicesenteret Postboks 250 Tinghaugveien 16 3163 BORGHEIM Side:6 av 13 sider
6.5 Innlevering av tilbud Tilbudet skal innleveres skriftlig iht. Tilbudsmappen i lukket og merket forsendelse i 1 eksemplar og på minnepenn og være datert, undertegnet og stemplet med firmaets navn, se Tilbudsmappen side 3. Det skal benytte en tilbudsmappe for hvert enkelt avtaleområde. Er ikke forsendelsen lukket og merket vil tilbudet bli avvist. Tilbudet skal inneholde de opplysninger som er fremgår av Tilbudsmappe og være undertegnet av ansvarlig representant for tilbyder. Innlevering ved personlig oppmøte foretas ved servicetorget, Tinghaugveien 16 i åpningstiden. Eksakt dato og klokkeslett for innlevering påføres forsendelsen av servicetorgets personale, jfr kap 7.3 om tilbudsåpning vedr bekreftelse på mottak av tilbud. Tilbud er rettidig avgitt dersom det er kommet til innleveringsstedet før tilbudsfristens utløp, eller det kan godtgjøres ved kvittering fra postverket at det er sendt senest dagen før. Kvitteringen skal følge foresendelsen. Tilbud som sendes per post og som kommer frem til mottaker mer enn tre 3 virkedager etter tilbudsfrist, anses som levert etter tilbudsfrist uavhengig om forsendelsen kan dokumenteres postlagt innen tilbudsfrist. For sent innkomne tilbud vil bli avvist. Tilbyder skal varsle oppdragsgiver pr e-post at tilbud er sent i posten. Vedlegg til tilbud som angitt i Tilbudsmappe kap 7, skal innleveres sammen med tilbudet. Tilbudet innleveres i lukket, nøytral konvolutt merket: Tilbud kontormøbler Smidsrød helsehus Alle kostnader forbundet med tilbudsprosessen skal i sin helhet dekkes av respektive tilbyder. 6.6 Forbud mot tilbudssamarbeid Deltager i konkurransen har ikke rett til gjennom avtale, samordnet praksis eller på annen måte, å søke å påvirke konkurransens utfall. Tilbyder skal innestå for at evt. underleverandører som tilbyder ønsker å benytte, tilfredsstiller samme krav. 6.7 Forbehold Det er ikke adgang til å ta forbehold mot grunnleggende elementer i tilbudsgrunnlaget med mindre annet uttrykkelig fremgår av dette. Tilbud som inneholder forbehold av denne art vil bli avvist, jfr. FOA 20-13. Det skal fremgå eksakt henvisning til aktuelt / aktuelle punkt(er) i aktuelt dokument som det enkelte forbehold gjelder. Forbeholdet skal 1) være presis, pris-/verdisatt og 2) entydig beskrevet, herunder 3) hvilke andre konsekvenser forbehold får slik at oppdragsgiver kan vurdere dem uten kontakt med tilbyder. Forbehold skal - være presise og entydig beskrevet slik at oppdragsgiver kan vurdere dem uten kontakt med tilbyder - ha henvisning til aktuelle punkter i tilbudsgrunnlaget som det enkelte forbehold / unntak refererer seg til - tas inn i endringsprotokoll som vedlegges tilbudet i utfylt stand, se kap. 2 i tilbudsmappen for å være gyldige. Leverandør skal oppgi hvilken konsekvens (primært mht. pris) endringen / forbeholdet får dersom oppdragsgiver / kommunen ikke kan akseptere forbeholdet. Forbehold kan føre til at det blir gitt tillegg i beregnet avtaleverdi. Forbehold som ikke lar seg kostnadsberegne kan føre til at tilbudet anses ufullstendig og blir avvist. Side:7 av 13 sider
6.8 Deltilbud Det er ikke anledning til å innlevere deltilbud. Se kap 8.2 vedr evaluering av tilbud og antagelse av deler av tilbud. 6.9 Alternative tilbud Det er ikke anledning til å innlevere alternative tilbud. Der det er henvist til produkt av bestemt fabrikat og / eller kvalitet i kravspesifikasjon, kan alternativt produkt med tilsvarende uttrykk, kvalitet og detaljering føres opp. Bilde eller brosjyre for alternativt produkt skal vedlegges tilbudet. 6.10 Priser, rabatter, gebyrer Pristilbud og rabatter innleveres på særskilt prisskjema: Tilbudsmappe, Vedlegg 13 Spesifikasjon produkter og priser. Det aksepteres ikke noen form for gebyrer. 6.11 Tilbakekall eller endring Tilbakekall av tilbud skal skje skriftlig. Tilbakekall skal være fremkommet til innleveringsstedet innen tilbudsfristens utløp. Etter tilbudsfristens utløp har tilbyderen ikke rett til å foreta endringer i innlevert tilbud. 6.12 Vedståelsesfrist Vedståelsesfristen er den 01. november 2012. 6.13 Ansvar for feil m.v. Tilbyder har risikoen for eventuelle feil, uteglemmelser og andre uoverensstemmelser mellom tilbudet og tilbudsgrunnlaget. 6.14 Telegram / telex / telefax / diskett Telegram / telex / telefax / diskett godtas ikke som tilbud. 7. OPPDRAGSGIVERS BEHANDLING AV TILBUDET 7.1 Regler for konkurransen lovgrunnlag Anskaffelsen er omfattet av Lov om offentlige anskaffelser 16. juli 1999 nr 69 og forskrift om offentlig anskaffelser av 15. juni 2001. For denne anskaffelsen gjelder forskriftens del I og II. 7.2 Anskaffelsesprosedyre Denne anskaffelsen følger prosedyre for åpne tilbudskonkurranse der alle interesserte leverandører har anledning til å inngi tilbud, men som ikke tillater forhandlinger. Alle leverandører som ønsker det vil få tilsendt tilbudsgrunnlag, og får anledning til å levere inn tilbud. 7.3 Mottagelse og oppbevaring av tilbud Innkomne tilbud skal påføres tidspunkt for mottagelse og oppbevares uåpnet til tilbudsfristen er utløpt. Det skal utstedes kvittering for mottakelse av tilbud. 7.4 Tilbudsåpning Det vil ikke bli foretatt offentlig tilbudsåpning. Tilbudene vil bli protokollført. Protokollen oversendes konkurransedeltagerne etter tilbudsåpning. Side:8 av 13 sider
7.5 Mangelfull dokumentasjon og tilleggsfrist Dersom ikke dokumentasjon forespurt om mht kvalifikasjonskravene er vedlagt tilbudet, kan oppdragsgiver vurdere leverandøren som ikke kvalifisert, hvilket betyr at tilbudet ikke blir med i den videre evalueringen. Oppdragsgiver har plikt til å avvise leverandører som ikke har sendt inn skatteattester innen de angitte frister, og de leverandører som ikke oppfyller de kvalifikasjonskrav oppdragsgiver har krevd. Se punkt 5.13 om avvisning og forkastelse av tilbud. Dersom ikke skatteattest eller merverdiavgiftsattest er levert innen tilbudsfristens utløp kan oppdragsgiver fastsette en kort tilleggsfrist for ettersendelse. Det samme gjelder dersom leverandøren har sendt inn skatteattester som er eldre enn 6 måneder regnet fra tilbudsfristens utløp. Leverandøren har ikke krav på at oppdragsgiver benytter denne retten. Tilleggsfristen gjelder for alle deltagere i konkurransen og oppdragsgiver skal ikke begynne å vurdere de innkomne tilbud før tilleggsfristen er utløpt. 7.6 Retting av åpenbare feil Dersom oppdragsgiveren blir oppmerksom på åpenbare feil i tilbudet, skal disse rettes dersom det ikke er tvil om hvordan feilen skal rettes. 7.7 Avklaringer Det er ikke tillatt å endre tilbudene eller forsøke å endre tilbudene gjennom forhandling. Det er imidlertid tillatt med avklaringer av tilbudene for å klarlegge uklarheter, såfremt uklarhetene ikke er av en slik art at tilbudet skulle vært avvist, jf FOA 21-1. 7.8 Forkastelse og avvising av tilbud samt avklaring og retting av tilbud forbeholder seg retten til å forkaste tilbud som ikke er innlevert i samsvar med vilkårene i tilbudsgrunnlaget eller senere endringer i dette, herunder at tilbud skal innleveres i samsvar med Tilbudsmappe og vedlegg til denne (dokumentasjon oa). 7.9 Avlysing av konkurranse og totalforkastelse Oppdragsgiver kan avlyse konkurransen eller forkaste samtlige søknader om prekvalifisering dersom det foreligger saklig grunn, jfr. Forskrift om offentlige anskaffelser mv, 22-1. 7.10 Avlysing av tilbudskonkurranse Oppdragsgiveren forbeholder seg retten til å avlyse tilbudskonkurransen når det foreligger saklig grunn for det, jfr. Forskrift om offentlige anskaffelser mv, 22-1, herunder evt manglende eller bortfall av finansiering eller manglende godkjenning fra politisk nivå. 7.11 Avvising av tilbud samt avklaring og retting av tilbud forbeholder seg retten til å forkaste tilbud, eller deler av tilbud, som ikke er i samsvar med vilkårene i tilbudsgrunnlaget eller senere endringer i dette. Tilbud som er levert inn etter frist for innlevering av tilbud vil bli avvist. For nærmere om avvisning av tilbud vises det Forskrift om offentlige anskaffelser m.v. Det vises her til følgende paragrafer: 20-12 (Avvisning på grunn av forhold ved leverandøren) 20-13 (Avisning på grunn av forhold ved tilbudet) 20-14 (Avvisning av unormalt lavt tilbud) 20-15 (Fremgangsmåten ved avvisning) 22 1 (Avlysing av konkurranse og totalforkastelse) For nærmere informasjon om forskriften vises det til http://www.lovdata.no/ Side:9 av 13 sider
7.12 Retur av tilbud Tilbud vil ikke bli returnert. 7.13 Tilbakekalling eller endringer i innsendte tilbud Tilbakekalling eller endringer i innlevert tilbud tillates innen innleveringsfristen. Endring av tilbud er å anse som et nytt tilbud jf. FOA 20-5. 7.14 Opplysningsplikt Oppdragsgiver skal gi skriftlig melding med en kort begrunnelse dersom tilbudet avvises, oppdragsgiver beslutter å forkaste samtlige tilbud eller beslutter å avlyse konkurransen. Leverandøren kan skriftlig anmode om en nærmere begrunnelse for hvorfor deres forespørsel om å delta er avvist, tilbudet er avvist eller hvorfor deres tilbud ikke ble valgt. 7.15 Habilitet For tilbudet gjelder reglene om habilitet i forvaltningsloven 6 til 10 og kommuneloven 40 nr. 3. 7.16 Offentlighet Tilbud i sin helhet og anskaffelsesprotokoll kan unntas offentlighet, jf. offentleglova av 19.05.2006 nr.16 23 inntil tildeling av kontrakt er foretatt. Ved begjæring om innsyn, skal oppdragsgiver vurdere hvorvidt opplysningene i tilbud er av en slik art at oppdragsgiver plikter å unnta dem fra offentlighet. Iht nedenstående lovbestemmelser kan ikke oppdragsgiver unnta tilbud fra offentligheten etter at evalueringen er ferdig: - Lov om offentlighet (Offentleglova) av 19. mai 2006 nr 16, 23, 3. ledd: Det kan 1 gjerast unntak frå innsyn for tilbod og protokoll etter regelverk som er gitt i medhald av lov 16. juli 1999 nr. 69 om offentlege innkjøp, til valet av leverandør er gjort. - Forskrift til lov om offentlige anskaffelser: 3-5: For allmennhetens innsyn i tilbud og anskaffelsesprotokoll gjelder offentleglova. 3-6: Oppdragsgiver og dennes ansatte plikter å hindre at andre får adgang eller kjennskap til opplysninger om tekniske innretninger og fremgangsmåter eller drifts- og forretningsforhold som det vil være av konkurransemessig betydning å hemmeligholde, jf. lov 10. februar 1967 om behandlingsmåten i forvaltningssaker (forvaltningsloven) 13. Dersom sladdet versjon av tilbudet ikke innleveres eller det ikke er oppført noen krav om unntak fra offentlighet, regnes hele tilbudet som offentlig og kan derfor i sin helhet utleveres til enhver som ber om det. 7.17 Taushetsplikt Oppdragsgiver og dennes ansatte plikter å hindre at andre får adgang eller kjennskap til opplysninger om tekniske innretninger og fremgangsmåter eller drifts- og forretningsforhold det vil være av konkurransemessig betydning å hemmeligholde, jf. FOA 3-6, jf. forvaltningsloven 13. Tilbud vil ikke bli distribuert utover det som er nødvendig for evalueringen. 7.18 Forbud mot at oppdragsgivers ansatte deltar i konkurransen En ansatt hos oppdragsgiver kan ikke delta i konkurranse eller inngå kontrakt med den administrasjon hvor han gjør tjeneste. Det samme gjelder firma som helt eller i overveiende grad eies av en eller flere av oppdragsgivers ansatte. Side:10 av 13 sider
8. EVALUERING AV TILBUD OG TILDELING AV KONTRAKT Tildeling av rammeavtale og oppdrag foregår i 2 hovedfaser, Fase 1 og Fase 2, som angitt nedenfor. 8.1 Kvalifisering Det foretas en gjennomgang av tilbud mht om tilbyder tilfredsstiller kvalifikasjonskravene. Tilbyder som ikke dokumenterer at kvalifikasjonskravene tilfredsstilles, utelukkes fra videre deltagelse i tilbudskonkurransen som angitt i kap 8.2. 8.2 Evaluering av tilbud og tildeling av kontrakt Det foretas evaluering av tilbud, dvs Tilbudsmappe, sammen med beskrivelser, innlevert dokumentasjon og referanser, ref Tilbudsmappe, kap 8 mht kriterier som det innhentes referanser på. Evaluering foretas iht tildelingskriterier som angitt nedenfor og gis relativ karakter etter en karakterskala på 0 10 der 10 er best. Tilbyder som har innlevert beste tilbud ift resp tildelingskriterier gis karakteren 10. Samme prinsipp benyttes for karaktersetting av underliggende kravspesifikasjon, jfr Tilbudsmappe, kap 4. Tilbyder som ikke har besvart krav, gis karakteren 0. Tilbyder som ikke har besvart krav som er merket absolutte, utelukkes fra videre deltakelse i tilbuds- / priskonkurranse. Tildelingskriterier karaktersettes iht lineær metode: Karakter = 10 10 x (A B) / B der A er oppnådd hhv avtaleverdi og karaktersum kvalitet for aktuelt tilbud og B er beste tilbud mht oppnådd hhv avtaleverdi og karaktersum kvalitet. For produkter som ikke er prissatt og / eller ikke kan leveres, benyttes høyeste tilbudte pris fra annen leverandør med tillegg på 10 % for utregning av anskaffelsesverdi. Tildelingskriteriene vektes som angitt nedenfor. Oppnådd karakter multiplisert med vekt gir oppnådd poeng. Sum oppnådde poeng for alle tildelingskriteriene gir konkurranseforholdet tilbyderne imellom. Tilbyder som oppnår høyest score anses å ha tilbud som er økonomisk mest fordelaktige og tildeles kontrakt. Tildelingskriterier Karakter: (K) Vekt: (V) 1 Avtaleverdi: Pris og verdi av forbehold 60 % Score: K x V 2 Kvalitet: Oppnådd karaktersum kravspesifik. - Tilbudmappe, kap 4.1 - Tilbudsmappe, kap 4.2 40 % SUM 100 % Side:11 av 13 sider
9. KONTRAHERING 9.1 Kontraktstildeling begrunnelse klageadgang Oppdragsgivers beslutning om tildeling av kontrakt (rammeavtale) blir skriftlig meddelt alle deltakerne i konkurransen i rimelig tid før kontrakt inngås. Meddelelsen vil inneholde en begrunnelse for valget og angi frist for tilbyder til å klage på tildeling. Når et tilbud er antatt, blir øvrige tilbud ikke lenger bindende. 10. FREMDRIFTSPLAN Det er med basis i frister som fremgår av kap. 6 og foreløpig fastsatte milepæler, definert fremdriftsplan som fremgår av nedenstående for behandling av innkomne tilbud. Det tas forbehold om endringer i angitte milepæler. Prosess: Kunngjøring 10. Milepæler Tilbudsfrist 15. Evaluering av tilbud Tildeling av kontrakt 12. Klagefrist 21. Kontraktsinngåelse 24. 2013 Apr Mai Jun Jul Aug Sep Nov Vedståelsesfrist 01. Frist for levering og montering 01. 11. VEDLEGG 1. Alminnelige vilkår Side:12 av 13 sider