UNIVERSITETET I TROMSØ UIT (ji

UNIVERSITETET I TROMSØ UIT (ji Det helsevitenskapelige fakuftet Sak FS Helsefak 30-12 Til: Faku(tetsstyret ved Det heisevitenskapeiige fakultet Møtedato: 20. september 2012 Arkivref.: 2012/1956 A55032/01 1.0 Helsefaks horingssvar ordning for styring og ledelse ved UIT Bakgrun n Gjeidende ordning for styring 09 ledelse ved U1T bie vedtatt av universitetsstyret I juni 2008 (sak S 32-08) som en av deiprosessene i fusjonen meilom Universitetet 09 Høgskolen I Tromsø. Styresaken omfattet styrings- og Iedetsesordning pa institusjons-, fakultets- og instituttnivâ, og fastsetting av valgperiode for universitetsstyret. I vedtaket bie det besiuttet at det skal gjennomføres en evaluering av ordningen innen utiøpet av den første vaigperioden, som Vii SI innen 31.7.201 3. Bakgrunnen for dette var blant annet at universitetet fra 1.8.2009 innførte ny ordning pa fakuitetsniva med overgang til tilsatte enhetlige Iedere, og ekstern ledeise av fakuitetsstyrene. SeIv om vedtaket om evaiuering I utgangspunktet var ment forhoid til fakuitetsnivâ, mener universitetsdirektøren at det na etter fire ár vii vre hensiktsmessig a pne for a belyse erfaringer med og vurdere flere elementer I UITs Styrings- 09 Iedeisesordning. I henhold til høringsnotatet skal følgende elementer vurderes srskiit: vaigt eller tiisatt rektor sam mensetning av rektoratet dekanrolien- valgt elier tiisatt, enhetlig eier deit Iedeise ordningen med ekstern lederog nestleder for fakuitetsstyrer størreise og sammensetning av fakuitetsstyrer ordningen med styrerved sentre Videre ba u niversitetsdirektøren høringsinstansene om a legge følgende mälsettinger til grunn: styrings- 09 iedesesordningen bør sikre et godt faglig 09 administrativt iederskap pa aile n iva ordningen skal bidra til at institusjonen ledes pa en mate som ivaretar organisasjonens behov for strategisk iedeise, endringsevne samt intern medbestemmeise 09 legitimitet et godt Iederskap ska bidra til a skape 09 videreføre et godt arbeidsmiljø, sikre god kommunikasjon internt 09 eksternt, og gjøre UiTtii en attraktiv arbeidsplass Følgende vurderingskriterierer iagt til grunn for evalueringen: samfunnsmessig legitimitet Og tydelighet utad mal- 09 resultatoppnàeise kiarhet I formelie ansvars- 09 myndighetsforhold og handtedige roller intern koordinering, informasjonsflyt 09 samhandling organisatoriskforankring og legitimitet effektivitet i beslutningsprosesser N0-9037 Tromsø postmottak@uit.no. http://uft.no Sentralbord: 77644000. Faks: 77644900

UNIVERSITETET I TROMSØ UT I ápenhet og forutsigbarhet I beslutningsprosesser Helsefak gir med dette var høring vedrørende ordning for styring og ledelse ved U1T. 1) Innledende kommentarer Helsefak er tilfreds med den äpne, inkluderende prosess og tidsplan universitets ledelse har lagt opptii I evalueringen av návrende ordning med styring og ledelse. Dette omfatter bade høringsrunde, spørreundersøkelser og drøftinger I ulike fora. Helsefaks høringsuttalelse er forankret i fakultetet gjennom diskusjon I Iedermøtet med instituttene, gjennom tematisk drøfting pa lederseminar 19.9 og I vedtakssak F5 30-12 I fakultetsstyremøte 20.9. 2) Institusjonsnivâ 1. valgt elier tilsatt rektor: Vurdering: UIT har kun erfaring med valgt rektor og deft ledelse. Dette har vrt godt forankret gjennom tidligere høringer I universitetssamfunnet og ved det tidligere høgskolemiljøet. Navrende universitetsledelse har i interne drøftinger argumentert for a beholde denne ordningen I neste aremalsperiode. Helsefak støtter dette begrunnet I hensynet til UiTs navrende sriige behov for stor institusjonell autonomi. Nasjonale erfaringer fra UHR-sektoren viser at det viktige samarbeidet mellom ekstern styreleder og ansatt rektor er personavhengig og tar tid utvikle. Det utdannings- og forskningspolitiske landskap UiT beveger seg I ná og som er preget av fusjoner, SAK-samarbeid, samfunnskontrakt og den teknologisk og marint pregede Nordomradesatsingen vii en ekstern styreleder oppnevnt av KD kunne skape usikkerhet rundt godt forankrede og viktige strategiske satsinger. Pa den annen side vii ansatt rektor med ekstern styreleder kunne ha en formeil demokratiserende effekt pa styring og ledeise. Den doble rollen valgt rektor har som øverste faglige leder kombinert med styrelederfunksjonen er krevende og forutsetter tydelig apenhet I prosesser som sikrer medbestemmelse og innflytelse før beslutninger fattes I universitetsstyret. I den sammenheng ma det understrekes at universitet ikke har et demokratiunderskudd som institusjon med ca 30 styrer. Til slutt - en tydelig 09 dyktig nasjonal eller regional aktør som ekstern styreleder vii ogsa kunne tilføre universitetet moment pa den eksterne arenaen. 2. sam mensetning av rektoratet og prorektorenes roller: Vurdering: Erfaringene med et utvidet rektorat med prorektorer for utdanning og FoU er gode. Det har utviisomt styrket universitetets utadrettede virksomhet og den faglige dialogen mellom nivaene. Det erviktig at ordningen videreutvikles og at rektoratets sammensetning erfleksibei I forhold til de oppgaver som ivaretas herunder mulighet til a utvide rektoratet for eksempel I forhoid til funksjoner som innovasjon og formidlingsarbeid. I følge beskrivelse av prorektorenes roile med henvisning til instruks for henholdsvis prorektor FoU 09 utdanning (vedlegg 2 til sak 515-12) skal prorektorene srlig bista rektor I faglig ledelse og utvikling av den samlende FoU 09 utdanningsvirksomhet. Prorektorene har møte- 09 talerett i universitetsstyret, men er ikke medlemmer. Med den to-delte ledelsesmodeilen tilligger det universitetsdirektøren som sekretr for styret, etter samrad med rektor, forberede og gi tllradning I de saker som legges fram for styret. Helsefak mener det er viktig at prorektorenes rolle I saksforberedelsene til Universitetsstyret synliggjøres I deres navrende instruks og at dette naturlig Inngar idet a skulle bista rektor I faglig ledelse 09 utvikling av virksomheten. 2

UNIVERSITETET I TROMSØ UT 3) Fakultetsnivà dekanroiien valgt eller tilsatt, enhetlig eller delt ledelse: Vurdering: Nâvrende ordning med tilsatt enhetlig ledelse kombinert med ekstern fakultetsstyreleder har bidratt til tydeliggjøring av ansvar, myndighet og arbeidsdeling pa fakultetsniva. Ordningen ønskes videreført. ordningen med ekstern lederog nestlederforfakultetsstyrer (FS): Vurdering: Ekstern styrerepresentasjon 09 -ledelse har bidratt betydelig til profesjonalisering av styret som et strategisk organ med budsjettoppfølging, mstyring i henhold til samfunnsoppdrag samt kvalitet i planarbeid, saksbehandling og beslutningsprosesser. Vi opplever at beslutninger I FS har stor legitimitet og gir den nødvendige lederstøtte for gjennomføring. Det har vrt en interessant og Irerikt prosess. Ordningen med ekstern leder og nesteleder ønskes videreført. Ekstern styreleder bør som nâ ha en solid erfaring med styreledelse, motivasjon og tid til oppgaven samt kompetanse/erfaring fra fakultetets kjerneomráder pa nasjonalt og/eller regionalt nivá. Det er viktig at ogsâ UIT som heihet nyttiggjør seg den kompetanse som de eksterne fakultetsstyrelederne representerer. Helsefak foreslâr at det er et árlig seminar/møtearena mellom fakultetsiedelsene inkludert eksterne styreledere 09 rektor, universitetsdirektør 09 universitetsstyret. Styreleder bør ogsâ delta i ârlig styringsdialogmøte mellom rektor 09 dekan. størrelse 09 sammensetning av fakultetsstyrer: Vurdermg: Den totale og relative sammensetningen av fakultetsstyret ved Helsefak med 13 medlemmer (2 eksterne, 5 faste vitenskapelige, 3 studenter, 2 teknisk-administrative 09 1 midlertidige vitenskap&ig ansatt) ansees hensiktsmessig for a kunne ivareta styrets strategiske rolle samt nødvendig faglig bredde, apenhet 09 medbestemmelse i beslutningsprosesser. Ekstern styrerepresentasjon ønskes utvidet med komplementr kompetanse fra kommunal sektor/kom munale helse- 09 omsorgstjeneste pa ledernivâ. 4) Ordningen med styrer ved sentre det bes om at høringsinstansene gir vurderinger av behov for og sammensetning av framtidige styrer for sentrene etter omorganiseringen fra 1.januar 201 3,jf. 5 5-12: Vurdering: Styrer for sentrene ma vre tilpasset sentrenes funksjon for a kunne ná UiTs strategiske mâl 09 enhetenes behov for den kompetanse 09 infrastruktur som sentrene representerer. U niversitets-bi blioteket 09 det nye ressu rssenteret for fleksible utdanninger representerer en srlig viktig faglige 09 teknologiske infrastruktur for UiTs samlede virksomhet 09 derfor av srlig interesse for fakultetene. Det er viktig at dekanene i henhold til sin instruks har mulighet for innflytelse pa sentrenes samlede virksomhet 09 prioriteringer. Det er derfor ønskelig at dekan er representert direkte eller med stedfortreder i styrene av Universitetsbiblioteket 09 Ressurssenteret for fleksible studier. Erfaringer fra NTNU med dekaner som styreledere for sentrene 09 som rapporterer til rektor bør vurderes. 5) øvrige vurderinger og anbefalinger Evaluerings- 09 høringsprosessen omfatter ikke ordningene for styring 09 ledelse pa instituttniva 09 ledelse av utdanningsprogrammer. Universitetsstyret har vurdert det silk at ordningen med enhetlig ledelse 09 valgfri ordning med instituttstyrer skal videreføres slik det praktiseres ved andre universitet. Helsefak støtter den vurderingen. Erfaringer 09 vurderinger fra Helsefak som vi tror kan vre viktig a papeke i denne sammenheng er: (I) Behov for etablering av hensiktsmessige lederteam pa instituttniva (i.e. vitenskapelig ansatte i delfunksjon innen utdannings- 09 forskningsledelse) for a kunne styrke instituttleders gjennomføringsevne av beslutninger uavhengig av instituttstyre. (ii) Helsefaks satsing pa strategisk forsknings- 09 utdanningsledelse har synliggjort et behov for fora for henholdsvis forskningsgruppeledere 09 vitenskapelig ansatte med et srlig ansvar for utdanning. 3

UNIVERSITETET I TROMSØ UT Enkelte institutt har etablert vitenskapelige rd med alle forskningsgruppeledere scm gir instituttleder rd 09 legitimitet I forskningsstrategiske beslutninger. Tisvarende har enkelte institutt etablert utdanningsutvalg for a styrke strategisk utdanningsledelse. (iii) Utenfraperspektivet synliggjøring av samfunnets legitime behov for overordnet innflytelse pa utdanningenes innhold kan best varetas med hensiktsmessig ekstern representasjon pa Inst[tuttstyreniva eller I programstyrer. (iv) Instituttene har ulik størrelse og tematisk profil. Dette krever ulike styrings og Iedelsesordninger. (v) Det har vrt en utfordring a rekruttere motiverte strategisk orienterte ledere. Det er derfor viktig med incentiver eq støtteordninger knyttet UI instituttlederfunksjonen. Forslag til vedtak: Fakultetsstyret slutter seg til forsiaget til høringsuttalelse med de endringer som fremkom I møtet. Troms, 11.09.2012 Arnfinn Sundsfjord deka n Tom Mikalsen faku Itetsd irektør Saksbehandler: ArnfInn Sundsfjord Vedlegg: - lnstrukser for rektor, prorektorer, dekaner og instituttledere - lnstrukser for fakultetsstyrer 4

Vedlegg 1 30.10.2008 INSTRUKS FOR REKTOR Ansvar og myndighet Rektor utgjør sammen med universitetsdirektør Universitetets daglige ledelse. Rektor er universitetsstyrets leder. Rektor skal bidra til at universitetsstyret fungerer godt og effektivt og skal se til at styret arbeider etter fastsatte lover, regler og retningslinjer. Rektor sørger for at universitetsstyret holder møter så ofte som det trengs. Rektor har på styrets vegne det overordnede ansvar for og ledelse av Universitetets virksomhet og fører tilsyn med denne. Rektor er Universitetets rettslige representant, lovlig stedfortreder og Universitetets talsperson overfor offentlige myndigheter og utad til allmennheten. I den enkelte sak kan rektor oppnevne stedfortreder i sitt sted. Rektor, og i dennes sted, prorektor, har rett til å delta i møter i alle Universitetets styrer, råd og utvalg. Rektor avgjør saker i det omfang disse ikke kan utsettes til universitetsstyret kommer sammen i møte. Rektor avgjør løpende saker som bør avgjøres før neste ordinære styremøte, og som ikke er viktige nok til at ekstraordinært møte innkalles. Rektor er leder for universitetsstyrets tilsettingsutvalg. I sak om avskjed eller suspensjon kan rektor bare beslutte kortvarig suspensjon i tjenesten, i påvente av behandling i universitetsstyrets tilsettingsutvalg. Sentrale arbeidsoppgaver Rektor skal lede og utvikle det samlede arbeid innen forskning og faglig og kunstnerisk utviklingsarbeid og innen utdannings- og formidlingsvirksomheten ved Universitetet og se til at institusjonen har oppdaterte og fremtidsrettede strategier og mål. Rektor skal se til at Universitetets strategier og mål blir implementert på alle nivå i organisasjonen. Rektor skal påse at det utøves god faglig ledelse ved Universitetet med vekt på kvalitet i forskning og faglig og kunstnerisk utviklingsarbeid, undervisning og formidling. Rektor skal, i samarbeid med universitetsstyret, sørge for at mål og resultatkrav fastsatt i strategier og budsjettvedtak følges opp.

Rektor skal sørge for gode kommunikasjons- og informasjonslinjer mellom nivåene i organisasjonen og skape en positiv organisasjonskultur. Rektor skal stimulere til et produktivt og godt lærings- og arbeidsmiljø. Rektor skal sørge for god dialog med overordnet myndighet, øvrige universiteter og høgskoler og samfunns- og næringsliv og bygge nettverk både regionalt, nasjonalt og internasjonalt. Rektor skal bidra til hensiktsmessig arbeidsdeling med universitetsdirektør innenfor rammen av gjeldende instrukser. side 2

INSTRUKS FOR PROREKTOR UTDANNING VEDTATT AV STYRINGSGRUPPA 28.11. 2008 Prorektor utdanning er rektors stedfortreder. Prorektor utdanning har rektors ansvar, myndighet og arbeidsoppgaver i dennes fravær, jf instruks for rektor. Prorektor utdanning skal sammen med rektor og prorektor forskning bidra til at universitetsstyret fungerer godt og effektivt samt se til at styret arbeider etter fastsatte lover, regler og retningslinjer. Prorektor skal bistå rektor med faglig ledelse og utvikling av den samlede utdanningsvirksomhet i samsvar med institusjonens strategiske mål. Prorektor skal arbeide for at institusjonen har et godt og relevant utdanningstilbud basert på forskning og faglig og kunstnerisk utviklingsarbeid. Prorektor skal medvirke til at studieprogramporteføljen er i samsvar med institusjonens strategiske mål for utdanningsvirksomheten. Prorektor skal arbeide for å styrke det internasjonale engasjement i utdanningene. Prorektor har som oppgave å ivareta og videreutvikle kvaliteten i studieprogrammene og skal se til at det utvikles samkjørte og helhetlige studieløp. Prorektor utdanning utfører forøvrig de arbeidsoppgaver som blir tildelt av/delegert fra rektor.

VEDTATT AV STYRINGSGRUPPA 28.11. 2008 INSTRUKS FOR PROREKTOR FOR FORSKNING OG UTVIKLINGSARBEID Prorektor forskning og utvikling skal bistå rektor med faglig ledelse og utvikling av universitetets samlede FoU virksomhet i samsvar med institusjonens strategiske mål, herunder faglig og kunstnerisk utviklingsvirksomhet, profesjonsforskning og praksisnær forskning. Prorektor forskning og utvikling skal sammen med rektor og prorektor undervisning bidra til at universitetsstyret fungerer godt og effektivt i samsvar med fastsatte lover, regler og retningslinjer. Prorektor forskning og utvikling skal også ivareta faglig utviklingsarbeid og forskning i samarbeid med eksterne aktører i samfunns- og næringsliv og se til at næringsrettet FoU virksomhet og innovasjon styrkes og tilrettelegges i tråd med samfunnets behov. Prorektor forskning og utvikling har rektors ansvar, myndighet og arbeidsoppgaver i rektor og prorektor undervisnings fravær, jf instruks for rektor. Prorektor utfører forøvrig de arbeidsoppgaver som blir tildelt av/delegert fra rektor.

Vedtatt av Styringsgruppa 28.11. 2008 INSTRUKS FOR FAKULTETSSTYRER Ansvar og myndighet Fakultetsstyret er øverste organ ved fakultet. Fakultetsstyret har overordnet ansvar for at den faglige virksomheten holder høy kvalitet og at fakultet drives effektivt og i overensstemmelse med de lover, forskrifter og regler som til enhver tid gjelder, og de mål og rammer som er fastsatt av overordnet myndighet og universitetsstyret. Alle beslutninger som treffes i fakultetsstyret, treffes etter delegasjon fra universitetsstyret og på dettes ansvar. Alle beslutninger ved fakultet truffet av andre enn fakultetsstyret, treffes etter delegasjon fra fakultetsstyret og på fakultetsstyrets ansvar, med mindre noe annet fremgår av denne instruks eller andre instrukser fastsatt av overordnet myndighet og universitetsstyret. Fakultetsstyret kan delegere sin avgjørelsesmyndighet til andre ved fakultet i den utstrekning det ikke følger av denne instruks eller av andre instrukser fastsatt av overordnet myndighet og universitetsstyret, at fakultetsstyret selv skal treffe vedtak. Delegasjon av myndighet dokumenteres skriftlig. Fakultetsstyrene selv (kan ikke delegeres), 1. Fastsetter utfyllende regler til: - forskrift for eksamen ved Universitetet i Tromsø - forskrift for studier ved Universitetet i Tromsø - forskrift for opptak til studier ved Universitetet i Tromsø - valgregler - styringsordning 2. Fastsetter studieplan for årsstudier og studieprogram som hører inn under fakultets forvaltningsområde. 3. Foreslår opprettelse og nedleggelse av årsstudier, studieprogrammer og studieretninger overfor universitetsstyret. Ledelse Fakultetsstyret ledes av ekstern styreleder oppnevnt av universitetsstyret. Styreleder skal samarbeide med dekanen om saker som skal behandles i fakultetsstyret. Styreleder rapporterer til universitetsstyret v/rektor. Styreleder har et særlig ansvar i forhold til samarbeid med eksterne aktører og ansvar for å utvikle og etablere gode strategier i forhold til regionen, næringsliv og øvrige samfunnsaktører. Styreleder skal bidra til å etablere møteplasser og samarbeidsformer som bidrar til gjensidig utvikling for både fakultetet og regionale aktører.

Sentrale oppgaver Fakultetsstyret fastsetter strategien for fakultets utdannings-, FoU - og formidlingsvirksomhet i samsvar med mål og rammer fastsatt av overordnet myndighet og universitetsstyret. Fakultetsstyret fastsetter årsplaner og vedtar budsjetter for fakultets virksomhet etter nærmere retningslinjer fra overordnet myndighet og universitetsstyret. Fakultetsstyret skal følge opp mål og resultatkrav og rapportere til overordnet myndighet og universitetsstyret. Fakultetsstyret fører tilsyn med utviklingen i kvalitet og omfang av FoU virksomheten, herunder publisering, ekstern FoU finansiering og eksterne evalueringer. Fakultetsstyret er faglig myndighet for det samlede emne- og programtilbudet fakultetet tilbyr, og koordinerer faglige emner og undervisningsressurser mellom programmene. Fakultetsstyret har også den endelige beslutningsmyndighet med hensyn til deltakelse i andre fakultets programmer. Fakultetsstyret skal føre tilsyn med kvaliteten i studieprogrammene, og rapportere årlig til universitetsstyret i henhold til kvalitetssikringssystemets retningslinjer. Fakultetsstyret skal påse at økonomiske ressurser som fakultetet forvalter, disponeres i henhold til forutsetninger i tildeling fra overordnet myndighet og universitetsstyret eller i tråd med avtaler inngått med eksterne parter. Fakultetsstyret skal påse at personalpolitiske strategier og tiltak vedtatt av overordnet myndighet og universitetsstyret følges opp ved fakultetet. Fakultetsstyret skal påse at arbeids- og læringsmiljøet er fullt ut forsvarlig ut fra en vurdering av hensynet til helse, miljø, sikkerhet og velferd. Tilsettingsmyndighet, jfr. personalreglementet Det skal i størst mulig grad være åpenhet om fakultetsstyrets arbeid. Fakultetsstyret fastsetter nærmere hvilke typer saker som skal behandles og avgjøres henholdsvis i instituttstyret og av instituttleder. Dette skal dokumenteres skriftlig. side 2

INSTRUKS FOR DEKAN Vedtatt av Styringsgruppa 28.11.2008 Ansvar og myndighet Dekan er fakultetets leder. Dekan har den daglige ledelse av fakultetets faglige og administrative virksomhet. Dekanen oppnevner prodekan og utarbeider instrukser for prodekan (er) Dekan og i dennes sted, prodekan, har rett til å delta i møter i alle fakultetets styrer, råd og utvalg. Dekanen er ansvarlig for at fakultetet administreres i samsvar med de lover, forskrifter, reglement, avtaler og retningslinjer som gjelder for statsforvaltningen generelt og for universitet og fakultet spesielt. Dekan har ansvar for at disponering av fakultetet skjer i samsvar med gjeldende regelverk og vedtak i universitetets styre, og at ressursene brukes effektivt for å oppnå kvalitet i all virksomhet innenfor vedtatte rammebetingelser. Dekan har ansvar for at mål- og resultatkrav i henhold til universitetets strategiske plan og styrets årsplaner blir fulgt opp på fakultetet, og at planverk utarbeides i tråd med til enhver tid gjeldende retningslinjer. Dekan avgjør saker i det omfang disse ikke kan utsettes til fakultetsstyret kommer sammen i møte. Fakultetsstyret kan gi dekan fullmakt til å avgjøre saker som bør besluttes før neste ordinære fakultetsstyremøte, men som ikke er viktige nok til at ekstraordinært møte innkalles. Dekan avgjør spørsmål om prioritering av ressurser (budsjett- og personalmessige), innenfor rammer og retningslinjer fastsatt av fakultetsstyret. Dette omfatter ikke saker av uvanlig/prinsipiell art eller av stor økonomisk betydning. Slike saker skal alltid behandles av fakultetsstyret. Rektor har ansvar for personalomsorg og -utvikling for dekan. Dekan har ansvar for personalomsorg og -utvikling for prodekan, instituttleder og fakultetsdirektør. Dekan rapporterer til rektor i faglige saker og universitetsdirektøren i administrative saker Sentrale arbeidsoppgaver Dekan er sekretær for fakultetsstyret og forbereder saker til fakultetsstyret i samråd med ekstern styreleder. Dekanen er ansvarlig for å iverksette fakultetsstyrets vedtak. Dekan er fakultetets talsperson og representant utad.

Dekan skal se til at strategien for fakultetets utdannings-, FoU - og formidlingsvirksomhet blir fulgt opp og er i samsvar med mål og rammer fastsatt av overordnet myndighet, universitetsstyret og fakultetsstyret. Dekanen godkjenner endringer i emner og studieprogrammer. Dekan skal se til at FoU virksomhetens uavhengighet ivaretas ved fakultet Dekan skal sørge for gode kommunikasjons- og informasjonslinjer mellom nivåene i organisasjonen. Dekanen har ansvar for å stimulere til samarbeid internt på fakultet og mellom fakultetene på universitetet. Dekan skal være godt orientert om FoU virksomheten ved avdelingen og kvaliteten av denne. Dekan skal stimulere til videre faglig utvikling blant de vitenskapelig tilsatte. Dekan skal arbeide for at FoU resultater formidles til allmennheten og bidra til innovasjon og kommersialisering av FoU resultater. Dekan skal bidra til kvalitetsutvikling og nyskaping i tilrettelegging av studier og læringsmiljø og sikre at studieprogrammene er i samsvar med samfunnets behov og etterspørselen fra studenter og marked. Dekan skal ha god dialog med samfunns- og næringsliv og bygge nettverk både regionalt, nasjonalt og internasjonalt. Dekan skal iverksette og følge opp personalpolitiske strategier og tiltak blant de vitenskapelig ansatte. Dekan skal påse at arbeids- og læringsmiljøet er fullt ut forsvarlig ut fra en vurdering av hensynet til helse, miljø, sikkerhet og velferd. Dekan skal bidra til hensiktsmessig arbeidsdeling med fakultetsdirektør innenfor rammen av gjeldende instrukser. Dekan fastsetter instruks for fakultetsdirektøren. Universitetsdirektøren fastsetter instruks for fakultetsdirektøren i perioden 1.1.09 1.8.09. side 2

Vedtatt av Styringsgruppa 28.11. 2008 INSTRUKS FOR INSTITUTTSTYRER Ansvar og myndighet Instituttstyret er øverste organ ved instituttet i budsjett- og strategisaker, og eventuelt også tilsettingssaker etter fakultetsstyrets bestemmelse. Instituttstyret har ansvar for at den faglige virksomheten holder høy kvalitet og at instituttet drives effektivt og i overensstemmelse med de lover, forskrifter og regler som gjelder, og de mål og rammer som er fastsatt av overordnet myndighet, universitetsstyret og fakultetsstyret. Fakultetsstyret og dekanen fastsetter nærmere hvilke typer saker som skal behandles og avgjøres henholdsvis i instituttstyret og av instituttleder. Dette skal dokumenteres skriftlig. Sentrale oppgaver Instituttstyret fastsetter årsplaner og budsjetter for instituttets virksomhet etter nærmere retningslinjer fra overordnet myndighet, universitetsstyret og fakultetsstyret. Instituttstyret skal føre tilsyn med kvalitet og omfang av FoU virksomheten, herunder publisering, ekstern FoU finansiering og eksterne evalueringer. Instituttstyret skal sammen med programstyrene føre tilsyn med kvaliteten i emnene, og sørge for rapportering i henhold til kvalitetssikringssystemets retningslinjer. Instituttstyret skal følge opp mål og resultatkrav og rapportere til overordnet myndighet, universitetsstyret og fakultetsstyret. Instituttstyret skal påse at økonomiske ressurser som instituttet forvalter, disponeres i henhold til forutsetninger i tildeling fra overordnet myndighet, universitetsstyret og fakultetsstyret eller i tråd med avtaler inngått med eksterne parter Det skal i størst mulig grad være åpenhet om instituttsstyrets arbeid. Instituttstyret skal føre tilsyn med instituttets daglige ledelse.

side 2

vedlegg 7 28.11.2008 INSTRUKS FOR INSTITUTTLEDERE VED INSTITUTT MED STYRE Ansvar og myndighet Instituttleder er instituttstyrets leder og har den daglig ledelse av den samlede faglige og administrative virksomheten ved instituttet. Instituttleder er ansvarlig for at instituttet administreres i samsvar med de lover, forskrifter, reglement, avtaler og retningslinjer som gjelder for statsforvaltningen generelt og for universitetet og instituttet spesielt. Instituttleder har ansvar for at disponering av instituttet skjer i samsvar med gjeldende regelverk og vedtak i universitetets styre, Instituttleder har ansvar for at mål- og resultatkrav i henhold til universitetets strategiske plan og styrets årsplaner blir fulgt opp ved instituttet og at planverk utarbeides i tråd med til enhver tid gjeldende retningslinjer Instituttleder har ansvar for at de administrative og forvaltningsmessige oppgavene utføres effektivt og i overensstemmelse med gjeldende lover, forskrifter og regler, samt innenfor økonomiske rammer fastsatt av instituttstyret. Instituttleder har myndighet til å avgjøre alle saker ved instituttet med unntak av saker som ved instruks og delegasjonsvedtak klart er lagt til instituttstyret å avgjøre. Instituttleder avgjør saker i det omfang disse ikke kan utsettes til instituttstyret kan komme sammen i møte. Instituttstyret kan gi instituttleder fullmakt til å avgjøre saker som bør besluttes før neste ordinære styremøte, og som ikke er viktige nok til at ekstraordinært møte innkalles. Fakultetsstyret og dekanen fastsetter nærmere hvilke type saker som skal behandles og avgjøres henholdsvis i instituttstyret eller av instituttleder. Dette skal dokumenteres skriftlig. Instituttleder har ansvaret for sekretærfunksjon for instituttstyret og gir tilrådning i de saker som legges frem for dette. Instituttleder er ansvarlig for å iverksette de vedtak som blir gjort av instituttstyret, andre styringsorganer ved instituttet eller av annen overordnet myndighet, universitetsstyret og fakultetsstyret. Dekan har ansvar for personalomsorg og -utvikling for instituttleder. Instituttleder er underlagt dekan i faglige, administrative og forvaltningsmessige saker. Instituttleder har personallederansvar for alle ansatte ved instituttet. Sentrale arbeidsoppgaver

Instituttleder er instituttets talsperson og representant utad. Instituttleder skal se til at FoU virksomhetens uavhengighet ivaretas ved instituttet. Instituttleder skal være godt orientert om FoU virksomheten ved instituttet og arbeide aktivt for å øke omfanget og heve kvaliteten på denne. Instituttleder skal stimulere til videre faglig utvikling blant de vitenskapelig tilsatte. Instituttleder skal foreta nødvendige prioriteringer vedrørende FoU virksomheten i samsvar med strategier fastsatt av instituttstyret og overordnet myndighet, universitetsstyret og fakultetsstyret.. Instituttleder skal ha god dialog med samfunns- og næringsliv og bygge nettverk både regionalt, nasjonalt og internasjonalt. Instituttleder skal arbeide for at FoU resultater formidles til allmennheten og bidra til innovasjon og kommersialisering av FoU resultater. Instituttleder eller den han/hun bemyndiger, er leder av programstyrene for de studieprogram instituttet tilbyr. Instituttleder skal føre tilsyn med kvaliteten i emnene, og rapportere årlig til programstyrene i henhold til kvalitetssikringssystemets retningslinjer. Instituttleder skal bidra til å sikre at emnetilbudet er i samsvar med samfunnets behov og etterspørsel fra studenter og marked, og at undervisningen holder høy kvalitet. Instituttleder skal sørge for gode kommunikasjons- og informasjonslinjer ved instituttet. Instituttleder har ansvar for å stimulere til samarbeid internt på instituttet og mellom instituttene på fakultetet. Instituttleder skal iverksette og følge opp personalpolitiske strategier og tiltak blant de ansatte. Instituttleder skal påse at arbeids- og læringsmiljøet er fullt ut forsvarlig ut fra en vurdering av hensynet til helse, miljø, sikkerhet og velferd. Instituttleder har i nødvendig utstrekning og etter anmodning rapporteringsansvar overfor instituttstyret og dekan.. Instituttleder skal sørge for at saksbehandlingen ved instituttet holder et forsvarlig nivå. Instituttleder har ansvar for at det blir gjennomført studentevalueringer og faglærerevaluering på emnenivå i henhold til kvalitetssiringssystemet. side 2

Vedtatt av Styringsgruppa 28.11. 2008 INSTRUKS FOR INSTITUTTLEDERE VED INSTITUTT UTEN STYRE Ansvar og myndighet Instituttleder har den daglig ledelse av den samlede faglige og administrative virksomheten ved instituttet. Instituttleder har ansvar for at de administrative og forvaltningsmessige oppgavene utføres effektivt og i overensstemmelse med gjeldende lover, forskrifter og regler, samt innenfor økonomiske rammer fastsatt av overordnet myndighet, universitetsstyret og fakultetsstyret. Instituttleder er ansvarlig for at instituttet administreres i samsvar med de lover, forskrifter, reglement, avtaler og retningslinjer som gjelder for statsforvaltningen generelt og for universitetet, fakultetet og instituttet spesielt. Instituttleder har ansvar for at disponering av instituttet skjer i samsvar med gjeldende regelverk og vedtak i universitetets styre, Instituttleder har ansvar for at mål- og resultatkrav i henhold til universitetets strategiske plan og styrets årsplaner blir fulgt opp ved instituttet og at planverk utarbeides i tråd med til enhver tid gjeldende retningslinjer Instituttleder er ansvarlig for å iverksette vedtak som blir gjort av overordnet myndighet, universitetsstyret og fakultetsstyret. Dekan har ansvar for personalomsorg og -utvikling for instituttleder. Instituttleder er underlagt dekan i faglige, administrative og forvaltningsmessige saker. Instituttleder har personallederansvar for alle ansatte ved instituttet. Sentrale arbeidsoppgaver Instituttleder er instituttets talsperson og representant utad. Instituttleder skal se til at FoU virksomhetens uavhengighet ivaretas ved instituttet. Instituttleder skal være godt orientert om FoU virksomheten ved instituttet og arbeide aktivt for å øke omfanget og heve kvaliteten på denne. Instituttleder skal stimulere til videre faglig utvikling blant de vitenskapelig tilsatte. Instituttleder skal foreta nødvendige prioriteringer vedrørende FoU virksomheten i samsvar med strategier fastsatt av instituttstyret og overordnet myndighet, universitetsstyret og fakultetsstyret.

Instituttleder skal føre tilsyn med kvalitet og omfang av FoU virksomheten, herunder publisering, ekstern FoU finansiering og eksterne evalueringer. Instituttleder skal bidra til å sikre at emnetilbudet er i samsvar med samfunnets behov og etterspørsel fra studenter og marked, blant annet å tilrettelegge for fleksible og desentraliserte studieopplegg samt at undervisningen holder høy kvalitet. Instituttleder eller den han/hun bemyndiger, er leder av programstyrene for de studieprogram instituttet tilbyr. Instituttleder skal føre tilsyn med gjennomføring av undervisningen og rapportere årlig til programstyrene i henhold til kvalitetssikringssystemets retningslinjer. Instituttleder skal arbeide aktivt for å styrke læringsmiljøet og heve kvaliteten på studietilbudene. Instituttleder fastsetter årsplaner og budsjetter for instituttets virksomhet etter nærmere retningslinjer fra overordnet myndighet, universitetsstyret og fakultetsstyret. Instituttleder skal følge opp mål og resultatkrav og rapportere til overordnet myndighet, universitetsstyret og fakultetsstyret. Instituttleder skal påse at økonomiske ressurser som instituttet forvalter, disponeres i henhold til forutsetninger i tildeling fra overordnet myndighet, universitetsstyret og fakultetsstyret eller i tråd avtaler inngått med eksterne parter Instituttleder skal ha god dialog med samfunns- og næringsliv og bygge nettverk både regionalt, nasjonalt og internasjonalt. Instituttleder skal arbeide for at FoU resultater formidles til allmennheten og bidra til innovasjon og kommersialisering av FoU resultater. Instituttleder har i nødvendig utstrekning og etter anmodning, rapporteringsansvar overfor fakultetsstyret og dekan.. Instituttleder skal sørge for gode kommunikasjons- og informasjonslinjer ved instituttet. Instituttleder har ansvar for å stimulere til samarbeid internt på instituttet og mellom instituttene på fakultetet. Instituttleder skal iverksette og følge opp personalpolitiske strategier og tiltak blant de ansatte. Instituttleder skal bidra til at arbeids- og læringsmiljøet blir best mulig ut fra en vurdering av hensynet til helse, miljø, sikkerhet og velferd. Instituttleder skal sørge for at saksbehandlingen ved instituttet holder et forsvarlig nivå. Instituttleder har ansvar for at det blir gjennomført studentevalueringer og faglærerevaluering på emnenivå på måter som gjør at veien mellom tilbakemelding og eventuelle endringstiltak blir kortest mulig. side 2

side 3

INSTRUKS FOR INSTITUTT-/SENTERSTYRER MED EKSTERN STYRELEDER. Ansvar og myndighet Institutt-/senterstyret er øverste organ ved senteret. Alle beslutninger som treffes i styret, treffes etter delegasjon fra universitetsstyret og fakultetsstyret og på deres ansvar. Institutt-/senterstyret har overordnet ansvar for at den faglige virksomheten holder høy kvalitet, og at instituttet-/senteret drives effektivt og i overensstemmelse med de lover, forskrifter og regler som til enhver tid gjelder, og de mål og rammer som er fastsatt av overordnet myndighet, universitetsstyret og fakultetsstyret. Alle beslutninger ved instituttet-/senteret truffet av andre enn styret, treffes etter delegasjon fra styret og på styrets ansvar, med mindre noe annet fremgår av denne instruks eller andre instrukser fastsatt av overordnet myndighet, universitetsstyret og fakultetsstyret. Ledelse Institutt-/senterstyret ledes av ekstern styreleder oppnevnt av universitetsstyret etter forslag fra fakultetsstyret. Styreleder skal samarbeide med administrasjonen ved senteret om saker som skal behandles i institutt-/senterstyret. Styreleder rapporterer til fakultetsstyret ved dekanen. Styreleder har et særlig ansvar i forhold til samarbeid med eksterne aktører og ansvar for å utvikle og etablere gode strategier i forhold til regionen, næringsliv og øvrige samfunnsaktører. Styreleder skal bidra til å etablere møteplasser og samarbeidsformer som bidrar til gjensidig utvikling for både sentret, universitetet og regionale aktører. Sentrale oppgaver Institutt-/senterstyret skal fastsette strategier for instituttet-/senterets virksomhet i samsvar med mål og rammer fastsatt av overordnet myndighet, universitetsstyret og fakultetsstyret. Institutt-/senterstyret skal fastsette årsplaner og vedta budsjetter for sentrets virksomhet etter nærmere retningslinjer fra overordnet myndighet, universitetsstyret og fakultetsstyret. Institutt-/senterstyret skal følge opp mål og resultatkrav og rapportere til fakultetsstyret. Institutt-/senterstyret skal føre tilsyn med senterets virksomhet og kvaliteten på de tjenester som senteret leverer. Institutt-/senterstyret skal føre tilsyn med utviklingen i kvalitet og omfang av FoU-virksomheten, herunder publisering, ekstern finansiering og eksterne evalueringer.

Institutt-/senterstyret skal påse at økonomiske ressurser som senteret forvalter, disponeres i henhold til forutsetninger i tildeling fra overordnet myndighet, universitetsstyret og fakultetsstyret og i tråd med avtaler inngått med eksterne parter. Institutt-/senterstyret skal påse at personalpolitiske strategier og tiltak vedtatt av overordnet myndighet, universitetsstyret og fakultetsstyret følges opp ved sentret. Institutt-/senterstyret skal påse at arbeids- og læringsmiljøet er fullt ut forsvarlig ut fra en vurdering av hensynet til helse, miljø, sikkerhet og velferd. Det skal i størst mulig grad være åpenhet om styrets arbeid. Det vises for øvrig til styrings- og beslutningsregler (forretningsorden) for kollegiale organer ved Universitetet i Tromsø (DL 200502805-32). side 2