Den norske kirke Gausel menighet Møteinnkalling Gausel menighetsråd Dato Sid Journal Arkiv Saksbehandler 11.01.2017 Olaug Mestad Slettbakk, 51 81 06 33 Møtested: Gausel kirke Møtedato: 18.01.17 Tid: Kl 19.30 Møtevert: Karen Faa Medlemmer i MR: Fredrik Sønstabø, Karen Faa, Arne Sindre Gilje, Malin Tveterås, Beth Bakkane Erfjord, Lilian Stokkeland, Thomas Hetland, Ann Eilin Skretting og Øyvind Tjelle. Varamedlemmer i MR: Tor Eriksen, Egil Dankel, Harald Figved, Linn Katrine Høie, Inge Magnar Halsne. Andre: Saker til behandling: Sak 01-07/ 2017 1.varamedlem møter. De andre varamedlemmene møter etter nærmere avtale. Eventuelt forfall meldes til Olaug på telefon 51 81 06 33 eller på mail: olaug.mestad.slettbakk@stavanger.kommune.no Saksliste Saksnr. Tittel 01/17 GODKJENNING AV INNKALLING OG SAKSLISTE 02/17 GODKJENNING AV PROTOKOLL FRA 07.12.2016 03/17 BUDSJETT FOR 2017 04/17 ÅRSHJUL FOR MENIGHETSRÅDET 05/17 UTVALGSSTRUKTUR I GAUSEL MENIGHET 06/17 SALG AV STOLER I MENIGHETSSALEN 07/17 ORIENTERINGSSAKER EVENTUELT FREDRIK SØNSTABØ LEDER I MENIGHETSRÅDET OLAUG MESTAD SLETTBAKK DAGLIG LEDER Adresse Heddeveien 141 Postboks 201 4001 Stavanger Telefon 51 81 06 33 Telefax 51 81 06 31 Org.nr NO 976.993.330 Bankkonto 3201.32.71673 E-post kirken@stavanger.kommune.no Web www.kirken.stavanger.no
Sak 01/17 GODKJENNING AV INNKALLING OG SAKSLISTE Innkalling og saksliste godkjennes. Saken gjelder: Godkjenning av møtet. Bakgrunn for saken: Innkalling og saksliste skal godkjennes i møtet. Her skal også saker til eventuelt meldes. Side 2 av 22
Sak 02/17 GODKJENNING AV PROTOKOLL FRA 07.12.2016 Møteprotokoll fra møte i menighetsrådet 07.12.2016 godkjennes. Saken gjelder: Godkjenning av møtebok fra forrige møte. Bakgrunn for saken: Menighetsrådsprotokoll skal godkjennes i møtet. Vedlegg: Møteprotokoll fra møte i menighetsrådet 07.12.2016 Side 3 av 22
Den norske kirke Gausel menighet Møteprotokoll Gausel menighetsråd Dato Sid Journal Arkiv Saksbehandler 07.12.2016 Olaug Mestad Slettbakk, 51 81 06 33 Møtested: Gausel bydelshus Møtedato: 07.12.2016 Tid: Kl 19.30 Møtevert: Tor Eriksen Tilstede på møte: Fredrik Sønstabø, Malin Tveterås, Arne Sindre Gilje, Lilian Stokkeland, Beth Bakkane Erfjord, Øyvind Tjelle Varamedlemmer: Tor Eriksen, Egil Dankel, Forfall: Karen Faa, Thomas Hetland, Ann Eilin Skretting Andre: Fra adm.(evt. andre): Olaug Mestad Slettbakk, Innkalling: Sendt på mail 2. desember 2016 Merknader: Behandlede saker: 64-72 / 2016 Saksliste Saksnr. Tittel 64/16 GODKJENNING AV INNKALLING OG SAKSLISTE 65/16 GODKJENNING AV PROTOKOLL FRA 02.11.2016 66/16 OFFERBEVILGNING FOR 2017 67/16 MØTEDATOER FOR VÅREN 2017 68/16 MONITORER I KIRKEROMMET 69/16 MENIGHETSFEST 10. FEBRUAR 70/16 EVALUERING OG REFLEKSJON AV ÅRET 71/16 KUNST OG UTSMYKNING I KIRKA 72/16 ORIENTERINGSSAKER EVENTUELT Vi bekrefter med våre underskrifter at møtebokens blad er ført i samsvar med det som ble bestemt på møtet. Fredrik Sønstabø Leder Olaug Mestad Slettbakk Daglig leder Side 4 av 22
64/16 GODKJENNING AV INNKALLING OG SAKSLISTE Innkalling og saksliste godkjennes. Behandling: Saksdokumenter: Saksfremlegg fra administrasjonen. Vedtak: Innkalling og saksliste godkjennes og godkjenner ny sak under eventuelt. 65/16 GODKJENNING AV PROTOKOLL FRA 02.11.2016 Møteprotokoll fra møte i menighetsrådet 02.11.2016 godkjennes. Behandling: Saksdokumenter: Saksfremlegg fra administrasjonen. Vedtak: Møteprotokoll fra møte i menighetsrådet 02.11.2016 godkjennes. 66/16 OFFERBEVILGNING FOR 2017 Menighetsrådet støtter Misjonsutvalget sitt forslag og tildeler offer slik det er foreslått. Menighetsrådet tildeler offer til UNICEF på søndagen for TV-Aksjonen 2017. Behandling: Saksdokumenter: Saksfremlegg fra administrasjonen. Vedtak: Menighetsrådet støtter Misjonsutvalget sitt forslag og tildeler offer slik det er foreslått. De med høy prioritet vil få to eller flere offer i løpet av året. Menighetsrådet tildeler offer til UNICEF på søndagen for TV-Aksjonen 2017. Menighetsrådet ønsker å få listen av offersøkerne for 2017 til orientering. Ved offerfrodeling for 2018 ønsker rådet at hele søkerlisten blir lagt fram når vedtaket gjøres. Side 5 av 22
67/16 MØTEDATOER FOR VÅREN 2017 Menighetsrådet godkjenner følgende møteplan for våren 2017. MR kl 19.30 AU kl 18.30 18. januar 4. januar 15. februar med staben 8. februar 29. mars 15. mars 3. mai 19. april 7. juni 24. mai Møteplan for Stavanger kirkelige fellesråd tas til orientering. Behandling: Saksdokumenter: Saksfremlegg fra soknepresten. Vedtak: Menighetsrådet godkjenner følgende møteplan for våren 2017. MR kl 19.30 AU kl 18.30 18. januar 4. januar 15. februar med staben kl 18.30 8. februar 29. mars 15. mars 3. mai 19. april 7. juni 24. mai Møteplan for Stavanger kirkelige fellesråd tas til orientering. 68/16 MONITORER I KIRKEKROMMET Drøftingssak Behandling: Saksdokumenter: Saksfremlegg fra administrasjonen. Strategi for Gausel menighet 2015-2018 Vedtak: Menighetsrådet vedtar å bruke kr 12 000 på monitorer enten ved kjøp av brukte eller nye monitorer. Daglig leder får fullmakt til å fullføre saken. Side 6 av 22
69/16 MENIGHETSFEST 10. FEBRUAR Saken tas til etterretning Behandling: Saksdokumenter: Saksfremlegg fra administrasjonen. Vedtak: Saken tas til etterretning 70/16 EVALUERING OG REFLEKSJON OVER ÅRET Menighetsrådet tar saken til etterretning. Behandling: Saksdokumenter: Saksfremlegg fra administrasjonen. Innspill i samtalen: Det bør klargjøres hvilken struktur vi har for arbeidet og vi bør være konsekvente i måten vi omtaler denne på. Ønsker plan for det diakonale arbeidet. Det har vært mye positivt arbeid i fbm fyktningemottaket på Forus. Positivt at rådet har bidratt til å få en ny stab som fungerer godt. Vedtak: Saken tas til etterretning ut fra de innspillene som kom fram i samtalen. 71/16 KUNST OG UTSMYKNING I KIRKA Menighetsrådet går inn for å opprette en komite for kunst og utsmykning i Gausel kirke. Menighetsrådet ønsker å godkjenne mandat for komiteen etter innspill fra komiteen. Behandling: Saksdokumenter: Saksfremlegg fra administrasjonen. Vedtak: Menighetsrådet går inn for å opprette en komite for kunst og utsmykning i Gausel kirke. Menighetsrådet ønsker å godkjenne mandat for komiteen etter innspill fra komiteen. Side 7 av 22
72/16 ORIENTERINGSSAKER De fremlagte sakene tas til orientering. Behandling: - Temperaturmåling på staben - Ledig stilling som ungdomsarbeider status - Bruk av menighetssalen - Julemessen status - Brev fra NMS til alle menigheter med misjonsavtale - Smågrupper status - Aktivitetsplan for våren - Brev fra bispedømmeråd ang kapellanstillingen - Regnskap 2016 for menighet og trosopplæring status - Julaftenfeiring i kirka - Infotavle utenfor kirken Vedtak: De fremlagte sakene tas til orientering. Menighetsrådet vedtar å gi tilbud om 20 % ungdomsarbeiderstilling til Aksel Johan Lund i et engasjement fra 1. januar fram til 15. juni 2017. Menighetsrådet gir staben mandat til å sette opp infotavle utenfor kirken og bestemme utføring og størrelse av denne. EVENTUELT Side 8 av 22
Sak 03/17 BUDSJETT FOR 2017 Menighetsrådet tar saken til etterretning. Saken gjelder: Menighetsrådet skal vedta budsjett for 2017. Bakgrunn for saken: Regnskapet for 2016 er enda ikke klart, så det er mange utgifter/ inntekter det kan være vanskelig å budsjettere før vi vet hvordan resultatet for 2016 blir. Budsjettet som blir lagt fram på møtet er derfor kun et utkast og skal ikke taes opp til endelig godkjenning. Vedlegg: Utkast til budsjett for 2017 blir ettersendt Side 9 av 22
Sak 04/17 ÅRSHJUL FOR MENIGHETSRÅDET Menighetsrådet godkjenner årshjulet slik det foreligger og er innforstått med at det kan komme endringer underveis. Saken gjelder: Årshjul for saker på menighetsrådsmøtene. Bakgrunn for saken: Årshjulet vil bli oppdatert jevnlig ut fra behovene som dukker opp. Likevel er det viktig å ha et godt utgangspunkt for saker vi ønsker å ta opp i løpet av året. Spesielt med tanke på besøk fra staben. Dersom rådet ser at det er saker som er viktige å ta opp er det greit å planlegge dette på forhånd. Vedlegg: Årshjul for menighetsråd 2017 Side 10 av 22
Årshjul 2017 - møter i Gausel menighetsråd Møtedag Tema Vert Onsdag 18. januar Budsjett for 2017 Karen Menighetsmøte 10. februar + kurset «Som hånd i hanske» Årsrapport 2016 Loppemarked lørdag 18.mars Stillingsinstrukser Tema: Utvalgsstruktur Onsdag 15. februar MR møter kl 18.00: sak Årsrapporten evt ta det på mail Fredrik/ Olaug I kirka kl. 18.30-22 Fellesmøte med alle fra staben Tema: Kirken mot 2020 med staben Onsdag 29. mars HØP - Handling og økonomiplan 2017-2020, fellesrådet Thomas Stillingsvolum søknad fellesrådet, 2017-2020. Tema: «Gudstjenesteutvalget» status, Øyvind og Ernst Søndag 2. april kl 12:30 Årsmøte Olaug/Fredrik Onsdag 3. mai Godkjenne årsregnskap og disponering av overskudd. Arne Sindre Onsdag 14. juni I Verdalsveien 43 på Klepp, hjemme hos daglig leder Tema: Diakoni med besøk av Ingelin Økonomi/Regnskapsrapport per 31.5.2017 Godkjenne regnskap trosopplæring (TOL) Oppdatert høstprogram inkludert møtedager høsten Aktivitetsdagen i Hinna bydel Frivillighetstorget på Sølvberget. Tema: Frivillighet med Anita, evt Ingelin Menighetsweekend Tema: Tema: Regnskapsrapport 30.9 tertial Julemessa Forslag til offerbevilgning 2018 Tema: Oppdatert strategi Handlingsplan 2016/17 Valg av leder og nestleder for 2018 Budsjett 2018 Evaluering og refleksjoner over 2018 Tema: Olaug Lillian Malin Ann Eilin Beth Flyttet diakoni fra mars til mai fordi Ingelin allerede har en jobbavtale 29. mars. Besøk av Torbjørn, Erik og Rut Terese i løpet av høsten. Mulighet for tur med menighetsrådet i forbindelse med oppstart av et nytt skoleår Side 11 av 22
Sak 05/17 UTVALGSSTRUKTUR I GAUSEL MENIGHET Menighetsrådet vedtar ny utvalgsstruktur for Gausel menighet med de innspillene som kom fram på møtet. Saken gjelder: Utvalgsstruktur Bakgrunn for saken: Utvalgsstrukturen i Gausel menighet var oppe som en sak på menighetsrådet i mars og juni 2016. På møtet i mars ble det vedtatt i sak 14/16: Menighetsrådet ser at det er nyttig med en struktur. Det er ønskelig å få på plass et gudstjenesteutvalg med mandat. Forslag til mandat foreligger på neste menighetsrådsmøte. For de andre utvalgene trenger mer tid før vi kan bestemme hvilket utvalg vi skal nedsette. Utvalgsstrukturen ble også diskutert på fellessamling mellom stab og råd i mai. Leder i menighetsrådet laget et forslag til utvalgsstruktur i forkant eller etterkant av samlingen i mai. Denne ble lagt fram for rådet på møtet i juni. På møtet i juni, sak 32/16, ble det ikke vedtatt noe, det var kun en drøftingssak. Dette ble protokollført i saken: Vi hadde en gjennomgang av utvalgsstrukturen. Gudstjeneste, musikk og kultur nedsettes. Det jobbes med å spørre folk om å være med i utvalget. Neste utvalg som prioriteres er Diakoniutvalget. I og med at det har vært bytte av daglig leder har denne saken blitt liggende. Nå er det på tide at rådet vedtar en utvalgsstruktur slik at vi kan gå i gang med å opprette utvalgene ut fra den hensikten rådet ønsker. Daglig leder har gått gjennom forslaget til utvalgsstruktur som ble laget i mai. Ut fra samtale på AU er det laget et nytt forslag til dokument for utvalgsstruktur. Antall utvalg: I samtalen på AU ble vi enige om å kutte ned på antall strategiutvalg og kun ha 3 av disse. Dette handler bl.a. om stabssammensetningen og at det er en fordel å ha en ansatt med i alle strategiutvalgene. Det er ressurskrevende å ha en ansatt i 2 strategiutvalg. Dersom vi har 4 strategiutvalg ville dette vært tilfelle slik situasjonen er nå. Det er ikke utenkelig at strategier som omhandler barn, ungdom og familie ligger under strategiutvalget for diakoni og fellesskap. Samtidig vil strategiutvalg for undervisning også ha et ansvar for å sørge for god undervisning for barn, ungdom og familier. Strategiutvalg for gudstjeneste, musikk og kultur vil også ha et ansvar for at gudstjenester blir aktuelle for barn, ungdom og familier. Hva er forskjellen mellom de to forslagene? Det er tatt utgangspunkt i den første utgaven av dokumentet. Side 12 av 22
1. Forsiden Alle komiteene/ aktivitetene på forsiden er kastet opp i luften og landet på nye plasser. Det som er konkrete aktiviteter i menigheten, har landet på side 3 i det nye dokumentet. Her er de lagt til under den av de ansatte som er ansvarlig for denne aktiviteten. Dette forslaget er ikke gjennomgått med staben og det vil helt sikkert bli endringer her. Dette henger også sammen med hvordan vi vil organisere og følge opp de frivillige. Det er tenkelig at denne siden ikke trenger å være med i dette dokumentet. Det som er mer overordnete fokusområder har landet på side 2 i dokumentet, under det strategiutvalget det hører naturlig til under. Det er ikke alle fokusområder som er like lette å plassere og noen henger fremdeles i «løse luften». Det er også noen områder som går mye inn i hverandre, så her er det rom for å tenke høyt og komme med innspill til hvilke fokusområder som skal legges til det enkelte strategiutvalg. 2. Side to «Strategiutvalg Ansvarsområder» Ved nærmere gjennomgang var ansvarsområdene som stod under hver av strategiutvalgene veldig sammenfallende med fokusområdene på side 2 i den nye utgaven. Denne siden er derfor ikke tatt med i sin helhet i den nye utgaven. 3. Side 3 «Strategiutvalg Ansvar og organisering», side 4 «Medlemmer strategiutvalg» og side 6 «Strategiutvalg Typiske oppgaver» Dette er kortet ned og sammenfattet på to sider i det nye forslaget: Side 4 omhandler hvordan vi vil organisere strategiutvalgene og Side 5 sier noe om mandatet til strategiutvalgene Det forslaget som ble laget i mai var et godt forslag og gir et godt utgangspunkt for slik vi ønsker å ha utvalgsstrukturen i Gausel menighet. Nå er dette dokumentet revidert for å gi et enda bedre utgangspunkt for strukturen. Vedlegg: Strategiutvalg i Gausel menighet (per mai, 2016) Utvalgsstruktur i Gausel menighet (pr. jan. 2017) Side 13 av 22
Side 14 av 22
Side 15 av 22
Side 16 av 22
Side 17 av 22
Side 18 av 22
Side 19 av 22
Sak 06/17 SALG AV STOLER I MENIGHETSSALEN Menighetsrådet vedtar å selge de resterende jærstolene som står i menighetssalen. Istedenfor blir det kjøpt inn stoler som tar mindre plass og er lettere å lagre og stable. Saken gjelder: Bruk av menighetssalen Bakgrunn for saken: Slik menighetssalen framstår i dag er det lite hensiktsmessig å bruke rommet. Rommet står mye tomt på tross av alle aktivitetene som er i bygget. Jærstolene som står lagret i dag tar mye plass. Dersom rommet skal brukes kreves det mye bæring av bord og stoler. Det er kjøpt inn 6 nye bord på trosopplæringsmidler som skal stå i menighetssalen. Disse blir levert i midten av januar 2017. Disse bordene har små hjul som gjør at det er enkelt å flytte på dem. Vi bruker trosopplæringsmidler på disse bordene fordi de ansatte som driver tiltakene ser at det kan være hensiktsmessig å ha slike bord stående tilgjengelig. Staben har drøftet saken angående jærstolene og det er et sterkt ønske å selge disse stolene. Slik staben har erfart blir disse stolene brukt noen få ganger i løpet av året: på skolegudstjenester, til jul og konfirmasjoner. Staben ber om at menigheten istedenfor går til innkjøp av stoler som tar mindre lagringsplass i rommet. I og med at disse blir brukt noen få ganger i året, og i korte tidsrom, ser en ikke at det er hensiktsmessig at dette er gode stoler som har god kvalitet og er gode å sitte på. Det er et behov for å ha stoler rundt de nye bordene som blir kjøpt inn. Staben ser for seg å enten bruke noen av stolene som står i kirken (om lag 35 stk) eller å kjøpe inn noen stoler som kan passe stilmessig sammen med stolene i kirkerommet, men som ikke har samme kvalitet og kostnad. Grunnen til dette er at disse stolene vil bli brukt mye av barn som skal klippe, lime og spise mens de sitter på stolene. Det er rundt 115 jærstoler som står i menighetssalen. Daglig leder har vært i kontakt med kirkevergen og fått klarsignal på at menighetsrådet kan vedta et evt salg av stolene i menighetssalen. Forslag til budsjett: Salg av 115 jærstoler à kr 500,- kr 57 500,- Innkjøp av 35 stoler à kr 1000,- - kr 35 000,- Innkjøp av 100 klappstoler à kr 300 - kr 30 000,- SUM - kr 7 500,- Det er mulig å få tak i billigere stoler som kan stå rundt bordene samt billigere klappstoler. Vedlegg: Ingen vedlegg Side 20 av 22
Sak 07/17 ORIENTERINGSSAKER De fremlagte sakene tas til orientering. Saken gjelder: - Temperaturmåling på staben - Bruk av de ansatte (stillingsinstrukser) - Oppfølging av saker fra forrige møte - Offersøkerlisten for 2017 - Menighetsfest 10. februar og kurset «Som hånd i hanske» - Årsrapport for 2016 - Høring med svarfrist 15. mars: Ordning for utpeking av biskoper - Loppemarked lørdag 18. mars - Møte med Sat7 torsdag 5. oktober 2017 i Gausel kirke Vedlegg: Stillingsinstrukser ansatte i menigheten blir ettersendt Offersøkerlisten blir ettersendt Side 21 av 22
EVENTUELT Viktige saker til eventuelt foreslås ved starten av møtet. Side 22 av 22