nropsstyrt transport 2016 Glåmdalsregionen og Hamarregionen Vedlegg 2 Operatørens løsningsbeskrivelse Endringer ift forrige versjon er merket med gul farge. Gul farge på endringer fra forrige versjon er tatt vekk. Evt. slettede deler er merket svart. Uvesentlige endringer merkes ikke (stavefeil e.l.). Versjon 17.12.2015
Hedmark Trafikk FF nropsstyrt transport 2016 rav P-- - 1 Operatørens løsningsbeskrivelse 1.1 ravspesifikasjon og løsningsbeskrivelse Dette dokumentet er oppdragsbeskrivelsen, og som i word-versjon skal benyttes som svarskjema/løsningsbeskrivelse og leveres inn sammen med tilbudet. Dokumentet vil inngå som et vedlegg til rammeavtalen. Dokumentet inneholder de momenter som er viktige i forbindelse med vurdering av tilbudet mot tildelingskriteriene. 1.2 Veiledning olonne merket «P---» viser til hvilket tildelingskriterium som kravet er relatert til. «P» er relatert til pris, er relatert til kvalitet, er relatert til miljø og er relatert til absolutte krav som stilles av Oppdragsgiveren. Tilbyder bør minimum gi utdypende informasjon i feltet «Beskrivelse» for krav merket «P», og. rav merket med kun kan også beskrives nærmere, men er ikke en del av evalueringen. Tilbyder skal for hvert punkt angi om kravet oppfylles ved å angi i kolonnen, «J» for ja, «N» for nei eller «F» for forbehold. lle krav skal besvares med «J», «N» eller «F». Ved svar «J» eller «N» er det mulig for tilbyder å utdype med en beskrivelse. Forbehold «F» skal beskrives detaljert (se vedlegg "Beskrivelse av eventuelle forbehold"). Det er ikke nødvendig å gi en beskrivelse for hvert punkt, med mindre dette fremkommer særskilt i kolonnen "Beskrivelse", men det kreves at tilbyder sannsynliggjør at kravene er oppfylt. Dette kan gjøres ved å legge inn en beskrivelse (ved ) og/eller ved egen dokumentasjon. En god og uttømmende beskrivelse av et krav i onkurransegrunnlaget kan gi en bedre «score». lle beskrivelser skal gjelde det som tilbys konkret i denne konkurransen, ikke hva som gjelder for tilbyder i sin alminnelighet. Om ikke tekstfeltet gir nok plass til en beskrivelse, kan det henvises til hvor dette står mer beskrevet i tilbudet. I kolonne «Egen ref.» kan det henvises til tilbyderens tilbudsbrev og nøyaktig hvor eventuell detaljert beskrivelse finnes (eks. sidehenvisning med kapitel-/avsnittsnummer). Tekst skrevet i parentes i kolonnen "Beskrivelse", fjernes ved tilbyders besvarelse. For utførelsen av «Spesialtransport for Hamar kommune» gjelder kun de krav som er merket med i kolonne «P---». rav vil bli samordnet i forhold til den delkontrakt som inngås. Det vil si kontrakt som kun omhandler spesialtransport Hamar vil kun ha med krav relatert til dette i «sitt» vedlegg 2. Tilsvarende vil bli gjort i forhold til anropsstyrt transport (punkt 9 utgår for Glåmdalsregionen, Hamarregionen). Det betyr også at tilbydere som kun leverer tilbud på spesialtransport Hamar kun må legge inn beskrivelse der kravet er merket med. Dette dokumentet leveres i to versjoner pdf-format og som eget word-dokument. Side 2 av 9
Hedmark Trafikk FF nropsstyrt transport 2016 rav 1. Oppdragsbeskrivelse P-- - 1.a Oppdragsgiver har rett til innsyn i Operatørens planlegging frem til oppstart. 1.b Operatøren bør bekjentgjøre dette dokumentet (vedlegg 2) for alle som kommer i kontakt med denne avtalen. 1.c Operatør skal til en hver tid ha den avtalte kapasiteten og riktig materiell til å gjennomføre avtalen. 1.d Operatør skal til en hver tid ha tilstrekkelig reservekapasitet for å dekke opp vedlikehold og uforutsette situasjoner 1.e Ved endringer i materiell skal nytt vognskjema oversendes innen en uke fra endringer er gjennomført. 1.f Oppdatert vognskjema skal oversendes hvert år innen 1. april. 1.g Operatør plikter til en hver tid og overholde lovbestemte arbeidstidsbestemmelser, kjøre- og hviletidsbestemmelser o.l.. 1.h Operatør bør være tilgjengelig på telefon og e-post under oppdragenes driftstid. For anropsstyrt transport minimum i tidsrommet kl. 07:00 til kl. 17:00 på hverdager. Tilgjengelighet utover dette honoreres i evalueringen. 1.i lle sjåfører skal ha synlig og lesbar sjåføridentifikasjon/-legitimasjon. 1.j Personell som kommer i befatning med oppdragene (kunde-reisende) skal beherske norsk språk skriftlig og muntlig. 1.k Operatør bør ha gode rutiner for å sikre at personell som benyttes i denne avtalen har rett kompetanse. 1.l lle sjåfører skal kunne utføre nødvendig førstehjelp. 1.m Sjåførene skal i tjenesten bære uniform i henhold til Operatørens uniformsreglement. 1.n Operatør bør ha et etisk normsett for utførelse av oppdraget. (Legg ved fremdriftsplan frem til oppstart 1. juli.) Side 3 av 9
Hedmark Trafikk FF nropsstyrt transport 2016 rav P-- - 1.o Operatør bør ha gode rutiner for varsling ved kritikk-verdige, ulovlige og/eller uetiske forhold. 1.p lt involvert personell i oppdraget skal ha signert taushetserklæring. 1.q Taushetspliktig informasjon skal sikres og skjermes fra uvedkommende og reisende. 1.r Operatør bør ha gode rutiner for internkontroll (HS) inklusive håndtering av avvik/uhell. 1.s Personell som kommer i kontakt med reisende bør omfattes av rutiner for jevnlig helsemessig oppfølging. 1.t Operatør bør ha en god plan for håndtering av situasjoner ved høyt sjåførfravær. 1.u Operatør skal frigi personell vederlagsfritt til kurs, opplæring o.l. inntil 8 timer pr år. 1.v Operatør plikter å stille på møter med Oppdragsgiver. Ved akutte tilfeller innen 24 timer etter at møtet er varslet. 2. Vognmateriell 2.a jøretøy i priskategori 1 gjelder for 1 til 4 passasjerplasser. 2.b jøretøy i priskategori 2 gjelder for 5 til 8 passasjerplasser. 2.c jøretøy i priskategori 3 gjelder for 9 til 16 passasjerplasser. 2.d jøretøyene skal til en hver tid være i forskriftsmessig stand i henhold til relevante lover og forskrifter. 2.e lle seter i kjøretøyene skal være i kjøreretning. 2.f Passasjersetene bør av de reisende oppleves som komfortable. 2.g lle kjøretøyene skal ha tilgjengelig funksjonelt sikringsutstyr for sikring av barn i kjøretøy. 2.h Operatør (sjåfør) skal påse at setebelter og sikringsutstyr av barn (til og med 15 år) blir benyttet. (Beskriv egne varslingsrutiner.) (Legg ved egne rutiner for internkontroll.) (Beskriv rutiner.) (Beskriv rutiner og/eller legg ved en plan for dette.) (Beskriv den komfort som tilbys i de tilbudte motorvognene) Side 4 av 9
Hedmark Trafikk FF nropsstyrt transport 2016 rav P-- - 2.i Operatør skal til en hver tid og i hele trafikkområdet (avtaleområdet) tilby forskriftsmessige godkjente kjøretøy for transport av personer sittende i rullestol. 2.j Operatør bør ha en tilstrekkelig andel rullestolkjøretøy. 2.k Operatør bør ha kortest mulig tid fra bestilling til utførelsen av rullestoltransport. 2.i Det bør være mulig å medbringe bagasje, dersom dette forhåndsbestilles. 2.j jøretøyene bør til en hver tid oppleves som rene og velstelte av passasjerer og Oppdragsgiver. 2.k Operatør bør ha rutiner for håndtering av skader på kjøretøy. 2.l jøretøy bør ikke være eldre enn 10 år, målt fra 1. gangsregistrering. 2.m Operatør bør ha mest mulig miljøvennlige biler, med tanke på utslipp. Fyll ut tabellen til høyre. Tabellen skal samsvare med vognoversikten Bilag B. 3. Tekniske krav 3.a Operatør har ansvar for eget funksjonsdyktig system for booking, flåtestyring mv. 3.b Operatør har ansvar for at alle kjøretøy har en funksjonsdyktig registreringsenhet. 3.c Registreringsenheten bør følge krav i henhold til «Forskrift om krav til taksameter» e.l.. 3.d Operatøren skal kunne motta og kvittere elektronisk for alle bestillinger fra Oppdragsgiver. 3.e Operatøren bør ha et egnet system for registrering av elektroniske kort og rapportering til Oppdragsgiver. (Oppgi antall og andel godkjente rullestolkjøretøy (angitt i hele %) av totale tilbudte kjøretøy.) (Beskriv hvor raskt rullestolkapasitet tilbys fra bestilling til utførelse (angi ca timer/minutter.) (Beskriv hvordan muligheten er for å medbringe bagasje eks. ski/staver, annet bagasje.) (Beskriv rutiner for vedlikehold og rengjøring av materiellet.) (Beskrive egne rutiner i forbindelse med skader på kjøretøy.) (Gi en kort beskrivelse av kjøretøyenes alderssammensetning, detaljene fremkommer i Bilag B Vognskjema.) Euroklasse ntall kjøretøy ndel i % I - IV V VI Sum 100 % (Beskriv kort hvordan registrering av skolekort kan løses i hensiktsmessig system.) Side 5 av 9
Hedmark Trafikk FF nropsstyrt transport 2016 rav 4. Organisering/Samordning P-- - 4.a Oppdragsgiver bestiller og godkjenner alle oppdrag på forhånd. 4.b Det er Operatør sitt ansvar å forsikre seg om at det foreligger en bestilling fra Oppdragsgiver før transport gjennomføres. 4.c Dersom Operatør får direkte bestilling fra kunde, skal Operatør henvise til Oppdragsgivers kundesenter Operatør skal forsikre seg om at turen er godkjent for denne kunden. 4.d Tilfeldig kunde skal ikke avvises men tas med og kundesenter informeres (ref. punkt 4.c). 4.e Operatør bestemmer hvilket depot som benyttes til oppdraget, men Oppdragsgiver bestemmer hva som er nærmest depot ift betaling. 4.f Nye oppdrag kan kontinuerlig tildeles/-føyes for kjøretøy som er bestilt og/eller er i aktivitet for Oppdragsgiver. 4.g Operatør bør aktivt delta med innspill for best mulig organisering av oppdrag. 4.h Oppdragsgiver kan pålegge biler å vente etter levering. 4.i Oppdragsgiver disponerer kjøretøy i pålagt ventetid og kan pålegge biler å utføre andre oppdrag i ventetiden. 5. Hentefrister/Reaksjonstid 5.a Operatør plikter å utføre alle tildelte oppdrag etter oppgitte tider i bestillingen. 5.b Operatøren bør ha gode rutiner for å kvalitetssikre de bestilte oppdragene og varsle reisende og oppdragsgiver ved avvik. 5.c Tildelte oppdrag/turer fra Oppdragsgiver har 1. prioritet i forhold til andre oppdrag som Operatør må ha i samme periode. (Beskriv depotenes geografiske plassering) (Beskrive hvordan kravet oppfylles.) (Beskrive hvordan kravet oppfylles.) Side 6 av 9
Hedmark Trafikk FF nropsstyrt transport 2016 rav P-- - 5.d Oppdrag bestilt mer enn 60 minutter før hentetid skal anses som forhåndsbestilte og skal utføres i henhold til bestilling. 5.e Bestillinger/endringer for skoleskyss bestilt innen 12:00 dagen før, iverksettes påfølgende virkedag. 5.f Operatør bør varsle berørte parter ved avvik i forhold til bestilte tider ved utførelsen av oppdrag. 5.g Operatør skal ved avvik på over 10 minutter i forhold til tider i bestillingen ved utførelsen av oppdrag varsle berørte parter. 5.h Ved avvik på over 10 minutter i forhold til tider i bestillingen for skoleturer skal den enkelte skole og om mulig den enkelte reisende/foresatte varsles. 5.i Når passasjerer (kunder/skoleelever) ikke møter skal Operatør vente så lenge det er tilrådelig, dog ikke over 10 minutter uten at berørte parter og kundesenter varsles. 6. rav til reisen 6.a Transporten bør utføres miljømessig optimalt med høy sikkerhet og god komfort for de reisende. 6.b Operatør har ansvar for å begrense tomgangskjøring til et absolutt minimum. 6.c Operatøren bør ved behov tilby assistanse fra kjøretøy til dør og omvendt, og hjelpe reisende inn og ut av kjøretøyet, samt hjelpe til med eventuell bagasje. 6.d Private ærende for sjåfør eller reisende er ikke tillatt under oppdrag for Oppdragsgiver. 6.e Reisende har rett til «ro» under reisen. 6.f Operatør skal sikre medfølgende reisebagasje. 6.g Operatør skal sikre god korrespondanse i forhold til andre kollektiv- /skoletilbud der dette er planlagt. (Beskriv egne rutiner for varsling til oppdragsgiver, kundesenter, skole, kunde o.l..) Side 7 av 9
Hedmark Trafikk FF nropsstyrt transport 2016 rav P-- - 6.h Operatøren må sette seg godt inn i lokale forhold som f.eks. klimatiske årstidssvingninger, geo-/topografiske forhold og vedlikeholdsstandarder fra respektive veiholder samt Oppdragsgiverens transportbehov i forbindelse med skoleskyss. 7. rav til betaling 7.a Skolelever med rett til fri skyss skal ikke avkreves betaling. 7.b Operatør skal sikre riktig betaling av den reisende der betaling kreves. 7.c Reisende som har ledsagerbevis og reiser med ledsager, skal ikke betale for ledsager. 7.d Operatør skal gi kvittering på betalt beløp til den reisende. 8. Håndtering av klager avvik og ulykker 8.a Operatør bør håndtere kundehenvendelse på en god måte. 8.b undehenvendelser/klager bør om mulig løses umiddelbart på stedet. 8.c Operatør skal benytte Oppdragsgivers avvikssystem for kundehenvendelser/klager. 8.d undehenvendelser/klager skal registreres og saksbehandles innen 3 virkedager. 8.e lager/avvik fra Oppdragsgiver skal behandles på samme måte som kundehenvendelser. 8.f Operatør skal umiddelbart rapportere uønskede hendelser til berørte parter(skoler, kundesenter etc). 8.g Oppdragsgiver kan foreta kvalitets- /systemrevisjoner hos Operatør. Side 8 av 9
Hedmark Trafikk FF nropsstyrt transport 2016 rav P-- - 9. rav som kun gjelder for Spesialtransport Hamar 9.a lle krav som gjelder for spesialtransport for Hamar kommune er i kolonne «P---» merket i avsnitt 1 til og med 8. rav i dette punktet 9 gjelder kun for delkontrakt spesialtransport Hamar 9.b jøretøyene skal være hvite (RL 9010 eller tilsvarende) med design i henhold til Hedmark Trafikk sitt designprogram. 9.c jøretøyene skal ha minimum 2 stk rullestolplasser for person(er) som kjøres sittende i rullestol. 9.d jøretøyene skal ha en maksalder på 10 år. 9.e jøretøyene skal være utstyrt med hydraulisk (e.l.) løfteanordning for raskt og effektivt kunne ta inn/ut rullestoler. 9.f Seteavstand i kjøretøyene skal være minimum 75 cm (målt i henhold til forskrift). 9.g jøretøyene skal ha en motor som er godkjent som minimum Euro V eller høyere. 9.g-2 jøretøyene bør kunne kjøres på en dieselinnblanding av biodrivstoff. 9.h Benyttet reservemateriell bør oppfylle kravene til ordinært materiell. 9.i Hovedtyngden av oppdragene er kjøring av personer med spesiell behov og preferanser. Normal arbeidstid kl. 08:00-16:00 (inkl. pause) 9.j jøretøyene bør ha et begrenset antall 9.j-2 9.j-3 faste sjåfører og faste avløsere. Samtlige sjåfører skal være godt kjent med transporten/oppdraget Samtlige sjåfører skal være godt kjent med brukernes individuelle behov. 9.k Blant sjåførene skal en fungere som teamleder. Egen instruks vil bli utarbeidet for oppgaven. (Beskriv hvordan kravet blir oppfylt.) (Beskriv hvordan kravet blir oppfylt.) (Beskriv hvordan kravet blir oppfylt.) (Beskriv hvordan kravet blir oppfyllt. Oppgi antall sjåfører faste/avløsere) (Beskriv hvordan kravet blir oppfylt.) (Beskriv hvordan kravet blir oppfylt. Hvordan skaffe til veie og holde kunnskap aktuell? Overføring av info. mv.?) Side 9 av 9