Landbruk Nordvest SA Boks 2023, 6402 Molde E-post rådgiving: nordvest@lr.no Org.nr:NO984 468 822MVA E-post tjenester: tenester@lr.no Telefax 401 18 09 Bankgiro nr: 4202.20.16347 Protokoll fra styremøte nr 4/2015 i Landbruk Nordvest SA. Sted: Quality Hotel Alexandra, Molde. Tid 20.8.2015, kl 10.00 15.00 Navn Postnr Adresse Tlf E-post Til stede Leder Ivar Aae 6530 Averøy 41623556 ivar.aae@gmail.com X Nestleder Wenche Ytterli 6360 Rauma 91582472 wenche@overboen.no X Grete Misfjord 6390 Vestnes 95477306 misfjordgarden@gmail.com X Hegelin Waldal 6210 Valldal 91370136 hegelin@storstova.no Forfall Odd Harald Solheim 6670 Smøla 91171329 odd-harald@outlook.com X Ingvild Skjørsæter 6440 Elnesvågen 45292001 Ingvild.Skjorsater@nlr.no X Bjørn Steinar Skarbø 6402 Molde 90662627 bjorn.skarbo@nlr.no X 1. vara Liv Signe Kvamme 6120 Folkestad 90062115 ott-bjo@online.no X 2. vara Ivar Grødal 6612 Grøa 91126167 ivar.grodal@gmail.com 3. vara Bjørn Helge Rønneberg 6215 Eidsdal 97706116 bh-ronne@online.no 4. vara Randi Varhol 6440 Elnesvågen 90767119 ravarh@online.no Administrativ ledelse Avd. leder Selma Cowan 6600 Sunndalsøra 92683940 Selma.Cowan@nlr.no Øk.ansv Marit Bjerkeset 6400 Molde 41568710 Marit.bjerkeset@nlr.no X Avd. leder Jon Geirmund Lied 6210 Valldal 41448779 Jon.Geirmund.Lied@nlr.no X Dagl. leder Rune Sjåholm 6415 Molde 41900031 rune.sjaholm@nlr.no X I. Orienteringssaker Jordvernkonferanse Gjermundnes Lønnsoppgjør Klauvskjærer Medarbeidersamling Medarbeidersamtaler Halvårsmøte FMLA Superoffice Rådgiverskolen HMS - status Sommerhjelp Fræna - status Grovforrådgiver Avdelingsmøter Fagsenter Gjermundnes Enhetsrom intranett Milepælsplan NLR hovedavtale, kontingentsystem, vedtekter, HMS, styreledersamling, DL samlinger, styremøter NLR, ekstraordinært Kontoradresse: Avd. Sunndalsæra Avd Elnesvågen Avd. Valldal Avd. Ørsta Fannestrandvn 63 Felleskjøpet Felleskjøpet Boks 123 Dalevegen 6 6415 Molde 6600 Sunndalsøra 6440 Elnesvågen 6211 Valldal 6153 Ørsta 41 90 00 31 71 69 23 10 464 24 400 452 54 639 404 67 201
årsmøte, virksomhetsoverdragelse Første økt før lunsj ble brukt til grundig gjennomgang av O-saker, samt vedtakssak 26. II. Vedtakssaker Sak 26/15: Godkjenning av protokoller fra styremøte nr 2 og 3/2015 Utsendt 22.5.2015 Enstemmig vedtak: Styreprotokoll nr 2 og 3/2015 godkjennes. Sak 27/15: Regnskapsrapport pr 31.07.15 Vedlegg: rapporter i word, excel og ppt pr 31.07.15, samt notat fra styremedlem Bjørn Steinar Skarbø. Enstemmig vedtak: Regnskapsrapport pr 31.07.15 tas til etterretning Sak 28/15: Oppfølging av sak 23/15 Styret fattet følgende vedtak under styremøte nr 3/2015: Regnskapsrapport pr 30.04.15 følges opp fram mot styremøte nr 4/2015 med slik bestilling til administrasjonen: Det gjennomføres ei grundig analyse av LNVs portefølje innen byggteknikk NLRs portefølje sentralt og regionalt (øvrige regioner) inntas i analysa Det utarbeides en tiltaksplan som omhandler effektivitet og oppfølging i samsvar med strategiplan, handlingsplan og budsjett Daglig leder hadde møte med bygningsrådgiverne 22.05 dagen etter styremøte nr 3/2015. Tema: Orientering om styrevedtak og oppfølging. Dette i tillegg til at DL har hatt møte sammen med AL rådgiving i forkant av styremøtet i mai med samme tema. I etterkant av medarbeidersamlinga på Gjermundnes 10. juni er det ila juni / juli / august gjennomført medarbeidersamtaler med samtlige rådgivere avdelingsleder og tidligere DL inklusive: Konklusjon det har vært ei omfattende medarbeideroppfølging i mai, juni, juli og august Ett av tiltakene fra samlinga på Gjermundnes har følgende ordlyd: o Bygg må bli lønnsom gjennom å arbeide betre og meir effektivt Økonomirapporten pr 31.07 viser for avd bygg et negativt resultat tilsvarende kr 2
256 000,-. Fakturering i august, enda ikke regnskapsført, tilsvarer i overkant av kr 250 000,- Detaljer henvises til vedlegg. Strategiplanen har følgende formuleringer: Virksomhetsidé: Landbruk Nordvest gjør bonden god og bidrar til å skape et framtidsretta og levedyktig landbruk. Organisasjonen tilbyr et bredt og samordna tilbud til landbruket og til næringslivet ellers i Møre og Romsdal. Dette tilbudet omfatter både avløser- og lønnsutbetalingstjenester, HMS tjenester, rådgivingstjenester og andre utviklingstjenester. Landbruk Nordvest skal levere god kvalitet på samtlige tilbud, være tilgjengelig og kostnadseffektiv Strategiske mål: Landbruk Nordvest gir medlemmene et fleksibelt, oppdatert og framtidsretta utviklings- og tjenestetilbud som bidrar til å sikre og styrke drifta og økonomien til gardbrukeren Operative mål: Landbruk Nordvest skal arbeide for å være en komplett rådgivingsorganisasjon og skal i perioden se om virksomheten skal utvides Ambisjonene i planverket er med andre ord utvidet, samordnet, mangfoldig tilbud i balanse/pluss, ikke innskrenking. Så langt (periode 7 2015) ligger vi ikke an til å levere resultater i samsvar med våre ambisjoner verken innen bygg eller økonomi i 2015 (økonomi viser pr 31.07 et underskudd tilsvarende kr 122 000,-): Regnskapsrapportene dokumenterer ei form for kryssubsidiering: rådgiving innen jord og plantekultur sørger for at totalresultatet innen rådgivingsavdelinga går i balanse «avdeling» jord og plantekultur subsidierer avdelingene økonomi og bygg Det er en klar sammenheng mellom økonomirådgiving og bygningsrådgiving denne synergien er ikke utnyttet Styremedlem Bjørn Steinar Skarbø deltok under drøfting og gjennomgang av sak 28. I sluttfasen av saksbehandlinga, beslutning og vedtak, ble han erklært inhabil og fratredde. 3
Enstemmig vedtak: Effektivitets- og produktivitetsforbedring skal oppnås med følgende tiltak: 1. Bedre samhandling mellom bygg og økonomi 2. Faglig oppfølging av byggrådgiver gjennom mentorordning / kollegaveiledning 3. Kartlegge og følge opp mulighet for samordning / samarbeid mellom LNV, Tine, Nortura og Felleskjøpet 4. Følge opp strategiplan og årsplan innen områdene tverrfaglighet og felles opptreden jamfør virksomhetside, strategiske og operative mål Sak 29/15: Erklæring fra styremedlem For at daglig leder skal være i stand til å foreta oppdateringer i offentlige registre, må det foreligge ei erklæring frå styret / styremedlemmene som gir fullmakter til elektronisk signatur. Enstemmig vedtak: Styret gir DL fullmakt til elektronisk signatur på vegne av Landbruk Nordvest SA i henhold til særskilt erklæringsdokument med styrets signatur i særskilt vedlegg. Sak 30/15: Daglig leder 6 mnd prøvetid for daglig leder utløper i august 2015. Medarbeidersamtale mellom daglig leder og styreleder ble gjennomført tirsdag 11.08.15 som ei avrunding av medarbeideroppfølging i form av medarbeidersamtaler og øvrig medarbeideroppfølging ila første halvår 2015. Enstemmig vedtak: 1. Styret er enstemmig i at DL har bestått prøvetiden og ønsker ham med videre 2. Lønn DL blir uforandret Molde, 21.8.2015 Rune Sjåholm, daglig leder 4
Ivar Aae Wenche Ytterli Grete Misfjord Hegelin Waldal Odd Harald Solheim Liv Signe Kvamme Bjørn Skarbø Ingvild Skjørsæter 5