Kvinnherad kommune Møteprotokoll Utvalg: Kontrollutvalet Møtestad: Kommunestyresalen, Kvinnherad Rådhus Dato: 17.10.2016 Tidspunkt: 10:00 14:30 Følgjande faste medlemmer møtte: Navn Funksjon Representerer Synnøve Solbakken Leiar AP Sigmund Nordfonn Nestleiar FRP Oddbjørg Heimark Medlem KRF Una Maeve Kolle Medlem R Følgjande medlemmer hadde meldt forfall: Navn Funksjon Representerer Svein Åge Vangdal Medlem SP Følgjande varamedlemmer møtte: Navn Møtte for Representerer Annemor Ekeland Svein Åge Vangdal V Merknader Andre som møtte: Navn Maja Finnes Sollid Iver Fiksdal Peder Sjo Slettebø Odd Ivar Øvregård Knut Johannes Helvik Kari Nygard Stilling Forvaltningrevisor Deloitte heile møtet unnateke PS 47/16 Forvaltningrevisor Deloitte heile møtet unnateke PS 47/16 Ordførar til og med PS 42/16 Rådmann til og med PS 42/16 Utvalsleiar Investeringsutvalet i PS 41/16 Seniorrådgjevar Hordaland fylkeskommune heile møtet Synnøve Solbakken utvalsleiar Kari Marie Nygard utvalssekretær Dokumentet er elektronisk godkjent og har derfor ikkje underskrift. 1
Saksliste Utvalgssaksnr PS 38/16 PS 39/16 Innhold Lukket Arkivsaksnr Godkjenning av innkalling og sakliste Godkjenning av protokoll frå forrige møte PS 40/16 Orienteringssak om investeringsutvalet 2016/92 PS 41/16 PS 42/16 PS 43/16 PS 44/16 RS 20/16 RS 21/16 Orienteringssak om ny organisasjonsplan for Kvinnherad kommune Overordna analyse og plan for forvaltningsrevisjon for perioden 2016-2020 - Prosessmøte 2 Overordna analyse og plan for selskapskontroll for perioden 2016-2020 - Prosessmøte 2 Referatsaker Fritak frå politiske verv - valg av vararepresentant til kontrollutvalet Rekneskapsoversyn for kontrollutvalet sitt budsjettområde pr. 07.10.16 2014/41 2015/207 2015/208 2015/206 2016/20 PS 45/16 Gjennomgang av møteprotokollar 2015/210 PS 46/16 PS 47/16 Eventuelt Konkurranseutsetting av revisjonstenester for Kvinnherad kommune 2014/56 2
PS 38/16 Godkjenning av innkalling og sakliste Det var ingen merknader til innkalling eller sakliste. Innkalling og sakliste vart samrøystes godkjent. PS 39/16 Godkjenning av protokoll frå forrige møte Det var ikkje merknader til protokoll frå møte i kontrollutvalet 24.08.16. Møteprotokoll frå møte i kontrollutvalet 24.08.16 vart samrøystes godkjent. PS 40/16 Orienteringssak om investeringsutvalet Saka vert lagt fram utan forslag til vedtak. Kontrollutvalsleiar innleia, og informerte om kvifor kontrollutvalet hadde bede om informasjon i denne saka. Leiar for investeringsutvalet, Knut Johannes Helvik, orienterte om arbeidet i utvalet og utviklinga av kraftfondet i siste tida. Det vart opplyst at det vil bli fremja sak til kommunestyret med det første, der oppgåver og mandat for investeringsutvalet vil bli drøfta. Rådmann sa og litt om si rolle i høve til ansvar for sakshandsaming i investeringsutvalet. Kontrollutvalet stilte spørsmål og kom med kommentarar, blant anna vart det peika på at kontrollutvalet er opptekene av at reglementet vert følgt opp i høve til innkalling til møter, sakshandsaming, møteoffentlegheit, arkivering og protokollføring. Kontrollutvalet merka seg at noko av dette hadde kome på plass i det siste, men at det framleis står noko att når det gjeld å kunngjera møter, sakshandsaming og protokollføring etter møter i investeringsuvalet. Konklusjonen var at dette vil kontrollutvalet følgja opp med å etterspørja informasjon om dette når det har gått ei tid. Vedtak som vart fatta var samrøystes. Kontrollutvalet tek informasjonen til orientering. Utvalet vil følgja opp det som kom fram, og etterspørja informasjon om arbeidet med innkallingar, sakshandsaming og protokollføring i investeringsutvalet, når det har gått ei tid. PS 41/16 Orienteringssak om ny organisasjonsplan for Kvinnherad kommune Kontrollutvalet tek informasjonen til orientering. Rådmann Odd Ivar Øvregård orienterte om prosessen med å implementera ein ny organisasjonsplan i kommunen. Kompendie som viser ny organisasjonsplan, og korleis organisering av oppgåver og funksjonar er planlagt, vart delt ut og gjennomgått. 3
Kontrollutvalet stilte spørsmål og kom med kommentarar. vart samrøystes vedteke. Kontrollutvalet tek informasjonen til orientering. PS 42/16 Overordna analyse og plan for forvaltningsrevisjon for perioden 2016-2020 - Prosessmøte 2 forvaltningsrevisjon så langt til orientering. 2. Endeleg forslag til plan for forvaltningsrevisjon skal handsamast i neste møte i kontrollutvalet og sakstilfanget vert å sende sekretariatet seinast innan... Maja Finnes Sollid og Iver Fiksdal frå Deloitte leia prosessmøte 2 med kontrollutvalet i samband med prioritering av prosjekt som skal leggjast inn i forslag til plan for forvaltningsrevisjon. vart samrøystes vedteke. forvaltningsrevisjon så langt til orientering. 2. Endeleg forslag til plan for forvaltningsrevisjon skal handsamast i neste møte i kontrollutvalet og sakstilfanget vert å sende sekretariatet seinast innan 01.11.2016. PS 43/16 Overordna analyse og plan for selskapskontroll for perioden 2016-2020 - Prosessmøte 2 selskapskontroll så langt til orientering. 2. Endeleg forslag til plan for selskapskontroll skal handsamast i neste møte i kontrollutvalet og sakstilfanget vert å sende sekretariatet seinast innan... Maja Finnes Sollid og Iver Fiksdal frå Deloitte leia prosessmøte 2 med kontrollutvalet i samband med prioritering av prosjekt som skal leggjast inn i forslag til plan for selskapskontroll. vart samrøystes vedteke. selskapskontroll så langt til orientering. 2. Endeleg forslag til plan for selskapskontroll skal handsamast i neste møte i kontrollutvalet og sakstilfanget vert å sende sekretariatet seinast innan 01.11.2016. PS 44/16 Referatsaker Referatsakene vart gjennomgått og kommentert. Referatsakene vart samrøystes teke til orientering. 4
Referatsakene vart samrøystes teke til orientering. PS 45/16 Gjennomgang av møteprotokollar Kontrollutvalet tek møteprotokollane til orientering. Aktuelle protokollar vart gjennomgått og kommentert. Det blei teke opp at det ved fleire høve vert lagt fram orienteringssaker /drøftingsaker direkte i møte, særleg gjeld dette i formannskapet. Kontrollutvalet meiner dette er uheldig, at det fører til utfordringar med å setja seg tilstrekkeleg inn i sakene og for vidare politisk behandling. Kontrollutvalet merka seg og at møteinnkalling og protokollar frå Levekårskomiteen ikkje er å finna på heimesida til kommunen. Det var ingen saker som kontrollutvalet ville be om meir informasjon om på noverande tidspunkt. Forslag til vedtak vart samrøystes vedteke. Kontrollutvalet tek møteprotokollane til orientering. PS 46/16 Eventuelt Tre punkt vart teke opp under eventuelt. 1. Tidspunkt for kontrollutvalet sine møter: Ordførar har teke opp dette spørsmålet, på bakgrunn av at kommunen har vedteke at politiske møter i hovudsak skal leggast til kl.17.00, for å spara utgifter. Kontrollutvalet drøfta dette og gjorde vurderingar på at det ikkje vil vera innsparingar ved å ha kontrollutvalsmøtet kl. 17.00. Utvalet ønsker primært å ha møtetid som nå (kl.10.00). Konklusjonen blei at kontrollutvalet ber sekretariatet ta kontakt med ordførar om dette, og grunngje kvifor utvalet vil ha møta sine på dagtid. 2. Henvending vedr. rapport om takarbeid Hatlestrand skule. Kontrollutvalet merka seg henvendinga som er stila til rådmann. Konklusjonen blei at kontrollutvalet ikkje vil ta opp denne saka på noverande tidspunkt. 3. IT/IKT tilgang til internett og prosjektor under kontrollutvalet sine møter. I dei siste møta i kontrollutvalet har det vore problem med å få tilgang til internett og prosjektor i kommunestyresalen. Etter å ha drøfta dette konkluderte kontrollutvalet med at ein ber sekretariatet om å senda skriftleg henvending til Kvinnherad kommune med spørsmålstilling om korleis ein skal koma på nett og få tilgang til prosjektor. Det bør utarbeidast skriftleg rutine på dette som ligg tilgjengeleg i kommunestyresalen. Det vart fatta samrøystes vedtak i punkta under eventuelt. Sekretariatet syter for oppfølging av referatsakene. 5
PS 47/16 Konkurranseutsetting av revisjonstenester for Kvinnherad kommune 1. Framlagt konkurransegrunnlag, med dei endringar som framkom i møtet, vert vedteke. 2. Sekretariatet får fullmakt til å gjera naudsynte redaksjonelle og strukturelle endringar i konkurransegrunnlaget før det vert sendt ut. Møtet vart lukka i samband med handsaming av denne saka med heimel i kommunelova 31.3, jf. offl. 14. Sekretariatet presenterte forslag til konkurransegrunnlag for konkurranseutsetting av revisjonstenestene i Kvinnherad kommune og svarte på spørsmål frå kontrollutvalet. Etter dette vart slikt vedtak samrøystes vedteke: 1. Framlagt konkurransegrunnlag vert vedteke. 2. Sekretariatet får fullmakt til å gjera naudsynte redaksjonelle og strukturelle endringar i konkurransegrunnlaget før det vert sendt ut. 6