Digitalisering av offentlig sektor Utfordringer for samhandling FINF 4001 høst 2016 endre.grotnes@difi.no
Difi (Difi) er regjeringens fagorgan for ledelse, forvaltningsutvikling, offentlige anskaffelser og digitalisering av offentlig sektor, og er underlagt KMD. Difi har, sammen med KMD, overordnet ansvar for styring og samordning av digitaliseringen i offentlig sektor. Politikkgjennomføring i sektorene er fagdepartementenes ansvar. Frå digital agenda
Offentlig sektor er ikke en enhet Stortinget, Sametinget, departementene, direktorat og tilsyn, fylkesmennene, fylkeskommunene, kommunene, domstolene, høgskoler og universitet, forsvar, politi og helsevesenet 16 departementer 19 fylkeskommuner 428 kommuner (blir færre) Ca 300 statlige virksomheter
Dato
Kilde SSB
Ansatte i det offentlige + 123 000 ansatte i helseforetakene
Hva ønsker vi å oppnå? Gode og brukervennlige offentlige tjenester for borgere og næringsliv. Der det er mulig skal den primære kanalen for tjenesten være elektronisk. Frigjøre ressurser Digitalisering av forvaltningen skal bidra til å frigjøre ressurser til områder hvor behovet er stort
Hva er egentlig utfordringene? Hvorfor er det så vanskelig å få til samarbeid og utveksling av data mellom offentlige virksomheter? Har vi organisert oss galt? Er ikke teknologien moden? Ønsker vi noe som ikke kan oppnås? Vil vi virkelig ha samhandling og utveksling overalt? Kan det være andre mulige måter å få til forenkling enn gjennom utveksling av data? Er problemet teknisk, semantisk eller organisatorisk? (eller alle)
Generelle utfordringer Noen ganger trenger vi tjenester fra flere offentlige virksomheter for å få en helhetlig tjeneste. Ved dødsfall, etablering av ny virksomhet, etc. Vi sender (tilnærmet) den samme informasjonen til flere offentlige virksomheter. Dette tar tid. Regelverkene som regulerer tjenestene kan være komplekse og fragmenterte, og vanskelig å samordne og forstå. Mange tjenester kan ikke utføres elektronisk Renovasjon, pleie og omsorg, barnehager, Administrasjonen av disse tjenestene kan gjøres elektronisk
Flere utfordringer.. Variasjon i modenhet mellom offentlige virksomheter når det gjelder elektroniske tjenester Både forståelse av digitalisering som fornyingsvirkemiddel og gjennomføring av IT-prosjekter Ref. IT i praksis 2013-16, SSB IKT i staten og Difis egne kartlegginger Varierer fra avanserte tjenestetilbydere til papirbaserte skjema Innbyggergrupper er skeptiske De unge vil ha elektroniske tjenester, med de eldre er skeptiske Svak IT-styring i linjen Ref Arild Jansen og Berg-Jacobsen, UiO (2011) Krever samarbeid på tvers
Installert base og gamle systemer Sluttbrukerne er hele befolkningen Mange av systemene går over 50 år tilbake Det offentlige må opprettholde tjenestetilbudet Mange offentlige tjenester er unike Heterogen base av virksomheter Informasjonen i løsningene skal ofte brukes av andre IT-systemer Løsningene understøtter lover og annet regelverk
Puslespillet For å få til en god samhandling og utveksling av data i offentlig sektor er det mange brikker som må på plass. Det må være lovlig å utveksle og innhente data. Det må legges til rette teknologisk slik at vi kan utveksle og innhente data. Vi må ha oversikt over hvilke data som finnes hvor, en oversikt over betydningen av dataene og rammene for bruk av dataene. Virksomhetene må ha insentiver slik at de tilrettelegger for bruk av egne data for andre.
EUs rammeverk for samhandling Oslo 11/12/08
Gjeldende politikk Digital agenda for Norge IKT for en enklere hverdag og økt produktivitet Meld. St. 27 (2015 2016) Publisert 15.04.2016
Hovedprioriteringer i IKT-politikken 1. Brukeren i sentrum 2. IKT er en vesentlig innsatsfaktor for innovasjon og produktivitet 3. Styrket digital kompetanse og deltakelse 4. Effektiv digitalisering av offentlig sektor 5. Godt personvern og god informasjonssikkerhet Kilde: Meld. St. 27 (2015 2016)
Brukeren i sentrum Brukerne og deres behov, skal være det sentrale utgangspunktet. Offentlige tjenester skal oppleves sammenhengende og helhetlige for brukerne, uavhengig av hvilke offentlige virksomheter som tilbyr dem. Forvaltningen skal gjenbruke informasjon i stedet for å spørre brukerne på nytt om forhold de allerede har opplyst om. Kilde: Meld. St. 27 (2015 2016)
Effektiv digitalisering av offentlig sektor Offentlige digitaliseringsprosjekter skal planlegges og gjennomføres profesjonelt, og på en måte som reduserer kompleksitet og risiko, slik at gevinster realiseres. Markedet skal brukes når det er hensiktsmessig. Stat, kommune og ulike sektorer bør benytte fellesløsninger for å dekke like behov. Fellesløsninger skal benyttes til å lage effektive og brukervennlige digitale tjenester for hele offentlig sektor. Det skal legges til rette for samvirke med europeiske løsninger. Kilde: Meld. St. 27 (2015 2016)
Noen forskjeller fra tidligere A. Brukernes behov er drivkraften for utvikling B. Større oppmerksomhet på kommunene C. Tydeligere på deling og gjenbruk av data D. Tydeligere på behov for samarbeid
Virkemidler for digitalisering Prosjektveiviseren.no Digitaliseringsrådet Medfinansieringsordningen Skate (samarbeidsorganet) Digitaliseringsrundskrivet
Del 2 IKT-politikk for en brukerrettet og effektiv forvaltning Offentlige tjenester med brukeren i sentrum Informasjon til forvaltningen skal leveres kun én gang Styring og samordning av digitalisering i offentlig sektor Én digital offentlig sektor samhandling mellom kommune og stat Felles byggeklosser for digitalisering i offentlig sektor Bedre styring av digitaliseringsprosjekter i offentlig sektor
Brukeren i sentrum Digitalt førstevalg skal sluttføres Brukernes behov skal være en drivkraft for utviklingen Digitale tjenester skal fremstå helhetlige for brukerne Tjenestedesign
Regjeringene vil (utdrag) Ta arbeidet med digitalt førstevalg et skritt videre ved å kartlegge og legge planer for hvordan digitalt førstevalg best kan fullføres innenfor hver sektor, og på tvers av sektorer og forvaltningsnivåer At virksomhetene bestreber seg på å finne løsninger sammen der vellykket digitalisering forutsetter et nært samarbeid
Informasjonsforvaltning Data (informasjon) og kompetanse er råvaren i all myndighetsutøvelse. Informasjonen må ha god kvalitet, sikres tilstrekkelig og være tilgjengelig. Ledelsen må forstå at det å ta vare på dataene er nøkkelen til å løse oppgavene godt og effektivt. Virksomheten må vite hva den har, hva andre har og hva du må hente inn og brukeren må slippe å sende inn samme data flere ganger.
Forvaltningen er storbruker av informasjon I papirverdenen var det tungvint å dele informasjon. I en digital verden er det enkelt å dele informasjon. Forvaltningen må tenke nytt når det gjelder innhenting og bruk av data/informasjon. For å effektivisere må vi endre prosessene
Regjeringens mål er at informasjon til forvaltningen skal leveres kun én gang Hvordan skal vi få til dette prinsippet?
Felles byggeklosser for digitalisering i offentlig sektor
Kilde: Meld. St. 27 (2015 2016)
Hva bør være felles? Felles registre eller felles informasjonsressurser framstår som noe som bør være felles. Samordning av tjenester er ikke nødvendigvis løsningen vi søker. Bruk av «tekniske» felleskomponenter er fornuftig, men er svært utfordrende og videreutvikle. Hva mener dere?
Regjeringene vil (utdrag 2) Legge til rette for at nasjonale felleskomponenter kan brukes av hele offentlig sektor, både statlige og kommunale virksomheter og andre som utfører myndighetsoppgaver At de strategiske prinsippene for bruk og utvikling av nasjonale felleskomponenter legges til grunn av felleskomponentforvaltere og tjenesteeiere
Stat kommune samarbeid De fleste tjenester leveres av kommunene Undersøkelser viser at kommunene henger etter Riksrevisjonens rapport, kvalitet på nett fra Difi Staten er tilbakeholden med å styre kommunene Hva bør vi gjøre?
Regjeringene vil (utdrag 3) For oppgaver som løses på tvers av statlig og kommunal sektor, at de statlige virksomhetene tar et større ansvar for at det utvikles helhetlige digitale løsninger som også kommunesektoren kan benytte
Innovasjon
Politikerne bestemmer hva det offentlige skal gjøre gjennom lover, regelverk og fordeling av budsjettmidler. Dette gir handlingsrommet for hvordan forvaltningen skal gjennomføre politikken. Vi kan effektivisere ved å lage gode løsninger innen disse rammene, men det er ved å tenke nytt på hvordan politikken skal gjennomføres at de store endringene kan skje. Ny teknologi gir oss mulighet for å endre måten vi løser et problem på.
Gode endringer Skatt Fra at innbyggerne fylte ut selvangivelsen til at vi får den ferdig utfylt. Frikort Fra å måtte samle opplysningen selv og søke til at vi får tilsendt når vi har nådd taket.
Samordning A-ordningen samlet innrapportering basert på virksomhetenes prosesser Samodna opptak felles søknad til alle offentlige høyskoler og universitet