DEL II VEDLEGG D - KRAVSPESIFIKASJON Side 1 av 21 KRAVSPESIFIKASJON FOR ANSKAFFELSE AV Fersk fisk og fersk sjømat
DEL II VEDLEGG D - KRAVSPESIFIKASJON Side 2 av 21 Innholdsfortegnelse 1 Teknisk kravspesifikasjon...3
DEL II VEDLEGG D - KRAVSPESIFIKASJON Side 3 av 21 1 Teknisk kravspesifikasjon Veiledning til leverandør: Leverandøren skal i denne matrisen besvare hvordan hvert enkelt krav dekkes. Det er viktig at Leverandøren under hvert enkelt punkt gir en utfyllende beskrivelse, der dette er relevant. Dersom det er behov for en mer utfyllende besvarelse kan denne gis i separate vedlegg. Vennligst gi presise henvisninger til slike vedlegg i kolonnen Beskrivelse nedenfor. Oversikt over kravene: Leverandørens besvarelse: Nr. Krav Kravtype: GENERELLE SPESIFIKASJONER OG FORUTSETNINGER 1 Tilbyder skal være i stand til å foreta omstilling i egen organisasjon når organisasjonsmessige endringer i Forsvaret kan påvirke hele eller deler av kontraktens omfang og gjennomføring. 2 Tilbyder skal være i stand til å foreta omstilling i egen organisasjon når organisasjonsmessige endringer i Forsvaret kan påvirke hele eller deler av kontraktens omfang og gjennomføring.
DEL II VEDLEGG D - KRAVSPESIFIKASJON Side 4 av 21 3 Tilbyder skal sikre at samtlige sluttbrukere som omfattes av denne rammeavtalen, uansett geografisk beliggenhet innenfor angitt geografisk region, skal ha like priser, vilkår og betingelser. 4 Forsvaret skal på lik linje med andre storkunder ha tilbud/tilgang på kampanjetilbud/priser. Dette gjelder alle varer tilbyder kan levere innenfor varegruppens omfang. Tilbyder er forpliktet til å gjøre slike tilbud kjent. over. 7 Leverandør skal introdusere nye produkter for Forsvarets Fagansvarlige før produktene eventuelt presenteres lokalt. Tilbyder skal akseptere bekrefte dette. 8 Tilbyder bes bekrefte at: Leverandør er forpliktet til, uten tilleggskostnader, å ta inn nytt sortiment i tråd med Forsvarets
DEL II VEDLEGG D - KRAVSPESIFIKASJON Side 5 av 21 spesifikasjoner. Forsvarets krav til utvidelse av sortiment skal være begrunnet, og spesifikasjoner til nye varer man ønsker at leverandører skal ta inn skal være åpne og ikke knytte seg til bestemte merker. 9 Hvis tilbyder benytter underleverandører, skal underleverandørene listes opp i Del II Vedlegg I Underleverandører. Leverandør skal kunne levere varedeklarasjon på samtlige produkter levert til Forsvaret. Ved behov skal leverandør kunne gi innsyn i resepter. Forsvaret ønsker fortrinnsvis å motta tilbud på produkter av lavest mulig bearbeidingsgrad eller volumøkning gjennom saltlake sprøyting. Tilbyder skal i Del II Vedlegg B1 Prismatrise, prise produkter med lavest mulig utblandingsgrad, herunder PRODUKTKVALITET, KVALITETSSTYRING OG KONTROLL
DEL II VEDLEGG D - KRAVSPESIFIKASJON Side 6 av 21 fiskefarseprodukter. Tilbyder skal bekrefte at deres produkter tilfredsstiller Forsvarets krav til kvalitet (punktene nedenfor) hvor "Levende" fisk har tallkarakteren 10, mens fisk med karakter 4 eller lavere ikke kan omsettes til menneskemat etter forskriftene. (Punktene nedenfor er typiske kjennetegn for mager fisk (f. eks torsk) på de ulike karaktertrinn). Karakter 9 Særdeles god Dette er den tilstand fisken er i fra den kommer opp av sjøen til den går inn i begynnende dødsstivhet (prerigor). Tidsrommet kan strekke se fra noen få timer opp mot ett døgn. Det karakteristiske ved tilstanden er at fisken er som i levende live med sin naturlige glans og fargeprakt. Den er fast i muskulaturen, men elastisk og bøyelig. Fisken lukter friskt som levende, av sjø eller sjøfrisk tang. Karakter 8 Meget god Karakteristisk for denne tilstanden er at fisken er i fast dødsstivhet (rigor), den er stiv og hard. Vi kan holde den rett ut i hode
DEL II VEDLEGG D - KRAVSPESIFIKASJON Side 7 av 21 /nakkeregionen uten at sporden (halen) peker nedover. Muskelsegmentene avtegner seg som et bølget mønster gjennom huden. Utseendet er bare ubetydelig redusert, fisken lukter fortsatt friskt og er glinsende i skinnet. Karakter 7 God Fisken er nå i en overgangsfase. Den nervekontrollen den hadde over pigmentcellene i huden er nå gått tapt. Cellene har lukket seg. Fargeprakten er borte, og fisken er blitt gråere eller blassere. Mot slutten av perioden begynner slimhuden (sleipen) å bli ugjennomskinnelig og melkehvit. Det samme gjelder øynene. Gjellene er synlig bleikere og dekt av slim, mens dødsstivheten er i ferd med å gå ut av fiskemuskelen (post rigor). Buksnitt og nakkesnitt har mistet sin naturlige kjøttfarge og er blitt ugjennomskinnelig hvite. Fisken lukter nøytralt, verken sjøfrisk eller dårlig. Tilstanden varer vanligvis til det sjette døgn i is etter fangst. Karakter 6 Mindre god Fisken er nå blitt mykere i muskulaturen, men fingertrykk på muskelen setter ikke varige merker. Muskulaturen retter seg sakte opp igjen. Buksnitt og nakkesnitt er svakt misfarget og gule. Blodet og milten er misfarget grå. Slimhuden er blakket melkehvit, løsner og klumper seg sammen.
DEL II VEDLEGG D - KRAVSPESIFIKASJON Side 8 av 21 Det er spor av lukt etter spaltningsprodukter fra bakterieaktiviteten i fiskekjøttet. I gjellene er denne lukta tydelig. Øynene er hvite og begynner å bli flate. Fisken har vanligvis passert denne tilstanden etter opptil 9 døgn iset i kasser etter opptak. Karakter 5 Svært lite god Flere forfallssymptomer kommer nå til syne. Fisken lukter syrlig og gjellene lukter surt. Fastheten i muskulaturen er borte, slik at fingertrykk setter varige merker. Fisken er bløt og slapp. Buksnittet og nakkesnittet er misfarget gulbrune og lukter surt. Kjøttfargen er misfarget grå eller gulaktig. Slimhuden faller av på større områder, blodet og nyren (blodrann i buken langs ryggsøylen) er i oppløsning, sleip og lysegrå. Optimalt passeres denne tilstanden når fisken har vært nediset i kasser inntil 12 døgn. Det presiseres at for å tilfredsstille Forsvarets krav skal ikke fisken ha lavere karakter enn 8. Forsvarets Fagansvarlige for forpleining, samt Veterinærinspektøren for Forsvaret,
DEL II VEDLEGG D - KRAVSPESIFIKASJON Side 9 av 21 eller den kontrollmyndigheten disse bemyndiger, skal til enhver tid kunne foreta kvalitetskontroll og stikkprøver hos leverandøren og dens underleverandører/produsenter, både når det gjelder matsikkerhet, produktkvalitetog produksjonsprosesser. Operasjon grønn bølge er et program for å øke bevisstheten for et sunt kosthold. Den ernæringsmessige profilen på kampanjen er å øke forbruket av blant annet fersk fisk og fersk sjømat. I tilegg til at kjøkkenene skal tilby et mer balansert dagsmåltid, vil vi gjennomføre holdnings skapende virksomhet gjennom informasjon både verbalt og visuelt. Programmet skal i kommende avtaleperiode videreutvikles sammen med de leverandørene som får rammeavtale med Forsvaret. OPPFØLGING/VIDEREUTVIKLING AV KONSEPTET "GRØNN BØLGE" GJENNOMFØRING AV E HANDEL OVER FORSVARETS INNKJØPSLØSNING
DEL II VEDLEGG D - KRAVSPESIFIKASJON Side 10 av 21 Tilbyder har lest og aksepterer den Elektroniske Samhandlingsavtalen hvor krav, tidsbruk og prosessflyt er beskrevet (ref: Del II, Vedlegg F) Tilbyder skal kunne sende og motta elektroniske meldinger på ett av de formatene som Forsvarets 3.parts leverandør av formidlingstjenester krever, eller tilbyder skal kunne benytte leverandørportalen som tilbys av Forsvarets 3.parts leverandør. Tilbyder skal kunne motta elektroniske ordrer og returnere en elektronisk ordremottaksbekreftelse som beskrevet i Elektronisk Samhandlingsavtale Del II Vedlegg F. Tilbyder skal kunne levere en elektronisk ordrebekreftelse fra det tidspunkt Forsvaret bestemmer. Ordrebekreftelsen må AVROP/BESTILLING
DEL II VEDLEGG D - KRAVSPESIFIKASJON Side 11 av 21 inneholde faktisk info om ordren og ikke bare automatisk bestillingsbekreftelse. Tilbyder skal kunne levere en elektronisk pakkseddel fra det tidspunkt Forsvaret bestemmer. Tilbyder skal, fra det tidspunkt Forsvaret bestemmer, kunne sende forsendelsesvarsel når varen er sendt fra tilbyder. Når det er nødvendig må tilbyder også kunne motta manuelle ordrer og returnere manuell ordremottaksbekreftelse skriftlig og på samme medium som bestilling er foretatt. (Eks: Tlf, faks, mail). EMBALLERING OG MERKING AV LEVERTE PRODUKTER
DEL II VEDLEGG D - KRAVSPESIFIKASJON Side 12 av 21 Tilbyder skal sikre at all emballering, deklarering og merking skjer i henhold til forskrifter hjemlet i gjeldende lover og regelverk. Forsendelsen skal være klart og tydelig merket med: bestillers navn innkjøpsordrenummer Pakkseddel skal inneholde: markedspris/bruttopris antall kvantum/kg/enheter/varenavn/epdnummer nettopris per varelinje ekskl og inkl mva. Det enkelte kolli, samt hver enkelt pakket enhet, skal tydelig merkes med etiketter på en måte som gir opplysninger om produktet med hensyn til:
DEL II VEDLEGG D - KRAVSPESIFIKASJON Side 13 av 21 varemerke produsent produksjonsdato og holdbarhet FAKTURERING Tilbyder skal kunne sende faktura til Forsvarets sentrale mottak av faktura, Forsvaret Regnskapsadministrasjon, jfr Vedlegg B Pris og betalingsbetingelser, pkt 2.2 såfremt annet ikke er avtalt. Faktura skal sendes Forsvaret maks to ganger pr måned i form av samlefaktura. Faktura skal, i tillegg til de krav som er satt opp i Vedlegg B Pris og betalingsbetingelser, inneholde: Markedspris/bruttopris, rabatt og nettopris ekskl og inkl mva. (Alt spesifisert per varelinje)
DEL II VEDLEGG D - KRAVSPESIFIKASJON Side 14 av 21 Varenr, produktnavn og antall Bankens navn og adresse Leverandørens kontonummer Referanse til denne rammeavtale i det format Forsvaret spesifiserer. Ansvarlig attestants navn og ansattnr i Forsvaret Leverandør skal gi Forsvaret minimum 30 dagers rentefri kreditt fra fakturadato. Tilbyder skal, fra det tidspunkt Forsvaret bestemmer, kunne sende elektronisk faktura på det formatet Forsvaret krever jfr Elektronisk samhandlingsavtale Del II Vedlegg F Levering skal skje minimum en gang pr uke. KRAV TIL LEVERING
DEL II VEDLEGG D - KRAVSPESIFIKASJON Side 15 av 21 Under gjennomføring av denne rammeavtalen skal normal leveringstid være fra 07.00 til 15.00 alle hverdager, mandag til og med fredag, hele året. Dersom tilbyder ikke kan levere ihht sluttbrukers bestilling, må tilbyder gå i dialog med sluttbruker for å sikre en smidig løsning og eventuelt alternativ levering. Erstatningsvare skal ha minst like god kvalitet og pris som bestilt vare. Det skal snarest tas direkte kontakt med bestiller hvis enkelte bestilte varer ikke kan leveres. Leveringssted skal avtales med den enkelte virksomhet. Under ingen omstendigheter skal leveransen settes igjen ved leveransested uten at transportøren gir beskjed om at varene er ankommet. Hvordan slik beskjed skal gis, uten at virksomhetens intern kontrollsystem
DEL II VEDLEGG D - KRAVSPESIFIKASJON Side 16 av 21 brytes, skal avtales med den enkelte bestiller. Alle varer leveres DDP (Incoterms 2010) til samtlige av Forsvarets lokasjoner i Norge. Transport/befrakter skal transportere varene iht: Hygieneforskrifter/næringsmiddelforskrifter når det gjelder temperatur, kryssforurensning, loggføring av temperatur (ubrutt kjøl og frysekjede) m.v. Ved mottakskontroll skal leveransen kontrolleres i forhold til bestillingen, heriblant: Kvalitet Antall/ kg/ kolli Forsvarlig emballering, hel og ren emballasje Temperaturmåling
DEL II VEDLEGG D - KRAVSPESIFIKASJON Side 17 av 21 Leveringen er ikke avsluttet før varemottaket er kvittert på fraktbrev. Ved feil i leveransen eller ødelagte varer, skal oppretting og koordinering som hovedregel utføres i løpet av påfølgende dag. Avvik av dette avtales med mottaker i det enkelte tilfelle. Forsinket leveranse: Leverandør skal informere om forsinkelse av vesentlig leveranse så snart som mulig. Transportsmessige forhold: Ved bruk av ny sjåfør, må det gis tilstrekkelig opplæring. Det opplyses at Forsvaret av sikkerhetsmessige hensyn skal ha informasjon av leverandør ved bruk av utenlandsk transportør, definisjon av utenlandsk arbeidskraft er i dette tilfelle å ikke inneha norsk statsborgerskap.
DEL II VEDLEGG D - KRAVSPESIFIKASJON Side 18 av 21 Skader påført bygninger ved varelevering er erstatningspliktig for leverandør. Tilbyder skal bekrefte at alle krav til varelevering/transport oppfylles. Forsvaret og leverandørene skal gjennomføre jevnlige statusmøter for å gjennomgå: omsetningsutvikling, leveringsstatus, avviksrapporter og andre tilbakemeldinger. Tilbyder skal kunne levere rapporter hvor omsetning og volum kan fordeles på: Forsvarets avdelinger og totalt, varelinje, produsent og varegruppe. Tilbyder skal videre kunne fremlegge statistikk for leveransevolum og verdi med sammenligning fra forrige periode en gang per år. Dersom kunde ønsker hyppigere statistikk, samt annen detaljeringsgrad skal dette også kunne avtales vederlagsfritt. Rapportene som genereres av leverandøren skal presenteres i excel format, slik at den kan brukes av Forsvaret som et budsjett og beslutningsverktøy for levering av fersk fisk og fersk sjømat til Forsvarets kjøkken og KRAV TIL RAPPORTERING OG STATISTIKK FRA LEVERANDØR
DEL II VEDLEGG D - KRAVSPESIFIKASJON Side 19 av 21 bysser. Tilbyder bes kort beskrive sitt rapporteringssystem. Tilbyder skal sende elektronisk avviksoversikt med tilhørende tiltaksplan/lukking av avvik ved forespørsel (loggføring). Loggføring vil også være del av agenda under vært statusmøte mellom Forsvaret og Leverandør. (Dette må baseres på skriftlige innmeldte avvik fra Forsvaret.) Avvikshåndtering: Alle rutiner knyttet til avvikshåndtering skal beskrives. Ved forespørsel fra Forsvaret skal leverandør dokumentere alle avvik og tilhørende tiltak for å lukke disse. Et sentralt element vil være de vilkår leverandør tilbyr med hensyn til levering av erstatningsvarer med tilnærmet lik produkt og kvalitet, forpakningsenhet og pris ved avvik.
DEL II VEDLEGG D - KRAVSPESIFIKASJON Side 20 av 21 Forsvaret har behov for statistikk som muliggjør kontroll med forbruk, fordeling på varetyper osv. Informasjonen som genereres av leverandørens systemer skal være formatert slik at den kan brukes av Forsvaret som et budsjett og beslutningsverktøy for levering av næringsmidler til Forsvarets avdelinger. På lokalt nivå må statistikk også kunne omfatte leveransevolum og verdi med sammenligning fra forrige periode minst en gang per år. På sentralt nivå kreves det minst leveransevolum og verdi per avdeling og region med sammenligning fra forrige periode, minst en gang hvert halvår. Dersom Forsvaret sentralt eller den enkelte avdeling ønsker hyppigere statistikk, samt annen detaljeringsgrad skal dette også kunne avtales vederlagsfritt. Følgende
DEL II VEDLEGG D - KRAVSPESIFIKASJON Side 21 av 21 eksempler på statistikk er ønsket av Forsvaret på rapporter med forskjellige intervaller på blant annet. Avvik og avviksbehandling Årlig omsetning til Forsvaret Kjedeomsetning pr leverandør Kjedeomsetning pr kunde (avd/fartøy) og vare og produsent/leverandør