UTKAST PLAN FOR FORVALTNINGSREVISJON SOGNDAL KOMMUNE 2012-2015
Bakgrunn Kommunestyret har det øvste ansvaret for internt tilsyn og kontroll i kommunane, og skal etter 77 velja eit kontrollutval til å stå føre dette tilsynet. Som ein del av dette tilsynet skal kontrollutvalet, etter forskrift om kontrollutval, minst ein gong i valperioden og seinast innan utgangen av året etter valet utarbeida ein plan for forvaltningsrevisjon. Planen skal leggast fram for kommunestyret for godkjenning. I tillegg kan kommunestyret uavhengig av planen gje instruksar om kva for prosjekt som skal settast i verk. Kommunestyret har og ansvar for at kontrollutvalet får tilstrekkelig budsjettmidlar til å gjennomføra planen. Forvaltningsrevisjonen sitt innhald er ytterlegare utdjupa i forskrift om revisjon 7, 1.ledd: Forvaltningsrevisjon innebærer å gjennomføre systematiske vurderinger av økonomi, produktivitet, måloppnåelse og virkninger ut fra kommunestyrets eller fylkestingets vedtak og forutsetninger. Herunder om a) forvaltningen bruker ressurser til å løse oppgaver som samsvarer med kommunestyrets vedtak og forutsetninger, b) forvaltningens ressursbruk og virkemidler er effektive i forhold til målene som er satt på området, c) regelverket etterleves, d) forvaltningens styringsverktøy og virkemidler er hensiktsmessige, e) beslutningsgrunnlaget fra administrasjonen til de politiske organer samsvarer med offentlige utredningskrav f) resultatene i tjenesteproduksjonen er i tråd med kommunestyrets eller fylkestingets forutsetninger og/eller om resultatene for virksomheten er nådd. Overordna analyse Forvaltningsrevisjonsplanen skal bygga på ein overordna analyse av kommunen si verksemd ut frå risiko- og vesentlighetsvurderingar. Formålet men analysen er å identifisera behovet for forvaltningsrevisjon på dei ulike områda. Den overordna analysen er utarbeidd i juni - september 2012 av sekretariatet for kontrollutvalet i samarbeid og samråd med kontrollutvalet. Analysen byggjer på dokumentanalyse, samt innspel frå politikarar, administrasjon og tillitsvalte gitt i eigne møter med kontrollutvalet. Kontrollutvalet oppsummerte og diskuterte i eit møte den 3 september 2012 dei områda som var identifisert i den overordna analysen, og vart samde om kva område dei ville prioritere. Desse er summert opp i plan for forvaltningsrevisjon. For nærare detaljar knytt til dei einskilde prosjekta vert det vist til den overordna analysen. Det er vanskeleg på førehand å skissera kor mykje ressursar dei ulike prosjekta vil ta, men kontrollutvalet har som mål å gjennomføra eit prosjekt kvart år. For alle prosjekta bør det gjennomførast eit forprosjekt/kartlegging som gjev grunnlag for ein ny vurdering om prosjektet skal gjennomførast. Forprosjektet/kartlegginga vil og angi nærare kor mykje tid som vil gå med til å ferdigstilla prosjektet. Det er kommunestyret sitt ansvar å stille budsjettmidlar til rådvelde, jfr. merknadane til forskrift om kontrollutvalet, kap 5, 9 Forvaltningsrevisjon. Det er avgjerande at kontrollutvalet får tilstrekkelege budsjettmidlar for å gjennomført prosjekta i plan for forvaltningsrevisjon.
Prioriterte område for forvaltningsrevisjon i planperioden 2012-2015 Prioriterte prosjekt i perioden: 1. Pleie og omsorg årsak til avvik mot budsjett og KOSTRA-tal Som det går fram av den overordna analysen har ein innan Kostra-funksjonen pleie og omsorg gjennom mange år hatt overforbruk både i høve til budsjett og i høve til forbruk i samanliknbare kommunar (Kostra-gruppe 8). Både administrasjon og gruppeleiarar har vektlagt at ein gjerne vil forstå bakgrunnen for dette overforbruket. Er det feil ved budsjettering?, eller er det økonomistyringa som er for svak? Er det demografiske skilnader i høve til dei andre kommunane i KOSTRA-gruppe 8?, eller er det andre forhold (t.d feil ved rapporteringa i Sogndal) som kan forklare avvika? Oppsummert er det klart at ein ikkje har god nok kunnskap om årsakene til avvik mot budsjett og mot snitt-tal for Kostragruppe 8. Eit aktuelt forvaltningsrevisjonsprosjekt kan difor vere retta mot å avklare årsakene til desse avvika, og eventuelt korleis ein kan nytte ressursane betre. På denne bakgrunn er det mange aktuelle innfallsvinklar til ein forvaltningsrevisjon: - Har kommunen ei tilfredstillande organisering av pleie og omsorgstenestene til å dekke behova innanfor sektoren? - Er rutinane for økonomistyring gode nok? - Er kostnadsnivået i samsvar med det pasientgrunnlaget ein har, samanlikna med andre kommunar? - Er bruk av overtid/vikarbruk på eit normalt nivå? - Er KOSTRA-rapporteringa i kommunen nøyaktig? - Er budsjetteringa i samsvar med planlagt/forventa aktivitet? - Blir naudsynt bygningsvedlikehald belasta drift? 2. Kvaliteten på tenestetilbodet til brukarar med store pleie- og omsorgsbehov Mellom anna med bakgrunn i ei einskildsak er det levert ein interpellasjon frå Sogndal SV til kommunestyret med framlegg om at det vert gjort forvaltningsrevisjon av pleie- og omsorgstilbodet til unge med funksjonshemming og andre unge som treng pleie og omsorgstenester. Gjennom den overordna analysen meiner kontrollutvalet at problemstillinga bør utvidast til å gjelde alle brukarar med store pleie- og omsorgsbehov. Ein slik revisjon kan ha fleire tilnæringar: - Er kommunen god nok til å koordinere Pleie og omsorgstenester slik at alle brukarane får gode tenester? - Er kvaliteten på tenestene god nok? - Har kommunen system som sikrar at alle faglege krav vert etterlevd på ein tilfredstillande måte? - Har ein individuelle planar for brukarane etter krava i lovverket? 3. Openheit og offentlegheit Sogndal kommune har gjennom media fått kritikk for manglande offentlegheit. For å avklare om kommunen har forbetringspunkt på området kan kommunen si praktisering av forvaltningslov, offentlegheitslov og arkivlov vere eit aktuelt område for revisjon. Døme på kontrollpunkt kan vere:
- Tek kommunen i vare tidsfristar for svar på førespurnadar, søknadar med vidare - Vert dokument gjort tilgjengeleg - Er språkføringa i offentlege brev/informasjon utforma enkelt og tenleg - Vert offentlege høyringar gjort tilgjengeleg på tenleg vis - Får innbyggjarane god nok informasjon om forhold knytt til styringa og utviklinga i kommunen 4. Internkontroll i kommuneorganisasjonen Sogndal kommune er i gang med eit arbeid for å få på plass eit IKT-basert kvalitetssikringssystem. Når dette systemet har vore i drift i nokre år er det naturleg å gjennomføre ein revisjon for å gjennomgå om systemet fungerer: - Fungerer kvalitetssikringssystemet slik som føresett? - Blir kvalitetssikringssystemet brukt i alle delar av organisasjonen? - Vert avvik (brot på internkontrollrutinar) meldt? - Får politikarane tilbakemelding på eventuelle avvik? 5. Samhandlingsreforma Samhandlingsreforma er ei av dei større omleggingane av helsetenesta som har skjedd dei siste tiåra. Difor kan det i slutten av perioden vere aktuelt med eit forvaltningsrevisjonsprosjekt i høve til om målsettingane med reforma vert oppnådd. I tillegg til kvaliteten på tenestene vil det og vere interessant å vurdere økonomien i dette. Har til dømes kommunen gode nok ordningar for å sikre at kostnadsfordelinga mellom stat og kommune vert rett? 6. Andre prosjekt kontrollutvalet meiner kan vere aktuelle: - Sogndal kommune som arbeidsgjevar - Offentlege innkjøp - Oppfølging av vedtak For nærare bakgrunn om dei einskilde prosjekta viser ein til den overordna analysen. Kvart enkelt prosjekt vil bli nærare spesifisert ved handsaming i kontrollutvalet i samband med bestilling av det enkelte prosjekt. Kontrollutvalet får fullmakt til å foreta den naudsynte prioritering, spesifisering og bestilling av prosjekta i perioden. Rapportering Kontrollutvalet har ansvar for å rapportere om gjennomførte forvaltningsrevisjonsprosjekt og om resultata av disse til kommunestyret. Dette kan skje ved at kvar rapport blir lagt fram eller at det ein gong i året blir lagt fram ein rapport om gjennomførde prosjekt i år. For Sogndal kommune vil tal saker/rapportar ligga på eit nivå som gjer det mest naturleg å legga rapportane fram for kommunestyret etter kvart som dei ligg føre.
Rullering av planen Etter forskrift om kontrollutval skal det utarbeidast ein plan for heile perioden. Det er ikkje noko krav om at planen skal rullerast i planperioden. Behovet for forvaltningsrevisjon kan endra seg i planperioden og det vil difor verte opp til kontrollutvalet å vurdere om og når det er behov for å rullere planen. Det kan i løpet av planperioden dukka opp spesielle behov som krev strakstiltak og som difor må handsamast utanom planen. Kontrollutvalet får fullmakt til å ta inn nye prosjekt i planen ved behov. Planen omfattar perioden fram til ny plan er vedteken av kommunestyret.