læ KONKURRANSE- GRUNNLAG Tjenestekonsesjon Kantinedrift Bjørnholt skole
INNHOLDSFORTEGNELSE 1 OPPDRAGET... 3 1.1 Oppdragsgiver... 3 1.2 Anskaffelsens formål og omfang... 3 1.3 Fremdriftsplan for anskaffelsesprosessen... 3 1.4 Kontrakt... 4 1.4.1 Kontraktsperiode... 4 1.4.2 Kontraktsbestemmelser... 4 1.4.3 Forbud mot sosial dumping... 4 1.5 Kunngjøring... 4 1.6 Tilleggsopplysninger... 4 1.7 Rettelser, suppleringer eller endring av konkurransegrunnlaget... 4 2 REGLER FOR GJENNOMFØRING AV KONKURRANSEN... 4 2.1 Prosedyre... 4 2.2 Tilbudsfrist... 5 2.3 Innlevering av tilbud... 5 2.4 Ønsket presentasjonsform... 5 2.5 Vedståelsesfrist... 5 2.6 Deltilbud... 6 2.7 Alternative tilbud og minstekrav... 6 2.8 Tilbudsbefaring... 6 2.9 Opplysningsplikt... 6 2.10 Taushetsplikt... 6 2.11 Offentlighet... 6 2.12 Leverandørens tidligere oppdrag for oppdragsgiver... 6 2.13 Forbehold... 6 3 KRAV TIL LEVERANDØRENE... 7 3.1 Generelt om kvalifikasjonskrav... 7 3.2 Obligatoriske og ufravikelige krav... 7 3.3 Andre kvalifikasjonskrav... 7 3.3.1 Krav knyttet til leverandørens organisatoriske og juridiske stilling... 7 3.3.2 Krav knyttet til leverandørens økonomiske og finansielle stilling... 7 3.3.3 Krav knyttet til leverandørens tekniske/faglige kvalifikasjoner... 8 4 OPPDRAGSGIVERS BEHANDLING AV TILBUDENE... 8 4.1 Registrering og åpning av tilbud... 8 4.2 Gjennomføring av forhandlinger... 8 4.3 Tildelingskriteriene... 8 4.4 Tildeling av kontrakt, begrunnelse og karensperiode... 8 VEDLEGG... 9 Konkurransegrunnlag konkurranse med forhandling under EØS-terskelverdi 2
1 OPPDRAGET 1.1 Oppdragsgiver Oslo kommune v/ Utdanningsetaten, Bjørnholt skole, heretter kalt oppdragsgiver, innbyr til konkurranse med forhandling i forbindelse med Kantinedrift Bjørnholt skole Bjørnholt skole vil fra høsten 2016 være en videregående skole med ca 750 elever og rundt 150 ansatte. I tillegg har vi avdeling av Deichmanske bibliotek som i tillegg til å være tilgjengelig for skolen, er åpent for alle. Kantinen må være åpen 190 skoledager per år og følger skoleruta for ferie og fridager. Bjørnholt skole ønsker å en drifter til daglig drift av kantina. Kantina driftes i dag av Fossheim Verksteder. Oppdragsgivers kontaktperson: Navn : Anders Grotterød E-postadresse : anders.grotterod@ude.oslo.kommune.no Eventuelle spørsmål skal rettes til kontaktpersonen per e-post. Det skal ikke være kontakt/kommunikasjon med andre personer hos oppdragsgiver enn nevnte kontaktperson. 1.2 Anskaffelsens formål og omfang Bjørnholt skole ønsker en selvstendig drifter av kantinen. Med selvstendig drift menes at kantinedrifter er økonomisk ansvarlig for innkjøp, produksjon, lagring av varer og salg. Drifter har egne ansatte og dekker alle kostnader forbundet med disse. Videre må drifter ha tilgang til ekstra personell ved sykdom. Skolens kantine er innredet for enkel produksjon, lagring og servering. Kantines formål er å servere sunn og ernæringsriktig kost. Det er ønskelig at det utformes et daglig enkelt frokosttilbud, varm lunsj og enkle småretter. Daglig åpningstid bør være tilpasset skoledagen med tilbud før skolestart og ved/etter avslutning av skoledagen. Skolen ønsker å etablere et kantineråd med kantinens drifter, elevråd og skolens administrasjon, for utvikling og drift av kantinens tilbud. Det er viktig for skolen at kantinen er fleksibel ved arrangementer utenfor kantinens åpningstid. 1.3 Fremdriftsplan for anskaffelsesprosessen Planlagt uke Aktivitet Befaring etter avtale 13.05.2016 Tilbudsfrist Uke 20-21 Valg av tilbud Uke 20-21 Utsendelse av tildelingsbrev 01.07.2014 Kontraktsinngåelse 01.08.2014 Oppstart av kontrakt Ovenstående fremdriftsplanen er tentativ. Konkurransegrunnlag konkurranse med forhandling under EØS-terskelverdi 3
1.4 Kontrakt 1.4.1 Kontraktsperiode Kontraktsperiode er 01.08.2016-30.06.2018 For kontrakten gjelder opsjon for kjøper til å forlenge kontrakten for ytterligere 1+1 år på uendrede vilkår. 1.4.2 Kontraktsbestemmelser Se vedlagt kontrakt. 1.4.3 Forbud mot sosial dumping Det stilles i kontrakten krav til lønns- og arbeidsvilkår, jf. forskrift om lønns- og arbeidsvilkår i offentlige kontrakter av 08.02.2008. 1.5 Kunngjøring Konkurransen er kunngjort i DOFFIN, se www.doffin.no. 1.6 Tilleggsopplysninger Dersom leverandøren finner at konkurransegrunnlaget ikke gir tilstrekkelig veiledning, kan han skriftlig be om tilleggsopplysninger hos oppdragsgivers kontaktperson. Dersom det oppdages feil i konkurransegrunnlaget, bes det om at dette formidles skriftlig til oppdragsgivers kontaktperson. Skriftlig henvendelse om tilleggsopplysninger merkes Tilleggsopplysning i konkurranse Tilbud kantinedrift Bjørnholt skole, og sendes til oppdragsgivers kontaktperson. Det oppfordres om at spørsmål til konkurransegrunnlaget rettes til oppdragsgivers kontaktperson senest 6 dager før utløpet av tilbudsfristen. 1.7 Rettelser, suppleringer eller endring av konkurransegrunnlaget Innen innleveringsfristens utløp har oppdragsgiver rett til å foreta rettelser, suppleringer eller endringer av konkurransegrunnlaget som ikke er av vesentlig karakter. Eventuelle rettelser, suppleringer eller endringer vil bli publisert på Doffin. 2 REGLER FOR GJENNOMFØRING AV KONKURRANSEN 2.1 Prosedyre Konkurransen gjennomføres i henhold til lov av 16. juli 1999 nr. 69 om offentlige anskaffelser og forskrift om offentlige anskaffelser av 7. april 2006 nr. 402 del I og II, samt de bestemmelser som framgår av dette konkurransegrunnlaget. Konkurransen gjennomføres som konkurranse med forhandling. Ved denne prosedyreformen kan alle interesserte leverandører levere tilbud. Forhandlinger er tillatt. Konkurransegrunnlag konkurranse med forhandling under EØS-terskelverdi 4
2.2 Tilbudsfrist Siste frist for innlevering av tilbud er 13.05.2016 kl. 12.00. Tilbudet skal være oppdragsgiver i hende på innleveringsstedet før utløpet av tilbudsfristen. For sent innkomne tilbud vil bli avvist. 2.3 Innlevering av tilbud Tilbudet skal være skriftlig og undertegnet av person(er) som har fullmakt til å forplikte leverandøren. Tilbudet skal avgis i lukket forsendelse og være merket Tilbud kantinedrift Bjørnholt skole. Tilbudet skal være på norsk og leveres i 1 eksemplarer. I tillegg bes levert en utgave av tilbudet hvor det som leverandøren mener er forretningshemmeligheter er sladdet. Tilbudet inklusiv den sladdede versjonen bes også leveres elektronisk på minnepinne som en sammenhengende pdf-fil.. Ved motstrid rangerer papirversjonen foran den elektroniske versjonen. Tilbudet skal leveres til: Navn: Oslo Kommune Utdanningsetaten, EFT Kompetanse Adresse: Brynsveien 13, OSLO 2.4 Ønsket presentasjonsform Tilbudet skal leveres i A4-format, innsatt i ringperm med inndeling som beskrevet nedenfor. Dokumentasjon Jf. Pkt. Skilleark Signert tilbudsbrev. 1 Forbehold skal klart fremgå av tilbudsbrevet med henvisning til hvor i tilbudet forbeholdet framkommer (sidetall og punktnummer) Skatteattest, jf. punkt 3.2 Jf pkt. 3.2 2 Merverdiavgiftsattest, jf. punkt 3.2 Jf pkt. 3.2 2 Dokumentasjon på leverandørens organisatoriske og Jf pkt. 3.3.1 5 juridiske stilling, jf. punkt 3.3.1 Dokumentasjon på leverandørens finansiell og økonomisk Jf pkt. 3.3.2 6 stilling, jf. punkt 3.3.2 Dokumentasjon på leverandørens tekniske og faglige Jf pkt. 3.3.3 7 kvalifikasjoner, jf. punkt 3.3.3 Leverandørens besvarelse på kravspesifikasjonen, jf. 8 vedlegg 1 Dokumentasjon ift. tildelingskriteriene, jf. punkt 4.3 Jf pkt. 4.3 9 Fullstendig utfylt prisskjema i henhold til vedlegg 3 10 Sladdet utgave av tilbudet 11 Manglende innlevering av dokumentasjon kan medføre avvisning. 2.5 Vedståelsesfrist Leverandøren er bundet av tilbudet til 31.07.2016. Konkurransegrunnlag konkurranse med forhandling under EØS-terskelverdi 5
2.6 Deltilbud Det er ikke adgang til å gi tilbud på deler av oppdraget. 2.7 Alternative tilbud og minstekrav Det er ikke adgang til å gi alternative tilbud. 2.8 Tilbudsbefaring Det vil i denne konkurransen bli avholdt befaring etter avtale på Bjørnholt skole, Slimeveien 17, 1275 OSLO. 2.9 Opplysningsplikt Oppdragsgiver vil gi skriftlig melding med en kort begrunnelse dersom leverandør eller tilbud avvises, samtlige tilbud forkastes eller konkurransen avlyses. 2.10 Taushetsplikt Oppdragsgiver og dennes ansatte plikter å hindre at andre får adgang eller kjennskap til opplysninger om tekniske innretninger og fremgangsmåter eller drifts- og forretningsforhold det vil være av konkurransemessig betydning å hemmeligholde, jf. forvaltningsloven 13. 2.11 Offentlighet Leverandørene bes levere en utgave av tilbudet hvor det som leverandøren mener er forretningshemmeligheter er sladdet. Ved begjæring om innsyn skal oppdragsgiver uavhengig av dette vurdere hvorvidt opplysningene er av en slik art at oppdragsgiver plikter å unnta dem fra offentlighet. 2.12 Leverandørens tidligere oppdrag for oppdragsgiver Dersom leverandøren har gitt råd ved utarbeidelsen av spesifikasjonene i denne konkurransen, vil han kunne være utelukket fra å delta, jf. forskrift om offentlige anskaffelser 3-8. 2.13 Forbehold Det er ikke anledning til å ta vesentlige forbehold mot konkurransegrunnlaget (forbehold mot grunnleggende elementer). Tilbud som inneholder slike vesentlige forbehold vil bli avvist. Andre forbehold skal være presise og entydige, slik at oppdragsgiver kan vurdere og prise disse. Forbehold skal klart fremgå av tilbudsbrevet med henvisning til hvor i tilbudet forbeholdet framkommer (sidetall og punktnummer). Tilbud som inneholder forbehold som medfører at tilbudet ikke lar seg sammenligne med øvrige tilbud, vil bli avvist. Leverandørens henvisning til standardiserte leveringsvilkår eller lignende vil bli betraktet som forbehold dersom de avviker fra foreliggende konkurranse- eller kontraktsbestemmelser. Konkurransegrunnlag konkurranse med forhandling under EØS-terskelverdi 6
3 KRAV TIL LEVERANDØRENE 3.1 Generelt om kvalifikasjonskrav Leverandørens kvalifikasjoner vil bli vurdert ut fra innlevert dokumentasjon. Det er kun leverandører som er funnet kvalifisert som vil få sine tilbud evaluert. 3.2 Obligatoriske og ufravikelige krav Krav Leverandøren skal ha ordnede forhold med hensyn til skatteog merverdiavgiftsinnbetaling Dokumentasjonskrav Skatteattest for henholdsvis skatt og merverdiavgift som ikke er eldre enn 6 måneder gamle. Attestene fås ved henvendelse til det lokale skatteoppkreverkontor eller til skattekontoret. Utenlandske leverandører skal fremlegge attester fra tilsvarende myndigheter som de norske. 3.3 Andre kvalifikasjonskrav Oppfyllelse av de obligatoriske kravene ovenfor og kvalifikasjonskravene nedenfor er en forutsetning for videre deltakelse i konkurransen. 3.3.1 Krav knyttet til leverandørens organisatoriske og juridiske stilling Krav Dokumentasjonskrav Leverandøren skal være et Norske selskaper: Firmaattest. lovlig etablert foretak Utenlandske selskaper: Godtgjørelse på at selskapet er registrert i bransjeregister eller foretaksregister som foreskrevet i lovgivningen i det land hvor leverandøren Registrert som næringsmiddelvirksomhet er etablert. Bekreftelse på registrering som næringsmiddelvirksomhet hos mattilsynet 3.3.2 Krav knyttet til leverandørens økonomiske og finansielle stilling Krav Dokumentasjonskrav Leverandøren skal være kredittverdig Kredittvurdering/rating, ikke eldre enn 1 år, og som baserer seg på siste kjente regnskapstall. Dersom leverandøren av gyldige grunner ikke kan fremlegge den dokumentasjonen oppdragsgiver har anmodet om, kan han godtgjøre sin økonomiske og finansielle stilling med ethvert annet dokument som oppdragsgiver kan akseptere. Konkurransegrunnlag konkurranse med forhandling under EØS-terskelverdi 7
3.3.3 Krav knyttet til leverandørens tekniske/faglige kvalifikasjoner Krav Dokumentasjonskrav Det kreves erfaring fra tilsvarende oppdrag Minst tre referanser fra tilsvarende oppdrag Det kreves et godt og velfungerende kvalitetssikringssystem for tjenestene som skal leveres. Redegjørelse for bedriftens kvalitetssikringssystem 4 OPPDRAGSGIVERS BEHANDLING AV TILBUDENE 4.1 Registrering og åpning av tilbud Innleveringstidspunkt skal påføres tilbudene etter hvert som de kommer inn. Leverandøren har krav på skriftlig bekreftelse på at tilbudet er innlevert. 4.2 Gjennomføring av forhandlinger Konkurransen tillater forhandlinger med leverandørene som har levert tilbud og alle sider ved de innleverte tilbudene. Alle leverandører som har gitt gyldig tilbud, vil gis adgang til å gi et revidert tilbud før beslutning om tildeling av kontrakt. Det vil bli ført referat fra forhandlingene. Reviderte tilbud må inngis skriftlig. 4.3 Tildelingskriteriene Tildelingen skjer på basis av hvilket tilbud som er det økonomisk mest fordelaktige, basert på følgende kriterier: Kriterium Vekt Dokumentasjonskrav Pris 35 % Ferdig utfylt prisskjema Kvalitet på tjenesten, herunder o Oppdragsforståelse o Vareutvalg 55 % Beskrivelse av tilbudt tjeneste. Det vil bli lagt vekt på oppdragsforståelse. o Åpningstider o Bemanning o Håndtering av avvik Miljøegenskaper 10% Beskrivelse av håndtering av avfall og bruk at emballasje 4.4 Tildeling av kontrakt, begrunnelse og karensperiode Leverandører som har deltatt i konkurransen vil få en skriftlig tilbakemelding om hvem oppdragsgiver vil inngå kontrakt med og begrunnelse for valget, samt få opplyst lengden på karensperiodens før kontraktinngåelse. I denne konkurransen vil karensperioden være kun 5 dager. Konkurransegrunnlag konkurranse med forhandling under EØS-terskelverdi 8
VEDLEGG Vedlegg 1: Kravspesifikasjon Vedlegg 2: Kontraktsbestemmelser Vedlegg 3: Prisskjema/-matrise Konkurransegrunnlag konkurranse med forhandling under EØS-terskelverdi 9