KONTROLLUTVALGET I SOLA KOMMUNE PROTOKOLL Utvalg: Kontrollutvalget i Sola Møtenr.: 5 / 2016 Møtedato: 14.09.2016 Utvalgssaksnr.: 29/16-7/16 Disse møtte: Forfall / varamedlemmer: Jess Milter Tor Kåre Jobrekk Ronny Stangeland Bodil Sanne Venke Hetlelid Andre tilstede: Rådmann Ingrid Nordbø møtte til sak 30 Tove-Gunn Moen fra Rogaland Revisjon IKS Seniorrådgiver Per Kåre Vatland fra Rogaland Kontrollutvalgssekretariat. Side Saker til behandling 29/16 16/00252-9 Godkjenning av protokoll fra møtet 13. juni 2016 2 30/16 16/00254-8 Orientering om foreløpig tilsynsrapport Grannes Ressurssenter 31/16 16/00258-16 Prioritering av prosjekter til ny plan for forvaltningsrevisjon 2 32/16 14/00054-12 Oppfølging av rapport: Lyse AS - Selskapskontroll med forvaltningsrevisjon 33/16 16/00261-5 Budsjett kontroll og tilsyn 2017 4 34/16 16/00263-12 Regnskapsoppfølging kontroll og tilsyn pr. 31.07.2016 4 35/16 16/00255-8 Møteplan 2017 5 36/16 16/00295-14 Statusoversikt september 2016 5 Referat-/meldingssaker 5/16 16/00338-3 6/16 16/00338-4 Melding om politisk vedtak - Budsjettoppfølging 2016 - Drift per 30.4.2016 Melding om politisk vedtak - Budsjettoppfølging 2016 - Investering per 30.04.2016 7/16 16/00338-5 Melding om politisk vedtak - Finansrapport per 30.04.16 6 Eventuelt 2 3 6 6-1 -
Innkallingen ble godkjent uten merknader. 29/16 Godkjenning av protokoll fra møtet 13. juni 2016 Kontrollutvalget i Sola godkjenner protokollen fra møtet 13. juni 2016. Kontrollutvalget i Sola godkjenner protokollen fra møtet 13. juni 2016. 30/16 Orientering om foreløpig tilsynsrapport Grannes Ressurssenter Kontrollutvalget i Sola tar rådmannens redegjørelse til orientering. Rådmannen orienterte om tilsynsrapporten. Rapporten blir ettersendt til kontrollutvalget. Kontrollutvalget i Sola tar rådmannens redegjørelse til orientering. 31/16 Prioritering av prosjekter til ny plan for forvaltningsrevisjon Kontrollutvalget ber sekretariatet oppdatere plan med prioriteringen som utvalget kom fram til i dette møtet. Kontrollutvalget vil i neste møte prioriteringene og vedta plan for forvaltningsrevisjon 2017 2019. - 2 -
Kontrollutvalget gikk gjennom og vurderte innspillene. Kontrollutvalget ber sekretariatet oppdatere plan med prioriteringen som utvalget kom fram til i dette møtet. Kontrollutvalget vil i neste møte prioriteringene og vedta plan for forvaltningsrevisjon 2017 2019. 32/16 Oppfølging av rapport: Lyse AS - Selskapskontroll med forvaltningsrevisjon Kontrollutvalget i Sola tar rådmennenes og styrets tilbakemelding om oppfølging av rapporten Lyse AS til orientering. Melding om oppfølging sendes kommunestyret til orientering. Kontrollutvalget i Sola tar rådmennenes og styrets tilbakemelding om oppfølging av rapporten Lyse AS til orientering. Melding om oppfølging sendes kommunestyret til orientering. - 3 -
33/16 Budsjett kontroll og tilsyn 2017 Kontrollutvalget i Sola foreslår et samlet budsjett til kontroll og tilsyn for 2017 på kr. 1.395.000,- ekskl. mva. Kontrollutvalget i Sola foreslår et samlet budsjett til kontroll og tilsyn for 2017 på kr. 1.395.000,- ekskl. mva. 34/16 Regnskapsoppfølging kontroll og tilsyn pr. 31.07.2016 Kontrollutvalget i Sola tar regnskapsoppfølging kontroll og tilsyn pr. 31.07.2016 til orientering. Sekretariatet sette fram følgende tilleggsforslag til vedtak: «Kontrollutvalget omdisponerer reserveposten på kr 47.000 til kjøp forvaltningsrevisjon fra Rogaland Revisjon, slik at revisor kan ferdigstille forvaltningsrevisjonen beredskap til siste møtet i år.» Forslag til vedtak med forslag til tilleggsvedtak ble enstemmig vedtatt Kontrollutvalget i Sola tar regnskapsoppfølging kontroll og tilsyn pr. 31.07.2016 til orientering. Kontrollutvalget omdisponerer reserveposten på kr 47.000 til kjøp av forvaltningsrevisjon fra Rogaland Revisjon, slik at revisor kan ferdigstille forvaltningsrevisjonen beredskap til siste møtet i år. - 4 -
35/16 Møteplan 2017 Kontrollutvalget i Sola vedtar følgende møteplan for 2016: Dag Dato Tidspunkt Kommentar Onsdag 15.02.2017 17:00 Onsdag 15.03.2017 17:00 Onsdag 26.04.2017 17:00 Kan bli endret Onsdag 14.06.2017 17:00 Onsdag 06.09.2017 17:00 Onsdag 25.10.2017 17:00 Onsdag 06.12.2017 17:00 Kontrollutvalget foreslo å flytte møtet den 15.03 til 22.03. Videre forslår utvalget at møtet den 26.03 til 03.05. Sekretariatet sjekker dette opp å gir tilbakemelding til utvalget når dette er avklart. Møteplanen med disse to endringene ble enstemmig vedtatt. Kontrollutvalget i Sola vedtar følgende møteplan for 2016: Dag Dato Tidspunkt Kommentar Onsdag 15.02.2017 17:00 Onsdag 22.03.2017 17:00 Onsdag 03.05.2017 17:00 Møter i FSK 09.05 og KST 11.05 Onsdag 14.06.2017 17:00 Onsdag 06.09.2017 17:00 Onsdag 25.10.2017 17:00 Onsdag 06.12.2017 17:00 36/16 Statusoversikt september 2016 Kontrollutvalget i Sola tar statusoversikt september 2016 til orientering. - 5 -
Kontrollutvalget i Sola tar statusoversikt september 2016 til orientering. REFERAT-/MELDINGSAKER 5/16 Melding om politisk vedtak - Budsjettoppfølging 2016 - Drift per 30.4.2016 6/16 Melding om politisk vedtak - Budsjettoppfølging 2016 - Investering per 30.04.2016 7/16 Melding om politisk vedtak - Finansrapport per 30.04.16 Meldingene ble tatt til orientering EVENTUELT Ingen saker Underskrifter Vi stadfester med underskriftene våre at det som er ført i protokollen, er i samsvar med det som ble vedtatt på møtet Leder av kontrollutvalget Sekretær for kontrollutvalget Dette dokumentet er elektronisk godkjent og trenger ikke signatur - 6 -