Protokoll Regionstyremøte nr. 6/12

Protokoll Regionstyremøte nr. 6/12 Regionstyremøte nr. 6/12 lørdag og søndag 22-23. september 2012 på Veidholmen, Smøla. Tilstede: Noralf Heggem Regionsleder Gro Eide Nestleder Mariann Berg Styremedlem Harald Eidsaa Styremedlem Jenny-Marie Langåssve Styremedlem Stein Aarøen Styremedlem Marie Bendiksen Lind 1. varamedlem Endre Storholt 2. varamedlem Arild Stav Ansatterepresentant (Seksjonsleder) Svein Olav Øie Daglig leder Inviterte: Inger J. Bakke Seksjonsleder Ove Grubba Seksjonsleder Saksliste SAK 12075 Godkjenning av innkalling og dagsorden SAK 12076 Protokollgjennomgang SAK 12077 Tertialregnskap 1/12 SAK 12078 Daglig leders rapport SAK 12079 Styremedlemmers rapportering av status SAK 12080 Evaluering av Håndballforumene 2012 SAK 12081 Organisering av styrets arbeidsform SAK 12082 Oppnevninger SAK 12081 Regionens strategier i nasjonalt arbeid SAK 12082 Evaluering av møte SAK 12075 Godkjenning av innkalling og dagsorden Regionsleder gjennomgikk innkallingen og dagsorden for møte. Vedtak sak 12075 Innkalling og dagsorden som var utsendt 14/9 godkjennes. Side 1

SAK 12076 Protokollgjennomgang Regionsleder gjennomgikk Regionstyreprotokoll nr 05 og AU-protokoll nr 06/12. Vedtak sak 12076 Regionstyreprotokoll nr. 05/12 signeres av styret. AU-protokoll nr 06/12 godkjennes og signeres av Arbeidsutvalget. SAK 12077 Tertialregnskap 2/12 Daglig leder gikk igjennom Tertialregnskap 2/12 som viser at vi overholder det foreslåtte budsjettet. Positiv utvikling på regionens fondsplasseringer i perioden. Vedtak sak 12077 Tertialregnskap 1/12 tas til etterretning. SAK 12078 Daglig leders rapport Daglig leder ga en rapportering om hva som har skjedd siden siste styremøte og man var innom følgende temaer: Presenterte en oppdatert administrasjonsmodell Personalsamlinger Terminlistearbeidet og kvalifiseringer Leie av kontorlokaler i Ålesund for håndballmedarbeider TrønderEnergi Cupen 2012 Forberedelser til Veteran NM 2013 som arrangeres i Trondheim Planlegging av sponsorturer sesongen 2012/13 Topphåndballprosjektet Spiller- og dommerutviklingsaktiviteter Klubbutvikling Vedtak sak 12078 Rapporten tas til etterretning. SAK 12079 Styremedlemmers rapportering av status Styremedlemmene rapporterte til styret fra sitt geografiske ansvarsområde: Helgeland Følgende saker var Stein innom i sin orientering: Meget godt terminlistemøte med godt bidrag fra Odd Roger RUM-samlinger som avholdes på hverdager på Steinkjer er fortsatt en utfordring Bør se på muligheter for et lavterskeltilbud, da for mange slutter Må prioritere dommeroppfølging Side 2

Nord Trøndelag Følgende saker var Jenny innom i sin orientering: Har hatt to soneteam møter Jobber med håndball i skolen God kursaktivitet Godt Håndballforum ble gjennomført Dommersiden er en utfordring Sør Trøndelag/Nord Østerdal Følgende saker var Mariann og Endre innom i sin orientering: Fosen mangler spillerutvikler Har for få dommere på Fosen Ny hall i Vanvikan hvor det må tas initiativ for få til håndballaktivitet Klubbene i N/Ø og Gauldal hadde liten deltagelse på Håndballforum Stor frustrasjon hos klubbene i Orkdal med omegn over at terminlistene ikke ble ferdige til rett tid Møre og Romsdal Følgende saker var Harald og Noralf innom i sin orientering: Hadde soneteam møte i august Gjennomførte tidenes beste Håndballforum med god deltagelse Trener 1 kurs avholdt i Ulsteinvik Ny hall på Sula Trondheim Følgende saker var Marie og Gro innom i sin orientering: Bistått Kolstad med mediestrategi To nye HU-lag er på gang God respons på prosjektet Fargerik håndball Viktig at styret følger opp Trondheim tettere, da en stor del av regionens aktivitet er i dette området. Vedtak sak 12079 Orienteringene tas til etterretning. SAK 12080 Evaluering av Håndballforumene 2012 Seksjonsleder Arild gikk igjennom evalueringene fra årets forumer og foreslo endringer for 2013. Årets Håndballforum ble gjennomført slik: Møre og Romsdal hadde sitt forum i Ålesund 25-26/8 med deltagelse fra 25 av totalt 32 klubber. Sør Trøndelag og Trondheim hadde sitt forum på Rica Hell 31/8-1/9med deltagelse fra 18 av totalt 63 klubber. Nord Trøndelag og Helgeland hadde sitt forum på Rica Hell 1-2/9 med deltagelse fra 18 av totalt 43 klubber. I 2010 og 2011 deltok over 140 personer, årets nedgang til under 100 personer er bekymringsfull og det må gjøres endringer. Administrasjonen har fulgt opp de klubbene som ikke var tilstede på forumene og tilbakemeldingen er at det er vanskelig å stille på grunn av at det er mange andre aktiviteter den aktuelle helgen. Side 3

Bortsett fra Møre og Romsdal som ønsker siste helg i august, ønsker man forumene på et senere tidspunkt. Evalueringsskjemaene fra deltagerne ble gjennomgått og tilbakemeldingene på det faglig og sosiale innholdet er stort sett meget bra. Administrasjonen foreslår følgende endringer for 2013: a) Håndballforumet i Møre og Romsdal er godt innarbeidet over mange år med gjennomføring siste helga i august dette foreslås videreført. b) Håndballforum for de andre 4 sonene forsøkes flyttet til et senere tidspunkt; 1.helga i november (fre-lør og lør-søn) eller avlyses. c) Gjeninnføring av de tidligere terminlistemøtene, dvs. Klubbledermøter, i perioden 25.august 5.september. d) Vurdere å utvide Håndballforumene med trenere og dommere. Styret diskuterte innspillet fra administrasjonen og man ønsker å diskutere Håndballforumene 2013 med klubbkontaktene som blir innkalt til styremøte 2/11. Vedtak sak 12080 Styret oppnevnte følgende arbeidsgruppe som utarbeider forslag til hvordan man skal gjennomføre Håndballforumene i 2013 og legge dette frem for klubbkontaktene i styremøte 2/11. Arbeidsgruppen består av Mariann/Harald/Marie fra styret og Inger/Arild fra administrasjonen. SAK 12081 Organisering av styrets arbeidsform Forventninger og verdigrunnlag Styret har på et tidligere møte hatt en felles gjennomgang med NHF/FS og de andre regionene om rolleavklaringer mellom styret og administrasjonen. Styret og administrasjonen i NHF RMN var samlet om en målsetting om å bygge et godt team som sammen skal løse oppgavene til Region Midt-Norge gjennom målog handlingsplan 2012-2014. Etter en to dagers prosess som ble ledet av Gro ble styret enige om følgende: Styreteamets RUTE Respekt respektere hverandres meninger og skille sak og person Unne og beundre framsnakke og gi ros når noen fortjener det Tydelighet si hva man mener, åpent og ærlig og avklare hvorfor Engasjement delta aktivt, stille forberedt og involvere seg Ovennevnte er verdigrunnlaget styreteamet (RS + Adm-deltakerne) skal jobbe etter og innarbeides i regionens nye Organisasjonsnormer. Verdiene kom frem gjennom en prosess hvor alle deltok aktivt og klargjørende mht hva disse verdiene betyr for hver enkelt og teamet totalt. Verdiene skal etterleves ved at alt vi gjør skal gjøres i tråd med verdigrunnlaget, i alle diskusjoner, forberedelser, beslutninger og kommunikasjon utad. Styret gjennomfører en evaluering etter et år sammen med oppfyllelse av forventinger. Side 4

Styreinstruks Målsettingen med retningslinjene: Retningslinjenes målsetting er å sørge for at det enkelte styremedlem, daglig leder, samt andre involverte parter på styrenivå, arbeider samstemt i forhold til styrets aktiviteter og organisasjonens Mål og Handlingsplaner. Retningslinjene skal sikre en felles ramme for styrets medlemmer i forhold til gjennomføring, omfang, innhold og arbeidsform på styrenivå. Fast saksgang på styremøter Følgende saker inngår som faste saker på styremøtene: 1. Protokollgjennomgang fra forrige styre- og AU-møtene samt godkjennelse av protokollene 2. Orientering fra daglig leder i henhold til fast rapportmal 3. Tertialvis gjennomgang av resultatregnskap og balanse i forhold til budsjett og fjorårstall 4. Aktuelle saker som er satt opp på de enkelte møtene i styret Årsplan 2012-14. I tillegg til de faste sakene skal styret behandle enhver sak av vesentlig betydning for organisasjonen, avvik av betydning fra de fastsatte målsettinger og budsjetter samt andre forhold som fremlegges fra styret, styremedlemmer eller daglig leder. Møteintervall / tidsforbruk Normalt vil minimum antall styremøter være 4-5 pr. år i styreplanperiode, møtene avholdes normalt fra fredag kl. 18:00 til lørdag kl. 13:00. Det kan i tillegg innkalles til ekstraordinære styremøter, ut over de som er omfattet av styreplanen. Det forutsettes at alle styremedlemmer, daglig leder og andre involverte parter på styrenivå, avsetter nødvendig tid i forkant av styremøtene til å sette seg inn i de enkelte saker. Videre forutsettes det at alle styremedlemmer, daglig leder og andre involverte parter på styrenivå, avsetter den nødvendige tid i forbindelse med alle styremøter gjennom året. Innkallelse Daglig leder har ansvar for innkallelsen i samarbeid med styrets leder. Innkallelse skal oversendes alle styremedlemmer, daglig leder og andre involverte parter på styrenivå, minimum 6-8 dager før styremøtet. Innkallelsen skal inneholde forslag til konkret saksliste, angivelse av tidspunkt for igangsettelse, forventet tidsforbruk samt den nødvendige underlagsdokumentasjon (administrasjonens innstilling sendes ut 4-6 dager før møte) til de enkelte saker. Side 5

Underlagsdokumentasjonen skal være komprimert og inneholde de nødvendige nøkkeldata. I forbindelse med beslutningssaker skal underlagsdokumentasjonen alltid fremlegge administrasjonens forslag til vedtak. Innkallelsen skal presisere hvem som er ansvarlig for presentasjonen av de enkelte saker for styret. Innkallelsen skal formelt godkjennes innledningsvis på styremøtet. Protokollen Daglig leder innehar funksjonen som styrets sekretær (kan delegeres til en annen ansatt). I forbindelse med spesielle omstendigheter kan styret utpeke en av de øvrige styremedlemmer som styrets sekretær. Styrets sekretær har ansvar for at følgende dokumenter inntas i protokollen i korrekt forfatning: Protokollen skal inneholde de godkjente innkallelser. Forslag til protokoll skal godkjennes av regionsleder før de blir utsendt. Protokollen skal referere hva den enkelte sak gjelder, styrets vedtak samt en kort begrunnelse for de aktuelle vedtak. Dersom det kreves av ett eller flere styremedlemmer, daglig leder, observatør eller varamedlem skal diskusjonsalternativer, anmerkninger eller den enkeltes synspunkter protokolleres. Protokollen fra referatet skal angi hvem som stemte for og imot de enkelte saker. Protokollen skal oversendes (og legges ut på vår hjemmeside) samtlige styremedlemmer, varamedlemmer, kontrollkomite, klubber, NHF, ansatte og andre involverte parter innen 8-10 dager etter at styremøtet ble avholdt. Ønskelige protokollendringer skal meddeles styrets sekretær snarest etter at protokollen er mottatt. Endringsforslag kan inntas i protokollen og ny protokoll utstedes. Alternativt kan endringsforslagene fremlegges ved neste styremøte hvor protokollen blir vedtatt. Arbeidsutvalg (AU) Styret har følgende forventninger til AU: Saks-sil ta beslutninger Ta unna driftssaker for styret At rollen tydeliggjøres Forbereder saker godt til styret, tydelig agenda AU skal ikke bruke energi på styresaker At man kan melde inn saker til RS etter AU Side 6

Styrets rullerende Årsplan 2012-14 Administrasjonen la frem forslag til styrets rullerende Årsplan for tingperioden 2012-2014 som styret ga sin tilslutning til. Organisasjonsnormer Regionens organisasjonsnormer ble gjennomgått og det kom innspill som vil bli innarbeidet i de nye organisasjonsnormene, som er en forutsetning at alle ansatte, engasjerte og tillitsvalgte aksepterer fult ut. Administrasjonen vil sende ut organisasjonsnormene til alle og som returneres etter at de er underskrevet av den enkelte. Vedtak sak 12081 Verdigrunnlag, kjøreregler (instruks), Årsplan 2012-14 og organisasjonsnormer vedtas. SAK 12082 Oppnevninger Serie- og terminutvalg Administrasjonens foreslår følgende mandat for et Serie- og terminutvalg som administrasjonen ønsker å bruke aktivt når man trenger å få forankret beslutninger politisk i praktiseringen av retningslinjene for Trønder Energi seriene 2012/13. BAKGRUNN / MOTIVASJON: Etablering av serie- og terminutvalg begrunnes hovedsaklig av to -2- sammenhenger: Tidvis framkommer spørsmålsstillinger spesielt knyttet til vedtatte Retningslinjer, som krever relativt raske avklaringer. Det være seg når forutsetninger for enkelt bestemmelser er endret eller ved tolkningsspørsmål. Erfaringer fra siste tingperiode tilsier at det ikke er formålstjenlig at Regionstyret bruker tid og ressurser på denne type saker. MANDAT FOR SERIE- OG TERMINUTVALG: Behandle og fatte vedtak i saker som vedrører Retningslinjene for TrønderEnergiseriene etter innstilling fra Administrasjonen. Regionstyret holdes oppdatert på nye tolkninger som har prinsipiell betydning og det rapporteres på styremøtene om vedtak/beslutninger. Følgene utvalg foreslås: Leder: Endre Storholt, Regionstyret Medlem: Astrid Indgaard Rotmo, Frol IL Medlem: Kolbjørn Hole, Strindheim IL Sekretær: Arild Stav, leder Soneservice Side 7

Organisasjonskomite for EM-kvalifiseringskamp 31/10 2012 Administrasjonen foreslår følgende organisasjonskomite for arrangementet: Leder Org.komiteen: Floor Manager: Transport: Frivillige: Arena/TV2: Presse/Media: Billett: Hospitality: Adm. leder: Mariann Berg (RS-Framprosjekt) Odd Petter Haugseth Magnar Grendal (Mentor; Einar Møllegård) Lars Dokmo Roar Børstad Geir Olav Flåan (Mentor, Gro Eide) Lill Kristin Lundemo Bente Undseth Ove Grubba Utmerkelseskomite 2012-14 Administrasjonen foreslår følgende utmerkelseskomite for tingperioden: Leder: Marie Bendiksen Lind Medlem: Noralf Heggem Medlem: Gro Eide Vedtak sak 12082 De foreslåtte oppnevninger vedtas. SAK 12083 Regionens strategier i nasjonalt arbeid Valgkomiteen i NHF har startet sitt arbeid frem mot Forbundstinget 2013 og styret ser det som naturlig at vi starter diskusjon om hvordan vi ønsker å være representert i Forbundsstyret (FS). Styret mener det vil være naturlig at vi er representert med minst to personer i FS kommende tingperiode. Børge Toft som er regionens representant i Valgkomiteen vil bli innkalt til vårt neste styremøte og det er da ønskelig at vi kommer med aktuelle kandidater. Styreleder spurte styret om vi har noen aktuelle kandidater i tillegg til Ole som i dag sitter i FS, Gro meddelte at hun har ambisjoner om å stille som kandidat til FS.. I forbindelse med at NHF nå kjører en nasjonal prosess med tanke på organisasjonsutvikling, organisering og effektivisering av forbundet, gikk Styreteamet inn i en diskusjon for å inkludere medlemmene i arbeid og samtidig få synspunkter på det arbeid som nå gjøres. Dette var utgangspunkt for diskusjonen og Svein Olav tar dette med seg inn i videre arbeid sentralt: Håndball for alle Hva er best for norsk håndball? Organisering adm/politisk struktur Effektivisering teknologi Økonomi ansvar myndighet Motivasjon nærhet Hva kan vi lære av andre (eks forbund bedrifter)? Side 8

Verdibasert ledelse hvordan lever vi som vi lærer? Begeistring Respekt Innsatsvilje Fair Play Vedtak sak 12083 Eventuelle forslag på kandidater fra RMN forelegges NHFs valgkomite etter styremøte i november og eventuelle innspill om organiseringen tas med i det videre arbeidet i komiteen. SAK 12084 Evaluering av møte Regionsleder tok en evaluering av møte og følgende kom frem: Flott plass å være for å lage et godt team med stort engasjement Stor takhøyde, blitt godt kjent med nye personer Fått veldig respekt for personene i styret Prosessen med roller og forventninger var meget bra Meget nyttig møte, føler trygghet på det som forventes av styret Godt møte hvor man ble godt kjent Stort engasjement som må videreføres Arbeidsutvalgsmøte nr 7/12 holdes på regionskontoret torsdag 18. oktober 2012. Regionstyremøte nr 7/12 holdes på Rica Nidelven Hotell, Trondheim 2-3 november 2012. Noralf Heggem Gro Eide Mariann Berg Jenny-Marie Langåssve Harald Eidsaa Stein Aarøen Marie Bendiksen Lind Endre Storholt Arild Stav Side 9