Konkurransegrunnlagets. administrative bestemmelser

Konkurransegrunnlagets administrative bestemmelser Rammeavtale om anskaffelse av multifunksjonsmaskiner, storformatskrivere, vedlikehold og tilknyttede tjenester Saksnr: 201501188 Åpen anbudskonkurranse etter forskriftens del I og III 1

INNHOLD 1 ANSKAFFELSEN... 3 1.1 ANSKAFFELSESPROSEDYRE... 3 1.2 OPPDRAGSGIVER... 3 1.3 ANSKAFFELSENS FORMÅL... 3 1.3.1 Multifunksjonsmaskiner, programvare og tilhørende service... 3 1.3.2 Storformatskriver, programvare og tilhørende service... 3 1.4 ANSKAFFELSENS OMFANG... 4 1.5 ANTALL LEVERANDØRER... 4 2 DETALJERT DOKUMENTOVERSIKT... 4 3 HENVENDELSER/KOMMUNIKASJON... 5 3.1 OPPDRAGSGIVERS KONTAKTPERSON... 5 3.2 HENVENDELSER... 5 3.3 TAUSHETSPLIKT... 5 4 KONTRAKT... 5 5 KVALIFIKASJONSKRAV... 6 5.1 LOVPÅLAGTE KRAV... 6 5.2 TILBYDERENS ORGANISATORISKE OG JURIDISKE STILLING... 6 5.3 TILBYDERENS ØKONOMISKE OG FINANSIELLE STILLING... 6 5.4 TILBYDERENS TEKNISKE OG FAGLIGE KVALIFIKASJONER... 7 6 KRAV TIL TILBUDETS UTFORMING... 8 7 FRISTER... 8 7.1 TILBUDSFRIST... 8 7.2 VEDSTÅELSESFRIST... 8 7.3 FREMDRIFTSPLAN... 8 8 TILDELINGSKRITERIER MULTIFUNKSJONSMASKINER... 9 8.1 PRIS (40 %)... 9 8.2 KVALITET OG FUNKSJONSMESSIGE EGENSKAPER (60 %)... 9 9 TILDELINGSKRITERIER STORFORMATSKRIVERE... 10 9.1 PRIS (40 %)... 10 9.2 KVALITET OG FUNKSJONSMESSIGE EGENSKAPER (60 %)... 10 10 INFORMASJON OG BEGRUNNELSE FOR KONTRAKTSTILDELING... 10 Åpen anbudskonkurranse etter forskriftens del I og III 2

1 ANSKAFFELSEN 1.1 ANSKAFFELSESPROSEDYRE Anskaffelsen gjennomføres i henhold til lov om offentlige anskaffelser av 16. juli 1999 nr. 69 (LOA) og forskrift om offentlige anskaffelser (FOA) av 7. april 2006 nr. 402. Anskaffelsen skal foretas gjennom en åpen anbudskonkurranse etter forskriftens del I og III. 1.2 OPPDRAGSGIVER Politiets fellestjenester (PFT), heretter kalt oppdragsgiver, skal på vegne av Justis- og beredskapsdepartementet med underliggende virksomheter samt Domstolsadministrasjonen inngå rammeavtaler for anskaffelse av multifunksjonsmaskiner, storformatskrivere, vedlikehold og tilknyttede tjenester. Det vil si at den omfatter følgende deltagende enheter i justissektoren: Under Justis- og beredskapsdepartementet: Den Høyere påtalemyndighet Politiets Sikkerhetstjeneste (PST) Sysselmannen på Svalbard Politi- og lensmannsetaten, dvs. Politidirektoratet med underliggende politidistrikter, namsfogd i Oslo, KRIPOS, Økokrim, Politihøgskolen(PHS), Utrykningspolitiet (UP), Politiets Utlendingsenhet (PU), Grensekommisariatet og Reinpolitiet. Domstoladministrasjonen Direktoratet for Nødkommunikasjon Politiets IKT tjenester (PIT) har ansvaret for IKT-systemene, i politi- og lensmannsetaten samt Den Høyere påtalemyndighet. Virksomheten er underlagt Politidirektoratet, og har hovedkontorer på Majorstua i Oslo. PIT betjener også andre enheter innen statsforvaltningen. PIT vil ha et forvaltningsansvar av rammeavtalene. For mer informasjon om oppdragsgiver: www.politi.no. 1.3 ANSKAFFELSENS FORMÅL Formålet med konkurransen er å inngå rammeavtale med en leverandør, alternativt én leverandør for hvert område om produkter og tjenester for leveranse av som fremgår av punkt 1.3.1 og 1.3.2. 1.3.1 Multifunksjonsmaskiner, programvare og tilhørende service Multifunksjonsmaskiner Funksjoner, herunder: Kopi, utskrift, skanning, sortering, stifting, follow me print. Vedlikehold av multifunksjonsmaskiner - landsdekkende vedlikehold. Tilbyder skal kunne tilby vedlikehold av eksisterende utstyr Tilbydere skal kunne tilby både kjøp og leie med service av multifunksjonsmaskiner. Det forventes at leverandører har en nettløsning for bestilling, ordre- og servicebehandling. Mer informasjon om anskaffelsen er tatt inn i Vedlegg A Kravspesifikasjon. 1.3.2 Storformatskriver, programvare og tilhørende service Storformatskriver - Funksjoner: Utskrift. Vedlikehold av storformatskrivere - landsdekkende vedlikehold. Åpen anbudskonkurranse etter forskriftens del I og III 3

Det forventes at leverandører har en nettløsning for bestilling, ordre- og servicebehandling. Tilbydere skal kunne tilby både kjøp og leie med service av storformatskrivere. Mer informasjon om anskaffelsen er tatt inn i Vedlegg A Kravspesifikasjon. 1.4 ANSKAFFELSENS OMFANG På grunnlag av tidligere års anskaffelser kan det, uten forbindtlighet for oppdragsgiver, estimeres til ca 20 MNOK på område 1.3.1 og ca 4 MNOK på område 1.3.2 i løpet av avtaleperioden inklusive opsjonsår for rammeavtalen. Alle estimat er eksklusive merverdiavgift. Avtaleperiode Avtaleperioden er for hver enkelt rammeavtale er 2 år regnet fra avtalen er signert av begge parter. Opsjon Oppdragsgiver har opsjon på å forlenge rammeavtalen med de samme betingelser med 1 + 1 år slik at total mulig avtalelengde blir 4 år. 1.5 ANTALL LEVERANDØRER Oppdragsgiver vil inngå avtale med 1 (én) leverandør, alternativt én leverandør pr. delområde 1.3.1 og 1.3.2. 2 DETALJERT DOKUMENTOVERSIKT Dette konkurransegrunnlag innholder følgende dokumenter: Konkurransegrunnlagets administrative bestemmelser Vedlegg 1 Tilbudsskjema DEL 1 DEL 2 (Kontrakt) Kontraktsvilkår Multifunksjonsmaskiner Kontraktsvilkår Storformat skrivere Vedlegg A Kravspesifikasjon Multifunksjonsmaskiner Vedlegg A 1 Kravspesifikasjon Bilag A1Multifunksjon Vedlegg A Kravspesifikasjon Storformat skrivere Vedlegg A 1 Kravspesifikasjon Bilag A1 Storformat skrivere Vedlegg B Priser og leveringsbestemmelser MFM Vedlegg B Priser og leveringsbestemmelser SFS Vedlegg C Forbehold Vedlegg D Annen dokumentasjon fra tilbyder Vedlegg E Endringskatalog Vedlegg F Leverandørens besvarelse av Kundens Kravspesifikasjon Del 1 skal styre konkurransen frem mot kontrakt, og Del 2 vil utgjøre dokumentene i kontrakten. Åpen anbudskonkurranse etter forskriftens del I og III 4

3 HENVENDELSER/KOMMUNIKASJON 3.1 OPPDRAGSGIVERS KONTAKTPERSON Oppdragsgivers kontaktperson er: Navn: Christer Edlund Adresse: Fridtjof Nansens vei 14, 0369 Oslo e-post: christer.edlund@politiet.no 3.2 HENVENDELSER Alle henvendelser skal rettes til oppdragsgivers kontaktperson per e-post med kopi til post.fellestjenester@politiet.no. E-posten skal minimum merkes med anskaffelsens referansenummer i emnefeltet. Ved spørsmål og/eller dersom tilbyder finner at konkurransegrunnlaget ikke gir tilstrekkelig veiledning og/eller det oppdages feil, kan de skriftlig henvende seg til oppdragsgivers kontaktperson. Det skal ikke være kontakt/kommunikasjon med andre personer hos oppdragsgiver, eventuelt andre enheter i Politiet, hva gjelder anbudskonkurransen enn nevnte kontaktpersoner. Henvendelser kan sendes innen utgangen av 5. juni 2015. Spørsmål fra de enkelte interessenter anonymiseres og legges ut sammen med svarene via DOFFIN. 3.3 TAUSHETSPLIKT Tilbyderne har taushetsplikt med hensyn til enhver opplysning om oppdragsgiver, oppdragsgivers systemer eller andre forhold som de måtte få kjennskap til i forbindelse med denne anbudskonkurransen, jf. Forvaltningsloven 13. Oppdragsgiver og dennes ansatte plikter likeledes å hindre at andre får adgang eller kjennskap til opplysninger om tekniske innretninger og fremgangsmåter eller drifts- og forretningsforhold som det vil være av konkurransemessig betydning å hemmeligholde av hensyn til den opplysningen angår, jf. Forskrift om offentlige anskaffelser (FOA) 3-6. 4 KONTRAKT Avtaleforholdet reguleres av Del 2 Kontraktsvilkår samt alle vedlegg i Del 2. Kontrakten anses som akseptert av tilbyderen, med mindre det tas uttrykkelig forbehold. Slike forbehold skal føres i Vedlegg C Forbehold, og ny formulering og/eller endrede kostnader skal anføres. Forbehold skal være presise og entydige slik at oppdragsgiver kan vurdere dem uten kontakt med tilbyderen. Det bemerkes at tilbud som inneholder vesentlige forbehold vil bli avvist. Tilbudet vil likeledes bli avvist dersom det på grunn av forbehold, feil, uklarheter, ufullstendigheter eller liknende kan medføre tvil om hvordan tilbudet skal bedømmes i forhold til øvrige tilbud. Åpen anbudskonkurranse etter forskriftens del I og III 5

5 KVALIFIKASJONSKRAV Dersom ett eller flere kvalifikasjonskrav (punkt 5.1 5.4) ikke er tilfredsstilt, vil tilbyderens tilbud ikke bli vurdert. I de tilfeller tilbyderen har særlige grunner til ikke å kunne fremlegge den etterspurte dokumentasjon, kan oppdragsgivers kontaktperson, før tilbudsfristens utløp, kontaktes for å klarlegge hvorvidt annen dokumentasjon kan aksepteres. 5.1 LOVPÅLAGTE KRAV Krav Tilbyder skal dokumentere at alle forpliktelser med hensyn til betaling av skatter og avgifter er oppfylt. Tilbyder skal dokumentere at alle lovbestemte krav i Norge innen helse, miljø og sikkerhet (HMS) er oppfylt eller eventuelt vil bli oppfylt ved tildeling av kontrakt. Dokumentasjonskrav Skatteattest (Skatteattest for skatt utstedes av kemner/kommunekasserer (skjema RF-1244)) som ikke er mer enn 6 måneder gammel, regnet fra frist for innlevering av tilbudet. Merverdiavgiftsattest (Attest for betalt merverdiavgift utstedes av skattefogden (skjema RF-1244)) som ikke er mer enn 6 måneder gammel, regnet fra frist for innlevering av tilbudet. Utenlandske tilbydere skal fremlegge attester fra tilsvarende myndigheter som de norske. HMS-egenerklæring (Erklæringen kan hentes på nettadressen http://www.lovdata.no/for/sf/fa/xa- 20060407-0402.html#map035). 5.2 TILBYDERENS ORGANISATORISKE OG JURIDISKE STILLING Krav Tilbyder skal dokumentere at foretaket er lovlig etablert. 5.3 TILBYDERENS ØKONOMISKE OG FINANSIELLE STILLING Krav Tilbyder skal ha økonomisk kapasitet til å gjennomføre oppdraget/kontrakten, med det menes en kredittrating som ikke er lavere enn A (Dun & Bradstreet) eller tilsvarende. Tilbyder skal ha etablerte forbindelser til eventuelle underleverandører/samarbeidspartnere/agenter, og ha råderett over tilbudte ressurser under avtaleperioden. Dokumentasjonskrav Norske selskaper: Firmaattest. Utenlandske selskaper: Godtgjørelse på at selskapet er registrert i faglige registre bestemt ved lovgivning i det landet hvor tilbyder er etablert. Attesten bør ikke være eldre enn 12 måneder. Dokumentasjonskrav Kredittvurdering/rating fra en kredittvurderingsinstitusjon, ikke eldre enn 6 måneder. Tilbyder skal vedlegge en forpliktelseserklæring (egenerklæring) fra eventuelle underleverandører/ samarbeidspartnere/agenter. Forpliktelseserklæringen (egenerklæringen) skal minimum inneholde; X (underleverandør/samarbeidspartner/agent) bekrefter at Y (tilbyder) råder over våre tilbudte ressurser i hele kontraktsperioden. Dato og underskrift av X. Tilbyder skal dokumentere hvilken del av leveransen underleverandør/samarbeidspartner er ansvarlig for. Åpen anbudskonkurranse etter forskriftens del I og III 6

Dersom tilbyder formidler sitt tilbud gjennom en agent, skal tilbyder dokumentere agentens rolle i forhold til kontrakten. 5.4 TILBYDERENS TEKNISKE OG FAGLIGE KVALIFIKASJONER Krav Det kreves at tilbyder skal ha erfaring fra tilsvarende type oppdrag. Dokumentasjonskrav Tilbyder skal legge ved lister over utførte leveranser de siste tre år som er relevante i forhold til leveranse av samtlige produkter og tjenester nevnt under punkt 1.3 som er relevante for den delen tilbyder ønsker å tilby på. Leverandøren skal beskrive sine erfaringer med fokus på følgende punkter: Erfaring med landsdekkende levering (på tid, mange steder, mange bestillere) Håndtere volum Leveringsevne mht kapasitet til levering (rask og forutsigbar levering) Tilbyder skal ha et godt og velfungerende system for kvalitetssikring/-styring. I tillegg til beskrivelsen nevnt over skal det fremgå av referansene det totale innhold, årlig verdi (ekskl. mva., dersom kun deler av den utførte tjenesten er relevant i forhold til denne anskaffelsen oppgis denne andelen), tidspunkt, samt navnet og kontaktinformasjonen på den offentlige eller private mottaker. Tilbyder skal dokumentere system for kvalitetssikring/ -styring. Dersom tilbyder er sertifisert i henhold til internasjonalt anerkjent standard for kvalitetssikring/-styring, er det tilstrekkelig at kopi av utstedt gyldig sertifikat vedlegges. Sertifikatet(ene) skal omfatte alle elementer som omfattes av anskaffelsen. Det vil si salg og distribusjon av de produkter som etterspørres i anskaffelsen. Dersom tilbyder ikke er sertifisert, må kvalitetssystemet dokumenteres. Dokumentasjonen skal minimum omfatte prosedyrer/rutiner for: prosedyrer / rutiner som sikrer leveringsdyktighet, prosedyrer / rutiner for avviks- og reklamasjonsbehandling. godkjennelse av underleverandører Åpen anbudskonkurranse etter forskriftens del I og III 7

6 KRAV TIL TILBUDETS UTFORMING Tilbudet skal: 1. være skriftlig og inneholde utfylt tilbudsskjema som er datert og signert av person som har fullmakt til å forplikte tilbyder. 2. leveres/oversendes i lukket forsendelse og merkes «Rammeavtale om anskaffelse av multifunksjonsmaskiner, storformatskrivere, vedlikehold og tilknyttede tjenester, referansenr. 201501188». 3. leveres direkte, alternativt sendes med post (bedriftspakke) til: Politiets fellestjenester, v/christer Edlund, Fridtjof Nansens vei 14, 0369 Oslo. Forespørsel om deltakelse skal ikke avgis med elektronisk middel (e-post). 4. utformes på norsk eller engelsk. Det samme gjelder alle vedlegg. Der tilbyderen har særlige grunner til ikke å kunne fremlegge den etterspurte dokumentasjon (eks. skatteattest) på det forespurte språk kan oppdragsgiver, før tilbudsfristens utløp, kontaktes for å klarlegge hvorvidt dokumentasjon på annet språk kan aksepteres. 5. leveres med: kvalifiseringsdokumentene og tilbudsdokumentene i hver sin ringperm, i 1eksemplar, altså 2 permer totalt. Dokumentene skal ikke limes, stiftes eller innbindes. Det skal brukes skilleark mellom hver inndeling av permene i henhold til strukturen i Vedlegg 1 Tilbudsskjema. ett elektronisk eksemplar (minnepinne). Dersom det er plass til all dokumentasjon på samme medium, kan det leveres ett eksemplar. Tilbyder er ansvarlig for å verifisere at minnepinne er lesbar og identisk med dokumentene i permene. én utgave av tilbudet som kan benyttes ved eventuell begjæring om innsyn. I dette eksemplaret skal tilbyderen sladde det som anses å være forretningsforhold som det av konkurransemessig betydning vil være viktig å hemmeligholde. Tilbyder skal i tillegg sette opp en liste over det som er sladdet med begrunnelse for hvorfor tilbyder anser dette for å være forretningshemmeligheter. Vedrørende hva som er slike forretningshemmeligheter, se Forvaltningsloven 13. Oppdragsgiver er forpliktet til å foreta en selvstendig og konkret vurdering av hva som kan unntas og ikke, jf. også kravet til merinnsyn i offentleglova 11. Tilbyder er ansvarlig for at alle spørsmål, krav og avklaringspunkter i konkurransegrunnlaget besvares/belyses. 7 FRISTER 7.1 TILBUDSFRIST Tilbudsfrist er satt til fredag 19. juni 2015 kl 12:00. Tilbudet skal være oppdragsgiver i hende på leveringsadressen før utløpet av tilbudsfristen. Det er tilbyderens ansvar at tilbudet kommer frem innen fristens utløp. For sent innkomne tilbud vil bli avvist. 7.2 VEDSTÅELSESFRIST Tilbyderen er bundet av tilbudet frem til 13. november 2015 kl 12:00. 7.3 FREMDRIFTSPLAN Oppdragsgiver har som mål at leverandør skal være valgt innen medio juli 2015, og at første leveranse skal være foretatt medio august 2015. Fastsettelse av endelig fremdriftsplan frem mot leveranser vil skje etter kontraktssignering. Åpen anbudskonkurranse etter forskriftens del I og III 8

8 TILDELINGSKRITERIER MULTIFUNKSJONSMASKINER Tildelingen skjer på basis av hvilket tilbud som er det økonomisk mest fordelaktige, basert på følgende kriterier: Kriterium Vekt Dokumentasjonskrav Pris 40 % Ferdig utfylt Vedlegg B Priser og leveringsbestemmelser Kvalitet og funksjonsmessige egenskaper - Utstyr, funksjoner og egenskaper - Service og vedlikehold 60 % Besvarelse av relevante punkter i Vedlegg A Kravspesifikasjon 8.1 PRIS (40 %) Evalueres med bakgrunn i priser oppgitt i Vedlegg B Priser og leveringsbestemmelser for de volumer som er angitt. - Pris ved kjøp av multifunksjonsmaskiner, Vedlegg B kap. 4.1 - Prispåslag ved eventuelle modellskifter, Vedlegg B kap. 4.1 - Service- og vedlikeholdskostnader ved kjøp av Multifunksjonsmaskiner, Vedlegg B kap. 4.2 - Leiekostnad for multifunksjonsmaskiner, Vedlegg B kap. 5.1 - Prispåslag ved kjøp av forbruksmateriell, Vedlegg B kap. 6.1 - Prispåslag ved kjøp av tilleggsutstyr, Vedlegg B kap. 6.2 - Timepris ved utvidet beredskap, Vedlegg B kap. 7 8.2 KVALITET OG FUNKSJONSMESSIGE EGENSKAPER (60 %) Tildelingskriteriet Kvalitet og funksjonsmessige egenskaper er delt inn i to underkriterier. Underkriteriet "Service og vedlikehold" vektes høyere enn underkriteriet "Utstyr, funksjoner og egenskaper": - Utstyr, funksjoner og egenskaper Det vil bli lagt vekt på hvilke spesifikasjoner, hvilket utstyr og hvilken tilleggsfunksjonalitet kontraktsgjenstanden leveres med utover de spesifiserte minimumskravene definert i kravspesifikasjonen. Dette må fremkomme tydelig i besvarelsen av; - kap. 4.5 4.8 Del 2 Vedlegg A Kravspesifikasjon, Multifunksjonsmaskiner - kap. 4.9 Del 2 Vedlegg A Kravspesifikasjon, Multifunksjonsmaskiner For underkriteriet "Utstyr, funksjoner og egenskaper" vil de to strekpunktene vektes likt. - Service og vedlikehold Det vil bli lagt vekt på kvaliteten på de tjenester som leveres i tilknytning til service og vedlikehold utover de spesifiserte minimumskravene definert i kravspesifikasjonen. Dette evalueres på bakgrunn av besvarelsen på følgende kapitler på de respektive delområdene: - kap. 7.1 7.3 i Del 2 Vedlegg A Kravspesifikasjon, Multifunksjonsmaskiner - kap 7.5 i Del 2 Vedlegg A Kravspesifikasjon, Multifunksjonsmaskiner For underkriteriet "Service og vedlikehold" vil andre strekpunkt vektes høyest. Åpen anbudskonkurranse etter forskriftens del I og III 9

9 TILDELINGSKRITERIER STORFORMATSKRIVERE Tildelingen skjer på basis av hvilket tilbud som er det økonomisk mest fordelaktige, basert på følgende kriterier: Kriterium Vekt Dokumentasjonskrav Pris 40 % Ferdig utfylt Vedlegg B Priser og leveringsbestemmelser Kvalitet og funksjonsmessige egenskaper - Utstyr, funksjoner og egenskaper - Service og vedlikehold 60 % Besvarelse av relevante punkter i Vedlegg A Kravspesifikasjon 9.1 PRIS (40 %) Evalueres med bakgrunn i priser oppgitt i Vedlegg B Priser og leveringsbestemmelser for de volumer som er angitt. - Pris ved kjøp av Storformatskrivere, Vedlegg B pkt 4.1 - Prispåslag ved eventuelle modellskifter, Vedlegg B kap 4.1 - Service- og vedlikeholdskostnader ved kjøp av Storformatskrivere, Vedlegg B pkt 4.2 - Leiekostnad for Storformatskrivere, Vedlegg B pkt 5.1 - Prispåslag ved kjøp av forbruksmateriell, Vedlegg B kap. 6.1 - Prispåslag ved kjøp av tilleggsutstyr, Vedlegg B pkt 6.2 9.2 KVALITET OG FUNKSJONSMESSIGE EGENSKAPER (60 %) Tildelingskriteriet Kvalitet og funksjonsmessige egenskaper er delt inn i to underkriterier. Underkriteriet "Service og vedlikehold" vektes høyere enn underkriteriet "Utstyr, funksjoner og egenskaper": - Utstyr, funksjoner og egenskaper Det vil bli lagt vekt på hvilke spesifikasjoner, hvilket utstyr og hvilken tilleggsfunksjonalitet kontraktsgjenstanden leveres med utover de spesifiserte minimumskravene definert i kravspesifikasjonen. Dette må fremkomme tydelig i besvarelsen av; - kap. 4.5 4.6 i Del 2 Vedlegg A Kravspesifikasjon, Storformatskrivere - Service og vedlikehold Det vil bli lagt vekt på kvaliteten på de tjenester som leveres i tilknytning til service og vedlikehold utover de spesifiserte minimumskravene definert i kravspesifikasjonen. Dette evalueres på bakgrunn av besvarelsen på følgende kapitler på de respektive delområdene: - kap. 7.1 7.3 i Del 2 Vedlegg A Kravspesifikasjon, Storformatskrivere - kap. 7.4 i Del 2 Vedlegg A Kravspesifikasjon, Storformatskrivere For underkriteriet "Service og vedlikehold" vil andre strekpunkt vektes høyest. 10 INFORMASJON OG BEGRUNNELSE FOR KONTRAKTSTILDELING Oppdragsgivers beslutning om hvem som skal tildeles kontrakt, vil bli varslet skriftlig til alle deltakerne samtidig i rimelig tid før kontrakt inngås. Det vil være en karensperiode på 10 kalenderdager etter meddelelsen hvor tilbydere har mulighet til å klage på tildelingen. Når karensperioden er utløpt, har oppdragsgiver til hensikt å inngå kontrakt. Fristen regnes fra dagen etter at meddelelsen er sendt. Åpen anbudskonkurranse etter forskriftens del I og III 10