Del II VEDLEGG A LEVERINGSOMFANG Side 1 av 8 VEDLEGG A LEVERINGSOMFANG 1
Del II VEDLEGG A LEVERINGSOMFANG Side 2 av 8 1 Leveranseomfang... 3 1.1 Generelt... 3 1.2 Kontraktens leveranser... 3 1.3 Avrop... 3 2 Service/ Installasjon/ Kontroll... 4 2.1 Generelt... 4 2.2 Preventiv service... 4 2.2.1 Spesielt for CT skanner... 4 2.3 Korrektiv service... 4 2.4 Reservedeler... 4 2.5 Installasjon/montering og flytting av utstyr... 4 2.6 Mottakskontroll... 5 2.7 Utland... 5 2.8 Interne ressurser... 5 2.9 Rapportering... 5 3 Kompetanseprodukter... 5 3.1 Support... 5 3.2 Oppdragsbasert rådgivningstjeneste... 5 3.3 Opplæring... 6 4 Forvaltningsoppgaver/Lagerhotell... 6 4.1 Forvalte byttereserve og Kjøpers eide beholdning (Lagerhotell)... 6 4.1.1 Lagerhotell og styring av byttereserve... 6 4.1.2 Kjøpers eide beholdning... 6 4.2 Beredskap og lagring... 7 4.3 Dokumentasjon og servicehistorikk... 7 4.4 Avhending av materiell... 7 4.5 Rapportering... 7 4.6 Fullmakts- og rekvisisjonskontroll... 7 4.7 Avvikssystem... 7 5 Krav til leveransene... 7 5.1 Generelle krav... 7 5.1.1 Krav til samtykke for reparasjon av elektromedisinsk utstyr med spesiell risiko (Samtykkeordningen)... 8 2
Del II VEDLEGG A LEVERINGSOMFANG Side 3 av 8 1 Leveranseomfang 1.1 Generelt Kjøper drifter en landsomfattende helsetjeneste. Denne rammeavtalen skal dekke Kjøpers behov for Service og opplæring på røntgen- og steriliseringsutstyr, inndelt i de 4 følgende kategoriene: Steriliseringsutstyr Røntgenutstyr CT skanner Røntgenutstyr, C-BUE 1.2 Kontraktens leveranser Kontrakten omfatter av følgende leveranser: Service: Preventiv service Korrektiv service Utstyr som inngår på oppstartstidspunkt er listet i Vedlegg A-1 Kategorisert materielloversikt. Kompetanseprodukter Support Rådgivning Apparatspesifikk opplæring/undervisning Teknisk opplæring Forvaltningsoppgaver Database administrasjon Mottakskontroll Reservasjoner Forsvaret vil ved anskaffelse av nytt materiell kunne fristille seg fra denne rammeavtalen ved følgende tjenester: Levering av opplæring/undervisning på utstyret som inngår i materiellanskaffelse. Montering/installasjon på utstyr som inngår i materiellanskaffelse. Service og vedlikehold, samt garantier Dersom dette er totaløkonomisk fordelaktig for Forsvaret. 1.3 Avrop All rekvirering av kostnadsbringende elementer i denne Kontrakten skal forut for gjennomføring rekvireres ved bruk av Vedlegg O Avropsskjema. Alle avrop sendes elektronisk til Leverandørens epostmottak: xxxx@yyyy.no 3
Del II VEDLEGG A LEVERINGSOMFANG Side 4 av 8 2 Service/ Installasjon/ Kontroll 2.1 Generelt Leverandøren skal tilby preventivt (planlagt) og korrektivt (akutt) vedlikehold, support, brukeropplæring og rådgivning ifm bruk og anskaffelse av medisinsk teknisk utstyr i samme materiellkategori som omfattes av service i denne kontrakten. En detaljert utstyrsoversikt med lokasjoner er gitt i Vedlegg A-1 Kategorisert materielloversikt. Denne listen gir et øyeblikksbilde av Kjøpers beholdning. Kjøper kan således ikke forplikte noe volum. Beholdning og behov er dynamisk, og utstyr vil fastes ut/inn og kunne endres i antall og type. Tjenesteomfanget vil således ikke være fast og leverandør må være i stand til å tilpasse seg Kjøper endrede behov i avtaleperioden. Det må således forventes en viss dynamikk i avtaleforholdet etter hvert som Kjøpers behov utvikler seg. 2.2 Preventiv service Preventiv service skal gjennomføres 1 gang pr 12 mnd for hver apparattype. Leverandør skal planlegge, gjennomføre og rapportere preventiv service ved Kjøpers lokasjoner. Service skal utføre preventiv i henhold til fabrikantens anvisninger og manualer. 2.2.1 Spesielt for CT skanner Kjøpers CT skanner er for tiden under langtidslagring. For å sikre funksjonalitet av systemet har kjøper behov for rutinemessig preventiv service. Leverandøren skal tilby service minimum 2 ganger pr år for å sikre og garantere funksjonalitet av CT skanner og spesielt røntgenrør ved lagring over lang tid. Servicen skal utføres på kjøpers lokasjon og består av å sette CT skanneren i drift og utføre service og kalibrering lik det som utføres ved bytte/installasjon av røntgenrør i henhold til Philips vedlikeholdsmanualer. Ved en eventuell idriftssettelse av CT skanneren ønsker kjøper å ha mulighet å gjøre avrop på et større preventivt vedlikehold av CT skanneren. 2.3 Korrektiv service Leverandør skal dekke kjøpers behov for korrektiv service. På bakgrunn av feilmelding/avropsskjema skal Leverandøren vurdere hva som kan være galt med utstyret, og hvordan reparasjon/korrigering skal foretas til Kjøpers rimeligste måte ved eksempelvis: Gi support over telefon med evt sending av deler Reise ut med de nødvendige reserve-/slitedeler Der det er hensiktsmessig skal preventiv og korrektiv service gjennomføres samtidig. Gjennomført service skal rapporteres i henhold til pkt 4.3. 2.4 Reservedeler Leverandør forplikter å ha tilgjengelig nok reservedeler på eget lager til å utføre oppdrag uten behov for oppfølgingsbesøk. 2.5 Installasjon/montering og flytting av utstyr Ved anskaffelse av nytt utstyr vil Kjøper vurdere om installasjon skal inngå i varekjøpet eller avropes fra Leverandør. Leverandør skal kunne installere og montere nytt utstyr. Leverandør skal også kunne demontere og flytte utstyr. Leverandør vil gis god tid til å forberede oppdraget. Leverandøren skal kunne foreta en sluttkontroll som bekreftelse på at utstyret er i orden. 4
Del II VEDLEGG A LEVERINGSOMFANG Side 5 av 8 2.6 Mottakskontroll Ved anskaffelse av nytt materiell skal leverandøren tilby mottakskontroll. Mottakskontroll består av funksjonstest i henhold til manualer og eventuelle føringer fra Kjøper, samt rapportering og registrering av materiellet i Kjøpers vedlikeholdsdatabase, ref. pkt 4.3. Kjøper kan gi ytterligere anvisninger for gjennomføring av mottakskontroll. 2.7 Utland Leverandøren står fritt til å velge å foreta service på materiell Kjøper har som er lokalisert i utlandet. I tilfeller der Leverandøren ikke ønsker å sende personell til aktuell destinasjon, står Kjøper fritt til å forespørre annen markedsaktør eller gjennomføre oppdraget med interne ressurser. 2.8 Interne ressurser Kjøper har noe interne ressurser med kompetanse til å gjennomføre arbeid omfattet av denne kontrakten. Kjøper forbeholder seg retten til i begrenset omfang å benytte interne ressurser der dette ses hensiktsmessig. 2.9 Rapportering Servicerapport leveres lokalt ansvarlig kontor etter utført service. Der service utføres hos Leverandøren skal servicerapporten følge materiellet ved levering til Kjøper. Utført arbeid registreres i Kjøpers database for elektromedisinsk materiell, ref pkt 4.3. 3 Kompetanseprodukter 3.1 Support Leverandøren skal gjennom et servicesenter stille tilgjengelighet på materiellkompetanse på det materiell Leverandøren utfører service på under denne Kontrakt. Support er knyttet til problemløsning og brukerveiledning. Det skal være ett kontaktpunkt for Kjøper. Servicesenteret skal som minimum være tilgjengelig virkedager i tidsrommet 08:00-15:00, både på telefon og e-post. Supporttelefon/ Servicesenter: Tlf: 99999999 E-post: xxxx@yyyy.no Servicesentret må ha tilgjengelighet på tekniske reservedeler som er nødvendig for leveransen samt den beholdning som leverandør holder for Forsvaret. Servicesenteret skal være kontaktpunkt for alle henvendelser, og koordinere alt tjenesteyting. Kostnader for supporttjeneste og bruk av Servicesenter skal være inkludert i øvrige priser. 3.2 Oppdragsbasert rådgivningstjeneste Leverandøren skal kunne levere rådgivning knyttet til teknisk bistand med produktene og administrasjon av disse. Leverandør skal kunne tilby teknisk kompetanse på materiell i samme kategori som materiellet Leverandøren utfører service på under denne Kontrakt. Rådgivningstjeneste vil typisk benyttes i forbindelse med anskaffelsesprosjekter. 5
Del II VEDLEGG A LEVERINGSOMFANG Side 6 av 8 3.3 Opplæring Leverandør skal kunne tilby Forsvaret opplæring i materiellkunnskap som eksempelvis enklere vedlikehold av materiellet Leverandøren tilbyr service på. Dette med hensikt om at Kjøper på best mulig måte skal kunne ivareta materiellet når det er i bruk i inn- og utland. En mer omfattende opplæring vil kunne være nødvendig på enkelte materielltyper. Oppdrag tilknyttet opplæring genereres ved bruk av Vedlegg O Avropsskjema. Spesifikt for røntgenapparater: Leverandør skal kunne tilby Forsvaret apparatspesifikk opplæring på røntgenapparat. Opplæringen skal tilfredsstille de krav som stilles til opplæring i Strålevernloven med tilhørende forskrift. Opplæringen skal inneholde alt fra bruk, betjening, innstillinger, bearbeiding av bilder, stråledoser og bildekvalitet, konstansekontroll, brukervedlikehold og strålehygiene. Opplæringen skal være dokumenterbar. 4 Forvaltningsoppgaver/Lagerhotell 4.1 Forvalte byttereserve og Kjøpers eide beholdning (Lagerhotell) 4.1.1 Lagerhotell og styring av byttereserve Leverandøren skal ved behov holde et begrenset lagerhotell, og forvalte et byttelager av Kjøpers utstyr etter nærmere avtale. Kjøper ønsker å bevare overflødig utstyr ved for eksempel nedleggelse av kontorer mv. Utstyr med en gjenværende bruksverdi ønskes gjenbrukt ved øvrige avdelinger hos Kjøper i form av rullerings-/byttereserve. Leverandør skal alltid velge utstyr fra byttereserven ved behov for utstyr dersom det er tilgjengelig. Uttak av materiell fra byttereserven skal avtales med Kjøpers fagtekniske kontaktperson, ref Vedlegg D Kontaktpersoner. Skal utstyret rulleres sender leverandøren ut utstyr etter avtale med avdeling. Når avdelingen mottar rulleringsutstyr sendes tilsvarende utstyr tilbake. Ved avtaleinngåelse er lagring av materiellet ivaretatt igjennom annen avtale. Leverandøren vil få nærmere informasjon dersom det blir behov for å gjøre endringer i dagens løsning. 4.1.2 Kjøpers eide beholdning Ved anvendelse av lagerhotell/lagring av byttereserve stilles følgende krav til Leverandøren: Leverandøren skal regnskapsføre Kjøpers eiendom og dokumentere alle bevegelser i lageret i eget materiellregnskapssystem. Dette gjelder både byttereserver, utstyr og øvrig materiell eid av Kjøper som Leverandøren tillegges kontroll over. Leverandøren skal ha et system for å spore materiell frem til første mottaker, og kunne kalles tilbake på forespørsel. Leverandøren skal overfor Kjøper ivareta meldinger om bruks- og salgsstopp på reservedelsutstyr mv herunder å iverksette tilbakekalling etter anvisning fra sivil eller militær Fagmyndighet. Leverandøren skal lagre historiske data i 10 år for alle bevegelser og levere dette til Kjøper på forespørsel. 6
Del II VEDLEGG A LEVERINGSOMFANG Side 7 av 8 4.2 Beredskap og lagring Kjøpers krav ved krise, katastrofe eller krig skal på best mulig måte imøtekommes uavhengig av Leverandørens leveranser til øvrige markeder. Leverandør skal kunne lagre og vedlikeholde beredskapsmateriell i begrenset mengde. Ved oppbygging og endring av beredskapsmateriell skal leverandøren kunne sammenstille leveranser og levere materiellet som anvist av Kjøper. Beredskap etableres etter nærmere avtale og avrop. Kjøper kan velge å holde bredskapslager selv, eller bortsette dette til 3.part der Kjøper anser dette for å være hensiktsmessig. 4.3 Dokumentasjon og servicehistorikk Leverandøren er ansvarlig for dokumentasjon og servicehistorikk. All relevant informasjon og servicehistorikk skal registreres igjennom egen tilgang i Kjøpers database. Leverandørens servicerapporter skal tilfredsstille de krav som stilles fra Kjøper ift. Innhold, format og levering. Kostnader forbundet med databaseadministrasjon skal være inkludert i de øvrige prisene i denne Kontrakten. Dette gjelder bruk av både Kjøpers og Leverandørens databaser. Det er ingen lisensavgifter for Leverandøren ifm bruk av Kjøpers database. 4.4 Avhending av materiell Leverandøren skal kunne håndtere avhending av Kjøpers materiell. Leverandørens skal på eget initiativ rådgi Kjøper når det er mer hensiktsmessig å fornye/skifte ut utslitt/utdatert materiell. Dersom reparasjon vil være ulønnsom, skal leverandør opplyse om dette og utføre reparasjon på materiellet etter samråd teknisk kontaktperson, ref Vedlegg D Kontaktpersoner. Det forventes at Leverandøren avhender på en miljømessig god måte. Videresalg av avhendet materiell er ikke tillatt. 4.5 Rapportering Leverandøren skal levere relevante rapporter rutinemessig og på forespørsel. Se også Vedlegg E Kravspesifikasjon generelle krav. 4.6 Fullmakts- og rekvisisjonskontroll Bestilling av preventiv og korrektiv service skal kun foretas av Kjøpers definerte avropere. Definerte avropere er de som innehar rollen som bestillere i Forsvaret. Kjøper vil spesifisere eventuelle endringer ovenfor Leverandøren. 4.7 Avvikssystem Leverandørens skal ha et internt kvalitetssystem for å registrere minimum følgende kvalitetsparametere: Leveringstid, leveringspresisjon, registrering av feil, avvik og kundeklager. 5 Krav til leveransene 5.1 Generelle krav Kjøpers medisinsk tekniske utstyr er underlagt de samme krav som samfunnet for øvrig. 7
Del II VEDLEGG A LEVERINGSOMFANG Side 8 av 8 Tjenester utført under denne kontrakten skal være i henhold til Forskrift om bruk og vedlikehold av elektromedisinsk utstyr (F20.08.1999 nr 955), Forskrift om kvalifikasjoner, elektrofagfolk (FKE 1993)( F14.12.1993 nr 1133 ), samt øvrige forskrifter og reguleringer som er gjeldende for det arbeid som skal utføres. Herunder Strålevernloven med forskrifter. Utførelsen av de ulike tjenestene skal være av høy kvalitet, og det kreves at de som utfører arbeidet har tilstrekkelig kompetanse og riktig sertifisering i forhold til det aktuelle oppdraget. De reservedeler som benyttes til reparasjon/veldikehold skal holde tilsvarende eller bedre kvalitet enn de deler som var montert i/på materiellet da det var nytt. 5.1.1 Krav til samtykke for reparasjon av elektromedisinsk utstyr med spesiell risiko (Samtykkeordningen) Det er et generelt krav om Samtykke til reparasjon for elektromedisinsk utstyr med spesiell risiko. Det vises til Direktoratet for Sivilt Beredskap (DSB) sine nettsider for nærmere informasjon. 8