Utvikling av ny organisering ved IBI Forslag/resultater så langt Oppgaver/ansvar komiteene Norwegian University of Science and Technology
Bakgrunn 5.12.13, Strategi seminar «Dagens organisering fungerer ikke» - et ønske om en evaluering og endringer i 2014 IBIs organisering skal: Bidra til at vi når strategiske mål Lette og støtte oppunder interne prosesser og medvirkning, «bottom up» og «top down» Bidra til å sikre et godt arbeidsmiljø (inkludering, kompetanseutvikling, tilhørighet ) Utsagn: Dagens organisering i seksjoner er satt sammen på en måte som ikke stimulerer til samarbeid eller økt kvalitet, spesielt mht forskning Liten interesse for deltakelse i seksjonsmøter/felles prosesser Det danner seg subgrupper som ikke kommuniserer innad i seksjonen eller på tvers av seksjonen Det mangler et fora som ser på utdanningstilbudet ved IBI i sin helhet Ønske om mer «bottum up» organisering av grupper Norwegian University of Science and Technology 2
Vedtatt prosess, tidsplan, medvirkning og beslutningspunkter: Vår 2014: 9. mai: Arbeidsutvalgets forslag ble presentert for utvidet ledergruppe. Prosess besluttet 23. mai: presentasjon og diskusjon i ingeniørgruppa 28. mai: Presentasjon av forslag og prosess i allmøte Høst 2014: 5. september: Drøfting av foreslått modell i allmøte, gruppearbeid 3. oktober: Drøfting i utvidet ledermøte Oktober/november: Drøfte endelig forslag i allmøte Desember: Beslutning tas i utvidet ledermøte 1.1.15: implementering Norwegian University of Science and Technology 3
Opprinnelig forslag: Extended leader group (selected) Leader group Head, 2 deputies, office manager + deputy research and deputy education PhD-råd Research committee Leader: Deputy head, research + deputy research + X members Education committee Leader: Deputy head, education + deputy education + X members Administration Marine Science? Molecula r Biology? Envitox? Engineer s forum? (Zoo)phys? Behavior and evolution? Ecology and conservation? Norwegian University of Science and Technology 4
Til drøfting/beslutning utvidet ledergruppe 3. oktober: 1. Beslutte strukturelle rammer på ledergruppe og komite/seksjonsnivået 2. Gi innspill til komiteenes mandat 3. Drøfte tentative prinsipper for gruppedannelse 4. Beslutte videre prosess Norwegian University of Science and Technology 5
Forslag til beslutning om strukturelle endringer: 1. Forslag til ledergruppe innføres (6 medlemmer) 2. F-komité og U-komité innføres og erstatter dagens 3 seksjoner Prinsipper: 1. Medlemmer i komiteene oppnevnes av ledelsen med sikte på en bred representasjon. 2. Det er ingen automatisk kobling mellom grupper på grunnivået og representasjon i komiteene Norwegian University of Science and Technology 6
Første innspill til komiteenes mandat Skisse til oppgaver og ansvar for komiteene Innspill fra Rick og Augustine Tanke om hvilke roller og interesser som bør være representert i komiteene? Hvordan sikre ansattes medvirkning og forankring med grunnivået gjennom komiteene? Norwegian University of Science and Technology 7
Organisering av grunnivået? Det er uenighet mht hvor varige/ad hoc gruppene være. Noen ønsker at dette skal være en fullstendig bottom up prosess hvor dannelse og avvikling skjer «spontant» og med utgangspunkt i den enkeltes interesser, mens andre ønsker at (i alle fall noen) grupper skal være permanente i perioden og skal ivareta et bredere sett av oppgaver enn kun det som er den enkeltes interesse Noen tanker om prinsipper for gruppeinndeling/dannelse: 1. I hovedsak dannes gruppene ut fra felles faglige interesser/oppgaver (bottom up) 2. I tillegg vil det kunne være behov for å danne grupper for å ivareta spesielle oppgaver/strategiske satsinger (kan være både bottom up og top down) 3. Noen av gruppene bør være permanente i perioden (2015 17) for å sikre robuste fagmiljø, evne til å nå langsiktige mål, ivareta eventuelle oppgaver som faller utenfor komiteenes mandat (kontaktpunkter mellom ledelsen og de ansatte på områder hvor det ikke er aktuelt å bruke komiteene eller allmøte) 4. ad hoc grupper kan dannes og avvikles når som helst i perioden, og disse kan være initiert fra bunnen og fra ledelsen En RISIKOANALYSE vil trolig gi bakgrunnsinformasjon nødvendig for å organisere gruppene! Norwegian University of Science and Technology 8
Forslag til videre prosess A. Gjennomføre en risikovurdering ved ny modell og eksisterende modell i oktober, hensikt: Få større kunnskap om hva som ikke funker i dag og hva må vi ivareta fra dagens modell inn i den nye (ikke hive babyen ut i vaskevannet ) Kartlegge positive og negative forhold som kan påvirke resultatet med ny modell (unngå fallgruber) B. Parallelt med risikovurderingen jobbes det videre med å videreutvikle innholdet i komiteene og organisering av grunnivået C. Mål om å holde opprinnelig tidsplan til tross for innføring av risikoanalyse Norwegian University of Science and Technology 9