Noen av styresakene til universitetsstyrets møte 16. juni

Campus Narvik Arkivref: 2016/3095 Dato: 09.06.2016 MØTEREFERAT Utvalg/Møte i: Campusmøte 9. juni 2016 Møteleder/referent: Bjørnar Storeng / Anne Gjerløw Møtedato: 09.06.16 Deltakere Geir Nygård, Lasse Lønnum, Bjarte Toftaker, Rolf Håkon Rensaa, Lise Bang Ericsson, Pål Skoland, Sidsel Kruuse-Meyer (NTL), Asbjørn Førlie (Akademikerne), Lena Moe, Vibeke Guddingsmo (IHO), Dana Fagermo, Bjørnar Storeng, Christine G. Sletbakk, Bjørn Dinesen (SPiN), Elin Sneve, Ørjan D. Pettersen, Muhammad Virk, Hanne Karde (sak 3) og Anne Gjerløw Forfall Unni Trondsen, Silje Wangberg, Wei Deng Solvang, Eirik Sund, Kjell Birger Hansen, Tore H. Johansen (UNIO), Johnny Tokle, Bjørn Solvang, Arne Lakså, Hilde Teigen (YS), Bjørn Reidar Sørensen 1. Orientering fra universitetsdirektøren Noen av styresakene til universitetsstyrets møte 16. juni Saksdokumenter finner på web (møteinnkallingen kan åpnes i Firefox eller Chrono hvis du får problemer med Explorer) S 32/16 Forsknings- og utdanningsmelding 2015. Presentasjon av kjernevirksomheten, hvordan UiT presterer på forskning og utdanning. Inneholder styringssignaler til fakultetene. S 33/16 Digitaliseringsstrategi for UiT Norges arktiske universitet. Bestilling fra universitetsstyret. Her ligger campus Narvik langt framme. Ingen fra Narvik var med på utforming av rapporten. Det skal utarbeides handlingsplaner. S 35/16 Innsats for kvalitet - forslag til et meritteringssystem for undervisning. Sektoren har manglet meritteringssystem for undervisning saken åpner for premiering av undervisningskvalitet. Vil bli fulgt opp i forhold til budsjett 2017. S 36/16 Utkast til innspill fra UiT til stortingsmelding om kvalitet i høyere utdanning S 37/16 Årsrapport fra Læringsmiljøutvalget ved Universitetet i Tromsø Norges arktiske universitet for studieåret 2015 S 39/16 Valg av løsning for internrevisjon ved UiT Norges arktiske universitet. Saken var oppe i forrige styremøte. Internrevisjon gjelder blant annet kvalitetssystem og HMS-system. Universitetsdirektørens innstilling er at UiT går sammen med NTNU og UiB og kjøper tjenesten eksternt. Postboks 6050 Langnes, N-9037 Tromsø / 77 64 40 00 / postmottak@uit.no / uit.no

S 40/16 Behandling av søknad om finansiering av tverrfaglig konferanse i regi av Migra-Nord prosjektet. Forslag om å innvilge en andel på 300.000 kr til gjennomføring av konferansen Sak som vil bli ettersendt til styret: Fordeling av SAKS-midler, runde 1. Det er sendt ut et dokument på høring. En foreslår fordeling av midler til investeringer m.m. restmidler tenkes utlyst til faglige prosjekt. Orienteringssaker: OS 7/16 Regnskap pr 1. tertial 2016 - Universitetet i Tromsø OS 8/16 Budsjettoppfølging 1. tertial 2016 OS 9/16 Ledelse av studieprogrammer - en gjennomgang av dagens praksiser ved UiT. En rapport til styret om hvordan studieprogrammene ledes, i dag skjer det på ulike måter. OS 10/16 Årsrapport Universitetets klagenemnd 2015 OS 11/16 Søkertall for opptak til studieåret 2016/2017 OS 12/16 Orientering om fordelingen av nøkkelfordelte stipendiatstillinger på enhetene Spørsmål Det ble stilt spørsmål om hvor lang tid det normalt vil ta å få opp saker som er fremmet fra fakultetet til universitetsstyret. IVT-fak meldte inn to saker om etablering av tilsettingsråd / tilsettingsutvalg i slutten av april. Normalt vil dette ta ca 1 måned. Sakene IVT-fak har meldt inn skal forberedes av POA og der har de hatt svært mye å gjøre. 2. Organisering av administrasjonen ved campus Narvik Universitetsdirektøren har gjort vedtak om fordeling av administrative ressurser ved campus Harstad og Narvik, basert på styrevedtak. Berørte enheter skal levere bemanningsplaner mandag 13. juni. Bemanningsplanene skal drøftes med organisasjonene 17. juni Universitetsdirektøren godkjenner bemanningsplanene seinest 20. juni Deretter sendes det ut innplasseringsbrev, innplasseringen anses som midlertidig. Innplasseringssamtaler gjennomføres i perioden 20. juni 8. juli. 3. Omtale og synliggjøring av UiTs geografi. Utdrag fra presentasjonen til Hanne Karde: Forslag til en enhetlig måte å uttrykke den geografiske dimensjonen på: Den geografiske dimensjonen uttrykkes som et tillegg pa formen i <stedsnavn> pa enten niva 1 eller 2 i merkevarehierarkiet Eksempler pa bruk: Arrangementet finner sted ved UiT Norges arktiske universitet i Harstad Kari Hansen er ansatt ved UiT i Kirkenes Du kan studere til sykepleier ved UiT i Hammerfest Dette er et nytt studietilbud ved UiT Norges arktiske universitet i Tromsø Det viser forskning fra UiTs Institutt for reiseliv i Alta UiT / Postboks 6050 Langnes, N-9037 Tromsø / 77 64 40 00 / postmottak@uit.no / uit.no 2

Det kommer fram i en artikkel fra Handelshøgskolen ved UiT i Harstad Dette bidrar til entydig kommunikasjon av hvem som er avsender (UiT Norges arktiske universitet bygging av en felles merkevare og identitet (UiT Norges arktiske universitet) gode muligheter til a kommunisere lokasjon pa en fleksibel ma te der det er relevant Pa denne ma ten forenes prinsippene i gjeldende mekevarehierarki om at faglig identitet og legitimitet uttrykkes med enhetstilhørighet, med behovet for a uttrykke flercampusuniversitetet og den stedlige identiteten der det er relevant Synliggjøring: Alle lokasjoner fa r egne sider under uit.no (eks http://uit.no/narvik) som viser kontaktinformasjon, utdanningstilbudet pa stedet, arrangement og aktiviteter pa stedet og ansatte pa stedet, i tillegg til noe generell informasjon om stedet og UiTs fasiliteter der) I alle studietilbud pa http://uit.no/utdanning skal det komme tydelig fram hvor studiet gis og det skal lenkes til en presentasjon av studiestedet (som ovafor) I personkort og annen omtale av enkeltpersoner skal det komme fram hvor den ansatte arbeider I egenomtalen pa http://uit.no/om og i brosjyrer, studiekatalog, konferansemapper, presentasjoner og anna eksternt retta materiale skal stedene vi har virksomhet pa, være omtalt Steder som omfattes (per april 2016): UiT i Tromsø UiT i Alta UiT i Hammerfest UiT i Kirkenes UiT pa Bardufoss UiT i Narvik UiT i Harstad UiT i Bodø UiT i Mo i Rana UiT pa Svalbard Tilbakemeldinger i møtet: UiT i Tromsø er en «merkverdighet» for de som vet hva UiT står for: «Universitetet i Tromsø i Tromsø» Forslag om å droppe «i en», dvs. endre fra «UiT i Tromsø» til «UiT Tromsø». Forslaget fra KSA er et skritt i riktig retning. Universitetet heter ikke UiT. Hvor blir det av «Norges arktiske universitet»? UiT / Postboks 6050 Langnes, N-9037 Tromsø / 77 64 40 00 / postmottak@uit.no / uit.no 3

Vi har mulighet nå til å bygge en ny merkevare som Norges arktiske universitet. Domenet NAU (Norges arktiske universitet) er opptatt. Hva vil det evt. koste å få kjøpe domenenavnet? Campus vil fortsatt kunne brukes i omtale men vi dropper det på web og i offisielle sammenhenger. Campusbegrepet er innarbeidet i Samskipnaden. Det er også vanlig internasjonalt. 4. Informasjon fra de ulike enhetene ved campus Narvik UB: Biblioteket er stengt onsdag/torsdag i neste uke, alle ansatte er på seminar i Tromsø. Sommertid starter mandag 20. juni. Basene til UiT og HiN er ennå ikke slått sammen. Innlevering av bacheloroppgaver har vært et problem. Så lenge det fortsatt er krav om å levere inn 4 papireksemplarer av bacheloroppgaver så «okkuperes» skrivere og vi har problemer med hefting av oppgavene (har bare én operativ innbindingsmaskin tilgjengelig). Det må komme en ny ordning til neste år. Biblioteket håper at masteroppgavene skal leveres elektronisk. UTA har ansvar og har kommet med retningslinjer for hvordan masteroppgavene skal leveres. Biblioteket handterer registrering i Munin. IHO: Bruker Munin til mastergradsoppgaver og WISEflow til innlevering av bacheloroppgaver. IHO har gode rutiner som de gjerne deler med IVT. ITA: Nye skrivere rulles ut i neste uke. Brukere må ha UiT-kort for å kunne bruke dem. Ansatte må ta kontakt med Jan Kurt for å få nytt kort. Betalingsløsning for print for studenter kommer til studiestart. Kvoten blir større enn HiN hadde, ca 1000 svart/hvitt klikk og noen farge. Vi har hatt prøveprosjekt med digital eksamen, fra høsten er det oppstart med digital eksamen, styrt fra Tromsø. Outlook har trøblet litt den siste tiden feilet er ikke funnet. Det ser ut til å ha roet seg noe etter oppdatering i forrige uke. Oppstår det feil, så meld det inn til orakelet. Nå er det slutt på drifting av datasystemet for Studentinord. BEA: Holder på med avtaleforhandlinger for campus Helgeland og i Bodø (Nord Universitet). Fysiske fasiliteter må være på plass før sommeren, avtalen blir neppe ferdig før til høsten. Torggården i Bodø er ikke gode lokaler (privat utleier). Vi har fått tildelt bygget av Nord Universitet. Bodø skal bygge en innovasjonspark i 2017/18 og der har vi meldt vår interesse. AMU-møte sist uke, fungerte godt via Skype. AMU ble utvidet med representanter fra Harstad og Narvik etter fusjonen. Det kom opp spørsmål om Narvik vil være representert i AMU videre framover. UiT / Postboks 6050 Langnes, N-9037 Tromsø / 77 64 40 00 / postmottak@uit.no / uit.no 4

SIMS-konferanse i Narvik 21. 24. juni. Statsbygg skal rehabilitere fasade og ventilasjonsanlegg. Anbud fasade går ut 28. juni. Kontraktør ferdig i juli. Oppstart høsten 2016. De starter med kontorfløya, usikkert om teorifløya kan tas når undervisning pågår. Det vil bli solceller bak fasaden. Bytte av ventilasjon i teorifløya, arbeidet vil 1-1,5 år. Vi må flytte ut. Det kan være aktuelt å sette opp et modulbygg for å løse dette. De jobber med å få studentkroa i virksomhet fra høsten. Renhold: Deltar på campusmøte for første gang. Det er viktig å få informasjon om det som foregår Handelshøyskolen: Sommerkonferanse i Harstad i neste uke, mandag (info til næringslivet i Harstadregionen) og tirsdag (diverse fagmøter). Gode søkertall: 40 primærsøkere på bachelor og 65 primærsøkere til PØL (i hovedsak ingeniører og sivilingeniører). IHO: Alle ansatte er invitert til Tromsø 20. 21. juni. På dagsorden: Presentasjon fra arbeidsgrupper på tvers, blant annet organisering av masterutdanninger, videreutdanninger kontra masterutdanning. Bachelor i sykepleie hvordan få det samkjørt på 4 studiesteder, samkjøring av emner. IHOs forskningsgrupper, 8 etter fusjonen diskusjon om samordning framover. Adm2020 utdanning: vil få stor betydning for hva studiekonsulentene skal gjøre framover. Ser også fram til å få på plass adm.ansatte i Narvik og Harstad. IVT: Jobber blant annet med bemanningsplaner for adm.ansatte, instituttbudsjett, organisering av midlertidig institutt i Tromsø. Har fakultetsstyremøte 17. juni, saksliste: FS 5/16 Utsatt sak: Ansvar og oppgaver i HMS-arbeidet ved IVT-fakultetet FS 12/16 Årsrapport om HMS for 2015 ved UiT. IVT-fakultetets prioriteringer for 2016. FS 13/16 Oppnevning av Forskningsutvalg ved IVT-fakultetet FS 14/16 Delegasjon av fullmakt OS 3/16 OS 4/16 OS 5/16 OS 6/16 OS 7/16 Instituttbudsjett 2016 muntlig orientering Tertialregnskap Bemanningsplaner og innplassering av administrativt ansatte ved IVT-fak Studentombudets årsrapport Referat fra ID-møte Studentrepresentant: Studentdemokrati: Campus-ting i Narvik, som ledes av Sara Kristine Nilsen, Ole Marius Svendsen og Rebekka Marum. Klassetillitsvalgte representerer. Hovedtillitsvalgte på instituttene inngår i styret, sammen med de tre valgte lederne. Samskipnaden: UiT / Postboks 6050 Langnes, N-9037 Tromsø / 77 64 40 00 / postmottak@uit.no / uit.no 5

Utfordring med internasjonale studenter. 119 har fått plass og vi har 30 boliger. Utfordringer med informasjon til studentene. Vi skulle hatt en trepartsavtale mellom UiT, samskipnaden og eventuelt private aktører. Vi bør ha et samarbeid om hvor mange boliger som skal settes av og hvordan det forpliktet UiT. Skal dette tas opp lokalt eller handteres dette sentralt ved UiT? Samskipnaden kontakter Sigrid Ag. 5. Informasjon om første campusråd som gjennomføres 14. juni Saker: UiT Norges arktiske universitet sin strategi og Campus Narvik sin rolle - Innledning ved Edel Storelvmo - Vertskommunens ønsker og forventninger, ved ordfører i Narvik, Rune Edvardsen - Hva kan campus Narvik bety for din bedrift? Nordkraft ved Eirik Frantzen Hvilke muligheter og mål ser fakultetet gjennom sin lokalisering i Narvik? - IVT ved dekan Bjørn Solvang - BFE ved fakultetsdirektør Terje Aspen - Helsefakultetet ved fakultetsdirektør Kjetil Kvalsvik Campusrådets sammensetning og form Oppsummering og videre arbeid. Fastsetting av neste møte Deltakere: Viserektor Edel Storelvmo, Helsefak v fakultetsdirektør Kjetil Kvalsvik, BFE v fakultetsdirektør Terje Aspen, IVT v dekan Bjørn Solvang og fakultetsdirektør Bjørnar Storeng, Studentrepresentant Sara Kristine Nilsen, fagforeningsrepresentant Asbjørn Førlie og Anne Gjerløw (sekretær), Rune Edvardsen og Eirik Frantzen. 6. Eventuelt Neste møte: tidlig i september (før 9/9.) UiT / Postboks 6050 Langnes, N-9037 Tromsø / 77 64 40 00 / postmottak@uit.no / uit.no 6