Felles studentsystem Telefon: 22852699 USIT, Universitetet i Oslo Telefax: 22852970 Postboks 1086, Blindern E-mail: fs-sekretariat@usit.uio.no 0316 Oslo URL: www.fs.usit.uio.no Referat Møte i gruppe for godkjenning 28. september 2011 Til stede: Sven Erik Sivertsen, NTNU Lars Kristian Hasle, UiO Maj-Brit Iden, UiB Unni Henriksen, UiA Gry Alterskjær, NTNU Anne Lise Mølmann, HIST Geir Vangen, USIT Adelheid Mortensen Huuse, USIT Julie Myhre Barkenæs, USIT Forfall: Møteleder: Referent: Anne-Marie Myhrvold, USIT Adelheid Mortensen Huuse Julie Myhre Barkenæs/Adelheid Mortensen Huuse Dato: 28. september 2011 Sist endret: 22. oktober 2011
Dagsorden 0. Godkjenning av dagsorden 1. Referat fra møtet 8.6.2011 2. Endringer i bildet Person eksternstudium til FS6.9 a. Endringer foretatt på bakgrunn av diskusjoner i siste møte b. Policy for registrering av ekstern institusjon etter sammenslåinger/navnebytte 3. Igangsetting av dataoverføring mellom institusjoner/studentsamtykke til resultatoverføring 4. Status for arbeidet med ELM/MLO 5. Status for arbeidet med ny kravspesifikasjon for NAG 6. Arbeid med Learning Agreement i Studentutvekslingsgruppen 7. Videre arbeid med aktivitetsdekomponering av godkjenningssaker gjennomgang av arbeidsoppgaver som utføres innen saksfeltet Godkjenning: a. Avgrensing mot arbeid i Studentutvekslingsgruppen b. Gjennomgang av medbrakte sakseksempler med henblikk på ivaretakelse i aktivitetsdekomponeringen (funksjonalitet) c. Fortsette aktivitetsdekomponering av forskjellige typer godkjenningssaker (NB: funksjoner i tilknytning til innpassing i utdanningsplaner med funksjoner som nå ligger i Student samlebilde må behandles som eget punkt ). Gjenstående sakstyper/arbeidsoppgaver er: - Innpassing av internt avlagt utdanning - Faglig vurdering og omfangsvurdering uten tilknytning til utdanningsplan - Godkjenning av grader - Godkjenning av tittel - Godkjenning av realkompetanse - Godkjenning av forkunnskapskrav - Godkjenning av vurderingskombinasjon/obligatorisk aktivitet - Emneerstatning/emneoverlapp - Godkjenning av praksis - Funksjoner i forhold til innpassing av emner i utdanningsplan d. Rapportbehov i modulen (også dagens versjon) 8. Avklaring av videre arbeid med modulen, møteaktivitet og fordeling av arbeidsoppgaver 9. Eventuelt - Side 2
0. Godkjenning av dagsorden Ingen kommentarer. 1. Referat fra møte 8.6.2011 Ingen kommentarer til referatet. 2. Endringer i bildet Person eksternstudium til FS 6.8.03 a. Flere endringer er gjort i bildet på bakgrunn av diskusjon i siste møte. Det som mangler ut fra det som ble tatt opp på forrige møte, er en dialog for å registrere eksterne resultater (ut fra diverse faste etter karakterregler). Endringene som er gjort er beskrevet i endringsdokumentasjon til FS6.8.03. Geir Vangen foreslo en mulig dropboxfunksjonalitet for å legge skannede dokumenter og lignende i Dokumentarkivet. Arkiveringsproblematikk må diskuteres i arkivgruppa. Ønske om å legge til en overgangknapp til Student samlebilde (men det må sees i en større sammenheng generell diskusjon om bruk av overgangsknapper i FS). b. Kort diskusjon rundt policy for registrering av ekstern institusjon etter sammenslåing/navnebytte ved institusjonene. I forhold til funksjonalitet i FS og stedtabellen er ingenting endret, kun mulig å bruke navn på eksisterende institusjoner/studiepoengførende enhet i FS. Derimot har institusjonene hatt litt forskjellig praksis på dette hva angår hvilket institusjonsnavn som føres på vitenmål og lignende (fritekstmulighetene har vært utnyttet). Enighet i gruppen om fortsatt å benytte prinsippet som ligger i FS. Beskrivelse av gjeldende prinsipp for bruk av institusjoner i FS må legges inn i dokumentasjonen på en tydelig måte (F1, brukerhåndbøker, rutinebeskrivelser og opplæring), slik at brukerne er bevisst hva som gjelder. Navnehistorikk mangler en god del steder, og det hadde vært ønskelig med utvidet funksjonalitet her. Eksempelvis mangler navnehistorikken til HiAk under HiOA (kun HiOs historikk). 3. Igangsetting av dataoverføring mellom institusjoner/studentsamtykke til resultatoverføring De skisserte alternativene (FS-11-026) er vurdert av USITs jurist: 1. Datautveksling uten informasjonseiers samtykke, initiert av saksbehandler, evt. automatisk overføring for grupper av søkere/studenter. Dette vurderes slik at dette går ut over loven, så dette kan vi ikke benytte. 2. Generelt samtykke fra informasjonseier om at institusjonen kan hente resultatinformasjon fra andre norske institusjoner. Saksbehandler vil da kunne initiere Side 3
innhenting av informasjon for dem som har gitt denne godkjenningen, evt. automatisk overføring for grupper av søkere/studenter. Dette kan vi bruke som utgangspunkt for videre utvikling. Må legges inn som prioritert arbeidsoppgave for FS for 2012. 3. Spesifikt samtykke fra informasjonseier på hvert resultat som overføres. Dvs. søker/student skal kunne velge selv hvilken informasjon som skal overføres. Er ikke aktuell dersom vi kan benytte alternativ to. 4. Status for arbeidet med ELM/MLO ELM European Learner Mobility modell(er) for beskrivelse av mobilitetsdokumenter. I første omgang vil det dreie seg om Diploma Supplement, inklusive resultatinformasjon for kvalifikasjoner, studieprogram og emner. MLO - Metadata for Learning Opportunities modell for beskrivelse av utdanningsinformasjon. Det har ikke skjedd så mye siden siste møte grunnet sommerferie. Siden forrige møte har det vært testet utveksling av BusinessCards (grunnleggende institusjonsdata). UiO har vært med som pilot i denne testingen. Det dreier seg om utveksling av mer data enn det som i dag legges i FS. 5. Status for arbeidet med kravspesifikasjon av ny NAG Arbeidsgruppen for ny NAG er tilnærmet ferdig med kravspesifikasjonen. Kravspesifikasjonen sendes medlemmene i godkjenningsgruppen. Gry Alterskjær sender ut og det legges på nett med resten av sakspapirene. Anbefalingen skal være ferdig til mandag 3. oktober 2011. Arbeidet med utvikling av ny NAG og Godkjenningsgruppens arbeid må sees i sammenheng. Samarbeidstiltaket FS får oppdraget med å utvikle ny NAG samt systemeierskapet. Det var en lengre juridisk prosess med høring ut til flere utenfor USIT for å finne ut av samtykkefunksjonaliteten i forhold til utveksling av resultatdata mellom institusjoner. Er dette ivaretatt, vurdert i sammenheng med ny NAG; har vi godt nok samtykke fra søkere i NAG? Gry Alterskjær sjekker med KD. Spørsmål til Godkjenningsgruppen: Kan vi i den nye NAG forutsette at de har et fødselsnummer eller D-nummer? Vi har minimum et S-nummer? Kvalitetssikrede numre, fra S-nummer og bedre bør legges inn, men det kan ikke være obligatorisk for de som eventuelt mangler. Forslag til nytt navn på basen ønskes. 6. Arbeid med Learning Agreement i Studentutvekslingsgruppen Side 4
Løsning for LA må sees i sammenheng med ny utforming av ny funksjonalitet i godkjenningsmodulen. Særlig i forhold til forhåndsgodkjenning og innpassing av ekstern utdanning i utdanningsplaner. I dagens modul finnes det funksjonalitet for å legge inn planlagte emner i utdanningsplan før utreise, og denne type funksjonalitet må trolig ivaretas i neste versjon av modulen. Planelement er en funksjon som også må sees i sammenheng med eventuell ny funksjonalitet tilknyttet LA. Dagens bruk av planelement er litt variabel, og det er en mer avansert fsfunksjonalitet som ikke er tatt i bruk av alle. Mange FS-institusjoner har trolig lite kunnskap om at denne funksjonen finnes. UiO benytter planelement i utdanningsplaner til studenter som skal på utveksling, slik at studentene har noe å registrere seg på det semesteret de reiser ut. Når studentene vender tilbake, erstattes planelementet av en godkjenningssak og eksterne emner i utdanningsplanen. Varierer i hvilken grad studentene gis mulighet til å velge inn planelement selv i sin utdanningsplan eller om saksbehandler legger dette inn manuelt for studenter med opptak til delstudier. 7. Videre arbeid med aktivitetsdekomponering av godkjenningssaker Gjennomgang av arbeidsoppgaver som utføres innen saksfeltet Godkjenning a. Avgrensing mot arbeid i Studentutvekslingsgruppen Utvikling av funksjonalitet i godkjenningsmodulen må sees i sammenheng med hva som skjer med Learning Agreement. Gjelder mest sannsynlig forhåndsgodkjenning og innpassing av planlagte eksterne emner i utdanningsplanen. b. Gjennomgang av medbrakte sakseksempler med henblikk på ivaretakelse i aktivitetsdekomponeringen (funksjonalitet). NTNU, HiST og UiA hadde sendt i saker på forhånd (vedlagt sakspapirene), mens UiB delte ut saker i papirform på møtet. c. Fortsette aktivitetsdekomponering av forskjellige typer godkjenningssaker (NB: funksjoner i tilknytning til innpassing i utdanningsplaner med funksjoner som nå ligger i Student samlebilde må behandles som eget punkt ). Gjenstående sakstyper/arbeidsoppgaver er: i. Innpassing av internt avlagt utdanning En god del diskusjon rundt definisjon av begrepet internt avlagt utdanning. Blant annet kom man inn på forskerskole/phd-utdanning hvor utveksling av forskjellig art og deltakelse på konferanser godkjennes som en del av utdanningen studiepoeng oppstår ut fra ingenting. En del diskusjon om på hvilken måte dette skal inngå. Normalt løses det ved å lage emner i den interne emnetabellen som dekker dette, slik at sensuren og studiepoenguttellingen gjøres intern ved lærestedet. Problemstillinger tilknyttet doktorgrad må bringes inn for diskusjon i doktorgradsgruppen. Innpassing av internt avlagt utdanning endte til slutt på følgende definisjoner: 1. Emnene som skal innpasses ligger allerede i den interne emnetabellen ved lærestedet (eller burde ligge i den interne emnetabellen, jf. eksempel angående studier avlagt før FS ble innført). a. Innpassing av emner som faller inn under regelverket til studieprogrammet og utdanningsplanen til studentene (eks. frie emner ) = individuell tilpasning av studentens Side 5
utdanningsplan. Normalt ikke en godkjenningssak som behandles i godkjenningsmodulen eller som saksbehandles særskilt av administrasjonen eller faglig ansatte. Resulterer bare i en manuell tilpasning av utdanningsplanen gjort enten selv av studenten i StudentWeb eller av en saksbehandler i FS. b. Innpassing av emner som går ut over regelverket i studieprogrammet/utdanningsplanen. Siden innpassingen skjer utenom det som er forhåndsregulert (evt. lagt inn i forhold til overlapp/emnekjeder i FS), kan det ende opp med å bli behandlet som en godkjenningssak etter individuell søknad fra studenten, og funksjonalitet må derfor ivaretas i FS. Det varierer mellom lærestedene og deres interne regelverk i hvilken utstrekning slike saker saksbehandles og hva som legges i FS (og hvordan). Se også aktivitetsdekomponeringen (FS-11-001). 2. Det finnes også flere eksempler på innpassing av diverse aktiviteter som ikke inngår i institusjonens emnetabell, men som inngår i regelverket (jf. det som ble diskutert rundt phdutdanning). Men dette ivaretas utenom godkjenningsmodulen, med mindre det er saker av typen godkjenning av realkompetanse og lignende. ii. Faglig vurdering og omfangsvurdering uten tilknytning til utdanningsplan: Saker tilknyttet UH-lovens 3-5, 4 ble diskutert. I særlige tilfeller kan godkjenning etter tredje ledd gis helt eller delvis på grunnlag av kunnskaper som er dokumentert på annen måte enn ved eksamen. Prøve til kontroll av de dokumenterte kunnskaper eller tilleggsprøve kan kreves avlagt. Medlemmene av godkjenningsgruppen hadde lite kjennskap til denne typen saker. Derimot kjente Gry til at HiOA har en del slike saker, samt at de trolig har en rutinebeskrivelse for behandlingen som godkjenningsgruppen kanskje kan få tilgang til. Gry skal sjekke dette til neste møte. Dette punktet behandles videre på neste møte. iii. Godkjenning av grader/jevngod med grad Behandles på neste møte. iv. Godkjenning av tittel Denne typen saker er ikke aktuelle lenger. Egne autorisasjonsnemder gjør denne typen godkjenninger for leger og lignende. v. Godkjenning av realkompetanse vi. Godkjenning av forkunnskapskrav vii. Godkjenning av vurderingskombinasjon/obligatorisk aktivitet viii. Emneerstatning/emneoverlapp ix. Godkjenning av praksis Ikke en egen problemstilling i forhold til godkjenningsmodulen. Side 6
Ekstern praksis sensureres og tildeles studiepoeng via registrering i den interne emnetabellen ved lærestedet. x. Funksjoner i forhold til innpassing av emner i utdanningsplan d. Rapportbehov i modulen (også dagens versjon) 8. Avklaring av videre arbeid med modulen, møteaktivitet og fordeling av oppgaver I tillegg til punktene nevnt ellers i referatet, bes alle tenke på rapportbehov i forhold til Person ekstern studium til neste møte. 9. Eventuelt Ingen saker. Neste møte avholdes på USIT vanlig sted, tirsdag 1. november 2011 kl. 10-15. Side 7