Lier kommune Politisk sekretariat INNKALLING TIL MØTE I Administrasjonsutvalget 01.02.2017 Kl 14:30 på Haugestad Agenda for møtet: TEMA-DEL: TEMA Styringsdialogen og nærværsledelse TEMA Nærværsarbeid mal for nærværsrapportering TEMA Ny medarbeiderundersøkelse 10-faktor SAKSBEHANDLINGS-DEL: Viser til vedlagte saksliste. Eventuelt forfall meldes til Servicetorget, telefon 32220100 eller servicetorg@lier.kommune.no Varamedlemmer møter etter nærmere avtale. Før møtet settes gis publikum anledning til å stille spørsmål. 1
SAKSLISTE: Saksnr 1/2017 Godkjenning av protokoll fra møte 08.12.2016 2/2017 Meldinger 1/2017 Administrasjonsutvalgets mandat 2/2017 Arbeidsgiverpolitisk plattform 3/2017 Ny nærværsrapportering 4/2017 Nettbok for nye medarbeidere 5/2017 Etableringen av Alier AS, driftsutfordringer og effektivisering 2
Lier kommune SAKSFREMLEGG Sak nr. Saksmappe nr: 2016/1485 Arkiv: Saksbehandler: Anne K. Olafsen Til behandling i: Saksnr Utvalg Møtedato 1/2017 Administrasjonsutvalget 01.02.2017 Godkjenning av protokoll fra møte 08.12.2016 Forslag til vedtak: Protokoll fra møte 08.12.2016 godkjennes. Rådmannens saksutredning: Vedlegg: Protokoll fra møte 08.12.2016 Utredning: 3
Lier kommune Møteprotokoll Utvalg: Administrasjonsutvalget Møtested Glitra Dato: 08.12.2016 Tidspunkt: 15:30 16:35 Følgende medlemmer møtte: Navn Funksjon Repr Vara Gunn Cecilie Ringdal Leder H Søren Falch Zapffe Nestleder H Tonje Kristin Evju Medlem A Gunnar Nebell Medlem A Espen Lahnstein Varamedlem SV Brynhild Heitmann (KRF) Aina Sjøøsten Nilsen Medlem FF Eva Andersen Medlem UTD May Britt Iversen Varamedlem FF Åse Karin Killingberg Brørvik(FF) Espen Lahnstein (SP) tiltrådte kl. 16. 30, under behandling av melding nr. 4 Følgende fra administrasjonen møtte: Navn Stilling Synnøve Tovsrud Kommunalsjef Einar Jørstad Kommunalsjef Kaare Stenseng HR-rådgiver Diverse tatt opp under møtet: Bestilling av melding fra Åse Karin Killingberg (FF) fra møte i september ble etterspurt. Administrasjonsutvalget skal avholde temamøte i januar og innspill til temaer som skal tas opp ble gitt. Anne K. Olafsen Utvalgssekretær 4
SAKSLISTE: Saksnr 7/2016 Godkjenning av protokoll fra møte 10.11.2016 8/2016 Meldinger 3/2016 Nærværsarbeid 4/2016 Organisatorisk endring - flyktningetjenesten 7/2016 Godkjenning av protokoll fra møte 10.11.2016 Administrasjonsutvalgets vedtak: Protokoll fra møte 10.11.2016 godkjennes. Administrasjonsutvalgets behandling: Protokollen fra møte 10.11.16 ble godkjent enstemmig. 8/2016 Meldinger 3/2016 Nærværsarbeid Administrasjonsutvalgets vedtak: Melding nr. 3: Nærværsarbeid og sykefravær i Lier kommune, tas til orientering. Administrasjonsutvalgets behandling: Meldingen ble tatt til orientering. 4/2016 Organisatorisk endring - flyktningetjenesten Administrasjonsutvalgets vedtak: Melding nr. 4: Organisatorisk endring flyktningtjenesten, tas til orientering. Administrasjonsutvalgets behandling: Meldingen ble tatt til orientering. 5
2/2017 Meldinger 6
Lier kommune MELDING Saksmappe nr: 2017/283 Saksbehandler: Karin Dramdal Klæboe 1/2017 Administrasjonsutvalget 01.02.2017 Administrasjonsutvalgets mandat Administrasjonsutvalgets mandat og arbeid er forankret i Kommuneloven kapittel 4 25 om partssammensatt utvalg: «1. Det skal i alle kommuner og fylkeskommuner opprettes ett eller flere partssammensatte utvalg - administrasjonsutvalg - for behandling av saker som gjelder forholdet mellom kommunen eller fylkeskommunen som arbeidsgiver og de ansatte. Utvalg etter første punktum kan erstattes med andre ordninger dersom dette får tilslutning fra minst tre fjerdedeler av de ansatte. 2. Administrasjonsutvalget sammensettes av representanter for kommunen eller fylkeskommunen og de ansatte. De ansattes representanter velges av og blant de ansatte for to år av gangen. Flertallet i utvalget skal bestå av representanter for kommunen eller fylkeskommunen. Kommunestyret og fylkestinget velger selv kommunens eller fylkeskommunens representanter og utvalgets leder og nestleder blant disse. 3. For de ansattes representanter gjelder de vanlige valgbarhetsregler, bortsett fra bostedskravet. 4. For øvrig gjelder de samme bestemmelser som for andre faste utvalg.» I hovedavtalen mellom partene i kommunesektoren, er partssammensatt utvalg beskrevet slik: «Det skal i alle kommuner og fylkeskommuner opprettes ett eller flere partssammensatte utvalg for behandling av saker som gjelder forholdet mellom kommunen eller fylkeskommunen som arbeidsgiver og de ansatte med mindre partene avtaler at slike saker skal behandles på en annen måte. Det vises til kommuneloven 25. Det partssammensatte utvalget foreslår og behandler overordnede retningslinjer for kommunens personalpolitikk, herunder tiltak for likestilling og inkluderende arbeidsliv. Utvalget drøfter dessuten kvalitets-, fornyings- og utviklingstiltak, oppfølging og implementering av nasjonalt vedtatte reformer. De tilsatte skal være representert i dette/disse utvalg med minst to representanter utpekt av arbeidstakerorganisasjonene/forhandlingssammenslutningene etter forholdstallsprinsippet. Som delingstall benyttes kvotienten 1,4 og deretter oddetall 3, oddetall 5 osv. 7
Forhandlingssammenslutninger lokalt som ikke er representert i utvalget har anledning til å delta med en fast observatør med møte- og talerett. Reglement for utvalget(ene) fastsettes av kommunen/fylkeskommunen.» Lokalt i Lier kommune regulerer Reglement for politiske organer i Lier kommune og Regler for delegasjon av avgjørelsesmyndighet i Lier kommune, administrasjonsutvalgets sammensetning og arbeid: «Kommunestyret velger representanter til et partssammensatt utvalg - administrasjonsutvalget - som er ansvarlig for forhold som gjelder kommunen som arbeidsgiver og de ansatte, hvor avgjørelsesmyndigheten ikke er lagt til andre organer. Størrelse og sammensetting: Administrasjonsutvalget har 5 arbeidsgiverrepresentanter og 3 arbeidstakerrepresentanter med personlige varamedlemmer. 5 av formannskapets medlemmer velges som arbeidsgiverrepresentanter og leder og nestleder blant disse. Disse utgjør også arbeidsgiverutvalget med mandat fra kommunestyret til å ivareta arbeidsgiverdialogen med rådmannen. Arbeidstakerrepresentantene utpekes av arbeidstakerorganisasjonene etter reglene i hovedavtalen og kl 25. 2 og 3. Rådmann, kommunalsjefer og virksomhetsledere er ikke valgbare som arbeidstakerrepresentanter i administrasjonsutvalget, jfr 8.1.3 i Reglement for politiske organer i Lier kommune. Arbeidstakerrepresentantene blir medlemmer av utvalget med samme rettigheter og plikter som arbeidsgiverrepresentantene. I forhold til kl 25 nr3 er arbeidstakerrepresentantene unntatt fra bostedskravet, og har plikt til å tre ut av utvalget i valgperioden dersom ansattforholdet i kommunen opphører. Oppgaver og myndighet: Administrasjonsutvalget har avgjørelsesmyndighet i de saker som fremgår av pkt 4.3 i Regler for delegasjons av avgjørelsesmyndighet i Lier kommune. Et mindretall kan anke administrasjonsutvalgets avgjørelse i slike saker inn for kommunestyret. Administrasjonsutvalget har innstillingsrett i medbestemmelsessaker som avgjøres av kommunestyret, jfr pkt 4.1 i Regler for delegasjon av avgjørelsesmyndighet i Lier kommune.» Administrasjonsutvalgets myndighet defineres i Regler for delegasjon av avgjørelsesmyndighet i Lier kommune, pkt 4.3: Saker om prinsipper og reglementer Personalpolitiske prinsipper 8
Saker om ansettelser, oppsigelser m.v. Arbeidstakerorganisasjonenes representanter (i utvelgelsesgruppen) kan, ved uenighet om den avgjørelse som leder legger opp til, kreve at ansettelses-, oppsigelses-, avskjeds- og suspensjonssak avgjøres her. Anker og tvistespørsmål m.v. Anker fra organisasjoner på vedtak fattet av rådmannen. Administrasjonsutvalgets arbeidsgiverrepresentanter (kommunens arbeidsgiverutvalg) Avgi uttalelser til KS i sentrale arbeidsgiversaker Forhandlinger og avgjørelsesmyndighet angående lønn til toppledere, i h.h.t. hovedtariffavtalens 3.4.1. Fastsette lønnspolitiske prinsipper og rammer for forhandlinger Oversikt over arbeidet i administrasjonsutvalget tre siste år: År Møter Saker Merknader 2016 4 Nærværsarbeidet Organisatorisk endring flyktningetjenesten Arbeidsmiljøundersøkelse Tranby skole Klage på skriftlig advarsel Klagesak vedrørende ansettelsesprosess 2015 2 Omorganisering helse- og omsorgstjenestene Sammenslåing hjemmetjenestene tilpasning bygg Fremtidig organisering av eiendomsforvaltning 2014 4 Sluttrapport forprosjekt heltid-deltid for medarbeidere i omsorg Organisering av Lier kommune bygg- og eiendomsforvaltning Etablering av VIVA AS Dekning av omsorgstjenesten ufordelte omstillingskrav Ikke behandlet 9
Lier kommune MELDING Saksmappe nr: 2017/336 Saksbehandler: Karin Dramdal Klæboe 2/2017 Administrasjonsutvalget 01.02.2017 Arbeidsgiverpolitisk plattform Innledning Lier kommune er en betydelig bedrift i omsetning ( ca 1,7 mrd. kroner) og antall medarbeidere (ca 1.500). Størsteparten av virksomheten er knyttet til tjenesteproduksjon og å sikre tjenesteleveranser til innbyggere og næringsdrivende, men ivaretar også viktige forvaltningsoppgaver som myndighet og har rollen som samfunnsaktør i lokal og regional utvikling. Hel- og deleide selskaper inngår i kommunestyrets ansvarsområde og styringsportefølje. Det er et uttrykt mål at Lier kommunes grunnleggende arbeidsgiverpolitikk også skal gjelde for disse, men vilkårene kan være forskjellige. Den arbeidsgiverpolitiske plattformen ble behandlet i foregående kommunestyreperiode. Den bør vurderes i hver periode enten ved en rullering eller ved at enkelte temaer tas opp til behandling, initiert på bakgrunn av registrerte behov, endrede politiske føringer eller eventuelt nye premisser gitt i lov- og/eller avtaleverk. Her presenteres vedtaket slik det foreligger fra tidligere. Saksutredning Arbeidsgiverpolitisk plattform 2012 2020 med tittelen «Arbeidsglede, stolthet og muligheter» ble vedtatt av kommunestyret 9. oktober 2012. I forkant av dette var det ved flere anledninger drøftet forskjellige sider ved kommunens arbeidsgiverpolitikk i kommunens administrasjonsutvalg og i kommunestyret. Senest ved behandlingen av handlingsprogram/økonomiplan 2012 15 ble det fattet vedtak av betydning for fokus og disposisjoner på dette feltet. Rådmannen ivaretar det daglige ansvaret som arbeidsgiver på kommunestyrets vegne. Det følger av kommunelovens bestemmelser og kommunens egne reglement og retningslinjer. Den arbeidsgiverpolitiske plattformen er et bidrag til at kommunestyrets politikk gis tydelige rammer og prioriteringer og er et viktig verktøy for rådmannen i så vel tilrettelegging for virksomheten, som i dialogen med ledere og medarbeidere i organisasjonen. Dette var da også bakgrunnen for rådmannens forslag om å utforme en slik overordnet arbeidsgiverpolitikk i kommunen. 10
Med dette blir arbeidsgiverpolitisk plattform forankringen av de personalpolitiske verdiene, holdningene og handlingene. Fundamentet og grunnmuren for arbeidsgiverpolitisk plattform er kommuneplanens verdier og tjenestedelen, - i tillegg til de beste sidene ved etablert praksis som igjen er tuftet på lov- og avtaleverket. Innholdet i arbeidsgiverpolitisk plattform Arbeidsgiverpolitisk plattform inkluderer fokus på livsfasepolitikk og fastlegger prinsippene for blant annet dette arbeidet mot 2020. Livsfasepolitikken er også knyttet opp til blant annet rekruttering, kompetanseutvikling og medarbeideroppfølging. Oppmerksomheten i arbeidsgiverpolitisk plattform er rettet mot: o o o o o o Kompetente og engasjerte medarbeidere Verdsatte medarbeidere i ulike livsfaser Arbeidsglede og nærvær Ledere som kan, tør og vil Ansvarlig medarbeiderskap Nyskapning rede for neste steg Premissene for kommunens arbeidsgiverpolitikk Det stilles stadig større krav til arbeidsgivere i norsk arbeidsliv. Som offentlig arbeidsgiver møter Lier kommune tydelige forventninger til ivaretakelse og utvikling av forholdet mellom arbeidsgiver og arbeidstaker. Dette skjer i en situasjon der kravene til kommunesektoren i stadig større utstrekning preges av innbyggernes rettigheter, økte kvalitets- og produktivitetskrav. Arbeidstakerne har på sin side oppnådd en sterkere posisjon og flere rettigheter revisjoner av lov- og avtaleverk. Arbeidsmarkedet er i stadig endring, dagens arbeidstakere vurderer nye og andre kriterier når de søker jobb og konkurransesituasjonen skjerpes. Det er nødvendig at kommunen er bevisst sine virkemidler og evner å synliggjøre potensialet som arbeidsgiver. Her er våre grunnleggende verdier og medarbeidernes selvstendige arbeidssituasjon med meningsfylte og varierte arbeidsoppgaver en klar styrke. Føringene, prosessen og medvirkning Arbeidsgiverpolitisk plattform ble til gjennom en egen prosess forankret i kommunens handlingsprogram 2011 2014, kapittel 5.3 Organisasjon og medarbeidere. To hovedperspektiver ble ivaretatt: - Lier kommunes primære oppgave som leverandør av kvalitetsmessige tjenester og service til våre innbyggere - For å levere tjenester og service, må Lier kommune som arbeidsgiver tiltrekke, utvikle og beholde kompetente og engasjerte medarbeidere. 11
Prosjektet ble organisert med en overordnet styringsgruppe og en arbeidsgruppe. Så vel kommunens administrative ledelse som arbeidstakerorganisasjonene har vært representert i gruppene. Kommunens lederforum og ledelsesnettverk benyttet sine samlinger til å bearbeide temaene. Hovedtillitsvalgte behandlet arbeidsgiverpolitisk plattform i to egne arbeids- og drøftingsmøter. Videre var plattformen hovedtema på kommunens største felles samling; LMU-samlingen, i 2012. Livsfaseperspektivet og plattformens identitet/tittel ble dessuten drøftet særskilt i kommunens lokale medbestemmelsesutvalg (LMU). Med dette kom en rekke forslag til plattformen og tiltak. Arbeidsmiljøutvalget behandlet arbeidsgiverpolitisk plattform i sitt møte 24. august 2012. Omfattende medvirkning og grundig arbeid over relativt kort tid har ført til at dokumentet må anses godt forankret i kommuneorganisasjonen. De ulike gruppenes prioriterte innspill er i stor grad sammenfallende og er ivaretatt i det vedtatte dokumentet. Dokumentet Dokumentet er gitt en overordnet form med prinsipper som skal gi det personalpolitiske arbeidet retning. Gjennomføring av plattformens intensjoner krever ytterligere analyse, vurdering og prosjektarbeid innenfor kommunens prioriterte arbeidsgiverpolitiske områder. Med tanke på målsettingen om å levere kvalitet på en mest mulig effektiv måte, tegner områdene rekruttering og kompetanse- og lederutvikling seg som vesentlige. Arbeidet med strategier på disse områdene ferdigstilles i 2017, også med bakgrunn i resultater fra medarbeiderundersøkelsen 10-faktor som gjennomføres for første gang i år. Intensjonene i Arbeidsgiverpolitisk plattform ivaretas og iverksettes gjennom kommunens årlige handlingsprogram og gis ressursrammer i årsbudsjettet. Satsningen og tiltak kommer til uttrykk bl.a. innenfor kapittel Organisasjon og medarbeidere. Vedlegg: «Arbeidsglede, stolthet og muligheter» - Arbeidsgiverpolitisk plattform 20120-2020 12
ARBEIDSGLEDE, STOLTHET OG MULIGHETER ARBEIDSGIVERPOLITISK PLATTFORM 2012 2020 VISJON: Grønne Lier Arbeidsgiverpolitisk plattform 2012-2020 Side 1 13
Kommunens overordnede målsetting: En åpen, verdidrevet og samfunnsansvarlig kommune ETIKKPLAKATEN Lier kommune skal være preget av åpenhet, være verdidrevet og ta samfunnsansvar. Som representanter for Lier kommune: ÅPENHET Bidrar vi til åpenhet i alt arbeid og samhandling i kommunen Sikrer vi tilstrekkelig, god og riktig informasjon Sikrer vi dialog med innbyggere, brukere, næringsdrivende og samarbeidspartnere VERDIDREVET Lar vi etisk refleksjon være en naturlig del av verv og arbeid, individuelt og sammen med andre Er vi bevisst egen rolle og unngår dobbeltroller Opptrer vi upartisk og praktiserer likebehandling uavhengig av politiske ståsted og generell sosial status Unngår vi å gi eller ta imot gaver eller andre personlige fordeler som kan påvirke beslutninger og tjenestehandlinger, eller som gir grunn til å tro at slike transaksjoner finner sted Er vi tydelig på eget syn og har toleranse og respekt for andres holdninger og meninger Møter vi publikum og brukere med vennlighet, respekt og omtanke Viser vi respekt for personvernet og overholder taushetsplikten SAMFUNNSANSVARLIG Sier vi i fra om kritikkverdige forhold til den det gjelder eller varsler til noen som kan gjøre noe med det Tar vi ansvar for at egne handlinger er i samsvar med alminnelige normer og de etiske retningslinjene Overholder vi lover og regler, og forholder oss lojalt til vedtak og avgjørelser som ikke er i klar konflikt med kommunens etiske retningslinjer VÅRE LEDERVERDIER: Dialog Resultatskaping Utvikling Motivasjon Arbeidsgiverpolitisk plattform 2012-2020 Side 2 14
Vi er til for innbyggerne Lier kommune yter et vidt spekter av tjenester med høy kvalitet både faglig og etisk. Vi møter innbyggerne med åpenhet og respekt. Enhver som tar kontakt med kommunen, skal oppleve oss som tilgjengelige, seriøse og vennlige. Som offentlig myndighet og tjenesteleverandør, påhviler det kommunen et særlig ansvar for samfunnet omkring oss. Lier kommune utviser samfunnsansvar i det daglige, så vel som i krisesituasjoner. Vi forventer at alle medarbeidere slutter opp om initiativ og tiltak for å virkeliggjøre dette. Videre forventes det at samtlige medarbeidere følger de bestemmelser, retningslinjer og spillerregler som gjelder på vår arbeidsplass. Lier kommune er avhengig av kompetente og engasjerte medarbeidere. Vi leder og forvalter noen av de viktigste områdene i norsk arbeidsliv. Sammen skal vi levere best mulig service og tjenester for innbyggerne i kommunen. Både bruker- og medarbeiderundersøkelser viser at vi i stor grad lykkes med det vi gjør. Samtidig vet vi at fremtidens utfordringer og behov for nytenkning vil kreve enda mer av oss. Som arbeidsgiver kan vi tilby nåværende og nye medarbeidere en meningsfylt arbeidsdag med varierte oppgaver. Vi er stolte over å ha en åpen og inkluderende arbeidsplass som tar vare på og utvikler fellesskapet og hver enkelt medarbeider. Arbeidsgiverpolitisk plattform bygger på vår visjon og våre verdier. Den setter standarder for ledere og medarbeidere i arbeidet med kommunens målsettinger. Vi ønsker at disse holdningene og handlingene skal prege arbeidsdagen vår og vår samhandling med kolleger og innbyggere. Arbeidsgiverpolitisk plattform 2012-2020 Side 3 15
Kompetente og engasjerte medarbeidere Samfunnet er i rask endring og kommunene får i økende grad nye oppgaver. Nytenkning og utvikling blir stadig viktigere og kravene til omstilling og endring øker. For å møte utfordringene vil vi bygge organisasjonen vår med fokus på menneskene både de som skal ha tjenestene og vi som skal yte tjenestene. For Lier kommune er det helt avgjørende at medarbeiderne har tilstrekkelig og riktig kompetanse og høy grad av integritet. Vi definerer kompetanse i bred forstand; faglig, personlig og handlingsrettet kompetanse. Lier kommune driver helhetlig og målrettet kompetanseutvikling. Fagmiljøene fokuserer på anvendt kompetanse og deling av denne. Vi rekrutterer kvalifiserte og motiverte medarbeidere med vilje til nyskaping. Medarbeidere har stor innflytelse på egen arbeidssituasjon og opplever høy grad av mestring. Lier kommune har tydelige og fremtidsrettede strategier og rutiner for å ivareta arbeidsforholdet. Medarbeidernes representanter deltar i drøfting av alle saker som har betydning for arbeidstakere. Verdsatte medarbeidere i ulike livsfaser Kommunens behov for kvalifisert arbeidskraft antas å være økende i tiden fram mot 2020. Det er vesentlig at vi lykkes med å rekruttere og utvikle dyktige medarbeidere samt begrense utstøtelse og tidligpensjonering. Vår livsfasepolitikk skal ha som formål å gjøre det mulig for medarbeideren å være aktiv, kvalifisert, fleksibel og etterspurt i hele sitt arbeidsliv. Lier kommune rekrutterer og vil beholde medarbeidere i ulike livsfaser Hos oss opplever den enkelte medarbeider å bli sett og verdsatt Vi gir utviklingsmuligheter til medarbeidere i alle livsfaser Vi bidrar med tilrettelegging for størst mulig arbeidsinnsats i utsatte perioder av livet Arbeidsgiverpolitisk plattform 2012-2020 Side 4 16
Arbeidsglede og nærvær Vi ser på den enkelte medarbeider som en unik ressurs som yter sitt beste slik at kommunen er i stand til å levere de tjenestene og gi den service som forventes. Arbeidsmiljøet har en positiv innvirkning på helse, trivsel og nærvær. Et godt arbeidsmiljø bidrar til å utvikle medarbeidere og skape resultater. Lier kommune er en inkluderende arbeidsplass. Det innebærer at ledere og medarbeidere sammen er ansvarlige for å utvikle arbeidsmiljøet slik at vi får helsefremmende arbeidsplasser. Når sykdom eller skade inntreffer, starter umiddelbart en tett dialog mellom leder og medarbeider. Vi fokuserer på hva den enkelte faktisk kan utføre av arbeid og tilrettelegger så langt som mulig i forhold til dette. Slik unngår vi unødig sykefravær og øker nærværet. Godt arbeidsmiljø er et felles ansvar hvor alle bidrar Arbeidsglede og nærvær gir positive helseeffekter og økt livskvalitet Ledere i Lier kommune bryr seg og følger opp før, under og etter sykefravær Medarbeidere i Lier kommune bidrar til å finne hensiktsmessige tiltak før, under og etter sykefravær. Kvalitet gjennom mangfold Mangfold handler om å kombinere forskjellighet slik at ulike erfaringer og tenkemåter kan berike arbeidet og utviklingsprosessene. Ulikheter i alder, kjønn, utdanning, kultur og funksjonsevne skal bringe inn variert kompetanse, erfaringer og ferdigheter. På denne måten vil mangfoldet medvirke til at kommunens virksomheter opprettholder sin kvalitet og forbedrer den over tid. Lier kommune rekrutterer medarbeidere som gjenspeiler kommunens mangfold Hos oss har alle like muligheter Arbeidsgiverpolitisk plattform 2012-2020 Side 5 17
Ledere som kan, tør og vil I Lier kommune er vi opptatt av verdibasert ledelse. Våre lederverdier bygger på dialog og utvikling for å skape resultater sammen. Gjennom denne formen for ledelse skal vi nå felles målsettinger. Målsettingene utvikles i samspill med innbyggere og medarbeidere. Dyktige ledere er en forutsetning for en god bedriftskultur og kvalitative og effektive tjenester. Dyktige ledere i Lier kommune er ledere som: o Bidrar til at medarbeiderne lykkes o Uttrykker klare forventninger og følger opp o Viser lederverdier og etiske holdninger i praksis o Tar ansvar o Tenker nytt og setter det ut i livet Våre ledere driver lagarbeid og inspirerer ved å være gode forbilder. Vi satser på kompetanse- og lederutvikling slik at lederne mestrer utfordringer og oppgaver, nå og i fremtiden. Ansvarlig medarbeiderskap Medarbeiderskap i Lier kommune preges av selvstendighet, initiativ og gjennomføringskraft. Som arbeidsgiver ser vi etter medarbeidere som ønsker å utgjøre en forskjell både i det daglige arbeidet og på sikt. Våre forventninger til hver enkelt skal være tydelige og ansvaret klart delegert, slik at medarbeidere kan utøve stor grad av selvstendighet i sine stillinger. Vi anerkjenner hverandres innsats for å nå kommunens målsettinger Hos oss har medarbeidere stor innflytelse på egen arbeidshverdag både individuelt og gjennom fellesordningene for medvirkning Våre medarbeidere tar ansvar, innhenter nødvendig informasjon og arbeider selvstendig i sin stilling og i samhandling med andre i kommunen Medarbeidere i Lier kommune er lojale overfor beslutninger, lover og retningslinjer som gjelder på arbeidsplassen Medarbeidere tar ansvar for egen læring og holder seg faglig oppdatert på sitt felt Kritikkverdige forhold taes opp raskt og i henhold til retningslinjer for varsling Arbeidsgiverpolitisk plattform 2012-2020 Side 6 18
Nyskaping rede for neste steg Lier kommunes organisasjonskultur kjennetegnes av åpenhet, aktive verdivalg og et stort samfunnsengasjement. Vi søker å ha en kultur som bidrar til initiativ, nyskaping og læring. Tilbakemelding og konstruktiv kritikk er for oss en naturlig del av utviklings- og forbedringsarbeidet. Vi bygger kulturen vår gjennom dialog og samhandling. Det skal være konsistens og samsvar mellom det vi sier og det vi gjør. I Lier kommune har virksomhetene en klar misjon og handlingsretning, samtidig som medarbeiderne får brukt sine evner og utviklet seg. Vår kultur er basert på åpenhet, verdistyring og samfunnsansvar. Kulturen skal bidra til initiativ og nyskaping. Forbedringskultur skapes der medarbeidere er trygge, nysgjerrige og deler med hverandre. Initiativ og forbedringstiltak får oppmerksomhet og anerkjennelse. ------- FRA ORD TIL HANDLING - Det er deg det kommer an på Arbeidsgiverpolitisk plattform er Lier kommunes basis for å tiltrekke, utvikle og beholde kompetente og engasjerte medarbeidere som sørger for at vi kan nå våre målsettinger overfor innbyggerne. Intensjonen er at plattformen skal komme til uttrykk i arbeidshverdagen. For å virkeliggjøre det, må vi oppdatere og utarbeide policy, retningslinjer og rutiner innen ulike områder. Dette arbeidet vil skje steg for steg, og informasjon formidles og gjøres tilgjengelig fortløpende. Hovedmålene fastsettes i ordinær prosess for behandling av handlingsprogram/ økonomiplan og blir evaluert i tråd med dette. Viktigst av alt er likevel hver enkelt leder- og medarbeiders holdning og eget bidrag til arbeidet og arbeidsmiljøet. Det er oss det kommer an på. Hver enkelt medarbeider bestemmer hvordan det skal være på sin arbeidsplass. Ditt bidrag teller. Velkommen på jobb! Arbeidsgiverpolitisk plattform 2012-2020 Side 7 19
Lier kommune MELDING Saksmappe nr: 2017/275 Saksbehandler: Kaare Stenseng 3/2017 Administrasjonsutvalget 01.02.2017 Ny nærværsrapportering I henhold til handlingsplan 2017-2020, skal arbeidsnærværet rapporteres månedlig, for å følge nærværsarbeidet mer konkret. Det er derfor utarbeidet en rapporteringsmal som skal brukes til den månedlige rapporteringen, i tillegg til oppsett for tertialrapporten. Det vil bli rapportert akkumulert nærvær per måned. Nærvær beregnes ut fra at det tas mulige antall dagsverk og dividerer med antall dagsverk med fravær, på de enkelte virksomhetene. Rapporten er satt opp slik at man kan lese ut hva slags fravær som er legemeldt, egenmeldt, innenfor- og utenfor arbeidsgiverperioden. Grunnen til at det spesifiseres innenfor og utenfor arbeidsgiverperioden er todelt: Innenfor arbeidsgiverperioden: Økonomisk aspekt. Fravær innenfor arbeidsgiverperioden er kostbart, da arbeidsgiver må betale sykepenger til den sykemeldte, i tillegg til vikarutgifter. Dette er spesielt kostbart i virksomheter med turnus og helgearbeid. Utover arbeidsgiverperioden: Fravær utover arbeidsgiverperioden går i mange tilfeller over i langtidsfravær, som på sin side krever ytterligere oppfølging gjennom dialogmøter, oppfølgingsplaner og ytterligere tilrettelegging dere det er mulig. Ved å kartlegge differansene i fravær, innenfor og utenfor arbeidsgiverperioden, kan man på den ene siden vurdere kostnader mer konkret og samtidig styrke kompetanse og kultur opp mot et eventuelt langtidsfravær. Egenmeldt fravær spesifiseres også. Grunnen til dette er at det kan gi en indikasjon på nærværskultur og arbeidsmiljø på virksomhetene. I virksomheter med mye egenmeldinger og korttidsfravær, kan slikt fravær være indikator på et problematisk arbeidsmiljø. Samtidig kan høy andel egenmeldinger og korttidsfravær si noe om hvor de ansatte legger listen for når de regner seg som syke. Det skal i denne sammenheng nevnes at Lier kommune ligger under snittet for alle kommunene i Norge når det gjelder egenmeldt fravær på henholdsvis 1,27% hos Lier kommune mot 1,33% på landsbasis. Under vises mal for rapportering for akkumulert nærvær per tjenesteområde(fig.1.) og utsnitt av mal for rapportering per virksomhet til tertialrapportene, fordelt under tjenesteområder (fig.2.) 20
Fig.1. AKKUMULERT NÆRVÆR LIER KOMMUNE PER JANUAR 2017 Tjenesteområde Mulige dagsverk Antall dagsverk Legemeldt Egenmeldt 1-16 dager Utover arbeidsgiverperioden Grunnskole Barnehage Helse og omsorg Velferd Kultur Infrastruktur/Bygg Plan/Samfunn Fellestjenester SUM Totalt nærvær Fig.2. AKKUMULERT NÆRVÆR PER VIRKSOMHET Ansvar Virksomheter 1.TERTIAL 2.TERTIAL 3.TERTIAL Egenmeldt 1-16 dager Totalt Egenmeldt nærvær Egenmeldt 1-16 dager Totalt nærvær 1-16 dager Totalt nærvær BARNEHAGE 150 Felles barnehager 151 Linnesstranda barnehage 154 Dambråtan barnehage 156 Hennummarka barnehage GRUNNSKOLE 102 Gullaug skole 103 Hegg skole 21
Lier kommune MELDING Saksmappe nr: 2017/336 Saksbehandler: Hans-Petter Christensen 4/2017 Administrasjonsutvalget 01.02.2017 Nettbok for nye medarbeidere Lier kommune har utarbeidet en enkel nettbok for nye medarbeidere. Nettboken er ett av flere bidrag med tanke på å introdusere medarbeideren til kommunen som organisasjon og arbeidsplass. Hensikten er å gi medarbeideren en lett tilgjengelig oversikt over en stor og kompleks organisasjon, vårt formål, våre verdier og de spillereglene som gjelder på arbeidsplassen. Det handler også om å finne frem i hverdagslige behov som systemene vi bruker og praktiske spørsmål. Såfremt det er mulig sendes lenken til nettboken ut til medarbeideren før han/hun begynner i jobben, - og den er tilgjengelig for oppslag. En slik referanse gjør det også lettere å etterspørre informasjon spesifikt for arbeidsplassen og hvordan praksis er. I denne versjonen (se lenken) er det nye ledere som er målgruppen. Den er en del utvidet i forhold til utgaven for våre øvrige nye medarbeidere. Nettboken er et supplement til for eksempel introdag for (alle) nyansatte (der medarbeidere møter blant annet ordfører og rådmann), fadderordninger på arbeidsplassen og særskilt introduksjon for ledere, veiledning mv. For enkelte arbeidstakergrupper er det også obligatorisk opplæring innen emner og systemer på eget fagfelt. 22
Nettboken er laget i et pdf-format som de fleste har tilgang til og kan brukes på pc, nettbrett og mobiltelefon. Den er utarbeidet av HR-enheten, som også har ansvaret for ajourhold. 23
Lier kommune MELDING Saksmappe nr: 2015/245 Saksbehandler: Einar Jørstad 5/2017 Administrasjonsutvalget 01.02.2017 Etableringen av Alier AS, driftsutfordringer og effektivisering I Administrasjonsutvalgets møte 29.09.16 ble det på initiativ fra Åse Karin Killingberg Brørvik (Fagforbundet) bestilt følgende melding med referanse til sak 56/2016 i kommunestyret 06.09.16 om Analyse av konsekvenser ved endret organisering av Lier Drift AS: «Det fremgår av saksframlegget fra rådmannen at det ikke har vært dialog mellom selskapene eller tillitsvalgte, som grunnlag for saken. Det er viktig at arbeidstakerorganisasjoner blir hørt i slike saker. Vi ber derfor om en melding som svarer på spørsmål om hvorfor arbeidstakerorganisasjonen ikke ble kontaktet for uttalelse, samt også Lier Drift AS. Deretter ber vi om at følgende spørsmål besvares fordi dette er opplysninger som burde fremkommet tydeligere i saken: Utfordringer med drift etter etablering av AS Effektivisering og kostnadsreduksjon etter etablering av AS opp mot tidligere drift i kommunal regi Herunder mulige ekstrakostnader etter etablering av AS. Dette er punkter vi i forkant av etableringen av Lier Drift AS, etterspurte og som vi ønsket tilbakemelding på etter 1 års drift.» Rådmannen legger stor vekt på både formell prosess og mer uformell dialog med arbeidstakerorganisasjonene i saker som gjelder omorganisering av virksomheter i Lier kommune. Dette har også vært tilfellet i saken om etablering av Lier Drift AS (nå Alier AS), og er blant annet beskrevet i tidligere saksgrunnlag. Sak 56/2016 Analyse av konsekvenser ved endret organisering av Lier Drift AS ble bestilt av kommunestyret 24.mai i sak 37/2016, det var et uttrykt ønske at saken skulle til behandling i møterunden i august 2016. Frist for ferdigstillelse av saker til behandling i august 2016 var satt til 1.august. Det var dermed i praksis kun noen få uker tilgjengelig til utarbeidelse av analysen før sommerferien, og i realiteten ikke anledning til utstrakt dialog om saken. Rådmannen valgte derfor å legge opp til informasjon til arbeidstakerorganisasjonene om saken. Tidligere var det en veldig uformell dialog, basert på tillitt. Dermed vanskelig å dokumentere tilbake i tid. Systemene er i ferd med å sette seg, og kommer på plass som en del av forberedelsene til en konkurransesituasjon. 24
Rådmannen har vært i kontakt med Lier eiendomsselskap KF (LEKF) vedrørende spørsmålet om utfordringer med drift etter etablering av virksomheten som aksjeselskap. LEKF er kommunens bestiller på områdene renhold og vaktmestertjenester, og dermed også ansvarlig for oppfølging av eventuelle driftsavvik. Tilbakemeldingen fra LEKF er at en sammenlikning av antall driftsavvik før og etter selskapsetableringen er vanskelig å gjennomføre, da det ikke finnes noen god oversikt over driftsavvik fra tidspunktet før selskapsetableringen. Under den tidligere bestiller-utfører organiseringen mellom Anlegg og eiendom og Lier drift var det i liten grad lagt opp til systematisk avviksrapportering og kontroll. Dialogen mellom bestiller og utfører var i større grad preget av løpende dialog og mindre formalisert samarbeid. Etter tidspunktet for selskapsetableringen har det foregått en gradvis oppbygging av systemer for rapportering av driftsavvik. LEKF melder at systemene er i ferd med å komme på plass, men at dette arbeidet pågår fortsatt. Videre meldes det at de fleste driftsavvikene som rapporteres så langt er knyttet til renhold, og at dialogen mellom LEKF og Alier AS om håndteringen av disse er god. Alier AS ble etablert 1.juli 2015 og har derfor ved inngangen til 2017 vært i drift som selskap i to år. Begge de to første driftsårene har vært preget av etableringsarbeid, der alt fra interne systemer til bedriftsidentitet, profil og nytt navn har funnet sin nye form. Videre har Alier AS startet arbeidet med tilpasning til en konkurransesituasjon. Styret har i denne forbindelse kommunisert med kommunen som eier om behovet for effektivisering og kostnadsreduksjon. Rådmannen er kjent med at det største potensialet for kostnadsreduksjon er knyttet til endring av dagens pensjonsordning, som tidlig kan endres ved reforhandling av tariffavtalen til KS Bedrift i 2018. Ut over dette er rådmannen ikke kjent med styrets detaljerte plan for effektivisering, men er kjent med at denne typen arbeid ofte tar flere år. Erfaringsmessig vil det antakelig tidligst være mulig å oppnå effektivisering av betydning etter 4-5 driftsår. I forbindelse med Handlingsprogrammet 2017-2020 er rådmannen gitt i oppdrag å legge fram en egen sak som dokumenterer rasjonaliseringsgevinster og endret behov som følge av selskapsetableringene de siste årene. For øvrig har rådmannen har henvendt seg til Alier og bedt om at det i forbindelse med årsrapporteringen til eieren for 2016 redegjøres særskilt for effektivisering og kostnadsreduksjon i selskapets to første driftsår, samt mulig ekstrakostnader som følge av etableringsarbeidet i samme periode. 25