Til fakultetsstyret Dato: 13. september 2013 MELDINGSSAK Saksnr.: 21c/13 Journalnr.: Saksbehandler: Knut Sverre Bjørndalen Røang BUDSJETTREVISJON 2013, NY PROSEKTSTRUKTUR, REKRUTTERINGSSTILINGER, STATUS ØKONOMI OG FRAMTIDIG ENDRING AV PROSJEKTBUDSJETTERING Budsjettrevisjonen ble avsluttet i dag. I store trekk har det vært endringer i lønnskostnadene, men det har også vært store tekniske endringer på prosjektene og vi har fått en del rekrutteringsstillinger. Budsjettet 2013 og budsjettrevisjonen Budsjettet for 2013 ble fastsatt med et merforbruk på kr 4 288 413 hvorav kr 929 348 er knyttet til doktorgradsstudiene og skal dekkes av framtidige inntekter. Dermed er merforbruket som vi anser som et «overforbruk» i 2013 på kr 3 359 390. Etter budsjettrevisjonen har vi et merforbruk i 2013 på kr 4 550 597. Av dette er kr 600 752 knyttet til doktorgradsstudiene, slik at netto merforbruk er kr 3 949 345. Da vil vi gå ut av 2013 med en negativ beholdning på kr 589 415 når vi har trukket ut doktorgradsstudiene. Men restmidlene omtalt i kapitlet «Ny prosjektstruktur» gjør denne totalberegningen noe usikker fordi dette er litt uoversiktlig, så det kan være noe avvik på dette. Fakultetsledelse og strategimidler Budsjettet har gått opp med kr 3 351 503, men av årsaker forklart videre i avsnittet, er det for årets budsjett isolert sett for fakultetsledelsen og strategimidler en netto økning på kr 346 057. Det er fordi kr 733 804 er restmidler som er knyttet til framtidige lønnsforpliktelser, kr 600 752 er knyttet til underskudd i doktorgradsstudiene og kr 4 155 886 er knyttet til kostnader fra 2012. De enkelte delene er omtalt nedenfor. Budsjettet for fakultetsledelsen og fakultetsstyret har gått opp med kr 346 057, og det er utelukkende økning i lønnskostnader. Budsjettet for strategimidler har gått ned med kr 88 040. Kostnadene til FoU-utvalget har økt med kr 39 953 på grunn av honorar til medlemmene i utvalget, mens det er innsparing på kr 107 993 til forskningsgrupper og kr 20 000 til professor II som følge av utsatt oppstart.
Prosjektene har restmidler på kr 733 804 (sabbatsprosjekter). Kostnader knyttet til 2012 beløper seg til kr 4 155 886 (Se vedlegg 1). Fakultetsledelsen dekker inntil videre underskuddene ved doktorgradsstudiene inntil de får egne inntekter. I 2013 beløper det seg til kr 600 752. Fakultetsadministrasjonen Budsjettet har gått ned med kr 7 146. På kostnadssida har vi økt med kr 100 000 til bedømmelseskomiteer (tilsetting) og med kr 109 532 til IT, AV og inventar. Lønnskostnadene er redusert med kr 101 710 og dekningsbidraget har økt med kr 114 968. Institutt for arkiv-, bibliotek- og informasjonsfag Budsjettet har gått ned med kr 694 903, men kr 14 663 er knyttet til framtidige lønnsforpliktelser (stipendiat) og er ikke reell innsparing, slik at netto nedgang er på kr 680 240. Det er lønnsinnsparing på kr 338 945 og inntekter knyttet til KORG-dagene på kr 341 295. Instituttet har et mindreforbruk sammenlignet med sine inntekter på kr 158 751. Dette inkluderer et underskudd på kr 113 649 knyttet til doktorgradsstudiet, og det skal dekkes av framtidige inntekter for doktorgraden. Dermed kan vi si at netto mindrebruk i 2013 er budsjettert til kr 272 400. Institutt for journalistikk og mediefag Budsjettet har gått ned med kr 135 071. Det er økte timelærerkostnader på kr 60 000, mens samtidig er det innsparing på ordinær lønn på kr 215 0715. Inntekter fra Universitetet i Oslo knyttet masterstudiet er redusert med kr 20 000. Instituttet har et merforbruk sammenlignet med sine inntekter på kr 2 301 144. Institutt for offentlig administrasjon og velferdsfag Budsjettet har økt med kr 287 760. Det er økte timelærerkostnader på kr 5 000 og ordinære lønn har økt med kr 282 760. Instituttet har et merforbruk sammenlignet med sine inntekter på kr 1 161 930. Institutt for sosialfag Budsjettet har gått ned med kr 1 477 002, men kr 1 419 458 er knyttet til framtidige lønnsforpliktelser (stipendiat) og prosjektmidler, og er ikke reell innsparing, slik at netto nedgang er på kr 57 544. Det er lønnsinnsparing på kr 147 542, mens kostnader til arrangement av seminarer er økt med kr 90 000. Instituttet har et mindreforbruk sammenlignet med sine inntekter på kr 451 314. Dette inkluderer et underskudd på kr 487 103 knyttet til doktorgradsstudiet, og det skal dekkes av framtidige inntekter for doktorgraden. Dette inkluderer også restmidler i prosjekter med kr 1 419 458, slik at instituttet har et faktisk merforbruk på kr 481 041. Høgskolen i Oslo og Akershus side 2
Instituttledelsen har en innsparing på lønn på kr 78 856. Sosialt arbeid har en økning på kr 359 430 i lønnskostnader. Enheten har restmidler på prosjekter på kr 168 881 som er knyttet til framtidige kostnader. Sosialt arbeid her et merforbruk på kr 615 144 sammenlignet med sine inntekter, men da er det også restmidler i prosjekter på kr 168 881, slik at merforbruket reelt sett er høyere. Barnevern har en økning i lønnskostnader på kr 219 191 og seminarkostnader på kr 70 000. Enheten har restmidler på prosjekter på kr 716 121 som er knyttet til framtidige kostnader. Barnevern har et mindreforbruk på kr 493 867 sammenlignet med sine inntekter, men da er kr 716 121 restmidler i prosjekter, slik at det er et reelt merforbruk. Masterstudiene har innsparing på lønn på kr 486 255. Masterstudiene har et mindreforbruk på kr 527 939 sammenlignet med sine inntekter. Doktorgraden har innsparing på lønn på kr 161 161 og økte seminarkostnader på kr 20 000. Doktorgraden har et merforbruk på kr 487 103 sammenlignet med sine inntekter. Sosialforsk har økte lønnskostnader på kr 109. Enheten har restmidler på prosjekter på kr 534 456 som er knyttet til framtidige kostnader. Sosialforsk har et mindreforbruk på kr 534 348 sammenlignet med sine inntekter, men da er da altså kr 534 456 restmidler i prosjekter, slik at det er et reelt merforbruk. Institutt for økonomi og administrasjon Budsjettet har gått opp med kr 596 405. Det er økte kostnader til timelærere på kr 150 000 netto og økning i øvrige lønnskostnader på kr 446 405. For første gang har instituttet et merforbruk sammenlignet med sine inntekter, og merforbruket er på kr 264 294. Ny prosjektstruktur Fra og med 1. september har høgskolen endret sin prosjektstruktur. Høgskolen har en prosjektstruktur hvor prosjektene er klassifisert i ni grupper avhengig av finansieringsform. Gruppene to til ni har blitt avregnet hvert tertial og restmidler har blitt satt av øremerket i balansen for hvert prosjekt. Gruppe en blir ikke avregnet og eventuelle restmidler går inn i fakultetets årsresultat og eventuelt underskudd blir dekket av enheten prosjektet tilhører. I gruppe to har vi hatt internfinansierte prosjekter og prosjekter finansiert av Kunnskapsdepartementet (øremerkede midler). Nå skal kun det være de prosjektene som er finansiert av Kunnskapsdepartementet (øremerkede midler) som skal være i gruppe to. De øvrige har blitt overført til gruppe en. Det har medført at vi har fått 50 nye prosjekter i gruppe en, og alle disse er enten prosjekter for rekrutteringsstillinger (doktorgradsstipendiater), postdoktorstipendiater, sabbatsfond eller prosjekter finansiert av strategimidler fra høgskolen sentralt. Alle disse nye prosjektene har behov for å overføre restmidler fra år til år, og dermed må fakultetsadministrasjonen føre manuelle skyggeregnskap for disse prosjektene. Vi må også sikre at restmidlene blir øremerket, slik at det blir tydelig at de ikke er midler til fri disposisjon selv om de i regnskapet framgår i årsresultatet til fakultetet. For årets budsjett er det restmidler på kr 7 446 572 for rekrutteringsstillingene (det ser ut for at vi har unnlatt å legge inn kr 155 810 for et prosjekt, men det får ingen faktisk betydning annet en at restmidlene skulle vært kr 7 602 382 og at mindreforbruket skulle se ut for å være enda høyere enn det nå gjør) og kr 2 181 056 for andre prosjekter. Det gjør at det ser ut som om vi har mindreforbruk i Høgskolen i Oslo og Akershus side 3
budsjettet i 2013, selv om vi faktisk har et merforbruk. Denne omleggingen vil gjøre at vårt regnskap for 2013 vil se annerledes ut i den forstand at det ikke viser det reelle regnskapet for 2013, men blir «forstyrret» av disse prosjektmidlene. Det vil også høyst sannsynlig medføre at vi får en del avvik som må forklares i ettertid. Hensikten med omleggingen er å redusere de store mengdene midler som samler seg opp på prosjekter og som blir stående ubenyttet på konto fra år til år. For vårt fakultet sitt vedkommende synes dette ikke å gi noen ønsket effekt fordi vi da i stedet ser ut for å ha et overskudd fra år til år, og det står jo også på konto. Ubenyttede midler for rekrutteringsstillingene er den aller største delen, og de er jo øremerket til dette formålet. Derfor ser ikke vi at det kommer til å ha noen effekt, men det kommer til å gi oss mye ekstra arbeid. Rekrutteringsstillinger (stipendiatstillinger) Høgskolen har 45 rekrutteringsstillinger som har øremerket finansiering fra Kunnskapsdepartementet. De første fikk høgskolen for mange år siden, mens de siste kom for noen år siden. Det er derfor forskjellig finansiering av de enkelte stillingene fra departementet fra nokså lavt beløp for de første og høyt beløp for de siste. Høgskolen har valgt å ta hele denne summen og dele på antall stillinger, slik at det blir lik finansiering av alle disse stillingene internt på høgskolen, og i 2013 er tilskuddet kr 575 000 per stilling per år. Det dekker om lag driftsmidler og lønn i lønnstrinn 50. I tillegg har høgskolestyret vedtatt som følge av universitetsstrategien å opprette 45 egenfinansierte rekrutteringsstillinger selv over tre år med 15 hvert år. Disse har samme tilskudd som de som er finansiert av Kunnskapsdepartementet. Målet er at alle doktorgradsstudier ved høgskolen skal ha minst femten stipendiater hver. Det har medført at fakultetet har fått mange nye rekrutteringsstillinger med virkning fra august 2013. Doktorgradsstudiet i bibliotek- og informasjonsvitenskap har fått sju stillinger og doktorgradsstudiet i sosialt arbeid og sosialpolitikk har fått fem stillinger. Fra før har vi på doktorgradsstudiet i sosialt arbeid og sosialpolitikk to stillinger hvor finansieringen utløper i år og seks stillinger som har finansiering også inn i neste/kommende år. Doktorgradsstudiet i bibliotek- og informasjonsvitenskap har også én stilling som har finansiering inn i neste år. I tillegg har vi stipendiater som er i stillinger hvor finansieringen har utløpt, men hvor vi enten har restmidler fra tidligere år eller også gir noe egenfinansiering. Og på toppen av dette har vi noen eksternfinansierte stipendiater. Status for økonomien Vi ser at vi fortsatt har kostnader som overstiger inntektene. Ofte har det vært slik at vi på slutten av året ender opp med lavere kostnader enn budsjettert, så vi kan håpe at vi kommer i balanse til slutt i år når vi tar i betraktning det vi hadde med oss inn i året. Men for neste år må vi gjøre et godt planleggingsarbeid for å få kostnadene og inntektene i balanse. Med stor glede ser vi at stadig flere av våre medarbeidere oppnår første- eller professorkompetanse, men samtidig medfører dette mer kostnader både i økt lønn (og etterbetaling) og økt FoU-tid. Vi får ikke mer inntekter som følge av dette, og vi må gå ta tydelige grep i arbeidet med programplanene for å redusere aktivitetene i studiene. Dette må vi gjøre raskt, slik at det får virkning i tide og ikke skaper store økonomiske problemer. Høgskolen i Oslo og Akershus side 4
I sak 9b/13 fikk fakultetsstyret presentert studiepoengsproduksjonen for 2012. Den viste en økning på 121,1 studiepoengsenheter for fakultetet. Vi kjenner ikke satsen for 2014 enda og vet ikke eksakt hva høgskolen kommer til å beholde av disse midlene, men helt anslagsvis kan vi anta at dette vil gi fakultetet en inntektsøkning på 3,5 millioner kroner i 2014. I tillegg venter vi økte inntekter som følge av økning i antall studieplasser. Helårsvirkning av nye studieplasser høsten 2013 vil utgjøre om lag kr 1 613 000 og anslagsvis vil halvårsvirkning i nye studieplasser for høsten 2014 som vi i dag vet om, utgjøre kr 825 000. Dette betyr i sin helhet at inntektene for 2014 minimum vil utgjøre nærmere seks millioner kroner mer enn i 2013. I tillegg jobber vi med å få flere studieplasser til Institutt for journalistikk og mediefag fortrinnsvis på bachelorstudiene i journalistikk og i medier og kommunikasjon, og men også etter hvert for masterstudiet i journalistikk. Samtidig øker kostnadene, så inntektsøkningen i seg selv er nok ikke nok til å dekke opp både underdekningen i 2013 og generell kostnadsøkning i 2014, så vi må nok jobbe med kostnadskontroll i budsjettarbeidet for 2014. Framtidig endring av prosjektbudsjettering I dag har fakultetet en budsjettmodell som sier at vi skal gjøre følgende når det gjelder indirekte kostnader på eksternfinansiert virksomhet: - For forskningsprosjekter skal vi beregne 25 % indirekte kostnader av lønnskostnadene hvis det er bidragsprosjekter og 40 % hvis det er oppdragsprosjekter. Vi har et unntak for stipendiatstillinger tildelt gjennom Helse og Rehab, hvor vi ikke beregner indirekte kostnader underveis, men tar de ut nå vi får uttelling for uteksaminerte doktorgradskandidater. - For kursvirksomhet skal vi beregne 25 % indirekte kostnader av totale kostnader for ordinære kurs, mens vi for oppdrag skal beregne 40 %. Dette er i utgangspunktet til fakultetet. Høgskolen tar alltid 5 % indirekte kostnader av den eksterne inntekten i alle prosjekter, men som oftest trekker vi det fra vår andel av indirekte kostnader. Den ordningen vi har for indirekte kostnader medfører at vi for en del prosjekter ikke beregner indirekte kostnader. Det gjelder alle forskningsprosjekter hvor det ikke er ekstern dekning av lønnskostnader. Dette er noe vi må endre på. Vi må i framtida beregne indirekte kostnader på alle eksternfinansierte kostnader også i forskningsprosjekter, for vi har indirekte kostnader knyttet til disse selv om vi ikke har beregnet dem så langt. Noe av denne endringen er allerede iverksatt teknisk sett som følge av pålegg fra høgskolen, og i framtida vil instituttene måtte bære denne kostnaden. Men samtidig vil da det bli lavere nettokostnad i fakultetsadministrasjonen som gjør at det blir mer statsstøtte å fordele til instituttene. Et eksempel på at vår budsjettmodell blir feil, kan f.eks. være konferanser. Vi har en del konferanser, og der er det normalt ikke dekning av lønn til ansatte. Men det er svært mye arbeid med disse for administrasjonen. Gjerne en god del mer enn for ordinære forskningsprosjekter. Denne arbeidsinnsatsen fra administrasjonen skal belastes konferansen, og i den grad det ikke er tatt høyde for det i søknad og tildeling fra ekstern tilskuddsyter, så må instituttene ta den kostnaden i det de da kjøper en tjeneste fra administrasjonen på lik linje med om de skulle kjøpt den av eksterne tjenestetilbydere eller leid inn noen til å gjøre jobben. Høgskolen i Oslo og Akershus side 5
I tillegg er det slik at Universitets- og høgskolerådet er i ferd med å lage en ny budsjettmodell for forskning. Denne modellen har Norges forskningsråd gitt sin støtte til. Denne har fått navnet TDImodellen og skal implementeres fra 1. januar 2014. 1. oktober i år skal de siste delene av modellen være klar. Det vil være noen prinsipielle avklaringer som høgskolestyret må fastsette for høgskolen i den sammenheng, og når det er gjort, vil fakultetsstyret få en orientering om den nye TDI-modellen slik den skal bli implementert ved høgskolen. Dag Jenssen dekan Marja Lundell fakultetsdirektør Høgskolen i Oslo og Akershus side 6
VEDLEGG 1 Formål: Føres fra: Føres til: Beløp: Post.doc. Anne Jansen 15000 15590-25530 Kr 185 000 Underskudd stipendiater 15000 div. prosjekter Kr 371 000 Internasjonaliseringspris Ivar Lødemel 15000 15581 Kr 60 000 Utenlandsstipend Anne Mangen 15000 15290-25206 Kr 97 200 Rest HOV/Såkorntildeling 2012 15000 15010-15002 Kr 5 482 Stort innkjøp MOK sent 2012 15000 15330 Kr 241 173 DUS 15000 15510 Kr 100 000 Sabbatsfond 15000 15090-25004 Kr 511 000 Øivind Frisvold 15000 15090-25001 Kr 200 000 Studieavgifter LEA II 15000 15100 Kr 229 000 OAV B-krav forsinket utbetaling (Gerd, Åge, Tor, Viken) 15000 15410-15451 Kr 496 021 Seminar MSF forsinket fakturering 15000 15551 Kr 121 500 HUSK-krav fra direktoratet 15000 15590-55501 kr 176 797 JU Apple Pro (10571) 15000 15100 Kr 319 311 P40 inventar 15000 15100 Kr 99 790 JM Eplehuset Imac (10566, 10567, 10568, 10569, 10572, 10573, 10574) 15000 15100 Kr 623 367 Akkvisisjonsmidler Hornmoen 15000 15351-15048 Kr 86 715 Akkvisisjonsmidler Lødemel 15000 15551-15049 Kr 100 000 Arbeidsmiljøpris Anne Fogt 15000 15300 Kr 20 000 IT-utstyr ABI 15000 15010-15002 Kr 43 494 Studentgjennomstrømning 15000 15090-25002 Kr 69 036 sum Kr 4 155 866