Saksframlegg Referanse Saksgang: Styre Møtedato Styret Helseforetakenes senter for pasientreiser ANS 28/02/11 SAK NR 008-2011 Godkjenning av protokoll fra styremøtet 17.01.11 Forslag til vedtak: Styret godkjenner protokollen fra styremøtet 17.01.11 Skien, 21. februar 2011 Marit Kobro Administrerende direktør Side 1 av 6
Møteprotokoll for styret i Helseforetakenes senter for pasientreiser ANS Styre Helseforetakenes senter for pasientreiser ANS Møtedato 17.01.11 Møtested Tid: Helse Sør-Østs møtesenter, Grev Wedels plass 5, Oslo Kl 14.00-16.40 Styreleder Steinar Marthinsen Referent Eirik Andersen Referatdato 17.01.10 Følgende medlemmer deltok: Steinar Marthinsen, styrets leder, Helse Sør-Øst RHF Per Karlsen, styremedlem, Helse Vest RHF (fra kl 15.00) Per Holger Broch, styremedlem, Helse Midt-Norge RHF Tor-Arne Haug, nestleder, Helse Nord RHF (til 16.15) Liv Marit Sundstøl, styremedlem, Sykehuset Østfold HF Marit Brokke, ansattvalgt styremedlem Pasientreiser ANS Heidi Sønstebø, ansattvalgt styremedlem Pasientreiser ANS Initialer SM PK PHB TAH LMS MB HS Fra brukerutvalg deltok Brit Haugdahl, observatør fra brukerutvalg Signe Ramberg, observatør fra brukerutvalg Ellers møtte: Konsernrevisor Liv Todnem, Helse-Sør-Øst (sak 004-2011) Fra administrasjonen deltok: Marit Kobro, adm. direktør, Pasientreiser ANS Hilde Holt, fagsjef, Pasientreiser ANS Øystein Næss, økonomisjef, Pasientreiser ANS Eirik Andersen, leder for styre- og eieroppfølging, Pasientreiser ANS MK HH ØN EA Innkalling og saksliste ble godkjent. Ingen saker ble innmeldt til eventuelt. Side 2 av 6
Saker som ble behandlet: Sak 001-2011: Godkjenning av protokoll fra styremøtene 08.12.10. Protokoller fra styremøtet 08.12.10 fremlegges. Styret godkjenner protokollen fra styremøtet 08.12.10. Sak 002-2011: Virksomhetsrapportering pr 31. desember 2010 I desember var det en saksinngang på ca 88000 saker, hele 58 % høyere enn budsjettert og aktivitetsnivået i driftsavdelingen har vært høyt. Saksinngangen var likevel iht. prognose for desember og pr 31.12.10 er skanningen iht. SLA. For hele 2010 har det blitt produsert 27 % flere saker sammenlignet med budsjett. Stor saksinngang mot slutten av desember medførte en kraftig økning i saksbehandlingskøen og pr 31.12. var det ca 51000 saker i kø mot ca 40000 saker ved utgangen av november. Ved Pasientreiser ANS videreføres kveldsskift i januar for å bidra til en redusert saksbehandlingstid og i uke 1 i januar 2011 ble køen redusert med ca 4000 saker. Den positive utviklingen i kostnadseffektiviteten i driftsavdelingen har fortsatt i årets to siste måneder. Samtidig har det vært et mindreforbruk på øvrige avdelinger som gjør at det foreløpige regnskapet etter finansposter viser et positivt avvik mot budsjett på 0,3 mill. Tilstedeværelsen i desember var på 91,3 % og gjennomsnitt 2010 på 95,9 %. Oppetiden for programvaren PRO og NISSY er for desember i rød sone, det vil si en oppetid på 99,8 % eller mindre. Det er for begge programvarene iverksatt tiltak for å bedre oppetiden. Selskapets likviditetssituasjon er tilfredsstillende. 1. Styret tar virksomhetsrapporteringen per 31.desember 2010 til etterretning. 2. Styret konstaterer at tilbudet om bistand til saksbehandling blir benyttet av de fleste pasientreisekontorene. Styret ber om at adm. direktør i samarbeid med RHF-ene fortsatt følger opp kontorer med for høy saksbehandlingstid og iverksetter tiltak som gjør at saksbehandlingstiden holdes innenfor nasjonal målsetting om to ukers saksbehandlingstid. 3. Styret tar til etterretning det foreløpige gode årsresultatet og gir honnør til ledelse og ansatte for god innsats. Styret ber administrerende direktør sammen med pasientreisekontorene arbeide for en bedre utjevning av saksinngang gjennom året. Sak 003-2011: Klage på avslag om innsyn utpeking av klageinstans Det er ønskelig å sikre at Pasientreiser ANS sin saksbehandling og avgjørelser er i samsvar med offentlighetsloven og de krav som stilles til praktisering av offentlighet og merinnsyn. Det foreslås Side 3 av 6
følgelig at styret anbefaler at Helse Vest RHF utpekes som klageinstans i klagesaker vedrørende avslag på krav om innsyn. Styret anbefaler at Helse Vest RHF blir klageinstans i saker der det fremmes klage på avslag om innsyn relatert til Helseforetakenes senter for pasientreiser ANS. Sak 004-2011: Revisjonsplan for 2011, internrevisjon Planen presenterer på en kortfattet og oversiktlig måte fokusområder for revisjonen i Pasientreiser ANS i 2011. Prosessen med utvelgelse av aktuelle områder er gjennomført i henhold til vedtatt instruks for revisjonen, herunder at berørte parter har gitt innspill til aktuelle temaer for planen. 1. Styret godkjenner fremlagte plan for internrevisjon i 2011 i Pasientreiser ANS. 2. Styret gir administrerende direktør fullmakt til å inngå oppdragsavtale med internrevisjonen i Helse Sør Øst. Sak 005-2011: Sluttrapport fra Prosjekt Pasientreiser Egenandeler overføring av oppgaver fra prosjekt til Pasientreiser ANS Administrerende direktør ber om at styret tar vedlagte sluttrapport fra Prosjekt Pasientreiser Egenandeler til orientering. Saken gjør styret kjent med de oppgaver som overføres fra prosjektet til Pasientreiser ANS fra 1. januar 2011. Styret tar redegjørelsen om overføring av oppgaver fra nasjonalt prosjekt til Pasientreiser ANS til etterretning. Sak 006-2011: Oppstart av brukerpanel for pasientreiseområdet Første møte i det nasjonale brukerpanelet for pasientreiseområdet ble avholdt 09.12.10. Tre av seks inviterte representanter møtte i det første møtet, de øvrige meldte forfall. Den nye arenaen vil bli benyttet til forankring og drøfting av temaer innen pasientreiseområdet der det er ønskelig med direkte kontakt med brukerrepresentantene. Formelle saker som høringer osv vil likevel foregå i linjen gjennom de regionale brukerutvalgene. Styret tar til etterretning den positive tilbakemelding på oppstart av brukerpanelet og tar fremlagte sak om oppstart av brukerpanel for pasientreiseområdet til orientering. Styret forutsetter at brukerpanelets virksomhet og referater gjøres kjent gjennom aktuelle nettsider og regionale brukerutvalg. Side 4 av 6
Sak 007-2011: Årsplan styresaker I denne saken fremlegges justert årsplan for 2011 til orientering Styret tar årsplan for styresaker 2011 til orientering. Styreleders orientering Styreleder orienterte om tilbakemeldingspraksis vis a vis AD-møtet om pasientreiseområdet og hvordan dette er gjort løpende. Orienterte også kort om prosessen mot Helse- og omsorgsdepartementet om regelverksfornekling. Administrerende direktørs orientering Administrerende direktørs orientering var sendt ut til møtet med informasjon om fremdrift for nytt strategiplanarbeid, endrede rutiner for informasjon/rekvisisjon og gjennomført vernerunde i Pasientreiser ANS. I tillegg ble det orientert i møtet om prosess om feilberegning av refusjonskrav egenandeler og kontakt med HELFO, RHF-ene og pasientreisekontorene i den sammenheng. Styret tar administrerende direktørs orientering til orientering. Temasak ny forvaltningsmodell inkl mandat Samarbeidsforum og funksjonelle arbeidsgrupper samt evt behandling i AD-møtet Administrerende direktør Marit Kobro orienterte om prosessen rundt arbeidet med utarbeidelse av ny forvaltningsmodell inkl reorganisering av samarbeidsarenaen mellom RHF-ene og selskapet. Beslutningssak fremmes for styret 28. februar. Temasak Pasientreiser ANS, sentralisering av enkeltoppgaver, herunder nasjonal løsning for pasienter til utlandet og pasienter med hemmelig ID Administrasjonen orienterte om hvordan spesielle saker og unntakstilfeller innenfor saksbehandling kan ivaretas. Beslutningssak fremmes for styret 28. februar. Andre orienteringer Brev delt ut i møtet: - Brev fra Pasientreiser ANS til Norsk helsenett 22.12.10. - Brev fra Norsk helsenett til Pasientreiser ANS 12.01.11. Side 5 av 6
Tor-Arne Haug Per Karlsen Per Holger Broch Liv Marit Sundstøl Marit Brokke Heidi Sønstebø Steinar Martinsen Styreleder Eirik Andersen Styrelesekretær Side 6 av 6