Grunnkurs i FS - UMB Innholdsregister INNLOGGING - BRUKERNAVN OG PASSORD... 2 ROLLER I FS... 3 GENERELT OM FS... 4 MODULENES INNHOLD... 4 BILDER, RUTINER OG RAPPORTER... 6 ÅPNE/ AKTIVISERE BILDER, RUTINER OG RAPPORTER... 6 BILDER I FS... 7 PERSON/STUDENT... 7 STUDENT SAMLEBILDE... 9 SØKING I BILDER... 10 GENERELT OM BILDER... 11 RAPPORTER I FS... 13 NYTTIGE VERKTØY... 14 Kopiere/lime inn nøkkel... 14 Profil... 14 Innstillinger... 15 Bokmerker skreddersy din egen hovedmeny... 16 Hurtigtaster... 17 BRUKERSTØTTE... 17 HURTIGTASTER I FS... 18 Studieavdelingen UMB, mai 2013 1
Innlogging - Brukernavn og passord Alle brukere må ha tildelt personlig brukernavn og passord. For å få tilgang til FS via tildeling av brukernavn og passord, må du fylle ut taushetserklæring og legge ved valideringsskjema fra nærmeste overordnede. Skjemaene kan lastes ned på http://www.umb.no/fs/artikkel/ny-fs-bruker Skjemaene fylles ut i to eksemplarer. Det ene eksemplaret beholdes av brukeren selv, det andre sendes til: FS-ansvarlig, Studieavdelingen, UMB Postboks 5003, 1432 Ås eller send scan av original til fs-hjelp@umb.no Du vil bli få tildelt brukernavn og passord fra FS-ansvarlig. Husk at utlån av brukernavn og passord er strengt forbudt. Pålogging til FS skjer gjennom tre trinn. FASportalen -> FEIDE-> FS. Start ved å logge deg inn i https://fasportalen.uninett.no/portal/ Klikk på FEIDE-ikonet Fasportalen.uninett.no Logg på ved å skrive inn ditt brukernavn og sone2-passord. FEIDE-pålogging Studieavdelingen UMB, mai 2013 2
Her klikker du på linken til FS og du vil få opp tilgang. Innlooget på Fasportalen Her skal du skrive inn FS-brukernavn og FS-passord Innloggingsbilde Roller i FS Riksrevisjonen setter krav til rutiner for rolletildeling og det er en nødvendighet at disse blir fulgt. Alle saksbehandlere blir tildelt roller i FS. Noen har mange roller, mens noen har begrenset med roller. Dersom det senere blir behov for utvidet tilgang (nye roller), må nytt valideringsskjema fylles ut der leder forklarer hvilken tilgang det er behov for og hvorfor. Melding om Insufficent priveleges betyr at FS-bruker mangler rollen for å gjøre det som vedkommende forsøker på. Studieavdelingen UMB, mai 2013 3
Generelt om FS Hovedmeny for FS Innholdet i FS er gruppert i moduler, som vist i hovedmenyen. Innholdet i de enkelte modulene forklares i neste kapittel. Innholdet i Bilder, Rutiner og Rapporter varierer fra modul til modul. Innholdet i Fil, Rediger, Person, Verktøy og Vindu er fast, dvs. uavhengig av hvilken modul som er punktmarkert. I Person finnes informasjon knyttet til den enkelte student eller fagperson. Her finner man for eksempel Student samlebilde som er et av de mest benyttede bildene i FS. I hovedmenyen finner man også snarveier til innstillinger, bokmerker, og enkel åpning av rutiner/rapporter. Mer om dette senere. Modulenes innhold Opptak Godkjenningssaker Programstudent Samordna opptak og opptak lokalt på avdeling. Registrering og saksbehandling av søkere, kjøring av opptak, oppretting av søkere til studenter m.m. Godkjenning av ekstern utdanning, tatt ved utenlandske og norske institusjoner Oppretting, endring og vedlikehold av utdanningsplan. Administrasjon av eksisterende og nye kull, klasser og permisjoner. Rapporter for uttak av klasse- og kullister med ulike utvalgsmuligheter. Rapporter knyttet til studierett. Rutiner for inndraging og fullføring av studierett Studieavdelingen UMB, mai 2013 4
Utveksling Semesterregistrering Undervisning Vurdering Doktorgrad Kvalifikasjon Etterutdanning Betaling Stipend Studieelementer Utvekslingsavtaler, utvekslingsprogram, inn- og utvekslingsstudenter og søknader m.m. Semesterkort, semesterregistrering, utsending av semesterkvittering, administrering av StudentWeb Hovedmodul for registrering av praksis. Undervisningssted, veiledere, fagpersoner, undervisningsenhet, undervisningsaktivitet, plassering av studenter på parti m.m. Eksamen, kandidatnummerering, registrering av sensur, overføring til eksamensprotokoll, karakterutskrifter m.m. Registrering av eksamen, planlegging av sensorer, eksamenstid og sted, eksamensvakter m.m. Administrasjon av doktorgradsstudier Vedlikehold og registrering av informasjon knyttet til gradoppnåelse og kvalifikasjon/vitnemålsutskrivning Påmelding til etterutdanningskurs, registrering av kurstilbud, deltakere fagpersoner, foredragsholdere m.m. Betaling av semesteravgift, materiellavgift, studieavgift og OAS-avgift. Fakturadetaljtyper, fakturautsending, reskontro. Økonomiseksjonens område Brukes ikke ved UMB Emner, emnekombinasjoner, studieprogram m.m. Koder Omfatter kodebilder (her finnes ingen rapporter) for alle de andre modulene Studieavdelingen UMB, mai 2013 5
Bilder, rutiner og rapporter Bilder i FS er bygget opp av informasjon fra flere ulike tabeller. I bildene kan man søke frem, slette, legge til og redigere data. En rutine kjøres der man skal utføre samme handling for flere personer på en gang, eller der man skal oppdatere flere forekomster samtidig for en student. For eksempel tildele kandidatnummer til eksamen eller gjøre om søkere til studenter ved opptak/ studiestart. Man kan endre på data ved å kjøre en rutine. Rapporter brukes til å hente ut data fra FS, for eksempel kull/ klasselister, eksamensresultater og søkerlister. Man kan ikke endre på data ved å kjøre rapporter. Åpne/ aktivisere bilder, rutiner og rapporter Bilder, rapporter og rutiner kan åpnes ved å velge alternativer under menyene for Person, Bilder, Rutiner og Rapporter. Skal man for eksempel åpne bildet Søknad samlebilde i opptaksmodulen merker man av for opptaksmodulen, klikker på bilder og deretter Søknad samlebilde. Velge bilde, rutine eller rapport via menyen Mange vinduer kan være åpne samtidig, men bare ett kan være aktivt om gangen. Et vindu aktiviseres ved å klikke med musen i det, eller ved å markere det under Vindu-menyen. Aktivisere bilde, rutine eller rapport via vindu Studieavdelingen UMB, mai 2013 6
Vet du nummeret på rapporten eller rutinen du skal åpne kan du også åpne denne ved å velge Ctrl+O, og taste inn det aktuelle nummeret. Ønsker man for eksempel å åpne rapporten FS301.010 Studenter i studiekull velger man Ctrl+O, taster inn 301010 og OK. Man kan også bruke knappen Åpne på hovedmenyen til dette formål. Bilder i FS Person/student I bildet Person/student finner man alle personer som er registrert i FS, enten de er studenter, fagpersoner, søkere, kursdeltakere (hvis registrert med fødsels- og personnummer) eller med andre roller. Bildet Person/student åpnes ved å velge Person og Personbilder på verktøylinjen. Studieavdelingen UMB, mai 2013 7
Bildet er todelt, og det nederste vinduet indikerer hvorvidt en person er student eller ikke. Er nederste del av vinduet (nedenfor den røde streken) blankt er personen ikke en student. I eksempelet ovenfor har vi derfor med en student å gjøre. Det ser du bl.a. fordi vedkommende har fått opprettet et studentnummer. Endring av adresse, telefonnummer, e-post m.m. som endres i dette bildet endres automatisk også i Student samlebilde. Dette er også informasjon studenten selv kan endre på StudentWeb, og endringer vil automatisk bli oppdatert i FS. En person kan ikke opprettes i Student samlebilde før den har blitt opprettet som student i bildet Person/student og i bildet student. De aller fleste studenter opprettes i en felles rutine i forbindelse med Samordna opptak. Studieavdelingen UMB, mai 2013 8
Student samlebilde Det mest aktuelle bildet for informasjon om den enkelte student er Student samlebilde. Dette åpnes i likhet med bildet Person/student ved å velge Person og Personbilder på verktøylinjen, eller direkte fra hovedmenyen. Student samlebilde I Student samlebilde vil man kunne søke fram en student og få en rekke opplysninger om den aktuelle studenten, som adresser, bakgrunn, eksamensmelding, eksamensresultater, oppnådde grader, studierett, kull og klasse. Det er opprettet ett bilde per studieprogram som student er eller har vært knyttet til. Det betyr at dersom en student for eksempel har vært student både ved allmennlærerutdanningen og førskolelærerutdanningen vil det være 2 forekomster knyttet til denne studenten. Dette ser du i bildet over ved at det står 2/3. Dvs. 3 bilder der du står i nr. 2. Ved å velge Kun aktive studieretter er det kun bildet for det aktive studieprogrammet som kan leses. Studieavdelingen UMB, mai 2013 9
Søking i bilder Når bakgrunnsfargen i et bilde er i grått betyr dette at man står i søkermodus. Et bilde åpnes alltid i søkermodus. Man ser også på spørsmålstegnet øverst til venstre at man er i søkermodus. Bildet Student samlebilde i søkemodus Egenskapene på knapperaden øverst i bildet endrer seg avhengig om bildet er i søke- eller registreringsmodus. Knapperad for bilde i søkemodus Knapperad for bilde i registreringsmodus En mer detaljert forklaring av de ulike ikonenes funksjoner finnes på listen over hurtigtaster bakerst i dette heftet. Søking i numeriske felter, eks. feltet Person (fnr): fødselsnummer og personnummer oppgis enkeltvis (f.eks. 010175) eller i kombinasjon (f. eks. 010175 40315). I søking i tekstfelter, f.eks. feltene etternavn og fornavn, fungerer %-tegnet som jokertegn, dvs. som erstatning for ett eller flere tegn. Det er likegyldig om man søker på store eller små bokstaver i personnavn-felter (Søking på e finner både e og E). Dette gjelder ikke nødvendigvis for andre tekstfelter. Man kan i hovedsak søke på alle felter i et bilde. Fyller man ut flere felter i en søkeforekomst fanger man opp bare de forekomstene som oppfyller alle kriterier (både og). Studieavdelingen UMB, mai 2013 10
Søk på person FS vil liste opp alle personer som heter Hansen til etternavn og som har fornavn som begynner med ole. Her ville for eksempel Oleanna Hansen også blitt hentet opp. Søk på kull Her vil FS liste opp alle studentene som startet bachelorstudiet i plantevitenskap høsten 2003 Hvis ikke noen søkekriterier er oppgitt, og man gir Hent-kommandoen, ber man om å hente alle forekomstene fra databasen. Hvis det finnes mer enn 2000 forekomster som oppfyller søkekriteriet, får man et spørsmål om man nøyer seg med de første 2000. Hvis man svarer ja begrenses søket til disse, hvis nei hentes alle forekomster. Generelt om bilder Overgang mellom ulike bilder i FS skjer ved å klikke på relevant felt i et bilde eller gå inn via modulvalg i hovedmenyen. Dobbeltklikker man for eksempel i feltet Studieprogram i Student samlebilde får man opp bildet Studieprogram samlebilde, som man ellers ville hentet fra modulen Studieelementer. På samlebilder er det ofte hurtigtaster til andre bilder, rapporter og rutiner som har sammenheng med det aktuelle bildet. For eksempel ligger det i Student samlebilde en direkte overgang til rapporten FS601.001 Karakterutskrift. Velger man denne snarveien for en valgt student vil karakterutskrift for denne studenten hentes opp. En del snarveier til andre bilder, rapporter og rutiner finner man i rullegardinen til høyre i Student samlebilde. Dette er snarveier til de mest benyttede funksjonene knyttet til en student. Studieavdelingen UMB, mai 2013 11
En del bilder, spesielt samlebilder, har underordnede arkfaner, også kalt undervindu. Arkfaner markert med blå tekst betyr at det er forekomster/informasjon under den aktuelle fanen. På enkelte bilder er det mange arkfaner. Man kan skjule de arkfanene man sjelden eller aldri benytter ved å høyreklikke på arkfanen og velge Skjul. Ved å høyreklikke og velge Vis alle vil alle de skjulte arkfanene vises igjen. Når man er inne i et felt man ikke er sikker på hva skal inneholde kan man ved å trykke på F1- tasten få informasjon om navn på felt, hva det aktuelle feltet skal inneholde osv. Studieavdelingen UMB, mai 2013 12
Rapporter i FS I rapporter kan man ikke endre eller lagre ny informasjon. Her kan man kun hente ut og sortere data som allerede ligger i FS. Det er derfor trygt å prøve seg frem her da man ikke kan gjøre noe som får konsekvenser for datagrunnlaget i FS. Noen viktige regler og tips for kjøring av rapporter er: Se til at alle nødvendige haker er haket av og nødvendig informasjon fylt inn. Hvis rapporten kommer opp som blank har man sannsynligvis glemt noe av dette. Lær deg utvalgsmulighetene i de rapportene du bruker oftest. I de fleste rapportene kan man velge mellom flere ulike typer data som skal fremvises. Rapporter kan sorteres, filtreres, endres linjeavstand på m.m. Et eksempel er rapporten Studenter i studiekull (FS 301.010). Lar man haken for klasse stå blank og ikke setter inn noe i feltet ved siden av, hentes alle studenter i kull 2003 frem. Setter man hake i feltet for klasse må man også sette inn aktuell klasse i feltet ved siden av. Man får da hentet frem kun studenter fra den aktuelle klassen i kullet. Hvilke data som tas med i rapporten kan endres ved å hake av i feltene øverst til høyre. Man kan bl.a. velge å ta vekk fødsels- og personnummer, med eller uten adresser, e-post osv. Hvilke felter en kan velge å ha med varierer fra rapport til rapport. I Innstillinger (på hovedmenyen) kan man legge inn forhåndsverdier på de verdiene man oftest bruker i rapporter. Se mer om dette under nyttige verktøy. Studieavdelingen UMB, mai 2013 13
Nyttige verktøy For å lette arbeidet i FS er det en del nyttige verktøy man kan benytte seg av. Kopiere/lime inn nøkkel Skal man sette inn søkekriterier for samme person eller emne i flere bilder, kan man kopiere nøkkelen og lime den inn i neste bilde hvor man skal søke frem denne informasjonen. En nøkkel kan for eksempel være fødsels- og personnummer eller en emnekode. På denne måten slipper man å fylle inn samme informasjon for hvert bilde man skal søke i. Still markøren i det feltet man ønsker å kopiere. Benytt knapper for kopier nøkkel og lim inn nøkkel på verktøylinjen. Profil Man kan legge inn forhåndsverdier i FS for registrering av ny data. Dette kan være nyttig for eksempel når man skal registrere samme type informasjon flere ganger. Skal man For eksempel registrere flere deltakere på et etterutdanningskurs kan man legge kurskoden og annen felles informasjon inn i profilen for å slippe å fylle ut dette for hver enkelt deltaker. For å definere forhåndsinnstillinger trykker man på det gule lynet (Profil) på verktøylinjen. Bilde for forhåndsinnstilling E står for egendefinert verdi, dvs. at man setter inn en verdi i feltet for hver gang man registrerer. F står for forhåndsinnstilt, og krever at man definerer hvilken tekst som skal inn under feltet Forhåndsverdi. N står for ingen verdi. Resultatet vil da se slik ut når man skal registrere ny kursdeltaker: Studieavdelingen UMB, mai 2013 14
Innstillinger Man kan under Verktøy Innstillinger på menylinjen velge forhåndsinnstilte verdier for felter for rutiner og rapporter man benytter. Dette kan for eksempel være institusjonsnummer, år, termin og versjonskode. Selv om man har forhåndsdefinerte verdier i Innstillinger kan man endre dette i de rutiner og rapporter man kjører. Mens innstillinger retter seg mot kjøring av rutiner og rapporter er forhåndsinnstillingene i Profil rettet mot registrering av ny data i bilder. Innstillinger Studieavdelingen UMB, mai 2013 15
Bokmerker skreddersy din egen hovedmeny En kan lage et bokmerke i hovedmenyen for alle bilder, rutiner og rapporter man benytter mye. Dette gjøres ved hjelp av menyvalg Fil Legg til bokmerke når man står i bildet, rutinen eller rapporten man ønsker å legge på menyen. Man kan da åpne bildet, rapporten eller rutinen direkte fra hovedmenyen ved å dobbeltklikke på navnet. Dersom du bruker mange vinduer (bilder/rapporter/rutiner) kan du lage egne mapper for vinduene (se under). Du kan lage/slette grupper og bokmerker ved å trykke tasten merket Bokmerke i hovedmenyen. Dersom en klikker på navnet til en gruppe vil alle vinduene under denne gruppen åpne seg. Studieavdelingen UMB, mai 2013 16
Hurtigtaster Det anbefales å lære seg hurtigtastene i FS, både for å effektivisere arbeidet og å redusere belastning på håndledd og armer. En oversikt over nyttige hurtigtaster i FS gis til slutt i dette heftet. Brukerstøtte Sjekk FS-websidene på www.umb.no/fs Send en e-post til fs-hjelp@umb.no. Lim inn kopi av feilmeldingen du får, eller beskriv feilen eller problemet så nøyaktig som mulig da er det lettere å hjelpe! UMB bruker et web-basert system, som gir hver og en tilgang til å følge med i saksbehandlingen av egne saker. Man finner også brukerdokumentasjon, kursdokumentasjon m.m. på USIT sine nettsider www.fs.usit.uio.no. Brukernavn og passord til denne siden kan fås ved henvendelse til fs-hjelp@umb.no, Studieavdelingen UMB, mai 2013 17
Hurtigtaster i FS Meny Valg Tastkombina sjon Trykknapp Funksjon Fil Åpne Ctrl+O Dialog for å gå direkte til et bilde (eller rapport) Fil Lukk Ctrl+W Lukk Lukker det aktive vinduet Fil Oppdater Ctrl+S Oppdater Legger inn nye eller endrede data i databasen Fil Hent Ctrl+J+E nter Fil Skriv ut aktivt vindu Ctrl+P Hent alle forekoms ter Henter data fra databasen Skriver ut det aktive vinduet. i flernivå-bilder. Hvis øverste del er aktivert, skrives ut datainnholdet som finnes der (for eksempel alle emner i Emne samlebilde). Fil Avslutt Ctrl+Q Avslutt Avslutter FS når hovedmenyen er aktivert Redige r Redige r Redige r Redige r Redige r Redige r Redige r Redige r Kopier nøkkel Lim inn nøkkel Ctrl+Shif t+c Ctrl+Shif t+v Kopier nøkkel Lim inn nøkkel Kopierer nøkkelverdien i feltet hvor markøren står Limer nøkkelverdien inn i nytt felt hvor markøren står Kopier rad Ctrl+K Kopierer aktiv forekomst inn i ny rad Ny rad Ctrl+N Ny rad Setter inn nye forekomster i aktivt vindu Brukerprofil Ctrl+B Endre profil for felt Åpner dialog for å endre brukerprofil (innsettingsvalg) Tekstfelt Ctrl+T Åpner dialog som viser tekstfeltets navn, lengde og innhold Blank ut spørrebuffer Neste datavindu Ctrl+L Alt+Z Sletter tidligere registrerte søkekriterier Gjør neste vindu i bildet aktivt (roterer) Modus Lag søk Ctrl+F Søk Setter bildet i søkemodus med grå bakgrunn Modus Registrering smodus Ctrl+R Registreri ngsmodu s Setter bildet i registreringsmodus, med hvit bakgrunn Studieavdelingen UMB, mai 2013 18