GRIMSTAD KOMMUNE - KONTROLLUTVALGET MØTEPROTOKOLL Kontrollutvalget i Grimstad kommune avholdt møte: Møtedato: Torsdag 22. april 2009 Tid: Kl. 12.00 15.40 Møtested: Grimstad Rådhus, møterom Edvarda, 1. etg. Til stede : Rolf Christian Ørnholt (leder), Anne Mo Grimdalen (medlem), Jofrid Helle Skåre (medlem), Tom Olaf Tellefsen (2. varamedlem) Forfall: Marit Wright (medlem), Siri Hoff (1. varamedlem), Kjell Bjellerås Jørgensen (1. varamedlem) Fra administrasjonen: Jon Eiklund (tilstede i forbindelse med behandling av sak nr. 10/09 og sak nr. 11/09) Vivian Fashing (tilstede i forbindelse med behandling av sak nr. 10/09 og sak nr. 11/09) Knut Johansen (tilstede i forbindelse med behandling av sak nr. 10/09 og sak nr. 11/09) Hans Ole Ziegler (tilstede i forbindelse med behandling av sak nr. 10/09 og sak nr. 11/09) Fra revisjonen : Knut-Thore Larsen Arne Kjell Tellefsen Sekretær : Øistein Strømsland Sak nr: 08/09 09/09 10/09 11/09 12/09 13/09 SAKER: Godkjenning av protokoll fra forrige møte (10.02.2009) Orienteringer/referatsaker Oppfølging av kommunestyrets vedtak i sak nr. 018/09 Grimstad kommune - årsregnskap for 2008 Forslag til prosjektplan for: Konsulenttjenester - Grimstad kommune Eventuelt Grimstad, 22. april 2009 Rolf Christian Ørnholt leder Øistein Strømsland sekretær Kopi: Varamedlemmer, ordfører, rådmann, plan- og utviklingssjef, Arendal Revisjonsdistrikt IKS SEKRETÆR FOR KONTROLLUTVALGET: AUST-AGDER FYLKESREVISJON Postadresse: Besøksadresse: Telefon: 37017391 E-postadresse: oistein.stromsland@aa-f.kommune.no Serviceboks 606 Ragnvald Telefax: 37017303 Organisasjonsnr.: 943039046 4809 ARENDAL Blakstadsvei 1
2 Sak nr: 08/09 Sak: Godkjenning av protokoll fra forrige møte (10.02.09) Forslag til vedtak: Protokollen fra møtet den 10.02.09 godkjennes. Sak nr: 09/09 Sak: Orienteringer/referatsaker 1. Skatt sør: Kontrollrapport 2008 vedrørende skatteoppkreverfunksjonen i Grimstad kommune. (Kontrollrapport datert 16.02.09 følger vedlagt). I henhold til kontrollrapport 2008 fra Skatt sør, datert 16.02.09, og årsrapport for 2008 fra skatteoppkreveren (jfr. sak nr. 02/09 i kontrollutvalget), registrerer kontrollutvalget at arbeidsgiverkontrollen ligger på et minimumsnivå. Kontrollutvalget ber administrasjonen vurdere å øke aktivitetsnivået på kontrollen. --------------------------- 2. Rapport utarbeidet av Agenda Utredning & Utvikling AS (datert 11.01.09): Grimstad kommune - evaluering av organisasjonen. (Rapporten er tidligere sendt i egen ekspedisjon til medlemmene i kontrollutvalget). 3. Brev fra kontrollutvalget til rådmannen i Grimstad, datert 11.02.09, vedrørende etablering av rutine som sikrer at kontrollutvalget får skriftlig tilbakemelding om behandling av saker i kommunestyret som vedrører kontrollutvalget. 4. Årsplan for kontrollutvalget for 2009 - behandlet i kommunestyret 23.02.09 (KS-013/09). 5. Henvendelse fra leder i kontrollutvalget til ordføreren vedrørende en orientering i kommunestyret om kontrollutvalgets arbeid og funksjoner (e-post datert 26.02.09) 6. Styret i Fevik Vel: Oversendt til orientering e-poster datert 20.02.09, 23.03.09 og 25.03.09 vedrørende klagesaker på utfylling i sjøen i Fevikkilen. 7. Årsmelding for Arendal Revisjonsdistrikt IKS for 2008 ble delt ut i møtet av revisor og kort kommentert. Sakene 2 7 ovenfor ble enstemmig tatt til orientering. Sak nr: 10/09 Sak: Oppfølging av kommunestyrets vedtak i sak nr. 018/09 Vedlegg til saken: 1. Brev fra kontrollutvalget til rådmannen, datert 03.04.09 2. Brev som vedlegg til e-post fra rådmannen til kontrollutvalget, datert 03.04.09
3 Kommunestyret hadde til behandling i møte 31.03.09 en sak (KS-018/09) om budsjettregulering 2009 (opprinnelig satt opp i forbindelse med regjeringens tiltakspakke og en endring i frie inntekter, deflator m.v.). I tilknytning til denne saken ble også ulike forhold knyttet til årsoppgjøret 2008 debattert og ulike forslag fremmet. Kommunestyret fattet følgende vedtak i sak nr. 018/09: 1. Kommunestyret ber formannskapet legge fram innstilling vedrørende budsjettregulering til neste kommunestyremøte den 4. mai sammen med innstilling når det gjelder inndekning av underskudd for 2008. 2. Kommunestyret vedtar forslag til rapportering til politiske utvalg og kommunestyret. 3. Kommunestyret tar rådmannens orientering om økonomisk status til orientering. 4. På grunn av den usikre økonomiske situasjonen, kuttes egen prosjektstilling som rådgiver prosjektfinansiering og forventede merinntekter fra dette arbeidet strykes i handlingsprogram 2010-12 ved neste revisjon. Kommunestyret forutsetter at rådmannen intensiverer arbeidet med å skaffe mer ekstern finansiering til prosjekter som uansett skal gjennomføres i kommunen. 5. Med bakgrunn i den sterke veksten i antall årsverk i 2008 (anslått til 60-70), ber kommunestyret rådmannen legge fram forslag til tiltak som stanser videre vekst i antall årsverk for kommunen sett under ett, utover det som nødvendig følger av befolkningsvekst og pålagte tjenester. Rådmannen bes også vurdere tiltak for en skånsom reduksjon i antall årsverk gjennom naturlig avgang, at enkelte ledige stillinger ikke besettes og lignende. Disse tiltakene må ses i sammenheng med at det også er ønskelig med mindre bruk av overtid i enhetene og tiltak for å oppnå dette. 6. Økonomiske rapporter til kommunestyret bes utviklet slik at kommunestyret kan ha innsyn i utviklingen i brutto rammer både på enhets- og kommunenivå. Dette skal være fullt ut gjennomført fra og med budsjettforslaget for 2010. 7. Kommunestyret ber kontrollutvalget omprioritere sitt arbeid og legge fram sak for kommunestyret helst i møte 4. mai hvor det klargjøres hva det er som gjør at man kunne få overskridelser i driftsutgiftene på kr. 110 millioner og hvorfor det ikke ble varslet og en vurdering av de tiltak som er iverksatt for å hindre gjentagelser. Det bør også gis en forklaring på hvorfor revisjonen ikke har oppdaget/varslet overskridelsene. 8. Rådmannen bes om å gi en vurdering av om nåværende organisasjonsmessige plassering av regnskapsansvarlige er hensiktsmessig og i henhold til kommunelovens bestemmelser, og eventuelt foreta en omorganisering. Kommunestyret får en orientering om dette i møte den 04.05.09. 9. Rådmannen bes snarest følge opp kommunestyrevedtak om nytt økonomireglement og finansreglement, og gi kommunestyret en vurdering av om anvisningsreglementet er godt nok. På bakgrunn av pkt. nr. 7 i vedtaket i saken sendte kontrollutvalget brev, datert 03.04.09, til rådmannen der kontrollutvalget ba om rådmannens skriftlig redegjørelse vedrørende seks forhold listet opp i brevet. Brevet følger som vedlegg nr. 1 til denne saken. Rådmannen svarte kontrollutvalget i brev som vedlegg til e-post, datert 03.04.09. Brevet følger som vedlegg nr. 2 til denne saken. På denne bakgrunn er rådmannen invitert til møtet i kontrollutvalget for å gi informasjon om Grimstad kommunes regnskap for 2008 og redegjøre muntlig for de forhold som
4 kontrollutvalget har tatt opp i sitt brev. Da møtet i kontrollutvalget er fremskyndet, har rådmannen tatt forbehold om at han ikke vil være ferdig med sine analyser og vurderinger av regnskapet til møtet. I brevet fra rådmannen blir det varslet at kontrollutvalget ikke kan påregne at informasjon i særlig grad vil kunne bli gitt før det planlagte møtet i kontrollutvalget 28.04.09. Sekretæren vurderer det derfor som urealistisk at kontrollutvalget kan legge fram sak for kommunestyret i møtet 04.05.09. Forslag til vedtak i saken vil bli lagt fram i møtet. --------------------------- Etter rådmannens muntlige redegjørelse i møtet og drøfting av saken fremmet sekretæren følgende forslag til vedtak: 1. Kontrollutvalget tar rådmannens redegjørelse og gjennomgang av kommunens årsregnskap for 2008 i møte 22.04.09 til foreløpig orientering. 2. Kontrollutvalget forutsetter et snarlig skriftlig svar på utvalgets brev til rådmannen, datert 03.04.09. 3. Kontrollutvalget nedsetter en arbeidsgruppe bestående av revisjonen, lederen av kontrollutvalget og sekretæren til å forberede en sak for kontrollutvalget som oppfølging av kommunestyrets vedtak i sak nr. 018/09. 4. Kontrollutvalget forutsetter at merutgifter knyttet til revisjonens og kontrollutvalgets arbeid med oppfølging av kommunestyrets vedtak i sak nr. 018/09 blir dekket. Sak nr: 11/09 Sak: Grimstad kommune - årsregnskap for 2008 Vedlegg til saken: 1. Grimstad kommune - årsregnskap for 2008 2. Grimstad kommune - årsmelding for 2008 3. Revisjonsberetning til regnskapet for Grimstad kommune for 2008 Kommunal- og regionaldepartementet (KRD) fastsatte 15.06.04 nye forskrifter for kontrollutvalg og revisjon. Disse forskriftene ble gjort gjeldende fra 01.07.04. I henhold til 5 i forskrift for revisjon skal revisor avgi revisjonsberetning til kommunestyret. Videre skal kontrollutvalget i henhold til 7 i forskrift for kontrollutvalg avgi uttalelse om årsregnskapet til kommunestyret før årsregnskapet vedtas. Kopi av denne uttalelsen skal være formannskapet i hende før formannskapet avgir innstilling om årsregnskapet til kommunestyret. Som grunnlag for kontrollutvalgets uttalelse om årsregnskapet foreligger regnskapet for Grimstad kommune for 2008, rådmannens årsberetning samt revisjonsberetningen. Forskrift om årsregnskap og årsberetning fastsetter 15. februar som frist for avleggelse av årsregnskapet. Regnskapet for 2008 er avlagt 19. februar 2009.
5 Fristen for rådmannens årsberetning er 31. mars. Denne er avlagt 26. mars 2009. Revisors frist for avgivelse av revisjonsberetning er 15. april. Revisjonsberetningen er datert 14. april 2009. Regnskapet, rådmannens årsberetning og revisjonsberetningen sendt kontrollutvalgets medlemmer direkte fra revisjonen. Rådmannen er invitert for å være til stede og informere om regnskapet. Forslag til vedtak: Kontrollutvalget avgir følgende uttalelse til regnskapet: Kontrollutvalget har behandlet Grimstad kommunes årsregnskap for 2008. Sammen med årsregnskapet forelå rådmannens årsberetning samt revisjonsberetning for 2008. Kontrollutvalget har vurdert følgende forhold: Om regnskapet er ført i henhold til lov, forskrift og god kommunal regnskapsskikk Om disposisjonene i regnskapet er i samsvar med budsjettvedtak Om årsregnskapet gir uttrykk for virksomheten i regnskapsåret I revisjonsberetningen anfører revisor at det i forhold til budsjett og løpende inntekter har vært et for høyt utgiftsnivå i 2008. Videre anfører revisor at det ikke i tilstrekkelig grad har vært foretatt regulering av budsjettet, i samsvar med kommuneloven, 47. Kontrollutvalget slutter seg til dette og revisors beretning, datert 14.04.09. Kontrollutvalget har for øvrig ingen merknader til regnskapet for 2008. Sak nr: 12/09 Sak: Forslag til prosjektplan for: Konsulenttjenester - Grimstad kommune Vedlegg til saken: 1. Forslag til prosjektplan for: Konsulenttjenester - Grimstad kommune Fra Arendal Revisjonsdistrikt IKS har kontrollutvalget i Grimstad mottatt forslag til prosjektplan datert 20.03.09. Forvaltningsrevisjonsprosjektet Konsulenttjenester er vedtatt i kontrollutvalgets årsplan for 2009. Prosjektet framkom på grunnlag av overordnet analyse og er beskrevet slik: Bruken av konsulenttjenester - både omfanget (samlede utgifter) og kriterier for valg av konsulent ønskes gjennomgått.
6 Formålet med prosjektet er beskrevet i eget avsnitt i forslag til prosjektplan der det framgår at prosjektet har tre delmål: 1. Kartleggingen av konsulentbruken skal gi en oversikt over beløp som brukes på kjøp av konsulenttjenester, og en skal få en oversikt over utviklingen på området. 2. Se om kjøp av konsulenttjenester skjer i henhold til lov om offentlige anskaffelser 3. Vurdere rutiner og kriterier for valg av konsulent Prosjektplanen tar videre for seg ulike problemstillinger og omtaler gjennomføring, metode og avgrensing av prosjektet. Prosjektet er planlagt gjennomført i kommunene Arendal, Froland, Grimstad og Åmli. Planlagt gjennomføring er sommer/høst 2009. Sekretæren har ingen kommentarer til forslag til prosjektplan, men vil legge til at det for gjennomføringen av prosjektet kan være fordelaktig å gi revisor adgang til å gjøre endringer i planen dersom forutsetningene som ligger til grunn for planen skulle endre seg. Forslag til vedtak: Kontrollutvalget i Grimstad godkjenner det fremlagte forslaget til prosjektplan for prosjektet: Konsulenttjenester Grimstad kommune, datert 20.03.09. Kontrollutvalget gir revisor fullmakt til å kunne gjøre endringer i planen dersom forutsetningene som ligger til grunn for planen skulle endre seg. Sak nr: 13/09 Sak: Eventuelt 1. Nytt ekstraordinært møte i kontrollutvalget ble berammet til: Torsdag 14.05.09 kl. 11.00.