UNIVERSITETET I OSLO TEKNISK AVDELING PA-bok BL 23 KJEMIBYGNINGEN OMBYGGING SYKLOTRONLABORATORIET april, 2008 Universitetet i Oslo Teknisk avdeling http://www.admin.uio.no/ta/ E-post: teknisk-avdeling@admin.uio.no Postadresse: Postboks 1077 Blindern, 0316 Oslo Besøksadresse: Gaustadalleen 30 D Tlf: 22 85 63 68 Faks: 22 85 63 78 Org.nr: Bank:
PA-Bok: Prosjektadministrative bestemmelser Generell del Distribusjons- og revisjonsoversikt Revisjon Revisjon Dato Utsendelsens omfang - kort beskrivelse av endring Distribusjon Person Init. Funksjon Komplett utsendelse Revisjons utsendelse Dato Revisjon Dato Revisjon Leif J. Haugen LJH Prosjektleder (PL) Peter E. Paaske PEP Prosjekteringsleder (PRL) Gunhild Eide GE Arkitekt (ARK) Ivar Bull IB Rådgivende ingeniør bygg. (RIB) Thomas B. Olsson TBO Rådgivende ingeniør vvs. (RIV) Henning Gulbrandsen HG Rådgivende ingeniør elektro (RIE) Victor Midtgård VM Rådgivende ingeniør brannteknikk. (RIBR) Distribusjonsoversikten oversendes ved første gangs oversendelse og ved alle hovedrevisjoner. J:\Felles\Håndbok prosjektstyring TA\Mal PA-bok TA UiO Teknisk avdeling Side 2 av 29
PA-Bok: Prosjektadministrative bestemmelser Generell del INNHOLDSFORTEGNELSE A GENERELL DEL... 6 1 ORIENTERING... 6 1.1 PA-BOK... 6 1.2 ORIENTERING OM PROSJEKTET... 6 1.3 ORIENTERING OM KONTRAKTSINNDELING/ ENTREPRISER... 6 2 ADRESSELISTE... 7 3 ORGANISERING... 8 3.1 ORGANISASJONSKART... 8 3.2 BYGGHERRENS ADMINISTRASJON... 9 3.2.1 Prosjektleder (PL)... 10 3.2.2 Brukere... 10 3.2.3 Prosjekteringsleder (PRL,KP)... 10 3.2.4 Byggeleder (BL,KU)... 10 3.3 FULLMAKTER... 10 4 ADMINISTRATIVE RUTINER... 10 4.1 ARKIVERING... 10 4.2 KORRESPONDANSE... 10 4.2.1 Korrespondanse... 10 4.2.2 Tegningsdistribusjon... 11 4.2.3 Beskjeder... 11 4.3 MØTER... 11 4.3.1 Møtetyper... 11 4.3.2 Krav til møtereferater... 12 4.3.3 Prosjektmøter... 12 4.3.4 Særmøter... 12 J:\Felles\Håndbok prosjektstyring TA\Mal PA-bok TA UiO Teknisk avdeling Side 3 av 29
PA-Bok: Prosjektadministrative bestemmelser Generell del 4.4 FAKTURERINGSRUTINER... 12 5 FREMDRIFTSPLANER... 13 5.1 GENERELT... 13 5.2 HOVEDFREMDRIFTSPLAN... 13 5.3 PROSJEKTERINGSPLAN... 13 5.4 PRODUKSJONSPLAN... 13 6 ENDRINGER... 14 6.1 BEHANDLING AV ENDRINGER... 14 6.2 LOGGFØRING AV VARSEL OM ENDRINGER OG ENDRINGSMELDINGER... 15 7 KVALITETSSIKRING... 16 7.1 KVALITETSPLAN... 16 7.2 KVALITETSKONTROLL... 16 7.3 AVVIKSMELDING... 16 8 HMS-PLAN... 16 B PROSJEKTERINGSFASEN... 17 1 MØTER... 17 1.1 PROSJEKTOPPSTARTSMØTE... 17 1.2 PROSJEKTERINGSMØTER... 18 1.3 BRUKERUTVALGSMØTER... 18 2 RAPPORTERING... 19 2.1 RAPPORTERING FRA PROSJEKTERENDE... 19 3 FREMDRIFTSPLANER FOR PROSJEKTERINGSFASEN... 19 C BYGGEFASEN... 20 1 MØTER... 20 1.1 FREMDRIFTSMØTER... 20 1.2 BYGGEMØTER... 21 1.3 OPPSTARTSMØTER MED ENTREPRENØRER... 23 1.4 OPPSTARTSMØTE MED INSTITUTT / FAKULTET FØR BYGGESTART... 24 J:\Felles\Håndbok prosjektstyring TA\Mal PA-bok TA UiO Teknisk avdeling Side 4 av 29
PA-Bok: Prosjektadministrative bestemmelser Generell del 2 RAPPORTERING... 25 2.1 RAPPORTERING FRA BYGGELEDER... 25 2.2 RAPPORTERING FRA ENTREPRENØRER... 26 3 FREMDRIFTSPLANER ENTREPRENØR... 26 4 DAGMULKTER... 26 D AVSLUTNINGSFASEN... 27 1 OVERTAGELSE... 27 1.1 FERDIGMELDING... 27 1.2 FERDIGBEFARING... 27 1.3 OVERTAKELSESFORRETNING... 28 2 FORVALTNING, DRIFT OG VEDLIKEHOLD... 29 2.1 FDV-MATERIALE... 29 2.2 OPPLÆRING... 29 VEDLEGG 1. Eksempel på oppsett av avdragsfaktura 2. Endringsmeldingsskjema 3. Endringsliste 4. Skjema for loggføring av varsel om endringer og endringsmeldinger 5. Skjema avviksmelding 6. Overtagelsesprotokoll 7. Sjekkliste kontraktsdokumentasjon 8. Mangelliste J:\Felles\Håndbok prosjektstyring TA\Mal PA-bok TA UiO Teknisk avdeling Side 5 av 29
UNIVERSITETET I OSLO TEKNISK AVDELING A GENERELL DEL 1 Orientering 1.1 PA-bok PA-bok er en forkortelse for prosjektadministrativ håndbok PA-boken omfatter de prosjektadministrative bestemmelser, rutiner, orienteringer etc. som trengs for å sikre en god gjennomføring av, og holde en forretningsmessig orden i prosjektet. Denne PA-boken er utarbeidet spesielt for Syklotron prosjektet, og vil jevnlig være gjenstand for revisjoner under prosjektets gang. Alle impliserte parter forpliktes å følge de til enhver tid gjeldende bestemmelser etc. i PA-boken. 1.2 Orientering om prosjektet Prosjektet omfatter ombygging og tilrettelegging av mindre arealer i Kjemibygningen. Arbeidene består i oppgradering av eksisterende arealer, samt ombygging til nye funksjoner. For noen arealer er spesialinnredning en del av prosjektet. Tilstøtende arealer vil være i funksjon under gjennomføringen av prosjektet. 1.3 Orientering om kontraktsinndeling/ entrepriser Byggherren vurderer organisering på én av følgende to måter: - Arbeidene er organisert som hovedentreprise, hvor entreprenør for bygningsmessige arbeider (hovedentreprenør) vil få koordineringsansvaret for de øvrige entreprisene. J:\Felles\Håndbok prosjektstyring TA\Mal PA-bok TA UiO Teknisk avdeling Side 6 av 29
2 Adresseliste Funksjon Firma Saksbehandler Telefon Byggherre Prosjektleder PL UiO Teknisk Avdeling Gaustadalleèn 30 D Postb. 1077 Blindern 0316 Oslo Leif J. Haugen John Helge Stensrud Tlf / Mobil Faks Tlf / Mobil 22 85 78 76 / 917 56 376 22 85 63 78 l.j.haugen@admin.uio.no 22 85 80 31 / 952 28 708 j.h.stensrud@admin.uio.no Trond Paulsen Tlf / Mobil 22 85 50 45 / 970 84 127 trond.paulsen@admin.uio.no Brukere Jon Petter Omtvedt Tlf / Mobil 22 85 54 39 / 957 83 857 j.p.omtvedt@kjemi.uio.no Vidar Blekastad Tlf / Mobil 22 85 54 69 / 913 37 173 vidar.blekastad@kjemi.uio.no Elin Agathe Hult Mobil 22 85 68 22 / 926 13 241 elinahul@kjemi.uio.no Rune Bjørnestøl Tlf / Mobil 22 85 56 25 / 911 93 946 rune.bjornestol@kjemi.uio.no Eivind Olsen Tlf / Mobil 915 13 921 e.a.olsen@fys.uio.no Unni Bingen Tlf / Mobil 22 85 70 17 / 957 35 050 unni.bingen@kjemi.uio.no Prosjekteringsledelse PRL A. L. Høyer AS Hammersborg Torg 3, 0179 Oslo Peter E. Paaske Mobil Faks 930 40 540 23 27 80 01 peter.paaske@alhoyer.no PRl. Ass. Rådgivere Arkitekt ARK Torstein Ramberg Akersg. 7 0158 Oslo Odd-Inge Hansen Gunhild Eide Mobil Faks Tlf / Mobil Faks 911 88 076 23 27 80 01 odd-inge.hanssen@alhoyer.no 24 14 86 07 / 415 47 884 24 14 86 40 ge@torsteinramberg.as Rådg.ing bygg RIB Hjellnes Consult as Postboks 91 Manglerud 0612 Oslo Rådg.ing. vvs RIV ÅF-Consult as Postboks 498 Økern 0512 Oslo Hildegunn Haugen Mobil Ivar Bull Tlf / Mobil Faks Thomas B. Olsson Tlf / Mobil Faks 24 14 86 17 / 930 88 132 hh@torsteinramberg.as 22 57 48 27 / 909 29 720 22 19 05 38 ivb@hjellnesconsult.no 24 10 10 88 / 902 15 012 24 10 10 11 thomas.b.olssonl@afconsult.com Rådg.ing. elektro RIE ÅF-Consult as Postboks 498 Økern 0512 Oslo Henning Guldbrandsen Tlf / Mobil Faks 24 10 10 60 / 909 06 598 24 10 10 11 henning.gulbrandsen@afconsult.c om J:\Felles\Håndbok prosjektstyring TA\PA-bok Syklotron UiO Teknisk avdeling Side 7 av 29
Rådg.ing. brann RIBR ÅF-Consult as Postboks 498 Økern 0512 Oslo Victor Midtgård Tlf / Mobil Faks 24 10 10 82 / 911 83 685 victor.midtgard@afconsult.com Byggeleder Prosjekteringsledelse BL A. L. Høyer AS Hammersborg Torg 3, 0179 Oslo Peter E. Paaske Mobil Faks 930 40 540 23 27 80 01 peter.paaske@alhoyer.no Entreprenører PRL KP KU HB = Prosjekteringsleder = HMS Koordinator prosjektering = HMS Koordinator utførelse = Hovedbedrift 3 Organisering 3.1 Organisasjonskart Tlf. / mobil Brannvern: Arvid Thorstensen (TA) 22 85 67 25 415 67 417 Sikkerhet: Trond Erik Eriksen (TA) 22 85 44 99 917 37 330 Varme / ventilasjon: John Helge Stensrud (TA) 22 85 80 31 952 28 708 Elektroteknikk: Trygve Sogn (TA) 22 85 66 16 916 07 68 Renhold: Eva Karoliussen (TA) 22 85 63 68 22 85 77 50 977 63 191 E-post arvid.thorstensen@admin.uio.no t.e.eriksen@admin.uio.no j.h.stensrud@admin.uio.no trygve.sogn@admin.uio.no eva.karoliussen@admin.uio. no J:\Felles\Håndbok prosjektstyring TA\PA-bok Syklotron UiO Teknisk avdeling Side 8 av 29
Prosjektansvarlig (BH) Universitetet i Oslo Teknisk avdeling Brukerkontakt UiO Jon Petter Omtvedt Prosjektleder (PL) Leif J. Haugen Støttefunksjoner TA Brann Sikkerhet VVS Elektro Renhold HMS Driftsteknikk Økonomistyring Anskaffelser Prosjektering Prosjekteringsleder (PRL) HMS Koordinator prosjektering (KP) A.L.Høyer as Bygging Byggeleder (BL) A.L.Høyer as Arkitekt Torstein Ramberg as Rådg.ing. bygg Hjellnes Consult as Hovedentreprenør HMS Hovedbedrift (HB) HMS koordintaor utførelse (KU) Sideentreprenør 1 Rådg.ing. elektro ÅF-Consult as Sideentreprenør 2 Rådg.ing. VVS ÅF-Consult as Sideentreprenør 3 Rådg.ing. brann ÅF-Consult as Sideentreprenør 4 Organisasjonskartet beskriver rapporteringslinjene i prosjektet. Hovedprinsippet er at understående aktører rapporter både fremdrift, løsninger/fagutvikling og økonomi til ovenstående aktør. Prosjektdeltakere fremgår av adresseliste i pkt.2 3.2 Byggherrens administrasjon Byggherre er Universitet i Oslo ved Teknisk avdeling (TA). J:\Felles\Håndbok prosjektstyring TA\PA-bok Syklotron UiO Teknisk avdeling Side 9 av 29
3.2.1 Prosjektleder (PL) Prosjektleder er den administrative leder av prosjektet. Alle bestillinger skal skje skriftlig ved brev eller ved endringsmeldinger. 3.2.2 Brukere Brukerrepresentant UiO skal ivareta brukernes interesser i saken. 3.2.3 Prosjekteringsleder (PRL,KP) Prosjekteringsleder er ansvarlig for å lede og koordinere prosjekteringsgruppen. Er HMS-koordinator for prosjekteringen (KP) i prosjekteringsfasen. 3.2.4 Byggeleder (BL) Byggeleder er byggherrens representant på byggeplassen. Byggeleder skal følge opp byggesaken både teknisk og økonomisk og være bindeleddet mellom byggherre og entreprenører. Byggeleder er ikke HMS-koordinator for utførelseen (KU) i byggeperioden. Hovedbedriften (HB) blir utpekt som koordinator for utførelsen (KU) 3.3 Fullmakter PL har fullmakt til å foreta tilleggsbestillinger på vegne av TA innenfor en øvre beløpsgrense på kr. 30.000 eks. mva for hver bestilling. Det er ikke anledning til å dele opp en tilleggsbestilling i flere delbestillinger for å komme under beløpsgrensen. Brukerrepresentant, rådgivere, byggeleder og entreprenører kan ikke på egen hånd påføre byggherren økonomiske forpliktelser. 4 Administrative rutiner 4.1 Arkivering Alle leverandører skal etablere og opprettholde et arkiv som dokumenterer saksforløpet gjennom hele prosjektperioden. Arkivet skal omfatte all inn- og utgående korrespondanse, møtereferater, notater, fakturaer etc. Leverandører skal arkivere tegninger i eget arkiv. Tegningsarkivet skal fortløpende ajourføres med de sist reviderte tegninger. Utgåtte tegninger skal merkes med "UTGÅTT, DATO " og skal arkiveres i eget arkiv. 4.2 Korrespondanse 4.2.1 Korrespondanse Korrespondanse påføres følgende overskrift: Prosjektnummer S- Hva saken gjelder Kontrakstnavn Ombygging Syklotronlaboratoriet J:\Felles\Håndbok prosjektstyring TA\PA-bok Syklotron UiO Teknisk avdeling Side 10 av 29
All korrespondanse til de respektive, sendes til vedkommendes forretningsadresse (ref. kap. 2. adresseliste) Av hensyn til saksbehandling og arkivering skal et brev fortrinnsvis kun omhandle en sak. Det skal angis hvor gjenpart er sendt. Det skal sendes gjenpart/kopi til: TA v/prosjektleder Byggeleder Prosjekteringsleder (PRL) Fagkonsulent Fagentreprenør Evt. andre Viktig korrespondanse som sendes med telefaks eller, skal også sendes som vanlig post. 4.2.2 Tegningsdistribusjon PRL skal utarbeide en generell distribusjonsliste og en tegningsleveringsplan som angir hvem som skal ha hvilke type tegninger og dokumenter når. Hver tegning skal følges av en tegningsdistribusjonsliste, som angir: Tegning nr Revisjonsdato/-indeks for tegning Tegningsnavn Adresser på mottakere Antall kopier som utsendes til den enkelte Ved endring, en endringsmelding. Ved hver tegningsutsendelse skal det vedlegges en oppdatert tegningsliste. 4.2.3 Beskjeder Alle beskjeder til byggeplassen fra byggherre og rådgivere og evt. andre skal gå via byggeleder. Dersom dette enkelte ganger ikke er mulig, skal byggeleder informeres snarest evt. med tilsendt kopi. Tilsvarende skal alle henvendelser fra entreprenør gå gjennom byggeleder. 4.3 Møter 4.3.1 Møtetyper Følgende møtetyper er aktuelle i prosjektet: Generelt Brukerutvalgsmøter Skisse og Forprosjektfasen, Prosjektoppstartsmøte Prosjekteringsmøter (avholdes evt. også i gjennomføringsfasen) Brukermøter J:\Felles\Håndbok prosjektstyring TA\PA-bok Syklotron UiO Teknisk avdeling Side 11 av 29
Særmøter Gjennomføringsfasen Fremdriftsmøter Byggemøter Oppstartsmøter med entreprenører Oppstartsmøte med bruker før byggestart Møter skal fortrinnsvis avholdes etter en avtalt møteplan. 4.3.2 Krav til møtereferater Det skal skrives referat fra alle møter. Referatet skal angi konklusjoner vedrørende hvert punkt som behandles. Såfremt en sak ikke kan avklares i møtet, skal saken følges opp i etterfølgende møter av samme art, inntil saken er avklart og konklusjonen foreligger. Det skal foreligge en konklusjon før et punkt tas ut av referatet. Alle punkt/saker skal føres opp med ansvarlig og det skal oppgis tidsfrist. Møtereferater skal sendes ut senest 2 arbeidsdager etter at møtet er avholdt. Møtereferater anses som godkjent såfremt kommentarer ikke har fremkommet senest syv dager etter mottak av referatet eller senest i det følgende møte av samme art, hvis neste møte er avtalt. 4.4 Faktureringsrutiner Fakturaer skal adresseres og merkes i henhold til kontrakt. Det skal sendes separate fakturaer for Kontraktsbeløp (Avdragsfaktura, sluttfaktura) Avdragsnota skal ikke betales før det foreligger sikkerhetsstillelse. Opparbeidet beløp skal i avdragsnotaer reduseres med 10 % inntil innestående beløp utgjør 5 % av den totale kontraktsummen. I totalentrepriser skal innestående alltid være 7,5 % av kontraktsummen. Avdragsnotaen skal kun omfatte kontraktsposter som er utført pr. dato for avdragsnota, med fradrag av tidligere fakturerte beløp. Avdragsnotaer skal ikke fremsendes oftere enn 1 gang pr. måned. Godkjente endringsarbeider Fakturaer for endringsarbeider skal ha vedlagt endringsmelding med TAs originalunderskrift (endringsmelding, timelister / materiallister mv). Godkjente endringsmeldinger samles i samlefaktura som sendes ikke oftere enn 1 gang pr. måned. Prisstigning Prisstigningsfakturaer skal ha vedlagt spesifisert beregning av prisstigningsbeløpet. Beregningen skal være basert på NS 3405, med mindre annet er avtalt i kontrakten. Fakturaer fra entreprenører skal sendes til byggeleder for attestasjon og videresending til TA. TAs betalingsfrist er 30 dager etter mottak av korrekt faktura. For eksempel på oppsett av avdragsfaktura, se PA- Bokens vedlegg 1. J:\Felles\Håndbok prosjektstyring TA\PA-bok Syklotron UiO Teknisk avdeling Side 12 av 29
5 Fremdriftsplaner 5.1 Generelt Fremdriftsplaner skal utarbeides ved bruk av elektroniske fremdriftsplanleggingssystemer. Fremdriftsplaner skal vise varigheten av de enkelte aktiviteter, avhengigheter mellom de enkelte aktiviteter, samt kritisk linje. 5.2 Hovedfremdriftsplan Prosjektleder skal utarbeide en hovedfremdriftsplan for hele prosjektet. 5.3 Prosjekteringsplan Rådgivere skal utarbeide prosjekteringsplaner for prosjektet. 5.4 Produksjonsplan Entreprenører skal utarbeide produksjonsplaner for sine arbeider. Det er viktig at risikofylte arbeidsoperasjoner inngår i planene. 5.5 Byggeherrebeslutningsplan Entreprenøren skal utarbeide en plan med frister for byggherrebeslutninger J:\Felles\Håndbok prosjektstyring TA\PA-bok Syklotron UiO Teknisk avdeling Side 13 av 29
6 Endringer 6.1 Behandling av endringer Det er utarbeidet maler for varsel om endring, endringsmelding og endringslister. Behandlingsrutine er vist under i flytskjema. Skriftlig varsel om endring fra entreprenør Byggeleder Avgi kommentar Kopi til: Rådgiver PRL PL Avvise krav Rådgiver/ PRL Avgi kommentar Prosjektleder Avgi kommentar TA ønsker endring Godkjent krav fra entreprenør Rådgiver ønsker endring Rådgiver utstede endringsmelding Entreprenør prise endringsmelding Rådgiver lage innstilling Byggeleder lage innstilling Prosjektleder bestille eller gi avslag på tilbud Godkjent endring innarbeides i prosjektmaterialet J:\Felles\Håndbok prosjektstyring TA\PA-bok Syklotron UiO Teknisk avdeling Side 14 av 29
Det skal alltid utarbeides endringsmelding uansett konsekvens for fremdrift, økonomi eller ikke. Det er viktig å beskrive omfang av endring og årsak til endring. Ved utsendelse av nye / reviderte tegninger skal endringsmelding alltid fylles ut. Det er viktig at nødvendige beskrivelser og tegninger vedlegges. I tillegg spesifisering av mengder/poster som inngår eller utgår. Entreprenørens prising skal omfatte alle mengder/poster som inngår eller utgår, dokumentasjon på priser fra eventuelle underleverandører, komplett pristilbud inkl. alle arbeider, også rigg og drift. Priser skal være basert på enhetspriser i kontrakten eller tilsvare kontraktens prisnivå. Skjemaer som skal benyttes i prosjektet for varsel om endring, endringsmelding og spesifisert endringsliste er vist i vedlegg 2-3. Ved eventuelle endringer for PG, PRL og BL skal også endringsmelding benyttes. 6.2 Loggføring av varsel om endringer og endringsmeldinger BL skal føre logg over varsel om endringer og endringsmeldinger samt status på disse. Loggføringen av varsel om endring skal vise dato når varselet er sendt, hva saken omhandler samt kommentar fra byggeleder. Videre skal loggen angi om krav om varsel om endring er omsatt til en endringsmelding, dato for dette og hvem som er ansvarlig for videre oppfølging. Videre er det vist et skjema som kan benyttes ved loggføring av varsel om endringer. Skjema for loggføring av varsel om endringer Nr. Dato sak Kommentar Evt. Endringsmelding Dato Ansv. Loggføringen av endringsmeldinger skal vise hva endringen består i, dato for utsendelse, antatt kostnad og årsak til endring. Videre skal endringsloggen vise datoer for når de enkelte rådgivere osv. har behandlet endringsmeldingene samt fakturabeløp og dato for fakturert. Videre er det vist er skjema som kan benyttes ved loggføring av endringsmeldinger. Skjema for loggføring av endringsmeldinger Nr. Tekst Utsendt dato Kostnads anslag Årsak til endring Tilbud Anbefalt dato Faktura OK Kr. Dato Ark./rådg. BL PL Sum Dato J:\Felles\Håndbok prosjektstyring TA\PA-bok Syklotron UiO Teknisk avdeling Side 15 av 29
7 Kvalitetssikring 7.1 Kvalitetsplan Rådgivere og entreprenører skal fremlegge en kvalitetsplan for prosjektleder, for godkjennelse før arbeidet påbegynnes. Senere revisjoner skal godkjennes tilsvarende. Kvalitetsplanen skal bl.a. omfatte: Organisasjonsplan for prosjektet. Kontrollplan som fastlegger de kontrolltiltak som vil være nødvendige for å dokumentere at arbeidene er utført i henhold til kontrakt. Grensesnitt tabell/matrise System for registrering av kontrollresultatene Plan for registrering, rapportering og behandling av avvik Rådgivere og entreprenører skal følge avtalte rutiner for kvalitetssikring av arbeidene. Dokumentasjon for gjennomført egenkontroll skal fremlegges løpende, og senest ved TAs overtakelse av arbeidene. 7.2 Kvalitetskontroll Kvalitetskontrollen skal i hovedsak være basert på dokumentert egenkontroll. For prosjekteringsarbeider omfatter denne egenkontroll også tverrfaglige kontroller. TA forbeholder seg retten til å få utført en uavhengig 3.-parts kontroll av alle arbeider. TA vil da med egne representanter føre kontroll med bl.a.: At kontraktene overholdes Fremdrift i forhold til avtalt tidsplan Kvalitet av utførte arbeider Måling av regulerbare poster Gjennomføring av kvalitetssikring og kvalitetskontroll Gjennomføring av HMS-bestemmelsene Fakturering Rådgivere og entreprenører skal være TA behjelpelig ved utførelse av disse kontroller. TAs kontrolltiltak fritar ikke rådgivere eller entreprenører for det fulle ansvar for riktigheten av det leverte produkt. 7.3 Avviksmelding TA har utarbeidet skjema avviksmelding som skal brukes ved melding om avvik. BL skal ha oppdatert logg over alle avviksmeldinger. Se skjema i vedlegg 5. 8 HMS-plan Alle leverandører skal ivareta sitt HMS - ansvar i prosjektperioden. Det henvises til HMS-plan som er en del av kontraktsgrunnlaget. J:\Felles\Håndbok prosjektstyring TA\PA-bok Syklotron UiO Teknisk avdeling Side 16 av 29
B PROSJEKTERINGSFASEN 1 Møter Forslag til aktuelle møtemaler i prosjekteringsfasen. 1.1 Prosjektoppstartsmøte Møteintervaller Innkallelse Møtested Deltakere Møteleder Referent Oppstart av programmerings- og prosjekteringsfasen Prosjektleder Avtales særskilt Alle som har informasjon å gi og alle prosjektmedarbeidere Prosjektleder Prosjektleder Hovedhensikten er overlevering av informasjon fra en fase til neste. Saker som skal behandles er: Redegjørelse for prosjektet Hva omfattes av prosjektet Fullmakter Man må kort redegjøre for hvilke fullmakter prosjektleder har og hvilke fullmakter byggherre har. Det er spesielt viktig at prosjekteringsgruppen forstår dette, slik at det avsettes tilstrekkelig tid til beslutninger. Redegjørelse for hvem som er brukere av det ferdige prosjektet Hvem er brukerne av de ferdige lokalene og hvordan vil de bli tatt med på råd i prosjektet. Status i prosjektet Hva er gjort til nå av hvem Hvilke beslutninger er allerede tatt Redegjørelse av spesielle forhold i prosjektet man må ta hensyn til videre Fremleggelse av fremdriftsplaner Hovedfremdriftsplan Redegjørelse for de beslutninger som skal tas i prosjektet av ulike deltagere og konsekvensene ved at disse beslutningene ikke tas Avklaringer av forventinger i prosjektet (Hensikten med dette punktet er å sørge for at brukerne skal ha realistiske forventninger til prosjektet) Redegjørelse for økonomien og omfanget av arbeidene, og de forventninger brukerne kan ha til det ferdige prosjekt Redegjørelse fra brukerne om de forventninger de har til prosjektet Avklaring av roller og stillingsinstrukser Presentasjon av organisasjonskart Avklaring av rollene de enkelte skal ivareta og grensesnittet mellom rollene Avklaring av ordrelinjer Utarbeidelse av møtestruktur og møteplaner Gjennomgang av typer av møter videre i prosjektet og hvem som deltar på de enkelte møtene (bl.a. samarbeid med hovedverneombudet Utarbeide en møteplan Referatet distribueres til Alle deltagere J:\Felles\Håndbok prosjektstyring TA\PA-bok Syklotron UiO Teknisk avdeling Side 17 av 29
1.2 Prosjekteringsmøter Møteintervaller Innkallelse Møtested Deltakere Møteleder Referent Saker til behandling Vedlegg referat Referatet distribueres til Hver 14.dag I h.t. avtale i foregående møte, evt. skriftlig fra PRL Prosjekteringsgruppens kontor PL PRL Arkitekt Konsulenter Event. Brukerrepresentant og leder driftsområde PRL PRL Fremdrift prosjektering Prosjektøkonomi i forhold til vedtatte rammer Fremlegge, formulere og løse problemer i forbindelse med prosjekteringen Ivaretakelse av TAs tekniske kravspesifikasjoner Avtale videre arbeider Diskutere og besvare henvendelser av allmenn interesse for prosjekteringen. Registrere beskjeder etc., internt og eksternt Månedsrapport hvis denne ikke oversendes særskilt Deltakerne, brukere 1.3 Brukermøter Brukermøter skal avholdes mellom prosjekteringsmøter for å avklare forhold som kan være relevante i prosjekteringsmøtene. Møteintervaller Innkallelse Møtested Deltakere Møteleder Referent Event. saker til behandling Referatet distribueres til Hver 4. uke eller etter nærmere avtale I h.t. avtale i foregående møte, evt. skriftlig fra PRL TAs kontor, eventuelt brukers kontor PL PRL Event. arkitekt Brukerrepresentanter Tjenestemann organisasjonene Verneombud Områdeleder PRL PRL Gjennomgang av prosjektet Fremdrift Spesielle ønsker / behov fra institutt, fakultet, brukere Bruk av bygning i byggeperioden Deltakerne og hovedverneombud J:\Felles\Håndbok prosjektstyring TA\PA-bok Syklotron UiO Teknisk avdeling Side 18 av 29
2 Rapportering Forslag til krav til rapportering i prosjekteringsfasen. I de fleste prosjekter vil rapportering inngå som en del av prosjekteringsmøtene. Rapporten kan eventuelt vedlegges referatet fra prosjekteringsmøte. 2.1 Rapportering fra prosjekterende Rapporteringsintervall Utarbeides av Rapportinnhold Etter nærmere avtale Prosjekteringsgruppeleder (i prosjekteringsgruppeavtaler) evt. prosjekterende 1. Status i prosjekteringsarbeidet, med angivelse av eventuelle avvik fra avtalt fremdriftsplan angivelse av status for tegningsleveranseplan som skal angi nummer, navn og revisjonsindeks for hver enkelt tegning, ferdigstillelsesgrad (%) og når tegningen vil bli levert. 2. Påløpte kostnader / timer, med angivelse av forventet restforbruk 3. Status i bemanning 4. Oversikt over endringer, med angivelse av årsak til endringene 5. Avvik og kvalitetssikring, med angivelse av avvik fra byggeprogram, avviksmeldinger samt gjennomført og planlagt kvalitetssikring og - kontroll 6. HMS-forhold i forhold til Byggherreforskriftens bestemmelser 7. Forhold til myndigheter 8. Informasjon vedr. avholdte møter, nødvendige beslutninger som mangler samt korrespondanse som krever svar. Vedlegg til rapport Rapport distribueres til Fremdriftsplan med aktuell fremdriftsfront angitt Tegningsleveranseplan Endringslogg Avvikslogg Beslutningsplan Prosjektleder 3 Fremdriftsplaner for prosjekteringsfasen Det skal utarbeides en spesifisert fremdriftsplan som dekker aktiviteter i hver fase i prosjekteringsarbeidet. Fremdriftsplaner utarbeides av PRL, i samråd med de engasjerte rådgivere. I fremdriftsplanen skal det etter avslutning av hver fase i prosjekteringsarbeidet avsettes tid for TAs gjennomgang og kontroll av prosjektmaterialet, og eventuelle godkjenninger (arbeidsmiljøutvalget med mer) Fremdriftsplanen skal være tilpasset prosjektets hovedfremdriftsplan Tegningsleveranseplan skal inkorporeres i fremdriftsplanen. Tegningsleveranseplanen skal tilpasses fremdriftsplanen for gjennomføringsfasen, og skal foreligge før kontrahering av entreprenører. Samtlige rådgivere forpliktes til å overholde den fastlagte tegningsleveranseplanen. Endelig plan utarbeides i samråd med PL, og godkjent fremdriftsplan eller tegningsleveranseplan kan ikke endres uten etter samtykke fra PL. J:\Felles\Håndbok prosjektstyring TA\PA-bok Syklotron UiO Teknisk avdeling Side 19 av 29
C BYGGEFASEN 1 Møter Forslag til aktuelle møtemaler i utbyggingsfasen. 1.1 Fremdriftsmøter Møteintervaller Innkallelse Møtested Deltakere Møteleder Referent Saker til behandling Referatet distribueres til Hver uke, mellom byggemøter og før byggemøtet. I h.t. avtale i foregående møte, evt. administrerende entreprenør alternativt BL Byggeplassen Entreprenører BL Administrerende entreprenør Møteleder Status for fremdrift av de enkelte arbeider Fremdriftsfront i forhold til gjeldende fremdriftsplan Rapportering av avvik Tiltak for korrigering av eventuelle avvik Koordineringssaker Deltakerne, PL, PRL, evt andre som har behov for opplysningene i referatet. J:\Felles\Håndbok prosjektstyring TA\PA-bok Syklotron UiO Teknisk avdeling Side 20 av 29
1.2 Byggemøter Møteintervaller Innkallelse Møtested Deltakere Møteleder Referent Saker til behandling Hver 14. dag I h.t. avtale i foregående møte, evt. skriftlig fra BL Byggeplassen BL PL PRL Arkitekt Konsulenter Entreprenører Representant fra brukere Representant for driftsområde BL BL Fremdrift Fast siste punkt: Fremdriftsendringer i forhold til HMS Er det endringer i fremdriften/faseforskyvninger eller er det bestilt endringsarbeider som medfører at arbeidsoperasjoner som var forutsatt utført hver for seg utføres samtidig: Nei Bemanning Riggforhold Ja, følgende arbeider vil foregå samtidig og det utføres Risikoanalyse (SJA): HMS Fast første punkt: HMS plan HMS - PLAN datert..., Rev. nr... er gjeldende for prosjektet. Faste underpunkter: Samordning ihht. AML 15: Har samtlige firmaer og ansatte på byggeplassen gjennomgått opplæring ihht. siste rev. av HMS planen og undertegnet Samordningsavtalen : Ja Nei, opplæring og undertegning vil bli gitt den... for følgende firmaer/personer: Samordningsavtale datert...er arkivert under pkt. 8.2 i HMS plan. Produksjonsplan Det er /er ikke gjort endringer i fremdriften/faseforskyvninger eller det er bestilt endringsarbeider som medfører at det skal utføres Risikoanalyse (SJA) for følgende arbeidsoperasjoner: Ukesaktivitetsplan, Ukesaktivitetsplan datert...er gjennomgått med bruker og er arkivert i HMS plan. J:\Felles\Håndbok prosjektstyring TA\PA-bok Syklotron UiO Teknisk avdeling Side 21 av 29
Vernerunder Vernerunder gås hver... og vernerundeprotokoll datert...er arkivert i HMS plan HMS rapport fra KP/KU/HB HMS rapport fra KP/KU/HB, HMS datert...er gjennomgått og arkivert i HMS plan. Fast siste punkt: Revisjon av HMS plan Er det forhold som fremkommer i møtet som medfører at det er behov for revisjon av HMS planen?: Nei Ja, og revisjonen vil være utført den... Opplæring og undertegning av Samordningsavtalen den... Andres arbeider som har betydning for entreprenørenes arbeider Tegninger / beskrivelser Meldinger fra entreprenører Bygningsmessige arbeider VVS-arbeider Elektro-arbeider Andre installasjoner Endringsarbeider Fast siste punkt: Skjema for loggføring av endringsmeldinger Loggføringen av endringsmeldinger skal vise hva endringen består i, dato for utsendelse og antatt kostnad. Videre skal endringsloggen vise datoer for når de enkelte rådgivere osv. har behandlet endringsmeldingene samt fakturabeløp og dato for fakturert. Vedlagt til byggemøtereferatet følger ajourført logg datert... Andre saker som ikke naturlig behandles under ovenstående punkter. Referatet distribueres til Husk at det skal angis hvem som har ansvar og frist for gjennomføring av hvert pkt. Deltakerne, PL, hovedverneombudet, evt. andre som har behov for opplysningene i referatet. J:\Felles\Håndbok prosjektstyring TA\PA-bok Syklotron UiO Teknisk avdeling Side 22 av 29
1.3 Oppstartsmøter med entreprenører Møteintervaller Innkallelse Møtested Deltakere Møteleder Referent Saker til behandling Referatet distribueres til Holdes med hver enkelt entreprenør for arbeidene igangsettes Byggeleder Byggeplassen Entreprenør, Byggeleder Evt. Prosjektleder og Prosjekteringsleder ved behov Byggeleder Byggeleder 1. Presentasjon Prosjektorganisasjon, adresselister mv. Entreprenørens organisasjon, prosjektansvarlig, formenn. Byggeledelse - organisering, kontaktpersoner 2. Kontraktsgrunnlag / rutiner Kort gjennomgang kontraktsdokumenter Spesielle krav til denne entreprise Entreprenørens kvalitetssikring / kontrollplaner / avvik Entreprenørens ansvarshavende Byggherres kvalitetskontroller Forretningsrutine, endringsrutiner / fakturering HMS-organisering, verne-ansvarlige, byggeplassrutiner/møter RENT BYGG, kontraktskrav, samordning, entreprenørens plan og utstyr. Vareinntak, lagring, produksjonsrom. Avfallsbehandling / kildesortering. Krav ved støyende aktiviteter (boring og hogging betong mv.) Krav til midlertidig brann- og tyverisikring i byggeperioden Opplæring/"innsjekking" av håndverkere på byggeplass. 3. Fremdrift / bemanning Gjennomgang hovedfremdriftsplan / milepeler / kritiske punkter Entreprenørens fremdriftsplanlegging. Planlagt bemanning / bemanningstopper Arbeidstid / ferier 4. Byggeplassforhold / rigg Brakkerigg / parkering Kontorforhold Transportveier i området Produserende rigg, behov/plass Stillasbehov / koordinering Transportveier i bygget. Mellomlagring på byggeplass Vareleveranseplan / varemottak 5. Byggeplassrutiner Postrutiner / tegningsdistribusjon Byggemøter / basmøter / framdriftsmøter / vernemøter / informasjonsmøter Låsing av byggeplass / bygg 6. Eventuelt Deltagere og evt. prosjektleder J:\Felles\Håndbok prosjektstyring TA\PA-bok Syklotron UiO Teknisk avdeling Side 23 av 29
1.4 Oppstartsmøte med institutt / fakultet før byggestart Møteintervaller Innkallelse Møtested Deltakere Møteleder Referent Saker til behandling Referatet distribueres til Ved oppstart av byggearbeider Byggeleder Hos bruker Alle ansatte hos bruker Hovedverneombudet Alle ansvarlige hos entreprenørene Byggeleder Prosjektleder Prosjekteringsleder Leder driftsområde Evt. arkitekt og rådgivere etter behov Byggeleder Byggeleder Fremdriftsplaner Omfang av prosjektet Riggområde Kommunikasjon mellom bruker og prosjektet Spesielle rutiner HMS-plan Alle deltagere J:\Felles\Håndbok prosjektstyring TA\PA-bok Syklotron UiO Teknisk avdeling Side 24 av 29
2 Rapportering Forslag til krav til rapportering i byggefasen. 2.1 Rapportering fra byggeleder Rapporteringsintervall Utarbeides av Rapportinnhold Vedlegg til rapport Månedlig Byggeleder Økonomi: Status økonomi (entreprisekost), med økonomisk oversikt på 1 siffer nivå, økonomisk oversikt inkludert forventet sluttkostnad på detaljert entreprisenivå, fakturalogg og endringslogg. Fremdrift: Status fremdrift, brutt ned på hver enkelt aktivitet, som viser planlagt og virkelig fremdrift samt statuslinje. Kontroller: Kontroller utført siste periode, med resultat, og kontroller planlagt neste periode. Endringer / avvik: Endringer og avvik, i siste periode, med antatt pris på endringer og hvor i systemet endringer ligger. Bemanning: Bemanning på byggeplassen siste periode (Alle arbeidsgivere og antall ansatte i hvert firma). HMS: Status arbeid iht. Byggherreforskriften. Informasjon: Opplysninger om viktig korrespondanse eller informasjon, i siste periode, og status i rapporteringen til Plan- og bygningsetaten. Økonomiske rapporter som: Økonomisk oversikt på 1 siffer nivå Økonomisk oversikt på detaljert entreprisenivå Attesterte fakturaer Oversikt endringsmeldinger, med antatte priser, med angivelse av hvor i systemet endringsmeldingene ligger Oversikt over meldinger fra entreprenør med angivelse av status Fremdriftsplan med aktuell fremdriftsfront angitt Rapport distribueres til Prosjektleder J:\Felles\Håndbok prosjektstyring TA\PA-bok Syklotron UiO Teknisk avdeling Side 25 av 29
2.2 Rapportering fra entreprenører Rapporteringsintervall Utarbeides av Rapportinnhold Vedlegg til rapport Rapport distribueres til Månedlig Hver enkelt entreprenør Fremdrift: Status fremdrift iht. detaljert fremdriftsplan brutt ned på dager som viser aktiviteter, også for underentreprenører, brutt ned på etasjer, naturlige delområder eller rom. Tegningsleveranser: Behov for tegninger de neste 6 uker. Avvik: Ved avvik i forhold til planlagt fremdrift og kvalitet skal entreprenøren foreslå korrektive tiltak, evt. redegjøre for avvik og iverksette korrektive tiltak hvis avviket skyldes entreprenøren selv eller en underentreprenør han har ansvaret for. Endringer: Oversikt over endringsmeldinger / varsel om endringer i siste periode, samt uavklarte endringsmeldinger. HMS: Status vernearbeid og forhold til bygg i drift samt status på arbeid iht. Byggherreforskriften og HMS-plan. Bemanning: Liste over egne ansatte, underentreprenører og ansatte i underentreprenører som er på byggeplassen. Fremdriftsplan og endringslogg Byggeleder 3 Fremdriftsplaner entreprenør Den enkelte entreprenør skal sette opp en fremdriftsplan for sine arbeider. Fremdriftsplanene skal være oppdelt i de enkelte aktiviteter og de enkelte bygningsavsnitt (del / etasje mv.). Eventuell administrerende sideentreprenør setter sammen fremdriftsplanene fra de enkelte entreprenører til en samlet fremdriftsplan som omfatter alle arbeider. I fremdriftsplanene skal det avsettes tid til innregulering av tekniske installasjoner, samt sluttrengjøring / byggvask, inventar mv. før overtakelse. Såfremt det ikke er inngått kontrakt med administrerende sideentreprenør, skal den samlede plan settes sammen av byggeleder. En slik samlet fremdriftsplan skal skriftlig godkjennes av samtlige entreprenører. Godkjent fremdriftsplan kan ikke endres uten etter samtykke fra PL. Risikofylte arbeidsoperasjoner skal merkes spesielt i fremdriftsplanene. 4 Dagmulkter PL er ansvarlig for å varsle om dagmulkt i henhold til kontraktsbestemmelsene. J:\Felles\Håndbok prosjektstyring TA\PA-bok Syklotron UiO Teknisk avdeling Side 26 av 29
UNIVERSITETET I OSLO TEKNISK AVDELING D AVSLUTNINGSFASEN 1 Overtagelse 1.1 Ferdigmelding Når entreprenøren anser seg som ferdig med sine arbeider, skal han sende ferdigmelding, egenmelding og protokoll fra egenbefaring til TA ved byggeleder. Entreprenørens FDV-materiale skal oversendes sammen med ferdigmeldingen. BL skal foreta en forhåndsbefaring for å kontrollere at arbeidet er ferdigstilt i henhold til kontrakt. Såfremt arbeidet ikke anses som ferdigstilt, skal BL meddele dette til entreprenøren, med anmodning om ny ferdigmelding når gjenstående arbeider er ferdigstilt. Først når arbeidene etter BL's vurdering er ferdigstilt, berammer BL tidspunkt for overtagelsesbefaring, og innkaller til befaring. 1.2 Ferdigbefaring I ferdigbefaringen deltar PL, BL, rådgivere, brukerrepresentant, samt entreprenøren. BL skal lede og referere fra ferdigbefaringen ved hjelp av mangelliste og sjekkliste kontraktsdokumentasjon. Overtagelsesbefaringen skal omfatte alle arbeider som omfattes av kontrakten med entreprenøren. Tekniske installasjoner og anlegg, så som VVS-anlegg, El-anlegg, heiser mv. skal være igangkjørt og testet før overtagelsesbefaring avholdes. Uttestingen skal være dokumentert ved igangsettingsprotokoller, innreguleringsprotokoller og øvrige måleprotokoller. I mangelslisten skal det angis Hva befaringen omfatter Deltakere ved befaringen Hvilke feil / mangler som ble registrert. Såfremt det er dissens mellom entreprenørens og byggherres oppfattelse av mangelen, skal dette angis i referatet. Frist for utbedring av mangler det er enighet om. Tidspunkt for kontrollbefaring Referatet distribueres til deltakerne i befaringen. TA skal alltid ha tilsendt referat. Referatet skal utsendes senest 2 arbeidsdager etter befaringen. J:\Felles\Håndbok prosjektstyring TA\Mal PA-bok TA UiO Teknisk avdeling Side 27 av 29
Overtagelsesfasen 1.3 Overtakelsesforretning Mangelliste fra ferdigbefaringen danner grunnlaget for overtakelsesforretningen. Før overtakelse skal det foreligge Dokumentasjon for entreprenørens gjennomførte egenkontroll av arbeidene Igangsettingsprotokoller, innreguleringsprotokoller og øvrige måleprotokoller Brukstillatelse fra tilsynsmyndighetene Godkjennelse av VA-anlegg fra vann- og avløpsmyndighetene FDV-materiale. FDV-materialet skal være godkjent av byggherre eller hans rådgivere Brannverndokumentasjon Opplæring av brukere skal være gjennomført Ved overtakelse skal BL sette opp overtakelsesprotokoll. Overtakelsesprotokollen skal settes opp i h.t. NS 3434: Overtakelse av bygg og anlegg - Prosedyrer. Protokollen skal utarbeides i 2 eksemplarer. Begge eksemplarer underskrives av entreprenør og TAs representant. Partene beholder 1 eksemplar hver. PA Bokens Vedlegg 6-8 viser skjema som skal benyttes ved ferdigbefaringer og overtagelsesforretninger: Vedlegg 6: Overtagelsesprotokoll Vedlegg 7: Sjekkliste kontraktsdokumentasjon Vedlegg 8: Mangelliste J:\Felles\Håndbok prosjektstyring TA\PA-bok Syklotron UiO Teknisk avdeling Side 28 av 29
Overtagelsesfasen 2 Forvaltning, drift og vedlikehold 2.1 FDV-materiale Ved avslutnings av byggearbeidene skal entreprenøren levere FDV - dokumentasjon i 3 eksemplarer og i elektronisk form for de arbeider som omfattes av hans kontrakt med TA. FDV - dokumentasjonen skal som minimum omfatte: For bygningsmessige arbeider: 1. Adresseliste for samtlige entreprenører, underentreprenører og leverandører som har vært involvert i byggearbeidene 2. Produkt- og datablad samt brosjyrer, med fargekoder, for utstyr, materialer, overflatebelegg og bygningsdeler 3. Vedlikeholdsanvisninger /-instrukser for overflater og bygningsdeler 4. Branndokumentasjon For tekniske installasjoner i tillegg: 1. Generelle anleggsbeskrivelser og systembeskrivelser 2. Driftsinstrukser for anleggene med beskrivelse av styrefunksjoner 3. Vedlikeholdsinstrukser for anleggene, inklusive anbefalte service- og vedlikeholdsintervaller 4. Komplette spesifikasjoner, med brosjyrer, for utstyr og utstyrskomponenter 5. Flytskjemaer for VVS-tekniske anlegg 6. Drifts- og kontrolljournaler 7. Monteringsanvisninger 8. Komplette testprotokoller / igangsettingsprotokoller for utstyr og anlegg 9. Innreguleringsprotokoller 10. Komplett programmeringsunderlag for sentraler mv. 11. Skjemaer for tavler og sentraler, herunder rekkeklemme-/tilkoblingsskjemaer Ved andre entrepriser, hvor entreprenøren ikke har prosjekteringsansvar, skal entreprenøren fremlegge oppgave over hvilke avvik som er gjort i forhold til arbeidstegninger, slik at de prosjekterende rådgivere kan foreta oppretting av tegninger og beskrivelser til «som bygget dokumentasjon». Ved totalentrepriser skal totalentreprenøren selv fremlegge komplette sett av «som bygget tegninger» Sluttoppgjør godkjennes ikke før godkjent FDV-dokumentasjon foreligger. 2.2 Opplæring Opplæring av driftspersonale skal foretas i h.t. kontrakt med entreprenør. Opplæring skal skje på brukeres arbeidssted og innenfor brukers arbeidstid. VEDLEGG J:\Felles\Håndbok prosjektstyring TA\PA-bok Syklotron UiO Teknisk avdeling Side 29 av 29