Ål kommune 9.4.2014 Samspillsavtale for gjennomføringsfasen i Totalentreprise for Hallingdal Sjukestugu/Ål Helsetun mellom Ål Kommune (som byggherre) og (som totalentreprenør)
1. AVTALENS INTENSJON OG OMFANG 1.1. SAMSPILL- OG TOTALENTREPRISE Prosjektet skal gjennomføres som en totalentreprise, med en 3 måneder samspillsfase i forkant av oppstart gjennomføring. Byggherre og Entreprenør forplikter seg med dette til åpent, ærlig og tillitsfullt samarbeid. 1.2. AVTALENS FASER Totalentrepriseavtalen omfatter utarbeidelse av endelig arbveidategninger, alle type planer, organsiering og gjennomføring inklusiv HMS og kvalitetsarbeid. Fase 1 Samspillsfasen igangsettes 01.08.0214 og forventes avsluttet 31.10.2014. Fase 2 Gjennomføringsfasen forventes igangsatt 01.11.2014 med en overlevering er 31.12.2015, med mindre annet avtales i Fase 1. 1.3. PROSJEKTETS BESKRIVELSE Det skal leveres et nytt helsebygg bestående av: Et nybygg med ca. 9280 m2 BTA (inklusiv balkonger 370 m2) og ombygging av ca. 530 m2 BTA. Intermediær og Hallingdal sjukestugu (HS) skal samlokaliseres og driftes som en enhet. Intermediær/HS, dialyse og legesenter skal ligge nær hverandre. Legevakt og legesenter skal ligge nær hverandre, med direkte og intern forbindelse. Omsorgsboligene for demente skal ligge på terrengnivå og ha et tilstrekkelig stort og godt skjermet uteområde. Den kommunale korttidsavdelingen skal knyttes til eksisterende korttidsavdeling i Tunet. 2. HOLDNINGER OG MÅLSETNINGER 2.1 PROSESS Det er partenes felles målsetning å: Gjennomføre en effektiv og utviklende prosess hvor de fastsatte økonomiske, tidsmessige og kvalitative mål etterleves. Følge opp de mål, rammer og spilleregler for samarbeidet som er fastlagt i felleskap. Bidra aktivt til et positivt, konstruktivt og løsningsorientert samarbeidsklima for alle involverte parter. Sikre optimal integrasjon mellom prosjektering og utførelse i alle faser. Gjennomføre løpende evalueringer og erfaringsoverføringer til bruk for en stadig forbedring av prosess og produkt. Gjennomføre prosjektet med fokus på HMS slik at de ansatte har et godt arbeidsmiljø og ikke utsettes for arbeidsulykker. 2.2 PRODUKT Det er partenes målsetting at: Realisere et prosjekt som oppfyller Byggherrens behov. Gjennomføre prosjektet til avtalt tid, med avtalt kvalitet. 9.4.2014 Side 2 av 7
3. AVTALEGRUNNLAG 3.1 GENERELT For denne avtale gjelder avtalegrunnlaget som er angitt nedenfor. Avtaledokumentenes gyldighetsrekkefølge fremgår av NS 8407 som gjelder mellom Byggherre og Entreprenør. Denne samspillsentrepriseavtale for Fase 1 avtaledokument for Fase 2. NS 8407 og andre nevnte dokumenter 3.2 FORELIGGENDE GRUNNLAG (PÅ TIDSPUNKT FOR INNGÅELSE AV DENNE AVTALE) Bestillingsbrev datert ( ) Kommunestyrets vedtak ( ) Tilbud fra datert. Konkurransegrunnlag datert 9.4.2014. 3.3 GRUNNLAG SOM UTARBEIDES I FASE 1 Signert avtale for Fase 2 Prosjektbeskrivelse. Arbeidstegninger. Tekniske rapporter. Entreprisekostnad for totalentreprisen. Tidsplan med avtalte delmilepeler og ferdigstillelsesdato. Betalingsplan. 4. ORGANISASJON OG SAMARBEIDSFORM 4.1 INNLEDNING Avtalens parter forplikter seg til å handle i overensstemmelse med intensjonene i nærværende avtale. Det er avgjørende for gjennomføringen av samspillsprosjektet at partenes samarbeid bygger på ærlighet, respekt, tillit og full åpenhet. 4.2 STYRINGSGRUPPE For prosjektet er det etablert en styringsgruppe fra Ål Kommune og ledes av Rådmann.ne kan ha med seg to personer hver i styringsgruppemøtene. Styringsgruppen holder møter jevnlig, med møter minimum hver annen måned ellers etter behov for å ivareta sine oppgaver. 4.3 PROSJEKTLEDELSE Det er prosjektledelsens ansvar at det gjennom hele prosjektet gjennomføres en målrettet og effektiv prosess. Videre er det prosjektledelsens ansvar å sørge for at styringsgruppen er i besittelse av tilstrekkelig informasjon for å ivareta sine oppgaver. Prosjektledelsen for prosjektet består av: (ref. organisasjonskart) Reidun Aaker Prosjektansvarlig Byggherre 9.4.2014 Side 3 av 7
Arne Surén Prosjektleder Byggherre Hos entreprenøren vil følgende ressurspersoner ha det overordnede ansvaret:.. Prosjektleder Entreprenør.. Prosjekteringsleder Entreprenør For hver deltaker i prosjektledelsen utarbeides en jobb- og ansvarsbeskrivelse, og det skal utpekes en stedfortreder. Utskifting av personer i prosjektledelsen kan ikke nektes uten saklig grunn, men skal kun skje med styringsgruppens godkjennelse. 4.4 MØTER Det avholdes følgende møter med på forhånd avtalte møtetidspunkter og deltakere: Samspillmøter (minimum hver 2. uke) - fase 1 Byggherremøter (minimum hver 2. uke ) - fase 2 Prosjekteringsmøter (minimum hver 2. uke) - fase 1 og 2 Byggemøter (minimum hver 2. uke) - fase 2 Fremdriftsmøter(minimum hver 2. uke) - fase 2 Fagmøter / oppstartsmøter - fase 2 Vernerunder/HMS-møter - fase 2 Ved behov avholdes andre typer møter. 5. PARTENES YTELSER/ARBEIDSOPPGAVER 5.1 GNERELT Den overordnede ytelses- og ansvarsfordeling er som følger av konkurransegrunnlaget. 5.2 VED GJENNOMFØRING AV FASE 1 Byggherre: Utøve eierrollen. Prosjektledelse/prosjektstyring overordnet. Fastlegge arealer og godkjenneentreprisekostnad Levere informasjon til byggeprosjekt, herunder krav til særinstallasjoner, inventar m.m. til ferdig prosjekt. Delta i planleggingsmøter og godkjenne prosjektforutsetninger / byggeprosjekt. Godkjenne de endelig prosjektforutsetninger for en god gjennomføring. Bidra til nødvendige tillatelser. Undersøke myndighetsforhold. Entreprenør: Prosjektledelse for egne, rådgivere og UE ressurser i fase 1. Prosjekteringsledelse bearbeide tilbudsgrunnlaget for en korrekt forståelse, omfang/innhold Kvalitetssikring av tilbudet. Tidsplanlegging, inklusiv byggerrebesltuninger, dokument/tegningsleveringsplan, produksjonerplaner etc. Gjennomføre supplerende grunnundersøkelser på byggeplass. Prosjektoptimalisering. Kvalitetssikre prosjekteringsmateriale inkludert funksjonskrav og beskrivelse, inklusiv eventuelle nødvendige korrigereringer med hensyn til forbedringer mht. både funksjon og kostndaer. 9.4.2014 Side 4 av 7
Arbeidstegninger i samråd med rådgiver-gruppen. 5.3 OVERGANG FRA FASE 1 TIL FASE 2 Ved avslutningen av fase 1 skal da hele prosjektetunderlaget være kvalitetsikret, nødvendige styringsplaner utarbeidet inklusiv delfrister/sluttfrist, kvalitetssikringsrutiner, HMS-/SHA-planer etc. og en eventuelt korrigert totalsum. Dette som grunnlag for en NS8407-kontrakt for Fase 2. Byggherre: Lede prosjektet gjennom eier-rollen og prosjektleder. Gjennomføre byggherremøter. Løpende godkjenne evt. oppdatering av entreprisekostnad, fremdriftsplan og prosjekt. Foreta løpende utbetalinger i henhold til godkjent betalingsplan. Følge opp entreprenørens bygge- og anleggsledelse. Treffe beslutninger som er nødvendige i tide slik at prosjektets fremdrift ikke hindres. Påse av SHA (KU-funksjon) blir vel ivaretatt og fulgt opp i tråd med SHA-plan. Ansvarlig for rapportering. Ivareta kommunikasjon/informasjon fra prosjektet. Entreprenør: Bygge- anleggsledelse og styring av den samlede utførelse. Gjennomføre bygge- og fremdriftsmøter og evt. særmøter. Prosjektoptimalisering. Ha funksjon som ansvarlig søker (SØK). Ansvarlig for oppfølging og rapportering av SHA og samordning (SHA-plan). Foreta innkjøp i tråd med prosjektets kalkyler og tidsplan. Sikre oppfølgning av kvalitet, entreprisekostnad og tidsplan. Følge opp myndighetsforhold og bistå byggherren i søknadsprosesser. Prosjektere i overensstemmelse med de tekniske, økonomiske og tidsmessige rammer for prosjektet inklusiv nødvendige prosjekteringsmøter. Utføre kvalitetssikring av eget arbeid. Rapportere fremdrift, økonomi, kvalitet, avvik og SHA - minimum hver måned Begge: Sikre et godt arbeidsmiljø. Risikostyring og risikominimering. Sikre at holdninger og målsettinger etterleves. Sikre framdrift, kvalitet og økonomi. Avholde møter og utpeke referent. 5.4 ØVRIGE RÅDGIVERE OG FAGENTREPRENØRER 5.4.1 GENERELT TE oppgir hvilke UE/ressursperson som er valgt/kontrahert for samspills- og gjennomføringsfasen. Fagentreprenører/ressurser som kan bidra til prosjektoptimalisering både hva angår kvalitet og besparelser inkluderes så tidlig som mulig i prosessen. 5.4.2 FAGENTREPRENØRER 9.4.2014 Side 5 av 7
Listes opp her.. 1.3.1. RÅDGIVERE ARK: Aursand og Spangen, Hamar RIB: Norconsult, Gjøvik RIE: Norconsult, Hamar RIV: Aalerud AS, Hamar RIBR: Skansen Consult AS RIAK: Berg Knudsen AS LARK: IN BY AS, Oslo TE sørger for NS8401 avtale med den enkelte rådgiver for både samspills- og gjennomføringsfasen. 6. ØKONOMIEN I PROSJEKTET 6.1 MÅLSETNING Det er partenes målsetning at: Ikke overskride vedtatt budsjett avtalt entreprisekostnad. Oppnå bedre lønnsomhet gjennom optimalisering av prosjektering og utførelse. Sikre at prosjektet realiseres på en måte som gir alle parter et godt økonomisk resultat. 6.2 BUDSJETT Tilbudspris for prosjektet utgjør kr ekskl. mva. i henhold til tilbudsbrev Herav utgjør honorar for fase 1 kr ekskl. mva. budsjett utarbeides. Entreprisekostnad utarbeides av TE for gjennomføringsfasen, som skal gi en komplett sum for alle avtalte arbeider, med tilhørende kostnadselementer og nødvendig administrasjon for å kunne gjennomføre og styre prosjektet i henhold til avtalte rammer. 6.3 VEDERLAG OG PÅSLAG Det utarbeides betalingsplan for fase 1 som vedlegg til denne avtalen. Det utarbeides en komplett entreprisekostnad for fase 2, som danner grunnlag for gjennomføringen. Entreprenørens totale vederlag vil til slutt bestå av sluttkostnad, med tillegg / fradrag etter oversendt og godkjent sluttoppgjør. 6.4 FRIGJØRINGSKLAUSUL Under fase 1 kan Byggherren frigjøre seg fra denne avtalen, som i så fall opphører å eksistere. I så fall må Byggherren utbetale vederlag (dokumenterte utgifter) til de øvrige parter for utført arbeid i fase 1. Avregning vil i dette tilfelle skje basert på påløpte kostnader oppad begrenset til budsjett for samspillsfasen jf. punkt 6.2 ( ) ekskl. mva. i henhold til spesifisert delbudsjett for fase 1. Avtalen gir ikke Totalentreprenøren erstatningskrav utover dette. Velger Byggherren å benytte det utarbeidede materialet i kontrakt med annen entreprenør, overtar Byggherren risikoen for eventuelle feil eller mangler i materialet. Rettighetene til prosjektmaterialet følger reglene i NS 8401 punkt. 6.1. 9.4.2014 Side 6 av 7
7. TIDSPLAN Gjeldende framdriftsplan. Igangsettingstillatelse forventes den ( ) Oppstart av fase 2 forventes den ( ) Prosjektet antas overlevert den ( ) I henhold til omforent hovedfremdriftsplan, forslag vedlagt i tilbudsinnbydelsen. 8. ANSVAR OG FORPLIKTELSER Ansvars- og risikofordelingen mellom partene skal være i samsvar med systemet i NS 8407. Partene har dermed et selvstendig ansvar for forhold innenfor sine respektive beskrevne ansvars- og arbeidsområder. 9. FORSIKRING/SIKKERHETSSTILLELSE Totalentreprenøren stiller sikkerhet i byggetiden og i reklamasjonstiden i tråd med NS 8407. Likeså skal partene holde kontraktarbeidene forsikret i henhold til NS 8407. 10. KONFLIKTLØSNING Samspillsentrepriseavtalen baserer seg på en alternativ konfliktløsningsmodell der målet er å løse uoverensstemmelser hurtig på lavest mulig nivå i organisasjonene. Om partene ikke kommer til enighet innen 1 uke heves diskusjonen opp ett trinn, dvs. til prosjektledelsen. Her gis saken den samme tidsfrist. Om saken heller ikke lar seg løse i dette forumet, bringes den inn for styringsgruppen som avgjør og lukker saken innen en uke. Dersom styringsgruppen ikke kommer frem til en minnelig ordning innen fristen, bringes saken inn for megling. Partene skal i så fall enes om en ekstern meglingsmann innen to uker. Dersom saken ikke lar seg løse gjennom dette gjelder reglene i NS 8407. 11. VEDLEGG Bestillingsbrev datert ( ) Kommunestyrets vedtak ( ) Tilbud datert ( ) med vedlegg. Konkurransegrunnlag datert ( ) med vedlegg. Denne avtale er utstedt i to eksemplarer, ett til hver av partene. Ål, den ( ) Ål Kommune - Byggherre - Totalentreprenør 9.4.2014 Side 7 av 7