Vedlikeholdsplaner og tilstandsvurderinger

Vedlikeholdsplaner og tilstandsvurderinger 1 av 31

Prosjektinformasjon Innsatsområde Prosjekt Fase Prosjekteier Prosjektleder Del-prosjektleder Innsatsområde Bygg og eiendom Vedlikeholdsplaner og tilstandsvurderinger Atle Brynestad Steinar Frydenlund Elin Berggren Dokumentinformasjon Versjon Versjon Dato Utarbeidet av Kommentarer 0.99 16.06.2011 Prosjektgruppa Ferdig rapport Godkjenning Versjon Dato Godkjent av Kommentarer 1.0 27.06.2011 Atle Brynestad Behandlet i FUBE sak 35/11 Konklusjon: Rapporten godkjennes med presisering satt inn i fotnote 1, 4 og 12. 2 av 31

Sammendrag Prosjektet er opprettet for å utvikle forslag til metode for å planlegge og drive systematisk vedlikehold av bygningsmassen i Helse Sør-Øst, som underbygger en tilfredsstillende standard for aktuell bruk. Prosjektet inngår i en samling av 11 delprosjekter opprettet av Forum for utvikling av bygg og eiendom (FUBE), som også har utformet mandatet. Arbeidet har tatt utgangspunkt i de tilstandsrapporter som nå foreligger i Helse Sør-Øst. Strategiprosjektet nedsatt av FUBE har foreslått at målet for tilstandsgrad må settes for hvert HF. Prosjektgruppa har likevel satt et mer definert måltall i dette arbeidet, der målet er vektet tilstandsgrad 1.0 1 pr. bygg. Vedlikeholdsetterslepet eller gapet defineres da som forskjellen mellom dagens tilstandsgrad og tilstandsgrad 1.0 pr bygg. Prosjektgruppa anbefaler at det gjøres en oppdatering av tilstandgrader for alle bygg på hvert HF årlig. Det foreslås at det fokuseres på tilstandsgrad 2 (TG2) og tilstandsgrad 3 (TG3), som tilsvarer bygningsmassen med dårligst standard. Registreringene lagres i verktøyet Multimap, som allerede er i bruk i foretaksgruppa. Det anbefales at tilstandsgrad (modul 1 og 5 i Multimap) gjennomføres årlig, mens oppdatering av bygningens tilpasningsdyktighet, funksjon og egnethet (modulene 2 til 4) bare gjøres hvert femte år eller ved behov, da disse parametrene er mer statisk enn modul 1 og 5. Tilstandsrapportene fra Multimap kan brukes til rapportering til ledelsen i det enkelte helseforetak og til regionalt helseforetak. Prosjektgruppa foreslår at det utarbeides flere forhåndsdefinerte rapporter med aktuelle visualiseringer. Prosjektgruppa anbefaler at det blir en sterkere knytning mellom tilstandsgrader og vedlikeholdsplaner, og tilrår derfor en metodikk der tiltak for alle TG 2 og TG 3 lager utgangspunktet for vedlikeholdsplanen. Dette gjøres i et nyutviklet verktøy i Excel. Alle tiltak skisseres og det gjøres et grovt kostnadsoverslag. Denne oversikten utgjør første steg i vedlikeholdsplanen VP1. Alle identifiserte tiltak i VP1 kan nå prioriteres. Basert på en rekke faktorer som tilstandsgrad, tilpasningsdyktighet, funksjon og egnethet filtreres tiltakene, og går inn i VP2. I andre steg lages en mer detaljert kostnadsanalyse, der kostnadene kan fordeles over det antall år tiltaket er ment å vare. Videre vil tiltakene risikovurderes, og faktorer som HMS, økonomi, estetikk, brukerservice og byggene som strategisk virkemiddel blir tatt med i en helhetsvurdering. Resultatet er en prioritert liste med tiltak som brukes i budsjettprosessen. En endelig vedlikeholdsplan godkjennes etter at det er budsjettjustert. Vedlikeholdsplanen er 5-årig, rulleres årlig, og historikken ivaretas. Det anbefales at tilstandsvurdering og vedlikeholdsplan gjennomføres lokalt, med fagpersoner fra teknisk drift og vedlikehold som har god kjennskap til det enkelte bygg. Fagpersoner samles til en workshop, og befaring benyttes ved behov. Videre anbefales det at tilstandsvurderinger er ferdige før budsjettprosessen starter, mens vedlikeholdsplanene oppdateres parallelt med budsjettprosessen. Et regionalt nettverk anbefales etablert for å få til ensartet bruk og rapportering, utvikling og erfaringsdeling mellom HF. Ved å benytte metodikken for tilstandsvurdering og vedlikeholdsplaner beskrevet over, bidrar man til å lukke gapet mellom eksisterende vedlikeholdsetterslep og målet med en vektet TG på 1.0 per bygg. 1 Rapport ble godkjent i FUBE med følgende anmerkning; I strategi for eiendomsområdet er det lagt opp til at HF ene selv kan definere deres ønskede tilstandsgrad. I DP 7 er det lagt opp til tilstandsgrad på 1. Strategien overstyrer den i delprosjekt 7 anbefalte tilstandsgrad. 3 av 31

Prosjektgruppa mener likevel at dette ikke er nok for å ta igjen vedlikeholdsetterslepet i Helse Sør- Øst innenfor eksisterende rammer. For å lukke dette gapet vil det være nødvendig med ytterligere tiltak, der øremerking av budsjett, organisering, vilje til å bruke byggene som strategisk innsatsfaktor og en vridning til økt aktivitetsstyrt vedlikehold er viktige faktorer. 4 av 31

Innholdsfortegnelse 1 Innledning... 6 1.1 Formål med delprosjektet... 6 1.2 Prosjektgruppas sammensetning... 7 2 Status tilstandsrapporter og vedlikeholdsplaner i Helse Sør-Øst... 8 2.1 Definisjoner... 8 2.2 Status tilstandsvurderinger... 9 2.3 Status vedlikeholdsplaner... 9 2.4 Vurdering av status... 9 3 Tilstandsvurderinger... 11 3.1 Bruk av Multimap til tilstandsvurdering... 11 3.1.1 Bruk av modul 1... 12 3.1.2 Bruk av Modul 5... 14 3.1.3 Sykehusspesifikt anlegg og utstyr... 16 3.2 Anbefaling for gjennomføring av tilstandsvurdering... 16 3.3 Tilstandsrapport... 16 3.3.1 Visualisering i plantegning og diagrammer... 17 3.4 Forholdet mellom Multimap og verktøy brukt i vedlikeholdsplan... 20 3.5 Organisering og kompetanse/ressurser i tilstandsvurderingen... 20 3.5.1 Regionalt nettverk for tilstandsvurderinger... 20 4 Vedlikeholdsplaner... 22 4.1 VP1... 22 4.1.1 Filter... 22 4.2 VP 2... 23 4.2.1 Risikovurdering og prioritering... 23 4.3 Verktøy for vedlikeholdsplaner... 23 4.4 Betydning for HMS/arbeidsmiljø... 24 4.5 Organisering og kompetanse/ressurser... 24 4.5.1 Nettverk... 24 5 Gap mellom nødvendig behov og tilgjengelige midler på kort sikt... 25 6 Fremtidige muligheter... 26 6.1 Husleie... 26 6.2 Verdiregnskap... 26 6.3 Budsjetter og organisering... 26 6.4 Aktivitetsstyrt vedlikehold og funksjonelle bygg... 26 7 Konklusjon / Anbefaling... 28 7.1 Risikovurdering av den foreslåtte anbefaling... 29 7.2 Gevinster av den foreslåtte anbefaling... 30 8 Vedlegg... 31 8.1 Vedlegg 1, Excelmal for vedlikeholdsplan... 31 5 av 31

1 Innledning Det er påvist vedlikeholdsetterslep i foretaksgruppa, og Helse Sør-Øst ønsker å ha en kontinuerlig tilstandsovervåkning av sykehusbyggene, og være trygge på at de ikke forringes funksjonelt og verdimessig 2. Vedlikehold er satt på dagsorden, og det er ønskelig at det må dokumenteres mer og jobbes mer systematisk med tilstandsvurderinger og vedlikeholdsplaner i foretaksgruppa. Flere tiltak har blitt satt i gang de siste årene, med felles verktøy og forskningsprosjekt rundt bruken og utvikling av metoder og verktøy. Det er gjennomført et nasjonalt forskningsprosjekt om bygg og eiendom som strategisk virkemiddel for effektive helsetjenester, der et delprosjekt omhandlet utvikling av metoder og verktøy for strategisk analyse av sykehusbygninger 3. Dette delprosjektet resulterte blant annet i verktøy til bruk i tilstandsanalyse og vedlikeholdsplaner. Denne rapporten er ikke en videreføring, men bygger på rapporten og resultatene i forskningsprosjektet. Strategiprosjektet nedsatt av FUBE har foreslått at målet for tilstandsgrad må settes for hvert HF. Prosjektgruppa har likevel satt et mer definert måltall i dette arbeidet, der målet er vektet tilstandsgrad 1.0 4 pr. bygg. Unntak kan forekomme, eksempelvis bygg som er fredet eller skal avhendes. Dagens vektede tilstandsgrad i hele regionen er 1,3 5,6. 1.1 Formål med delprosjektet Dette delprosjektet inngår i en samling delprosjekter opprettet av Forum for utvikling av bygg og eiendom (FUBE). Delprosjektene er satt ned for å bidra til å nå styrets målsetning om å redusere det samlede areal med minimum 10 % og effektivisere driften av den resterende eiendomsmassen med 10 % 7. Formålet med delprosjektet er definert i mandatet utarbeidet av FUBE: Utvikle forslag til metode / metodikk for å planlegge og drive systematisk vedlikehold av bygningsmassen i Helse Sør-Øst, som underbygger en tilfredsstillende standard for aktuell bruk. Eventuelt utvikles også metodikk for verdiregnskaper. Videre er delprosjektets omfang definert slik: Arbeidet skal ta utgangspunkt i de tilstandrapporter som nå foreligger i Helse Sør-Øst. Det skal foreslås hvordan disse rapportene kan ajourføres regelmessig, og hvordan de kan brukes for en overordnet prioritering og oppfølging av vedlikeholdsarbeid (planer og gjennomføring) Det kan tas utgangspunkt i delrapport 4 som foreligger fra FoU-prosjekt Bygg og eiendom som strategisk virkemiddel for mer effektive helsetjenester. Videre lages forslag til rullerende vedlikeholdsplaner basert på realistiske budsjetter og tilgjengelige midler. 2 Fra Bente Mikkelsens foredrag på prosjektkonferanse: Bygg og eiendom som strategisk virkemiddel for effektive helsetjenester 15. september 2010. 3 Sluttrapport fra delprosjekt 4, Metoder og verktøy for strategisk analyse av sykehusbygninger, august 2010. 4 Rapport ble godkjent i FUBE med følgende anmerkning; I strategi for eiendomsområdet er det lagt opp til at HF ene selv kan definere deres ønskede tilstandsgrad. I DP 7 er det lagt opp til tilstandsgrad på 1. Strategien overstyrer den i delprosjekt 7 anbefalte tilstandsgrad. 5 Nedfelt i Overordnede bygningstekniske vurderinger til bruk i strategisk planlegging. 21.februar 2008. 6 Det gjøres oppmerksom på at bak den vektede tilstandsgraden vil det kunne være store variasjoner mellom bygningsdeler og bygninger. Samlet vektet tilstandsgrad er primært en overordnet styringsindikator. 7 Nedfelt i styresak 068-2007. 6 av 31

Det lages eksempler/beskrivelse for hvordan det utarbeides planer for å lukke gap mellom nødvendig (ønsket)behov for vedlikehold og tilgjengelige midler på kort sikt. 1.2 Prosjektgruppas sammensetning FUBE-medlemmer har meldt inn kandidater til delprosjektet. Person Funksjon HF/Selskap Elin Berggren (prosjektleder) Avd. leder Forvaltning og Utvikling OUS HF Robin Mortensen Enhetsleder teknisk drift Sykehuset Telemark Thomas Magnusson Avd. leder Drift/Vedlikehold OUS HF Øystein Tharaldsen Teknisk Sjef Sørlandet Sykehus Tor Martin Haaland Avdelingssjef drift/vedl.h Sykehuset Innlandet Chay Håkonsen Avdelingssjef drift/vedl.h Sykehuset Innlandet Sigmund Stikbakke Spesialrådgiver Bygg og eiendom HSØ RHF Tommy Johansen KVO HSØ RHF Guri Arnekleiv Mjåland Prosjektstøtte Deloitte Gøran Fransson fra eiendomsavdelingen på Sykehuset Østfold har vært observatør i gruppa den siste halvdelen av prosjektarbeidet. Vestre Viken meldte kandidater, men de har ikke vært med i arbeidet. 7 av 31

2 Status tilstandsrapporter og vedlikeholdsplaner i Helse Sør-Øst 2.1 Definisjoner Vedlikehold 8 : arbeid som er nødvendig for å opprettholde kvaliteten på en bygning og de tekniske installasjoner på et fastsatt nivå, og sikre at bygningen som helhet fungerer etter hensikten innenfor en gitt brukstid. Utskifting av bygningsdeler med kortere levetid enn resten av bygningen defineres som vedlikehold. For verneverdige bygg finnes egne føringer. Tilstandsvurdering: Vurdering av et objekts status vedrørende beskaffenhet og forfatning som resulterer i en tilstandsgrad. Tilstandsgrad: Uttrykk for i hvilken tilstand et objekt befinner seg, gradert etter en fastlagt skala. Et system for tilstandsgradering fra TG 0 (ingen symptomer) til TG 3 (kraftige symptomer) er gitt i NS 3424 Tilstandsanalyse for byggverk. TG 0: ingen symptomer TG 1: svake symptomer TG 2: middels kraftige symptomer TG 3: kraftige symptomer (omfatter også sammenbrudd og total funksjonssvikt) Følgende forklarende tekst blir ofte brukt i forbindelse med tilstandsgradene: TG 0: Meget god standard uten feil og mangler. Kun ubetydelig slit og elde fra nybyggstandard TG 1: God, tilfredsstillende standard. Lover og forskrifter er ivaretatt. Noe slitasje og elde fra nybyggstandard. TG 2: Et visst omfang av feil og mangler som krever oppgradering. Forekommende stans i tekniske systemer. Noen avvik fra lover og forskrifter kan forekomme. TG 3: Omfattende skader, feil og mangler. Mye slitasje. Stadig stans i tekniske systemer. Betydelig behov for utbedring. Sikkerhetsmessige risiki. Avvik fra lover og forskrifter. Tilstandsrapporter: I denne rapporten er tilstandsrapporter de ferdigdefinerte rapportene man får ut av verktøyet Multimap, eksempelvis samlet vektet teknisk tilstand pr lokasjon eller pr bygning. Tilstandsrapporter kan også baseres på informasjon fra tilstandsvurdering, visualisert på annen måte enn ferdigdefinerte rapporter fra Multimap. Konsekvensgrad: Konsekvensgrad er i NS 3424 definert som; uttrykk for alvoret av konsekvenser i forhold til et definert referansenivå Konsekvensgrad 0 ingen konsekvenser Konsekvensgrad 1 små konsekvenser Konsekvensgrad 2 middels store konsekvenser Konsekvensgrad 3 store konsekvenser For hver konsekvensgrad spesifiseres også hvilke konsekvenser som legges til grunn. 8 Definisjon fra Ord og uttrykk innen eiendomsforvaltning fasilitetsstyring utarbeidet av Multiconsult, NBEF og NTNU, Institutt for bygg, anlegg og transport (2008). 8 av 31

Helse, miljø(hm) luftkvalitet, støynivå, helse/miljøfarlige stoffer etc. Sikkerhet (S) bæreevne, brannsikkerhet, pasient- og ansattes sikkerhet etc. Økonomi (Ø) vedlikehold, utskiftning, bygningsmessige følgeskader etc. Estetikk(E) overflater, renhold etc. Vedlikeholdsplaner: oversikt over registrerte planlagte vedlikeholdsbehov. Vedlikeholdsetterslep: forskjellen mellom dagens tekniske tilstand og ønsket tilstand, der ønsket tilstand i dette arbeidet er satt til tilstandsgrad 1.0 pr. bygg. 2.2 Status tilstandsvurderinger Tilstandsvurderinger er utført for den vesentligste del av bygningsmassen i foretaksgruppa. Noen bygninger er ikke registrert, slik som barnehager, en del mindre institusjoner og arealer som skal avhendes. Registrering ble utført i 2007 2008, og webverktøyet Multimap er brukt av alle helseforetakene. Kartleggingen er utført på dekomponert nivå for bygg og tekniske anlegg. I samme registrering er det også kartlagt egnethet (fysiske forhold og elastisitet). Flere eiendomsavdelinger har brukt tilstandsvurderinger som grunnlag for presentasjon for ledelsen ved HF og som innspill til budsjettprosessen. Flere HF har senere gjennomført oppdateringer, men ikke alle har gjort dette. Det er gjort endringer i siste versjon av Multimap. Dagens Modul 5 (se kap 3.1.2 Bruk av Modul 5) eksisterte ikke da HFene gjorde sine gjennomganger, og denne er derfor ikke kartlagt de fleste steder. 2.3 Status vedlikeholdsplaner De fleste HF lager vedlikeholdsplaner/oversikter basert på faktiske registreringer av feil og mangler. Det er spredning i helseforetaksgruppa i forhold til kompleksiteten i vedlikeholdsplaner/oversikter. HFets FDV-system brukes av noen i dette arbeidet. Praksis flere steder er at hvert enkelt tiltak kostnadsberegnes og listes opp i regneark. Tiltak prioriteres etter noe ulike begrunnelser inn i samlet oversikt. Det er ingen direkte kobling i dag mellom tilstandsgrad og registrering eller prioritering av vedlikeholdstiltak. 2.4 Vurdering av status Status viser at foretaksgruppa er på god vei til lik og god tilstandsvurdering, men det er behov for mer systematisering og kobling mot vedlikeholdsplaner. Foretakene har brukt webverktøyet Multimap, utviklet av Multiconsult. Gevinsten ved bruk av felles verktøy er ensartet tilstandsvurdering av eiendomsmassen for alle HF/RHF på landsbasis. Prosjektgruppa ser muligheter for økt nytteverdi av bruk av dette verktøyet, men også noen ulemper. En mangel ved Multimap er at verktøyet ikke i stor nok grad er tilpasset sykehus, og tar ikke godt nok hensyn til sykehusspesifikke systemer (eksempelvis sykeromskanaler, sykesignalanlegg osv). Dette fører til at disse systemer ikke blir tilstandsvurdert på tilstrekkelig detaljeringsnivå. Dette kan føre til manglende bruk av verktøyet, fordi helheten ikke hensyntas. 9 av 31

Multimap eies ikke av RHFet/HFene. Den siste versjonen ble laget i et FOU prosjekt og står til fri benyttelse for alle RHF/HF, men det er leverandøren som står for og beslutter videreutvikling. Prosjektgruppa mener det er viktig at det enkelte HF eier egne data og har kontinuerlig tilgang til verktøyet og data som er lagret der. Det regionale helseforetaket bør også ha tilgang til data og rapporter for alle HF. For å sikre eierskap til registreringene kan det være et behov for å eie eget system. Slik vil også ansvaret for utvikling og drift bestemmes av aktørene, og disse kan fritt benytte verktøyet og kjøpe tjenester fra andre, som da får tilgang til verktøyet. 10 av 31

3 Tilstandsvurderinger 3.1 Bruk av Multimap til tilstandsvurdering Prosjektgruppa har diskutert dagens praksis med bruk av Multimap opp mot ande verktøy som kan benyttes i tilstandsvurderingen. Prosjektgruppa ser enkelte svakheter ved Multimap, men mener at det er fornuftig å bruke dette verktøyet inntil videre, da dette har vært brukt i hele foretaksgruppa, og er noe HFene kjenner til. Multimap metodikken tar sikte på å: Fremskaffe et bilde av nåsituasjon med tanke på teknisk tilstand Benytte ovennevnte opplysninger som underlag for å estimere oppgraderingsbehovet Fremskaffe et bilde av bygningsmassens egenskaper/muligheter for å gjennomføre funksjonelle endringer/tilpasninger, dvs. bygningenes tilpasningsdyktighet. Avgrensning: Multimap består av 5 hovedmoduler, 2 Tilleggsmoduler (overordnet LCC vurdering i idéfase og nærhet/avstandsmatrise) og 3 tilleggsverktøy (vedlikeholdsplan, brannsikkerhet og energieffektivitet). I det videre omtales kun de 5 hovedmodulene: Modul 1: Teknisk tilstand bygg. Formålet er å foreta en overordnet kartlegging av dagens tekniske tilstand for å gi et bilde av bygningsmassens omfang av skader, mangler og generell slitasje. Modul 2: Tilpasningsdyktighet. Formålet er å foreta en overordnet kartlegging av utvalgte bygningsstrukturelle egenskaper gitt av konstruksjonsprinsipp og byggemåte (bygningens rammeverk ). Dette for å kunne vurdere bygningens tilpasningsdyktighet (egenskapen til å bygges om, benyttes til ulike funksjoner, og til å kunne bygge på eller bygge til) Modul 3: Sykehusfunksjoners krav til bygningsstruktur. Formålet er å foreta en overordnet vurdering av hvilke sykehusfunksjoner en bygning/etasje kan benyttes til (potensial for ulik bruk) Modul 4: Dagens egnethet. Formålet er å vurdere bygningens funksjonelle egnethet for dagens bruk (dvs. i hvilken grad lokalene støtter oppunder virksomheten). Modul 5: Felles infrastruktur, tomt og områdeforhold. Formålet er å foreta en overordnet kartlegging av den tekniske tilstanden og egenskaper som ikke tilhører enkeltbygninger, men som inngår som en del av infrastrukturen på et sykehusområde og som er felles for flere bygninger. Ytterligere avgrensning Tilpasningsdyktighet (modul 2) vurderes kun på bakgrunn av bygningsstrukturelle egenskaper som i liten grad endres over tid. Resultatene vil derfor være statiske og har ikke behov for jevnlig oppdatering. Sykehusfunksjoners krav til bygningsstruktur (modul 3) er en påbygning til modul 2. Åtte av de tolv parametrene som kartlegges er de samme i begge modulene. Modul 3 er derfor også i stor grad statisk og har ikke behov for jevnlig oppdatering. Dagens egnethet (modul 4) skiller seg noe fra de andre modulene da man her vil ha behov for input fra brukerne (klinikkene) i større grad. Det vurderes at denne modulen ikke skal oppdateres årlig. I tillegg er funksjonell egnethet et relativt begrep som kan vurderes ulikt av ulike personer og som i liten grad er målbart. Gruppas anbefaling er at regelmessig datainnsamling begrenses til teknisk tilstand (dvs. modul 1 og 5 i Multimap). Det anbefales at Modul 2, 3 og 4 kun oppdateres hvert 5 år, eller ved behov. Oppdateringen av disse modulene beskrives ikke nærmere i denne rapporten. 11 av 31

3.1.1 Bruk av modul 1 Modul 1 (teknisk tilstand) kartlegger tilstanden til et enkelt bygg innenfor 18 hovedkomponenter: Bygg: 1. Grunn, fundamenter og bæresystem 2. Vinduer og ytterdører 3. Utvendig kledning og overflate a. Utvendige trapper og balkonger 4. Yttertak, takrenner og nedløp 5. Innvendig kledning, overflater (gulv og himling) Innvendige vinduer og dører, innvendige trapper 6. Fast inventar VVS: 7. Sanitær 8. Varme 9. Kjøling 10. Brannslokking 11. Luftbehandling/ventilasjon Elkraft: 12. Generelle anlegg, fordelinger 13. Lys, elvarme, driftsteknisk Tele og automatisering: 14. Generelle anlegg og svakstrømsanlegg (data, telefon, alarm og signal, lyd og bilde) Andre installasjoner: 15. Heiser 16. Avfallsanlegg Utendørs: 17. Utendørs VAR og el-tekniske anlegg 18. Terrengbehandling. Veier og plasser Formålet er å foreta en overordnet kartlegging og vurdering av bygningens tekniske tilstand for å synliggjøre evt. vedlikeholdsetterslep og/eller behov for oppgradering. Angivelse av tilstandsgrader (0 til 3) skjer i henhold til hjelpetekster som gir noen generelle symptombeskrivelser pr. tilstandsgrad. Hjelpetekstene danner således referansenivået. Kartleggingen skal gi grunnlag for prioritering mellom bygningsdeler, etasjer og/eller bygninger. På områder der teknisk tilstand er 3 (dårligste tilstand) vil det være et akutt vedlikeholdsbehov mens det for områder med tilstandsgrad 2 er behov for omfattende vedlikehold på noe sikt. Tilstandsgrad 0 eller 1 indikerer at det ikke er behov for tiltak. Ved å definere ønsket tilstandsgrad på byggene og sammenholde dette med virkelig tilstandsgrad kan man få et bilde av hvilke oppgraderingskostnader som er nødvendig. 12 av 31

Helseforetak Bygning Antall etasjer Byggeår Etasje Bruttoareal per etasje [m2] Hovedfunksjon pr etasje Grunn, fundamenter og bæresystem Vinduer, ytterdører Utvendig kledning og overflate Yttertak, takrenner, nedløp Innvedig kledning, overflater (gulv, vegg, himling) Fast inventar Vann og sanitær Varme Kjøling Brannslokking Luftbehandling / ventilasjon Elkraft: generelle anlegg / fordeling Elkraft: lys, elvarme, driftsteknisk Tele og auto: generelle anlegg, svakstrømsanlegg Heiser Avfall Utendørs VAR og eltekniske anlegg Drenasje, terrengbehandling Basisinformasjon pr bygn. Basisinformasjon pr etasje Teknisk tilstand HF Bygg 1 7 1963 U 747 Avfall / lager / verksted 1 2 1 2 2 2 2 2 1 2 2 1 2 1 0 1 0 HF Bygg 1 7 1963 1 666 Laboratorier 1 2 1 2 1 1 2 2 1 2 2 1 2 1 0 1 0 HF Bygg 1 7 1963 2 703 Operasjon 1 0 1 2 1 1 2 2 1 1 1 0 2 1 0 1 0 HF Bygg 1 7 1963 3 679 Sengeområde (spesial) 1 2 1 2 0 0 2 2 1 2 2 0 2 1 0 1 0 HF Bygg 1 7 1963 4 678 Sengeområde (standard) 1 2 1 2 0 0 2 2 1 2 2 0 2 1 0 1 0 HF Bygg 1 7 1963 5 678 Sengeområde (standard) 1 2 1 2 2 2 2 2 1 2 2 1 2 1 0 1 0 HF Bygg 1 7 1963 6 200 Tekniske rom 1 2 1 2 2 2 2 2 1 2 2 1 2 1 0 1 0 Tabell 1 viser basisinformasjon og teknisk tilstand pr bygg og etasjer fra Multimap, modul 1. 13 av 31

3.1.2 Bruk av Modul 5 Modul 5 (felles infrastruktur, tomt og områdeforhold) kartlegger tilstanden innenfor 17 hovedområder som er felles for flere/alle bygningene. Forsyning: 1. Hovedvannforsyning 2. Hovedstrømforsyning 3. Nødstrøm 4. Reservekraft 5. Varme 6. Kjøling 7. Gass Transport og logistikksystemer: 8. AGV 9. Rørpost 10. Tøyhåndtering 11. Avfallshåndtering 12. IKT 13. Kulverter Tomt og områdeforhold: 14. Adkomst og tilgjengelighet 15. Veier og plasser 16. Helikopterlandingsplass 17. Grunnforhold Kartleggingen vil gi et bilde av nåsituasjonen i forhold til behov for oppgardering av tekniske forhold, samt forhold ved området som er av betydning for videre utvikling. Kartleggingen vil synliggjøre hvilke hovedkomponenter og/eller områdeforhold som bør utbedres. 14 av 31

Tabell 2 viser basisinformasjon og teknisk tilstand pr parameter fra Multimap, modul 5. Eksempel fra Oslo universitetssykehus HF. 15 av 31

3.1.3 Sykehusspesifikt anlegg og utstyr Ved den siste versjonen av Multimap er det tatt høyde for en del sykehusspesifikt anlegg og utstyr, men det er fortsatt ønskelig med større grad av tilpasning til sykehusdrift. Ved henvendelse, var Multiconsult (eier av verktøyet) positive til å videreutvikle Multimap til å inkludere sykehusspesifikke anlegg og utstyr i større grad. Prosjektgruppa anbefaler å samarbeide med leverandøren av Multimap for videreutvikling. Dette bør gjøres i tett samarbeid mellom Multiconsult og representanter fra RHF og HF. I dette arbeidet må det redegjøres for hva som skal inngå, og hva som defineres inn i sykehusspesifikke anlegg og utstyr. Det er ulik organisering og ansvarsfordeling i HFene i dag, og ulikt behov for en slik modul. I en undergruppe av FUBE ble det anbefalt innføring av utvidet NS3454 (standard for livssykluskostnader for byggverk) 9, og denne utvidede tabellen bør samordnes med og brukes som et utgangspunkt i forbindelse med innlemming av sykehusspesifikt anlegg og utstyr i Multimap. 3.2 Anbefaling for gjennomføring av tilstandsvurdering Prosjektgruppas anbefaling er at omfanget av data som årlig skal samles inn, er knyttet til de 18 hovedkomponenter under modul 1 og de 17 komponentene under modul 5. For modul 1 må kartlegging foretas på hovedkomponentnivå og på etasjenivå, samt kunne aggregeres til bygningsnivå. Dette for at kartleggingen skal gi grunnlag for prioritering mellom bygningsdeler, etasjer og/eller bygninger. For modul 5 foretas tilstandsvurderingen for hele området samlet pr parameter. Registreringene gjøres i henhold til standard og hjelpetekster. Det forutsettes at det er gjort en førstegangs registrering i Multimap, som det tas utgangspunkt i ved de årlige oppdateringene. Det anbefales at man fokuserer kun på TG 2 og TG 3 ved oppdatering (i alle lokasjoner/områder/bygg/etasjer/parameter). Det må også vurderes om det er blitt tilfang på nye TG 2 og TG 3, som ved forrige kartlegging lå på et bedre nivå (TG 0 eller TG1). På denne måten vil man gradvis, i en overkommelig tidsperiode, bygge opp en komplett oversikt over tilstandsgrader. Videre vil en da alltid ha fokus på den teknisk dårligste bygningsmassen, dvs. adressere problemområdene. Størrelsen på eiendomsmassen og anvendte ressurser (personell og kroner) innenfor hvert HF vil være avgjørende for tidsbruken og gjennomføringen av årlig oppdatering av tilstandsvurderingen. Det enkelte HF må vurdere hva som er riktig detaljeringsnivå i forhold til nøyaktighetsgrad. Det vil si at man bør optimalisere forholdet mellom ressursbruk og kvalitet i arbeidet med tilstandsvurderingene. Ved å legge opp tilstandsvurderingene med felles metodikk som beskrevet over vil man få sammenlignbare resultater for det enkelte sykehus over tid, og muligheter for benchmarking mellom ulike sykehus. 3.3 Tilstandsrapport Når tilstandsvurderingene er gjort, er det i Multimap mulig å få ut ulike oversikter over datamaterialet som er lagt inn. En del slike rapporter er forhåndsdefinert; Arealoversikt fordelt på lokasjon (diagram) 9 Se rapport fra undergruppe 4 av FUBE: Innføring av felles kontoplan NS 3454 innen bygg og eiendom. 16 av 31

Areal, antall bygninger og alder pr lokasjon (tabell) Samlet vektet teknisk tilstand pr lokasjon (diagram) Vektet teknisk tilstand pr hovedbygningskomponent og lokasjon (tabell) Vektet teknisk tilstand pr bygning (tabell) Registrerte data (tabell) Under vises eksempel på rapportering. Lokasjon 1 Lokasjon 2 Lokasjon 3 Lokasjon 4 Lokasjon 5 Lokasjon 6 Lokasjon 7 Figur 1 viser eksempel på diagram fra Multimap med samlet vektet teknisk tilstandsgrad pr. lokasjon. Lokasjon 1 Lokasjon 2 Lokasjon 3 Lokasjon 4 Lokasjon 5 Lokasjon 6 Lokasjon 7 Tabell 3 viser eksempel på tabell fra Multimap med vektet teknisk tilstand pr. hovedbygningskomponent og lokasjon. Aktuelle bruksområder for tilstandsrapport (fra tilstandsvurdering i Multimap): som strategisk virkemiddel til synliggjøring av status ovenfor ledelsen før /ved oppstart av budsjettprosessen nøkkeltallsinformasjon til del av eiendomsavdelingens bidrag til årsrapportene, som en synliggjøring av hva som er gjort det siste året (heving av TG) som underlag til langtidsplan benchmarking på overordnet nivå (både internt på HF og mellom HF) 3.3.1 Visualisering i plantegning og diagrammer Man kan ikke definere egne rapporter i Multimap, men det er selvfølgelig mulig å lage manuelle diagrammer basert på informasjon fra Multimap. Det kan også være ønskelig å visualisere dette på plantegninger både på bygning og etasjenivå. Dette vil kunne gjøres manuelt. Dette vil sannsynligvis ikke være nødvendig for alle HF, og kanskje ikke 17 av 31

hvert år. En visualisering kan benyttes eksempelvis i langtidsplaner (strategisk plan) og som en synliggjøring ovenfor ledelsen. Prosjektgruppa ser behovet for å kunne synliggjøre bygningsmassens tilstand på flere nivåer og kombinasjoner. HF Lokasjon (se Figur 2) Bygg (se Figur 3) Etasje På plantegning (se Figur 4) Lokasjon 1 Lokasjon 2 Lokasjon 3 Figur 2 Diagram som viser aggregert nivå av tilstandsgrader fordelt pr. kvadratmeter pr. lokasjoner for en eiendom. Denne er laget manuelt basert på registreringene i Multimap. 18 av 31

Areal, NTA Vedlikeholdsplaner og tilstandsvurderinger Figur 3 viser eksempel på teknisk tilstand visualisert per bygg og bygningskomponent. Figur 4 viser eksempel fra Oslo universitetssykehus HF over teknisk tilstand visualisert på plantegning (med verneklasser). Prosjektgruppa anbefaler at det utvikles flere/andre rapporter og muligheter for økt visualisering. 19 av 31

3.4 Forholdet mellom Multimap og verktøy brukt i vedlikeholdsplan Til tilstandsvurdering brukes verktøyet Multimap som beskrevet over. Prosjektgruppa anbefaler at Excel brukes som verktøy i arbeidet med vedlikeholdsplaner (se 4.3 Verktøy for vedlikeholdsplaner). Uansett hvilket verktøy som brukes, anbefaler prosjektgruppa at det er den dekomponerte tilstandsgraden som er den parameteren som er linken mellom tilstandsvurderingen i Multimap og arbeidsverktøyet i Excel. Arbeidsgruppa anser det ikke som nødvendig med en automatisk oppdatering, men dette legges over manuelt. Det anbefales at Multimap er masterkilden, og TG må da overføres fra Multimap til VP-verktøyet. 3.5 Organisering og kompetanse/ressurser i tilstandsvurderingen Tilstandsvurdering bør legges inn i sykehusenes årshjul. Det anbefales at oppdateringen er ferdig før budsjettprosessen starter i hver enkelt HF. Ved å koordinere tilstandsvurderinger med budsjettarbeidet, vil man optimalisere prosessen og unngå tidsspill. Det tekniske drifts og vedlikeholdspersonellet har god kjennskap til det enkelte bygg og vil derfor være sentrale i dette arbeidet. Det anbefales at fagpersoner fra Bygg, VVS og Elektro samles til en workshop der man ut fra deres kunnskaper om det enkelte bygg kan oppdatere multimap direkte, uten behov for befaringer eller hjelp fra ekstern byggteknisk ekspertise. Befaring benyttes ved behov. Selv om bygningsmassen på det enkelte sykehus er stor, bør dette arbeidet kunne foretas i løpet av noen dager, siden det her er snakk om å oppdatere et allerede eksisterende datagrunnlag 10. De hjelpematrisene som er utarbeidet (både for modul 1 og 5) er sentrale i kartleggingsarbeidet og vil gjøre det lettere å foreta korrekte vurderinger av tilstandsgrad, samt medvirke til at data kan sammenlignes både fra det ene året til det neste og mellom HF. 3.5.1 Regionalt nettverk for tilstandsvurderinger Tilstandsvurderingene gjøres lokalt på HFene, men det er ønskelig med samarbeid i foretaksgruppa. Det foreslås å opprette ett nettverk for å få til ensartet bruk og rapportering, og erfaringsdeling mellom HF. I FUBE-møtene har det som ett av løsningsforslagene for måloppnåelse og gevinstuttak vært foreslått bruk av nettverk, blant annet for kompetansemessig å dra bedre nytte av hverandre uten å endre dagens beslutningsstruktur. Nettverkene er ikke besluttende organer, og verken helseforetakene eller regionen kan forpliktes i disse organer. Om slike beslutninger eller forpliktelser er ønsket, bringes saker som berører bygg og eiendom inn for FUBE for vurdering og videre innstilling 11. Prosjektet anbefaler at nettverket består av representanter fra hvert HF som arbeider med tilstandsvurderinger på det aktuelle HF, samt representanter fra. Nettverkets hovedoppgaver kan være: Utvikle og oppdatere en detaljert veileder for tilstandsvurdering, basert på denne rapporten 10 Dette avhenger selvfølgelig av eiendommenes størrelse. Dette vil ta mer tid på store, komplekse sykehus. 11 For mer informasjon om nettverk, se mandat: Etablering av Nettverk for beste praksis innen eiendomsvirksomheten ) (FDVU-området) 20 av 31

Erfaringsdeling i forhold til gjennomføring av tilstandsvurderinger og bruk av verktøy Videreutvikle praksis for gjennomføring av tilstandsvurderinger Vurdere bruk av eksterne prisdatabaser for effektivisering av kostnadsoverslag av tiltak Legge frem forslag til flere standardrapporter fra verktøyet Multimap Definere sammenligningskriterier og sammenlikne nøkkeltall (intern benchmarking) Informere om forbedringer etc. til FUBE, RHF og tilbake til HFene Holde seg oppdatert på utvikling innen tilstandvurderinger i andre sektorer eller andre land 21 av 31

4 Vedlikeholdsplaner Det er ingen direkte kobling i dag mellom tilstandsgrad og prioritering av vedlikeholdstiltak, og det er ønskelig å lage en sterkere kobling mellom tilstandsvurderingen gjort i Multimap og vedlikeholdsplan. Prosjektgruppa anbefaler at det settes som mål at alle bygninger på sikt skal ha gjennomsnittelig tilstandsgrad 1.0. Med dagens vedlikeholdsetterslep vil det være viktig å starte med problemområdene og jobbe systematisk mot dette målet. Det anbefales at det utarbeides rullerende vedlikeholdsplaner, som oppdateres hvert år. Videre i kapittelet er det foreslått utarbeidelse av vedlikeholdsplaner i to trinn med vedlikeholdsplan 1 (heretter kalt VP 1) og vedlikeholdsplan 2 (heretter kalt VP 2). 4.1 VP1 Tilstandsvurdering slik det er beskrevet i kapittelet over, gir en tilfredsstillende overordnet oversikt over byggenes tilstand. Bygg eller bygningsdeler med tilstandsgrad 3 har omfattende feil og mangler, noen kan være av en slik art at bygget ikke kan benyttes. Det er derfor naturlig at alle bygningsdeler med denne grad registreres inn i vedlikeholdsplaner og prioriteres høyt. Bygningsdeler med tilstandsgrad 2 har et visst omfang av feil og mangler som vil utvikle seg til TG 3. Det er derfor viktig at alle med denne grad registreres og vurderes spesielt slik at de kan utbedres fortrinnsvis før de defineres som TG 3. Gruppa anbefaler derfor at alle bygningsdeler og systemer som er kartlagt, som er registrert med minimum tilstand TG 2 og 3 på dekomponert nivå, settes opp i VP 1. Det lages en kort beskrivelse av tiltak for hver registrering. Planen fylles ut med relevant data per tiltak, som eiendomsnummer, byggnummer, byggnavn, etasje og 35 bygningskomponenter med tilhørende tilstandsgrad. Hvert tiltak stipuleres med en kostnad. I denne fasen kan det være tilstrekkelig å vurdere kostnadene ut fra egne erfaringer, men dette kan også gjøres i samråd med rammeavtalepartnere innen rådgivning og utførende entreprenører ved behov. Planen rulleres årlig. I tillegg til nye tiltak som følge av endring i tilstand, vil tidligere foreslåtte tiltak som er prioritert, men ikke gjennomført, beholdes i planen. VP 1 vil således bli en komplett liste over alle tiltak, basert på behovet kartlagt i tilstandsvurdering. Prosjektgruppa foreslår å bruke et felles regneark som verktøy for VP 1 og VP2 (se 4.3 Verktøy for vedlikeholdsplaner). 4.1.1 Filter VP 1 beskriver alle tiltak som er nødvendig for og nå en tilstandsgrad på 1.0. Tilstandsvurdering fremskaffer rådata som må filtreres ved å ta hensyn til bygningens tilpasningsdyktighet, funksjon og egnethet slik de er registrert i modul 2, 3 og 4 i Multimap. Det er nødvendig å foreta en slik filtrering fordi VP1 vil inneholde omfattende tiltak som ikke skal gjennomføres dersom det aktuelle bygget f. eks ikke er egnet til den funksjon det har eller er tiltenkt å ha, eller det er planlagt avhending. I så tilfelle vil det normalt ikke være aktuelt å utføre omfattende vedlikehold men heller ombygging/ avhending/nybygg. Filtreringen vil føre til en siling av hvilke tiltak som skal bli med over i VP 2, og hvilke som ikke blir med videre. Dette føres inn i egen kolonne i regnearket. 22 av 31

4.2 VP 2 Alle tiltak som har kommet gjennom filteret beskrevet over, vil videreføres til VP 2. Samme Excelark som i VP 1 benyttes. For å bedre kunne vurdere og prioritere tiltakene, er det behov for å gjøre en grundigere kalkyle for hvert tiltak. Det er laget to alternative forslag til kalkulasjon i Excelarket. Totale kostnader for tiltaket må beregnes og fordeles over gitt antall år. Det vil normalt ikke være tilstrekkelige økonomisk midler til å gjennomføre alle disse tiltakene, og det er behov for en prioritering av tiltak. 4.2.1 Risikovurdering og prioritering For å kunne prioritere tilgjengelige midler på en best mulig måte må det foretas en risikovurdering, i tillegg til tilstandsanalysen og filtreringen basert på tilpasningsdyktighet, funksjon og egnethet beskrevet over. Foreslåtte tiltak må også vurderes i sammenheng med (listen er ikke i prioritert rekkefølge): Mål og resultatkrav fra RHFet Det enkelte foretaks interne mål og strategier Foretakets egne mål i forhold til pasientsikkerhet og arbeidsmiljø Bedre brukerservice Disse vurderingene gjøres for hvert tiltak, og det settes en tallverdi fra 1 til 9 som legges inn i regnearket. Videre er det en del faktorer som skal vurderes i forhold til risiko. En risikovurdering gjøres basert på: 1. Helse, miljø(hm) luftkvalitet, støynivå, helse/miljøfarlige stoffer, vernerunder etc. 2. Sikkerhet (S) bæreevne, brannsikkerhet, pasient- og ansattes sikkerhet, skadeforebygging/teknisk risiko, overholdelse av lover og regler etc. 3. Økonomi (Ø) vedlikehold, utskiftning, bygningsmessige følgeskader, kost-nytte etc. 4. Estetikk(E) overflater, renhold etc. Tiltakene risikovurderes etter omforent metode for risikovurdering, basert på punktene over. Det er et eget vedlegg for dette i verktøyet for VP2. Risikofaktor blir benyttet i den videre prioriteringen av tiltak. VP 2 vil etter risikoanalyse og vurdering være en prioritert liste over vedlikeholdstiltak. Ut i fra denne prioriterte listen, meldes det til ledelsen et forslag over hvilke tiltak man ser for seg å gjennomføre/starte det kommende året, innenfor en ramme som det er sannsynlighet for at bevilges/prioriteres. Forslaget sendes til ledelsen i budsjettprosessen. Etter endt budsjettprosess, vil ledelsen informere om budsjett og eventuelle føringer for endringer i prioritering. Dette legges inn i og utgjør den endelige VP 2. 4.3 Verktøy for vedlikeholdsplaner Prosjektgruppa har laget et forslag til et enkelt verktøy i Excel som kan benyttes til arbeidet med vedlikeholdsplaner (se 8.1 Vedlegg 1, Excelmal for vedlikeholdsplan ). Prosjektgruppa har foreslått å kombinere VP1 og VP2 i ett felles Excelark. VP2 kan lages på to ulike måter avhengig av kompleksitet. En egen veiledning bør lages for utfylling av verktøyet. Det foreslås 23 av 31

også at et HF gjør en pilot med bruk av Excelarket. Regnearket bør videreutvikles for å bli et godt verktøy som kan brukes på tvers av HF. Det vil være en fordel om utviklingsprosjekter og rehabilitering som ikke inngår i vedlikeholdsbudsjettet sammenholdes med denne oversikten, da slike prosjekter ofte påvirker både prioritering og budsjetter til vedlikehold. 4.4 Betydning for HMS/arbeidsmiljø En god organisering og systematikk for oppfølging av vedlikehold av bygningsmassen, er en forutsetning for å kunne ivareta det fysiske arbeidsmiljøet i helseforetakene. Vi har i dag bred erfaring med at vedlikeholdsetterslep gjennom mange år bl.a. har ført til fuktskader og utvikling av muggsopp som igjen har ført til helseplager for mange ansatte. Andre eksempler kan være trekk fra gamle vinduer eller manglende serviceoppfølging på ventilasjonsanlegg som har skapt ubalanse i forhold til inneklimaet. Slitte gulvbelegg og veggflater gjør også renholdsarbeidet mer krevende, og kan føre til uhygieniske forhold. Vernetjenesten i helseforetakene får mange henvendelser fra både ansatte og ledere om arbeidsmiljøproblemer som er knyttet til mangel på vedlikehold. Det er håp om at det fremover vil bli gitt større fokus/prioritering og bedre organisering av vedlikeholdsarbeidet slik at vi kan få en betydelig reduksjon av problemene som er knyttet til bl.a. inneklimaet. Det er viktig med en klar kobling mellom resultatene fra de årlige vernerundene og vedlikeholdsplanlegging. Det forutsetter et godt og tett samarbeid med foretakenes eiendomsavdelinger og de som disponerer arealene (ledere og verneombud). Konsekvensutredninger/risikovurderinger bør gjøres i samarbeid, og ligge til grunn for prioriteringene. Det er en stor fordel dersom foretakene har knyttet til seg yrkeshygienikere/ inneklimarådgivere som kan bistå vedrørende prioriteringene. 4.5 Organisering og kompetanse/ressurser Før arbeidet med vedlikeholdsplan påbegynnes, må data fra årets vernerunder, tilsynsrapporter (dsb, heiskontroll, el-tilsyn, branntilsyn, arbeidstilsynet etc.) og annen relevant dokumentasjon være tilgjengelig. Årlig oppdateringer av vedlikeholdsplaner må gjøres i forkant og parallelt med budsjettprosessene i det enkelte HF. VP 1 utarbeides så snart tilstandsrapporter fra Multimap foreligger. Dette arbeidet bør utføres i regi av teknisk og eiendomsavdelingen innen hvert HF. Det vil være viktig å samordne dette med prosjektavdelingen (byggutvikling) og forvaltningen. Når filtrering og risikovurdering gjøres, vil det være viktig å samarbeide med de kliniske virksomhetene og ledelsen, for å få de nødvendige innspill i forhold til kliniske, så vel som overordnede mål og strategier. Det må også gjørs en kobling mot vernearbeid i HFet som beskrevet over. VP 2 utarbeides i nært samarbeid med ledelsen i budsjettprosessen. Når budsjett er lagt, gir ledelsen eventuelle føringer for endringer av prioriteringer og VP 2 justeres til endelig, godkjent versjon. 4.5.1 Nettverk Nettverket beskrevet over (3.5.1 Regionalt nettverk for tilstandsvurderinger) vil også jobbe med vedlikeholdsplaner. Hovedoppgaver for nettverket i denne forbindelse kan være: Erfaringsdeling ift. gjennomføring av vedlikeholdsplaner og bruk av verktøy, samt innspill til oppdatering av verktøy Utvikle og oppdatere en detaljert veileder for vedlikeholdsplan, basert på denne rapporten Videreutvikle praksis for gjennomføring av vedlikeholdsplaner Holde seg oppdatert på utvikling innen vedlikeholdsplanlegging i andre sektorer 24 av 31

5 Gap mellom nødvendig behov og tilgjengelige midler på kort sikt Avsetninger av midler til vedlikehold av bygg i HSØ er sterkt varierende fra år til år og lite forutsigbar. Manglende forutsigbarhet medfører i seg selv en økt kostnad for de enkelte prosjekter i og med at de ikke kan gjennomføres etter en langsiktig plan. Kartlegging viser at mange bygg har til dels store, alvorlige feil og mangler og er ikke tilpasset dagens bruk. Hovedinntrykket er at det ikke utføres verdibevarende vedlikehold og flere lover og forskrifter brytes. Gruppa anbefaler at TG 2 og 3 legges inn i vedlikeholdsplaner som beskrevet over. Brudd på lover og forskrifter vil dermed bli fanget opp i planlagte tiltak. Ved å gjennomføre dette vil den gjennomsnittelige TG økes, og gap reduseres. Gapet/avviket lukkes når TG 1.0 pr bygg er oppnådd. TG 1.0 12 er definert som måltall på gjennomsnittelig tilstand pr bygg og regnes som tilfredsstillende standard. Dette gjelder for den bygningsmassen som er forutsatt brukt i de nærmeste år jf. plan i de enkelte HF. Hvis ikke skal målet være avhending eller kondemnering. Prosjektgruppa mener at metodikken beskrevet i denne rapporten vil bidra til å lukke dette gapet, ved å prioritere problemområdene først, og øke den gjennomsnittlige TG. Det er prosjektgruppas oppfatning at det bør stilles krav til HFene i Oppdragsdokumentet relatert til vedlikeholdsplaner, verdiutvikling og verdivurdering av bygningsmassen med tilhørende rapportering. I oppdragsdokumentet til hvert HF bør det kvantifiseres mål for vedlikehold hvert år og på lengre sikt. Dette inkluderer målsetting om vektet tilstandsgrad pr bygg som revideres årlig. 12 Rapport ble godkjent i FUBE med følgende anmerkning; I strategi for eiendomsområdet er det lagt opp til at HF ene selv kan definere deres ønskede tilstandsgrad. I DP 7 er det lagt opp til tilstandsgrad på 1. Strategien overstyrer den i delprosjekt 7 anbefalte tilstandsgrad. 25 av 31

6 Fremtidige muligheter Metodikken beskrevet over vil bidra til å redusere det eksisterende gapet mellom nødvendig behov og tilgjengelige midler på kort sikt, men vil på grunn av tilgangen på midler ikke kunne nå målsettingen om tilstandsgrad pr bygg på 1.0. Prosjektgruppa ser for seg at det må settes i verk større endringer for å nå dette målet, og dette må gjøres over tid. Avviket mellom tilgjengelige midler og behovet for vedlikehold fører i dag til at realverdien i bygningsmassen forfaller. Det bygges nytt for betydelige beløp noe som hever gjennomsnittelig tilstandsgrad. Så lenge den økonomiske rammen er konstant vil nybygg føre til mindre midler til vedlikehold. Det kan være økonomisk riktig at en større andel av tilgjengelig kapital benyttes til vedlikehold og rehabilitering av funksjonell bygningsmasse, slik at bygg ikke forfaller og verdier går tapt, men kan benyttes som formålsbygg også i fremtiden. 6.1 Husleie Funksjonelle arealer vil gi best avkastning på investert kapital. Husleie kan være en riktig angrepsvinkel for å få belyst arealdisponeringen og kostnader med eiendomsdrift. Husleieordningen gir større finansiell forutsigbarhet for eiendomsavdelingen som igjen medfører at vedlikehold kan gjennomføres med langsiktige planer. Dette øker muligheten for å foreta innkjøp og gjennomføre vedlikeholdsprosjekter på en rasjonell måte. Gode målrettede insitamenter gir grunnlag for optimal arealbruk, større sambruk og mindre behov for ombygging og nybygg. Sparte investeringer kan benyttes til vedlikehold. Det henvises til FUBEs delprosjektet om husleie som behandler dette 13. 6.2 Verdiregnskap For å prioritere eiendomskostnader og investeringer på en god måte, er det viktig å kunne synliggjøre hva pengene brukes til. For å dokumentere og visualisere kapitalbruk anbefaler prosjektgruppa at det utarbeides verdiregnskap for hvert bygg som synliggjør forhold mellom avskrivingsnivå og investeringer i bygget. HSØ bør ha som målsetting å ikke redusere verdi av bygningsmassen. Verdiregnskaper baserer seg på rapporter fra kostnadsføring etter livssykluskostnadsprinsippet (NS 3454). 6.3 Budsjetter og organisering Prosjektgruppa mener at strategisk vilje og evne hos sykehusledelsens til å benytte bygg som strategisk innsatsfaktor må fokuseres. For å lykkes med prioritering av eiendomsområdet vil det være nødvendig å skille budsjetter til eiendom fra budsjetter til kjernevirksomheten. Et organisatorisk skille vil ytterligere bidra til dette. 6.4 Aktivitetsstyrt vedlikehold og funksjonelle bygg Det er viktig at alle HF har bygg og eiendommer som er funksjonelle for kjernevirksomheten. Det er en klar sammenheng mellom tilrettelagte funksjonelle arealer og arbeidsmiljø og derigjennom kvaliteten på pasientbehandlingen. Arealeffektiviteten bør settes i fokus, det er viktig at det blir utført flest mulig behandlinger på tilgjengelig areal. Arealene som stilles til disposisjon for den medisinske virksomheten bør derfor sammenholdes og optimaliseres i forhold til arbeidsprosessene som skal foregå der. Vedlikehold bør derfor på sikt i enda større grad sees i sammenheng med 13 Delprosjekt med mandat fra FUBE. Se rapport Beskrivelse av husleiemodell. 26 av 31

funksjonalitet og arealeffektivitet, og ikke i hovedsak tilstandsgrad. Dette under forutsetning av at lover og forskriftskrav er oppfylt. Vedlikeholdsplaner i henhold til dette vil underbygge fokus på den medisinske virksomheten som skal foregå i bygget og på overordnet nivå understøtte sykehusets medisinske utvikling. 27 av 31

7 Konklusjon / Anbefaling Tilstandsvurdering Vedlikeholdsplan TG 2 og 3 registreres VP 1 Filtrering Tilstandsrapport Risikovurdering Kalkyler VP 2 Figur 5 Viser med prosesspiler hvordan tilstandsvurderinger og vedlikeholdsplaner er anbefalt gjennomført. Innføring av vedlikeholdsplaner basert på tilstandsvurderinger vurderes av prosjektgruppa som et velegnet verktøy til en strukturert tilnærming for å prioritere tiltak innenfor de økonomiske rammene som stilles til rådighet. Det er ønskelig at vedlikeholdsarbeidet skal føre til tilfredsstillende standard for aktuell bruk, og prosjektgruppa har knyttet dette til tilstandsgrader og jobbet med en målsetting om at alle bygg skal ha en tilstandsgrad på 1.0 eller bedre. Prosjektgruppa anbefaler at tilstandsgrader oppdateres årlig ved hvert HF, med fokus på TG2 og TG3. Verktøyet Multimap brukes. På denne måten vil man hele tiden ha oversikt over den bygningsmassen med dårligst tilstand, og slik prioritere problemområdene som er nødvendig for å nå målsettingen. Bygningens tilpasningsdyktighet, funksjon og egnethet revideres hvert 5 år eller ved behov, da disse parametrene er mer statiske. Prosjektgruppa anbefaler at det blir en sterkere knytning mellom tilstandsgrader og vedlikeholdsplaner, og foreslår derfor en metodikk der tiltak for alle TG 2 og TG 3 lager utgangspunktet for vedlikeholdsplanen. Dette gjøres i et nyutviklet verktøy i Excel. Denne metodikken fører til at alle identifiserte tiltak kan prioriteres på bakgrunn av tilstand, men også basert på en rekke andre faktorer som tilpasningsdyktighet, funksjon og egnethet, HMS, økonomi og byggene som strategisk virkemiddel. Kostnadene per tiltak beregnes, og fordeles ut over det antall år tiltaket er ment å vare, og gir et 5-års perspektiv på planene. Det gjøres en rekke prioriteringer og knytninger mot budsjettprosessen, før en endelig vedlikeholdsplan godkjennes. Planene er rullerende og historikken ivaretas. For å få en omforent videreføring av metodebruk i forbindelse med tilstandsvurderinger og etablering av vedlikeholdsplaner, er det prosjektgruppas oppfatning at det bør etableres et nettverk for å videreføre gruppas anbefalinger. Dette nettverket kan bidra til å definere behov for nye og/eller endrede standardrapporter ved behov. Prosjektgruppa har ikke utviklet metodikk for verdiregnskap, men anbefaler at det utarbeides verdiregnskap for hvert bygg som synliggjør forhold mellom avskrivingsnivå og investeringer i bygget. Verdiregnskaper bør basere seg på rapporter fra kostnadsføring etter livssykluskostnadsprinsippet (NS 3454). Ved å benytte metodikken for tilstandsvurdering og vedlikeholdsplaner beskrevet over, forsøker man å lukke gapet mellom eksisterende vedlikeholdsetterslep og målet med en vektet TG på 1.0 per bygg. Prosjektgruppa mener likevel at dette ikke er nok for å ta igjen vedlikeholdsetterslepet i Helse Sør- Øst innenfor eksisterende rammer. For å lukke dette gapet vil det være nødvendig med ytterligere tiltak, der øremerking av budsjett, organisering og vilje til å bruke byggene som strategisk innsatsfaktor må fokuseres. 28 av 31